Raad van Bestuur Sportraad

Transcriptie

1 1/ Verslag januari 2015 Raad van Bestuur Sportraad Datum: woensdag Kenmerk: Sportraad_ES_ Locatie: Sporthal Stad Turnhout Onderwerp: Verslag Raad van Bestuur sportraad Aanwezig: Fred Broeckx, Leo De Houwer, Erik Smeets, Kurt Persegael, Geert Van Autenboer, Ludo Van der Veken, Vic Schuer, Laure Aerts, Hannes Anaf, Rita Beyens, Kathleen Hermans, Jan Schoeters, Dirk Vanhaute Verontschuldigd: Erwin Druyts, Johnny Verachtert, Wilfried Sylverans, Frans Oerlemans, Luc Devolder Tijdelijk non-actief: Heidi De Beckker, Tim Stas 1. Goedkeuring verslag TSR (ES) Opmerking vorig verslag door Geert Van Autenboer: Toch nog een opmerking m.b.t. het verslag van 3/12 jl. Mijn tussenkomst over het niet-subsidiëren van een onderwatercamera in het kader van 'aankoop duurzame sportmaterialen' is hierbij niet vermeld. KST blijft het immers moeilijk hebben met deze negatieve beslissing: wat indien een club aankopen wenst te verrichten i.v.m. met bv. chrono-meting, doelpuntentechnologie of wat ook? De werkgroep engageert zich om het reglement hieromtrent aan te passen zodat er in de toekomst geen verwarring over kan ontstaan. Er is telefonisch contact geweest tussen de voorzitter en Tim Stas. Tim Stas zal heel 2015 non-actief zijn en hoopt vanaf 2016 terug te kunnen participeren in de TSR. De functie secretaris komt hiermee vacant. Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Advies Meerjarenplanning (HA) Er wordt een PowerPoint presentatie geprojecteerd met toelichting over de globale meerjarenplanning. Door de te strakke timing in 2014 was het onmogelijk om vooraf advies te vragen aan de sportraad, voorafgaandelijk aan de goedkeuring van het meerjarenplan door de gemeenteraad. Er wordt nu wel advies gevraagd aan de adviesraden en opmerkingen worden meegenomen met het oog op de volgende budgetwijziging en opmaak begroting Stad Turnhout focust zich op 8 prioritaire doelstellingen. 1. Financieel gezond beleid 2. Sterke en efficiënte netwerkorganisatie 3. Dynamische centrumstad 4. Ondernemend hart van de regio 5. Armoede aanpakken, focus kinderarmoede 6. Warme, verdraagzame en hartelijke stad 7. Leefbare stad 8. Stad om trots op te zijn Tijdens de presentatie wordt er steeds toegelicht welke zaken van sport onder deze 8 prioritaire doelstellingen vallen. De vraag aan de Sportraad is hoe sport meer kan bijdragen tot het realiseren van deze prioritaire doelstellingen. Daarnaast worden er vele zaken van sport omvat in het overige beleid en deze worden vandaag niet toegelicht. Dat wil zeggen dat men over deze doelstellingen/budgetten niet moet rapporteren aan de gemeenteraad. De andere doelstellingen/budgetten van sport zullen in het jaarverslag 2014 toegelicht worden aan de sportraad in maart. Eerste ideeën als advies: - Vraag om sportoverschrijdend overleg te stimuleren. (bv. Link met armoede, link met gezondheidsraad). - Vraag om de decretaal verplichte adviesraden samen te brengen rond deze dienstoverschrijdende thema s.

