STICHTING THEATERGROEP AZIJN. Beleidsplan 2014/2015

Transcriptie

1 STICHTING THEATERGROEP AZIJN Beleidsplan 2014/2015

2 Inhoud 1. Inleiding Beschrijving van de stichting Historie De stichting op dit moment Doel van de stichting Analyse van de stichting Algemene informatie Organogram... 7 Inhoud organogram Functieomschrijvingen... 8 Voorzitter... 8 Penningmeester... 8 Secretaris... 8 Zakelijk coördinator... 9 Artistieke coördinator... 9 Artistiek betrokkenen Beheer van de stichting Doelstellingen afgelopen seizoen Korte interne analyse Organisatie Marketing Financieel Korte externe analyse SWOT analyse Strengths Weaknesses Oppertunities Threats Strategieën

3 1. Inleiding Stichting Theatergroep Azijn 04/06/2014 De Stichting Theatergroep Azijn, hierna te noemen Theatergroep Azijn, heeft dit beleidsplan opgesteld met als doel een ANBI-status vast te houden in Nederland. Dit beleidsplan bestaat uit drie delen: Een beschrijving van de stichting, een analyse van de stichting en een verklaring van hoe ze beheerd wordt. 4 juni 2014, D.J.P. Rezelman (zakelijk coördinator) 3

4 2. Beschrijving van de stichting 2.1 Historie Eerste seizoen (2010/2011) Theatergroep Azijn is officieus begonnen in juli 2010 met de allereerste voorstelling Zal ik een taxi voor u bellen? De eerste repetities vonden plaats op een zolder en de eerste uitvoeringen in cultureel centrum De Kargadoor, Utrecht. De betrokkenen op dat moment waren LudyGraffelman, Joran de Groot, Bram Hoestra, Tom Dello, Dirk Rezelman en Josine Slemmer. Tweede seizoen 2011/2012) Voordat het repetitieproces van Atreus & Thyestes begon werd er meer structuur gegeven aan Theatergroep Azijn. Zij werd in het handelsregister ingeschreven als VoFen taken werden verdeeld onder vennoten LudyGraffelmanen Dirk Rezelman. Overige betrokkenen waren Tom Dello, Joran de Groot, Sterre van Harskamp, Bram Hoestra, Suzan Hogenbirk en Sanne Rosbag. Uitvoeringen van deze voorstelling waren te zien in Het Huis van Puck (Arnhem), Villa Concordia (Utrecht), Het Polanentheater (Amsterdam), Provadja (Alkmaar) en Het Pakhuis (Hoorn). Derde seizoen (2012/2013) In het derde seizoen werd het aantal acteursen producties uitgebreid. Met o.a. vijf gastacteurs werd de voorstelling Romeo& Julia gespeeld, ook speelde de co-productie Adders onderin het glas in samenwerking met de HKU en Theater Kikker. Naast de vennoten Ludy Graffelmanen Dirk Rezelman waren nu ook Katelijne Beukema, Dagmar Geerlings, Joran de Groot, Sterre van Harskamp, Bram Hoestra, Tom Hofland, Pascal van Hulst, Sofie Kramer, Yorke Mulder-Bhangoo, Sanne Rosbag, Annet de Ruiter, Joost Segers, Tom Strik, Maxime Vandommele,Marith Venderbosch en Wim de Vries betrokken bij Theatergroep Azijn.Romeo & Julia speelde in Utrecht, Enschede, Amsterdam en Hoorn, Adders onderin het glas speelde enkel in Utrecht. Vierde seizoen (2013/2014) Aan de vooravond van dit seizoen is het besluit genomen om een stichting op te richten. De vennoten van voorheen VoF Theatergroep Azijn trokken zich terug ten gunste van het nieuwe bestuur van de stichting: T.H. Golstein, J.W.E.G. Kuijpers en J.B.M. Terra. Het vierde seizoen startte met een eenmalige reprise van Romeo & Julia in de Berenkuil, Utrecht. Hierna speelde Theatergroep Azijn de voorstelling Parasieten van Marius von Mayenburg in totaal zeven keer in Utrecht (drie keer), Amsterdam, Hoorn, Rotterdam en Groningen. De tweede productie van het seizoen was Ilias van Oscar van Woensel die in totaal drie keer werd gespeeld in Utrecht (twee keer) en Amsterdam. Ten slotte is er begonnen met repeteren voorgeen paniek!, een festivalvoorstelling die in samenwerking met het Amsterdam Fringe Festival vier keer in Amsterdam wordt gespeeld. Omdat deze voorstelling in september 2014 speelt, vormt het een brug tussen het vierde en vijfde seizoen. 4

