Handleiding Personal METIS

Transcriptie

1 Handleiding Personal METIS (Edit) METIS versie 2.1 Handleiding Personal METIS van de juridische faculteit

2 Inhoudsopgave: Inleiding...2 Facultair beheerder...2 Opstarten...2 Wachtwoord wijzigen...3 Lijst van publicaties...3 Toevoegen van publicaties...6 Bekijken en/of wijzigen van publicaties...9 Maken van overzichten...10 Toevoegen van de juiste auteur en werkrelatie...12 Het digitaal aanleveren van uw publicatie via METIS...14 Bijlage: Personal Metis op een andere locatie...23 Bijlage: Personal Metis en de Mac...23 Bijlage: Door iemand anders...23 Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 1

3 Inleiding METIS is het onderzoeksinformatie en -registratiesysteem van de Universiteit Leiden. Personal Metis is de web interface waarmee u als onderzoeker toegang heeft tot METIS. U kunt hiermee uw publicaties registreren en overzichten daarvan genereren. Het registreren bestaat uit twee onderdelen: enerzijds het invoeren van uw publicatie in METIS en anderzijds het toevoegen van uw publicatie aan DSpace, het on-line repositorium van de Universiteitsbibliotheek (door middel van METIS). Door het invoeren van uw publicatie in Metis komen de gegevens van uw publicatie ook op uw persoonlijke webpagina terecht (indien deze daarop is voorbereid zie de website van het Meijers Instituut: Aldus bevat uw webpagina, de 'publicatietab', steeds de meest actuele resultaten van uw onderzoek. Door uw publicatie toe te voegen aan Dspace ontstaat er een link tussen de gegevens van uw publicatie op uw persoonlijke website en uw electronische publicatie in DSpace. Zo kunnen bezoekers direct vanuit uw persoonlijke pagina uw publicatie opvragen. Het toevoegen van uw publicatie in DSpace maakt deze ook goed zichtbaar voor zoekmachines (zoals Google) e.d. PC-eisen Om goed met METIS te kunnen werken wordt minimaal een Pentium IV, 2.6Ghz aanbevolen. METIS werkt het beste met een scherminstelling van ten minste 1024 x 768. Alle gegevens zijn dan zichtbaar op het scherm. METIS werkt nog niet als u de laatste versie van Microsoft Windows (Vista) heeft geïnstalleerd. Enkele wenken vooraf: Als u Personal Metis opstart vanuit het Start-menu, wordt de webbrowser Internet Explorer opgestart (indien deze nog niet actief was), of het laatst gebruikte Internet Explorer scherm in gebruik genomen. Voordat u Personal Metis gaat gebruiken: op de Google toolbar `pop-ups blocked aanklikken zodat `pop-ups okay verschijnt. Mocht er toch een pop-up blokkering ontstaan, dan kan door de control-toets ingedrukt te houden toch het venster worden geopend. In Metis is de rechter muisknop niet functioneel; toch kunt u vanuit andere programma s (bijvoorbeeld Word) informatie naar Metis kopiëren; de sneltoetsen zijn: Ctrl + C (kopiëren/copy) en Ctrl + V (plakken/paste). Benodigdheden: name, Password, Database om Metis op te starten; Blackboard account (ULCN-account); juiste meta-data van de desbetreffende publicatie die u wilt invoeren; pfd-file van uw publicatie; contract met uitgever (embargo op de publicatie?). Facultair beheerder Drs. P.C. (Petra) van der Weel Facultair beheerder Metis Universiteit Leiden Faculteit der Rechtsgeleerdheid E.M. Meijers Instituut Kamer B 4.22 Steenschuur ES Leiden [email protected] tel /5200 Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 2

4 Opstarten Na het aanklikken van de Personal Metis URL komt u in een inlogscherm. Via het Startmenu, Programs, Information Services, Metis, Metis PM kunt u personal metis óók opstarten. Hier voert u achtereenvolgens uw gebruikersnaam, uw wachtwoord en de naam van de database (meleiprd) in. Daarna klikt u tweemaal op de knop Logon. U kunt de Metis URL natuurlijk ook toevoegen aan uw Internet Explorer Favorites/Favorieten (bookmarks). Wachtwoord wijzigen Desgewenst kunt u uw wachtwoord wijzigen. Daarvoor gaat u naar het zogenaamde Metis DEC, via het startmenu (Programs, Information Services, Metis, Metis DEC) of via de URL ( U logt in met uw Personal Metis gegevens. Daarna kiest u Acties ; Wachtwoord en als alles is ingevuld, drukt u op de knop Vastleggen. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 3

