Concept Meerjarenbeleidsplan 2 e helft HBV The Jumpers. Praatstuk voor de ALV van 17 april Pagina 1 van 13

Transcriptie

1 Concept Meerjarenbeleidsplan 2 e helft HBV The Jumpers Praatstuk voor de ALV van 17 april 2016 Pagina 1 van 13

2 Pagina 2 van 13

3 Inhoud 1.Voorwoord Missie en visie 2016 / Financiële doelstellingen Technische doelstellingen (Shairon Nieuw) Wedstrijd secretariaat (Bas Mons) Jump-Inn (Pim Lokhoff) Overige activiteiten Communicatie Integriteit en zorgvuldigheid Pagina 3 van 13

4 1. Voorwoord Beste leden, ouders en verzorgers, Op de Algemene ledenvergadering van december 2015 heeft het bestuur aangekondigd met een meerjarenbeleidsplan te komen. We willen samen met de leden, ouders, verzorgers en iedereen die HBV The Jumpers een warm hart toe draagt dat we een financieel gezonde en kwalitatief sterke vereniging worden waar het natuurlijk ook vooral gezellig is om te basketballen en daarna in onze kantine The Jump-inn te vertoeven. Het bestuur heeft van de gemeente Den Haag (sportsupport) tijdelijke ondersteuning gekregen om tot een goed en samenhangend meerjarenplan te komen. Onder het mom sturen met een visie komen we samen tot een realistisch meerjarenplanbeleidsplan Het bestuur is zich ervan bewust dat dit een flinke inspanning vergt van alle betrokkenen binnen de vereniging. Van de spelers, de coaches, de vrijwilligers en natuurlijk het bestuur zelf. Inmiddels heeft dat al een aantal goede punten opgeleverd zoals het houden van een sterkte en zwakte analyse maar ook waar onze kansen als vereniging liggen en wat de bedreigingen zijn. De hoofddoelstellingen zijn: Basis op orde, financieel en organisatie The Jumpers family, thuisgevoel Ieder lid speelt op zijn of haar niveau In en om de wijk, toegankelijk voor zoveel mogelijk doelgroepen Als we er met elkaar van doordrongen raken dat de vereniging een aantal jaren nodig heeft om de ambities en hoofddoelstellingen te realiseren managen we onze eigen verwachtingen en voorkomen we teleurstellingen met als positieve bijvangst dat we daardoor meer begrip hebben voor elkaar en steun geven en krijgen van elkaar op momenten dat sommige doelstellingen (nog) niet zijn gerealiseerd. Het bestuur richt zich tot het eind van het seizoen 2015/2016 op een aantal hoofdprioriteiten. Tegelijkertijd zal een start worden gemaakt met de uitvoering van de in dit meerjarenbeleidsplan beschreven missie en visie en hoofddoelstellingen Ton de Gier Voorzitter Pagina 4 van 13

