Communicatieplan Schagen Groep

Transcriptie

1 Communicatieplan Schagen Groep Versie 2.0, 16 oktober Naam Functie Datum Opgesteld door G.J. Molenaar KAM-manager 16 oktober 2013 Gecontroleerd door H. Dolstra Adjunct-directeur 16 oktober 2013 Vastgesteld en vrijgegeven J. Schagen Directeur 28 oktober 2013 door Schagen Groep Beheer BV Postbus AP Zwolle Hanzeweg RC Hasselt Tel: Fax: groep.nl

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING DOEL Interne communicatie Externe communicatie MIDDELEN Verantwoordelijkheden Communicatiestructuur Documentenbeheer EXTERNE BELANGHEBBENDEN... 4 Communicatieplan Versie : juni 2013 Pagina 2 van 5

3 1. Inleiding In dit plan wordt inzicht gegeven hoe de Schagen Groep haar interne en externe communicatie over haar CO2 emissie en doelstellingen vorm geeft. Het communicatieplan voorziet in planmatige communicatie over het CO2-beleid naar alle medewerkers, het bevoegd gezag, de omgeving, nietgouvernementele organisaties (NGO's) en andere belanghebbenden. 2. Doel 2.1. Interne communicatie Het doel van de interne communicatie is het bewustzijn en de betrokkenheid van medewerkers op het gebied van CO2-reductie te vergroten en hen aan te sporen een actieve bijdrage te leveren aan het reduceren van de CO2-emissie. Om de doelstellingen te halen, is het van belang dat elke medewerker zich bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheid en mogelijke bijdrage op dit gebied. De CO2 emissie is mede afhankelijk de mate van bewustzijn van de medewerkers. Het doel van de interne communicatie is dan ook: Voorlichten over beleid en uitstraling van de Schagen Groep inzake duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen; Het actief betrekken van medewerkers bij het bereiken van de door de directie vastgestelde doelstellingen inzake energiereductie Externe communicatie Het doel van de externe communicatie is het uitdragen van de maatschappelijke verantwoordelijkheid & betrokkenheid van de Schagen Groep. Hierbij hoort ook het vergroten van het bewustzijn en de betrokkenheid van haar externe relaties, zodat ook deze een actieve bijdrage kunnen leveren aan CO2-reductie. 3. Middelen 3.1. Verantwoordelijkheden Binnen de organisatie wordt het energiebeleid, -doelstellingen, eisen en resultaten via diverse kanalen door de organisatie gecommuniceerd onder verantwoordelijkheid van de adjunct-directeur als lid van het directieteam. De adjunct-directeur is eindverantwoordelijk voor alle interne en externe communicatie aangaande CO2. Communicatie geschiedt middels procedure Externe Communicatie. De frequentie van de bijeenkomsten / vergaderingen verschilt per bedrijf, hiervoor wordt verwezen naar de bedrijfsspecifieke overlegstructuur. Communicatieplan Versie : juni 2013 Pagina 3 van 5

4 3.2. Communicatiestructuur Periodiek vinden er vergaderingen en overlegvormen plaats. Van elke vergadering en/of overleg vindt verslaglegging plaats. Het initiëren, bijsturen en afhandelen van corrigerende en preventieve maatregelen en het continue verbeteren, wordt gevolgd middels de verslaglegging van hieronder genoemde vergaderingen / overlegvormen. Afspraken welke gemaakt worden in de diverse vergaderingen worden door de leidinggevende van de werkmaatschappij gecommuniceerd naar de eigen vennootschap. Naam Frequentie Onderwerpen Directieoverleg 1x / 2 weken Beleid, doelstellingen, resultaten, ideeën, audits en inventarisaties Andere interne overlegvormen Variabel Beleid, doelstellingen, resultaten en ideeën Vizier (personeelsblad) 2x / jaar Beleid, doelstellingen, resultaten en ideeën Internet 2x / jaar Beleid, doelstellingen, resultaten en ideeën 3.3. Documentenbeheer Een beheerste omgang met de documentatie is belangrijk. Documentatie wordt geregeld volgens procedure Documentenbeheer. Dit communicatieplan voorziet de medewerkers op een efficiënte manier van de juiste, volledige en actuele informatie, zowel nu als in de toekomst. Documenten welke behoren tot het gedocumenteerde systeem worden, alvorens deze worden uitgegeven, door de KAM-manager gecontroleerd op volledigheid, normeisen en gebruikersvriendelijkheid, waarna ze door de directievertegenwoordiger worden vrijgegeven. Wijzigingen in documenten worden aangegeven door de versiedatum. De KAM-manager zorgt voor de distributie van de documentatie naar de diverse betrokkenen. Documenten op het netwerk zijn, waar nodig, beveiligd (middels een wachtwoord) tegen onjuist gebruik. Er kunnen door medewerkers geen wijzigingen aangebracht worden zonder medeweten van de KAM-manager. Hierdoor wordt vervuiling van documentatie tegengegaan. 4. Externe belanghebbenden De Schagen Groep heeft haar externe belanghebbenden in kaart gebracht. Tot de externe belanghebbenden worden gerekend: Partijen Namen Bevoegd gezag Overheidsinstellingen Opdrachtgevers Onderaannemers / leveranciers Provincie Overijssel Gemeente Zwartewaterland Gemeente Zwolle Gemeente Elburg Agentschap NL Rijkswaterstaat Conform administratie Conform onderaannemers- / leverancierslijst Communicatieplan Versie : juni 2013 Pagina 4 van 5

5 Uitgezonderd verplichte communicatie in het kader van milieuvergunningen of convenanten wordt niet pro-actief gecommuniceerd met externe belanghebbenden over het energieverbruik, de CO2- emissie en mogelijkheden tot CO2-reductie. Uiteraard is de op de website beschikbaar gestelde informatie voor iedereen toegankelijk. Communicatieplan Versie : juni 2013 Pagina 5 van 5