Klimaat voor Ruimte Climate changes Spatial Planning. Deel 1 Subsidieovereenkomst PROJECTCODE projecttitel

Transcriptie

1 Klimaat voor Ruimte Climate changes Spatial Planning Deel 1 Subsidieovereenkomst *PROJECTCODE* *projecttitel*

2

3

4 BSIK 1 Programma Klimaat voor Ruimte Internet : pb.kvr@falw.vu.nl Colofon Technische realisatie Coördinatie : Programmabureau Klimaat voor Ruimte : Stichting voor Klimaat en Ruimte BSIK Administratie nr: : Titel : Deel 1 Subsidieovereenkomst Datum : 10 juli 2008 Stichting Klimaat voor Ruimte Voorzitter bestuur: prof. dr. W. van Vierssen, KIWA, Postbus 1072, 3430 BB, Nieuwegein, T: , E: wim.van.vierssen@kiwa.nl Vice-voorzitter/secretaris bestuur: prof. dr. ir. P. Vellinga, Vrije Universiteit Amsterdam, FALW, De Boelelaan 1085, 1081 HV, Amsterdam, T: , F: E: pier.vellinga@falw.vu.nl Programmaraad Klimaat voor Ruimte Voorzitter/wetenschappelijk directeur Klimaat voor Ruimte: prof. dr. P. Kabat, p.a. Wetenschappelijk bureau Klimaat voor Ruimte, CCB, Wageningen UR, Alterra, Postbus 47, 6700 AA, Wageningen, T: , F: , E: pavel.kabat@wur.nl Voor nadere informatie aangaande het BSIK programma Klimaat voor Ruimte kunt u zich wenden tot het Programmabureau Klimaat voor Ruimte: Programmabureau Klimaat voor Ruimte Directeur: Drs. C. Dorland, p.a. Climate Centre, FALW, Vrije Universiteit Amsterdam, De Boelelaan 1085, 1081 HV, Amsterdam, T: , F: , E: kees.dorland@falw.vu.nl 1 BSIK staat voor Besluit Subsidies Investeringen Kennisinfrastructuur

5

6 Subsidie overeenkomst Klimaat voor Ruimte Projectcode projectcode Projectnaam projecttitel De Stichting Klimaat voor Ruimte gevestigd te Wageningen rechtsgeldig vertegenwoordigd door prof. dr. ir. Wim van Vierssen hierna genoemd de stichting En Naam Partij 1 gevestigd in: Bank: rechtsgeldig vertegenwoordigd door: naam hierna genoemd projectpartij 1 En Naam Partij 2 gevestigd in: Bank: rechtsgeldig vertegenwoordigd door: naam hierna genoemd projectpartij 2 ETC plaats bank + nummer plaats bank + nummer Hierna genoemd de projectpartijen Komen overeen dat: Artikel I (Omschrijving van deze overeenkomst) 1. Het project projectcode projecttitel (Annex I bij deze overeenkomst), hierna genoemd project, wordt uitgevoerd door bovengenoemde projectpartijen 1 tot en met ** binnen het BSIK programma Klimaat voor Ruimte (het programma ) met inachtneming van de aanpassingen op het project (Annex II bij deze overeenkomst). 2. Projectpartij 1 treedt op als projectleider namens de projectpartijen binnen het project waartoe de projectpartijen projectpartij 1 machtigen. 3. De projectpartijen dragen gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project. 4. Op deze overeenkomst zijn de voorwaarden van toepassing zoals omschreven in de samenwerkingsovereenkomst Klimaat voor Ruimte (Annex III bij deze overeenkomst), de BSIK regeling (Annex IV bij deze overeenkomst), de SenterNovem toelichtingen (Annex IV bij deze overeenkomst), de toelichting op de BSIK regeling opgesteld door het programmabureau Klimaat voor Ruimte (Annex V bij deze overeenkomst) en de door het penvoerend ministerie afgegeven beschikking in het kader van het programma (Annex XI bij deze overeenkomst). 5. De stichting kan de projectpartij aanvullende instructies geven indien vereist door overheidsregels en -wetten. Artikel II (Duur) 1. Het project start op 01 september 2007 en eindigt op 31 december 2009 of zoveel eerder als de in het kader van deze overeenkomst uit te voeren werkzaamheden zijn voltooid. 1

