GEBRUIKSREGLEMENT BRIELPOORT. 1. Aanvragen van de Brielpoort

Transcriptie

1 GEBRUIKSREGLEMENT BRIELPOORT 1. Aanvragen van de Brielpoort De Brielpoort moet minstens 3 maand vooraf worden aangevraagd aan de dienst cultuur en evenementen. De aanvraag dient schriftelijk te gebeuren en bevat minimaal volgende gegevens: naam, adres en telefoonnummer van de huurder (in geval van een vereniging, bedrijf of andere organisatie moet ook naam, adres en telefoonnummer van de contactpersoon vermeld worden), de volledige aangevraagde huurperiode, de toegangsprijs en een omschrijving van de geplande activiteit. Behalve door kandidaat-huurders uit Deinze kan de Brielpoort slechts 1 jaar op voorhand worden aangevraagd. Deinse kandidaat-huurders kunnen tot 2 jaar vooraf een aanvraag indienen. Voor activiteiten van het stadsbestuur zelf gelden geen beperkingen. Huurders met een vaste jaarlijkse datum krijgen voorrang bij een gelijktijdige aanvraag. De reservatie is pas definitief na de ondertekening door beide partijen van de huurovereenkomst en na de betaling van de waarborg en de gebruiksvergoeding door de kandidaat-huurder. De betaling van de waarborg en de gebruiksvergoeding dient binnen de maand na ontvangst van de ondertekende overeenkomst te gebeuren. De betaling van de energiekosten en andere bijkomende kosten dient na de activiteit te gebeuren, binnen de maand na ontvangst van de eindfactuur. 2. Nemen van opties Opties kunnen genomen worden om data tijdelijk te reserveren. Om alle verwarring te vermijden kunnen opties enkel schriftelijk worden aangevraagd. Een optie is slechts 1 maand geldig en kan niet worden verlengd. Er kan wel een nieuwe optie worden genomen, indien er minstens 1 dag tussen de oude en de nieuwe optie zit. Op hetzelfde moment kunnen per organisatie slechts twee opties voor verschillende data genomen worden. De definitieve aanvraag tot reservatie dient te gebeuren door dezelfde kandidaat-huurder als diegene die de optie heeft genomen. Voor het nemen van een optie dienen volgende gegevens doorgegeven te worden: naam, adres en telefoonnummer van de kandidaat-huurder (+ van de contactpersoon indien het gaat over een vereniging of bedrijf), de periode en een omschrijving van de activiteit. 3. Huurtijd Brielpoort De Brielpoort wordt verhuurd per dag. De huurperiode van één dag start om 8u 's morgens van de dag van verhuur zelf en eindigt om 4u s nachts van de volgende kalenderdag. Bijkomende dagen voor het klaarzetten en opruimen van de zaal dienen extra gehuurd te worden. Indien voor meerdere dagen wordt gehuurd, loopt de huurperiode onafgebroken vanaf 8u s morgens van de eerste dag van verhuur tot 4u s nachts van de kalenderdag na de laatste dag van verhuur. Ongeacht de huurperiode dient een activiteit steeds ten laatste om 4u s nachts stopgezet te worden. 4. Sleutel De sleutel van de zaal dient afgehaald te worden bij de dienst cultuur en evenementen. Er dient een aparte waarborg betaald te worden voor de sleutel. De sleutel moet de eerste werkdag na de manifestatie afgegeven te worden op de dienst cultuur en evenementen. Niet naleven van deze afspraak kan aanleiding geven tot een extra schadevergoeding per dag dat de sleutel te laat wordt teruggebracht. 5. Zaalindeling Benedenzaal : 60 x 30 m. Indien de ruimte te groot is kan de zaal in drie kleinere ruimten verdeeld worden, door middel van gordijnen. Er is evenwel geen prijsvermindering voorzien voor het gebruik van een gedeelte van de zaal. 6. Loges Voor het huren van de loges wordt een apart tarief aangerekend. Indien de huurder de loges wenst te gebruiken, moet dit apart vermeld worden in de aanvraag en moet bij het afhalen van de sleutel van de zaal, ook de sleutel van de loges gevraagd worden.

