SAMEN STAAN WE STERKER

Transcriptie

1 Vlaanderen is landbouw & visserij SAMEN STAAN WE STERKER Re-integratie van langdurig zieke personeelsleden Gids voor leidinggevenden Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua DEPARTEMENT LANDBOUW & VISSERIJ

2 COLOFON Samenstelling Departement Landbouw en Visserij Verantwoordelijke uitgever Jules Van Lieferinge, secretaris-generaal, Departement Landbouw en Visserij Depotnummer D/2015/3241/040 Lay-out Dienst communicatie Druk Vlaamse overheid Een digitale versie vindt u terug op Intraland > HRM (ongeval en gezondheid)

3 Voorwoord Met deze brochure willen we je tips geven voor en inzicht in de mogelijke ondersteuning om de werkhervatting van een personeelslid na een langdurige ziekte te vergemakkelijken. We doen dit aan de hand van een schematisch stappenplan, geïllustreerd met enkele fictieve voorbeelden. Meer inhoudelijke duiding, aandachtspunten bij gesprekken met zieke medewerkers en de rollen van de diverse actoren vind je verderop, evenals extra informatie over de ziekteregeling.

4 Inleiding Re-integratie is het opnieuw afstemmen van persoon en organisatie naar aanleiding van gezondheidsproblemen. Het is dus niet mogelijk om één recept te geven aangezien de gezondheidsproblemen heel verschillend kunnen zijn (bv. louter fysisch versus psychische component) en elke persoon anders is. Deze brochure geeft dan ook de algemene richting aan. Het is aan jou als leidinggevende om te oordelen welke aanpak het beste past. Uitgangspunt is dat zowel jij als het betrokken personeelslid de arbeidsrelatie willen verder zetten. Er worden echter ook mogelijke hulplijnen aangereikt, in geval van een verstoorde relatie. De brochure gaat niet in detail in op alle mogelijkheden en regelgeving. Heb je verdere vragen over een bepaald onderdeel, aarzel dan niet om de personeelsdienst of de betrokken actoren te contacteren. De contactgegevens vind je achteraan.

5 Inhoud 1 Stappen en voorbeelden Ziek worden voorkomen Wat te doen tijdens de ziekte Voorbereiden van de terugkeer na langdurige ziekte Werkhervatting na de ziekte 12 2 Achtergrondinformatie en tips Ziek worden voorkomen Risico s opsporen Preventief welzijnsbeleid Wat te doen tijdens de ziekte Eerste gesprek Hoe contact onderhouden tijdens langdurige ziekte Waarover praten Wat bij een werkgerelateerde oorzaak De collega s Herverdeling van de taken Voorbereiden van de terugkeer na langdurige ziekte Het terugkomgesprek Welke maatregelen zijn mogelijk? In welke functie terugkeren? Tussen terugkomgesprek en werkhervatting Andere actoren Werkhervatting na de ziekte Takenpakket Aanpassingen, hoe ver kan je gaan? Aanpassingen kaderen voor de collega s Opvolging re-integratie Ondersteunende maatregelen 20 3 Nuttig om weten over de ziekteverlofregeling De ziektecontrole Het ziektecontingent Deeltijdse prestaties wegens ziekte 23 4 Contactpersonen Nawoord...26

6 Ziek worden voorkomen "" ffspreek aan op signalen ffverwijs door Tijdens de ziekte "" ffhou contact: beluister en spreek af wie, hoe, met welke regelmaat ffdenk aan een kaartje, bloemetje, telefoon, bezoek fflicht de collega s in en herverdeel de taken Voorbereiden van de terugkeer "" f fhou een terugkomgesprek fhulpkanalen f De werkhervatting "" ffmaak tijd voor een verwelkomingsgesprek ffdoe aanpassingen waar nodig ffvolg op Nuttig om weten over de ziekteverlofregeling "" 7

7 1 STAPPEN EN VOORBEELDEN 1.1 ZIEK WORDEN VOORKOMEN ffaanspreken op signalen van niet-welbevinden ffverwijzen naar beschikbare info en hulpkanalen Als leidinggevende heb je niet altijd vat op het ziek worden van personeelsleden. In sommige gevallen kan je echter het ziek worden voorkomen door tijdig actie te ondernemen. Spreek je medewerker aan op signalen van niet-welbevinden. Voorbeeldvragen Hoeveelheid werk en verstoringen in uitvoering werk Wanneer en bij welke taken lukt het je niet om je werk goed te doen? Omgang met collega s en leiding Wat staat een goede relatie met je collega s of met mij in de weg? Disbalans werk-privé Op welke momenten is het moeilijk je werk en je privé te combineren? Moeilijke relatie en agressief gedrag klanten In welke situaties met klanten voel je je niet gemakkelijk? Beperkte ontwikkelingsmogelijkheden en werkzekerheid Hoe kijk je naar je eigen ontwikkeling? Welke onzekerheid heb je over je werk in de toekomst? Hou een vinger aan de pols en verwijs je medewerkers naar beschikbare informatiekanalen (tips ergonomie en Oef, dienstencataloog op Intraland) en naar gespecialiseerde diensten zoals de arbeidsgeneesheer, de ergonoom, de preventieadviseur, de vertrouwenspersoon, Spreekbuis, de contactpersoon arbeidshandicap, Pobos... De rollen van de diverse actoren en hun contactgegevens vind je in deel 4. 8

8 Voorbeeldsituaties ffer is diabetes type 1 vastgesteld bij je medewerker. Vraag advies aan de arbeidsgeneesheer. Naargelang de functie van betrokkene kan het nodig zijn preventieve maatregelen te treffen. ffje merkt dat je medewerker minder te motiveren is; waar hij vroeger enthousiast was voor elke nieuwe uitdaging, trekt hij zich nu terug en reageert hij cynisch. Spreek hem erover aan en uit je bezorgdheid. Als de werksituatie aan de oorsprong ligt, kan je samen zoeken naar oplossingen. Mogelijk is het aangewezen door te verwijzen naar Pobos voor psychologische bijstand of naar een loopbaancenter als hij twijfelt over zijn job. ffeen medewerker meldt je dat hij lijdt aan een degeneratieve ziekte. Hij is nog niet langdurig uitgevallen maar maakt zich zorgen voor de toekomst. Vertel hem over de mogelijkheid van een integratieprotocol. Indien de medewerker ermee akkoord is, worden daarin de effecten van de ziekte op het functioneren opgesomd en wordt naar mogelijke ondersteunende maatregelen gezocht. Dit alles gebeurt onder leiding van Johan Vermeiren, de contactpersoon handicap van de Vlaamse overheid. Contacteer de re-integratieambtenaar van LV om dit op te starten. Meer weten? Deel 2 Ziek worden voorkomen 9

