Beleef en Geef De Biesboschfonds. Handleiding

Transcriptie

1 Beleef en Geef De Biesboschfonds Handleiding Deze handeling wordt regelmatig van updates voorzien. Kijk op de website (zie onderaan op de homepage de link ondernemers) voor de laatste versie

2 Waarom Beleef en Geef de Biesboschfonds Vanwege grote bezuinigingsoperaties door de overheid krijgen natuurbeherende organisaties zoals Staatsbosbeheer en Nationaal Park De Biesbosch de komende jaren nauwelijks nog geld voor beheer en onderhoud van recreatieve voorzieningen. De kwaliteit van een beleefbare Biesbosch zal hierdoor sterk verminderen en dat raakt iedereen die het park bezoekt of er zijn boterham aan verdient. Onderhoud van bijvoorbeeld vaar- en wandelroutes komt onder druk te staan en ook nieuwe voorzieningen zijn lastig van de grond te krijgen. Om bezoekers voor de Biesbosch en de regio te behouden moeten ondernemers, overheden en gebruikers samen de schouders er onder zetten om de kwaliteit van het toeristische product te waarborgen! Idee van Biesbosch ondernemers Om de Biesbosch bereikbaar en beleefbaar te houden heeft een aantal ondernemers de handen ineen geslagen. Na een inspirerend bezoek aan het Engelse Lake District, waar al jaren wordt gewerkt met een Visitor Giving Fonds, was de tijd rijp voor een nieuw initiatief. In het kort komt het erop neer dat gasten die hebben gewandeld, gefietst of gevaren etc. een vrijwillige bijdrage wordt gevraagd voor onderhoud en beheer van voorzieningen. Bijvoorbeeld: een toerist die een rondvaart maakt wordt gevraagd een kleine financiële bijdrage te geven om vaarroutes bevaarbaar te houden. Of iemand die een wandeling heeft gemaakt, wordt bij de koffie gevraagd om iets extra te betalen voor het onderhoud van wandelpaden. Op deze wijze wordt in het Lake District door ondernemers jaarlijks ingezameld. Ondernemers beheren Fonds Het fonds is van ondernemers en wordt beheerd door de deelnemende bedrijven! Zij kiezen de projecten die in aanmerking komen voor financiering. Naast de vrijwillige bijdragen van gasten, is het uiteraard ook mogelijk dit fonds voor andere donaties open te stellen. Doelstellingen Beleef en Geef fonds In het Nationaal Park De Biesbosch komen jaarlijks 5 miljoen bezoekers. Stel dat 2% hiervan 1,- afdraagt, dan kunnen er jaarlijks vijf projecten van ,- worden uitgevoerd. De ondernemers zien dit fonds als een duurzame samenwerking, die in de loop van de jaren steeds verder kan worden uitgebouwd. Belangrijk extra voordeel is dat dit systeem als marketingtool ingezet kan worden voor promotie en het creëren van publiciteit. Projecten Beleef en Geef Ieder jaar dragen bedrijven en organisaties, waaronder Parkschap en Staatsbosbeheer, projecten aan. Deelnemers van het Beleef en Geef systeem beslissen gezamenlijk welke projecten geld krijgen. De projecten zijn terug te lezen op Via de website kunnen ook nieuwe projecten worden aangedragen. 2

3 Hoe zamel je geld in als ondernemer Ondernemers worden ondersteund met promotiemateriaal en (administratieve) richtlijnen voor het innen van geld. Voor iedere ondernemer is de situatie en het contactmoment met de gast anders. Een ondernemer kan zelf bepalen hoe hij dit aanpakt. Een hotelier rekent over het algemeen grotere bedragen af en kan bijvoorbeeld 1,- per persoon per nacht vragen. Een horecagelegenheid zou bij bij de prijs van een kopje koffie 0,10 extra kunnen vragen voor het Beleef en Geeffonds. De ondernemer maakt het geld met vaste regelmaat over aan het fonds. Hierover worden afspraken gemaakt en vastgelegd in de overeenkomst. Tips van de accountant om donaties te verwerken in de administratie 1. Hanteer voor de donaties een aparte grootboekrekening in de administratie. Boek daar de van gasten ontvangen donaties op, alsmede de periodieke overmakingen daarvan aan het fonds. 2. de op- en afboekingen van deze grootboekrekening vallen als het goed is tegen elkaar weg; 3. als de donatie op de factuur wordt vermeld in de omschrijving opnemen: Vrijwillige donatie aan Stichting Beleef en Geef De Biesbosch Fonds. Vervolgens kunt u daaronder, in kleine letters, de factuurtekst conform pagina 7 van deze handleiding toevoegen. In de administratie de donatie te verantwoorden op de hierboven genoemde aparte grootboekrekening; 4. bij contante ontvangst van donaties van gasten: in de kasadministratie de donaties verantwoorden op de hierboven genoemde aparte grootboekrekening; 5. vrijwillige donaties van gasten zijn vrijgesteld van BTW (let op: de vrijstelling vervalt als de donaties niet worden doorgestort naar het fonds); 6. loterijen zijn eveneens vrijgesteld van BTW; 7. de verkoop van knuffels is belast met het hoge BTW tarief. Hoe wordt geld beheerd Alle donaties die bij de ondernemers binnenkomen via de doneerhuisjes en verkoop van bevers, worden gestort op rekeningnummer NL21 RABO Ook rechtstreekse donaties van gasten komen op deze rekening binnen. De penningmeester houdt het betalingsverkeer in de gaten. Ook in 2014 zullen de gelden die gestort worden voor 100% ten goede komen aan de projecten. 3

