Angst voor het witte vel

Transcriptie

1 Deel 4 Schriftelijke communicatie Angst voor het witte vel Structureren als voorwaarde voor het schrijven Erik van der Spek* Het witte vel en het lege scherm beide kunnen ze een nachtmerrie worden voor zowel beginnende als gevorderde schrijvers. Schrijfangst en writer s block zijn de aanduidingen voor deze verbale plankenkoorts. Om te voorkomen dat er ook in uw organisatie uren voorbij gaan met zinloos getob, geven we hieronder een aantal tips en richtlijnen om snel aan de slag te gaan. Romanschrijvers kunnen we er niet mee helpen, maar voor schrijvers van rapporten is schrijfangst onnodig. De sleutel is de structuur van de tekst: een goede structuur is het halve werk. * Drs. Erik van der Spek is medeoprichter en -eigenaar van Hendrikx Van der Spek, Bureau voor bedrijfscommunicatie te Bussum. Inleiding De nadruk op structuur is niet nieuw. Vrijwel alle schrijvers zijn het erover eens dat een tekst een deugdelijke indeling moet hebben. Maar als het gaat om het stadium waarin die structuur vastgelegd zou moeten worden, lopen de meningen al snel uiteen. Sommige schrijvers kunnen geen letter op papier krijgen zonder een deugdelijke structuur. Voor hen is de structuur van een tekst een kapstok waaraan ze alle informatie kunnen ophangen die ze binnen de tekst kwijt willen. Andere schrijvers proberen hun handen zo lang mogelijk vrij te houden: ze willen zich niet te snel laten vastleggen door een structuur die hun tekst een bepaalde kant uit stuurt. Zij ervaren een structuur al snel als een dwangbuis of een keurslijf. In deze bijdrage leest u hoe u een maximaal rendement uit uw schrijfproces kunt halen. Allereerst geven we een traditioneel model van het schrijfproces, met een aantal kanttekeningen. Maar slimme schrijvers gaan flexibel met dit model om. Daarom geven we een aantal variaties die, afhankelijk van het doel van de tekst en het teksttype, een beter resultaat kunnen opleveren. Tot slot gaan we kort in op de eigenschappen van de schrijver: bent u een Mozart of een Beethoven? 35

2 Angst voor het witte vel Het schrijfproces in vijf stappen In schrijfcursussen en in boeken over schrijven wordt meestal aangeraden om het schrijfproces te faseren. Het idee daarachter is dat schrijven uit verschillende soorten handelingen bestaat, die beter gescheiden uitgevoerd kunnen worden. De schrijver kan dan steeds zijn volle aandacht op een deeltaak richten, waardoor de uiteindelijke tekst niet alleen beter wordt, maar ook sneller tot stand komt. Een veelgemaakte indeling in fasen is de volgende: 1. Vaststellen doel, centrale vraag en publiek Vóór u gaat schrijven moet duidelijk zijn wat u wilt bereiken met uw tekst. Moet de lezer iets weten, iets doen, iets vinden? Verder wordt vaak aangeraden om al in het begin van uw schrijfproces een centrale vraag te formuleren. Die centrale vraag is de hoofdvraag van uw tekst, de vraag waarop de tekst het antwoord vormt. Deze vraag vloeit veelal voort uit óf de opdrachtformulering óf de invalshoek van uw tekst. Tot slot is het ook belangrijk om te weten voor wie de tekst bestemd is. Iedere goede schrijver streeft ernaar zijn tekst zo goed mogelijk af te stemmen op de lezer. U kunt daarbij denken aan de opleiding, de achtergrondkennis en de belangstelling van de lezer. 2. Afbakening van de inhoud: inventarisatie en selectie Op basis van de centrale vraag en rekening houdend met uw publiek brengt u vervolgens uw onderwerp in kaart. Dat betekent inventariseren, onderzoeksresultaten bijeenbrengen, deskresearch uitvoeren, gesprekken voeren en aantekeningen maken. Om de zaak overzichtelijk te houden, raden we u aan de (deel)onderwerpen die u wilt behandelen, weer te geven met behulp van trefwoorden. Na de inventarisatie volgt de selectie. Niet al het materiaal dat u verzameld hebt, hoeft in de tekst opgenomen te worden. Zowel de gestelde centrale vraag als de achtergrond en de belangstelling van het publiek kunnen aanleiding vormen om onderwerpen weg te strepen. Het idee is dat u alleen die informatie-eenheden overhoudt die u echt nodig hebt om de gestelde vraag te beantwoorden. 36 MANAGEMENT & Communicatie

