Vrijwilligersbeleid V.V. Holwerd

Transcriptie

1 Vrijwilligersbeleid V.V. Holwerd Versie augustus 2016 Jantine Koster / Joeke van der Weg / Hilde Aagtjes GEEN VOETBALVERENIGING KAN ZONDER VRIJWILLIGERS!

2 Inhoudsopgave 1. Waarom een vrijwilligersbeleid? Voetbalvereniging VV Holwerd is een kleine vereniging Huidige groep vrijwilligers Transparant vrijwilligersbeleid Uitgangspunten Doelstellingen De vrijwilligerscommissie Hoe nu verder? Informeren van Hoofdbestuur en commissie Informeren van leden en besluit nemen Wervingsproces Onze werkwijze Aanschaf Vrijwilligersmodule in Sportlink Puntensysteem Voorkeur doorgeven Belangrijk... 7 Bijlage 1 - Functietabellen Hoofdbestuur Algemeen bestuur Vrijwilligers commissie Sponsor commissie Voetbal ondersteunende commissies Senioren commissie Jeugd commissie Scheidsrechter commissie Algemene zaken Commissie beheer & accommodatie Redactie & PR Commissie Activiteiten commissie Bijlage 2 Huishoudelijk reglement voor vrijwilligers Bijlage 3 Vrijwilligersformulier Bijlage 4 Werkinstructie Sportlinked-app Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 2

3 1. Waarom een vrijwilligersbeleid? Je vraagt je nu vast af. ik vrijwilliger? Nee, bedankt! Maar waarom niet? Vrijwilligerswerk is leuk: Je raakt actief betrokken Je leert de vereniging beter kennen Je doet sociale contacten op En de vereniging is van ons allemaal! 1.1 Voetbalvereniging VV Holwerd is een kleine vereniging Voetbalvereniging Holwerd (VV Holwerd) is een kleine vereniging die niet kan bestaan zonder de inzet van (veel) vrijwilligers, voetballers en steunende leden. We merken dat het aantal vrijwilligers afgelopen jaren sterk terug is gelopen en dat we als vereniging te maken hebben met teruglopende inkomsten. 1.2 Huidige groep vrijwilligers Er moet verandering komen om van VV Holwerd een levendige club te maken. Een club waar iedereen zich welkom, maar ook verantwoordelijk voelt. Het blijkt bijzonder lastig om vrijwilligers aan de club te binden. Daardoor wordt het takenpakket van de huidige groep vrijwilligers steeds uitgebreider. We zien steeds dezelfde gezichten die zich bezighouden met diverse activiteiten. Het inzetten van professioneel, betaalde krachten is niet mogelijk. Ten eerste zal dit leiden tot een negatief saldo en ten tweede tot een forse contributieverhoging. Vorig jaar seizoen is de contributie al verhoogd en we zien dit graag niet weer gebeuren komend seizoen. Om dit te beperken, willen we een vrijwilligersbeleid inzetten. Een club kan alleen maar blijven bestaan door de inzet van vrijwilligers. 2. Transparant vrijwilligersbeleid Met een transparant vrijwilligersbeleid bedoelen wij dat het duidelijk moet zijn voor iedereen wat je kunt betekenen voor de vereniging. We willen laten zien wat wij doen en hoe we dat met elkaar kunnen realiseren. Daarom verwachten wij vanaf seizoen 2016/2017 van iedere speler (ouders/verzorgers van spelers) inzet voor VV Holwerd. Wij zijn van mening dat iedereen een vrijwillige bijdrage kan leveren, in welke vorm dan ook. Er is al een groepje vrijwilligers die diverse functies uitvoeren binnen de voetbalvereniging. Om iedereen een beeld te geven waar VV Holwerd zich mee bezighoudt, worden alle functies en taken binnen de voetbalvereniging gepubliceerd (zie bijlage 1). Daarnaast wordt er een functieboek ontwikkeld, waarin duidelijk staat omschreven wat iedere functie binnen de vereniging inhoudt. Binnen VV Holwerd wordt onderscheid gemaakt tussen functies en taken. Vrijwilligersfunctie: Vrijwilliger die structureel één of meerder functies of taken met een permanent karakter uitvoert (bijvoorbeeld een voorzitter, (wedstrijd)secretaris, penningmeester, ledenadministrateur, leider etc.) Vrijwilligerstaak: Vrijwilliger die op basis van dit vrijwilligersbeleid één of meerdere taken of activiteiten gaat uitvoeren. Om in gezamenlijkheid ervoor te zorgen dat het vrijwilligersbeleid transparant is en blijft zijn er uitgangspunten en doelstellingen opgesteld. Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 3