4 Ondersteunend materiaal voor ondernemers Voor zichtbaarheid in uw eigen bedrijf kunt u gebruik maken van de volgende items. - Vogelhuisje voor vrijwillige donaties (gratis in 2014) - Flyers om mee te geven of op tafel te zetten (gratis in 2014) - Posters om op te hangen (gratis in 2014) - Donatiekaartjes met winactie bij donaties rechtstreeks op bankrekening. Deze kunnen bij het afrekenen worden meegegeven. (gratis in 2014) - Knuffelbever. Deze bever is erg in trek en een eenvoudig middel om donaties te innen. U koopt de bever in voor 4,50 en verkoopt hem voor 7,50. - Er zijn diverse vlaggen en rolbanieren beschikbaar om bij evenementen in te kunnen zetten. Mocht u deze items opnieuw willen bestellen dan stuurt u een mail aan info@beleefengeef.nl. Er worden vervolgens afspraken gemaakt waar deze materialen kunnen worden opgehaald. Voor zichtbaarheid op uw eigen uitingen - Banners om op uw eigen website te plaatsen, inclusief link - Tekstjes op de factuur te zetten met uitleg van het fonds - Voorbeeldfactuur die u kunt meesturen met uw eigen factuur Zie Overige activiteiten voor ondernemers - Doneer en Win actie per 1 april 2014 Mensen zullen sneller iets geven als ze ook kans maken er iets voor terug te krijgen. Bij donaties van 3,- of meer, maakt de donateur kans op prijzen. De prijzen worden ter beschikking gesteld door de deelnemende bedrijven. Bijvoorbeeld: een middag gratis varen met een sloep, gratis rondvaart voor 2 personen, een lunch, gratis kanohuur, weekend gratis overnachten. Iedere maand worden de prijswinnaars bekend gemaakt via de website - Meer PR en publiciteit rondom evenementen. Iedere ondernemer bedenkt een activiteit die u in het teken zet van het fonds. Een fietstocht organiseren en 1,- per deelnemer te vragen en afdragen aan het fonds. Een rondvaarttocht opdragen aan het fonds. Een agenda van deze activiteiten zal terug te vinden zijn op de website. Bij iedere actie sturen we (pers)berichten uit verschillende kanalen en media. 4

5 Toolkit en downloads Voor uw eigen uitingen naar gasten Alle belangrijke wetenswaardigheden en downloads vindt u terug op de a) Het logo, aangevuld met een oneliner, dat onbeperkt door iedereen ingezet kan worden. b) De webbanner voor op eigen websites, met een link naar c) Aantal standaard teksten met uitleg om in te kunnen zetten bij uw folders, facturen, website etc d) Een standaard factuur, die u mee kunt sturen naast uw eigen factuur e) Fotomateriaal van projecten, dat vrij ingezet mag worden. Intern gerichte communicatiemiddelen Om elkaar op de hoogte te houden van de ontwikkelingen, acties en nieuws hebben we een aantal instrumenten ter beschikking. a) Website: Nieuws, activiteiten, agenda b) (oude nieuwsbrieven, handleiding etc.) c) Nieuwsbrieven per ) d) Twitter (in de toekomst) Blijf zelf op de hoogte van ontwikkelingen van het fonds. Zorg ervoor dat wij uw logo ontvangen. Wij kunnen deze op de website Beleef en Geef plaatsen. Stuur naar info@beleefengeef.nl 5

6 Voorbeelden Webbanners Beleef en Geef Een set webbanners is in verschillende formaten en achtergronden beschikbaar, zodat het voor vele doeleinden inzetbaar is. U kunt zelf kiezen welke banner het beste past op uw website. Zorg bij het plaatsen van deze banner dat u een link maakt met de website. Download deze banners en logo s vanaf Vlaggen/Beursbanner Heeft u een opening, een bijeenkomst of evenement? Vraag welke promotiemateriaal er beschikbaar is. Stuur hiervoor een mail naar info@beleefengeef.nl 6