7 2. De project partijen dientde overeenkomst uitvoeren volgens het tijdplan zoals omschreven in het projectvoorstel (Annex I bij deze overeenkomst) met inachtneming van de aanpassingen op het project (Annex II bij deze overeenkomst). 3. Toestemming om de overeengekomen einddatum te overschrijden dient tijdig (minimaal 12 weken voor het verstrijken van deze overeenkomst) schriftelijk te worden aangevraagd bij de stichting door de projectleider vergezeld van opgave van redenen. Indien de stichting zich hiermee kan verenigen, zal dit schriftelijk worden medegedeeld aan de projectleider met vermelding van de nieuwe einddatum. Artikel III (Voortgangsrapportages) 1. Gedurende de loop van het project wordt twee maal per jaar, in week 6 en week 33, inhoudelijke en financiële voortgangsrapportages van het project aangeleverd aan de stichting. De voortgangsrapportages in week 6 zullen de periode van week 27 tot en met 52 van het voorgaande jaar beslaan. De voortgangsrapportages in week 33 zullen de periode van week 1 tot en met 26 van dat jaar beslaan. 2. Voor de in lid 1 genoemde rapportages dienen partijen gebruik te maken van de bij deze overeenkomst geleverde sjablonen: Sjabloon inhoudelijke voortgangsrapportage (Annex VI bij deze overeenkomst) Sjabloon financiële voortgangsrapportage (Annex VII bij deze overeenkomst) 3. De onder lid 1 genoemde inhoudelijke en financiële voortgangsrapportages dienen te worden opgesteld in de Nederlandse taal. 4. De onder lid 1 genoemde rapportages aan het einde van het project dienen de realisatie van de doelstellingen van het project en de totale kosten binnen het project over de gehele projectduur te beschrijven. Hiertoe dienen tevens de onder lid 1 genoemde sjablonen gebruikt te worden. Artikel IV (Inhoudelijke rapportages) 1. Gedurende de looptijd zal de projectpartij inhoudelijke rapportages indienen bij de stichting conform de afspraken in het projectplan en activiteitenplan (zie Artikel V). 2. Aan het eind van het project zal de projectpartij een inhoudelijke eindrapportage van het project bij de stichting indienen waarbij gebruik gemaakt wordt van een later door de stichting aan te leveren sjabloon. Artikel V (Projectplan en activiteitenplan) 1. Na ondertekening van de overeenkomst zal de projectleider binnen 8 weken een projectplan en een activiteitenplan aanleveren. 2. Voor het projectplan en het activiteitenplan dient gebruik gemaakt te worden van het bij deze overeenkomst aangeleverde sjabloon projectplan en activiteitenplan (Annex VIII bij deze overeenkomst). 3. Het projectplan en het activiteitenplan zullen gebaseerd zijn op het projectvoorstel (Annex I bij deze overeenkomst) waarin de aanpassingen op het project (Annex II bij deze overeenkomst) zullen zijn verwerkt. 4. Het projectplan en het activiteitenplan worden een integraal onderdeel van deze overeenkomst. Artikel VI (Financiën) 1. Partijen komen overeen dat de totale kosten van het project *** Euro (zegge: *** Euro) bedragen, waarbij een maximale BSIK subsidie wordt verstrekt van 45,945% van de totale kosten, met een maximum van Euro (inclusief BTW), zegge honderdduizend euro. 2. BSIK subsidie kan worden opgenomen met ingang van 25 november Contrafinanciering kan in het project worden opgenomen met ingang van 1 januari