4 3. Uitgangspunten We willen de huidige situatie doorbreken: Er rust teveel werk op te weinig schouders. Wij hopen dat we met dit nieuwe beleidsplan meer dan voldoende enthousiasme los kunnen maken bij degenen die eigenlijk graag een steentje willen bijdragen, maar uit (valse) bescheidenheid nog niet de eerste stap gezet hebben. Het vrijwilligersbeleid is nodig om structuur te creëren binnen de vereniging. Per commissie geldt dat één persoon de contactpersoon (vaak de voorzitter/coördinator van de commissie) het aanspreekpunt zal zijn voor de vrijwilligers. De voorzitter van de vrijwilligerscommissie houdt toezicht. Werving van vrijwilligers moet een continu proces worden binnen de vereniging. De Vrijwilligerscommissie houdt zich hiermee bezig. Daarnaast wordt er bij inschrijving van een nieuw lid ook een beroep gedaan op dit lid om aan te geven wat hij/zij wil doen voor de vereniging. VV Holwerd vervult ook een sociale en maatschappelijke functie. Leden dragen daarin bij en hebben daar zelf baat bij. VV Holwerd zet zich in om de inzet van vrijwilligers op diverse wijzen te waarderen. Denk aan bijvoorbeeld: 'Vrijwilliger van het jaar. 4. Doelstellingen Wij stellen ons ten doel het verder ontwikkelen van het beleid door het aanstellen van een vrijwilligers coördinator en een vrijwilligerscommissie. Alle processen en werkzaamheden, die binnen de club worden verricht, zullen worden beschreven. Van daaruit kunnen de processen worden opgedeeld in taken, waaruit vrijwilligers en potentiële vrijwilligers aan kunnen geven wat bij hen past en voor hen overzichtelijk is. Wij verwachten dat mensen makkelijker gevraagd kunnen worden voor een functie als het takenpakket beschreven is. We willen meer duidelijkheid geven over rechten, plichten en afspraken d.m.v. duidelijke taakomschrijvingen voor alle vrijwilligerstaken en functies. We willen de inzet van vrijwilligers een permanente status geven. Het is niet alleen op korte termijn van belang dat er meer vrijwilligers worden ingezet maar ook op lange termijn Er zal op korte termijn een vrijwilligersformulier ontwikkeld worden om inzicht te krijgen wat de leden, en hun ouders, kunnen en willen doen voor de vereniging. Het vrijwilligersformulier wordt bijgevoegd aan het inschrijfformulier voor nieuwe leden. Om een goede communicatie te realiseren tussen de commissies onderling moet duidelijk zijn wie het aanspreekpunt is van een bepaalde commissie/projectgroep. En draagt de voorzitter/coördinator zorg Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 4

5 voor een goede communicatie tussen zijn commissieleden en houdt ze betrokken en op de hoogte van de lopende zaken. De vrijwilligerscoördinator gaat aan het eind van het seizoen bekijken wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden. Er zal een gesprek geregeld worden wanneer de vrijwilliger wil stoppen met de werkzaamheden. Hierdoor proberen we inzicht te krijgen in de evt problemen (te hoge belasting, te weinig begeleiding, geen prettige sfeer, oid) Activiteitencommissie aanstellen voor het organiseren van toernooien et cetera. 5. De vrijwilligerscommissie Het opzetten van een vrijwilligersbeleid is één ding maar het werven, behouden en ontwikkelen van vrijwilligers is nog belangrijker. Dit behoort een continu proces te zijn. Ondanks de enthousiaste vrijwilligers die er nu al zijn, is het in de huidige situatie van VV Holwerd nog teveel een ad hoc gebeuren. Leiding en begeleiding aan nieuwe en bestaande vrijwilligersgroepen is een voorwaarde waaraan wij groot belang hechten en waar men op moet kunnen vertrouwen. Vrijwilligers moeten altijd terug kunnen vallen op commissie leden. Daarom wordt er een vrijwilligerscommissie in het leven geroepen. Deze bestaat uit: Joeke van der Weg (voorzitter/coördinator), Jantine Koster (algemeen lid) en Hilde Aagtjes (roostercoördinator). 6. Hoe nu verder? 6.1 Informeren van Hoofdbestuur en commissie Het beleidsplan is toegelicht in een vergadering met het Hoofdbestuur en enkele leden van commissies. We hebben tijdens die vergadering van gedachten gewisseld en er is besloten dat men dit een goed doordacht plan vindt. Er is aangegeven dat het in 2016/2017 zijn verdere uitwerking moet krijgen en daar waar nodig moet het beleid bijgesteld worden. 6.2 Informeren van leden en besluit nemen Er wordt in augustus (aan het begin van het seizoen) een ledenavond georganiseerd waarin het beleid wordt gepresenteerd. Tijdens de ledenavond is er ruimte voor het doen van suggesties door de leden zelf. Deze worden besproken in de Vrijwilligerscommissie. Indien er alleen negatieve reacties naar boven komen, zal er met het hoofdbestuur gezocht worden naar andere mogelijkheden om toch op een gepaste wijze het vrijwilligersbeleid in te voeren. 6.3 Wervingsproces Voorafgaand aan het nieuwe seizoen 2016/2017 wordt er een wervingsproces in gang gezet voor nieuwe vrijwilligers. Zo snel mogelijk willen we een database opzetten en onderhouden waarin de relevante informatie van alle vrijwilligers (en liefst ook potentiële vrijwilligers) staat opgeslagen, zoals competenties, interesses etc. Hiervoor wordt het systeem Sportlink Club, module Vrijwilligers gebruikt. Ook informatie van senioren leden en ouders van jeugdleden willen we daarin verwerken. Eén en ander uiteraard met inachtneming van de wet op de privacy. Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 5

