Topic Partners en Topic Pensioen Consultancy Dienstverleningsdocument

Transcriptie

1 Topic Partners en Topic Pensioen Consultancy Dienstverleningsdocument Inleiding Hierbij ontvangt u het dienstverleningsdocument van Topic Partners en Topic Pensioen Consultancy. Dit document heeft als doel inzicht te geven in onze dienstverlening en in hetgeen u van ons mag verwachten. Tevens staat vermeld op welke wijze wij daarvoor beloond worden. Op grond van de Wet Financieel Toezicht (WFT) zijn wij verplicht u voorafgaand aan de totstandkoming van een financiële overeenkomst aangaande het adviseren en/of bemiddelen in financiële producten dit dienstverleningsdocument te verstrekken met als doel u zo volledig mogelijk te informeren. Dit dienstverleningsdocument is derhalve een informatief document. Dat betekent dat u door dit document op geen enkele wijze verplicht bent diensten van ons kantoor af te nemen of een bepaalde overeenkomst met betrekking tot een financieel product te sluiten. In volgorde informeren wij u hierna over: - ons kantoor; - onze dienstverlening; - onze werkwijze; - onze beloningsstructuur; - de klachtmogelijkheden. Topic Partners Topic Pensioen Consultancy Softwareweg 9N Softwareweg 9N Postbus 2765 Postbus GJ Amersfoort 3800 GJ Amersfoort Telefoonnummer: Telefoonnummer: Faxnummer: Faxnummer: Website: Website: adres: [email protected] adres: [email protected] Inschrijvingsnummer handelsregister KvK: Inschrijvingsnummer handelsregister Kvk: Topic Partners Dienstverleningsdocument /9

2 Ons kantoor Topic Partners biedt haar diensten aan de ondernemer (IB en DGA), bedrijven en hun personeel aan. Wij zijn niet alleen objectief, onafhankelijk en deskundig, maar wij streven ook naar volledige transparantie aangaande de verdiensten en het beloningsmodel van Topic Partners. Over dit laatste leest u straks nog meer in dit dienstverleningsdocument. Topic Partners is sinds 2007 vanuit Amersfoort actief. De statutaire naam is Topic Risk B.V. en de handelsnaam is derhalve Topic Partners. Topic Pensioen Consultancy is opgericht door Topic Partners en de pensioeneconoom David Bakker, die leiding geeft aan de organisatie. Topic Pensioen Consultancy adviseert u over pensioenen in de meest brede zin des woords. Topic Partners en Topic Pensioen Consultancy worden hierna ook tezamen genoemd: Topic Partners. De missie van Topic Partners is voor de ondernemer en zijn bedrijf de persoonlijke en bedrijfsmatige risico s inzichtelijk en beheersbaar te maken. De insteek is om complexe zaken op een duidelijke en eenvoudige wijze te presenteren. Persoonlijk contact staat daarbij voorop. Uitgangspunt is een helder en goed advies en uiteraard alleen verzekeren wat echt noodzakelijk is. Topic Partners staat voor: Transparant (de dingen laten zien zoals ze zijn) Objectief (integer, eerlijk en betrouwbaar handelen) Professioneel (de goede dingen doen) Innovatief (maatwerk, out of the box denken, pionieren) Competent (de dingen goed doen) Partners: iedere klant is ook een netwerkpartner waarmee kennis, ervaringen en contacten gedeeld kunnen worden die tot wederzijds voordeel strekken. Topic Partners valt als financieel dienstverlener onder de WFT. Ons kantoor heeft volgens de WFT een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) onder nummer: De AFM houdt toezicht op onze deskundigheid, integriteit, betrouwbaarheid en onze zorgplicht richting onze klanten. Het register van vergunninghouders kunt u raadplegen op Topic Partners heeft van de AFM de volgende vergunningen ontvangen: Bemiddelen Hypothecair krediet Bemiddelen Levensverzekeringen Bemiddelen Schadeverzekeringen Bemiddelen Spaarrekeningen Topic Partners Dienstverleningsdocument /9