5 In dit seizoen bestond het bestuur uit T.H. Golstein, J.W.E.G. Kuijpers en J.B.M. Terra, en werkten Marijn van den Bogaard, Keri Folkerts, Rhodé Gonggrijp, Ludy Graffelman, Luc de Groen, Joran de Groot, Sterre van Harskamp, Bram Hoestra, Guusje Ingen Housz, Sofie Kramer, Nina van der Mark, René Orbons, Dirk Rezelman, Sanne Rosbag, Annet de Ruiter, Milan Schleijpen, Joost Segers, Maaike Stouten, Tom Strik, Claudio Magana Torres, Marith Venderbosch, Wim de Vries en Jasper Wille als vrijwilligers bij Theatergroep Azijn. 2.2 De stichting op dit moment Vijfde seizoen (2014/2015) Het komende seizoen begint met de zelfgeschreven festivalvoorstelling Geen paniek! die in samenwerking met het Amsterdam Fringe Festival vier keer in Amsterdam gespeeld wordt. Hierna volgen de voorstellingen De koning sterft van Eugene Ionesco en A behanding in Spokane van Martin McDonagh. Het bestuur is sinds afgelopen seizoen onveranderd gebleven. Als vrijwilligers werken komend seizoen in ieder geval Koen Caris, Ludy Graffelman, Joran de Groot, Sterre van Harskamp, Bram Hoestra, Pascal van Hulst, Sofie Kramer, Dirk Rezelman, Sanne Rosbag, Annet de Ruiter, Milan Schleijpen en Jasper Wille. De tournees zullen niet meer door het hele land plaatsvinden; er komt een grotere focus te liggen op Utrecht en Amsterdam. 5

6 2.3 Doel van de stichting Theatergroep Azijn heeft twee doelstellingen: Stichting Theatergroep Azijn 04/06/ Een platform te bieden aan beginnende professionals alwaar zij tot uiterlijk vijf jaren na het voltooien van een kunstvakopleiding theaterproducties kunnen realiseren. 2. De toestroom te vergroten van beginnende, uitdagende en ambitieuze professionals in de wereld van de podiumkunsten. Theatergroep Azijn tracht haar doelenop de volgende manieren te verwezenlijken: 1. Het financieren van (eigen) projecten die actualiteiten behandelen, die blijk geven van ambitie en die uitdagend zijn. 2. Het in Nederland organiseren van projecten voor- en korte tournees van beginnende professionals, waarbij de stichting zich zal richten op een publiek van jongvolwassenen met een affiniteit voor theater. Theatergroep Azijn heeft geen winstoogmerk. 6

7 3. Analyse van de stichting 3.1 Algemene informatie Naam: Stichting Theatergroep Azijn Datum van oprichting stichting: 16 augustus 2013 Kvk-nummer: RSIN-nummer: Aantal betrokken personen in het afgelopen seizoen: Organogram Inhoud organogram Het bestuur wordt gevormd door J.W.E.G. Kuijpers, T.H. Golsteinen J.B.M. Terra. Het komt minimaal eenmaal per twaalf maanden samen voor de jaarvergadering. Het bestuur houdt toezicht op- en fiatteert het beleid dat wordt opgesteld en uitgevoerd door de coördinatoren, zowel op zakelijk- als op artistiek gebied. Tijdens het ontwikkeltraject van een voorstelling krijgt de artistiek coördinator steun van de artistiek betrokkenen. De samenstelling van de artistiek betrokkenen, weergegeven in het onderste kader van het organogram, kunnen per voorstelling veranderen. Dit organogram gaat uit van de normale bedrijfssituatie. Tijdens repetities heeft de regisseur, binnen de grenzen van de repetitie, de hoogste functie. Penningmeester T.H. Golstein Voorzitter J.W.E.G. Kuijpers Secretaris J.B.M. Terra Zakelijk coördinator Dirk Rezelman Artistiek coördinator/ regisseur/ acteur Ludy Graffelman Artistiek coördinator/ dramaturg/ acteur Joran de Groot Vormgever Technicus Acteur Acteur Acteur Etc. 7