2 7. Zaalaccommodatie (gratis inbegrepen in de huurprijs) losse en stapelbare stoelen stapelbare tafels - een verplaatsbaar podium van maximum 60 m² regelbaar tot 1 m hoogte - 5 verplaatsbare togen van elk 1,80 m lengte - 2 sanitaire blokken (dames- heren). Het plaatsen en inrichten van bovenstaande accommodaties geschiedt met de hulp van de huurder. De huurder dient, na afspraak met de zaalverantwoordelijke, hiervoor minimaal 3 personen ter beschikking te stellen. Indien deze personen niet aanwezig zijn, kan de zaal niet worden klaargezet. Het nodige materiaal en opstelling van de zaal wordt via de dienst cultuur en evenementen minstens 14 dagen vóór de manifestatie medegedeeld aan de zaalverantwoordelijke, zodat de nodige afspraken kunnen gemaakt worden. Het is verboden, zonder toestemming van de stadsaangestelde, om het even welke verandering aan te brengen aan de zaaluitrusting, o.a. mag de stand van de gordijnen, zoals deze door de stadsdiensten (op voorstel van de huurder) werd voorzien, niet gewijzigd worden. 8. Aanvullende accommodatie Bijkomend materiaal (tafels, stoelen, podium,..) moet door de huurder zelf aangebracht en door hem bekostigd worden. 9.Opkuis Alle afval moet tijdens de huurperiode door de huurder en op diens kosten worden verwijderd. Er mag niets achtergelaten worden, noch binnen noch buiten. Tafels, togen en podium moeten afgeruimd zijn en geordend worden achtergelaten, maar moeten niet gestapeld worden, dit om de controle te kunnen uitvoeren voor eventuele beschadiging. Indien de gebruiker in gebreke blijft bij het verwijderen van het afval, zal de extra kost hiervoor verhaald worden op de gebruiker. Verzameld vuil kan volgens afspraak met de zaalverantwoordelijke achtergelaten worden mits de betaling van een aparte vergoeding. De verdere opkuis geschiedt door het stadspersoneel. Indien de loges worden gebruikt, dienen zij na gebruik door de huurder zelf gepoetst te worden. 10. Energieverbruik (gas, elektriciteit, telefoon) Het energieverbruik gedurende de totale huurtijd wordt volledig door de huurder betaald. De huurder ontvangt een afrekening na afloop van het gebruik. Bij de staat van bevinding zullen de tellerstanden van de energiemeters worden genoteerd. 11. Uitbaten van een cafetaria vaste drankenleverancier De huurder krijgt de zaal met bijhorende accommodatie (o.a. toogmateriaal, glazen, e.d.) ter beschikking. Voor het uitbaten van een bar of cafetaria moet de huurder zelf instaan (verbruiksartikelen, bedieningspersoneel, e.d.). De inrichters van feesten, fuiven en concerten mogen geen glazen bekers of flessen aanbieden voor het schenken van drank. Hen wordt aangeraden om herbruikbare plastiek bekers te gebruiken en voldoende ophaalpunten voor de bekers in de zaal te voorzien. Huurders dienen voor hun activiteiten in de Brielpoort alle pils, cola, water en de andere dranken op de lijst in bijlage aan te kopen via het Autonoom Gemeentebedrijf (AGB) Stad Deinze, dit op straffe van de boete vermeld in het retributiereglement van de Brielpoort. Zij dienen hun bestelling rechtstreeks en tijdig (ten laatste 3 dagen voor de start van het evenement) te plaatsen bij de aangeduide vaste leverancier op basis van het retributiereglement van de dranken. De facturatie van deze dranken gebeurt via het Autonoom Gemeentebedrijf Stad Deinze op basis van een aangeleverde afrekening van de leverancier van de dranken. Huurders dienen zelf af te spreken met de leverancier voor het aftekenen van de levering van de bestelde dranken en de telling van de verbruikte dranken. Andere dranken behalve pils, cola, water en de andere dranken op de lijst in bijlage kunnen ofwel rechtstreeks besteld worden bij de vaste drankenleverancier of bij een leverancier naar keuze. Voor contracten afgesloten vóór 1 januari 2014 is deze verplichting niet van toepassing.