9 1.2 WAT TE DOEN TIJDENS DE ZIEKTE De zieke medewerker betrokken houden ffhou contact tijdens de ziekte ffals het werk meespeelt: trek lessen uit de afwezigheid ffzeg dat waar nodig stapsgewijs en begeleid kan hervat worden De collega s gemotiveerd houden ffheb aandacht voor werkbelasting van de collega s ffwees voorzichtig met communicatie aan collega s over de ziekte Hou zeker contact met het zieke personeelslid, zo voelt die zich gesteund tijdens een moeilijke periode en gewaardeerd door de organisatie. Tegelijk blijf je op de hoogte van het genezingsproces en krijg je mogelijk inzicht in de reden van de afwezigheid. Je kan beter inschatten wanneer de medewerker terugkeert, wat de verdere impact van de afwezigheid is op de organisatie en de nodige maatregelen nemen, zowel naar de medewerker toe om zijn terugkeer te ondersteunen, als naar de collega s. Het zieke personeelslid blijft zo ook op de hoogte van wat reilt en zeilt binnen de dienst en de organisatie. Al is dit niet het eerste doel van het contact houden, het kan de terugkeer nadien wel vergemakkelijken. Voorbeeldsituatie ffeen personeelslid wordt ernstig ziek en het is niet zeker of hij volledig zal herstellen. Breng de re-integratieambtenaar van LV tijdig op de hoogte en raad je medewerker aan om een consult te vragen bij de arbeidsgeneesheer zodra hij voldoende hersteld is. Tijdens de ziekteperiode kunnen dan al de nodige stappen worden gezet voor ergonomische of andere hulpmiddelen. Op het ogenblik van de werkhervatting zijn naast technische ook andere faciliteiten mogelijk zoals bv een rustpauze in het EHBO lokaal, aangepaste uren zodat buiten de piekuren kan gependeld worden, meer thuiswerk... Als er een blijvend letsel te verwachten is, schakel dan de contactpersoon handicap in. Mogelijk kan financieel tegemoet gekomen worden vanuit een centraal budget. Meer weten? Deel 2 Wat te doen tijdens de ziekte 10

10 1.3 VOORBEREIDEN VAN DE TERUGKEER NA LANGDURIGE ZIEKTE ffeen terugkomgesprek houden tijdens de ziekte ffandere actoren betrekken indien nodig Als leidinggevende speel jij de belangrijkste rol bij de re-integratie van langdurig zieke personeelsleden. Jij kan immers het klimaat en de omstandigheden creëren die het voor een langdurig ziek personeelslid mogelijk maken om terug te keren en niet te hervallen. Ligt de oorzaak van de afwezigheid op het werk, dan is dat des te belangrijker. Een gouden raad: forceer niet dat iemand vroeger terugkeert. Het volstaat niet dat men medisch klaar is voor een werkhervatting, het personeelslid moet er zelf volledig achter staan en gemotiveerd zijn. In sommige gevallen wordt een terugkomgesprek beter gevoerd op een neutrale locatie en/of samen met andere actoren. Luister goed welke de specifieke noden eventueel zijn. Een terugkomgesprek zal niet altijd nodig zijn. Voor eenvoudige situaties met een relatief beperkte afwezigheidsduur kan een uitgebreide verwelkoming volstaan (zie deel 1.4). Terugkomgesprek ffsignaal je bent belangrijk - we hebben aan je gedacht - we hebben je nodig ffvraag naar gewenste ondersteuning bij werkhervatting ffbespreek desgevallend advies van de arbeidsgeneesheer of de re-integratieambtenaar ffpols naar verwachtingen inzake taken ffmaak afspraken over de dag van terugkeer: kies rustige dag, voorzie tijd, boodschap aan collega s Voorbeeldsituaties ffeen personeelslid lijdt aan een psychische aandoening. Herstarten vergt extra ondersteuning en dat mogelijk voor langere tijd. Breng de re-integratieambtenaar van LV op de hoogte. Hij kan in overleg met de andere actoren het re-integratietraject coördineren en een gespecialiseerde jobcoach zoeken. De jobcoach zal jou adviseren en je medewerker op regelmatige basis opvolgen. Als er een attest is van handicap kan eventueel een rendementsondersteuning worden toegekend waarmee je de coaching kan betalen. ffje medewerker keert terug naar het werk na een burn-out. Naar alle waarschijnlijkheid is hij tijdens zijn ziekte in therapie geweest en heeft hij een beter zicht gekregen op zijn energiegevers en energievreters. Uit dat inzicht kan de vraag komen naar bepaalde faciliteiten of naar een andere functie. Aangezien een burn-out de relatie met de werkgever gewoonlijk verstoort, geniet het de voorkeur om de externe re-integratieambtenaar van de Vlaamse overheid te betrekken bij de werkhervatting. Meer weten? Deel 2 Voorbereiden van de terugkeer na langdurige ziekte 11

