Notulen Bijzondere Ledenvergadering TC Panta Rhei d.d. 16 augustus 2013

Transcriptie

1 Aanwezig: Ernest Severens, Han van Oortmerssem, Mark Kroezen, Edward Indemans, Jurgen van Aggelen, Arno Martens, Lenie Meels, Rada Hermens, Henk Konings, Frits Hendriks, Marij Rutjes, Wim Peeters, Hanny Lejeune, Jeanny Gruner, Fons Hornstra, Tiny Daemen, Cor Pols, William van Riel, Marc Vereecken, Meerle Bosman, Lotte de Wit, Kirsten Klop, Marijke Ploemen, Ton Kroezen, Hadewich Kroezen, Dennis Janmaat, Mikko Durlinger, Truus Warlich, Niek Leurs, Winy Quaden, Paul van Noorden, Ruud Storcken, Chrit Konings, Charlotte Gans, Mia Konings, Winfried Hamacher, Gerard van Aggelen, Ruud Rutjes, Wil Kok, John van Hinsberg, Jeroen Zuurhout, Larry Hagedoren, Marjo Holla, Ruud Camps Afgemeld: Andy Maassen, Anne-Marie Kemps, Roel van de Pol, Willemien Göttgens, Renske Wagemans, Yvon Hendrix, Yolande Teney, Roel Teney, Zef Loop, Resie Loop, Martijn Ewalds, Raymond Goulding, Erik de Lepper, Nicole Schiffeleers, Edwin Claessens, Marion Claessens, Theo Gelissen, Stef de Lange, Rob Kirschbaum, Gerard Kuiper, Ed Kaptein, Wil Bergmans, Paul Timmermans, Monique Maas, Petra Smeets, Mark Smeets opening door interim voorzitter Ernest Severens Op basis van de presentielijst zijn er 42 leden aanwezig, waarvan 40 stemgerechtigde. TC Panta Rhei heeft momenteel 233 stemgerechtigde leden. De opkomst is dus minder dan 2/3 van de stemgerechtigden. Het is dus niet mogelijk om tijdens deze bijzondere ledenvergadering de statuten te wijzigen. Wijziging Statuten De huidige en de voorgestelde nieuwe statuten zijn op de verenigingswebsite beschikbaar. Ook zijn de belangrijkste wijzigingen op een rij gezet. Deze belangrijkste wijzigingen worden deze avond punt voor punt besproken: Voor een statuten wijziging kan vervolgens binnen 3 weken een nieuwe ledenvergadering bijeengeroepen en gehouden worden, waar dan het betreffende voorstel tot wijzigen van de statuten met een meerderheid van stemmen beslist kan worden. In verband met de clubkampioenschappen in week 36, stelt de voorzitter voor om dit donderdag 12 september te doen. Dat is weliswaar over 4 weken Arno Martens merkt op dat dit niet conform de statuten is, en dus niet geldig zal zijn. Voorzitter antwoord dat dit bestudeerd zal worden, en indien nodig niet 1 maar 2 extra ledenvergaderingen gepland zullen worden. Bespreking van de voorgestelde wijzigingen Verplaatsen van de ALV van eind januari naar maart. Hierdoor verwachten we meer aansluiting met het buitenseizoen, en is het mogelijk om de alv te combineren met andere evenementen zoals huldiging van winterkampioenen. Pagina 1/8