3 12. Wet op de auteursrechten (SABAM en Billijke Vergoeding) De huurder moet desgevallend vooraf aangifte doen bij SABAM. Er werd door het AGB Stad Deinze een jaarpremie betaald voor de billijke vergoeding, zodat alle huurders hiervan worden vrijgesteld. 13. Muziekactiviteiten Indien men een muziekactiviteit met elektronisch versterkte muziek organiseert, zijn de inrichters verantwoordelijk voor het naleven van de bepalingen uit het Besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 (van toepassing op de categorie > 85 db(a) LAeq,15min en 95 db(a) LAeq,15min) en de richtwaarden voor het specifieke geluid in open lucht van als hinderlijk ingedeelde inrichtingen, zoals vastgelegd in bijlage van VLAREM II. Het specifiek geluid binnenin de Brielpoort is bij popmuziek, onder realistische uitbatingomstandigheden, steeds beperkt tot 87 db(a) LAeq,run,15min (elektronisch versterkte muziek + andere geluiden in de inrichting) om in regel te zijn met de VLAREM omgevingsnormen. Deze richtwaarde is louter indicatief. Het AGB Stad Deinze is niet verantwoordelijk als het naleven van de richtwaarde tot een vaststelling van een overtreding op de geldende wetgeving zou leiden. Bij house of (heavy) metal optredens is de richtwaarde voor het specifiek geluid binnenin de Brielpoort lager dan 87 db(a) LAeq,run,15min (elektronisch versterkte muziek + andere geluiden in de inrichting) om in regel te blijven met de omgevingsnormen. De grootte van de daling is afhankelijk van de samenstelling van de geproduceerde muziek. Wanneer zich ongeacht het muziekgenre tonaliteit voordoet, dient de richtwaarde voor het specifiek geluid binnenin de Brielpoort met 5 db(a) verminderd te worden. De inrichter dient het specifiek geluid binnenin de Brielpoort steeds te meten. Hij voorziet zelf een meetketen die voldoet aan de bepalingen in artikel 2 van bijlage bis van VLAREM II. De meetplaats en apparatuur moeten voldoen aan bijlage bis Meet- en registratiemethode voor het meten van het geluidsniveau van muziek in inrichtingen, bij het besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne: Art. 1. Meetplaats Tenzij anders bepaald in de milieuvergunning, voldoet de meetplaats aan de volgende voorwaarden: 1 de meetplaats bevindt zich op een hoogte tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer en op tenminste 0,5 meter van het plafond en de wanden; 2 de meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel, voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt; 3 indien niet voldaan wordt aan de voorwaarden, vermeld in 2, bevindt de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers; 4 de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. Art. 2. Eisen waaraan de meetketen moet voldoen De meetketen moet bestaan uit apparatuur die ten minste voldoet aan volgende voorwaarden: 1 de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN (1996) of recenter); 2 de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan gemanipuleerd worden door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon; 3 de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan de bezoekers worden blootgesteld; 4 de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden; 5 de meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid; In het geval er meerdere podia zijn, moet het geluidsniveau ter hoogte van elk podium apart gemeten worden.