5 Lijst van publicaties Indien er al publicaties van u in METIS zijn ingevoerd, verschijnt er na het inloggen een scherm met uw publicatieoverzicht. Als er nog geen publicaties zijn geregistreerd, krijgt u het scherm voor het toevoegen van publicaties (zie hoofdstuk Toevoegen van publicaties). Het scherm met het publicatieoverzicht ziet er als volgt uit: In deze lijst worden uw publicaties getoond; de meest recente staan bovenaan. Met de knoppen onderaan de pagina kunt u door het overzicht scrollen. U kunt ook rechtstreeks naar een andere pagina gaan door links onder een ander paginanummer in te vullen. Uitleg van de knoppen aan de bovenkant van uw scherm Afmelden (Afsluiten): u sluit het scherm af en verlaat Personal Metis. De applicatie/browser als zodanig wordt niet afgesloten. Het kan echter geen kwaad dit zelf alsnog te doen. incl. (co-)promotor of excl.(co-)promotor: toont naar keuze wel of niet de dissertaties waarvan u (co-)promotor bent. Deze dissertaties worden in het overzicht gekenmerkt door een baret voor de dissertatie. Toevoegen: een nieuwe publicatie invoeren zie hoofdstuk Toevoegen van publicaties Overzichten: een overzicht van publicaties maken zie hoofdstuk Maken van overzichten Detail (raadplegen/wijzigen): detailgegevens van een publicatie bekijken en/of wijzigen, zie hoofdstuk Bekijken en wijzigen van publicaties. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 4

6 Icoontjes Het gele icoontje voor een publicatie staat voor Onderhanden werk. Dat betekent dat u de publicatie nog moet aanvullen. Het baret icoontje geeft aan dat het om een dissertatie gaat. Zie ook de uitleg bij Toevoegen van publicaties, hieronder. Indien u publicaties uit voorgaande jaren mist, neem dan contact op met uw facultair beheerder. Mist u recente publicaties, dan kunt u die zelf toevoegen zie hoofdstuk Toevoegen van publicaties. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 5

7 Toevoegen van publicaties U kunt zelf op elk gewenst moment nieuwe publicaties in Metis toevoegen. Na klikken op de knop Toevoegen, verschijnt het volgende scherm: Publicatie soorten: de soort publicatie kiest u als eerste, via de scroll-bar kunt u naar beneden scrollen. Zie de omschrijvingen op de website: Onder de knop User Guide wordt in het engels omschreven hoe de velden moeten worden ingevuld. Beknopte uitleg van de velden; auteur: hier wordt standaard uw naam ingevuld. Deze naam mag niet worden gewijzigd in verband met koppelingen op de achtergrond. Indien u niet de eerste auteur bent, kunt u het rangnummer aanpassen achter uw naam, nadat u tenminste één andere auteur heeft toegevoegd. De eerste facultaire auteur registreert de publicatie in Metis; dubbele publicaties zijn niet toegestaan. Als bij publicaties een aangepaste naam van u moet worden opgenomen, kan de facultaire coördinator daarvoor een alias van uw naam aanmaken. medeauteurs: nogmaals, de eerstgenoemde facultaire auteur registreert de publicatie in Metis. De co-auteurs kunnen via de hulplijst worden geselecteerd. Het is van belang dat altijd de juiste persoon, met de juiste werkrelatie wordt geselecteerd. Zie hiervoor het voorbeeld in het hoofdstuk Toevoegen van de juiste auteur en werkrelatie. Als de auteur niet bekend is in Metis kunt u de achternaam van de auteur rechtstreeks in het eerste veld intikken. U krijgt dan de melding: dit is een nieuwe medewerker of auteur. Betreft het een auteur van uw eigen faculteit, dan meldt u dit aan uw facultair beheerder. Is het een auteur van buiten de faculteit, dan kunt u doorgaan door op de knop OK te klikken en vervolgens de voorletters in te tikken. verslagjaar, jaar uitgave: Bij verslagjaar voert u het jaar in waarin uw publicatie is verschenen. Metis vult hier automatisch het huidige jaartal (moment van invoeren) in; wijzig dit jaartal indien nodig. Bij sommige publicatiesoorten staat na het verslagjaar ook een jaar van uitgave. Deze moeten aan elkaar gelijk zijn, met uitzondering van boekredactie hierbij kan het jaar uitgaven later zijn dan het verslagjaar. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 6

