Eigenaars geen overdrachtsbelasting verschuldigd is.

Transcriptie

1 Algemene Leden Vergaderingen zijn van belang bij elke vereniging. De leden verstrekken immers hun goedkeuring voor het te voeren beleid, de jaarrekening en de begroting. De leden kunnen ook over diverse onderwerpen met het bestuur praten. De beheerder kan tijdens deze vergadering ook een nadere toelichting op de zaken geven. Minimaal wordt er één ledenvergadering per jaar gehouden. De splitsingsakte vermeldt veel zaken over de vereniging van eigenaren. Hierin is onder meer beschreven hoe het appartement eruitziet en voor welk deel elk appartement uitmaakt van het totale complex. Dit deel staat bekend onder de titel "breukdeel". Veelal is in de splitsingsaktes bepaald dat de servicebijdrage die iedere eigenaar moet voldoen in de gezamenlijke kosten gebaseerd wordt aan de hand van dit breukdeel. Behalve alle zaken met betrekking tot de splitsing en de omschrijving van de door die splitsing verkregen appartementsrechten, kunnen in de splitsingsakte ook de statuten van de Vereniging van Eigenaars zijn vastgelegd. De statuten bestaan in de regel uit het zogenaamde modelreglement en een aantal in de splitsingsakte beschreven aanvullingen op dit reglement. In de statuten van de vereniging is onder andere het aantal stemmen vastgelegd dat iedere eigenaar van een appartementsrecht in de ledenvergadering uit mag brengen. Het aantal stemmen is dikwijls gelijk aan het breukdeel. Gaat u er echter niet vanuit dat dit altijd zo is! Het kan zo zijn dat in een splitsingsakte bepaald is dat ieder appartement één stem heeft. Dit is één voorbeeld van hoe het kan gaan bij de verdeling. Voor het nemen van beslissingen tijdens de ledenvergaderingen is het belangrijk om te weten hoeveel stemmen iedere eigenaar heeft. Beslissingen over het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten en gemeenschappelijke zaken worden genomen door de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren. Men moet hierbij denken aan onder andere het vaststellen van de begroting en de jaarrekening en de hoogte van de servicebijdragen, het uitvoeren van onderhoud, het aangaan van onderhoudscontracten, het vaststellen van een huishoudelijk reglement enzovoort. De besluiten die worden genomen, zijn echter pas rechtsgeldig indien aan het quorumvereiste wordt voldaan. De uitleg hierover vindt u terug in het splitsingsreglement. Uitgangspunt hierbij is dat voor het nemen van rechtsgeldige besluiten een volstrekte meerderheid (minstens 1 stem meer voor dan tegen) nodig is, in een vergadering waarin minimaal de helft van het maximale aantal uit te brengen stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien er in een Algemene Ledenvergadering niet de helft van de stemmen kan worden uitgebracht, kunnen er geen rechtsgeldige beslissingen worden genomen. Het is echter zo dat voor een aantal besluiten een verzwaarde procedure is vastgelegd. De besluiten waarop deze betrekking hebben, verschillen per vereniging. Deze vindt u terug in de splitsingsakte. De verzwaarde besluitvormingsprocedure geldt onder meer voor vaststelling of wijziging van het Huishoudelijk Reglement, het doen van buiten het onderhoud vallende uitgaven die een bepaald bedrag te boven gaan. Voor het nemen van dergelijke besluiten dient op de vergadering als regel 2/3 van het maximaal uit te brengen stemmen aanwezig of vertegenwoordigd te zijn, terwijl het besluit slechts met een meerderheid van 2/3 of 3/4 van de uitgebrachte stemmen genomen kan worden. Sommige besluiten kunnen niet door de vergadering genomen worden: hierbij moet u denken aan onder meer besluiten die daadwerkelijk iets wijzigen aan de omvang en de indeling van het gebouw, zoals de aankoop van een stuk aangrenzende grond of het verkopen van een deel van de gemeenschappelijke ruimten aan een appartementseigenaar, die dat deel bij zijn privé gedeelte wil voegen. Ook over wijziging van de splitsingakte kan de vergadering niet zomaar besluiten. Voor dergelijke besluiten is de goedkeuring van iedere individuele eigenaar noodzakelijk. Daarnaast is voor het nemen van deze besluiten vaak ook de instemming van zakelijk gerechtigden, zoals hypotheeknemers noodzakelijk. Indien een appartement of woning wordt aangeschaft, is de overdrachtsbelasting verschuldigd. Dit dient meestal te worden voldaan door de koper. Deze overdrachtsbelasting bedraagt 6% van de koopsom voor de onroerende zaak. Indien er bij de aankoop ook roerende zaken worden verkocht, dan hoeft men hier echter geen overdrachtsbelasting over te voldoen. Houdt u er ook rekening mee dat over het aandeel in het reservefonds van de Vereniging van