6 7. Onze werkwijze 7.1 Aanschaf Vrijwilligersmodule in Sportlink De voetbalvereniging maakt gebruik van Sportlink om de administratie van de club te voeren. Het gaat hier om financiën, ledengegevens, contributiegegevens, wedstrijdgegevens en noem zo maar op. Binnen deze applicatie kan er gebruik gemaakt worden van een vrijwilligersmodule. Vele verenigingen gingen ons voor, wij volgen! Om alle commissies te laten werken met deze module wordt er per commissie één persoon aangesteld (voorzitter/coördinator) om mutaties in deze module door te voeren. 7.2 Puntensysteem Ieder spelend bondslid dient per seizoen 100 punten te vereffenen. Indien er halverwege het seizoen wordt ingeschreven, krijgt ook dit nieuwe lid automatisch 100 punten toegewezen. Aan het einde van het seizoen wordt dan bekeken of er naar rato voldoende punten zijn vereffend door het spelend lid. Mocht een lid of een ouder van een lid aangeven dat er absoluut geen vrijwilligerswerk kan worden verricht dan mag er afgekocht worden. Onze voorkeur gaat hier niet naar uit. Afkopen kan voor 25,- per seizoen. Dit incasseert de voetbalclub aan het einde van het seizoen. Het lid wordt dan vrijgesteld van vrijwilligerswerk. Ook bij tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap wordt er (als er sprake is van afkopen) 25,- geïncasseerd. Bij leden die hun vrijwilligerswerk niet afkopen maar tussentijds hun lidmaatschap beëindigen, wordt in overleg met de vrijwilligerscommissie gezocht naar een passende oplossing. Van gezinnen waarbij meerdere kinderen voetballen bij V.V. Holwerd, wordt er verwacht dat ouder/verzorger 100 punten vereffenen per seizoen. In het systeem wordt dit per kind evenredig verdeeld. Voorbeeld: U heeft twee kinderen (onder de 16 jaar) die voetballen bij V.V. Holwerd. De kinderen komen zelf niet in aanmerking om vrijwilligerswerk te verrichten. U, als ouder, kunt dat waarschijnlijk wel. In het systeem wordt dit als volgt verdeeld: 50/ Voorkeur doorgeven Omdat we iedereen nog wel de mogelijkheid willen bieden om een voorkeur aan te geven, zijn er een aantal opties: 1. Er is een formulier (zie bijlage 3) ontwikkeld; hierop kan het spelend lid of ouders van spelend lid aangeven naar welke taak of functie binnen de voetbalvereniging de voorkeur uitgaat.. Indien de vrijwilliger geen keuze maakt in de taken die hij/zij wil uitvoeren, zal de vrijwilligerscommissie de vrijwilliger indelen. Indien meer leden zich aanmelden voor een vrijwilligerstaak/functie dan benodigd, zal de datum van aanmelden leidend zijn. Voor de taken wordt aan het begin van het seizoen een jaarrooster opgesteld. Iedere vrijwilliger wordt de mogelijkheid geboden aan het begin van het seizoen aan te geven voor welke taken hij/zij wil worden ingeschreven en welke data hij/zij de werkzaamheden beslist niet uit kan voeren 2. De app is op dit moment afgesloten voor KNVB leden; informatie hierover volgt later in het seizoen Sportlink heeft een app beschikbaar gesteld (zie bijlage 4): Sportlinked. Je kunt dit downloaden en een account aanmaken. Je doet dit d.m.v. het aangeven van de verenigingscode van VV Holwerd: BB-BF- 40N en het invoeren van je eigen naam. Het account kan dit koppelen met de bestaande gegevens in Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 6