4 Overeenkomstig de bepalingen van hoofdstuk en hoofdstuk 6.7 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 (versie d.d ) houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne (Vlarem II) kan het College van Burgemeester en Schepenen per kalenderjaar 12 afwijkingen toestaan op de geldende geluidsnormen (met een maximum van 2 per kalendermaand en een maximum van 24 dagen per jaar). Een afwijking kan door de inrichter tot 6 weken voor het evenement aangevraagd worden bij het College van Burgemeester en Schepenen. Bij het toestaan van een afwijking van de geluidsnormen dient de inrichter te voldoen aan de bepalingen uit het Besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012, overeenkomstig het maximale geluidsniveau dat in de beslissing van het college van burgemeester en schepenen opgenomen is. Alsook aan de eventuele extra bepalingen die het College van Burgemeester en Schepenen aan de inrichter oplegt in de beslissing. 14. Wet op de interne bewakingsdiensten De huurder die persoonscontrole wil laten uitoefenen ter gelegenheid van zijn organisatie dient te voldoen aan de wet van 10 april 1990 op de bewakingsondernemingen, de beveiligingsondernemingen, de interne bewakingsdiensten, gewijzigd bij de wetten van 28 juli 1997 en 9 juni Voor de interne bewakingsdiensten heeft men keuze uit 2 mogelijkheden : 1) Men doet beroep op een professionele vergunde bewakingsonderneming: in dit geval moet men de burgemeester hiervan 15 dagen op voorhand schriftelijk op de hoogte te stellen. 2) Men doet beroep op een eigen interne bewakingsdienst van vrijwilligers: in dit geval moet men een aanvraag 15 dagen op voorhand bij de burgemeester met vermelding van de persoonlijke gegevens van alle vrijwilligers die aan de interne bewakingsdienst deelnemen en aan de voorwaarden voldoen, bepaald in de wet. 15. Schade en/of ontvreemding aan gebouw, installaties of zaalaccommodatie De huurder is verantwoordelijk voor alle vóór, tijdens en gedurende de opruiming van en/of na de manifestatie aangebrachte schade en/of ontvreemding, ook wat betreft het toogmateriaal. Om eventuele schade en/of ontvreemding vast te stellen wordt er een "Staat van bevinding" vóór en na de manifestatie opgemaakt door de zaalverantwoordelijke in het bijzijn van de huurder. De huurder dient hiervoor een afspraak te maken met de zaalverantwoordelijke, in het andere geval wordt deze Staat van bevinding automatisch als geldig beschouwd. Bij niet verwijderen van kleefband, duimspijkers of nietjes t.g.v. bv. aanplakken affiches en wanneer deze door het stadspersoneel moeten verwijderd worden, zullen de hieruit voortvloeiende personeelskosten aangerekend worden aan de huurder. De huurder ontvangt een afrekening na afloop van het gebruik. 16. Waarborg Ten laatste 1 maand na het ondertekenen van de overeenkomst moet de waarborg aan het AGB Stad Deinze gestort worden. Na de activiteit zal een afrekening geschieden. In geval de gestorte waarborgsom te gering zou zijn om de energiekost, eventueel herstelkost van de geleden schade en andere verschuldigde bedragen te betalen, zal de huurder het verschil moeten bijpassen. Een eventueel overblijvend bedrag wordt aan de huurder teruggestort. 