4. Beleid en Organisatie 4.4 Informatie en communicatie Datum 8 januari 2014 Versie 5 Blad 1 van 11

Transcriptie

1 Blad 1 van 11 INTERNE COMMUNICATIE PWH Versie januari 2014

2 Blad 2 van 11 INHOUD 1. DE ORGANISATIE 3 2. PROBLEEMSTELLING 3 3. DOELSTELLINGEN 3 4. DOELGROEPEN 4 5. COMMUNICATIEMIDDELEN 4 6. DE KRACHT VAN VERBINDING 4 7. RESULTATEN 5 8. PLANNING EN ORGANISATIE 5 9. PERSONELE EN FINANCIËLE MIDDELEN COMMUNICATIEACTIEPLAN OVERZICHT VAN DE OVERLEGVORMEN 8

3 Blad 3 van DE ORGANISATIE De afgelopen jaren heeft Stichting Peuterspeelzaalwerk Heerlen(PWH) veel aandacht besteedt aan interne en externe communicatie. Er is in 2007 gestart met een planmatige aanpak met betrekking tot communicatie. Dit nieuwe plan beschrijft de opzet en inrichting van de interne communicatie voor de komende jaren met als extra aandachtspunt de verdere digitalisering van de communicatie. 2. PROBLEEMSTELLING PWH wil een transparante organisatie zijn met een open cultuur en communicatie voor. Door tijdsdruk en de toch nog onvoldoende structurele planmatige aanpak zijn de niet altijd voldoende op de hoogte van besluiten en veranderingen binnen PWH, zowel op strategisch als tactisch niveau, terwijl transparante communicatie wel kan leiden tot draagvlak voor veranderingen en een sterkere verbinding met de organisatie. 3. DOELSTELLINGEN Met dit plan wordt beoogd te komen tot een planmatige inzet van communicatie als instrument om intern de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Doel is te komen tot verbetering van de interne communicatiestromen, het optimaliseren van de bestaande overlegvormen en het op strategische wijze inzetten van de verschillende communicatiemiddelen. Het doel van PWH is te beschikken over een efficiënte en heldere informatie- en communicatiestructuur. Daarin moet een ieder zich bewust zijn van de verschillen in aanwezige kennis en informatie tussen de diverse geledingen in de organisatie. Doelstellingen van dit communicatieplan richten zich op: Het aanscherpen van een structurele planmatige aanpak van communicatie; Het reduceren van interne overlegvormen; Het uitbreiden van de digitalisering als communicatiemiddel; Het reduceren van kosten door digitalisering van documenten. Interne communicatie Onder interne communicatie wordt in dit kader gedoeld op het beschikbaar maken, doorgeven en ontvangen van informatie door de van PWH. Een goede interne communicatie zorgt ervoor dat alle over voldoende informatie beschikken en zoveel mogelijk actief betrokken zijn bij de organisatie en de mogelijke veranderingen die daarbinnen plaatsvinden. Goede interne communicatie zal leiden tot goed geïnformeerde, voldoende draagvlak en motivatie, minder weerstand en een sterkere binding tussen onderling en tussen de geledingen binnen de organisatie. De communicatiedoelen van interne communicatie zijn: het vertalen van het beleid naar de ; het scheppen van een efficiënte informatiestructuur; het versterken van de identificatie met de organisatie; het versterken van de dialoog binnen de instelling;