3 Onze dienstverlening Topic Partners levert in hoofdzaak de hierna volgende diensten: Ondernemersadvies Bij zowel de IB-ondernemer als bij de DGA gaat het om de juiste afstemming tussen fiscaliteit, pensioenopbouw, voorzieningen bij overlijden, arbeidsongeschiktheid, hypotheek en vermogensopbouw. Wij geven geen eenmalig advies, maar wij gaan regelmatig met de ondernemer om de tafel om te kijken waar hij/zij op dat moment met zijn/haar bedrijf staat. Tijdens dergelijke gesprekken toetsen wij of de omstandigheden zijn gewijzigd en waar nodig sturen wij bij. Waar het ons om gaat, is het spreken van dezelfde taal als de betreffende ondernemer en een heldere advisering die gebaseerd is op kwaliteit en continuïteit. Verzekeringen Ons uitgangspunt is: Verzeker alleen wat echt noodzakelijk is. Niets meer en niets minder. Niet alleen wat verzekerd wordt is belangrijk, maar ook de manier waarop en bij welke maatschappij(en). De prijs is uiteraard belangrijk, maar de meerwaarde van een verzekering blijkt meestal pas na een schade. Naast de kennis die wij hebben van alle in de Nederlandse markt voorkomende producten, ontwikkelen wij ook zelf innovatieve maatwerkoplossingen. Daarnaast helpen wij na de totstandkoming van verzekeringen bij het opzetten van de verschillende procedures zoals administratie, mutaties en schademelding. Het uiteindelijke doel van Topic Partners bij deze dienstverlening is het verlagen van de totale kosten die te maken hebben met risico s en verzekeringen en het geven van gemak. Dus niet alleen het verlagen van de premie, maar ook het verkleinen van uw eigen administratieve lasten. Topic Partners biedt u deskundig advies op het gebied van onder andere: Bedrijfsverzekeringen (bedrijfsschadeverzekeringen, aansprakelijkheidsverzekeringen) Ziekteverzuimverzekeringen Arbeidsongeschiktheidsverzekeringen Overlijdensrisicoverzekeringen Particuliere verzekeringen Daarnaast treden wij dus op als bemiddelaar bij het afsluiten van bovengenoemde, financiële producten/diensten. Het grote voordeel hiervan is, dat wij goed inzicht hebben in de polissen die bij de klant lopen. Hierdoor kunnen wij op hoog niveau beheer voeren (zie hierna). Topic Partners Dienstverleningsdocument /9

