Gebruikerstraining PE-online

Transcriptie

1 Gebruikerstraining PE-online Het kwaliteitsregister organiseert workshops voor cursusaanbieders over het gebruik van PE-online. Aan deze bijeenkomsten zijn geen kosten verbonden. Aanmelden en opvragen van cursusdata kan via Handleiding PE-online voor cursusaanbieders Uitgave % Rietgors CB Nieuwegein KRT: T (030) E [email protected] I KRM: T (030) E [email protected] I 100% maken optimale mondzorg zichtbaar

2 Handleiding voor het aanvragen van scholingspunten en het verwerken van presentie in de mondzorg 2013, KRT. Aan de inhoud van deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. Voor deze handleiding is gebruik gemaakt van FSC-gecertificeerd papier. bewaar deze handleiding bij uw PC Handleiding voor cursusaanbieders

3 Waarom PE-online in de mondzorg? Permanente Educatie is essentieel om bij te blijven met de laatste ontwikkelingen. Kwaliteitsregisters in de mondzorg hebben tot doel om deelname aan deskundigheidsbevorderende activiteiten te stimuleren, overzichtelijk en toegankelijk te maken. Door de waarde die aan registratie wordt toegekend nemen steeds meer mondzorgprofessionals deel aan scholing. Aansluiting bij een kwaliteitsregister in de mondzorg is vrijwillig. Professionals die zich laten registreren, verplichten zich onder andere om aan bij- en nascholing te doen. Meer informatie over de reglementen per beroepsgroep leest u op de websites: (tandartsen) (mondhygiënisten) 4 Handleiding voor cursusaanbieders

4 Eén registratiesysteem voor de mondzorg Wat is PE-online? PE-online is een veelgebruikte applicatie voor opleidingsinstituten, professionals en kwaliteitsregisters om eenvoudig en efficiënt het proces voor het aanvragen en toekennen van scholingspunten te ondersteunen. Aanbieders van georganiseerde activiteiten (cursusaanbieders) vragen via PE-online toekenning van scholingspunten aan en verwerken de bijbehorende presentie voor de cursusdeelnemers. (cursus)aanbieder PE-online biedt overzicht van georganiseerde scholing en maakt registratie en toekenning van scholingspunten op grote schaal mogelijk. Inmiddels verwerken de registers via PE-online meer activiteiten dan handmatig ooit verwerkt hadden kunnen worden. Met ruim geregistreerde tandartsen, meer dan geregistreerde mondhygiënisten verwerkt PE-online meer dan honderdduizend cursusdeelnames per jaar. In de toekomst kunnen ook andere beroepsgroepen aanhaken bij het systeem, waaronder bijvoorbeeld assistenten. De kwaliteitsregisters vertegenwoordigen ongeveer de helft van het totaal aantal tandartsen en mondhygiënisten. Dit aantal groeit nog steeds. Beheer KRT KRM PE-online Tandarts Mondhygiënist 6 Handleiding voor cursusaanbieders

5 Gedeeld gebruiksgemak De bij- en nascholingsregisters brengen cursusaanbieders en cursisten bij elkaar. Opleiding levert de professional punten op voor zijn/haar registratie. Dat maakt het volgen van cursussen extra aantrekkelijk voor tandartsen en mondhygiënisten. Ook uw training(en) profiteren daarvan! Via uw eigen account in PE-online kunt u eenvoudig scholingspunten aanvragen voor meerdere registers tegelijk. Ook de presentie kunt u met één druk op de knop voor meerdere registers tegelijk verwerken. Uw eigen account(s) U kunt uw organisatie als gebruiker aanmelden door een account aan te maken. Per organisatie kunt u zoveel accounts aanmaken als u denkt nodig te hebben. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Met een account kunt u uw scholingsactiviteiten aanmelden voor toekenning van punten. U beheert zelfstandig uw (cursus)informatie en de deelnemersadministratie. U bepaalt welke professional scholingspunten ontvangt, want alleen u weet wie uw opleidingsactiviteit(en) heeft afgerond. Gegarandeerde bescherming deelnemersgegevens PE-online voldoet aan de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt. Mondzorgprofessionals hebben hun kwaliteitsregister toestemming gegeven voor de registratie van hun gegevens en voor publicatie van hun inschrijving in het register. De persoonsgegevens van uw cursusdeelnemers zijn door het gebruik van PE-online goed beschermd. Bij het verwerken van presentiegegevens via PE-online kunt u volstaan met het uploaden van de registratienummers. 8 Handleiding voor cursusaanbieders