7 Sportlink. Een uitzondering hierop is wanneer een ouder van een spelend lid deze app wil downloaden. Geef dan de naam van je kind aan, de app koppelt dit dan ook met de gegevens in Sportlink. - Ga vervolgens naar Vrijwilligerstaken ; hier kun je je voorkeur aangeven m.b.t. functies en taken en tevens je beschikbaarheid. De app synchroniseert dit vervolgens met het systeem. Hierdoor kunnen wij meteen zien wat jouw voorkeur is en wanneer je iets kunt gaan doen. Je ziet ook meteen hoeveel punten er per taak of functie zijn gesteld en hoeveel punten er nog open staan. - Maar om een voorkeur aan te geven of een vrijwilligersfunctie te bekleden, kun je natuurlijk ook iemand van de vrijwilligerscommissie benaderen. 3. Leden die een vrijwilligersfunctie uitoefenen zijn vrijgesteld van de verplichting tot het uitoefenen van een vrijwilligerstaak. Voor leden die bij aanvang van het seizoen zijn aangesteld voor een vrijwilligersfunctie wordt automatisch 100 punten toegekend. Dit is zichtbaar in de functietabellen. Indien de uitoefening van de vrijwilligersfunctie wordt beëindigd, zal de vrijwilligerscommissie besluiten of aanvullende vrijwilligerstaken dienen te worden uitgeoefend. N.b.: het wassen van wedstrijdshirts etc. valt niet onder vrijwilligerswerk. Vorig jaar is besloten dat dit door teamleden of ouders van teamleden wordt verzorgd. Datzelfde geldt voor het rijden naar wedstrijden. Dit is een verplichting zodra je onderdeel bent van een team. 7.4 Belangrijk 1. Indien een lid/ouders van spelend lid geen vrijwilligerstaken wil uitvoeren, dient dit schriftelijk worden aangegeven aan de vrijwilligerscommissie. De vrijwilligersbijdrage wordt hierdoor afgekocht. Dit is echter niet de doelstelling van het vrijwilligersbeleid van VV Holwerd. 2. Geïnde gelden worden voor onderhoud gerelateerde doelen binnen de vereniging aangewend; Ook wanneer er geen passende onbetaalde trainers kunnen worden gevonden, kan er een beroep worden gedaan uit de liquide middelen. 3. Het bestuur en de daarvoor ingerichte vrijwilligerscommissie zal toezien op een goede naleving van het vrijwilligersbeleid en is te alle tijde gerechtigd het vrijwilligersbeleid, daar waar nodig, bij te stellen; De vrijwilligerscommissie zal uitvoering geven aan het vrijwilligersbeleid 4. Bij onduidelijkheden is het besluit van het hoofdbestuur bindend Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 7

8 Bijlage 1 - Functietabellen 1. Hoofdbestuur Functie & taken Omschrijving Aantal uren Aantal punten per seizoen/ Wordt ingevuld door: per week/ per keer per keer Voorzitter Het aansturen en verantwoordelijkheid dragen voor de voetbalclub 8 tot 10 uren per week 100 Per seizoen Annelies Bouma Secretaris Penningmeester het maken van notulen, schrijven van brieven, uitnodigingen is een van de taken. Het beheren van de financiën van de voetbalclub 6 tot 8 uren per week 100 Per seizoen Douwe Kuipers 2 tot 4 uren per week 100 Per seizoen Rene Elzinga Wedstrijdsecretaris Het regelen van wedstrijdzaken 2 tot 4 uren per week 100 per seizoen Chris Dijkstra Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 8