7 Knuffelbever Deze bever is erg in trek en een eenvoudig middel om donaties te innen. U koopt de bever in voor 4,50 en verkoopt hem voor 7,50. De marge kunt u rechtstreeks storten op het rekeningnummer. Geef uw bestelling door via info@beleefengeef.nl Doneer huisje Dit huisje staat herkenbaar voor iedereen bij de deelnemers. Een slotje zorgt ervoor dat niet zomaar iedereen het gedoneerde geld kan ontvreemden. De doneerhuisjes zijn gemaakt door een basisschool in Hank en kunnen aangevraagd worden via info@beleefengeef.nl Drukwerk Divers ondersteunend drukwerk is in 2014 gratis aan te vragen. Kijk op de website wat er momenteel verkrijgbaar is en welke acties worden onder steund. 7

8 Tekstelementen Pay off Beleef en Geef de Biesboschfonds Help mee de Biesbosch voor iedereen beleefbaar te houden Korte tekst: Beleef en Geef voor een Beleefbare Biesbosch De Biesbosch heeft steeds minder geld om de natuur en de voorzieningen te onderhouden. Help daarom mee de Biesbosch in stand te houden. Uw bijdrage komt rechtstreeks ten goede aan projecten in de Biesbosch, zoals vaarroutes, begaanbare wandelpaden of onderhoud aan strandjes. Langere tekst: De Biesbosch heeft steeds minder geld tot haar beschikking om de natuur en de voorzieningen in stand te kunnen houden. Overheden trekken zich terug en het gevaar dreigt dat bezoekers niet meer kunnen wandelen, fietsen en varen in de prachtige Biesbosch. De middelen die Staatsbosbeheer en het Parkschap NP De Biesbosch ontvangen mogen slechts ingezet worden voor natuurbeheer en niet meer voor recreatieve voorzieningen. Ondernemers rondom de Biesbosch hebben daarom de handen ineen geslagen en het Beleef en Geef de Biesbosch fonds opgericht. Een fonds dat rechtstreeks ten goede komt aan projecten die voor gasten van het Nationaal Park van belang zijn. Bezoekers die de prachtige natuur van de Biesbosch beleefd hebben, wordt een kleine vrijwillige bijdrage gevraagd voor het fonds. Zij hebben kunnen ervaren wat er nodig is om wandelpaden open te houden, strandjes toegankelijk te maken etc. Ook nieuwe voorzieningen als fiets- en kanoroutes krijgen daarom aandacht van het fonds. Kijk voor meer informatie op: Factuurtekst (kunt u onderaan uw eigen factuur toevoegen) U heeft de Biesboschregio bezocht en kunnen beleven. Wij vragen u een kleine vrijwillige bijdrage voor het Beleef en Geef de Biesboschfonds om voorzieningen in de Biesbosch ook in de toekomst voor u in stand te kunnen houden. Doneer door het bedrag aan te vullen/af te ronden of rechtstreeks uw bijdrage te storten op NL21 RABO

9 Contact met bestuursleden en Raad van Toezicht Het bestuur van de stichting werkt geheel vrijwillig voor het fonds en voert zelf zoveel mogelijk activiteiten uit. Een raad van advies is in het leven geroepen om die projecten te kiezen, waar zoveel mogelijk bezoekers van kunnen profiteren. In de statuten en het reglement zijn de afspraken vastgelegd tussen de stichting en de deelnemers. Iedere deelnemer is automatisch in de Raad van Toezicht vertegenwoordigd en kan zo haar stem uitbrengen bij de keuze van de projecten van het fonds. De Raad van Advies kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het bestuur, daarnaast dienen statuutwijzigingen en aanpassingen in het reglement door de raad van advies goedgekeurd worden. Bestuur Voorzitter: Marco Verdouw van Stayokay in Dordrecht: telefoon Secretaris: Franska Weterings van Vissershang in Hank: telefoon Penningmeester: Tony van den Diepstraten van Diepstraten Botenverhuur Drimmelen: telefoon Bestuurlid: Helmie Bottinga, De Theeplaats, Lage Zwaluwe,telefoon Raad van Toezicht Voorzitter: Jasper van Mill, Biesbosch Adventures, telefoon Overige gegevens Correspondentieadres algemeen: Stichting Beleef en Geef De Biesbosch Fonds p/a Restaurant Vissershang Vissershang PE Hank info@beleefengeef.nl IBAN: NL21 RABO Kamer van Koophandel: Anbi nummer: 9