17. Evacuatie De huurder neemt kennis van het evacuatieplan in bijlage bij het gebruiksreglement. De huurder stelt zijn medewerkers schriftelijk in kennis van het evacuatieplan. De in- en uitgangen en de nooduitgangen mogen tijdens de openingsuren in geen geval vergrendeld of met de sleutel gesloten worden. Alle gangen, trappen, uitgangen en nooduitgangen moeten over de volle breedte vrij zijn van belemmeringen zowel aan de binnen- als aan de buitenkant : zij mogen aldus niet versperd worden door vestiaires, het stallen van fietsen, het opslaan van goederen of het verkopen van eetwaren. Zij moeten op gemakkelijke wijze een uitweg naar buiten geven. Indien het noodzakelijk is kunnen 1 of meerdere nooduitgangen afgesloten worden. De huurder stelt het stadsbestuur hiervan in kennis d.m.v. een aangetekende brief waarbij in een bijlage de afgesloten nooduitgangen aangeduid worden op het evacuatieplan en dit minstens 6 weken voor de dag waarop de activiteit plaats heeft. Indien geen melding gemaakt is, zoals hierboven beschreven dienen alle uitgangen vrij en bruikbaar te zijn. Het afsluiten van de nooduitgangen heeft een beperking van het aantal toegelaten personen voor

5 gevolg (zie Aantal toegelaten personen ). Indien het ingediende voorstel tot afsluiting van bepaalde nooduitgangen gevaar zou opleveren voor de bezoekers kan het stadsbestuur een verbod uitvaardigen tot het afsluiten van de desbetreffende uitgangen / nooduitgangen of een deel ervan. De interventieweg rondom de Brielpoort dient ten allen tijde vrijgehouden te worden : hij mag aldus niet versperd worden door fietsen, personen-, bestel- of vrachtwagens, tenten, materialen of andere voorwerpen of constructies. Bij het plaatsen van tenten op de interventieweg of de parking, dient de huurder contact op te nemen met de brandweer. In overleg wordt een nieuwe interventieweg bepaald. Bij wijziging van de interventieweg dient de huurder zelf in te staan voor het opstellen van een nieuw evacuatieplan, in samenspraak met de stedelijke brandweer. De huurder signaleert de nieuwe interventieweg eveneens aan de zaalverantwoordelijke. Het plaatsen van tafels en stoelen, alsook van standen e.d. dient oordeelkundig te gebeuren. De uitgangen / nooduitgangen dienen steeds vlot bereikbaar te zijn. Bij het inrichten van beurzen of activiteiten waar verkoopsstanden voorzien worden dient men minimaal 6 weken vooraf een plan met de schikking van de standen ter goedkeuring overgemaakt te worden aan de brandweer Deinze. 18. Aantal toegelaten personen Het aantal toegelaten personen bedraagt 3498 wanneer alle nooduitgangen en alle uitgangen vrij blijven.(dit aantal is van toepassing wanneer de zaal vrij is van tafels, stoelen,podium, e.d. (m.a.w. een volledig naakte zaal) Er kunnen maximum 3 nooduitgangen per zijkant afgesloten worden. Hierdoor wordt echter het aantal toegelaten personen verminderd met 168 per gesloten nooduitgang. De hoofdingang kan in geen enkel geval, zelfs niet gedeeltelijk, afgesloten worden. Het afsluiten van de nooduitgangen dient echter oordeelkundig te gebeuren. Het is ieder geval niet toegestaan om de nooduitgangen allemaal op één zijde van de zaal af te sluiten. Wanneer bij de uitbating van de zaal tafels en stoelen voorzien worden dan zal het aantal personen bepaald worden volgens het aantal geplaatste tafels en stoelen. De capaciteit van de bovenzaal, is wanneer beide uitgangen beschikbaar zijn, beperkt tot 150 personen. 19. Brandbeveiliging Omwille van de brandveiligheid is het verboden voetzoekers, rookbommen, brandbommen, vuurwerk of gelijkaardige tuigen aan te steken of tot ontploffing te brengen die rook- en/of brandontwikkeling tot gevolg hebben. De instructies van de brandweer inzake brandveiligheid dienen steeds opgevolgd te worden. De richtlijnen inzake brandveiligheid dienen nageleefd te worden. Alle voorzieningen inzake brandveiligheid (brandblussers, haspels, evacuatieplans, alarmknoppen, interventieweg,...) moeten te allen tijde gemakkelijk bereikbaar blijven en mogen in geen enkel geval verwijderd of verborgen worden. De huurder zal zijn medewerkers schriftelijk op