11 1.4 WERKHERVATTING NA DE ZIEKTE ffverwelkoming verzorgen ffopvolging voorzien ffmogelijke ondersteunende maatregelen Het is belangrijk om na een langdurige afwezigheid tijd te maken voor een verwelkomingsgesprek met het betrokken personeelslid, zeker in het geval er geen terugkomgesprek is geweest, noch een voorafgaand bezoek voor de eventuele aanpassingen op de werkvloer. Bereid het gesprek goed voor. Voor moeilijke gesprekken kan je je vooraf laten begeleiden door een coach. Verwelkom het betrokken personeelslid. Stel hem gerust en neem onzekerheden weg. Bespreek de eventuele aanpassingen en informeer hem over de zaken die veranderden tijdens de afwezigheid. Geef de medewerker tijd om zich opnieuw in te werken, bij te praten met collega s, informatie en mails door te nemen enz. Zorg voor een weloverwogen takenpakket. Maak afspraken over de opvolging van het verloop van de re-integratie. Hou er rekening mee dat dit gesprek ook voor de medewerker moeilijk kan zijn, vooral als er geen voorafgaande contacten geweest zijn. Zowel de toon van het gesprek als de woordkeuze zijn dan van belang. Verwelkomingsgesprek ffverwelkom + ga na hoe het is om na lange tijd terug te starten... ffbespreek hoe de medewerker/werkgever herval kan voorkomen? > > Zijn er werkgerelateerde oorzaken? > > Vraag naar gewenste ondersteuning tijdens de hervattingsperiode ffvraag hoe de medewerker de opvolging tijdens de ziekte heeft beleefd? > > Vertel hoe de afwezigheid is opgevangen op het werk > > Informeer over de actuele situatie en veranderingen op de dienst ffmaak een geleidelijke herstart mogelijk > > Bespreek mogelijke dosering van het werk en problemen met werkdruk > > Ga na of er concrete en afgebakende opdrachten zijn die men snel kan opnemen > > Bespreek de langetermijnplanning van het werk ffmaak afspraken voor een opvolgingsgesprek Meer weten? Deel 2 Werkhervatting na de ziekte 12

12 2 ACHTERGRONDINFORMATIE EN TIPS 2.1 ZIEK WORDEN VOORKOMEN Risico s opsporen Je kan de gezondheidsklachten niet wegnemen, maar je kan wel de risico s, die invloed hebben op het ziek worden en/of ziek blijven, opsporen en daarmee meer zicht krijgen op organisatiegebonden factoren waar je als leidinggevende mogelijk wél invloed kunt op uitoefenen. De wetgever stelt dit trouwens als een verplichting van de werkgever (BS 28/4/2014). Vanaf 1 september 2014 moet ingezet worden op de preventie van alle psychosociale risico s op het werk. Deze worden omschreven als de kans dat een of meerdere werknemers psychische schade ondervinden die al dan niet kan gepaard gaan met lichamelijke schade, ten gevolge van een blootstelling aan de elementen van de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de interpersoonlijke relaties op het werk, waarop de werkgever een impact heeft en die objectief een gevaar inhouden. De preventie-adviseur kan je adviseren bij het opsporen van risico s en mee helpen zoeken naar gepaste preventieve en/of curatieve maatregelen Preventief welzijnsbeleid De Vlaamse overheid voorziet diverse mogelijkheden voor een preventief welzijnsbeleid op vlak van gezondheid, ergonomie, arbeidshygiëne, arbeidsveiligheid, psychosociale belasting Informeer je werknemers over arbeidsgeneesheer, ergonoom, vertrouwenspersoon, Spreekbuis en verwijs hen hiernaar door als je merkt dat er problemen zijn. Dit kan dus zowel om fysieke, als mogelijke psychische klachten gaan. Medewerkers op de rand van een burn out zijn niet alleen emotioneel, maar doorgaans ook fysisch uitgeput en hebben dikwijls eerst lichamelijke klachten. Probeer tijdig alert te zijn voor signalen. Bij louter fysieke klachten, zoals bv. veelvuldige nek- of rugklachten, kan advies van de ergonoom erger voorkomen. Terug naar deel 1 Ziek worden voorkomen 13

13 2.2 WAT TE DOEN TIJDENS DE ZIEKTE Eerste gesprek Wacht niet te lang om het zieke personeelslid eens te bellen als dat mogelijk is. Toon daarbij belangstelling en betrokkenheid door open vragen te stellen, maar weet dat de medewerker niet verplicht is om over zijn ziekte te praten. Wees correct en vriendelijk, neem de tijd om te luisteren. Bespreek hoe je verder in contact blijft: wat wenst de medewerker (is bezoek gewenst?), wie neemt het initiatief en met welke regelmaat? Bedank je medewerker voor het contact en wens hem beterschap. Tips eerste gesprek f fzorg dat je tijdens het gesprek niet gestoord wordt en trek er voldoende tijd voor uit f flaat de medewerker zijn verhaal vertellen: geef blijk van belangstelling voor klachten en toon betrokkenheid f fga eventueel na of de ziekte verband houdt met het werk (als het past) f fvraag naar de vermoedelijke duur en spreek af hierover later terug te bellen f flaat merken dat je bereid bent eventuele problemen mee op te lossen: kan ik iets voor je doen hier? Moet er iets op het werk geregeld worden? f fmaak afspraken over het verdere contact: wanneer spreken we elkaar terug? Wie neemt initiatief? fwens f beterschap! Hoe contact onderhouden tijdens langdurige ziekte Stuur op regelmatige tijdstippen een kaartje van alle collega s van de dienst of afdeling. Als bezoek van collega s of van jou gewenst is, toon daarbij dan oprechte belangstelling voor het zieke personeelslid en let er op niet de indruk te geven dat je aandringt dat de zieke persoon zo snel mogelijk terug zou komen. Gesprekspunten tijdens ziekte f finformeer naar zijn/haar situatie: hoe gaat het met je? Hoe ging het vandaag? Gaat het al beter? f finformeer of men graag op de hoogte blijft over werk, maar doe dit zonder de indruk te wekken dat je dat belangrijk vindt f fvraag na of er zaken zijn die de medewerker bezig houden f fvraag na hoe contact verder best loopt: hoe en door wie? f fvraag eventueel na of er met iets rekening dient gehouden te worden bij terugkeer Regelmatig contact is belangrijk opdat het zieke personeelslid niet de indruk krijgt vergeten te zijn, maar hou rekening met zijn wensen. Zoals gezegd beslist de medewerker zelf of hij al dan niet over zijn ziekte wil spreken en of hij bezoek wenst. Contacten kunnen verschillende vormen aannemen: een telefoontje, het sturen van een kaartje, een mail, een bezoekje, maar ook een afspraak op een neutrale plaats (noch bij het betrokken personeelslid, noch op het werk). Let er wel op de contacten als leidinggevende te doseren. Je bent wellicht niet de enige die contact heeft en het personeelslid mag ook niet het gevoel krijgen onder druk gezet te worden om zo snel mogelijk het werk te hervatten. Indien er meerdere leidinggevenden zijn, spreek dan onderling af wie het meeste contact bewaart en wie coördineert. Belangrijk hierbij is te weten met welke leidinggevende er de beste band is of welk contact de medewerker het meeste apprecieert. Het kan immers zijn dat net geen contact gewild is met bijvoorbeeld de operationele leidinggevende en wel met het afdelingshoofd, of omgekeerd. 14