2 Stemrecht voor ouders /verzorgers van jeugdleden Stemrecht voor jeugdleden: 1 ouder heeft stemrecht van alle kinderen samen. Indien ouders al lid zijn, krijgen ze geen extra stem. Han van Oortmersum vraag of deze stem alleen voor jeugdzaken geldt of voor alle zaken. Deze stem geldt voor alle zaken. Judith Klop vraagt wat de reden is voor deze wijziging Het bestuur is van mening dat ouders/verzorgers ook invloed zouden moeten kunnen hebben op het gevoerde beleid binnen de verenging. Fons Hornstra merkt op dat betrokkenheid daardoor mogelijk vergroot wordt Diverse soorten leden ereleden en lid van verdiensten samengevoegd. Binnen de statuten wordt bij de verschillende soorten leden gesproken over leden van verdiensten. Er is echter niet verder beschreven hoe leden een lid van verdiensten kunnen worden, en wat e.e.a. inhoudt. Voorstel is om lid van verdiensten samen te voegen met ereleden, en voortaan alleen nog maar over ereleden te spreken. Hoe wordt een erelid benoemd. Voorstel is dat leden iemand kunnen voordragen aan het bestuur, waarna het bestuur deze persoon kan voordragen tijdens de ALV. Het bestuur kan ook zelf kiezen om iemand voor te dragen. De uiteindelijke beslissing ligt bij de leden. Gerard van Aggelen merkt op: De statuten voorzien er al in dat leden een agenda punt mogen toevoegen tijdens de alv. Dus ook via die weg kunnen leden iemand voordragen. Dus hoeft niet extra genoemd te worden. Fons Hornstra merkt op dat sponsoren niet vermeld worden in de statuten als soort lid. Een aantal leden, sponsors, worden vrijgesteld van kantinediensten? Moet dit niet worden vastgelegd in de statuten? De voorzitter antwoordt dat dit niet wenselijk is. Eventuele afspraken over bijv. vrijstelling van kantinediensten zouden in een sponsorbeleid vastgelegd moeten worden, niet in de statuten. Aangezien de functie van sponsorcommissielid nog steeds vacant is, staat het huidige sponsorbeleid op een zeer laag pitje. De voorzitter polst de meningen van de aanwezigen t.a.v. de voorgestelde wijzigingen. In grote meerderheid is men het eens met de voorgestelde wijzigingen en het bestuur zal conform de statuten een nieuwe BLV beleggen met als enig agenda punt de wijziging van de statuten Wijziging Huishoudelijk reglement Belangrijkste wijzigingen in het huishoudelijk reglement: Ook hier geldt dat zowel het oude als het nieuwe huishoudelijk reglement op de website is gezet, en tevens de belangrijkste wijzigingen zijn beschreven. Ze worden vanavond punt voor punt besproken: Pagina 2/8

3 Art 1: Aanmelden van nieuwe leden via secretariaat Nieuw: Aanmelden via ledenadministratie Opm. Fons Hornstra: vraag naar een IBAN nummer i.p.v. een bankrekeningnummer. Dit wordt verwerkt in het huishoudelijk reglement Art 1. Lid h leden Toegevoegd, in geval van minderjarige dient een meerderjarige ouder/voogd te ondertekenen Art 3, betreffende de verwijzing naar een parkkaart, deze is niet meer actueel. Dit wordt vervangen door ledenpas van KNLTB Art 6 en 7 rechten en plichten Verplaatst van art 7 naar art 6 Met de leden pas i.p.v. parkkaart dient men zich te identificeren als lid van vereniging Art 8 Introductie van leden Toegevoegd, conform de afsprkan met de andere tennisverenigingen binnen de Gemeente Sittard- Geleen: leden van andere tennisclubs van de gemeente Sittard-Geleen mogen hier tennissen, mits dit Panta Rhei leden niet verhinderd om te spelen. Wel dient minimaal 50% van de spelers lid te zijn bij Panta Rhei. Fons Hornstra vraag wat spelen betekent: is dit per keer dat je hier speelt. Dus per 30 min / 60 minuten. Antwoord: Ja. Chrit: Hoe moet een lid van ander vereniging zich inloggen in het afhangbord Dit is inderdaad niet helemaal duidelijk, er wordt gekeken of er pasjes achter de bar gelegd moeten worden. Iemand merkt op dat dit toch alleen mag indien overige Panta Rhei leden niet verhinderd worden. Het zou dus niet nodig zijn om af te hangen. Dit punt wordt nog verder uitgewerkt. Art 9 Omvang van het bestuur Arno Martens merkt op dat er een tegenstrijdigheid is tussen de nieuwe statuten en beschrijving van de wijzigingen van statuten: In de nieuwe statuten staat minimaal 3 personen, zijnde een voorzitter, penningmeester en secretaris. In de beschrijving van de verschillen wordt gesproken over 3+2. Antwoord: In zowel de statuten als het huishoudelijk reglement moet dit zijn 3+2. Art 10 Aftredend bestuur: volgorde van aftreden Aangezien de praktijk meestal anders is, wordt alleen gesproken over een termijn van 2 jaar. De volgorde wordt weggelaten. Pagina 3/8