4 Blad 4 van 11 het optimaliseren van de digitale informatieverstrekking. 4. DOELGROEPEN In de interne communicatie zijn de volgende doelgroepen te onderscheiden: raad van toezicht management (directeur-bestuurder en managers) ondersteunend personeel medewerk(st)ers peuterspeelzalen (werknemers, vrijwilligsters en stagiaires) VE- coaches ondernemingsraad de centrale ouderraad 5. COMMUNICATIEMIDDELEN Bij interne communicatie wordt een breed scala aan communicatiemiddelen ingezet. Naast mondelinge en schriftelijke communicatie is het digitaal versturen van informatie een steeds grotere rol binnen de organisatie gaan spelen. Dit plan beoogt een prominentere rol voor de verdere digitalisering binnen PWH. Daarnaast wordt voor informatieverstrekking in toenemende mate gebruik gemaakt van intranet of social media. Intranet Voor PWH wordt intranet onmisbaar. Het helpt werknemers hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren en is ook van belang op het sociale vlak. Intranet kan naast een taakgerichte functie ook een sociale functie hebben. Met name de mogelijkheid tot contact met collega s en het opdoen van nieuwe ideeën kan zorgen voor een grotere binding. De taakgerichte functie wordt door PWH inmiddels gebruikt b.v. HKZ, beleidsstukken. Daarnaast is er een start gemaakt met de sociale functie maar dit behoeft nog verdere uitbreiding. Social Media Social media is niet weg te denken in de huidige maatschappij. De jongere generatie van PWH maakt in toenemende mate gebruik van social media. Op de inzet van social media binnen PWH zal ingestoken moeten worden maar beleidsafspraken hierover dienen nog te worden gemaakt. 6. DE KRACHT VAN VERBINDING Betrokkenheid en motivatie komen in belangrijke mate tot stand door de wijze waarop de informatiestromen binnen de organisatie functioneren. Dit vergt van een ieder inzet. Een van bovenaf ingezette informatiestroom dient omgezet te worden in meedenken vanuit de basis. Met andere woorden: hoe creëren wij dialoog? Medewerkers dienen betrokken te worden bij de strategie van de organisatie en hoe zij zelf invulling kunnen geven aan deze strategie.

5 Blad 5 van RESULTATEN De communicatiedoelstellingen dienen SMART (specifiek- meetbaar- acceptabel- realistischtijdgebonden) te zijn. In het communicatieplan is dit zoveel mogelijk verwerkt. 8. PLANNING EN ORGANISATIE Dit plan omvat voorstellen voor de periode Een en ander is zover mogelijk aangegeven in dit plan. 9. PERSONELE EN FINANCIËLE MIDDELEN Communicatie vergt inzet van zowel personele als financiële middelen. In de sfeer van de personele inzet gaat het om inzet op directieniveau ten aanzien van strategisch en tactisch beleid én om inzet op het niveau van uitvoering, zeker wanneer het de productie van specifieke communicatiemiddelen betreft zoals informatiebulletins, nieuwsbrieven en website. In de huidige organisatiestructuur is er gekozen voor een manager marketing communicatie planning en ontwikkeling. Deze is initiator van en procesverantwoordelijk voor de interne communicatie. In de jaarlijkse begroting is een budget voor communicatie en PR opgenomen. 10. COMMUNICATIEPLAN Ten aanzien van de interne communicatie Communicatie / instrument Doel Wat willen we communiceren Doelgroep Planning Verantwoordelijk / Organisatie Mondelinge communicatie Overleg directeurbestuurder met beleidszaken + Terugkoppeling raad van toezicht strategische ontwikkelingen. Overleg directeurbestuurder met beleidszaken + Overleg over managers operationele zaken Overleg managers Overleg over tactische en operationele zaken Raad v Toezicht 1 x per kwartaal Directeurbestuurder Managementteam 1x per Directeur- (MT) 2 weken bestuurder Managers 1x per 2 weken Managers

6 Blad 6 van 11 Managers VE-coaches 1 x per maand VE-Managers Alle Tenminste 1 keer Directeurbestuurder per jaar OR 1 x per maand Directeurbestuurder Voorzitter OR 1x per maand Directeurbestuurder OR 1 x per maand Voorzitter OR Team / manager 1 x per 3 Manager maanden Team 1x per 6 weken Beroepskrachten van speelzaal Medewerkers 1 x per 6 weken Hoofd financiële financiële en administratie en kindadministratie middelenbeheer Overleg managers VE-coaches Overleg in zake strategisch beleid Overleg met Ondernemingsraad (OR) Overleg voorzitter OR+ dir. - bestuurder Onderling beraad OR Teamoverleg manager met team peuterspeelzaal Teamoverleg speelzaal Teamoverleg financiële - en kindadministratie Overleg over operatonele zaken in de peuterspeelzalen Strategisch beleid en belangrijke veranderingen Advies/ informatie en instemming over besluiten van directie m.b.t. het sociaal beleid. Ter voorbereiding en afstemming Ter voorbereiding van het ORdirectieoverleg Kwaliteit van het werk verbeteren Samenwerking en betrokkenheid vergroten. Informatieverstrekking. Resultaten bespreken. Samenwerking team en informatieverstrekking Samenwerking en betrokkenheid vergroten. Optimaliseren werkprocessenad ministratie. Resultaten bespreken.