3 3. Vaststellen van de structuur In deze fase gaat u proberen om orde aan te brengen in de lijst met trefwoorden. Structureren bestaat uit twee deelhandelingen: bundelen en volgorde bepalen. Eerst bundelt u de punten die samen in een hoofdstuk, paragraaf of alinea behandeld moeten worden. Vervolgens gaat u na in welke volgorde deze bundels (hoofdstukken of paragrafen) geplaatst moeten worden. Hierbij moet u weer rekening houden met de lezer; aan welke informatie heeft hij het eerst behoefte, welk onderwerp is tactisch gezien het beste om mee te openen? Het resultaat van deze derde fase is een geannoteerde inhoudsopgave. Met andere woorden: u hebt nu een tekstschema waarin per hoofdstuk of paragraaf in het kort de geplande inhoud vermeld staat. 4. Formuleren Pas in de vierde fase begint het eigenlijke schrijven. Het idee is dat u in de tweede en derde fase al zo goed over de inhoud hebt nagedacht dat het verhaal nu in uw hoofd zit. U weet wat u wilt vertellen en in welke volgorde het verhaal gepresenteerd zal worden. Daarom kunt u nu in principe de gehele tekst achter elkaar op papier zetten. Toch is het aan te raden om ook in deze vierde fase niet al te veel te letten op zinsbouw en woordkeus, en zeker niet op spelling en interpunctie. Schrijven is een creatieve handeling, en door te veel te letten op allerlei technische details remt u uw eigen schrijfproces. In deze fase zet u uw gedachten op papier; in de volgende fase kunt u de formulering bijschaven en polijsten. 5. Tekstrevisie In de vijfde fase kunt u tot slot de puntjes op de i zetten. Als u in de vorige fase fouten gemaakt hebt, kunnen die hersteld worden, als er lacunes zijn kunnen die worden opgevuld. Tekstrevisie heeft niet alleen betrekking op spelling en interpunctie; kijk ook naar de begrijpelijkheid en aantrekkelijkheid van de zinnen, naar de indeling van de alinea s en naar de tussenkopjes die u gebruikt hebt. 37

4 Angst voor het witte vel Laat de tekst een paar dagen liggen en lees hem dan nog eens door. Vraag ook een collega er eens naar te kijken. Passeert de tekst ook deze controles, dan kunt u hem de wereld insturen. Kritiek op het traditionele model Tot zover de traditionele weergave van het schrijfproces. Hoewel we aan de gepresenteerde fasering bruikbare richtlijnen kunnen ontlenen, is het zinvol om op enkele punten een voorbehoud te maken: Het bovenstaande model stelt het schrijven voor als een lineair proces. De handelingen worden achter elkaar uitgevoerd, en als de laatste handeling (de revisie) voltooid is, is de tekst af. Als we echter de werkwijze van geoefende schrijvers bekijken, zien we dat hun schrijfproces veel cyclische elementen bevat. Zij komen bijvoorbeeld tijdens de structurering of formulering op nieuwe ideeën, die in feite de inhoudsbepaling op losse schroeven zetten. Ook schuiven ze vaak tijdens het schrijven met de structuur om het effect daarvan te bekijken. Dat betekent dat hun schrijfproces een aantal loops vertoont, die vaak de uiteindelijke kwaliteit van de tekst positief beïnvloeden. Het model wekt de suggestie dat het schrijfproces altijd op dezelfde wijze wordt uitgevoerd. Het houdt dus geen rekening met de onderscheidingen die we hierboven hebben aangebracht: onderscheid tussen soorten schrijvers, tussen soorten teksten en tussen soorten structuren. Met name het onderscheid tussen verschillende tekstsoorten heeft consequenties voor de wijze waarop het schrijfproces gefaseerd zou moeten worden. Bij een methodisch ingedeeld onderzoeksverslag ga je eerder lineair te werk dan bij een thematisch ingedeeld achtergrondartikel. Deze kritiekpunten hebben gevolgen voor de keuze van het moment waarop de schrijver gaat indelen. In het model is dat altijd in de derde fase: vóór het formuleren, na de inhoudsbepaling. Inmiddels zal echter duidelijk zijn geworden dat er meer mogelijkheden zijn, die soms de voorkeur genieten. Vier varianten Variaties in het schrijfproces hebben vooral betrekking op de indeling van de teksten. In principe zijn er vier mogelijke momenten om de indeling van een tekst vast te stellen. De eerste drie mogelijkheden liggen vrij dicht bij het begin, de laatste aan het einde. Elke mogelijkheid heeft zijn eigen voor- en nadelen. Hier komen ze: 38 MANAGEMENT & Communicatie