8 3. Een aanvraag voor het wijzigen van de projectkosten dient minimaal 6 weken voorafgaande aan de voorgestelde wijziging schriftelijk door project partij 1 bij de stichting te worden ingediend. 4. De projectpartij is ten alle tijden verantwoordelijk voor de in deze overeenkomst aangegane contrafinanciering verplichtingen, conform de BSIK regeling en toelichtingen (Annex IV bij deze overeenkomst) en de programmabureau toelichtingen op de BSIK regeling (Annex V bij deze overeenkomst). 5. Door projectpartij ingeschakelde derde partijen worden door de projectpartij welke daartoe opdracht heeft verstrekt betaald en drukken op haar kosten binnen het project voor zover deze betrekking hebben op het project en voldoen aan de BSIK regeling en toelichtingen (Annex IV bij deze overeenkomst) en de programmabureau toelichtingen op de BSIK regeling (Annex V bij deze overeenkomst). Artikel VII (Subsidie verstrekking) 1. De stichting zal, indien aan de verplichtingen inzake deze overeenkomst wordt voldaan, subsidievoorschotten verstrekken aan de projectpartij binnen het kennisconsortium. 2. Indien de door de stichting van het penvoerend ministerie (het Ministerie van VROM) ontvangen BSIK subsidie lager uitvalt dan de cumulatieve begrotingen en of gemaakte kosten van de projecten in het programma, kunnen de bijdragen als bedoeld in Artikel VI pro rata door de stichting worden gekort. Projectpartij zal de stichting niet aansprakelijk stellen voor enigerlei schade hieruit voortvloeiende. 3. De maximale omvang van de bevoorschotting gedurende de looptijd van het project is niet meer dan 80% van de totale BSIK bijdrage aan het project. 4. De maximale omvang van de jaarlijkse bevoorschotting is niet meer dan 20% van de totale BSIK bijdrage aan het project tenzij vooraf anders schriftelijk is overeengekomen. De jaarlijkse bevoorschotting vindt plaats in twee termijnen: a. Maximaal 10% van de totale BSIK bijdrage aan het project binnen 10 weken na indiening van de inhoudelijke en financiële voortgangsrapportages in week 6 en goedkeuring van deze rapportages door de stichting. b. Maximaal 10% van de BSIK bijdrage aan het project binnen 10 weken na indiening van de inhoudelijke en financiële voortgangsrapportages in week 33 en na goedkeuring van deze rapportages door de stichting. 5. Indien de jaarlijkse bevoorschotting van de BSIK bijdrage door het penvoerend ministerie (het Ministerie van VROM) lager is dan 20% van het programma beschikkingsbedrag kunnen de percentages genoemd in lid 3 en lid 4 van dit artikel aangepast worden. 6. Jaarlijks zal op basis van de aangeleverde inhoudelijke en financiële voortgangsrapportages in week 6 van jaar N de bevoorschotting verstrekt in het jaar N-1 verrekend worden met de gerealiseerde uitgaven in het jaar N-1. Het te veel ontvangen bedrag wordt in mindering gebracht op de bevoorschotting in het jaar N. Het te weinig ontvangen bedrag wordt, voorzover lid 2 niet van toepassing is en het percentage van lid 3 en 4 (of het aangepaste percentage uit lid 5) niet wordt overschreden, in meerdering gebracht bij de bevoorschotting van jaar N. 7. Het eerste voorschot van de BSIK subsidie zal verstrekt worden nadat de projectpartij die BSIK subsidie ontvangen een voorafverklaring (zie Artikel VIII) heeft overlegd aan de stichting. 8. Jaarlijks wordt de omvang van de bevoorschotting voor het jaar N+1 vastgesteld op basis van de inhoudelijke en financiële voortgangsrapportages aangeleverd in week 33 van het jaar N. 9. De laatste 20% van de BSIK bijdrage aan het project wordt betaald nadat: Door de projectpartij aan alle verplichtingen in deze overeenkomst is voldaan; De inhoudelijke en financiële projectresultaten inclusief accountantsverklaring door de stichting zijn geaccepteerd; 3