14 2.2.3 Waarover praten Verlies als leidinggevende bij deze contacten niet uit het oog dat het voornaamste doel ervan het welzijn van het personeelslid is en niet het werk. Val hem niet lastig met (problemen op) het werk, tenzij hij er zelf uitdrukkelijk naar vraagt. Je kan het afwezige personeelslid natuurlijk wel informeren over leuke weetjes, maar wees voorzichtig met het bespreken van thema s die tot het werkdomein van de betrokkene behoren. Ook hier is er geen algemene regel, want afhankelijk van de persoon en van het ziektebeeld, zullen sommigen juist graag op de hoogte zijn van evoluties in hun werkdomein. Het uitgangspunt is echter informeren naar de toestand van het personeelslid en niet de bespreking van het werk. Door regelmatige en oprechte contacten zal het personeelslid gemakkelijker geneigd zijn om hetzij te spreken over zijn problemen, of minstens aan te geven welke maatregelen aangewezen zijn voor zijn terugkeer Wat bij een werkgerelateerde oorzaak Als de oorzaak van de ziekte bij het werk ligt is het niet altijd mogelijk of aangewezen om als leidinggevende contact te houden. Zoek dan hoe je er onrechtstreeks voor kan zorgen dat er toch contact blijft, zodat er op het juiste moment ook kan gesproken worden over de nodige ondersteuning bij de terugkeer op de werkvloer. Hiervoor zijn meerdere mogelijkheden: via een collega: dit kan een rechtstreekse collega zijn, maar ook een collega van een andere dienst of afdeling, via de personeelsdienst, de arbeidsgeneesheer, de preventieadviseur psychosociaal welzijn of een vertrouwenspersoon. Bij contact via andere personen moet je er wel rekening mee houden dat zij in vertrouwen werken en sommige van hen ook gebonden zijn aan het beroepsgeheim. Ze zullen en mogen dus niet over alles met jou als leidinggevende terugkoppelen. Zij kunnen er soms echter voor zorgen dat de communicatie met de dienst, afdeling of leidinggevende wordt hernomen of de nodige informatie verzamelen voor de reintegratie De collega s Zowel tijdens de ziekte als bij de werkhervatting is communicatie met de collega s van het zieke personeelslid belangrijk. Vraag aan het zieke personeelslid in welke mate je de collega s mag informeren. In sommige gevallen zullen de collega s eerder en beter op de hoogte zijn dan jijzelf als leidinggevende. De collega s kunnen ook een belangrijke rol spelen bij het houden van contact en bij het aangeven van bepaalde noden voor de terugkeer Herverdeling van de taken Sowieso is bij een afwezigheid een herverdeling van de taken nodig. Afhankelijk van de duur en het takenpakket zullen er in meerdere of mindere mate afspraken moeten gemaakt worden over het verder zetten van de taken van de afwezige collega. In veel gevallen is het niet onmiddellijk duidelijk hoe lang een personeelslid afwezig zal blijven. Bij een goed contact met het zieke personeelslid krijg je er na enige tijd allicht zicht op of het om een echt langdurige afwezigheid zal gaan. Terug naar deel 1 Wat te doen tijdens de ziekte 15

15 2.3 VOORBEREIDEN VAN DE TERUGKEER NA LANGDURIGE ZIEKTE Het terugkomgesprek Door contact te houden met het zieke personeelslid verneem je wellicht wanneer een mogelijke terugkeer ter sprake komt. Zodra dat het geval is, kan je een terugkomgesprek voorstellen. Zeker wanneer je denkt dat er aanpassingen nodig zijn, hetzij aan de arbeidsomstandigheden, hetzij aan het takenpakket, kan je het personeelslid aanmoedigen om een spontane consultatie te vragen bij de arbeidsgeneesheer. Zo geef je als leidinggevende aan dat je open staat voor eventuele aanpassingen en krijg je ook een advies van de arbeidsgeneesheer. Het houden van een terugkomgesprek wordt hierdoor gemakkelijker. In een terugkomgesprek vóór de effectieve werkhervatting maak je met het zieke personeelslid de nodige afspraken om de overgang optimaal en op maat van het personeelslid te laten verlopen. In dat gesprek kan je het hebben over de termijn waarbinnen het werk kan hernomen worden en het percentage, de knelpunten waarmee rekening moet gehouden worden, eventuele aanpassingen die moeten gebeuren, andere actoren die kunnen ingeschakeld worden, enz. Is er een aanpassing aan het takenpakket nodig, of zijn de taken intussen gewijzigd, dan geeft het terugkomgesprek ook de gelegenheid hierover te spreken en de mogelijkheid om te horen wat op dat vlak mogelijk is. Een personeelslid dat weet dat er met zijn mogelijkheden rekening gehouden wordt, zal ook gemakkelijker effectief terugkeren. Na een lange afwezigheid is het moment om terug te keren sowieso een moeilijk moment voor het betrokken personeelslid. Zo kan het bv. helpen om op een rustige dag opnieuw van start te gaan. Er kunnen ook afspraken gemaakt worden over de manier waarop de terugkeer wordt voorbereid: informeren van de collega s door de leidinggevende en/of via een mailtje van het personeelslid Welke maatregelen zijn mogelijk? Allerlei maatregelen zijn mogelijk om de re-integratie te bewerkstelligen. Ze kunnen betrekking hebben op arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen. Hierna volgen er enkele bij wijze van voorbeeld: thuiswerk ook bij halftijdse hervatting, specifieke IT-ondersteuning, inlassen van rustpauzes, aangepaste werkuren, taakinhoud, materiaal, enz. Bij twijfel of bepaalde maatregelen mogelijk zijn, kan je terecht bij de personeelsdienst, die een zicht heeft op welke maatregelen reeds genomen werden voor andere personeelsleden. Nieuwe maatregelen kunnen ook altijd besproken worden met de leidend ambtenaar. Deze maatregelen kunnen opgenomen worden in een integratieprotocol. Belangrijk is dat ze in onderling overleg tot stand komen en niet eenzijdig worden opgelegd. Maak daarbij ook afspraken over wat wel en niet gecommuniceerd kan/mag worden naar de collega s toe. De re-integratie wordt, afhankelijk van het geval, best vooraf aangekondigd bij de collega s, eventueel met toelichting bij sommige specifieke maatregelen. In bepaalde gevallen zal er immers solidariteit van de collega s nodig zijn. Ook hier is het opnieuw onmogelijk een algemene richtlijn te geven. Van geval tot geval moet bekeken worden wat exact dient te gebeuren In welke functie terugkeren? Het re-integratiebeleid gaat uit van de mogelijkheden en niet van de beperkingen van de medewerker. In eerste instantie wordt dus alles in het werk gesteld om het personeelslid terug in de eigen functie in te schakelen. Pas als dit echt niet meer kan, wordt op zoek gegaan naar een aangepaste functie, waarbij gezocht wordt naar een maximale match met de capaciteiten van het personeelslid. Let wel, na een burn-out is het vaak net niet aangewezen om naar dezelfde functie terug te keren. Op de directieraad is afgesproken dat de secretaris-generaal eerst een gesprek heeft met betrokkene om dit af te toetsen. 16