9 2. Algemeen bestuur Functie & taken Omschrijving Aantal uren per week/ per Aantal punten per seizoen/ Wordt ingevuld door: keer per keer Ledenadministratie Het wijzigen van gegevens 2 tot 4 uren per week 100 Per seizoen Jantine koster van leden, zorgdragen voor contributie en spelerspassen Lid kascommissie Het uitvoeren van een kascontrole 1 x per jaar (zitting 2 jaar) 25 per seizoen 2.1 Vrijwilligers commissie Functie & taken Omschrijving Aantal uren per week/ per Aantal punten per seizoen/ Wordt ingevuld door: keer per keer Voorzitter/Coördinator Het aansturen en 6 tot 8 uren per week 100 per seizoen Joeke van der Weg verantwoordelijkheid dragen voor de vrijwilligers commissie Rooster coördinator Het beheren en controleren 6 tot 8 uren per week 100 per seizoen Hilde Aagtjes van alle roosters Algemeen lid (meerdere leden mogelijk) Regelen van overige zaken 6 tot 8 uren per week 100 per seizoen Jantine koster Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 9

10 2.2 Sponsor commissie Functie & taken Omschrijving Aantal punten Aantal punten Wordt ingevuld door: per seizoen/ Per keer per seizoen/ Per keer Voorzitter/Coördinator Het aansturen en 2 tot 4 uren per week 100 per seizoen Kars Vrieswijk verantwoordelijkheid dragen voor de sponsor commissie + beheer en acquisitie van sponsors Algemene leden ( meerdere leden mogelijk) Het beheer en acquisitie van sponsors 1 tot 2 uren per week 100 per seizoen Douwe jan de Boer Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 10

11 3. Voetbal ondersteunende commissies 3.1 Senioren commissie Functie & taken Omschrijving Aantal uren per week / per keer Voorzitter/Coördinator Wedstrijdsecretaris Algemeen lid per elftal Het aansturen en verantwoordelijkheid dragen voor senioren commissie Het regelen van wedstrijdzaken Vertegenwoordiging van een senioren elftal of zaalvoetbalploeg Aantal punten per seizoen/ per keer Wordt ingevuld door: 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Simon Bosch 2 tot 4 uren per week 100 per seizoen Chris Dijkstra 1 tot 2 uren per week 25 per seizoen Leiders en trainersoverzicht Hoofdtrainer 1 e elftal Leider 1 e elftal Het trainen van een senioren elftal Het leiden van een senioren elftal Leider 2 e elftal Het leiden van een senioren elftal Trainer 2 e elftal Het trainen van een senioren elftal 4 tot 6 uren per week n.v.t. Gerrit Bouma 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Annelies Bouma 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Rico van der meer 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Rutger Kuipers Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 11

12 3.2 Jeugd commissie Functie & taken Omschrijving Aantal uren Aantal punten per seizoen / Wordt ingevuld door: per week / per keer per keer Voorzitter/Coördinator Het aansturen en 8 tot 10 uren per week 100 per seizoen Melvin Dol verantwoordelijkheid dragen voor het jeugdbestuur Wedstrijd secretaris Het regelen van 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Wietske Tadema wedstrijdzaken Algemeen lid ( meerdere leden mogelijk) Overige zaken 1 tot 2 uren per week 25 Per seizoen Piter van der ploeg, Leo Jongsma, Tsjitse de Haan Leiders overzicht Leider A-junioren (JO19-1) Het leiden van een 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Douwe de Vries jeugdteam Leider B- junioren Het leiden van een 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen N.v.t. seizoen 2016/2017 jeugdteam Leider C- junioren (JO15-1) Het leiden van een 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen VACANT jeugdteam Leider D1- pupillen (JO13-1) Het leiden van een jeugdteam 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Kristiaan Miedema Jaring Ypma Leider D2-pupillen (JO13-2) Het leiden van een jeugdteam 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Melvin Dol Jorick Dol Leider E- pupillen (JO11-1) Het leiden van een 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Annet Koopmans jeugdteam Leider F-pupillen (JO9-1) Het leiden van een jeugdteam 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Jelmer van der Hoop Erik Bakker Leider H-pupillen Het leiden van een 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen N.v.t. seizoen 2016/2017 jeugdteam Leider MD-pupillen (MO13-1) Het leiden van de MD 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Marcel de Roo Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 12

13 Rutger Kuipers Trainersoverzicht Trainer A-junioren Het trainen van de jeugd 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Aant Soepboer 1 x per week Trainer B-junioren Het trainen van de jeugd 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen N.v.t. seizoen 2016/2017 Trainer C-junioren Het trainen van de jeugd 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Rick Vink Paul Bouma Trainer D1-pupillen Het trainen van de jeugd 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Kristiaan Miedema Trainer D2-pupillen Het trainen van de jeugd 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Melvin Dol Jorick Dol Trainer E-pupillen Het trainen van de jeugd 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Xander de Vries Egbert Dijkstra Trainer F-pupillen Het trainen van de jeugd 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Rick Vink Trainer H-pupillen Het trainen van de jeugd 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen N.v.t. seizoen 2016/2017 Trainer MD-pupillen Het trainen van de MD 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Kim Bouma Renze Haaksma/ Jildou Tuinenga Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 13