7 Blad 7 van 11 Teamoverleg Samenwerking en Medewerkers 1 x per 6 weken Manager HR secretariaat en betrokkenheid secretariaat en P&O P&O vergroten. Optimaliseren werkprocessen secretariaat en P&O. Resultaten bespreken. Personeels- Feedback/terug- Alle Indien nodig Afhankelijk van bijeenkomst koppeling. PWH onderwerp Leggen van Directeur- contacten tussen bestuurder div. psz. Managers Rechtstreeks info Hoofd fin. verschaffen. administratie Manager HR Overleg Centrale Ouderraad Adviseren over beleid PWH Ouderraad 2 x per jaar Directeurbestuurder Functionerings- Vaststellen van Alle 1 x per jaar Leidinggevende gesprek nieuwe doelen en PWH verbetermaatregelen en terugblik op afgelopen periode. Beoordelings- Beoordeling van Alle incidenteel Leidinggevende gesprek medewerker PWH Introductiecursus Nieuwe Nieuwe 1 x per maand Manager nieuwe voorschoolse informeren over educatie en gang v. zaken pedagogisch binnen PWH en beleid introduceren Introductiecursus Nieuwe stagiaires Stagiaires 2x per jaar Manager nieuwe stagiaires informeren over (sept.+jan.) voorschoolse gang v. zaken educatie en binnen PWH pedagogisch beleid

8 Blad 8 van 11 Schriftelijke communicatie (Sociaal) Informatie en Alle medew. PWH 1 x per jaar Directeur- Jaarverslag verantw. over het Raad v. Toezicht bestuurder gevoerde beleid. OR Ouderraad Management- Vertaling van MT 1x per jaar Directeur-bestuurder plan beleids- Raad v. Toezicht voornemens incl. OR Resultaatafspraken. Tussentijdse Terugblik+ MT 2x per jaar Directeur-bestuurder rapportages evaluatie op Hoofd. Fin. resultaten. Raad v. Toezicht Digitale communicatie Digitale Versterken van Alle doelgroepen 1 x per 2 Manager marketing nieuwsbrief band tussen van interne weken communicatie -planning en en communicatie organisatie de organisatie. (zie 11) Tevens relevante informatie R.v.T. en OR en alle informatie uit tijdschriften die van belang is 11. OVERZICHT VAN DE OVERLEGVORMEN Binnen PWH worden diverse overlegvormen gehanteerd. Een overzicht van de overlegvormen, deelnemers, besluitvorming, beschikbaarheid notulen, vergaderfrequentie is hier opgenomen. Raad van Toezicht Managementteam Managementoverleg Management/VE coaches overleg Overleg inzake strategisch beleid Directie-OR overleg Onderling Beraad OR Teamoverleg peuterspeelzalen Teamoverleg Secretariaat en P&O Teamoverleg Kind- en Financiele Administratie Personeelsbijeenkomst Overleg Centrale Ouderraad