2 Eigenaars geen overdrachtsbelasting verschuldigd is. De notaris dient de hoogte van het reservefonds apart in de akte op te nemen zodat hier geen overdrachtsbelasting over wordt berekend. Ook behoort de notaris zijn tarief voor het maken en passeren van de akte te berekenen over de koopsom van de onroerende zaak. De bedragen van roerende zaken en het aandeel in het reservefonds moeten dan al van de totale koopsom zijn afgetrokken. De aanschaf van woning is ongetwijfeld een van de belangrijkste beslissingen in uw leven geweest: een eigen huis vormt een thuisbasis, een representatie van u zelf of een investering in de toekomst. De aanschaf van een woning is vaak de grootste aankoop die u doet. Het bewaken van een uitstekende staat van uw huis heeft daarom een hoge prioriteit. Bij een Vereniging van Eigenaren zijn alle eigenaren na de aanschaf gezamenlijk verantwoordelijk voor het in optimale stand houden van het complex. Zowel de eigen woning als het gehele object, waar het appartement deel van uitmaakt. Voor dergelijke complexen een voorname reden om een Vereniging van Eigenaren op te richten. De VvE is voor de bewoners heel belangrijk: met verschillende middelen kan de Vereniging een goede staat van het complex trachten te waarborgen. Van een VvE zijn alle eigenaren automatisch vanaf de datum van aankoop van het appartement lid. Namens de leden wordt een bestuur opgericht. Dit bestuur leidt de Vereniging van Eigenaren. Veel beslissingen van de VvE worden door het bestuur genomen. Dit gebeurt uiteraard in overleg met de leden van de VvE. Omdat dergelijke bestuurswerkzaamheden veel tijd in beslag nemen, laten zij zich werkzaamheden uit handen nemen door een professionele beheerder. Het beleid van de vereniging wordt op voordracht van het bestuur ingebracht op de ledenvergadering. De leden stellen vervolgens dit beleid vast. De beheerder dient het bestuur en de leden voortdurend van informatie te voorzien betreffende de stand van zaken op zowel technisch als financieel gebied. Dit zodat de Vereniging van Eigenaren optimaal kan blijven functioneren. VvE Partner is aangesloten bij de branche-organisatie VvE Belang. Dit is een overkoepelende organisatie die de belangen van appartementseigenaren behartigt. Zij geven onder meer het kwartaalblad VvE Magazine uit met allerlei wetenswaardigheden en wetmatigheden rondom de vereniging van eigenaren. A. Overzicht basisdiensten I Verenigingsbeheer V.b.1 Agenda en aanwezigheid algemene ledenvergadering V.b.2 Agenda en aanwezigheid bestuursvergadering V.b.3. Notulen algemene ledenvergadering V.b.4 Verzending gebruikelijke stukken algemene leden vergadering V.b.5 Vergoeding en declaraties bestuurs- en commissieleden II Administratief beheer A.b.1 Verwerking dagafschriften A.b.2 Afsluiting grootboek en controle A.b.3 Prolongatie en incasso A.b.4 Afsluiting van het maandelijkse incassotijdvak A.b.5 Herinneringen/aanmaningen