14 3.3 Scheidsrechter commissie Functie & taken Omschrijving Aantal uren per week/ per Aantal punten per seizoen/ Wordt ingevuld door: keer per keer Voorzitter/Coördinator Het aansturen en verantwoordelijkheid dragen voor de Scheidsrechter commissie + het regelen van scheidsrechters en grensrechters 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Daniel Visser Scheidsrechters en grensrechters Scheidsrechter Senioren Het in goede banen leiden van een senioren wedstrijd Scheidsrechter jeugd Het in goede banen leiden van een jeugd wedstrijd Grensrechter 1 e elftal Assistent scheidrechter bij het 1 e elftal 2 uur per keer 25 per keer 2 uur per keer 20 per keer 2 uur per keer 25 per keer Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 14

15 4. Algemene zaken 4.1 Commissie beheer & accommodatie Functie & taken Omschrijving Aantal punten per seizoen/ Aantal punten per seizoen/ Wordt ingevuld door: per keer per keer Voorzitter/Coördinator Het aansturen en verantwoordelijkheid dragen voor commissie beheer; 4 tot 6 uren per week 100 per seizoen Sander Dijkstra i.s.m. Douwe Jan de Boer Vrijwilligersgroep Consul Het keuren van de 1 uur per week 100 per seizoen Henk Akkerman voetbalvelden Voetbalveld kalken Veld kalken 2 uren per keer 20 per keer Douwe Kuipers Voetbalveld speelkaar maken Onderhoud accommodatie Goals klaar zetten, hoekvlaggen plaatsen en veld moet speelklaar zijn. Het uitvoeren van diverse onderhoudswerkzaamheden 1 uur per week 100 per seizoen 2 tot 4 uren per keer (volgens inschrijving) 25 per 2 uur Beheer sleutels & pasjes Uitgifte, beheer verzorgen en verantwoordelijkheid dragen van toegangspassen en sleutels 4 uren per keer ( aan het begin en einde van het seizoen) 25 Per seizoen Schoonmaken kleedruimte Het schoonmaken van de 2 uren per keer 25 per week kleedruimtes (op vrijdag en maandag of in overleg) Bestuurskamer dienst Het ontvangen van de +/- 4 uren per keer 25 per keer Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 15

16 (aansturing via Vrijwilligerscommissie) uitspelende ploegen en de leiders voorzien van consumpties + het zetten van Thee in de rust 4.2 Redactie & PR Commissie Functie & taken Omschrijving Aantal uren Aantal punten per seizoen/ Wordt ingevuld door: per week / per keer per keer Voorzitter/Coördinator Het aansturen en 6 tot 8 uren per week 100 per seizoen Vacant verantwoordelijkheid dragen voor de redactie & PR commissie; en vrijwilligersgroep aansturen Algemeen lid (meerdere leden mogelijk) Het regelen van de overige zaken 2 tot 4 uren per week 50 per seizoen Sikke broersma Redactie lid clubblad Presentatiegids Webshop-beheer Vrijwilligersgroep Webmaster vereniging website Het beheren en in elkaar zetten van het clubblad Aan het begin van het seizoen de presentatiegids samenstellen Bestellingen regelen i.o.m. Muta en uitgifte van teamkleding Het onderhouden van de site en deze site up to date houden 8 uren per keer 25 per seizoen Vacant 2 tot 4 uren per keer 25 per seizoen Vacant; wordt nu door Sikke Broersma en Jantine Koster opgepakt 1 uur per week 50 per seizoen Nynke Bergema 2 tot 4 uren per week 100 per seizoen Vacant Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 16

17 Rondbrengen clubblad Verkopen van infoboekjes Informatie boekjes voor 1 e elftal 2 x per jaar het clubblad verspreiden onder de leden Het verkopen van informatieboekjes en verloting bij de ingang tijdens thuiswedstrijden van het eerste elftal Het samenstellen van het informatie boeken voor wedstrijden van het 1 e elftal 2 uur per keer 25 per keer Vacant 1 uur per keer 20 per keer Vacant 1 uur per keer 100 per seizoen Douwe kuipers, maar meerdere leden mogelijk 4.3 Activiteiten commissie Functie & taken Omschrijving Aantal uren per week/ per keer Voorzitter/Coördinator Het aansturen en Afhankelijk van het verantwoordelijkheid dragen activiteiten programma voor de activiteiten commissie Algemeen lid (meerdere leden mogelijk) Het organiseren van activiteiten voor de club (o.a slotdag, kerstborrel, zaalvoetbaltoernooien, geraniumactie, brander toernooi, sponsorloop, leden werven via de basisscholen enz.) Afhankelijk van het activiteiten programma Aantal punten per seizoen/ Wordt ingevuld door: per keer 100 per seizoen Vacant 100 per seizoen Vacant Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 17