6 Finder Fichier Edition Présentation Aller Fenêtre Aide 123 Finder Fichier Edition Présentation Aller Fenêtre Aide 123 De voordelen op een rij Zelfstandig beheer van uw (cursus)aanbod Uw aanbod wordt aantrekkelijker voor cursisten dankzij de te behalen scholingspunten Promotie via de openbare scholingsagenda op internet en Twitter Gegarandeerde bescherming van persoonsgegevens van uw cursisten Eigen regie over presentie- en registratieverwerking van scholingspunten Efficiënt beheer voor meerdere beroepsgroepen Gebruiksvriendelijk: online en telefonische helpdesk per kwaliteitsregister 10 Handleiding voor cursusaanbieders

7 Hulp bij PE-online Online hulp Veel schermen in PE-online geven uitleg over de functies en velden van het systeem. Door uw cursor op het vraagteken van een veld te zetten verschijnt een toelichting met uitleg. Browser instellingen PE-online is geoptimaliseerd voor Microsoft Explorer en Firefox. Bij andere browsers is het mogelijk dat menu-items niet altijd goed weergegeven worden. Het systeem maakt gebruik van pop-ups. Sta deze toe bij uw internetinstellingen. Helpdesk Als u er bij het indienen van een aanvraag niet uitkomt met het online helpsysteem, kunt u de kwaliteitsregisters telefonisch raadplegen: KRT: of [email protected] KRM: of [email protected] 12 Handleiding voor cursusaanbieders

8 Finder Fichier Edition Présentation Aller Fenêtre Aide 123 Account aanmaken Als u voor het eerst een cursus wilt laten registreren in PE-online, heeft u een account en autorisatie nodig. De gegevens van uw account zijn instellingsgebonden. Stap 1 Ga naar Klik op [Heeft u nog geen logingegevens? Vraag dan hier uw eigen account aan] Na het invoeren van uw gegevens ontvangt u via de de gegevens van uw account Stap 2 Log in als cursusaanbieder, ga naar [Autorisatie] en klik op [Autorisatie aanvragen] Kies onderaan in de lijst voor [Kwaliteitsregisters in de mondzorg] 14 Handleiding voor cursusaanbieders

9 Nieuwe cursus aanmelden Als u een account heeft, kunt u uw (cursus)aanbod invoeren en daarmee de toekenning van scholingspunten aanvragen. Ga naar [Cursusbeheer] links bovenin in de menubalk en klik op [Erkennen scholing]. U komt in het scherm Wizard aanvraag erkenning. 1. Lees de toelichting op de symbolen en het gebruik van het menu 2. Kies bij [Selecteer] de optie [Nieuwe cursus] 3. Kies de kwaliteitsregisters waarbinnen u een aanvraag wilt doen 4. U kunt gegevens van een vorige aanvraag kopiëren 5. Bepaal het cursustype door de vragen te beantwoorden 6. Vul de uitvoeringsdata en de cursusgegevens in 16 Handleiding voor cursusaanbieders

10 Benodigde cursusinformatie ng Samenwerking w kke wi Communicatie ke en delen k len Kennis ontwikkelen ve Maatschappelijke verantwoordelijkheid Professionaliteit Pr fe P o ro Maats fe t ra r v f ss ntw Vakbekwaamheid CanMeds rollen Organisatie Het is van groot belang dat u bij uw aanvraag alle gegevens compleet invult. Dit bespoedigt de voortgang. Houd voor het invullen de volgende gegevens bij de hand: 1. (Dag)programma 2. Netto scholingsuren 3. Naam docenten en kwalificatie 4. Minimum en maximum aantal deelnemers 5. Kosten per deelnemer 6. CanMeds competenties 7. Deelgebieden/kennisdomein 8. Vereiste voorkennis zoals opleiding of werkervaring (indien van toepassing) 9. Leermiddelen en zelfstudie (indien van toepassing) 10. Keurmerk (indien van toepassing) CanMeds: de 7 rollen/competenties Het doel van CanMeds is dat professionals gespreid hun kennis en vaardigheden op peil houden. Gedifferentieerde bij- en nascholing past binnen de visie van een leven lang leren. U leest meer over het CanMeds model in de toelichting op de websites van de kwaliteitsregisters. 18 Handleiding voor cursusaanbieders