3 A.b.6 Overdracht vordering aan deurwaarder/incassobureau A.b.7 Inkomende facturen A.b.8 Doorbelasting van kosten A.b.9 Wijziging voorschotbijdrage A.b.10 Behandeling post A.b.11 Archivering III Financieel beheer F.b.1 Begroting F.b.2 Actualiseren van de liquiditeitsprognose F.b.3 Jaarrekening F.b.4 Controle door de kascommissie F.b.7 Elektronische betalingen F.b.8 Afroming liquide middelen IV Technisch beheer T.b.1 24-uurs service onderhoud T.b.2 Afhandeling onderhoudsklachten B. Overzicht aanvullende diensten I Verenigingsbeheer V.a.1 Extra algemene ledenvergadering V.a.2 Notulen extra algemene ledenvergadering V.a.3 Extra bestuursvergadering V.a.4 Notulen extra bestuursvergadering V.a.5 Verzending overige stukken V.a.6 Wijziging reglement V.a.7 Naleving van de reglementen V.a.8 Overige diensten II Administratief beheer A.a.1 Opstarten VvE, afsluiten contracten enz. A.a.2 Wijzigingen van bestaande contracten A.a.3 Afsluiten nieuwe contracten A.a.4 Opzeggen van contracten A.a.5 Opdrachten aan derden A.a.6 Ingebrekestelling van derden A.a.7 Opdracht adviseur niet zijnde technisch A.a.8 Mutatie ledenbestand A.a.9 Mutatie bewonersbestand A.a.10 Facturering en incasso overige vorderingen A.a.11 Afrekening water-, stook- en servicekosten III Financieel beheer F.a.1 Opstellen liquiditeitsprognose F.a.2 Controle afrekening kleine kas F.a.3 Accountantsverklaring F.a.4 Extra saldibalansen F.a.5 Advies financiële positie IV Technisch beheer T.a.1 Uitgebreide bouwk./technische inventarisatie T.a.2 Jaarlijkse bijstelling van de onderhoudsstaat T.a.3 Begeleiding uitvoering planmatig onderhoud T.a.4 Uitvoeren van vooronderzoek T.a.5 Toezicht op de uitvoering van onderhoudscontracten T.a.6 Behandeling van schadegevallen tot 500,00 T.a.7 Behandeling van schadegevallen boven 500,00 T.a.8 Behandeling van garantie-aanspraken

4 Naam Adres Postcode Woonplaats Datum: Betreft: <dag> <maand> <jaar> Uitnodiging Algemene Ledenvergadering <naam VvE> Geachte heer/mevrouw, Graag nodig ik u uit voor de Algemene Ledenvergadering van eigenaars van de '<naam VVE> gevestigd in Rotterdam. De vergadering wordt gehouden op <datum ALV>, op <adres>. De aanvang van de vergadering is: <tijdstip>. De agendapunten 1. Opening en mededelingen 2. Vaststellen van het aantal vertegenwoordigde stemmen 3. Activeren van de VvE 4. Benoemen van de beheerder en de voorzitter 5. Verzekering van het pand 6. Onderhoud 7. Financiën vaststellen van de bijdrage vaststellen van de maandelijkse voorschotbijdrage 8. Rondvraag 9. Vervolgafspraken en sluiting In de vergadering worden de volgende besluiten gevraagd: 1. <Toelichting op de gevraagde besluiten per agendapunt> 2. <Toelichting op de gevraagde besluiten per agendapunt> Aandachtspunten De aanwezige eigenaren nemen in de vergadering uitsluitend rechtsgeldige besluiten over zaken die op de agenda staan. In de splitsingsakte staat vermeld hoeveel stemmen elke eigenaar heeft en hoeveel stemmen nodig zijn om geldige besluiten te nemen. Indien het benodigde aantal stemmen tijdens de vergadering niet vertegenwoordigd is, wordt volgens het reglement een tweede vergadering belegd. Op die vergadering mogen de eigenaren wél rechtsgeldige besluiten nemen, ongeacht het aantal vertegenwoordigde stemmen. Besluiten zijn bindend voor alle eigenaren. Bij deze agenda vindt u een volmacht. Indien u niet bij de vergadering aanwezig kunt zijn, wilt u dan zo vriendelijk zijn om de volmacht in te vullen en mee te geven aan een eigenaar die de vergadering bezoekt? Uw stem telt in dat geval toch mee. Ik verzoek u de gevolmachtigde op de hoogte te stellen van uw mening over de in de agenda genoemde onderwerpen. Van de vergadering worden beknopte notulen gemaakt. Ik reken op uw komst. En nogmaals, denkt u bij verhindering aan het geven van een volmacht? Met vriendelijke groet, < Naam organisator > Bijlage: Volmacht