9 Blad 9 van 11 Raad van toezicht De Raad van Toezicht heeft tot taak het toezicht houden op het strategisch beleid van de directeurbestuurder en op de algemene gang van zaken in de stichting alsmede het uitoefenen van de taken en bevoegdheden die in de statuten aan de Raad van Toezicht zijn opgedragen of toegekend. De Raad van Toezicht wijst uit zijn midden een voorzitter aan en bestaat uit ten minste drie personen. De Raad van Toezicht vergadert tenminste elk kwartaal in aanwezigheid van de directeur-bestuurder. Besluiten worden genomen met tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen, als ter vergadering alle in functie zijnde leden van de Raad van Toezicht aanwezig zijn. De notulen worden vastgesteld en getekend door degenen die in de vergadering als voorzitter en notulist hebben gefungeerd. De notulen worden vervolgens bewaard door de directeur-bestuurder. Een lid van de Raad van Toezicht wordt op voordracht van de Ondernemingsraad benoemd. Voorafgaand aan een Raad van Toezicht vergadering heeft de voorzitter van de OR contact met dit lid van de Raad van Toezicht om de lopende zaken te bespreken. De notulen, gemaakt door het secretariaat, worden per mail aan de leden van de Raad van Toezicht toegezonden. Managementteam (MT): overleg directeur-bestuurder en managers Het managementteam (MT) vertaalt het strategisch beleid van de instelling in tactisch beleid en heeft tot taak het bundelen, afstemmen en coördineren van het tactisch beleid. Het MT neemt besluiten bij consensus/meerderheid van stemmen. De directeur-bestuurder heeft vetorecht. De directeurbestuurder geeft leiding aan het MT overleg, iedere deelnemer kan agendapunten aandragen. De directeur-bestuurder zit het overleg voor. Het MT wordt gevormd door de directeur-bestuurder, manager HR, manager voorschoolse educatie, manager voorschoolse educatie en pedagogisch beleid, manager zorg en kwaliteit, manager marketing- communicatie- planning en organisatie, hoofd financiën en middelenbeheer. Vast agendapunt is de stand van zaken van de algemene beleidslijn binnen PWH. Iedere 2 weken vindt er een MT overleg plaats. De notulen van het overleg worden opgesteld door het secretariaat, per mail toegezonden aan de leden van het MT en in de eerstvolgende MT-vergadering vastgesteld. Managementoverleg / Onderling overleg managers In het onderling overleg managers vindt bundeling, afstemming en coordinatie plaats met betrekking tot de aansturing van de organisatie. De manager marketing communicatie- planning en organisatie geeft leiding aan dit overleg. Vast agendapunt is uniformiteit en aansturing op de peuterspeelzalen. De notulen van dit overleg worden bij toerbeurt door een van de aanwezige managers gemaakt en per mail verstuurd naar alle deelnemers en aan de directeur-bestuurder. Het overleg vindt 1x per 2 weken plaats in de weken dat er geen MT-vergadering is. Overleg managers met ve coaches In het 1x per maand plaatsvindend overleg tussen de VE managers en de VE coaches worden operatonele zaken in de peuterspeelzalen besproken die van belang kunnen zijn voor de managers c.q. van invloed kunnen zijn op bij de taakuitvoering van de VE-coaches. Een van de twee managers voorschoolse educatie geeft leiding aan dit overleg. De notulen van dit overleg worden bij toerbeurt door een van de aanwezige VE coaches gemaakt en digitaal toegezonden aan de leden van dit overleg.