4 Arbeidsvoorwaarden Topic Partners staat werkgevers terzijde bij het opzetten van allerlei personele voorzieningen zoals pensioenregelingen, arbeidsongeschiktheidsaanvullingen, zorgverzekeringen, etc. met vooral het accent op fiscale, juridische begeleiding. Tevens dragen wij zorg voor een efficiënt beheer en onderhoud van deze voorzieningen. Daarnaast verzorgen wij heldere communicatie richting personeel, zodat de voordelen van een doordacht arbeidsvoorwaardenbeleid ook daadwerkelijk worden begrepen. Hypotheken Topic Partners verstrekt hypotheekadvies, met name voor de ondernemer. Een dergelijk advies kan een nieuwe hypotheek betreffen, maar bijvoorbeeld ook de vraag wanneer de rentevast periode afloopt. Het verstrekken van hypotheekadvies is een vak apart en vereist een goede kennis van de hypotheekaanbieders en hun voorwaarden. Topic Partners beschikt over deze kennis en kunde, welke wij graag inzetten voor onze eigen relaties. Juridische dienstverlening Een ondernemer komt vanzelf in aanraking met tal van juridische aangelegenheden die een grote impact kunnen hebben op de continuïteit van zijn/haar bedrijf, maar ook op de privé-situatie. Denk aan vennootschapsovereenkomsten, leveringsvoorwaarden, arbeidscontracten, commerciële contracten, managementovereenkomsten, testamenten, een samenlevingsovereenkomst, huwelijkse voorwaarden, etc. Topic Partners adviseert ondernemers over alle relevante juridische zaken en biedt ondersteuning bij het opstellen en up to date houden van juridische documenten. Wij werken hierbij samen met een betrouwbare en deskundige notaris die indien nodig zorg draagt voor het passeren van de vereiste notariële akte. Risicomanagement Welke risico s (intern en extern) bedreigen uw ondernemingsdoelstellingen? Wat en tegen welke investering kunt u doen om deze risico s acceptabel en beheersbaar te maken en vervolgens ook zo te houden? Dat zijn de kernvragen van de risicomanagement-benadering van Topic Partners. Als ondernemer of als verantwoordelijke binnen een onderneming, krijgt u door middel van onze analyse een goed inzicht in de aanwezige risico s en de eventuele gevolgen hiervan. Vervolgens dragen wij u praktische oplossingen aan om deze calamiteiten te voorkomen, te beperken, te verzekeren of zelf te dragen. Voor het onderbrengen van verzekeringen, hypotheken en dergelijke werken wij met door ons zorgvuldig geselecteerde financiële instellingen (banken, verzekeringsmaatschappijen, pensioenfondsen). Wij baseren onze adviezen en bemiddeling op onze ervaringen met deze aanbieders en op een gedegen analyse van de uiteenlopende, financiële producten. Daarnaast beschikt Topic Partners over een sterk netwerk met partners uit verschillende disciplines, zoals fiscalisten, accountants en juristen. Waar nodig kan dit netwerk worden aangesproken en kunt u in alle vertrouwen worden doorverwezen. Topic Partners Dienstverleningsdocument /9

5 Pensioen Wij (met name Topic Pensioen Consultancy) adviseren u onder andere over: Individuele pensioenen Collectieve pensioenregelingen Individuele pensioenen Naast het opzetten, implementeren en fiscaal en juridisch begeleiden van pensioenregelingen voor individuele werknemers kunnen wij u van dienst zijn ten aanzien van de volgende onderwerpen: DGA-pensioen - het maken van pensioenberekeningen eigen beheer - het opstellen van pensioenbrieven, financieringsovereenkomsten, overdrachtsakten, lijfrente-overeenkomsten (stakingswinstlijfrente, goudenhanddrukstamrecht) - het adviseren omtrent de afdekking van risico s (vooroverlijdensrisico, arbeidsongeschiktheidsrisico) - het optimaliseren van de pensioenregeling: inkoop dienstjaren, invoeren eigen bijdrage Ontslag- en echtscheidingszaken - advisering over pensioenproblematiek en gouden handdrukken bij arbeidsconflicten en ontslagzaken - advisering omtrent pensioenverdeling bij echtscheiding - het bieden van ondersteuning bij rechtszaken in geval van arbeidsconflicten en echtscheidingen Lijfrente- en inkomensvoorzieningen - het berekenen van de fiscale lijfrente-aftrek (jaarruimte, reserveringsruimte) - het adviseren over en het begeleiden bij het opzetten van lijfrenteoplossingen - het adviseren over arbeidsongeschiktheidsverzekeringen Collectieve pensioenen Het aandachtsgebied collectieve pensioenen houdt onder ander in: - het opzetten en implementeren van collectieve pensioenregelingen voor bedrijven - het adviseren bij omzettingen en verlengingen van collectieve pensioencontracten - het adviseren over dispensatie van deelname aan verplicht gestelde bedrijfstakpensioenregelingen Topic Partners Dienstverleningsdocument /9