5 Naam Adres Postcode Woonplaats Datum: Betreft: <dag> <maand> <jaar> Uitnodiging Tweede Algemene Ledenvergadering <naam VvE> Geachte heer/mevrouw, Op de vergadering van uw Vereniging van Eigenaren op <datum> waren onvoldoende eigenaren aanwezig om rechtsgeldige besluiten te nemen. Volgens <artikelnummer, lidnummer> van het reglement van splitsing nodigen wij u daarom uit voor een reglementaire (verplichte) tweede vergadering. De vergadering wordt gehouden op <datum ALV>, op <adres>. De aanvang van de vergadering is: <tijdstip>. Als bijlagen verstuur ik de agenda en een volmacht mee. Aandachtspunten De aanwezige eigenaren nemen uitsluitend rechtsgeldige besluiten over zaken die op de agenda staan. In de splitsingsakte staat vermeld hoeveel stemmen elke eigenaar heeft en hoeveel stemmen nodig zijn om geldige besluiten te nemen. De besluiten van deze reglementaire tweede vergadering zijn wél rechtsgeldig, ongeacht het aantal vertegenwoordigde stemmen. Besluiten zijn bindend voor alle eigenaren. Bij deze brief vindt u ook een volmacht. Indien u niet bij de vergadering aanwezig kunt zijn, wilt u dan zo vriendelijk zijn om de volmacht in te vullen en mee te geven aan een eigenaar die de vergadering bezoekt? Uw stem telt in dat geval toch mee. Ik verzoek u de gevolmachtigde op de hoogte te stellen van uw mening over de in de agenda genoemde onderwerpen. Van de vergadering worden beknopte notulen gemaakt. Ik reken op uw komst. En nogmaals, denkt u bij verhindering aan het geven van een volmacht? Met vriendelijke groet, < Naam organisator > Bijlage: Volmacht

6 Agenda van de Algemene Ledenvergadering Vereniging van Eigenaren <naam VVE> Datum: <datum en tijd> Locatie: <locatie> 1. Opening en mededelingen 2. Vaststellen aantal vertegenwoordigde stemmen 3. Activeren van de VvE 4. Benoemen bestuurde, beheerder en commissieleden 5. Verzekeringen 6. Onderhoud 7. Financiën vaststellen van de bijdrage vaststellen van de maandelijkse voorschotbijdrage 8. Rondvraag 9. Vervolgafspraken en sluiting Volmacht Vereniging van Eigenaren <naam VvE> Ondergetekende: tel.nr.: Eigenaar / eigenaresse van het appartement Adres: machtigt Naam: om namens hem / haar besluiten te nemen tijdens de vergadering op <datum> om <tijd> en eventuele reglementaire tweede vergadering (als er tijdens deze vergadering niet voldoende eigenaren aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen). Datum: Plaats: Handtekening:

7 Maakt u gebruik van deze volmacht? Wilt u uw gevolmachtigde dan in kennis stellen van uw standpunten over de geagendeerde onderwerpen? Notulen van de Algemene Ledenvergadering Vereniging van Eigenaren <naam VVE> Datum: <datum en tijd> Locatie: <locatie> Aanwezig: <De heer/mevrouw naam aanwezige>, <De heer/mevrouw naam aanwezige> Volmacht:: <De heer/mevrouw naam gemachtigde>, <De heer/mevrouw naam gemachtigde> Afwezig: <De heer/mevrouw naam afwezige>, <De heer/mevrouw naam afwezige> 1. Opening en mededelingen 2. Vaststellen aantal vertegenwoordigde stemmen Totaal aantal stemmen binnen VvE: <aantal stemmen o.b.v. stemverdeling splitsingsakte> Aantal stemmen aanwezig/vertegenwoordigd: <aantal aanwezig stemmen o.b.v verdeling splitsingsakte> <De heer/mevrouw naam organisator>, opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom op deze Algemene Ledenvergadering. Eigenaar <naam eigenaar> heeft een volmachtverklaring afgegeven. Volgens de presentielijst zijn er voldoende stemgerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd om rechtsgeldige besluiten te nemen. 3. Activeren VvE De aanwezige eigenaren nemen het besluit om hun VvE te activeren. De eerstvolgende Algemene Ledenvergadering is: <datum>. Wel gelden er nog een aantal wettelijke eisen waaraan de VvE moet voldoen voordat deze echt actief is. Denk aan het afsluiten van een verzekering, de reserveringsplicht voor onderhoud en een inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Verplichte inschrijving Kamer van Koophandel De door de vergadering (hieronder) gekozen bestuurder/voorzitter van de Vereniging wordt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het is namelijk wettelijk verplicht dat elke VvE staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, omdat een VvE deelneemt aan het economisch verkeer. Inschrijving kost 26,14 (prijspeil 2009) en komt ten laste van de VvE. 4. Benoemen bestuurder, beheerder en commissieleden Bij besluit van de vergadering worden de volgende eigenaren benoemd:

8 Voorzitter bestuur: <De heer/mevrouw naam>, <adres> Technische commissie: <De heer/mevrouw naam>, <adres> <De heer/mevrouw naam>, <adres> Kascommissie: <De heer/mevrouw naam>, <adres> <De heer/mevrouw naam>, <adres> De vereniging besluit zelfstandig het VvE-beheer uit te laten voeren door voorzitter/bestuurder en geen externe VvE-beheerder aan te stellen voor ondersteuning. 5. Verzekeringen De vereniging stelt vast dat het onduidelijk is of zij voldoende verzekerd is. Afgesproken wordt dat iedere eigenaar een offerte kan opvragen voor een collectieve opstal- (extra uitgebreid), WA en Rechtsbijstandverzekering. Een kopie van de binnengekomen offertes gaat naar de voorzitter. In de volgende vergadering nemen de eigenaren hierover een besluit. Indien mogelijk sluit de voorzitter een tijdelijke overbruggingspolis af. 6. Onderhoud De eigenaren stellen vast dat zij de volgende onderhoudsklachten hebben: <onderhoudsklacht> <onderhoudsklacht> De vergadering wil graag dat het volgende aan onderhoud wordt uitgevoerd: <beschrijving onderhoud> <beschrijving onderhoud> en vraagt de voorzitter om op de eerst volgende Algemene Ledenvergadering ter besluitvorming offertes aan de eigenaren voor te leggen. De voorzitter neemt de onderhoudskosten op in de nog op te stellen begroting voor <jaartal>. De vergadering besluit een meerjarenonderhoudsprognose te laten opstellen, zodat de eigenaren weten welk onderhoud er de komende jaren gepland staat en wat de kosten daarvan bedragen. De voorzitter vraagt offertes op voor het opstellen van een meerjarenonderhoudsprognose. De Vereniging is wettelijk verplicht om te reserveren voor onderhoud. Eigenaren besluiten het definitieve bedrag vast te stellen als er een meerjarenonderhoudsplanning is opgesteld. 7. Financiën De voorzitter wil op de eerstvolgende ledenvergadering de begroting vaststellen voor <jaartal>. De eigenaren krijgen de begroting vooraf toegestuurd, samen met de uitnodiging, zodat zij op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering hierover een besluit kunnen nemen. De eigenaren spreken af alvast < >als voorlopige VvE-bijdrage te storten. De voorzitter opent een bankrekening op naam van de VvE en informeert de eigenaren over het bankrekeningnummer. 8. Rondvraag <De heer/mevrouw naam> heeft de volgende vraag: <beschrijving vraag>. 9. Vervolgafspraken en sluiting