9 De programmaresultaten door het penvoerend ministerie zijn geaccepteerd; en De stichting de eindbetaling van de subsidie in het kader van het BSIK Klimaat voor Ruimte programma heeft ontvangen van het penvoerend ministerie. Artikel VIII (Accountantscontrole) 1. Uiterlijk 8 weken na ondertekening van deze overeenkomst, of voor eventueel later in het project toetredende partijen binnen 8 weken na de start van deelname van een projectpartij aan het project, dienen de projectpartijen welke deel uitmaken van het kennisconsortium en BSIK subsidie ontvangen, een voorafverklaring te overleggen aan de stichting. Voor deze verklaring dienen partijen gebruik te maken van het bij deze overeenkomst geleverde sjabloon (Annex IX bij deze overeenkomst). 2. Bij wijzigingen in tarieven groter dan de door het CBS aangegeven inflatie voor het betreffende jaar, bij wijzigingen in het opslagpercentage van een partij en bij wijzigingen in de contrafinanciering binnen het project kan de stichting hierover een accountantsverklaring van de betreffende projectpartij verzoeken waaraan de projectpartij binnen 8 weken na dit verzoek van de stichting zal voldoen. 3. Wijzigingen in de contrafinanciering binnen een project dienen uiterlijk 4 weken voorafgaande aan de wijziging bij de stichting schriftelijk gemeld te worden. 4. Gedurende de duur van deze overeenkomst vinden twee accountantscontroles over het gehele project plaats: Eén accountantsverklaring per projectpartij binnen het kennisconsortium halverwege de uitvoering van het project (de halverwege accountantsverklaring ) binnen 8 weken na het verstrijken van 50% van de beoogde projectduur en Eén accountantsverklaring per projectpartij binnen het kennisconsortium binnen 8 weken na het indienen van de eindresultaten (de eind accountantsverklaring ). De halverwege accountantsverklaring beslaat een controle van de gemaakte kosten door een projectpartij vanaf de start van het project dan wel de start van deelname door een projectpartij aan het project tot de datum van het verstijken van 50% van de beoogde projectduur. De eind accountantsverklaring beslaat een controle van de gemaakte kosten door een projectpartij vanaf de start van het project of de deelname van een projectpartij aan het project tot de einddatum van het project. Voor deze accountantsverklaringen zal gebruik gemaakt worden van het sjabloon projectaccountantsverklaring (annex X bij deze overeenkomst). 5. De accountantsverklaringen dienen te worden opgesteld door een registeraccountant (RA) of een accountant-administratieconsulent (AA). De gevraagde verklaring kan ook worden verstrekt door een niet als openbaar accountant optredend intern accountant. Artikel IX (Einde overeenkomst) 1. Deze overeenkomst eindigt bij het voldoen van de laatste betaling in het kader van deze overeenkomst door de stichting aan de projectpartij. 2. Bij tussentijdse beëindiging van deze overeenkomst met 1 of meerdere projectpartijen zijn de overige projectpartijen gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Projectpartij zullen de stichting niet aansprakelijk stellen voor enigerlei schade hieruit voortvloeiende. 3. Tussentijdse beëindiging van deze overeenkomst met 1 of meerdere project partijen door de stichting kan plaatsvinden conform artikel 15 en 16 van de samenwerkingsovereenkomst (Annex III bij deze overeenkomst). 4. Deze overeenkomst eindigt tevens bij beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst. 5. De Stichting kan een project beëindigen bij tussentijdse beëindiging van (een deel van) de subsidie door het penvoerend ministerie. 4