4 Fons merkt op dat in artikel 13 staat dat de secretaris van iedere bestuursvergadering een verslag maakt. In de statuten staat de secretaris of een ander door de voorzitter aangewezen persoon. De voorzitter geeft aan dat dit zal worden aangepast. Art 13 Hier ontbreekt het woord van Bekendmaking van de uitnodiging van de vergadering. Lid b het invorderen van contributie Fons Hornstra merkt op dat dit beter vervangen kan worden door het innen van contributie. Dit wordt aangepast. Art 15 Commissies Hieraan is toegevoegd: De voorzitter legt verantwoording af aan het voor die commissie aangewezen bestuurslid. En is weggelaten dagelijks bestuur uitgesloten aan deelname van commissies Art 18 Geldmiddelen / Contributies De leden zijn verplicht voor 1 maart van elk lopend jaar de verschuldigde contributie te voldoen. Omdat de ALV is verplaatst naar maart, en daar de contributie wordt vastgesteld, is dit gewijzigd naar - 1 mei. Fons Hornstra vraagt of in de statuten niets vermeld moet worden over de aansprakelijkheid van het bestuur. Antwoord: de aansprakelijkheid van bestuur van een verenging is vastgelegd in de betreffende wetregels. De statuten zijn conform deze wetregels. Er wordt gestemd over het huishoudelijk reglement. Het nieuwe huishoudelijk regelement wordt aangenomen. Loterij Onder de aanwezige wordt een twintig tal prijzen verloot: 2 tennisrackets aangeboden door Intersport de Bruijn en Sjeng Sjalken 2 flessen wijn 1 jaar gratis contributie bij Tc Panta Rhei. 1 gratis tennistrainingspakket Aangeboden door Tennisschool Marc Vereecken 1 x Bonbons 6 x Blikken ballen 2 cadeaubon aangeboden door Intersport de Bruijn 4 x een boek van Tonny Strouken over het WK wielrennen Pagina 4/8

5 Verkiezing van de voorzitter het bestuur stelt voor om Ruud Storcken te kiezen als voorzitter. Ruud stelt zich voor. Ruud wordt per acclamatie gekozen als nieuwe voorzitter Besluit Verbouwing Panta Rhei 2.0 Vernieuwing van de vereniging, Ruud Storcken licht een en ander toe. We willen een gezellige vereniging waar iedereen zich thuis voelt, waar je gezellig een drankje kan drinken, en waar goed gecommuniceerd wordt. Verder willen we de verenging ook moderniseren: De kantine, buitengevel, kleur van het interieur etc. etc. Voorstel is om een bouwcommissie samen te stellen, bestaande uit vrijwilligers en deskundigen, die samen met het bestuur, de gemeente en de sportstichting. Gaat kijken hoe deze modernisatie gerealiseerd kan worden. Wat betreft het kostenplaatje onderscheiden we 3 scenario s 1. Scenario 1: Moderniseren van kantine, lampen, bar, interieur en meubilair. Kosten Max Scenario 2: Zelfde als scenario 1, maar ook met eventuele uitbreiding en/of uitbouw c.q. aanpassing van het afdak. Kosten Max Scenario 3: niets doen. Kosten 0. Toelichting: Wij zijn geen spaarvereniging, we hebben een eigen vermogen van circa Het heeft geen zin om dit vermogen verder uit te bouwen. We vinden het verantwoord om een deel van dit vermogen te besteden aan het opknappen van onze kantine. Winfried Hamacher vraagt: leidt instemming met renovatie tot verhogen van contributie: Het antwoord is nee, we beschouwen de contributie als bijdrage in de dekking van de exploitatie kosten. Uitgangspunt is dat een eventueel tekort op de exploitatie, zeg maar het lopende jaarbudget, niet ten koste van het vermogen mag gaan. Winfried Hamacher vraagt of de richtlijn om 2 maal de jaarcontributie als eigen vermogen te hebben, hierdoor wordt los gelaten. Antwoord, in ieder geval tijdelijk wel. Het bestuur denkt dat het beter is om nu het eigen vermogen hier voor te gebruiken, en daarna het eigen vermogen weer te laten groeien, in plaats van het eigen vermogen eerst nog resp te laten groeien en dan pas te investeren. Pagina 5/8