2 2/ - Kan sport meer vernieuwd worden in zijn aanbod? -.. De werkgroep advies MJP zal een advies voorbereiden en presenteren op de TSR van 25 februari. Ook na het gegeven advies wil de werkgroep zich engageren om de beleidsthema s op te volgen. Het schepencollege neemt het engagement om de adviezen ter harte te nemen en mee te nemen naar de begrotingswijziging en/of bij de opmaak van de begroting Schepenkwartier - Zwembad Turnhout. In maart of april 2015 zal de gemeenteraad beslissen over de toewijzing van het zwembad aan een private partner. De ingediende dossiers worden beoordeeld en de beslissing wordt voorbereid. - Er is iemand gestart aan een stageperiode als regiocoördinator (Sportregio Noorderkempen). Hij zal deze taak halftijds waarnemen. Na een stageperiode van 4 weken zal dit geëvalueerd worden en zal deze persoon effectief aangesteld worden in deze functie. - Eind 2014 had de sportdienst een voorstel klaar met offertes i.v.m. elektronische sleutels voor de kleedkamers sporthoeve. Facility Management heeft dit tegengehouden, omdat men kijkt naar gelijkwaardige software binnen de stad. Donderdag 22 januari is er een afspraak met GET (de firma die de software voor tikklok van het personeel beheert i.f.v. een nieuw digitaal sleutelplan op de sporthoeve. - Stad is bezig met een oplossing voor de voetbalsituatie van White Star Schorvoort & KTSK Hand in Hand. Als hier meer duidelijkheid is, wordt dit toegelicht aan de TSR. - Er is een gesprek gepland met het buurtcomité Smiskenstraat. Schepen zal de openlucht petanqueterreinen opnieuw aankaarten. - De gymclub Turnhout heeft zijn jaarlijkse turnshow in de Technico sporthal. Dit is al 20 jaar zo. Er is een dubbele boeking gebeurd in de Technico sporthal waardoor de gymclub Turnhout in laatste instantie op zoek moet naar een alternatief. De Sportdienst helpt hen in deze zoektocht. Hun jaarlijkse turnshow is op zaterdag 7 februari gepland. i. Het was voor de badminton onmogelijk om hun officiële wedstrijden te verplaatsen in de stedelijke sporthal stadspark. ii. De sporthal HIVset is vrij, maar dit was logistiek moeilijk te regelen iii. Er wordt nog bekeken of de turnshow gewoon verplaatst kan worden naar een ander weekend. 4. Terugkoppeling werkgroepen en afvaardigingen a. Werkgroep AV & KV Algemene Vergadering: Ter voorbereiding van de Algemene Vergadering werd het financieel verslag en werkingsverslag 2014 TSR meegestuurd. Het financieel verslag alsook de controle van de rekeningen is reeds gebeurd door Jan Schoeters en Fred Broeckx. De kwijting van de penningmeester kan voorgelegd worden op de Algemene Vergadering. In tegenstelling tot andere jaren is het werkingsverslag sportraad ook effectief beperkt tot de werking van de sportraad. De werking van de werkgroepen en de gegeven adviezen (zowel formeel als informeel) zijn uitvoerig besproken in het werkingsverslag. Er is het idee van de werkgroep communicatie om het werkingsverslag uit te breiden met de foto s en namen van de sportraadleden. Zo om zichzelf kenbaar te maken bij de sportclubs. Jan Schoeters stelt de vraag om de to do lijst mee op te nemen in het jaarverslag. Ludo Van der Veken zal moderator zijn voor de AV.

3 3/ Uurschema AV dinsdag 27 januari 2015: Uur wat wie 19.00u Iedereen van de TSR aanwezig iedereen ontvangst inkomhal Thomas More iedereen 19.30u Iedereen vragen om naar binnen te gaan Peter & Petra 19.35u 5 min Welkomstwoord door voorzitter TSR Erik 19.40u 5 min Toelichting werkingsverslag TSR 2014 Fred 19.45u 5 min Toelichting communicatie TSR Kurt 19.50u 5 min Financieel verslag TSR kwijting penningmeester Wilfried 19.55u 5 min Toelichting toelages sportverenigingen Laure Extra speling van 5 minuten voor de start Postief coachen 30 Stijn Van 20.05u min Positief coachen Gestel - Toelichting project - vragen uit het publiek 20.35u 5 min - Getuigenis TKC TKC 20.40u 5 min Woordje van de schepen van Sport Hannes Extra speling van 5 minuten voor de effectieve verkiezing u min