Infobundel CARV-wedstrijden

Transcriptie

1 Infobundel CARV-wedstrijden De VLP-mencommissie lanceert een nieuw concept waarbij zowel recreatieve als competitieve leden van VLP, ook degenen zonder een menbrevet, kunnen deelnemen aan een nieuw type eendaagse menwedstrijden. Deze wedstrijden (CARV) zijn regionale wedstrijden die toegankelijk zijn voor alle leden van VLP. Daarnaast bestaan er nationale menwedstrijden (CAN). Deze informatiebundel gaat enkel over de organisatie van de nieuwe CARV-wedstrijden. Proeven - Dressuur + Vaardigheid (A + C) OF - Dressuur + combinatie marathon en vaardigheid (A + M/C) OF - enkel combinatie marathon en vaardigheid (A + M/C) Lidmaatschap club Zowel een feitelijke vereniging, eenmanszaak, vzw, bvba, NV, kan zich aansluiten als club bij VLP. Dit lidmaatschap kost 200 euro op jaarbasis. Een VLP-club kan officiële wedstrijden organiseren en heeft automatisch een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. De clubleden kunnen zich individueel voordelig verzekeren (burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen). De vrijwilligers bij vzw s of feitelijke verenigingen zijn automatisch verzekerd. Daarnaast zijn er nog verschillende andere voordelen zoals het organiseren van brevetten, promotie van de club op de website van VLP, gratis opleidingen en andere. Lidmaatschap deelnemers Deelnemers dienen minstens recreatief lid (L01-vergunning) te zijn van VLP. Ook competitieve leden kunnen deelnemen, ongeacht de discipline en niveau waarvoor men een licentie heeft. De kostprijs van het recreatief lidmaatschap bedraagt 15 euro op jaarbasis. Dit moet u aanvragen via een VLP-aangesloten club. Een overzicht van de VLP-aangesloten clubs kan u terug vinden via de website Clubs - Vind een club. De kostprijs van het competitief lidmaatschap is afhankelijk van de gewenste discipline en het niveau waarop men wenst te rijden. Dit vraagt u aan bij VLP, hernieuwingen kunnen ook via de VLP-aangesloten club gebeuren. Het aanvraagformulier staat op de website Lidmaatschap Competitieve licentie.

2 Verzekering deelnemers Elk VLP-lid geniet een verzekering lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. Deze verzekering is geldig tijdens alle activiteiten in clubverband en VLP-activiteiten. Een uitbreiding voor de individuele beoefening van de paardensport is mogelijk, dus buiten clubverband. Meer informatie over de verzekeringen staat op de website Verzekeringen. Menbrevet Het is niet verplicht om in het bezit te zijn van een menbrevet om te kunnen deelnemen aan dit type wedstrijden. Daglicenties Er zijn geen daglicenties. Het recreatieve lidmaatschap bij VLP kost slechts 15 euro op jaarbasis. Dankzij dit lidmaatschap kan men deelnemen aan meerdere wedstrijden en activiteiten van VLP en is men bovendien ook verzekerd. Immatriculatie/registratie van het paard Om het paard te kunnen herkennen bij de inschrijving, heeft het paard een immatriculatienummer nodig. Op dit niveau dient het nummer enkel aangevraagd te worden maar dient men de betaling van 75 euro niet uit te voeren. Dit is dus gratis. Dit wordt ook registratie genoemd. De aanvraag van dit nummer dient slechts eenmalig te gebeuren bij de KBRSF. Na enkele werkdagen krijgt het paard het nummer. Dit nummer kan men opzoeken via Zoeken paard. Metingsattest Het metingsattest voor pony s is op dit niveau niet verplicht.