5 1. Voorafgaand aan een onderzoek In alle gevallen waarin een onderzoeksverslag geschreven wordt, bestaat de mogelijkheid al een tekststructuur vast te stellen voor het onderzoek zelfs maar gehouden is. Het idee hierachter is dat het tekstschema structuur kan geven aan het onderzoek: de onderzoeker voert dan geen onnodige werkzaamheden uit (d.i. werkzaamheden die geen consequenties voor het te schrijven verslag zouden hebben). Deze aanpak is gebruikelijk bij sommige adviesbureaus, die met vaste modellen voor onderzoek en rapportage werken. Zij hebben een aantal vakjes in hun model, bijvoorbeeld knelpunten in de organisatie, wijze van leidinggeven en administratieve procedures. Het onderzoek is erop gericht de vakjes op te vullen, en de rapportage vormt hiervan een neerslag (zie voor een uitgebreid voorbeeld hieronder). Voordelen In een ideaal geval behaalt u tijdwinst. U hoeft geen aandacht aan de structurering te besteden en u voert uw werkzaamheden binnen een vast kader uit. Nadelen De structuur kan als een keurslijf gaan werken. Misschien moet u informatie met geweld in hoofdstukken persen waar die eigenlijk niet thuishoort. Misschien blijkt tijdens het onderzoek dat de gekozen structuur niet de juiste is. Structurering vooraf: een standaardtekstmodel Een organisatieadviesbureau doet vooral opdrachten voor lokale overheden, onder andere bij het samengaan van gemeenten. De opdrachten hebben betrekking op de organisatiestructuur van gemeenten en gemeentelijke instellingen. Voor de rapportage hierover maakt men gebruik van een standaardmodel. Dit bestaat uit de volgende hoofdstukken: Samenvatting 1 Opdrachtformulering 2 Huidige situatie 2.1 Beschrijving organisatie 2.2 Knelpuntenanalyse 3 Wensen en eisen 4 Oplossingen 5 Motivering 6 Plan van aanpak 39

6 Angst voor het witte vel Dit model wordt altijd gebruikt, onafhankelijk van de aard van de opdracht. In zo n geval gaat de tekststructuur dus vooraf aan de formulering van de centrale vraag en de bepaling van de inhoud. Het maakt niet uit hoe de inhoud eruit komt te zien, hij moet altijd binnen de gegeven hoofdstukken ondergebracht kunnen worden. 2. Na het vaststellen van de centrale vraag Deze mogelijkheid is bruikbaar als u gebruikmaakt van tekststructuren die meer op de vorm dan op de inhoud van de tekst steunen. In dat geval kunt u gebruikmaken van een tekstschema. Bij elke soort vraag past een bepaalde wijze van beantwoording, waarbij een schrijver vaak in grote lijnen dezelfde route aflegt. Bij een adviserende centrale vraag (zoals Op welke manier halen we een hoger rendement uit de beschikbare zaalcapaciteit in ons theater? ) kan bijvoorbeeld een probleemoplossingschema gehanteerd worden. Dat betekent dat u al een tekststructuur kunt kiezen als u weet welke soort vraag u in de tekst wilt beantwoorden. Voordelen De richting van uw tekst ligt al vanaf het begin vast. U hebt al tijdens de oriëntatie en inventarisatie een kader om binnen te werken. Bovendien hoeft u geen moeilijke beslissingen over structurering te nemen. Nadelen Ook in dit geval kan de structuur belemmerend werken. Omdat de inhoudsbepaling nog niet achter de rug is, legt u zich door een vroege keuze misschien vast op een structuur die niet de beste is. 3. Na de oriëntatie of inventarisatie Dit is de standaardsuggestie die voortvloeit uit de traditionele opvatting van het schrijfproces. U hebt de inhoud vastgesteld en gaat vervolgens na in welke volgorde en welke eenheden u die inhoud wilt presenteren. Daarna kunt u de structuur nader gaan invullen. 40 MANAGEMENT & Communicatie

7 Voordelen U hebt nu een goed beeld van de inhoud van uw tekst en de voornaamste vragen die u wilt beantwoorden. De structuur die u in deze fase kiest, kan daarom wat beter uitgebalanceerd zijn dan een structuur die in een eerdere fase zou zijn vastgesteld. Nadelen U hebt wellicht onnodig werk verricht tijdens de inventarisatiefase (de structuur is dan te laat gekomen). Misschien komt u nog wel op nieuwe ideeën tijdens het schrijven (de structuur is dan te vroeg gekomen). 4. Als de meeste tekst geschreven is Sommige auteurs kloppen eerst zoveel mogelijk tekst in en brengen vervolgens orde aan in het ontstane materiaal. Zeker bij minder formele teksten brochures, artikelen kan dit goede resultaten opleveren. Een artikel over zwevende kiezers kan bijvoorbeeld tijdens het schrijven vorm krijgen: terwijl de auteur bevindingen uit rapporten en uit gesprekken met vertegenwoordigers van partijen uitwerkt en opschrijft, kan gaandeweg het idee voor een goede structuur groeien (zie voor een uitgebreid voorbeeld hieronder). Voordelen U ondervindt tijdens het schrijven geen remmende werking van een ongeschikte structuur. Op het moment dat u gaat structureren, hebt u een volledig overzicht van het materiaal. Spelen en schuiven met dit materiaal kan verrassende teksten opleveren. Nadelen U ondervindt tijdens het schrijven geen sturende werking van een goede structuur. Misschien hebt u allerlei stukken geschreven die uiteindelijk niet binnen de structuur blijken te passen. De lijn van uw verhaal kan warrig worden. Structurering achteraf: een achtergrondverhaal Een journalist schrijft een achtergrondverhaal over architectonische aspecten van krottenwijken in de derde wereld. Zijn ingang wordt gevormd door documentatie die betrekking heeft op verschillende landen Indonesië, Brazilië, China plus een aantal artikelen met de visie van westerse architecten en planologen. Terwijl hij de documen- 41