6 Iemand vraagt naar de samenwerking met andere verenigingen, in het bijzonder de honkbalvereniging en de voetbalvereniging. De voorzitter antwoord dat er de afgelopen 5 jaar nauwelijks voortgang is geboekt in het gezamenlijk plannen maken. En het ziet er ook niet naar uit dat daar in de toekomst verandering in komt. In de Sportnota 2013 geeft de gemeente aan onderzoek te gaan doen naar herstructurering. Daarnaast heeft de Gemeente / Sportstichting toegezegd dat Panta Rhei zich geen zorgen hoeft te maken met betrekking tot het verlaten van deze locatie. Gezien de eigendomsverhoudingen ( we hebben het gebouw en de banen in bruikleen) zullen we wel gericht de Sportstichting en de gemeente vooraf benaderen voor dat we gaan verbouwen. Paul van Noorden vraagt of de genoemde bedragen inclusief of exclusief eventuele bijdrage van gemeente en/of sportstichting zijn. De voorzitter antwoord dat dit exclusief is. Wel wordt uiteraard gekeken of de gemeente en/of de sportstichting een bijdrage kan leveren zodat onze kosten minder kunnen worden. Vraag: Gaat dit ten laste van groot onderhoud in de toekomst als we dit zelf moeten gaan betalen? Antwoord: Sittard-Geleen wijkt er van af. Men wil centraal beheer van alle materiaal, gereserveerd onderhoud. Ruud Camps: voetbal club heeft fors bedrag gekregen. Is dit bekend? Antwoord van de voorzitter is Ja Marjo Holla vraagt wordt het sanitair hierin meegenomen? Antwoord: Sportstichting doet onderhoud sanitair, maar vaak anders/minder dan wij zouden willen. We nemen het mee in de besprekingen met heet doel het sanitair te verbeteren. Winfried vraagt of de banen binnenkort vervangen worden. Antwoord: Er zijn geen concrete plannen. Binnenkort is wel groot onderhoud binnenkort gepland voor baan 3-4. Kosten 20-30k. Misschien te combineren?. Fons Hornstra vraagt hoelang houdt de gemeente zich aan dit beleid? Antwoord: Grijpt de provincie in? Altijd de vraag. 4 jaar sport beleid houdt naar verwachting 4 jaar stand. Voordat we starten gaan we uiteraard praten met de gemeente of ze willen bevestigen dat we x jaar kunnen blijven Fons Hornstra: claim voor achterstallig onderhoud mogelijk? Antwoord: nee, de Sportstichting maakt haar eigen verdeling. Wim Peeters vraagt nog eens naad de scenarios 1 en 2: Scenario 1 - facelift bestaande gebouw Scenario 2 - Vergroten van effectief zitoppervlakte het zij binnen het zij buiten; overkapping of uitbouw, of veranda. En meer ruimte voor opslag materiaal (ligt nu deels in bestuurskamer) Cor Pols licht toe: Het gebouw bestaat uit 2 delen, het sanitair met bestuurskamer, en de kantine. Wat we willen is een beter contact met buiten, bijvoorbeeld lagere ramen, gezellig zitje, lounge zitje, chillen. En eventueel Pagina 6/8