8 3.3Functieomschrijvingen Voorzitter Plaats, functie en taken - Maakt deel uit van het bestuur; - roept tenminste eenmaal per jaar een bestuursvergadering bijeen; - leidt de bestuursvergaderingen; - stelt in overleg de agenda vast; - bestudeert de voorstellen van de coördinatoren; - draagt er zorg voor dat het bestuur (met meerderheid van stemmen) heldere besluiten neemt m.b.t. de doelen en strategieën van Theatergroep Azijn; - ziet er op toe dat het afgesproken en goedgekeurde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Penningmeester Plaats, functie en taken - Maakt deel uit van het bestuur; - bestudeert de voorstellen van de coördinatoren; - neemt tenminste eenmaal per jaar deel aan de bestuursvergadering; - draagt bij aan het nemen van heldere besluiten m.b.t. de doelen en strategieën van Theatergroep Azijn; - ziet toe op een ordelijke boekhouding en uitvoering van het goedgekeurde financieel beleid door de zakelijk coördinator; - ziet toe op het produceren van een jaarlijks financieel verslag door de zakelijk coördinator; - controleert tenminste eenmaal per jaar de kas; - ziet er op toe dat het afgesproken en goedgekeurde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Secretaris Plaats, functie en taken - Maakt deel uit van het bestuur; - bestudeert de voorstellen van de coördinatoren; - neemt tenminste eenmaal per jaar deel aan de bestuursvergadering; - draagt bij aan het nemen van heldere besluiten m.b.t. de doelen en strategieën van Theatergroep Azijn; - draagt zorg voor de verslaglegging van de bestuursvergaderingen; - ondersteunt de zakelijk coördinatorindien gewenst bij het produceren van beleids- en jaarstukken; - ziet toe op het tijdig produceren van een jaarverslag door de zakelijk coördinator; - draagt zorg voor de archivering van beleids- en jaarstukken, alsmede van de PR-materialen, recensies en de op video vastgelegde theaterproducties van Theatergroep Azijn; - ziet er op toe dat het afgesproken en goedgekeurde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd. 8

9 Zakelijk coördinator Plaats, functie en taken - zorgt samen met de andere coördinatoren voor de dagelijkse leiding van Theatergroep Azijn; - stelt samen met de andere coördinatoren het beleid op voor Theatergroep Azijn en legt dit voor aan het bestuur, geeft waar nodig toelichting; - informeert de penningmeester tijdig in geval van belangrijke financiële beslissingen en vraagt volgens afspraak toestemming aan het bestuur voor het aangaan van belangrijke financiële contracten en verplichtingen; - werkt de zakelijke aspecten van het gewenste beleid uit in heldere voorstellen; - zorgt tijdig voor een heldere en uitvoerbare planning van werkzaamheden en vastlegging van podia voor uitvoeringen; - zorgt voor een zorgvuldige vastlegging van afspraken met betaalde dan wel onbetaalde medewerkers; - zorgt voor het tijdig produceren van een jaarverslag en een financieel verslag; - draagt de officiële stukken, alsmede van PR-materialen, recensies en de op video vastgelegde theaterproducties van Theatergroep Azijn ter archivering over aan de secretaris; - neemt tenminste eenmaal per jaar deel aan de bestuursvergadering; - zorgt ervoor op dat het afgesproken en goedgekeurde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd, met name de zakelijke aspecten. Artistieke coördinator Plaats, functie en taken - zorgt samen met de andere coördinatoren voor de dagelijkse leiding van Theatergroep Azijn; - stelt samen met de andere artistiek coördinator het artistiek beleid op voor Theatergroep Azijn en legt dit voor aan het bestuur, geeft waar nodig toelichting; - werkt de artistieke aspecten van het gewenste beleid uit in heldere voorstellen, laat zich daarbij zonodig bijstaan door de artistiek medewerkers; - zorgt tijdig voor een heldere en uitvoerbare planning van werkzaamheden en optredens; - neemt tenminste eenmaal per jaar deel aan de bestuursvergadering; - zorgt ervoor op dat het afgesproken en goedgekeurde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd, met name de artistieke aspecten. 9