Verkiezing sportlaureaten voorstelling kandidaten jeugdsportlaureaat - voorstelling kandidaten sportlaureaat - voorstelling kandidaten sportteam 21.05u - Motivatie kandidatuurstelling 'sportclub 2014' door verenigingen zelf 5 min --> FC Turnhout 21.10u 5 min Varia & rondvraag Extra speling van 5 minuten voor varia & rondvraag 21.20u 5 min Slotwoord door voorzitter TSR 21.25u indienen stemformulieren bij het buitengaan Peter & Petra 21.25u EINDE Taakverdeling: - Inschrijftafels (5 inschrijftafels) - Let op! Vraag aan de sportraadleden om 19 uur aanwezig zijn (Kathleen is verontschuldigd) o Sportdienst: Peter, Petra o Sportraad: Fred, Kurt, Vic, Leo, Luc o Blijven langer in de inkomhal tijdens viering: Peter, Petra o Ontvangst Stijn Van Gestel: Petra - Wie haalt evaluatieformulier op o Sportdienst: Peter, Petra (elk aan 1 deur bovenaan de aula) - Tellen kampioenen o Sportdienst: Peter, Petra o Sportraad: Fred, Wilfried, Vic, Ludo - Noteren voor verslag & verslag maken: Laure Kampioenenviering: Er wordt een aparte lijst gemaakt voor de lezers tijdens de KV. Niet alle prestaties zullen afgeroepen worden, enkel de belangrijkste. Alle titels & behaalde resultaten zullen wel opgenomen worden in een programmaboekje. Er zullen een 150-tal programmaboekjes gedrukt worden. Deze zullen in de inkomhal uitgedeeld worden. Erik Smeets zal niet aanwezig zijn tijdens de kampioenenviering. Het gedeelte huldiging laureaten zal gepresenteerd worden door Ludo Van der Veken. Hij spreekt op voorhand met de Sportdienst de werkwijze af. De andere kampioenen worden voorgelezen door Wilfried en Fred.

4 - Er wordt gekeken om samen met de fotoclub een fotohoek te maken waar ze van alle clubs/kampioenen een foto maken. - De kader met foto van het beeldje sportclub wordt niet meer aangekocht. In de plaats van deze kader krijgt de sportclub die het beeldje inlevert het bord van de Wall of Fame. Timing uurschema KV nog verder uitwerken & aan sportraadleden bezorgen. - Vraag kandidaat laureaten moeten hun aanwezigheid bevestigen + zich aanmelden bij het binnen komen. b. Werkgroep communicatie De werkgroep communicatie is samen gekomen op woensdag 21 januari Tussen de vorige werkgroepvergadering van augustus en deze is Kathleen Hermans op de Sportdienst geweest om enkele zaken te bespreken die uitgevoerd zullen worden. - De pasjes & badges zullen klaar zijn tegen de AV. - Kurt zal tijdens de AV de pasjes aankondigen alsook extra informatie geven over communicatie van de sportraad naar de clubs toe. - Er wordt een google drive gemaakt met alle evenementen/activiteiten van sportverenigingen (sportgerelateerd of niet). Sportraadleden kunnen dan aanduiden naar welke evenementen ze zullen gaan. - De clubs zullen nog eens herinnerd worden dat ze hun activiteiten best ingeven in de UiT-databank. Zo komen ze rechtstreeks in UiT in Turnhout en mogelijks ook in het UiT-magazine in de stadskrant. - Werkgroep stelt voor om de sportverenigingen die al 3 jaar niet aanwezig waren op de AV te schrappen. i. Andere sportraadleden willen het contact met de sportverenigingen herstellen 1. Sportdienst stuurt een formeel schrijven aan deze sportverenigingen die al meerdere jaren niet aanwezig waren op de AV (na de AV van ). 2. Jan Schoeters wil zich engageren om de clubs ook telefonisch te contacteren. 5. Taakomschrijving personeel sportaccommodaties (LA) Er is momenteel geen up to date taakomschrijving voor de zaalwachters. André De Kort gaf gericht taken aan de zaalwachters en volgde deze op. Deze zijn nooit op papier gezet. De Sportdienst is hier momenteel een inhaalbeweging aan het doen, maar het is er dus momenteel niet. Er werd bij de buurtgemeenten navraag gedaan alsook op het ISB forum werd een bericht geplaatst met de vraag naar goede voorbeelden van andere gemeenten. De nieuwe ploegbaas zaalwachters Bart Proost is bezig met de opmaak van een handleiding & technisch draaiboek voor zaalwachters. Terugkoppeling hiervan op de sportraad van maart. 