11 Toekenning scholingspunten Scholingspunten moeten minimaal acht weken voor aanvang van de cursus aangevraagd worden. Zonder registratie van uw cursus is het niet toegestaan om melding te maken van scholingspunten. Bij aanvraag wordt allereerst gecontroleerd of uw aanvraag volledig is. Zonodig ontvangt u een verzoek om informatie aan te vullen. Afhankelijk van de hoeveelheid aanvragen op dat moment duurt de controle van de aanvraag twee tot drie weken (uitgezonderd vakantieperiodes). Het register controleert de scholing aan de hand van het reglement, stelt de relevantie voor de beroepsgroep vast en beoordeelt de netto scholingsduur. De inhoudelijke kwaliteit van de scholing wordt niet beoordeeld, daarvoor verwijzen we u graag door naar een keurmerkinstantie. Tarieven Voor de toekenning van scholingspunten worden per register apart kosten in rekening gebracht. De tarieven vindt u op de websites van de afzonderlijke kwaliteitsregisters. Registratiekosten kunnen per register verschillen. 20 Handleiding voor cursusaanbieders

12 Cursus invoer Voor het invoeren van een cursus wordt u door een menu geleid. Cursusgegevens Cursusnaam: vul hier de naam van de cursus in. Omschrijving/leerdoel: beschrijving van de cursus. Het cursusprogramma kunt u verderop bijvoegen. Contactgegevens: geef hier het adres op van de cursuscontactpersoon. Dit kan afwijken van het algemene adres van het instituut. Interne code: dit is de code zoals die bij uw eigen administratie bekend is. Soort cursus In PE-online kunt u meerdere cursustypen (ook wel uitvoeringen genoemd) opgeven: Eenmalig/meermalig Eendaags/meerdaags Bij meerdaagse uitvoeringen kunt u desgewenst per dag een andere locatie opgeven. 22 Handleiding voor cursusaanbieders

13 Uitvoeringen beheren U kunt zoveel uitvoeringsdata toevoegen als u wilt. Klik op [Uitvoeringen beheren] en vervolgens op [Cursusuitvoering toevoegen]. Geef de gewenste data en plaats op. Geef nu van iedere bijeenkomst een beschrijving en voer het aantal uren in. Nadat de cursus door het register is goedgekeurd kunt u uitvoeringsdata niet meer wijzigen. Als de datum toch per ongeluk onjuist is, neem dan contact op met het register. De beheerder kan voor uw cursusinformatie tijdelijk WIJZIGINGEN TOESTAAN, zodat u de datum kunt corrigeren. E-learning Voor E-learning hoeft u geen plaats op te geven, wel het aantal scholingsuren. Die zijn gelijk aan tijd die nodig is voor het doorlopen van de online vragen. De voorbereidingstijd offline wordt net als bij fysieke bijeenkomsten niet meegerekend. Aanvraag versturen Voor het indienen van een aanvraag kiest u na het invullen van alle gegevens bovenin het scherm [Verstuur]. De kwaliteitsregisters ontvangen uw aanvraag voor registratie. Houd rekening met een termijn van vier weken voor de controle en toekenning van scholingspunten. 24 Handleiding voor cursusaanbieders

14 Presentieverwerking In PE-online kunt u eenvoudig presentiegegevens invoeren, bekijken en verwijderen. Presentie kan in één keer als lijst, en per individuele deelnemer verwerkt worden. Nog te verwerken presentie Klik bovenin het menu op [Presentie] voor een overzicht van te verwerken presenties. Met een klik op het ID-nummer van de cursus kunt u de presentielijst invoeren. Verschijnt er bij u geen overzicht, dan heeft u alle presenties al verwerkt. Presentie opzoeken Binnen [Presentie] kunt u zoeken op bij- en nascholing, registratienummer of naam door op de knop [Zoeken] te klikken. Zo kunt u eventuele vragen van cursisten beantwoorden. Zo nodig kunt u de deelname gegevens van uw cursist corrigeren. Uw klant is direct geholpen. Registratienummers Voor de invoer van presentie van deelnemers maakt u gebruik van het unieke registratienummer van de deelnemer. Voor de registratie van tandartsen gebruikt u het BIG-nummer. Voor de registratie van mondhygiënisten hanteert u de KRM-nummers. 26 Handleiding voor cursusaanbieders