8 classificatie: via de hulplijst kunt u de classificatie selecteren. Voor hulp bij het kiezen van de juiste classificatie kunt u zich wenden tot de E.M. Meijers webstek: status: dit veld wordt automatisch gevuld met onderhanden werk. Als u alle gegevens hebt ingevoerd, kiest u de status gepubliceerd. Dit betekent niet dat uw publicatie direct op de medewerkerspagina verschijnt. In beginsel worden alle ingevoerde publicaties met de status gepubliceerd aan het einde van iedere werkdag openbaar gezet. Deze worden dan zichtbaar op uw persoonlijke webpagina, op het tabblad Publicaties. Het gevolg is wel dat u dan niet meer zelf wijzigingen in de publicatiegegevens kunt aanbrengen. Indien dit nodig is, wendt u zich tot de facultaire Metisbeheerder. ISBN-nummer van een boek met spaties of streepjes. tijdschrift: hier kunt u met behulp van de hulplijst een tijdschrift kiezen. Ontbreekt het tijdschrift dan vult u in: onbekend en meld per aan de facultair beheerder welk tijdschrift in de hulplijst ontbreekt; vermeld hierbij de exacte titel van het tijdschrift, de uitgever en het ISSN-nummer. Het ISSN-nummer wordt automatisch ingevuld als het bekend is in de lijst met tijdschrifttitels. samenvatting: hier kunt u een korte samenvatting van uw publicatie opnemen. Bij een boek of dissertatie vergroot het toevoegen van een samenvatting of aanvullende sleutelwoorden (zoektermen) de kans dat uw werk via Google wordt gevonden en dat de publicatie hoog op de ranking gaat scoren. meer: onder de knop Meer staan de velden code onderzoek, interne classificatie, kenmerk en informatiedrager. Of deze velden gevuld moeten worden hangt af van facultaire afspraken. Code onderzoek is een verplicht veld; hier vult u de code van uw desbetreffende deelprogramma in. Voor hulp bij het kiezen van de juiste programmacode kunt u zich wenden tot de E.M. Meijers website: Deze pagina zal worden aangepast, indien er wijzigingen zijn in de facultaire onderzoekprogrammering. N.b. U moet altijd uw deelprogramma selecteren en niet het programma. Er kunnen meerdere deelprogramma s worden ingevoerd (1 code van een deelprogramma per regel). informatiedrager (indien van toepassing): als uw publicatie een online publicatie is, dan kunt u op deze plaats het internetadres opgeven. Vastleggen van de publicatie. Het kan zijn dat u een verplicht veld nog moet invullen; er verschijnen asterisken bij de verplichte velden. Nadat u vastlegt, verschijnt een bevestiging van de gegevens van uw publicatie. Let op: de status van de zojuist ingevoerde publicatie dient gepubliceerd te zijn (anders kan deze niet worden meegenomen in de hierboven beschreven openbaar procedure ). Vervolgens kunt u herstellen, stoppen, opnieuw een publicatie invoeren of kiezen voor de button upload full text. Het veld Log In to DSpace verschijnt en u moet uw Blackboard account (ULCNaccount) invullen. Zie verder het hoofdstuk Het digitaal aanleveren van uw publicatie via Metis. Het uploaden kan ook later gebeuren; zie hoofdstuk Bekijken en/of wijzigen van publicaties. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 7

9 Bijzonderheden bij het invoeren van publicaties Sommige typen publicaties leveren wellicht wat vragen op. Hieronder wordt ingegaan op enkele aandachtspunten. - Als u promotor of co-promotor bent, moet dit worden opgegeven in Metis. Dit doet u door te kiezen voor publicatiesoort Dissertatie. Personal Metis zal u dan automatisch toevoegen als mede-auteur. U kunt dit zelf niet veranderen. Desgewenst kan de facultair beheerder e.e.a. juist instellen. - Bij het invoeren van een artikel in een bundel/proceedings moet u meer invoeren dan op het eerste gezicht het geval lijkt. Als u de titel van de bundel heeft ingevuld, klikt u daarop, zodat er een extra invulscherm verschijnt. Daarin kunt u informatie betreffende de bundelredactie, uitgever e.d. invoeren. Via Personal metis kunnen diverse publicatie typen worden ingevoerd (waaronder, lezingen e.d.). Het is de bedoeling dat alleen publicaties worden ingevoerd voor de faculteit der Rechtsgeleerdheid. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 8