9 De nieuwe voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering. Deze notulen zijn vastgesteld op de vergadering van <datum>. voorzitter bestuurder Besluitenlijst <Beschrijving besluit> <Beschrijving besluit> Actiepuntenlijst <Beschrijving actiepunt> <Beschrijving actiepunt > Organen van de VvE De VvE bestaat uit 4 organen: Algemene ledenvergadering (ALV) (Dagelijks) bestuur / beheer Voorzitter van de ledenvergadering Kascontrolecommissie (KC) De algemene ledenvergadering De ALV bestaande uit de eigenaren is het hoogste orgaan en neemt de beslissingen over het onderhoud van het gehele pand en andere gemeenschappelijke belangen. De besluiten die genomen worden tijdens de ALV moeten worden uitgevoerd door het dagelijkse bestuur. Het bestuur Het dagelijkse bestuur kan bestaan uit één of meerdere eigenaren of worden uitbesteed aan een professionele beheerder zoals Atrium Vastgoedmanagement. Naast het uitvoeren van besluiten, genomen tijdens de ALV is het bestuur verantwoordelijk voor het (minimaal) één keer per jaar uitschrijven van een vergadering van eigenaren en het verzorgen van de agenda waarin tenminste de begroting en de exploitatierekening (resultatenrekening) zijn opgenomen.

10 De voorzitter van de vergadering De voorzitter van de vergadering leidt de vergadering en zorgt ervoor dat iedereen de mogelijkheid krijgt punten bespreekbaar te maken. De voorzitter is dus geen bestuurder en heeft daarmee een beperkte beslissingsbevoegdheid. De kascontrolecommissie De kascontrolecommissie is verantwoordelijk voor het controleren van het financiële beleid van het bestuur. Aan de hand van hun bevindingen adviseren zij de Algemene Ledenvergadering. Wat doet het bestuur? De eigenaren kiezen uit de leden van de VvE een voorzitter en stellen vervolgens een bestuur aan. Het bestuur zorgt ervoor dat de besluiten worden uitgevoerd, die de leden in de VvEvergaderingen genomen hebben. Daarnaast regelt het bestuur onder meer het: opstellen van een meerjarenonderhoudsplan; vaststellen van de periodieke geldelijke bijdragen aan de vereniging; beheren van de financiën; bijeenroepen van vergaderingen; notuleren van vergaderingen; begeleiden en controleren van onderhoudswerkzaamheden; afsluiten van verzekeringen; voeren van beleid; verzorgen van juridische aspecten; verzorgen van fiscale aspecten. Bestuur uitbesteden Het besturen van een VvE is niet eenvoudig. Het is daarom raadzaam de functie van bestuurder uit te besteden aan een professioneel VvE-beheerder. Deze kan zowel het administratieve, financiële beheer en/of het technische beheer op zich nemen. Organisatie van de VvE Jaarlijks wordt een Algemene Ledenvergadering (ALV) georganiseerd waarin besproken wordt welke onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd dienen te worden en de kosten die hiermee gepaard gaan. Grote uitgaven ten behoeve van het (groot)onderhoud van het gebouw kunnen op twee verschillende wijze geboekt worden. Of de bewoners betalen een éénmalige extra bijdragen om het onderhoud te betalen of het wordt betaald vanuit het reservefonds. Vanaf 1 mei 2008 is het verplicht een reservefonds te hebben voor de uitgaven aan (groot) onderhoud, het is de bedoeling de uitgaven voor groot onderhoud direct ten laste van het reservefonds te brengen. Er wordt dan maandelijks een bedrag gespaard ten behoeven van dit fonds. Hiermee voorkomt men grote fluctuaties in de maandbijdragen. Op de Algemene Ledenvergadering moet in ieder geval jaarlijks de jaarrekening en de begroting worden besproken. In de jaarlijkse begroting worden de verwachte kosten uiteen gezet voor onder andere: onderhoudscontacten, verzekeringen, klein dagelijks onderhoud, nutsvoorzieningen en verenigingskosten. Vanuit de begroting worden op basis van de