15 Zorg ervoor dat u deze registratienummers al opvraagt bij de inschrijving voor uw cursus. Presentie verwerken Klik op de naam/systeemcode van de cursus. Kies de uitvoeringsdatum waarvoor u de presentie wilt invoeren. Doorloop het menu met [Volgende] tot de pagina waar u een nummer en een lijst kunt invoeren. Geannuleerde bij- of nascholing Als uw activiteit afgelast is, kunt u dit bij de presentie aangeven. Vink de juiste optie aan, geef eventueel aanvullende informatie en klik bovenin het scherm op [Volgende]. Presentiegegevens verwijderen Individuele deelnemer(s) of een gehele presentielijst verwijderen gaat als volgt: 1. Klik op [Presentie] en daarna op [Verwerkte presenties] 2. Ga dan naar de betreffende presentielijst door op de naam of het ID-nummer van de bij- of nascholing te klikken 3. Klik op het [Prullenbakje] voor het verwijderen van één deelnemer of van een volledige presentielijst. Het systeem vraagt u om een reden voor de verwijdering op te geven. 28 Handleiding voor cursusaanbieders

16 Presentieverwerking per persoon Maak gebruik van het veld [Toevoegen] 1. Plaats een hekje (#) in het lege veld 2. Voer vervolgens zonder spatie het unieke registratienummer in (gebruik eventueel de voorloop-nul) 3. Wacht tot de naam in het venster verschijnt waar u het registratienummer heeft ingevoerd 4. Klik op [Toevoegen] Let op: Krijgt u de melding Ingegeven waarde komt niet voor, dan heeft u wellicht te snel op [Toevoegen] geklikt of bent u mogelijk vergeten om vóór het registratienummer een hekje (#) te plaatsen. Voer dan opnieuw het registratienummer in, plaats het hekje (#) ervoor en wacht tot de naam met het registratienummer verschijnt. Let op: Verschijnt er een witte balk onder het invulvenster? Dan is de deelnemer niet in PE-online gevonden. Klik na het invoeren van de deelnemers op [Volgende]. Hier ziet u nogmaals het scherm met de ingevoerde deelnemers. Indien akkoord, klikt u op [Gereed]. Mogelijk is het registratienummer onjuist of staat de cursist niet ingeschreven bij het register. 30 Handleiding voor cursusaanbieders

17 Presentieverwerking per lijst Kies [Klik hier om de lijst met registratienummers te importeren]. Kopieer de KRT en KRM registratienummers rechtstreeks vanuit uw eigen administratie of vanuit een Excel-bestand naar het invoerveld in PE-online. De nummers kunnen bij verwerking in één bestand door elkaar staan. De kwaliteitsregisters bieden op hun website een voorbeeld van een Excel-presentielijst aan. De gekopieerde registratienummers verschijnen in het scherm. Klik op [Volgende]. Hier ziet u nogmaals het scherm met de ingevoerde deelnemers. Indien akkoord, dan doorloopt u de velden met [Gereed] en [Volgende]. Let op! Begint een nummer met een 0, dan verwijdert Excel deze 0 automatisch. Wees hier alert op en typ een apostrof ( ) voor het cijfer, zodat de 0 in Excel blijft staan. E-learning Het invoeren van deelnemers aan e-learning werkt zoals hierboven omschreven. Voordat u presentie invoert, geeft u eerst de datum van afronden van de e-learning op. 32 Handleiding voor cursusaanbieders

18 Cursus herhalen Registratie van een cursus geldt voor één jaar. Daarna moet u opnieuw registratie aanvragen. De cursusinformatie hoeft u niet opnieuw in te voeren. 1. Ga naar [Cursusbeheer] links bovenin menubalk en klik op [Erkennen scholing]. Maak een nieuwe cursus aan en doorloop de velden tot de vraag Wilt u voor de nieuwe aanvraag de gegevens kopiëren van een reeds eerder gemaakte aanvraag? 2. Kies [Ja], selecteer de gewenste cursus en kopieer de gewenste gegevens. 3. Vervolg de aanvraag en pas uw gewijzigde cursusinformatie zoals het programma, de periode en de uitvoeringsdata aan. 34 Handleiding voor cursusaanbieders