7 de ingang verleggen. We zijn in gesprek met een architect die de wensen en mogelijkheden in kaart brengt. De volgende ideeën en wensen komen naar voren: Het meubilair is nodig aan vervanging toe (Chrit) Mooie buiten vloer zou ook heel mooi zijn, wellicht fijner dan binnen (Chrit). Warmtestralers (Lenie) Plastic wanden langs zijkant. Meer aandacht voor buitenkant. Truus Warlich merkt op dat een tassenrek handig is. Adviezen zijn altijd welkom, vanavond of een ander moment Henk Konings: meestal gaat het in de bouwwereld verkeerd met begrotingen vs. Realisaties. Hoe wordt dit bewaakt? Antwoord: we willen een bouwcommissie vormen die bestaat uit professionals niet alleen vrijwilligers. Wim Peeters: In hoe verre is het bestuur verantwoordelijk aan gemeente om verbouwing te verantwoorden? Antwoord: Het bestuur is verantwoording verschuldigd aan haar leden, en legt dit af middels de algemene ledenvergadering. Bovendien kunnen we niet zomaar het gebouw aanpassen. Dit moet in afstemming met de eigenaren, de gemeente en de sprotstichting. Dus geen wet overtreden De voorzitter legt het voornemen voor de verbouwing voor ter Stemming: 3 scenario s: 25k, of 45k, of 0 k. Waarbij opgemerkt: dit gaat tijdelijk ten koste van het beleidsregel dat de reserves (het vermogen) een omvang hebben van 2 x de waarde van de jaarlijkse contributies. Resultaat van de stemming: 8 stemmen voor 25 k 31 Stemmen voor 45 k 0 stemmen voor 0k Hiermee wordt gekozen voor scenario 2: De voorzitter geeft aan dat scenario 2 is nog niet in detail is uitgewerkt. Alle input is wenselijk. Wim Peeters vraagt wanneer de verbouwing start. Antwoord: in principe deze winter, maar de ene zaak is ingrijpender dan andere. Dus wisselende startdata. De vergunningsprocedure vraagt veel tijd, kleine zaken kunnen mogelijk al eerder gestart worden. Henk Konings stelt voor om de leden te vragen wat prioriteit heeft, dit kan ook via een enquête of een poll via de website. Pagina 7/8

8 Rondvraag Ruud Camps: De clubkampioenschappen worden nu 1 e week van september georganiseerd, i.p.v. 2 e week van september. Hierdoor is er een overlap met andere toernooien, waardoor mogelijk minder spelers kunnen deelnemen. Daarnaast stelt hij voor om Jeugdleden de mogelijkheid te geven om bij senioren mee te doen. Tenslotte: HE (Heren Enkel) groep is beperkt woordoor spelers met sterkte 3/4 niet kunnen deelnemen. Kunnen we dit nog wijzigen? Antwoord: Datums voor de clubkampioenschappen zijn in de Evenementenkalender al vanaf begin van het jaar aangegeven. Dit jaar worden de clubkampioenschappen gelijktijdig gehouden met de jeugdclubkampioenschappen om meer gezelligheid te creëren. Waarom geen speelsterkte 3/4: de indeling is overgenomen van vorig jaar, Ernest zal kijken of dit kan worden aangepast. Paul van Noorden: Minimaal bedankje richting Ernest voor zijn werk als interim voorzitter. Voorzitter en aanwezigen bedanken Edwin en Ernest voor het voorzitterschap. Chrit: laatste september van zaterdag vindt het afsluitingsfeest plaats, iedereen is welkom. De voorzitter rond af met : Niet alleen het bestuur, maar ook de leden zijn verantwoordelijk voor gezelligheid binnen club. Laten we daar de komende jaren aan werken, en niet alleen aan de verbouwing. De voorzitter sluit de vergadering en nodigt iedereen uit om informeel verder te discussiëren onder het genot van een hapje en een drankje. Pagina 8/8