8 Angst voor het witte vel tatie analyseert, begint hij te schrijven met als resultaat dat hij een geografisch geordend verhaal maakt, met een aantal paragrafen per land. Op het moment dat hij zijn materiaal in kaart gebracht heeft, gaat hij proberen een aantal lijnen te trekken. Hij scheidt oorzaken en gevolgen, problemen en oplossingen. Hij kiest ook een invalshoek: Hoe geven de bewoners van de derde wereld zelf vorm aan hun steden, en hoe zouden westerse architecten daaraan kunnen bijdragen?. Dit brengt hem tot de volgende structuur: 1. groei van de steden in de derde wereld 2. overheid kan de groei niet aan, particulier initiatief pakt aan wat de overheid laat liggen 3. zelfbouw van buitenwijken: kampongs, bidonvilles (voorbeelden) 4. regulering nodig: uitdaging voor westerse planologen en architecten 5. creatieve oplossingen De oorspronkelijke structuur werd bepaald door het materiaal, de uiteindelijke structuur door de invalshoek. Mozart of Beethoven? Niet alleen het soort tekst dat u gaat schrijven is van invloed op het schrijfproces. Ook uw eigen voorkeuren en vaardigheden spelen daarbij een belangrijke rol. Uit onderzoek naar het schrijfproces is namelijk gebleken dat schrijvers er verschillende methodes op nahouden. Sommige schrijvers blijken tijdens het schrijven de compositie al in grote lijnen in hun hoofd te hebben. Ze kunnen zich tijdens het schrijven daarom geheel wijden aan de formulering en aan kleine verfijningen van hun betoog. Vanwege een vermeende parallel met de componist Mozart worden deze schrijvers de Mozartianen genoemd. Met de andere groep schrijvers, de Beethovianen, is het minder goed gesteld. Zij wijzigen hun compositie, in dit geval dus hun tekst, voortdurend tijdens het schrijven. Daarbij raadplegen ze graag de fragmenten die ze eerder geschreven hebben. De structuur ligt bij deze schrijvers niet vast, maar vormt een veranderlijk onderdeel van de veranderende compositie. Het is van belang dat u voor uzelf onderkent tot welke groep schrijvers u behoort. Dat heeft namelijk gevolgen voor de keuze van het moment waarop u de structuur van uw tekst zou moeten bepalen. Als u een Mozartiaan bent, is het niet zo belangrijk om al van tevoren een structuur vast te leggen. Die structuur zit namelijk al in uw werkwijze besloten. Aan de andere kant zal het u weinig moeite kosten om de structuur die u in 42 MANAGEMENT & Communicatie

9 uw hoofd hebt, al in een vroeg stadium expliciet te maken. Met andere woorden: de keus is aan u. Bent u echter een Beethoviaan, dan is het in uw belang om in een vroeg stadium na te denken over de beste structuur. Doet u dat niet, dan bestaat de kans dat u veel tijd doorbrengt in dwaalwegen en doodlopende stegen, en dat u allerlei fragmenten schrijft die uiteindelijk helemaal niet in uw tekst zullen terugkomen. Misschien zal het u zwaar vallen om de grenzen van een eenmaal gekozen structuur te respecteren. De discipline die u uzelf oplegt, zal echter wel haar vruchten afwerpen voor het uiteindelijke resultaat. Tips Stel altijd in een vroeg stadium een centrale vraag vast. Die centrale vraag is een hulpmiddel bij het inventariseren, selecteren en ordenen van teksten. Probeer bij rapporten de structuur vast te stellen zo gauw u de centrale vraag hebt vastgesteld. Maak in zo n geval gebruik van een methodische structuur (tekstmodel). Kies bij minder formele teksten, zoals artikelen, een goede invalshoek. Die invalshoek zal vaak de vorm krijgen van een centrale vraag. De structuur komt dan meestal vanzelf. Kies een structuur die flexibel is, en anticipeer op mogelijke uitbreidingen. 43