de hoogte brengen van de te nemen maatregelen bij brand, de taakverdeling, het opwachten van de hulpdiensten en het gebruik van de blusmiddelen en alarminstallatie. Losse of vaste wandbekleding en versiering die aangebracht worden door de huurder, mogen niet uit gemakkelijk brandbare materialen bestaan. Attesten van de gebruikte doeken / materialen dienen beschikbaar te zijn. Horizontaal hangende doeken, netten of andere zaken zijn verboden. De Brielpoort geldt als openbare ruimte en er is dus een absoluut rookverbod van kracht. De gebruiker dient toe te zien op het naleven van dit rookverbod. De Brielpoort beschikt over een brandalarm. Het is aan de huurder verboden de instellingen van dit brandalarm op eigen initiatief te wijzigen. Het is niet toegestaan om in de benedenzaal, loge of aanpalende lokalen occasionele warmtebronnen op gas te plaatsen. Het plaatsen van frituurinstallaties, zowel op gas als elektriciteit is verboden. Het gebruik van frituurinstallaties kan buiten de Brielpoort, en dit volgens de bepalingen opgenomen in het reglement occasionele warmtebronnen. 20. Verzekering Het gebouw en de inboedel, eigendom van het Autonoom Gemeentebedrijf Stad Deinze, zijn gedekt door een brandverzekering. In deze verzekering is de clausule "afstand van verhaal" opgenomen t.v.v. de huurders en/of gebruikers van de zaal (incl. commerciële sector). De huurder is verantwoordelijk voor het door hem gebruikte materiaal en materieel. Hij verzaakt uitdrukkelijk aan elk verhaal t.o.v. het AGB Stad Deinze uit hoofde van beschadiging, vernieling of verlies, wat ook de oorzaak ervan is. De huurder is verantwoordelijk en zal zijn burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid verzekeren. De huurder is ten allen tijde verantwoordelijke voor gebeurlijke ongevallen.

6 21. Verlichting van de Brielpoort Het is ten strengste verboden de spots van de Brielpoort aan te raken m.a.w. te verdraaien of anders te richten. Indien anders gerichte spots nodig zijn dienen deze door de huurder bijgeplaatst te worden. Indien de spots tijdens de activiteit moeten worden bediend, dient de huurder vooraf uitleg te vragen over de lichtinstallatie van de Brielpoort. Ter bescherming van de leidingen van de lichtinstallatie is het verboden de kabelgoten links en rechts boven de noodverlichting te betreden. 22. Ophangen bijkomend materiaal Aan de dakspanten mag bijkomend materieel worden opgehangen met een maximum gewicht van 120 kg per lopende meter. Het AGB en het stadsbestuur of één van zijn afgevaardigden kan op geen enkele wijze verantwoordelijk gesteld worden voor de controle of de goedkeuring van het opgehangen materieel. De huurder is zelf verantwoordelijk voor de controle van het maximum gewicht en voor de deskundigheid waarmee het materieel is opgehangen. 23. Onderverhuring De hoofdorganisator van de activiteit dient zelf de huurovereenkomst te ondertekenen. Het is verboden de zaal of delen van de zaal onder te verhuren aan derden. Misbruik, bv. om een verlaagd tarief te bekomen, kan leiden tot de schorsing van alle betrokken partijen. Het is tevens verboden het openbaar domein rondom de Brielpoort te verhuren aan derden o.m. voor het uitbaten van een frituur of dergelijke, tenzij mits toelating. Het plaatsen van een frituur of dergelijke binnen het gebouw is in ieder geval verboden. De eventueel toegestane installaties (frituur, hamburgertent, enz.) dienen te voldoen aan de diverse wettelijke bepalingen en de uitbater dient te beschikken over de nodige goedkeuringsattesten. 