10 Artistiek betrokkenen Plaats in de organisatie De artistiek betrokkenen staan onder leiding van de artistiek coördinatoren Functie/Taakinhoud - Afhankelijk van de rol per persoon wordt er geacteerd, geregisseerd, decor/kostuums ontworpen of worden de licht- en geluideffecten in de voorstelling ontworpen en uitgevoerd; Tijdsbesteding - Voor elke voorstelling wordt een bepaald aantal maanden gerepeteerd, volgens afspraak; - Elke repetitie wordt voorbereid met behulp van het script en een dramaturgische reader; - Wanneer nodig wordt er individueel of in groepen extra gerepeteerd; - De vormgever en technicus behoren (volgens afspraak) enkele repetities te bezoeken en plannen uit te schrijven voor hun eindproduct. 10

11 4. Beheer van de stichting 4.1 Doelstellingen afgelopen seizoen 1. Er moet actief worden gezocht naar nieuwe plekken waar goedkoop gerepeteerd kan worden, hierbij moeten we het netwerk scherp in de gaten houden en creatieve opties onderzoeken; afspraken met middelbare scholen of het beheer van leegstand. Als deze bedreiging is opgelost vergroot dit mogelijk de flexibiliteit van repetitie-uren en kunnen voorstellingen sneller gerepeteerd worden. Dit bevorderd de flexibiliteit van het bedrijf. Er is afgelopen seizoen gezocht naar een nieuwe ruimte om te repeteren en deze zoektocht is succesvol gebleken. Per 1 september 2014 wordt de nieuwe repetitieruimte van Theatergroep Azijn in gebruik genomen. Hier kan ongelimiteerd worden gerepeteerd. 2. Er moeten sterke relaties worden opgebouwd met festivals en educatieve instellingen met als doel om hier tegen vaste betaling te spelen. Dit bevordert de financiële situatie en zorgt voor en breder publiek. Zoals eerder vermeld worden er in september 2014 vier uitvoeringen van Geen Paniek! op het Amsterdam Fringe Festival gespeeld. De bedoeling is om deze voorstelling vervolgens aan meerdere evenementen door te verkopen. Er is geprobeerd een plek te bemachtigen in de educatieve sector van theater door workshops aan te bieden met de voorstelling Parasieten. Dit is afgelopen seizoen geen succes geworden. De voorbereidingen hadden hiervoor eerder moeten beginnen, en ondanks dat er een aantal workshops zijn gegeven heeft dit geen extra bezoekers bij de voorstellingen opgeleverd. 4.2 Korte interne analyse Organisatie Afgelopen seizoen heeft de artistieke - en zakelijke coördinatie van Theatergroep Azijn te weinig tijd gehad om alle taken adequaat uit te voeren. Dit had te maken met studie en met het maken van twee voorstellingen (en de voorbereiding van een derde) waar in voorgaande seizoenen altijd slechts één voorstelling werd geproduceerd. Dit tijdsgebrek heeft in afgelopen seizoen geresulteerd in minder vergaderingen, een aantal last-minute beslissingen en een aantal taken die lang vooruit zijn geschoven. Distributie van en naar theaters gebeurt met geleend materiaal (busje of auto met aanhanger). Hiernaast zijn binnen Theatergroep Azijn weinig mensen met een rijbewijs waardoor er vaak derde partijen moeten worden betrokken voor het vervoer. Marketing Afgelopen seizoen is gebruik gemaakt van posters/flyers in de theaters en in Utrecht. Agendapunten en aankondigingen in lokale media zijn ook ingezet. Hiernaast zijn er meerdere recensies over de voorstelling Parasieten verschenen. Zoals eerder is vermeld, is het aanbieden van workshops op 11