6. Taken & functie vacant secretaris TSR (ES) Er is telefonisch contact geweest tussen de voorzitter en Tim Stas. Tim Stas zal heel 2015 non-actief zijn en hoopt vanaf 2016 terug te kunnen participeren in de TSR als bestuurslid. De functie secretaris komt hiermee vacant. Vacature met taakomschrijving voor de functie van secretaris wordt per mail doorgestuurd aan de sportraadleden. Het aanduiden van de secretaris wordt volgende sportraadvergadering als agendapunt opgenomen. 7. Clubcontacten, lopende dossier, vragen en klachten (LA) - De club Speleo Kempen doet aan speleogie en heeft exact 10 leden verspreid over diverse gemeenten uit de regio & Nederland. Zij hebben een gesprek gevraagd met de Sportdienst van Turnhout. Hun maatschappelijke zetel is in Turnhout en zij zullen aanvraag doen tot erkenning. - IKKAN karateclub organiseert jaarlijks de memorial Paul Van Hoof. Dit jaar willen ze het groter aanpakken in het kader van een benefiet daar ze extra geld willen inzamelen voor een stage naar Japan. Ze hebben extra informatie gevraagd aan de Sportdienst i.v.m. verkoop karatespullen, drank en eten, het vragen van lidgelden en dergelijke. De Sportdienst gaf tevens de suggestie dat de sportclub 1x/jaar gebruik kan maken van het gunsttarief i.f.v. een evenement. 4/

5 - Tevens maakt ook lenig & gezwind jaarlijks gebruik van het gunsttarief voor hun turnshow. - De uitbetaling toelage accommodaties, middelen 2015 staat geagendeerd op het schepencollege van 29 januari. Het betreft hier de toelage voor de renovatie van het dak van gymclub Turnhout en de toelage aan BBC T&T Turnhout voor de aankoop van nieuwe scoreborden, wedstrijdklokken en belijning. - In september 2015 zal Campina Curling deelnemen aan het WK curling. - Lenig & Gezwind heeft een officiële brief gericht aan het college van burgmeester en schepenen i.v.m. een lek in de berging van de sporthal. De Sportdienst heeft de opdracht tot herstel doorgegeven aan de dienst facility. Het dossier ligt nu daar. Sportdienst informeert naar een stavaza. 8. Varia, meldingen & rondvraag (ES) Uitnodigingen: Jan: Vic: Kurt: - Zaterdag 24 januari 2015: Turnhout by night i. Start & inschrijving: Atheneum Boomgaard Vertrek tussen 14 en 20 uur - Prijs: 1 euro - Vraag om de to do lijst op te nemen in het jaarverslag van de Sportraad. - Lijst met erkende sportverenigingen werd niet meegestuurd met de agenda. Vraag om dit alsnog te doen. - Jan & Erik hebben een gesprek met de gezins- en gezondsraad i.v.m. afstemming doelstellingen beide raden. - Controle rekeningen: de toelage aan de stedelijke sportraad is verminderd naar 500 euro. Dit is te weinig voor de normale werking van de sportraad te kunnen garanderen. i. Vraag: Sportraad richt een schrijven aan het schepencollege en er wordt met de andere adviesraden (cultuur & jeugd) afgesproken om een gezamenlijk advies te verlenen. ii. Laure heeft alvast een overzicht gemaakt van de gebruikte middelen Ideeën sportraad op locatie voor 2015: clubgebouw FRAC, kantine Leemshoeve (Kurt en Erik informeren), andere ideeën zijn sporthal Sint Victor, Technico sporthal - Vorige vergadering is er gemeld dat Lierse dames speelt in het voetbalstadion. Schepen was toen niet aanwezig waardoor de vraag opnieuw gesteld wordt. Wat is het standpunt van de stad Turnhout hieromtrent? KVT zal hierover aangesproken worden, maar de geplande beheerscomité werd geannuleerd. Er is wel mailverkeer vertrokken vanuit de stad Turnhout naar KVT, maar de stad wil dit persoonlijk aankaarten bij KVT. Er is nood aan duidelijkheid, ook naar de andere clubs toe. Agendapunten TSR : - Aanduiden secretaris TSR - Toelichting Buurtsport Turnhout Agendapunten TSR : - Toelichting jaarverslag Sportdienst Terugkoppeling taakomschrijving zaalwachter Vraag van sportraad om oplijsting van alle personeelsleden & taken van de Sportdienst. Ook recente Excel-lijst sportraadleden doormailen. 5/ Einde vergadering: 22:00 uur Volgende vergadering: uur Vergaderzaal sporthal Stadspark