10 Artikel X (Overige bepalingen) 1. De projectpartij is verantwoordelijk voor het accuraat bijhouden van de projectadministratie. De projectpartij staat ervoor in dat voldoende maatregelen genomen worden om een adequaat administratief beheer en interne controle te voeren voor de duur van deze overeenkomst. 2. Bij schade bij de projectpartij door fouten van de Stichting Klimaat voor Ruimte, en daaraan gelieerde organen, te weten het programmabureau, de programmaraad, de maatschappelijke adviesraad, en de wetenschappelijke adviesraad, die onder normale omstandigheden, bij normale vakkennis en ervaring en met inachtneming van normale oplettendheid en wijze van beroepsuitoefening van deze organen hadden kunnen worden vermeden, geldt bij aansprakelijkheidsstelling van deze organen voor de geleden schade, een eigen risico voor de projectpartij van Euro ,- per schadegeval, met een maximum aansprakelijkheidsstelling van Euro 1.1 miljoen per schadegeval en per overeenkomst per jaar. 3. Namens de stichting treedt het Programmabureau Klimaat voor Ruimte op als contact naar de projectpartij. Alle correspondentie van de projectpartij betreffende het project dient derhalve gericht te worden aan het: Programmabureau Klimaat voor Ruimte T.a.v. C. Dorland P.a. Climate Centre, FALW Vrije Universiteit De Boelelaan HV Amsterdam Tel: Fax: pb.kvr@falw.vu.nl 4. De projectpartijen worden vertegenwoordigd door projectpartij 1. Projectpartij 1 voert namens de project partijen alle officiële correspondentie met de stichting inzake deze overeenkomst. Alle officiële correspondentie van de stichting naar de projectpartijen dient gericht te worden aan: Naam projectpartij 1: T.a.v. Adres: Telefoon: naam naam adres telefoon Projectpartij 1 draagt zorg dat alle informatie betreffende het project de overige projectpartijen bereikt. De contactpersoon aangaande financiën bij projectpartij 1 naam is: Naam: naam financieel contact Adres: adres Telefoon, fax en tel/fax/ De contactpersoon aangaande financiën bij projectpartij 2 naam is: Naam: naam financieel contact Adres: adres Telefoon, fax en tel/fax/ De contactpersoon aangaande financiën bij projectpartij 3 naam is: 5

11 Naam: Adres: Telefoon, fax en naam financieel contact adres tel/fax/ ETC 5. Deze overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening. Aldus overeengekomen en getekend in negenvoud Voor de stichting Plaats: Amsterdam Op:... Handtekening: Naam: Prof. dr. ir. W. van Vierssen Postadres: KIWA, Postbus 1072, 3430 BB, Nieuwegein Tel.: Voor projectpartij 1 Plaats: Datum: Handtekening: ZIE ADDENDUM 1 VAN 8 Naam: Postadres: Tel.: Fax.: naam rechtsgeldig persoon naam bedrijf/adres Voor projectpartij 2 Plaats: Datum: Handtekening: ZIE ADDENDUM 1 VAN 8 Naam: Postadres: Tel.: Fax.: naam rechtsgeldig persoon naam bedrijf/adres Voor projectpartij 3 Plaats: 6

12 Datum: Handtekening: ZIE ADDENDUM 1 VAN 8 Naam: Postadres: Tel.: Fax.: naam rechtsgeldig persoon naam bedrijf/adres ETC Ten teken dat u akkoord gaat met deze projectovereenkomst, verzoeken wij u een exemplaar van deze subsidie overeenkomst ondertekend aan ons te retourneren. Aantal Annexen: 11 7

13 ANNEXEN Annex I Annex II Projectvoorstel inclusief begroting Aanpassingen op het project Annexen III t/m XI zijn separaat opgenomen in het document Deel 2, Annexen III t/m XI bij de subsidieovereenkomst Annex III Annex IV Annex V Annex VI Annex VII Annex VIII Annex IX Annex X Annex XI Samenwerkingsovereenkomst Bsik regeling en toelichtingen Programmabureau toelichtingen op de BSIK regeling Sjabloon inhoudelijke voortgangsrapportage Sjabloon financiële voortgangsrapportage Sjabloon projectplan, activiteitenplan en aangepaste begroting Sjabloon voorafverklaring Sjabloon projectaccountantsverklaring De beschikking 8

14

15 3. Aangepaste projectbegroting (De excel file met de sjabloon voor de aangepaste begroting kunt u downloaden van de website