18 Bijlage 2 Huishoudelijk reglement voor vrijwilligers VV Holwerd doet een beroep op ieder lid en/of ouder/verzorger om bij te dragen aan het functioneren van de vereniging. Wij verwachten van leden en ouders van jeugdleden dat ze zich inzetten voor de vereniging. Van een vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij zich houdt aan de algemeen geldende gedragsregels. Een vrijwilliger die binnen VV Holwerd een taak verricht draagt daarvoor de verantwoordelijkheid. Vrijwillig is niet vrijblijvend Het moet leuk zijn om bij VV Holwerd een functie uit te voeren. Wij willen er alles aan doen om het aantrekkelijk en leuk te maken. Wij streven ernaar om voor elke vrijwilliger een plek te vinden die hem/haar aanspreekt. De voorzitters van de commissies moeten het takenpakket onder de aandacht houden binnen hun commissie/stuurgroep. We willen oudere jeugd in zetten die in het kader van hun studie wat kunnen betekenen voor VV Holwerd. Bv CIOS en ALO studenten Indien er vergaderingen van commissies plaatsvinden in de bestuurskamer wordt er van de vrijwilliger verwacht dat er niet roekeloos wordt geconsumeerd. Evt. een kleine bijdrage is op zijn plaats zodra er (alcoholische) dranken worden geconsumeerd. Een ieder neemt hierin zijn/haar verantwoordelijkheid. Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 18

19 Bijlage 3 Vrijwilligersformulier Gelukkig zijn veel vrijwilligers bereid zich voor onze vereniging in te zetten. Zonder hen zouden een heleboel zaken niet mogelijk zijn. Maar ze doen het niet voor niets. Het is namelijk hartstikke leuk om met elkaar in een gezellige sfeer dingen voor elkaar te doen. Aangezien wij nog veel enthousiaste mensen kunnen gebruiken, verzoeken wij u vriendelijk onderstaande vragen in te vullen en dit formulier in te leveren. Alvast bedankt namens de Vrijwilligerscommissie!! Graag inleveren vóór 15 september 2016 bij Joeke van der Weg (vrijwilligerscommissie/coördinator). Per post: van Bongastrjitte 9, 9151 KB Holwerd of via joeke4@hotmail.com Persoonsgegevens *aankruisen Voornaam:.M/V* Achternaam:... Telefoonnummer: adres: Ik ben een spelend lid (16 jaar of ouder) Ik ben de ouder/verzorger van een spelend lid(of leden) (jonger dan 16 jaar ): Naam spelend lid (1):. Naam spelend lid (2):. Geboortedatum: Geboortedatum: Interesses & voorkeuren Ervaring met vrijwilligerswerk: Bestuurlijke ervaring:.... Hobby s: Aankruisen wat van toepassing is: Ik kan/wil regelmatig wat doen. Ik kan/wil zo nu en dan wat doen. Ik kan/wil één keer wat doen. Ik heb daarbij voorkeur voor: Doordeweekse dagen ochtend/middag/avond*). Het weekend. Ik vind het volgende leuk om te doen (meerdere keuzes mogelijk): Bekleden van een functie in het hoofdbestuur/algemeen bestuur* Bekleden van een functie in de senioren- of jeugdcommissie* Werven van adverteerders en sponsors (sponsorcommissie)* Begeleiden van wedstrijden van een team (leider)* Begeleiden/trainen van een jeugd (of senioren) team* Scheidsrechter zijn bij thuiswedstrijden* Bestuurskamerdienst (ontvangst uit-teams, zetten van thee in de rust etc)* Verrichten van onderhouds-/schoonmaakwerkzaamheden* (bijv. klusjes rondom veld en/of boxen schoonmaken) Verzorgen van de PR, website/clubblad/presentatiegids/webshop* Rondbrengen van bijv. clubblad en/of verkopen infoboekjes tijdens thuiswedstrijden* Organiseren van toernooien, festiviteiten en overige activiteiten* Overige:. * Bekijk de functietabellen, functieboek en/of de Sportlinked app voor een uitgebreide taakomschrijving. Ondertekening Datum: Handtekening:. Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 19