10 Blad 10 van 11 Overleg inzake strategisch beleid Tenminste eenmaal per jaar vindt er een overleg plaats op initiatief van de directeur-bestuurder met betrekking tot het strategisch beleid van PWH. De directeur-bestuurder bereidt dit overleg voor en alle worden hiervoor uitgenodigd. Er worden geen notulen gemaakt. Eventueel informatiemateriaal wordt vooraf of achteraf uitgereikt. Overleg ondernemingsraad met directie Eenmaal per maand vindt er een overlegvergadering plaats tussen de directeur-bestuurder als werkgever en de Ondernemingsraad als vertegenwoordigend orgaan van het personeel van PWH. Een van de belangrijkste taken van de OR is het plegen van overleg namens de werknemers met de directeur-bestuurder over de gang van zaken binnen de organisatie. Hoewel de OR per definitie een werknemersvertegenwoordiging is, is ook de medezeggenschap van de vrijwillige via de OR geregeld. Naast de vijf zetels voor personeelsleden kent de raad twee plaatsen voor vertegenwoordigers van de vrijwilligers. De directeur-bestuurder en voorzitter OR stellen samen de agenda op en zitten afwisselend de vergadering voor. Afhankelijk van het onderwerp heeft de OR adviesrecht of instemmingsrecht conform de WOR. Tenminste twee/derde van alle in functie zijnde leden dienen aanwezig te zijn. De goedgekeurde notulen (opgesteld door het secretariaat van PWH) worden op het Intranet van PWH geplaatst. Bij convenant kunnen nadere afspraken worden gemaakt tussen OR en directeur-bestuurder gemaakt. Onderling beraad ondernemingsraad Voorafgaand aan het OR-directieoverleg vindt er maandelijks een onderling beraad plaats. Dit overleg dient ter voorbereiding van het OR-directieoverleg. Alle OR-leden (7 personen) nemen aan dit overleg deel. De voorzitter en de secretaris bereiden de vergadering voor. De voorzitter verstuurt de agenda 5 dagen voor de vergadering naar de leden. De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de OR. Besluiten worden genomen met tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen als ter vergadering alle in functie zijnde leden van de OR aanwezig zijn. De notulen worden naar de ORleden verstuurd en zijn tenminste 5 dagen voorafgaand aan het OR-directieoverleg aanwezig bij de OR-leden. Deze notulen worden gemaakt door de secretaris van de OR. De vergaderingen zijn openbaar. Het teamoverleg van de peuterspeelzalen met manager Het teamoverleg van de peuterspeelzalen met de manager, voor werknemers en vrijwilligers, vindt een keer in de 3 maanden plaats. Het overleg neemt besluiten bij consensus of meerderheid. De manager heeft vetorecht. De notulen zijn beschikbaar voor de deelnemers en worden per toerbuurt gemaakt. Vaste agendapunten zijn HKZ, resultaatafspraken peuterspeelzaal, samenwerking team, kindbespreking en de projecten. Het teamoverleg van de peuterspeelzalen Het teamoverleg van de peuterspeelzalen, voor werknemers en vrijwilligers, vindt een keer in de 6 weken plaats. Iedere deelnemer kan agendapunten aandragen. Een van de beroepskrachten is de voorzitter van het overleg.. De notulen zijn beschikbaar voor de deelnemers en worden per toerbuurt gemaakt. Vaste agendapunten zijn, samenwerking team, kindbespreking en de projecten.

11 Blad 11 van 11 Teamoverleg financiële - en kindadministratie Het overleg vindt plaats tussen de van de financiële- en kindadministratie en heeft tot taak het bundelen, afstemmen en coördineren van de financiën en kindadministratie van PWH. Besluiten worden genomen bij consensus/meerderheid van stemmen. Het hoofd administratie en middelenbeheer heeft vetorecht. Iedere deelnemer kan agendapunten aandragen. Het hoofd van de afdeling zit het overleg voor en maakt de besluitenlijst. Het overleg vindt eenmaal per maand plaats. De van de financiële en kindadministratie nemen deel aan dit overleg. Teamoverleg secretariaat en p&o Het overleg vindt plaats tussen de van het algemeen secretariaat en de afdeling personeel en heeft tot taak het bundelen, afstemmen en coördineren van de algemene en personeelsadministratie van PWH. Het secretariaat en P&O overleg neemt besluiten bij consensus/meerderheid van stemmen. De manager HR geeft leiding aan het overleg en heeft vetorecht. Iedere deelnemer kan agendapunten aandragen. De deelnemers aan het overleg zijn de manager HR, administratief personeelsadministratie en de secretaresse deel. Dit overleg vindt een keer in de zes weken plaats. Aanwezigen maken bij toerbeurt notulen van dit overleg. Personeelsbijeenkomst Afhankelijk van het onderwerp kan een lid van het MT een personeelsbijeenkomst bij elkaar roepen voor alle of een deel van de. Voornaamste doel van deze bijeenkomst is het rechtstreeks informatie verschaffen over een bepaald onderwerp. Er worden notulen gemaakt die naar alle peuterspeelzalen worden verstuurd. Centrale ouderraad De centrale ouderraad vertegenwoordigt de belangen van ouders en peuters. De ouderraad kan, gevraagd of ongevraagd de directeur-bestuurder van PWH adviseren over onderwerpen die vooral voor de ouders belangrijk zijn. De centrale ouderraad heeft een rol als gesprekspartner en fungeert als klankbord voor de directeur-bestuurder en management van PWH. Ouders kunnen via de centrale ouderraad invloed uitoefenen (middels een adviesrecht) op het beleid van PWH. De COR vergadert minimaal 2 keer per jaar samen met de directeur-bestuurder. De notulen van de vergaderingen zijn ter inzage voor andere ouders, MT en directeur-bestuurder. De vergaderingen zijn openbaar. *******************