11 breukdelen uit de akte van splitsing de maandelijkse servicekosten voor de eigenaars berekend. Hoe groter het breukdeel, hoe zwaarder de stem meetelt bij het stemmen. Daarnaast worden op de Algemene Ledenvergadering de onderhoudskosten voor het verwachte groot onderhoud besproken. Door middel van het opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning is het mogelijk deze kosten gespreid over toekomstige jaren uit te zetten. De aanwezigheid van leden op de Algemene ledenvergadering is van groot belang. Vergaderbesluiten worden, afhankelijk van de aard van het besluit (vastgelegd in de akte van splitsing en het daarbij behorende reglement), genomen conform verschillende stemverhoudingen. Aan de hand van de presentielijst wordt vastgesteld of er voldoende stemmen zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen, het zogenaamde quorum. In principe geldt dit quorum voor alle stemverhoudingen, behalve als unanimiteit volgens de regelgeving vereist is. Er zijn verschillende vormen van stemverhoudingen waarmee een besluit kan worden genomen: Volstrekte (gewone) meerderheid: de helft plus één van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin minimaal de helft van het totaal aantal stemmen dat kan worden uitgebracht aanwezig is. Gekwalificeerde meerderheid: 2/3 of 3/4 van het aantal uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin het aantal eigenaren, tegenwoordig of vertegenwoordigd is, die tenminste 2/3 van het totaal aantal stemmen kan uitbrengen. Unanimiteit van stemmen: iedereen stemt voor of tegen. In de akte en het daarbijhorende modelreglement kunt u de stemverhoudingen gerelateerd aan de te nemen besluiten voor uw VvE terugvinden. Indien een eigenaar zich niet kan vereningen met een besluit van de Algemene Ledenvergadering kan hij binnen een termijn van één maand de kantonrechter verzoeken het besluit te vernietigen. Laat de eigenaar deze termijn ongebruikt verstrijken, dan is het besluit juridisch onaantastbaar geworden en is de eigenaar verplicht zijn medewerking te verlenen aan de uitvoering van het besluit. VvE beheer Het VvE beheer door Atrium Vastgoedmanagement BV is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Hieronder treft u een specificatie voor de standaard en de aanvullende beheerwerkzaamheden aan. Standaard VvE-beheerwerkzaamheden: Jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV) Opstellen jaarstukken, exploitatiebegroting en advies maandelijkse bijdragen. Toezenden van de concept afrekening aan de kascommissie en schriftelijke beantwoording van vragen. Organisatie jaarlijkse ledenvergadering, opmaken en verzending agenda met bijlagen. Aanwezigheid op algemene ledenvergadering van een accountmanager, die ook notuleert en indien de onderhoudsagenda dit verlangt, een technischmanager.