16 2.3.4 Tussen terugkomgesprek en werkhervatting Hou ook verder contact in de periode tussen het terugkeergesprek en het effectieve moment van werkhervatting. Je kan het betrokken personeelslid dan informeren over de evolutie van de acties met het oog op de werkhervatting. Het kan ook aangewezen zijn om ongeveer een week voor de effectieve hervatting een eerste rondgang te doen waarbij de voorziene aanpassingen en afspraken concreet worden toegelicht en/of getoond (bv rustlokaal). Noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer moeten immers in orde zijn vooraleer het betrokken personeelslid terugkeert. Ook voor het personeelslid zelf kan een kort bezoek op de werkplek, bij voorkeur op een rustig moment, de drempel helpen verlagen Andere actoren De personeelsdienst De personeelsdienst is er om je te adviseren over de diverse mogelijkheden voor een geslaagde re-integratie en je te helpen de weg te vinden naar de diverse andere actoren, die er een rol in kunnen spelen De controlegeneesheer (Medconsult) Het is de controlegeneesheer die oordeelt of een zieke ambtenaar in staat is om zijn ambt deeltijds weer op te nemen. Als de controlerende arts oordeelt dat de lichamelijke toestand van de ambtenaar dat toelaat, brengt Medconsult de personeelsdienst en de ambtenaar zelf daarvan schriftelijk op de hoogte. Voor contractuele personeelsleden beslist de adviserend geneesheer van de mutualiteit De arbeidsgeneesheer (Idewe) Een personeelslid dat langer dan 4 weken ziek is, heeft het recht om tijdens zijn ziekte een medisch onderzoek aan te vragen bij de arbeidsgeneesheer, met het oog op zijn re-integratie op het werk. Zieke personeelsleden worden hierover door de personeelsdienst geïnformeerd. Zeker wanneer je als leidinggevende verwacht dat er aanpassingen nodig zullen zijn op de werkplek, raden we aan om bij het personeelslid aan te dringen op zo n voorafgaand consult. Zo kunnen tijdig de nodige voorbereidingen getroffen worden op basis van een professioneel advies. Het is ook de arbeidsarts die een werkpostbezoek door de ergonoom kan initiëren. Ook op het moment van de eigenlijke werkhervatting is er een rol weggelegd voor de arbeidsgeneesheer. In de eerste week na de hervatting voert hij een werkhervattingonderzoek na ziekte uit bij medewerkers die vier weken of langer afwezig waren. Ook dit onderzoek heeft een preventief doel, namelijk een optimale herintegratie in de arbeidsomgeving en een eventuele aanpassing van de taak De re-integratieambtenaar van Landbouw en Visserij Wanneer er moeilijkheden zijn bij de re-integratie van langdurig zieke personeelsleden kan er een beroep gedaan worden op de interne re-integratieambtenaar van LV. Hij zal jullie begeleiden tijdens het re-integratietraject en waar nodig andere actoren betrekken en de vorderingen opvolgen. Ook voor een integratieprotocol in geval van handicap of chronische ziekte kan je bij hem terecht De re-integratieambtenaar van de Vlaamse overheid In meer complexe situaties kan het aangewezen zijn een externe expert aan te stellen die opereert vanuit de preventiedienst. Deze persoon kan vanuit zijn onafhankelijke positie bemiddelen en overleggen met de verschillende betrokken partijen zoals de arbeidsgeneesheer, de sociaal assistent, de preventieadviseur psychosociaal welzijn, De preventieadviseur psychosociaal welzijn De preventieadviseur inzake psychosociale aspecten speelt alleen een rol bij de re-integratie van langdurig zieke personeelsleden ingevolge werkgerelateerde problemen. Hij verstrekt advies, opvang en hulp aan deze personen, maar kan ook worden ingezet voor het zoeken naar een oplossing. Ook als leidinggevende 17