20 Bijlage 4 Werkinstructie Sportlinked-app De app is op dit moment afgesloten voor KNVB leden; informatie hierover volgt later in het seizoen Meer informatie te verkrijgen via: 1. Sportlinked downloaden: De app kan gedownload worden in de Appstore en de Playstore door te zoeken op sportlinked of via: 2. Registreren: Nadat de applicatie is gedownload en geïnstalleerd komt de gebruiker op onderstaand scherm. Bij eerste keer gebruik dient de gebruiker zich te registreren. 3. adres doorgeven: De gebruiker vult daartoe een adres en wachtwoord in. Dit adres dient overeen te komen met het adres dat ook in Sportlink Club geregistreerd is bij deze persoon (veld op tabblad Persoon). Let op: Indien de gebruiker niet weet welk adres geregistreerd staat of er nog geen adres geregistreerd staat dient hij/zij contact op te nemen met zijn/haar vereniging. De gebruiker zal op zijn adres een ontvangen met daarin een activatielink. Dit moet dus een bestaand adres zijn anders kan Sportlinked niet worden geactiveerd voor de gebruiker. Invoer van het wachtwoord is vrij. De activatielink is permanent geldig, tot het moment dat de activatielink is gebruikt. Daarna is de link niet meer geldig en zal aan de gebruiker worden getoond dat de link reeds is gebruikt. Als op de activatielink in de wordt geklikt komt men op een pagina waar bevestigd wordt dat het account is geactiveerd. 4. Inloggen: Nadat de registratie en activatie hebben plaatsgevonden kan de gebruiker inloggen. De gebruiker vult daartoe zijn adres en wachtwoord in. Na inloggen is de gebruiker permanent ingelogd. Na download en installatie van nieuwe updates / nieuwe versies van de app is de gebruiker nog steeds ingelogd na het openen van de app. In de app heeft de gebruiker wel zelf de keuze om uit te loggen wanneer dat wenselijk is. 5. Koppelen aan gebruiker: Nadat de gebruiker is ingelogd, kan de gebruiker zich koppelen aan een bij de bond of vereniging bekende persoon. Het koppelen aan een persoon is noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van de functionaliteit van de app. Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 20

21 Bij het koppelen kan gekozen worden uit 2 opties. Koppel dit account via: Mijn relatiecode (scheidsrechters, juryleden, beoordelaars, etc). Deze optie is bedoeld voor personen die niet direct bij een vereniging actief zijn. Mijn vereniging (spelers, coaches, vrijwilligers, commissieleden, bestuurders, etc). Voor het koppelen aan een persoon dient de gebruiker de volgende gegevens in te voeren: - Achternaam De achternaam wordt gecontroleerd op basis van registratie in Sportlink Bond in het achternaam veld. NB: Dit is dus zeer afhankelijk van de invoer van de achternaam in het systeem. Als het achternaam veld bijvoorbeeld ook het tussenvoegsel bevat of leestekens bevat, dan wordt dit tevens in de app verwacht bij het koppelen. - Geboortedatum De geboortedatum wordt gecontroleerd op basis van de registratie in Sportlink Bond in het geboortedatum veld. - Bond In de geselecteerde bond wordt gezocht naar de opgegeven relatiecode en wordt gecontroleerd of de achternaam en geboortedatum overeen komen. - Spelerscode Met spelerscode wordt bedoeld de Sportlink relatiecode. Deze wordt standaard in het juiste formaat (met hoofdletters) ingevoerd. Als de gebruiker alle bovenstaande gegevens juist heeft ingevoerd, dan is zijn account gekoppeld aan de desbetreffende relatiecode. Bovenstaande gegevens zijn op te vragen bij de ledenadministratie (Jantine Koster) van VV Holwerd Indien u kiest voor Mijn vereniging dient u het volgende in te vullen: - Bond: hier kiest u voor de KNVB, waaronder VV Holwerd valt. - Naam vereniging: Hier vult u de naam van uw vereniging in: VV Holwerd. Vervolgens komt u bij stap 3. Bij stap 3 worden alle personen getoond die bij uw vereniging bekend zijn met het adres dat is gebruikt bij het registreren. Het is dus belangrijk dat u voor het registreren hetzelfde e- mailadres gebruikt als dat bij uw vereniging bekend is. Vrijwilligersbeleid VV Holwerd 21