6 Onze werkwijze Of het nu gaat om ondernemersadvies, verzekeringen, arbeidsvoorwaarden, pensioenen, hypotheken, juridische dienstverlening of risicomanagement; onze aanpak is in hoofdlijnen dezelfde. 1. Eerst inventariseren we de feitelijke situatie (inventarisatie). 2. Vervolgens analyseren we deze (analyse). 3. Samen met u bepalen wij de wensen en doelstellingen. 4. Vervolgens presenteren wij u een plan van aanpak (advies). 5. Indien u dit wenst, voeren wij het plan uit (implementatie). 6. Wij onderhouden de gekozen oplossingen en adviseren u pro-actief over wetswijzigingen en andere invloeden die uw wensen en doelstellingen kunnen bedreigen (beheer). Inventarisatie Wij beginnen met een inventarisatiegesprek. Het doel van dit gesprek is het uitgebreid in kaart brengen van uw situatie en die van uw onderneming. Daarbij kijken we tevens naar uw wensen voor de toekomst. We maken gebruik van een inventarisatieformulier en het klantrisicoprofiel, zodat de bestaande situatie en voorzieningen voor ons inzichtelijk worden. Analyse Nadat wij ons een goed beeld hebben gevormd van de huidige situatie en de reeds bestaande regelingen gaan wij de gegevens analyseren. Aan de hand hiervan maken wij een eerste selectie van oplossingen die bij uw situatie passen, waarbij wij rekening houden met uw wensen en doelstellingen die wij met u hebben besproken in het inventarisatiegesprek. Advies Op basis van onze inventarisatie en de hiervoor genoemde analyse komen wij met een concreet advies. Op basis van dit advies maakt u de keuze voor de oplossing die het beste bij u past. Implementatie Wij zorgen er voor dat, indien u dit wenst, na het adviestraject de nieuwe of aangepaste regeling wordt ondergebracht bij de gekozen verzekeraar. Wij dragen zorg voor opmaak en completering van alle benodigde documenten. Daar waar het regelingen ten behoeve van de werknemer betreft, zullen wij hen, na overleg met u, informeren. Dan wel verzorgen wij het contact met de notaris voor het opmaken en passeren van de benodigde notariële akte. Topic Partners Dienstverleningsdocument /9

7 Beheer Na de implementatie van de gekozen oplossing komt het beheertraject. Dit beheer zien wij als de belangrijkste pijler van onze dienstverlening. Onder beheer verstaan wij : dat wij minimaal één maal per jaar persoonlijk contact hebben om alle bestaande zaken met u door te nemen en u te informeren over wijzigingen, trends, etc.; het zorg dragen dat polissen actueel blijven en aan uw persoonlijke situatie en aan uw wensen en doelstellingen blijven voldoen; het verzorgen van mutaties, zoals bijvoorbeeld adreswijzigingen, wijzigingen van het verzekerd bedrag, in- of uitdiensttredingen, echtscheiding, geboorte, etc.; het geven van informatie zodat u bij verandering van wet- en regelgeving weer de juiste keuze kunt maken en goed op de hoogte bent; dat wij u op de hoogte houden wanneer er andere aanbieders (verzekeraars) zijn met een lagere premie en of een betere kwaliteit; dat wij u bij een schade alle werkzaamheden uit handen nemen en dat wij beschikken over veel kennis en ervaring zodat de schade snel afgehandeld kan worden; het verzorgen van onderhoudsgesprekken met uw medewerkers. De noodzaak en frequentie van deze onderhoudsgesprekken worden in overleg met u als klant afgesproken; het controleren en administreren van polissen; dat u altijd uw vaste aanspreekpunten heeft bij Topic Partners die u kent en die u kennen, hetgeen prettig communiceert. Topic Partners Dienstverleningsdocument /9