17 kan je bij de preventieadviseur terecht voor advies De vertrouwenspersonen De vertrouwenspersoon staat de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers bij voor de toepassing van de preventiemaatregelen. M.b.t. de re-integratie van langdurig zieke personeelsleden kan dat betekenen dat ze op informele wijze deelnemen aan het zoeken naar een oplossing Pobos De Vlaamse overheid heeft een overeenkomst afgesloten met Pobos, een netwerk van psychologen die traumazorg en psychologische bijstand bieden. Personeelsleden die nood hebben aan psychologische begeleiding om het vertrouwen in zichzelf en de werkomgeving te herstellen kunnen deelnemen aan 5 psychotherapiesessies. Deze begeleiding kan ook een belangrijke rol spelen in het voorkomen en behandelen van burn-out De coach Wanneer de oorzaak van de ziekte bij het werk ligt kan een coach jou als leidinggevende helpen bij de voorbereiding van het terugkomgesprek en/of het verwelkomingsgesprek. Dergelijk gesprek is altijd delicaat en een goede voorbereiding en het gepaste woordgebruik zijn dan ook belangrijk. Terug naar deel 1 Voorbereiden van de terugkeer na langdurige ziekte 18

18 2.4 WERKHERVATTING NA DE ZIEKTE Een verwelkomingsgesprek voeren, houdt heel wat meer in dan de naam laat vermoeden. Het vergt de nodige voorbereiding en reflectie Takenpakket Bij de re-integratie is de eerste vraag in welke mate het personeelslid nog in staat is en bereid is zijn oorspronkelijke taken uit te voeren. Beluister eerst hoe de persoon er zelf tegenover staat, i.p.v. zelf eenzijdig te beslissen over de toekomstige functie van de persoon. Stel bv. dat iemand na een burn-out terugkomt en je hebt beslist om hem geen team meer te laten leiden. Als je eerst peilt naar de aspiraties van de zieke zelf, is de kans reëel dat hij zelf aangeeft geen leidinggevende taak meer te willen opnemen. Zo voorkom je dat hij zijn vertrouwen verliest ( zie je wel, ik kan dat niet goed ) en kan je het gesprek over de nieuwe taakinvulling veel positiever starten. Indien de persoon zijn oude taken weer wil opnemen, dient te worden nagegaan in welke mate deze intussen deel uitmaken van het vast takenpakket van een van de collega s en hoe deze hiertegenover staat. Een personeelslid dat langdurig afwezig geweest is, kan niet eisen om bv. na een afwezigheid van meer dan een jaar, opnieuw identiek dezelfde taken op te nemen als voorheen. Ook hier zal het belangrijk zijn om tijdig en voldoende duidelijk te communiceren wat de mogelijkheden zijn Aanpassingen, hoe ver kan je gaan? Zoals gezegd is re-integratie het opnieuw afstemmen van persoon en organisatie naar aanleiding van gezondheidsproblemen, wat behoud van het werk of terugkeer naar het werk mogelijk maakt. Voor praktische aanpassingen dient uiteraard nagegaan te worden wat technisch mogelijk is, wat de kostprijs is en wie hierin kan tussenkomen. Gaat het over een blijvende investering of is het een tijdelijk hulpmiddel? Ook hier zal geval per geval moeten nagegaan worden wat mogelijk en realistisch is. In geval van chronische ziekte en arbeidshandicap is vaak een financiële tussenkomst mogelijk. Je kan dit bespreken met de re-integratieambtenaar Aanpassingen kaderen voor de collega s Indien er specifieke maatregelen moeten worden genomen voor de terugkeer of als het personeelslid deeltijds hervat, is het aangewezen daaromtrent open te communiceren met de collega s. Ga in op de maatregelen die hetzij voor hen gevolgen kunnen hebben, hetzij zichtbaar zijn. Geef duidelijk aan dat deze maatregelen worden genomen met het oog op de re-integratie van het zieke personeelslid en dat dit niet zo maar een gunstbehandeling is. Het is niet noodzakelijk om daarbij op het ziektebeeld zelf in te gaan, tenzij het personeelslid hierover zelf open kaart wil spelen. In sommige gevallen kan het dan nuttig zijn om een (externe) expert een toelichting te laten geven Opvolging re-integratie Het is nuttig om in de eerste weken/maanden na de werkhervatting een aantal reflectiemomenten in te plannen samen met het betrokken personeelslid. Hoe ervaart het betrokken personeelslid zijn werkhervatting, zijn er nog knelpunten waarvoor een oplossing moet gezocht worden, hoe verlopen de contacten met de collega s, is er nood aan extra opvolging door de arbeidsgeneesheer, is het personeelslid er al aan toe om extra taken op te nemen,... In sommige gevallen, dit is vnl. bij blijvende beperkingen, is het aan te raden een integratieprotocol op te stellen zodat de afspraken voor beide partijen duidelijk zijn. Dit integratieprotocol kan ook faciliteren om een rendementsondersteuning te bekomen of financiële tussenkomst te verkrijgen voor arbeidspostaanpassingen. 19