10 Bekijken en/of wijzigen van publicaties Als u een publicatie uit de publicatielijst wilt inzien, kan dat op twee manieren: 1. door dubbel te klikken op de publicatie 2. door op de knop Raadplegen/wijzigen te klikken. Daarna ziet u het volgende scherm: U kunt de publicatiegegevens alleen wijzigen als het veld status op onderhanden werk of gepubliceerd staat. Heeft de publicatie een andere status bijvoorbeeld vanwege de eerdergenoemde openbaar procedure en wilt u toch nog gegevens wijzigen, neem dan contact op met de facultair beheerder. Uitleg van de knoppen aan de bovenkant van het scherm Upload full text: met deze knop kunt u de full text van de publicatie uploaden. Zodra de facultair beheerder de publicatie de status Openbaar heeft gegeven, wordt deze full text samen met de bibliografische gegevens van de publicatie naar de bibliotheek gestuurd. De gegevens worden dan opgenomen in het digitaal wetenschappelijk archief van de Universiteit; het Leidse repositorium. <<: vorige publicatie bekijken >>: volgende publicatie bekijken Afsluiten: detailoverzicht afsluiten Verwijderen: staat u met uw cursor op het veld soort resultaat en u klikt op de knop VERWIJDEREN, dan verwijdert u de gehele publicatie; u krijgt de vraag voorgelegd of u deze publicatie wilt verwijderen. Staat u met uw cursor in een ander veld bijvoorbeeld Auteur of Tijdschrift en u klikt op de knop verwijderen, dan wordt alleen de inhoud van dat veld verwijderd. Hulplijst: hiermee kunt u de hulplijst bij het geselecteerde veld oproepen. In een hulplijst staan alle beschikbare opties voor het desbetreffende veld. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 9

11 Kopiëren: hiermee kunt u een kopie maken van een reeds ingevoerde publicatie. Dit gebruikt u als u een tweede publicatie invoert die voor een deel gelijk is aan een andere publicatie, bijvoorbeeld twee artikelen in dezelfde congresbundel. Vastleggen: hiermee legt u de gewijzigde gegevens vast. Maken van overzichten Via de knop OVERZICHT in het startscherm kunt u een overzicht van uw publicaties maken. Er verschijnt eerst een scherm waarin u uw selectiecriteria kunt aangeven (zie onderstaand voorbeeld). U kunt zelf aangeven welke gegevens opgenomen moeten worden en hoe het overzicht er uit moet komen te zien. Uitvoermogelijkheden sorteren: hier kunt u aangeven in welke volgorde de gegevens gesorteerd moeten worden. Door het vakje open te klikken achter het veld kunt u de sorteervolgorde bepalen. opmaak: keuze om de beknopte tijdschriftnaam af te drukken i.p.v. de volledige naam. publicatiejaar: selectie van publicatiejaren. groepering incl. labels: keuze voor een groepering met kopjes. classificatie: selectie van een bepaalde soort publicatie, bijvoorbeeld alleen wetenschappelijke publicaties. dissertatie: keuze om ook de dissertaties waarvan u promotor bent af te drukken. uitvoer: keuze uit de formaten APA (voor officiële publicatielijsten), lijst beknopt (met aanvullingen onderzoekscode en soort publicatie), lijst gedetailleerd (met aanvulling organisatiedeel), RIS format en bibtex (voor het inlezen in andere programma s, o.a. EndNote) en Vancouver (wordt gebruikt door medische faculteiten). bestand: keuze uit RTF (voor Word), text-ascii (platte tekst), HTML (voor webpagina s) en PDF (voor Acrobat). Wanneer u heeft aangegeven wat voor soort overzicht u wilt hebben, klikt u op de button Uitvoeren. De eerste keer dat u een overzicht maakt moet u de control-toets vasthouden terwijl Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 10

12 u op Uitvoeren klikt. Er verschijnt een scherm File Download met de door u gevraagde gegevens. Het vinkje bij de melding `Always ask before opening this type of file haalt u weg. Vervolgens kunt u het document openen of bewaren en verder als word-bestand bewerken en printen. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 11

13 Toevoegen van de juiste auteur en werkrelatie Klik op de knop (hulp)lijst Als de persoon niet in de lijst wordt getoond, vink dan de totale lijst aan Klik op het gele plusje achter de naam; er verschijnt een nieuw venster. De afdeling waar de persoon is aangesteld, wordt getoond in dit venster. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 12

14 Selecteer de juiste afdeling door daarop te dubbelklikken Indien van een auteur in Metis meerdere actieve werkrelaties staan geregistreerd, ziet dit venster er anders uit. De verschillende werkrelaties zijn vetgedrukt; bij de relaties staat een zgn. checkbox. Vink de checkbox bij de juiste werkrelatie aan; door vervolgens te dubbelklikken is de selectie voltooid en wordt het venster gesloten. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 13

15 Het digitaal aanleveren van uw publicatie via METIS 1. Voer uw publicatie in Personal METIS in. Uw publicatie wordt vervolgens door het Meijers Instituut gevalideerd (de status van de publicatie veranderd dan van gepubliceerd naar openbaar. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 14