12 middelbare scholen nog niet succesvol gebleken, wellicht dat dit deze in de toekomst met een andere benadering wel succesvol kunnen worden benaderd. Financieel activa Eindbalans seizoen 2013/2014 per 30/06/2014 Passiva 1. materiële vaste activa 1.500,00 1. eigen vermogen 1.503,08 2. debit vanuit subsidie* 4.500,00 2. kortlopende lening 4.500,00 3. liquide middelen 3,08 Totaal 6.003, ,08 Het debit bedrag van 4.500,00 is een door verschillende subsidies toegekend bedrag aan Theatergroep Azijn, maar dit wordt pas achteraf uitgekeerd. De kortlopende lening aan de passiva kant loopt hier gelijk aan en zal worden ingelost wanneer de fondsen hebben uitgekeerd. Het negatieve exploitatieresultaat is ook grotendeels het gevolg van de nog niet uitgekeerde fondsen. Rekening 2013/2014 Baten 1. publieksinkomsten 3.350,00 2. fondsenwerving 5.040,00 3. bijdragen uit private middelen 1.100,00 Totale baten 8.840,00 Lasten 1. Repetitietraject 4.021,51 1.a waarvan kostuums 217,65 1.b waarvan rekwisieten 465,97 1.c waarvan huur repetitieruimte 1.852,15 1.d waarvan decor 1.108,30 1.e waarvan reiskostenvergoeding 377,44 2. promotiemateriaal 342,29 3. bedrijfskosten 179,75 4. kosten uitvoeringen 8.869,46 4.a waarvan zaalhuur 5.186,50 4.b waarvan honoraria werknemers 2.668,16 4.c waarvan tekstrechten 598,00 4.d waarvan vervoer 142,60 4.e waarvan overig 274,20 Totale lasten ,01 Exploitatieresultaat ,01 12

13 4.3 Korte externe analyse Meso Doelgroep: Studenten/jongeren Markt: kleine markt met geringe groei Gemiddelde kaartprijs: 13,37 Concurrenten: vooralsnog onbekend Substituten: bioscoop, concert, café/restaurant Macro In Amsterdam wonen mensen en in Utrecht mensen. De meest voorkomende leeftijd in beide steden is tussen de 20 en 39. De economie lijkt de grootste recessie te boven te komen, verwachte stijging van 0,2% in % van de Utrechters is hoogopgeleid en 48% van de Amsterdammers. Tussen 2005 en 2012 is het totaal aantal bezoeken aan theater landelijk met 4% toegenomen. De digitalisering van de markt is een belangrijke ontwikkeling. Er wordt veel vertrouwd op online media. De overheid stimuleert theaterinstanties om financieel onafhankelijker te worden en moedigt cultureel ondernemen aan. Onder cultureel ondernemen verstaat de overheid: omzet door kaartverkoop; omzet door donaties; omzet door fondsenwerving. 13

14 4.4 SWOT analyse Strength 1 Strength 2 Strength 3 Weakness 1 Weakness 2 Oppertunity /- +/- Oppertunity X Oppertunity /- +/- Threat 1 +/- +/- +/ Threat 2 +/- +/- +/- - - Strengths 1. eigen repetitieruimte; 2. solide organisatie; 3. goodwill. Weaknesses 1. gebrek aan naamsbekendheid; 2. zeer klein vast publiek. Oppertunities 1. spelen op festivals; 2. educatievoorstellingen spelen/geven van workshops; 3. relaties in de theaterwereld. Threats 1. weinig financiële middelen; 2. afhankelijk van fondsen en overige derde partijen. Strategieën I. De groei van Theatergroep Azijn wordt geremd door een gebrek aan naamsbekendheid en daardoor weinig toeschouwers. Het is van belang dat eerdere bezoekers worden vastgehouden en dat daarnaast een groot nieuw publiek de naam Theatergroep Azijn leert kennen. Dit kan o.a. worden behaald door op festivals te spelen en in mindere mate op scholen. Hiernaast moet er verder worden gezocht naar manieren om de naamsbekendheid toe te laten nemen en publiek te trekken. II. Het transport van - en naar theaters is zwak georganiseerd. Het lenen van auto's en aanhangers maakt Theatergroep Azijn afhankelijk en kwetsbaar. Vervoer zal moeten worden gehuurd en in de verdere toekomst worden aangeschaft. Hiernaast zijn binnen Theatergroep Azijn weinig mensen met een rijbewijs waardoor er vaak derde partijen moeten worden betrokken voor het vervoer. 14

15 III. Voor een verdere ontwikkeling van artistieke activiteiten moeten acteurs betaald gaan krijgen. Hierdoor kan Theatergroep Azijn een cast met meer talent aantrekken en voorstellingen met meer kwaliteit bieden. 15