19 2.4.5 Ondersteunende maatregelen Ergonomisch advies Ergonomisch werken is voor iedereen belangrijk. Dit betekent dat hulpmiddelen en omstandigheden zo worden ingezet dat iedereen zo efficiënt mogelijk kan werken. Heeft een personeelslid een functionele beperking dan is dit des te belangrijker. Een ergonomische werkplekaanpassing zoals een aangepaste stoel of muis kan dan zowel preventief als met het oog op een herstel aangewezen zijn. Voor een werkplekanalyse kan een beroep gedaan worden op het team ergonomie van de preventiedienst. Hiervoor moet de arbeidsgeneesheer het personeelslid doorverwijzen, tenzij het om een arbeidshandicap gaat Arbeidsbeperking en/of chronische ziekte Als ziekte of ongeval tot een ernstige blijvende beperking op het werk leidt, spreken we over een arbeidshandicap. Als deze erkend wordt door de VDAB krijgt het personeelslid recht op tewerkstellingsondersteunende maatregelen zoals aanpassingen van de arbeidspost, een tegemoetkoming in verplaatsingskosten of rendementsondersteuning. In dergelijke gevallen worden de afspraken best opgenomen in een integratieprotocol. Dat protocol bevat een verslag van de effecten van de beperking op het functioneren van het personeelslid en een overzicht van de maatregelen die genomen zullen worden om het te ondersteunen. De contactpersoon arbeidshandicap helpt hierbij Herplaatsing om medische redenen In de meeste gevallen keert een personeelslid na een langdurige ziekte terug naar de eigen job. In sommige gevallen is het echter om medische redenen niet mogelijk om de functie opnieuw uit te oefenen. In dat geval kan herplaatsing een oplossing bieden. Dit kan zowel binnen als buiten de eigen entiteit. Herplaatsing buiten de entiteit kan pas nadat intern eerst alle mogelijkheden werden onderzocht. De procedure van herplaatsing verloopt via Werkwijzer. Het gaat dan om overplaatsing van een ambtenaar naar een vacante statutaire betrekking van dezelfde graad. Deze maatregel geldt dus niet voor de contractuele personeelsleden. Bij sommige beslissingen van de pensioencommissie (Medex) die niet leiden tot pensionering of als de arbeidsgeneesheer het betrokken personeelslid medisch ongeschikt verklaart voor zijn oorspronkelijke job, kan je hem aanmelden voor een herplaatsing om medische redenen Een nieuwe wending in de loopbaan? In sommige gevallen kan een nieuwe wending in de loopbaan van een personeelslid een oplossing bieden. Het Agentschap voor Overheidspersoneel biedt hiervoor een loopbaanwerkboek aan en workshops om aan de slag te gaan: Elk personeelslid kan ook terecht in externe loopbaancentra. Met de loopbaancheques van VDAB kost een professionele begeleiding van 4 uur er slechts 40 euro. Meer info: Je kan je personeel hierover tijdig informeren. Terug naar deel 1 Werkhervatting na de ziekte 20

20 3 NUTTIG OM WETEN OVER DE ZIEKTEVERLOFREGELING 3.1 DE ZIEKTECONTROLE De controle op de arbeidsongeschiktheid wegens ziekte gebeurt door het ziektecontroleorgaan (Medconsult). Iedere lijnmanager of zijn gemandateerde kan het controleorgaan verzoeken om een controlebezoek af te leggen bij een personeelslid. De controlearts oordeelt na medisch onderzoek of de afwezigheid gerechtvaardigd is. Als leidinggevende kan je geen oordeel vellen over de beslissing van de controlearts. Je bent immers niet altijd op de hoogte van bepaalde elementen die invloed hebben op de gezondheidstoestand van een personeelslid. De controlearts daarentegen beslist op basis van de informatie die hij heeft over de medische achtergrond van het te controleren personeelslid. Wegens ziekte afwezige personeelsleden mogen naar het buitenland gaan. Dit kan zeker voorkomen bij langdurig afwezige personeelsleden. Zij moeten je hiervan wel minstens één week op voorhand op de hoogte brengen. De personeelsdienst stelt het ziektecontroleorgaan in kennis en je kan desgewenst een controle aanvragen De volledige procedure is beschreven in het arbeidsreglement. 21

21 3.2 HET ZIEKTECONTINGENT Elk personeelslid dat statutair in dienst treedt, start met een ziektecontingent van 666 werkdagen. Contractuele personeelsleden hebben geen ziektecontingent. Jij kan beslissen om het dossier van een personeelslid, dat tijdens zijn loopbaan in het totaal 666 werkdagen afwezig is geweest wegens ziekte (= ongeveer 3 jaar), door te sturen naar Medex, de federale dienst die bevoegd is voor de definitieve ongeschiktverklaring van de ambtenaar. In dat geval wordt het personeelslid eerst uitgenodigd voor een controle door het ziektecontroleorgaan Medconsult. De pensioencommissie van Medex kan volgende beslissingen nemen: f fbeslissingen die niet leiden tot pensionering f fbeslissing: tijdelijk vroegtijdig pensioen (wordt voor maximum 18 maanden toegekend; kan na een nieuw onderzoek omgezet worden in een definitieve pensionering of in werkhervatting) f fbeslissing: definitief vroegtijdig pensioen omwille van definitieve medische ongeschiktheid. Er is een beroepsprocedure mogelijk tegen deze beslissing. Is het contingent van 666 dagen op en neemt Medex een beslissing die geen aanleiding geeft tot vroegtijdig pensioen, dan blijf het personeelslid gewoon verder in dienst. Voor volgende ziektedagen loopt de ziekteteller verder met een negatief saldo. Is een personeelslid 60 jaar dan begint er parallel met het eerste contingent van 666 dagen, een tweede contingent van 222 werkdagen te lopen. In principe wordt het personeelslid ambtshalve gepensioneerd zodra dit contingent van 222 dagen is opgebruikt, zonder dat er een onderzoek door Medex plaatsheeft. Het personeelslid kan vragen om toch langer in dienst te mogen blijven, maar het is de lijnmanager die beslist of er al dan niet wordt ingegaan op deze vraag. Voorbeeld: Heb je bv. als 60-jarige nog 100 dagen resterend op je eerste contingent (666 dagen), dan wordt een ziektedag aangerekend zowel op je eerste als op je tweede contingent (222 dagen). In dit geval zal je eerste contingent eerder uitgeput raken dan het tweede en kan je dus voor de pensioencommissie van Medex moeten verschijnen. Heb je als 60-jarige nog 400 dagen op je eerste contingent dan zal je tweede contingent eerst uitgeput raken en zal je in principe ambtshalve op pensioen worden gesteld. Bij deeltijdse tewerkstelling gebeurt de aanrekening op het ziektecontingent volgens het afwezigheidspercentage. Vakantiedagen die een personeelslid niet heeft kunnen opnemen wegens langdurige ziekte worden bijgeteld bij het saldo van uw eerste ziektecontingent. Het staat het personeelslid vrij om eventueel maximum 11 dagen over te dragen naar het (vakantie)verlof van het volgende jaar. Dit laatste geldt ook voor contractuele personeelsleden. Bij erkende arbeidsongevallen worden de afwezigheidsdagen niet afgetrokken van het ziektecontingent. 22