16 3. In beginsel worden alle ingevoerde publicaties met de status gepubliceerd omgezet naar openbaar. Als u dan naar uw publicatie gaat in Personal Metis verschijnt bij uw publicatie de knop: Upload full text. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 15

17 4. Als u op deze zogenaamde uploadbutton klikt verschijnt het onderstaande inlogscherm; gebruik hiervoor aub uw Blackboard account (ULCN-account). Zie voor ULCN ook: Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 16

18 5. Vervolgens kunt u uw publicatie (pfd-file) van uw computer browsen en eventueel een embargo instellen. Wij beschikken niet over het contract dat u met uw uitgever / tijdschrift heeft afgesloten en gaan dus uit van de informatie die u hier opgeeft. U kunt zich desgewenst laten informeren over zaken omtrent auteursrecht en wat bij de Universiteit Leiden bekend is op het gebied van algemene open access policies van tijdschriften en uitgevers via het auteursrechteninformatiepunt. Zie ook: Via deze uploadbutton levert u uw publicatie aan aan het Leids Repositorium. Zie ook: 6. Nadat u uw publicatie heeft beschreven en laten valideren, verschijnt er een link naar deze publicatie in uw persoonlijke publicatielijst op uw persoonlijke webpagina. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 17

19 7. Uw publicaties staan onder het tabblad publicaties : Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 18

20 Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 19

21 8. Hier treft u de al uw in METIS beschreven en gevalideerde publicaties aan en in die gevallen waarbij u uw publicatie digitaal heeft aangeleverd, verschijnt ook een linkje naar de betreffende publicatie in het Leids Repositorium. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 20

22 9. Indien u op de link klikt, verschijnt de betreffende publicatie in het Leids Repositorium: 10. Indien u de publicatie wilt openen hoeft deze alleen nog maar te klikken op: View/Open en de betreffende publicatie verschijnt: Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 21

23 11. Tenslotte, door opname van uw publicaties in het Leids Repositorium is uw onderzoek goed vindbaar via Google, Yahoo en andere zoekmachines. Met name zoeken op auteur en titel (en de combinatie) werkt zeer goed. Zie bijvoorbeeld: Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 22

24 Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 23

25 Personal Metis op een andere locatie Als u Personal Metis wilt gebruiken op een andere werk locatie (of misschien wel thuis) dan kunt u gebruik maken van de onderstaande link: U wordt gevraagd om toestemming te geven, zodat een programma kan worden geïnstalleerd. Dit moet eenmaal gebeuren door iemand met administratieve rechten. Dit is bij u thuis geen probleem, maar op uw werk zult u de IT afdeling moeten vragen of zij voor u het programma willen instaleren. Personal Metis en de Mac Het is mogelijk om Personal Metis te gebruiken op een Mac (of Apple computer). Het probleem hierbij is echter dat de letters erg klein zijn. Er volgen nu een aantal handige tips om u te helpen met Personal Metis te kunnen werken ondanks deze kleine tegenslag. Als u OS X 10.5 heeft dan kunt u door de toets-combinatie 'alt' + 'cmd' + '=' in te drukken kun je het scherm vergroten. Met de muis kan je links en rechts bewegen over het scherm. Door 'alt' + 'cmd' + '-' in te drukken kan je scherm verkleinen tot de normale grootte. Zo wordt de tekst groter, maar ook wat vager. Het helpt ook om in Metis gebruik te maken van de getallen in plaats van de menu s. Personal Metis en de Mac Ondanks het gemak van Personal Metis zal een (klein) deel van u het toch liever uit handen geven aan een secretaresse of student assistent. Het is hierbij van belang dat de ander weet hoe uw publicatie moet worden ingevoerd en geupload in Metis. Zorg ervoor dat iemand op zijn minst de volgende gegevens tot zijn beschikking heeft: - uw ULCN-account gegevens (die doorgestuurd is naar een account dat u gebruikt) - een lijst van uw publicaties waarop moet zijn aangegeven of het een wetenschappelijke publicatie is of een vak publicatie. Het is aan te bevelen om de publicaties aan te leveren zoals staat omschreven in de laatste editie van Leidraad voor juridische auteurs. Voetnoten, bronvermeldingen, literatuurlijsten en afkortingen in Nederlandstalige publicaties zodat de invoerder weet om wat voor soort publicatie het gaat en dit eventueel kan opzoeken omdat een exemplaar op ieder secretariaat aanwezig is. Handleiding Personal Metis van de juridische faculteit 24