Algemeen communicatieplan AVR juni 2014

Transcriptie

1 Algemeen communicatieplan AVR juni 2014 Dit algemene communicatieplan heeft een tweeledige functie. Het beschrijft enerzijds op abstract niveau hoe de communicatielijnen lopen binnen AVR en welke middelen worden ingezet, sinds de overname door Cheung Kong Infrastructure (CKI). Anderzijds geeft dit plan een doorkijk in de ambities en verbeterpunten in het gebruik van communicatiestromen en -middelen. Het plan is overkoepelend van toepassing op alle locaties van AVR-Afvalverwerking B.V.: - Professor Gerbrandyweg 10, Rozenburg (afkorting PGW); - Rivierweg 20, Duiven (afgekort DUV); - Isotopenweg 3, Utrecht (afgekort OSSU); - Keilezijweg 12, Rotterdam (afgekort OSSK); - Brielselaan 175, Rotterdam (afgekort OSSR); - Meteoorweg 65, Den Haag (afgekort OSSB). 1. Communicatie AVR vs CKI Sinds de zomer van 2013 maakt AVR deel uit van de CKI-groep. Binnen deze groep vervult AVR een zelfstandige rol, dwz: AVR wordt bestuurd door de Nederlandse directie, waarbij op cruciale punten afstemming plaatsvindt met het moederbedrijf. Voor communicatie betekent dit dat alle dagelijkse zaken door AVR zelf worden uitgevoerd. Financiën, veiligheidsrapportages, issues of onderwerpen die van invloed kunnen zijn op de reputatie van AVR of de CKI-groep, worden gedeeld of afgestemd met het moederbedrijf. 2. Managementvisie, missie AVR heeft zich in de loop der tijd ontwikkeld tot Nederlands grootste afvalverwerker met afval- en energiecentrales in Rozenburg en Duiven en overslagstations in Den Haag, Utrecht en Rotterdam. De laatste jaren is daarbij een bijzondere ontwikkeling gaande. Dat je met het verbranden van afval stroom kunt opwekken, was al langer bekend. Maar vandaag de dag zijn vooral stoom en warmte waardevolle producten van het verbrandingsproces. AVR ziet als haar taak om dankzij afvalverwerking duurzame energie aan industrie en duizenden huishoudens in de omliggende regio s te leveren. Hierbij streeft het naar een zogenaamd zero-waste proces: zelfs de restproducten van het verwerkingsproces worden volop benut en vinden hun weg als grondstof in de wegenbouw en staalindustrie. Het management van AVR heeft na de overname door Cheung Kong, de managementkoers voortgezet. Wel zal deze koers de komende tijd worden aangescherpt. Hierbij geldt: transparantie staat voorop en interne communicatie gaat voor externe communicatie.

2 3.1 Huidige interne communicatiemiddelen Momenteel maakt AVR gebruik van de volgende communicatiemiddelen: Interne nieuwsbrief. Narrow Casting Mail to all Overige interne communicatiemiddelen Deze nieuwsbrief heeft een frequentie van 4x per jaar en wordt intern opgesteld. De nieuwsbrief omvat berichten over nieuwe contracten, nieuwe producten, maar ook informatie over medewerkers, in/uit dienst, Arbo en SHEQ-gerelateerde onderwerpen. De nieuwsbrief wordt digitaal verspreid naar alle medewerkers met een adres, en uitgeprint voor de diverse prikborden. AVR beschikt over Narrow Casting - beeldschermen op cruciale plaatsen op de werkvloer, in de kantine en in de kantoren van de diverse AVR-locaties. Berichtgeving is up-to-date en het is een snel en praktisch middel om iedereen te bereiken. In uitzonderingsgevallen wordt een mail-to-all verspreid. Dit betreft informatie die urgent en/of belangrijk is om met iedereen te delen. De attentiewaarde is hoog door de lage frequentie. Informatie die heel specifiek bedoeld is voor een bepaalde doelgroep wordt verspreid via o.a. werkoverleg, teammeetings, toolboxmeetings, of via presentaties of persoonlijk contact. 3.2 Huidige externe communicatiemiddelen Momenteel maakt AVR gebruik van de volgende communicatiemiddelen: Website geeft informatie over de bedrijfsdoelstellingen en - activiteiten. Daarnaast geeft het informatie over de diverse duurzame projecten van AVR. De site trekt maandelijks bezoekers. Voor de website wordt een groei voorzien in de hoeveelheid beschikbare informatie. Twitter Recent is een twitter account aangemaakt. Deels om in te zetten voor een accurate en snelle communicatie bij incidenten. Het groeiscenario voor de toekomst is dat AVR twitter vaker inzet om korte nieuwsberichten te communiceren naar belangstellende stakeholders. Linkedin De AVR account op heeft 1100 volgers, waarvan 340 medewerkers. Er zijn mogelijkheden om in de toekomst de account actiever in te zetten voor HR-communicatie en communicatie met commerciële relaties. Media Overige externe communicatiemiddelen Het middel media wordt ad hoc ingezet om bepaalde projecten toe te lichten aan hetzij de omgeving (via lokale media) hetzij stakeholders uit de branche (via vakmedia). Het groeiscenario is dat AVR in de toekomst nauw contact opbouwt met key journalisten en vaker pro-actief extern communiceert. Informatie die heel specifiek bedoeld is voor een bepaalde doelgroep wordt verspreid via o.a. , via presentaties of persoonlijk contact.