22 3.3 DEELTIJDSE PRESTATIES WEGENS ZIEKTE Er is een onderscheid in de regelgeving voor vastbenoemde ambtenaren of ambtenaren op proef en contractuele personeelsleden. Progressieve tewerkstelling voor vastbenoemde ambtenaren of ambtenaren op proef Na een lange afwezigheid wegens ziekte is het niet vanzelfsprekend om onmiddellijk voltijds te hervatten. Afhankelijk van het ziektebeeld en de draagkracht van het personeelslid kan een meer geleidelijke of progressieve werkhervatting aangewezen zijn. Zoals hoger al gezegd kan het ziektecontroleorgaan, met het oog op re-integratie deeltijds prestaties wegens ziekte opleggen of toestaan a rato van ten minste 50% indien het een ambtenaar geschikt acht om het ambt terug op te nemen met deeltijdse prestaties. Het werk mag nooit deeltijds hervat worden vooraleer de ambtenaar bij de controlearts is langs gegaan voor een controlebezoek en de prestaties moeten minstens 50% bedragen. Het is de controlearts die het deeltijds regime (bv. werken om de andere dag of elke dag een halve dag) bepaalt, en niet het personeelslid, noch jijzelf als leidinggevende. Deeltijdse prestaties wegens ziekte kunnen voor maximum 3 maanden worden toegestaan. Het verrichten van deeltijdse prestaties kan wel meermaals worden verlengd, telkens met een periode van ten hoogste drie maanden. Als de periode van deeltijdse prestaties wegens ziekte verlengd wordt, moet de ambtenaar opnieuw bij de controlearts langsgaan. De deeltijdse prestaties wegens ziekte zijn bedoeld als aanpassingsperiode en zijn gericht op re-integratie. Ze laten toe om na een periode van zware of langdurige ziekte opnieuw een volledige dagtaak op te nemen. Er is dus geen onbeperkt gebruik mogelijk van deeltijdse prestaties wegens ziekte. Deeltijdse prestaties wegens ziekte zijn in principe ook pas mogelijk na een voorafgaande volledige afwezigheid wegens ziekte. Het prestatieregime mag in deze aanpassingsperiode niet onder de 50% dalen. Indien een ambtenaar toch minder dan 50% wil presteren, kan hij het deeltijds ziekteverlof combineren met jaarlijks verlof en onbetaald verlof. Tijdens een periode van deeltijdse prestaties wegens ziekte is een ambtenaar dus ook deeltijds ziek. De aanrekening op het ziektecontingent gebeurt in verhouding. De verdere modaliteiten zijn beschreven in het arbeidsreglement. Progressieve tewerkstelling voor contractuele personeelsleden Ook contractuele personeelsleden, die arbeidsongeschikt zijn, kunnen het werk deeltijds hervatten. Hierin komt het geneeskundig controleorgaan van de Vlaamse overheid (Medconsult) niet tussen. Voorwaarde is wel dat het contractuele personeelslid door de adviserend geneesheer van de mutualiteit nog voor minstens 50% arbeidsongeschikt wordt bevonden. De toestemming voor deeltijdse prestaties wordt dus verleend door de adviserend geneesheer van het ziekenfonds. Het personeelslid moet hiervoor een aanvraag indienen en kan ten vroegste de dag na ontvangst van de aanvraag door het ziekenfonds het werk deeltijds hervatten. Het hoeft de beslissing van de adviserend geneesheer niet af te wachten. 23

23 Een contractueel personeelslid kan wel hervatten aan minder dan 50% prestaties. Bij de progressieve tewerkstelling geeft de adviserend geneesheer goedkeuring voor het soort werk, het volume en het uurrooster dat zal gepresteerd worden. De werkgever kan de werkhervatting met het door de adviserend arts bepaalde arbeidsregime, al dan niet toestaan. Om in aanmerking te komen voor progressieve tewerkstelling moet het personeelslid eerst erkend zijn als volledig arbeidsongeschikt. Zoals de naam het vermeldt, gaat het om een progressief hervatten van het werk met het oog op een volledige terugkeer. Wanneer een personeelslid zichzelf niet meer geschikt acht om voltijds te werken, kan het eventueel zelf voorstellen om over te stappen naar een deeltijds statuut (bv. 75%). Dat kan bv. via een verlofstelsel of een aanpassing van de arbeidsovereenkomst. Is er samenwerking/overleg mogelijk met de controlearts of de adviserend geneesheer van de mutualiteit? Als leidinggevende kan je geen contact opnemen met de controlearts of de adviserend geneesheer van de mutualiteit. Deze spelen ook niet echt een rol bij de re-integratie op zich. Zij spreken zich enkel uit over de gezondheidstoestand van het betrokken personeelslid. Na een langdurige afwezigheid wegens ziekte beslist uiteindelijk de arbeidsgeneesheer of het werk mag/kan hervat worden en onder welke voorwaarden. 24

24 4 CONTACTPERSONEN Dienstencentrum personeelsdienst Stel je vraag via Mercurius of contacteer je persoonlijke accountmanager - tel.: tel.: tel.: tel.: tel.: (enkel ILVO) - tel.: (enkel ILVO) Coach Vlaamse overheid Brunhilde Borms Handicap en chronische ziekte (vroegere dienst Emancipatiezaken) - tel Hospitalisatieverzekering - tel: Pobos Te contacteren via centraal aanspreekpunt (Nathalie De Cooman, Inse Jehaes, Lieve Kerkhofs, Jonathan Willems, Marijke Willocx) Preventiedienst (Afdeling Preventie en Bescherming) - tel Re-integratieambtenaar LV: - tel VO: - tel tel Sociale dienst - tel Vertrouwenspersonen - tel ( hoofdbestuur) [email protected] - tel ( West-Vlaanderen) [email protected] - tel ( hoofdbestuur) [email protected] - tel ( Oost-Vlaanderen) [email protected] - tel ( Antwerpen) [email protected] - tel (ILVO) [email protected] tel (ILVO) 25

25 Spreekbuis - tel (gratis) 5 NAWOORD Re-integratie is maatwerk. Het is aan jou als leidinggevende om, al dan niet samen met de beschikbare actoren, een creatieve oplossing uit te werken. Onze medewerkers zijn immers het kapitaal van onze organisatie. Veel succes! 26

26 Departement Landbouw en Visserij Koning Albert II-laan 35 bus Brussel