8 Onze beloningsstructuur Topic Partners kent drie vormen van beloning of een combinatie daarvan: - Beloning op uurbasis - Beloning op basis van fixed fee - Beloning door provisie Beloning op uurbasis Ons uurtarief bedraagt 125,00 (*exclusief BTW). Afhankelijk van de werkzaamheden kunnen wij hiervan afwijken en wordt dit vooraf met u besproken. Van tevoren zullen wij met u doornemen hoeveel uur wij denken te besteden aan uw adviesvraagstuk. Het uiteindelijk aantal uren kan zowel minder als meer zijn. Voor implementatie en beheer gelden dezelfde tarieven als voor het verstrekken van advies. Beloning op basis van fixed fee Indien u liever vooraf precies wilt weten wat u moet betalen, dan kunt u voor deze variant kiezen. Het is echter afhankelijk van de soort dienstverlening die u van ons verlangt. Het bedrag dienen wij dan ook nader overeen te komen. Beloning door provisie Ondanks dat wij graag werken met zogenaamde netto tarieven (zonder provisie) ontvangen wij in voorkomende gevallen van de verzekeringsmaatschappij waar uw verzekering gesloten is een vergoeding die onderdeel vormt van de premie die bij u in rekening wordt gebracht, de zogenaamde provisie. Wij zullen deze vergoeding aan u inzichtelijk maken, zodat u weet hoeveel wij verdienen aan de dienstverlening. Dit geldt zowel voor eenmalige als voor doorlopende vergoedingen. Deze beloning kan per maatschappij en per product verschillend zijn. Indien u besluit om na een adviestraject geen verzekering via ons kantoor te sluiten zullen wij echter aan u de gemaakte uren of een vaste vergoeding in rekening brengen. Beloningsovereenkomst Alvorens wij voor u aan het werk gaan zullen wij in een separate overeenkomst vastleggen voor welke beloningsvorm er is gekozen en de hoogte van deze beloning. De duur van de overeenkomst duurt in ieder geval zolang de polis in de administratie van Topic Partners loopt. Bij afwezigheid van een beloningsovereenkomst c.q. wanneer er geen beheer wordt gewenst zal zolang de polis in de administratie van Topic Partners loopt, een jaarlijkse administratievergoeding van toepassing zijn van 100,- per polis. *BTW Mogelijk is onze factuur belast met BTW. Wanneer de intentie van het advies het tot stand komen van een hypotheek, levensverzekering of schadeverzekering betreft, zal onze nota niet zijn belast met BTW. Indien het advies een second opinion of een financieel plan van aanpak betreft, dan zijn wij verplicht om BTW in rekening te brengen. Topic Partners Dienstverleningsdocument /9

9 De klachtmogelijkheden Uiteraard doen wij onze uiterste best u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Indien u echter een klacht heeft over een afhandeling of onze werkwijze in het algemeen of over gebrekkige informatie over de wijze van onze dienstverlening, verzoeken wij u ons daar zo spoedig mogelijk over te informeren. Wij zullen er vervolgens alles aan doen uw klacht zo snel mogelijk te verhelpen. Mocht u van mening zijn dat wij niet adequaat op uw klacht hebben gereageerd, of in het geval wij gezamenlijk niet tot een bevredigende oplossing komen, kunt u met uw klacht terecht bij: Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KIFID) Postbus AG Den Haag Telefoonnummer: Website: adres: [email protected] Ons kantoor is aangesloten bij KIFID onder aansluitnummer U kunt zich tevens tot de Burgerlijke Rechter wenden. Ombudsman Pensioenen De Ombudsman Pensioenen behandelt klachten over de uitvoering van pensioenregelingen. De Ombudsman Pensioenen opereert onafhankelijk. Een klacht wordt pas in behandeling genomen als eerst een klacht- of beroepsprocedure is doorlopen bij de pensioenuitvoerder zelf. Bent u niet tevreden over het resultaat, kunt u uw klacht (kosteloos) voorleggen aan: Ombudsman Pensioenen Postbus AN Den Haag Telefoonnummer: Website: Beroepsaansprakelijkheid Wij streven er naar u goed en zorgvuldig van dienst te zijn. Toch kan er wel eens wat fout gaan. Voor die gevallen zijn wij verzekerd voor beroepsaansprakelijkheid. Wij danken u hartelijk voor uw vertrouwen en zijn u graag van dienst. Topic Partners Dienstverleningsdocument /9