3 4. Communicatiestromen per werkgebied Hieronder volgt een beschrijving van de huidige communicatiestromen voor SHEQ, HR, Commercie en de inzet van middelen. Kwaliteitsafspraken & procedures SHEQ-communicatie: - SHEQ verzorgt communicatie over kwaliteit, arbo en milieu via de genoemde communicatiemiddelen, richting de genoemde doelgroepen. - Doelstelling is dat alle up-to-date informatie over kwaliteit, arbo en milieu te allen tijde beschikbaar is voor alle medewerkers en medewerkers van aannemers - Wijzigingen worden zsm gecommuniceerd via de benoemde communicatiemiddelen - Indien een persoonlijke toelichting gewenst is voor een bepaalde doelgroep, dan wordt dit door SHEQ aanvullend georganiseerd.

4 Kwaliteitsafspraken & procedures HR-communicatie: - HR verzorgt pro-actieve communicatie over cao en arbeidsomstandigheden gerelateerde onderwerpen via de genoemde communicatiemiddelen, richting de genoemde doelgroepen. - Doelstelling is dat alle up-to-date informatie over cao en arbo te allen tijde beschikbaar is voor alle medewerkers en medewerkers van aannemers - Wijzigingen worden zsm gecommuniceerd via de benoemde communicatiemiddelen - Indien een persoonlijke toelichting gewenst is voor een bepaalde doelgroep, dan wordt dit door HR aanvullend georganiseerd.

5 Kwaliteitsafspraken & procedures Commercie-communicatie: - Commercie verzorgt transparante communicatie over producten, diensten en bijbehorende tarieven via de genoemde communicatiemiddelen, richting de genoemde doelgroepen. - Daarnaast verzorgt Commercie informatie over de diverse duurzame projecten van AVR Doelstelling is dat AVR haar kennis over de markt, diensten en producten deelt met NGO s, de politiek, omwonenden en het publiek, om zo bij te dragen aan een transparante markt en besluitvorming over ontwikkelingen te faciliteren. Op niveau van het management team vindt afstemming plaats tussen de afdelingen onderling. 5. communicatie-ambities op het vlak van SHEQ, HR, Commercie en Management Intern: AVR streeft ernaar om open en tijdig te communiceren over ontwikkelingen die van belang of van toepassing zijn voor haar medewerkers en ingehuurde derden. Extern: AVR streeft ernaar om een bijdrage te leveren aan transparantie in de markt en haar kennis en ervaring beschikbaar te stellen voor stakeholders, om verdere ontwikkelingen en besluitvorming te bevorderen. Dit doet AVR onder andere door bijdragen te leveren aan beleidsvorming bij het ministerie Infrastructuur en Milieu. 6. Reactieve communicatie, hoe kan AVR worden bereikt? Het algemene telefoonnummer is 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar. Op de website van AVR staan de overige contactmogelijkheden. Er is een algemeen mailadres: [email protected]. En een apart mailadres en telefoonnummer voor vragen vanuit de media.

6 De vragen die binnenkomen worden ad hoc in behandeling genomen en intern doorgegeven aan de juiste betrokkenen. Deze zorgen zelf voor een correcte afhandeling. Vragen en evt. klachten worden niet centraal genoteerd en gemonitord, de lijnen zijn veelal kort en opkomende zaken worden direct door de AVR-medewerkers opgepakt. 7. aanpak en budget De communicatie aanpak, regie en het communicatiebudget (in- en extern) maakt onderdeel uit van het commerciebudget. Verschillende communicatie dragers zijn in verantwoordelijkheid belegd bij de lijnorganisatie en staf afdelingen (bv. HR, SHEQ)