12 Opmaken, uitwerken en verzenden van de notulen incl. actiepunten, afstemmen met voorzitter. Verzekeringen Afsluiten en bewaking van de in de splitsingsakte voorgeschreven verzekeringen. Bijdragen Incasso van de reguliere bijdragen. Het incasseren van exploitatie tekorten en/of terugbetalen van overschotten. Betalingen bank/giro rekening Op naam van de VvE openen en beheren van een rekening-courant en een spaarrekening Voldoen van nota s ten laste van de VvE-rekening. Bij overname administraties Alle werkzaamheden die betrekking hebben op de overname van de technische en de, door de algemene ledenvergadering goedgekeurde, financiële administratie, inclusief de berichtgeving aan de leden. Beheer van de algemene belangen Archiveren van relevante stukken voor de daartoe voorgeschreven periode. Relevante correspondentie met betrekking tot de overeengekomen diensten. Fungeren als aanspreekpunt voor de VvE aangelegenheden. Toezien op handhaving van de VvE reglementen. Overleg Overleg met bestuur, voorzitter en/of een eigenarencommissie. Dagelijks onderhoud van de algemene delen van het gebouw. Het behandelen van technische klachten die per , telefoon fax of post zijn ontvangen. Het schriftelijk opdragen van noodzakelijk onderhoud aan betrouwbare onderhoudsbedrijven. 24 uur per dag bereikbaar zijn voor calamiteiten. Afsluiten en marktconform houden van servicecontracten (bijvoorbeeld voor schoonmaken en van technische installaties). Controleren van de nota s aan de hand van de opdrachten en de contracten. Groot onderhoud van de algemene delen van het gebouw Het aanvragen van offertes met betrekking tot de door de algemene ledenvergadering goedgekeurde, werkzaamheden bij een vooraf door de VvE opgestelde selectie van partijen Schriftelijk opdragen van werkzaamheden binnen het door de ALV vastgestelde mandaat aan een partij uit de door de VvE vooraf opgestelde selectie. Jaarlijks actualiseren van de meerjarenplanning groot onderhoud Schadezaken Het bij de verzekeraar indienen van schades en het administratief afhandelen hiervan. Werkzaamheden rondom verkoop van een appartementsrecht Bijhouden van de ledenregister. Algemene berichtgeving aan nieuwe leden, bijvoorbeeld met betrekking tot de VvE bijdrage,

13 betaalwijze en klachtenprocedure. Informatieverstrekking aan makelaars, notarissen e.d. Werkzaamheden rondom inschakelen van een incasso bureau Initiëren van activiteiten bij wanbetaling en het treffen van betalingsregelingen. Stookkostenafrekeningen Het afhandelen van de individuele stookkostenafrekeningen bij individuele warmtemeting op blokverwarming. Aanvullende VvE beheerwerkzaamheden: De groot onderhoudswerkzaamheden zoals; bepalen uitgangspunten, opstellen werkomschrijving, aannemersselectie, vervaardigen gunningadvies, uitvoeringsplanning, toezicht en voortgangsbewaking, meer/minderwerk beoordeling, oplevering t/m restpunten. Opstellen meerjarenplanning groot onderhoud. De werkzaamheden met betrekking tot een extra vergadering Het voorzitten van een ledenvergadering (indien er geen voorzitter is. Het begeleiden van (juridische) procedures (niet zijnde incassoprocedures) bijvoorbeeld in verband met garantiezaken, wijzigingen van bestemmingsplannen e.d. Het opstellen, wijzigen en afstemmen van een huishoudelijk reglement. Tussentijdse financiële en technische rapportages en informatie aan leden. Administratie en begeleiding van VvE-personeel (bijvoorbeeld huismeester). De oplevering bij nieuwbouw en het afhandelen van zaken die voortvloeien uit de oplevering bij nieuwbouw. Afhandelen van zaken die voortvloeien uit de periode van de vorige beheerder en die buitengewoon veel tijd vragen (bijv. verzekerings- / incassozaken). Werkzaamheden met betrekking tot wijziging van de splitsingakte en wijziging van het gebruik van algemene ruimtes. Werkzaamheden met betrekking tot de verhuur en het hieruit voortvloeiende beheer van algemene ruimtes. Werkzaamheden met betrekking tot de betrokkenheid van de VvE bij een andere VvE. Voorbeeld MJOP Aan de hand van een meerjarenonderhoudsplanning wordt de status van het pand in kaart gebracht en wordt er gekeken naar de benodigde onderhoudswerkzaamheden zodat er inzicht komt in de te verwachte kosten. Op deze manier kunnen de servicekosten nauwkeurig gepland worden zodat er altijd genoeg reserve is voor (groot) onderhoud. Hier een voorbeeld van een meerjarenonderhoudsplanning van Atrium Vastgoedmanagement. Klik op het plaatje voor een vergroting.

14