5 1. Missie en visie 2016 / 2018 Historie HBV The Jumpers is opgericht op 15 oktober 1962 door scholieren van het Johan de Witt Lyceum aan de Nieuwe Duinweg in Scheveningen. Er werd gespeeld in de gymzaal van de school. In de loop van de tijd kwamen er steeds meer leden bij van buiten de school en in 1966 had The Jumpers het eerste damesteam. In 1967 kreeg onze vereniging zijn eigen sporthal, de Lindoduin in Scheveningen. Door het groeiend aantal leden verhuisde wij in 1971 naar sporthal Overbosch in de wijk Mariahoeve waar er op drie velden gespeeld kon worden. Vanaf het seizoen worden onze thuiswedstrijden gespeeld in sporthal t Zandje aan de Schimmelweg in de Haagse Spoorwijk, waar we over een eigen kantine "Jump Inn" beschikken. Recente situatie In seizoen komt 1/3 e van de leden uit de wijken Moerwijk, Spoorwijk en Laakkwartier/Noordpolderbuurt, de directe omgeving van Sporthal t Zandje. Met de overige direct omliggende wijken Rijswijk, Morgenstond en Schilderswijk is dat de helft van onze leden. De overige leden komen uit alle wijken verspreid over heel Den Haag. Hiermee heeft HBV The Jumpers een dubbel gezicht. Enerzijds is het een open sportvereniging voor de jeugd uit de direct omliggende wijken. Anderzijds is het de afgelopen jaren de enige mogelijkheid voor Hagenaars geweest om serieus basketbal in competitieverband te spelen en trekt het daarmee leden aan die op een zo hoog mogelijk niveau wedstrijden willen spelen. De afgelopen jaren maakt The Jumpers een tumultueuze periode door, waarbij de verschillende besturen niet bij machte zijn geweest de vereniging in rustig vaarwater te houden. Er is een structureel tekort aan vrijwilligers om de vereniging draaiende te houden en het is elk seizoen weer een uitdaging om voldoende inkomsten te genereren en de uitgaven goed te managen. Doordat de lasten niet over genoeg schouders kon worden verdeeld kon door irritaties onderling in het bestuur niet worden gewerkt aan structurele verbeteringen. Daarnaast is de verenigingscultuur binnen The Jumpers veranderd. Het is niet anders dan de landelijke trend van de houding van mensen ten opzichte van verenigingen: steeds meer mensen zien de vereniging als leverancier van een dienst, niet anders dan dat je lid bent van een fitness keten. De vereniging is steeds minder de plek waar je bij elkaar komt met gelijkgestemden en met z n allen de vereniging maakt. Het verantwoordelijkheidsgevoel en de betrokkenheid bij het reilen en zeilen van de organisatie is daarmee ook steeds minder vanzelfsprekend. Door gebrek aan betrokkenheid ontstaat een gebrek aan vrijwilligers en komt een bestuur in een vicieuze cirkel terecht, omdat er te weinig capaciteit is om zaken structureel te verbeteren. Deze situatie heeft er toe geleid dat het huidige bestuur opnieuw de vraag wil stellen wat voor vereniging HBV The Jumpers wil zijn. Ontwikkelingen basketbal Den Haag Belangrijk voor het kunnen beantwoorden van die vraag zijn de ontwikkelingen rondom basketbal in Den Haag. St4R heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een organisatie die succesvol straat- en schoolbasketbal weet te organiseren. Zij hebben het initiatief genomen om een notitie op te stellen voor de gemeente, waarin een visie van de ontwikkeling van basketbal in Den Haag wordt gepresenteerd. Onderdeel van hun visie is de oprichting van meerdere competitie spelende basketbal verenigingen in Den Haag, waarvan Seagulls het eerste resultaat is. Ook zien zij een stichting voor zich die alle verschillende basketbal initiatieven in Den Haag stimuleert en ondersteunt. Zij willen gaan opereren vanuit de nieuwe Sportcampus in het Zuiderpark. Pagina 5 van 13

6 Het sportbeleid van Gemeente Den Haag is erop gericht dat 100% van de hagenaars regelmatig bewegen. Daarbij moet het aanbod worden afgestemd op de doelgroepen zodat bewoners van alle wijken, leeftijden, culturen, beperkingen, etc. evenveel kansen hebben om mee te doen aan sportactiviteiten. Vervolgens moeten de kansen voor talenten om door te stromen naar topsport optimaal worden gemaakt. HBV The Jumpers als aanbieder van breedtesport HBV The Jumpers is een sportaanbieder in de wijken met de laagste sportparticipatie van Den Haag en daarmee een belangrijke breedtesport vereniging. Deze leden (en hun ouders) hebben behoefte aan een goedkoop en laagdrempelig aanbod en de betrokkenheid bij het reilen en zeilen van de organisatie is relatief laag. Naar de toekomst toe kiest HBV The Jumpers ervoor om in de eerste plaats een aanbieder te zijn van breedtesport in de directe omgeving van t Zandje. Het doel voor de komende jaren is dan ook om de vereniging toegankelijk te laten zijn voor zoveel mogelijk doelgroepen. Daarin heeft het bestuur de volgende prioriteiten gesteld: Actief samenwerken aan het opzetten van een Stichting Basketbal Den Haag, zodat daar de ledenadministratie, facturering en sponsorwerving ondergebracht kan worden; Het genereren van voldoende inkomsten (anders dan contributie) om het kader van de vereniging voor hun inspanningen (buiten hun directe verplichtingen)een vergoeding te geven, zodat er geen beroep op vrijwilligers hoeft te worden gedaan; Verbeteren van de samenwerking met de verschillende gemeentelijke ondersteuningsorganisaties voor de omliggende wijken; Via schoolmatches en naschoolse basketbal lessen op basisscholen in de omliggende wijken basketbal nog toegankelijker maken en tegelijk de instroom U10 structureler maken; Zorgen voor beter behoud van leden van jaar (bijv. met vergoedingen voor extra taakjes); Zorgen voor een structureel aanbod voor meisjes en dames van alle leeftijdsgroepen; Zorgen voor aanbod voor lichamelijk (rolstoel) en geestelijk (G-team) gehandicapten in sporthal t Zandje; Zorgen voor aanbod voor 55 plussers uit de omliggende wijken. HBV The Jumpers kiest daarbij nadrukkelijk om niet topsport aanbieder te worden voor basketbal in Den Haag. Ieder lid moet op zijn en haar niveau kunnen basketballen, dan wel binnen HBV The Jumpers dan wel bij andere verenigingen in Den Haag en omgeving, zolang iedereen maar blijft sporten. Indien er voldoende organisatorische en financiële middelen zijn om op afdeling 1 e klasse of landelijk niveau te kunnen spelen, moet dat wel binnen HBV The Jumpers mogelijk blijven. Hiervoor zal een team vooraf moeten beschikken over voldoende spelers, gediplomeerde trainers/coaches en scheidsrechters en sponsoren om de extra kosten te dekken. Deze doelen moeten ervoor zorgen dat de huidige organisatorische en financiële problemen verholpen worden, door: Het fors beperken van de werkzaamheden van het bestuur door de ledenadministratie, facturatie en sponsorwerving bij de Stichting Basketbal Den Haag onder te brengen; Het gebrek aan vrijwilligers op te lossen door te werken met contributievrijstellingen en supermarkt vergoedingen voor trainers, coaches, scheidsrechters, tafelaars en kantinediensten; Het voorkomen van hoge uitgaven voor opleidingen, bondsafdracht, boetes en zaalhuur door niet structureel op het hoogste niveau competitie te spelen, dan wel eerst voldoende inkomsten daarvoor te hebben verzekerd; Behoud van de kantine van t Zandje voor persoonlijk contact met de leden en de ouders/verzorgers. Pagina 6 van 13