3 Inschrijvingen Inschrijven en betalen kan online via de website Daar staat de wedstrijd op de kalender van het mennen en kan de deelnemer de gewenste categorie kiezen om onmiddellijk in te schrijven en af te rekenen. Inschrijven kan ook offline : dit is op verschillende andere manieren (via fax, of per post). Daarbij bezorgt de menner de nodige info (naam menner, categorie, namen paarden) aan VLP. De betaling van de wedstrijd gebeurt dan via overschrijving aan VLP. Het inschrijven dient ten laatste twee weken voor de wedstrijd, op maandag, te gebeuren. Bij problemen bij de inschrijving kan u gerust contact opnemen met VLP. De VLP-verantwoordelijke voor de discipline mennen is Frédéric De Meersman. Offline inschrijvingen en vragen kunnen aan hem gericht worden. Adres: Klossestraat 64, 9052 Zwijnaarde [email protected] Rechtstreeks telefoonnummer: 09/ Fax: 09/ Inschrijvingen ter plaatse Inschrijvingen ter plaatse zijn niet mogelijk om de timing te kunnen respecteren. Er wordt op voorhand een startlijst opgemaakt zodat de organisator en de deelnemers een duidelijk overzicht hebben van de dagindeling. Meerdere inschrijvingen Indien dit toegelaten wordt door de organisator, kan een menner tweemaal deelnemen met een verschillend paard. Dit wordt vermeld op het voorprogramma. Officials Voor dressuur is er 1 official nodig. Ook voor vaardigheid is er maar 1 official nodig. Voor M/C zijn er 2 officials nodig.

4 Tarieven Tarief Verwerking Totaal Naar Naar VLP organisator Online 17,50 euro 5% 18,38 euro 15 euro 2,50 euro = 0,875 euro Offline 17,50 euro 5 euro 22,50 euro 15 euro 7,50 euro Per inschrijving blijft er 2,50 euro voor een online inschrijving of 7,50 euro (=2,50 euro + 5 euro) voor een offline inschrijving bij VLP. De rest gaat naar de organisator. De menner betaalt voor de online inschrijving 5% verwerkingskosten bij de afrekening van de inschrijving. Annulaties Indien een menner niet op tijd annuleert (tijdige annulatie = ten laatste op maandag voor de wedstrijd schriftelijk ( , fax, brief) bij VLP)) of niet komt opdagen, ontvangt de organisator het inschrijvingsgeld. Indien de menner op tijd annuleert, wordt het inschrijvingsgeld terugbetaald. Steun aan de organisator De VLP-mencommissie betaalt het organisatie- en publicatierecht van 60 euro volledig terug. De officials worden tot maximum 450 euro terugbetaald. Dit wordt geregeld bij de eindafrekening waarbij de organisator ook het inschrijvingsgeld van de menners ontvangt die ingeschreven zijn. Dit gebeurt dus na de wedstrijd. Indien men voor de wedstrijd een voorschot op het inschrijvingsgeld wenst, is dit ook mogelijk. Men kan gratis het vaardigheidsparcours (50 kegels met balletjes en nummers) of de verplaatsbare marathonhindernis van VLP gebruiken tegen een waarborg. Die krijgt u na de wedstrijd terug. Daarnaast is het gebruik van onze walky talky s ook mogelijk. Als laatste is er een administratieve ondersteuning waarbij de inschrijvingen gecentraliseerd worden via VLP en alle aankondigingen verschijnen via verschillende kanalen. Ook de wedstrijddocumenten, startlijsten, resultatenlijsten en het programma van de rekenkamer zijn dezelfde voor iedere wedstrijd.

5 Financieel Kosten voor de organisator Lidgeld VLP-club 200 euro Op jaarbasis, dus niet enkel te dragen door één wedstrijd Organisatie- en 60 euro Per wedstrijd publicatierecht Officials 75 euro Per official voor de volledige dag Rekenkamer 125 euro Voor het voorbereidende werk en de wedstrijddag samen. De organisator mag dit ook zelf doen De kostprijzen voor officials en de rekenkamer zijn maximumtarieven. Opbrengsten voor de organisator Inleg deelnemers 15 euro Per inschrijving Terugbetalingen aan de organisator Organisatie- en 60 euro Per wedstrijd publicatierecht Officials 75 euro Per official De rekenkamer wordt niet terugbetaald. De organisator is echter vrij om de rekenkamer zelf te doen.

6 Overige steun aan de organisator Gebruik walky talky s VLP Een set van 10 professionele walky talky s met optioneel een microfoontje. Gebruik kegelset VLP 50 kegels en balletjes met bijhorende nummers en Gebruik marathonhindernis VLP Administratie inschrijvingen via VLP Promotie via VLP letters. Verplaatsbare marathonhindernis met afneembare elementen. Verwerking van de inschrijvingen en de ontvangst van de inschrijfgelden. Wedstrijd verschijnt op de officiële kalender van VLP en KBRSF. Gedurende de wedstrijd Gedurende de wedstrijd Gedurende de wedstrijd