24. Opmerkingen door de stadsaangestelde De huurder dient zich gedurende het gebruik van de zaal te gedragen naar de opmerkingen en onderrichtingen die hem door de stadsaangestelde kunnen gegeven worden. Indien de activiteit een betalende toegang heeft, is de gebruiker verplicht vooraf twee toegangsbewijzen aan de dienst cultuur en evenementen te bezorgen Deze toegangsbewijzen dienen om de stadsdiensten in staat te stellen het gebruik van de Brielpoort op het moment van de verhuur te controleren. 25. Plaatsen van afsluitingen Het plaatsen van afsluitingen rond de Brielpoort en/of aanwezige tenten op de parking kan enkel toegelaten worden voor zover de bereikbaarheid van de Brielpoort voor de hulpdiensten gegarandeerd blijft en dit geen invloed heeft op de veilige evacuatie van de zaal of tenten. Een voorstel tot opstelling van afsluitingen dient minimaal 6 weken vooraf ter goedkeuring schriftelijk overgemaakt worden aan het stadsbestuur / brandweerdienst. 26. Gebruik parking Brielpoort voor andere doeleinden Het gebruik van de parking naast de Brielpoort is inbegrepen in de overeenkomst voor de Brielpoort. Huurders die tenten willen bijplaatsen op de parking naast de Brielpoort of deze voor andere doeleinden willen gebruiken, dienen hiervoor een aparte overeenkomst af te sluiten en dienen akkoord te gaan met een afzonderlijk reglement. Bij de overeenkomst en het reglement zal een plan worden bijgevoegd met duidelijke omschrijving waar tenten mogen geplaatst en bevestigd worden. 27. Plaatsen van tenten op de parking naast de Brielpoort Het plaatsen van tenten kan enkel toegelaten worden voor zover de bereikbaarheid van de Brielpoort voor de hulpdiensten gegarandeerd blijft en dit geen invloed heeft op de veilige evacuatie van de zaal. Een voorstel tot opstelling van tenten dient minimaal 6 weken vooraf ter goedkeuring schriftelijk overgemaakt worden aan het stadsbestuur / brandweerdienst. De gebruikte tenten, de inrichting ervan en de opstelling dienen te voldoen aan de bepalingen opgenomen in het reglement tijdelijke inrichtingen.

7 28. Defecten en problemen tijdens het gebruik Bij defecten en problemen dient de in de overeenkomst vermelde contactpersoon binnen de stadsdiensten onmiddellijk op de hoogte gebracht te worden. 29. Annulering van de overeenkomst Wanneer de manifestatie om één of andere reden niet kan doorgaan dan dient het AGB Stad Deinze zo spoedig mogelijk ingelicht te worden. De waarborg wordt na de annulatie van een aanvraag nooit terugbetaald. Wordt de huur meer dan 3 maand vóór het gebruik geannuleerd, dan worden er geen bijkomende kosten aangerekend. Wordt de huur minder dan 3 maand en meer dan 1 maand vóór het gebruik geannuleerd, dan zal de helft van de huursom eigendom blijven van het AGB Stad Deinze. Wordt de huur minder dan 1 maand vóór het gebruik geannuleerd, dan zal de volledige huursom eigendom blijven van het AGB Stad Deinze. In geval van verkiezingen kan steeds het contract van stadswege opgezegd worden, daar de Brielpoort nodig is voor de organisatie van deze verkiezingen. Schadevergoeding is uitgesloten, gezien zulke situatie een geval van overmacht is. 30. Voorafgaandelijk veiligheidsoverleg Minimaal voor wat het betreft het inrichten van concerten, optredens, fuiven, handelsbeurzen en alle andere activiteiten waar er meer dan 1000 personen aanwezig zijn of verwacht worden is een voorafgaandelijk veiligheidsoverleg verplicht. Dit overleg heeft minimaal 6 weken voor de activiteit plaats. Voor dit veiligheidsoverleg neemt de huurder contact op met de dienst cultuur en evenementen. 31. Inbreuken Inbreuken op het gebruiksreglement kunnen aanleiding geven tot een schorsing van bepaalde duur van de gebruiker. Het directiecomité van het Autonoom Gemeentebedrijf Stad Deinze beslist over deze sanctie.