7 1. Financiële doelstellingen Doelstelling: Financiën op orde Acties concreet voor : Financiële administratie in All United Leden die een Ooievaarspas hebben, maar die verzuimd hebben om hun Ooievaarspas in te scannen in worden uitgeschreven en worden in pas ingeschreven na inscannen van de passen. Contributies tijdig te innen Inscannen Ooievaarspassen loopt soepel en tijdig Storneringen of niet tijdig betalen worden direct besproken met het lid of de ouder Betalingen Facturen worden altijd tijdig binnen de afgesproken betaaltermijnen voldaan Inkomsten vermeerderen door Opnieuw organiseren van belactie Vriendenloterij in april 2017?? Grote Clubactie organiseren in najaar 2016 SO! Sport implementeren en promoten Sponsorkliks promoten Boetes voor leden die niet op komen dagen voor baantjes Boetes verminderen Actief beleid om boetes te verminderen Verdere acties Actieve sponsorwerving Ken je leden en probeer hierdoor de kosten te verminderen. Bijvoorbeeld printkosten verminderen door uit te besteden aan drukkerij van een lid. Of een busje voor vervoer jeugdkamp. Eigenaar van restaurant vragen om tegen kostprijs de catering te doen bij een feest. Onderzoek doen naar wat te doen met de kleding. Marge op kleding is namelijk te laag. Wat is mogelijk en per wanneer? Prijs van tenue verhogen? Andere leverancier? Overgaan op teamtassen en bijdrage per jaar vragen aan lid Pagina 7 van 13

8 1. Technische doelstellingen (Shairon Nieuw) Doelstelling (afgeleid van visiedeel) Acties concreet voor Verdere acties Wanneer doet wie, wat en wat is het resultaat daarvan? Kwaliteit van de trainers en begeleiders vergroten Opzetten begeleiding en het geven of laten volgen van een opleiding Al onze trainers zijn gediplomeerd Zeven trainers met een BT3 diploma in 2018 Deze tekst i.p.v. opleiden voor de eredivisie: Indien er voldoende organisatorische en financiële middelen zijn om op afdeling 1e klasse of landelijk niveau te kunnen spelen, moet dat binnen HBV The Jumpers mogelijk zijn mits een team vooraf beschikt over tenminste 8 betalende spelers, gediplomeerde trainers/coaches en scheidsrechters en er door het team actief wordt meegeholpen om sponsoren te werven om de extra kosten te dekken. Boetes als gevolg van het niet nakomen van de randvoorwaarden zoals het niet beschikken over een gediplomeerde trainer of scheidsrechter komen voor rekening van de trainer en het desbetreffende team. Communicatielijnen borgen tussen leden, TC en bestuur Uitwerken hoe we dit het beste kunnen bereiken Communicatielijnen tussen trainers en begeleiders verbeteren Lijnen korter maken Beter inplannen van wedstrijden Wedstrijdsecretariaat uitbreiden Elke leeftijdsgroep heeft een team dat op hoog niveau speelt Lange termijn doel dat in 2018 gedeeltelijk moet zijn gerealiseerd Meer vrijwilligers en trainers werven Spelers van U16 opleiden voor rol als trainer Spelers tegen een geringe vergoeding taakjes laten uitvoeren zoals tafelen Pagina 8 van 13

9 1. Wedstrijd secretariaat (Bas Mons) Doelstelling (afgeleid van visiedeel) Acties concreet voor Verdere acties Wanneer doet wie, wat en wat is het resultaat daarvan? Het soepel(er) laten draaien van de vereniging 1. Het plannen van de wedstrijden dient 2 x per seizoen (1x per helft) een avond in beslag te nemen waarbij alle betrokken partijen zo veel mogelijk aanwezig zijn. Op de aangegeven data die de bond selecteert word de indeling van de competitie bekend gemaakt en krijgen de wedstrijdsecretarissen de tijd om hun indelingen te maken. Hier word gezorgd dat het plannen van de zaalhuur, het indelen van de wedstrijdpoules en het opstellen van een conceptindeling taakjes (op basis van een completen teamindeling) in een moeite door gemaakt worden. Hierbij is een piekbelasting zichtbaar voor de betrokken mensen maar door de synchroniteit van het geheel zal er met meerdere ogen naar dezelfde problemen gekeken worden, d.w.z. Iedereen denkt mee met de taken van de andere twee, met als hoofddoel om de planning zoveel mogelijk samen met elkaar te laten lopen. 2. Het definiëren van een duidelijke taakomschrijving die hoort bij de functie wedstrijdsecretaris. Wat houd zijn taak in, welke regels dient hij in acht te nemen met het plannen of wijzigen van wedstrijden en wat wellicht veel belangrijker is, waar houd zijn taak op? 3. Afbellen van wedstrijden last minute is een zaak tussen coaches, en gaat vaak gepaard met boeten, tenzij er welwillendheid is van de tegenpartij voor het herplannen etc, dan komt de wedstrijd sec weer in beeld. Hoe dit ingevuld moet worden is nog niet helemaal duidelijk, raadplegen van collegae van andere verenigingen om te vragen hoe zij dat doen. Het laatste punt zal met name kunnen aansluiten op wat een generaal idee is dat is komen bovendrijven, het afstoten van kleine taakjes zodat er meer bestuursruimte komt, kleine delen van wat op het eerste gezicht grotere complexere taken zijn kunnen makkelijker en zonder verwarring gedelegeerd worden (zoals sheets ophalen en opsturen) meer hierover nadat punt drie concretere vormen aanneemt. Pagina 9 van 13

10 1. Jump-Inn (Pim Lokhoff) Doelstelling (afgeleid van visiedeel)??? Acties concreet voor ??? Verdere acties??? Wanneer doet wie, wat en wat is het resultaat daarvan? Continuïteit / grip op barbezetting Positief resultaat Meer (feestelijke)activiteiten organiseren Integreren boekhouding Elektronisch betalen Sleutelplan Beveiliging Pagina 10 van 13

11 1. Overige activiteiten AJB-project Opzetten van een ABJ-project (Alleen jij bepaalt wie je bent) Kinderen uit de wat moeilijkere milieus en die in aanraking zijn geweest met Justitie structuur geven d.m.v. de teamsport basketbal Sponsering Richting actieve benadering om bedrijven, ouders of anderen financieel of materieel te laten bijdragen aan bekostiging van kleding, levering van materialen etc. Diverse incidentele acties Sponsorklik activiteiten en met name de bekendheid daarvan onder de leden en ouders bekendmaken Juridisch kader Continueren om statuut en reglement te actualiseren, brieven en formulieren juridisch te toetsen Pagina 11 van 13

12 1. Communicatie Doelstelling (afgeleid van visiedeel) Acties concreet voor Verdere acties Wanneer doet wie, wat en wat is het resultaat daarvan? Brochure voor nieuwe leden (met handige verwijzingen en de rechten en plichten) Leden en ouders krijgen allemaal een taak Bijeenkomsten organiseren per team of leeftijdscategorie Website Facebook Pagina 12 van 13

13 1. Integriteit en zorgvuldigheid Financiële gezonde vereniging doordat iedereen het vanzelfsprekend vindt dat contributie tijdig wordt betaald Respect voor elkaar en elkaars bezittingen We gaan respectvol met elkaar om en blijven van de persoonlijke bezitting van een ander af We vinden het vanzelfsprekend dat we al onze afspraken nakomen en voelen ons verantwoordelijk voor de taken die we uitvoeren Taakjes uitvoeren zoals afgesproken Zorgvuldig invullen van Sheets Komen op tijd voor de wedstrijden en onze taken Pagina 13 van 13