van het Máxima Medisch Centrum

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding onderhoud websites van het Máxima Medisch Centrum versie 1.1 Myxt Web Solutions Het Brikzeil LM Rosmalen Telefoon: MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 1

2 Deze handleiding is bestemd voor content beheerders in het Maxima Medisch Centrum (MMC) die betrokken zijn bij het onderhoud van de websites ten behoeve van de zorggroepen. In deze handleiding wordt in eenvoudige bewoordingen uitgelegd hoe content (teksten, afbeeldingen, documenten, video etc.) aan een website kan worden toegevoegd, verandert of verwijdert. Tevens wordt ingegaan op een aantal specifieke functies die erop gericht zijn de inhoud van de verschillende websites eenvoudig toegankelijk te maken voor bezoekers. Deze handleiding is als volgt ingedeeld: Algemene introductie Login Taakbalk beheerders: overzicht Taakbalk beheerders beschrijving van de functies. 1. 0BAlgemene Introductie 1.1. templates De websites van het MMC worden beheerd vanuit het Content Management Systeem ez Publish. Dit Content Management Systeem biedt alle functies die nodig zijn voor het beheer van content (teksten, afbeeldingen, documenten, geluidsfragmenten, video etc.) en gebruikersrechten. De content wordt opgeslagen in een database en een zogenaamde webserver. Om de content aan bezoekers te kunnen presenteren zijn er zogenaamde templates t.b.v. het MMC ontwikkeld. In deze templates ie de vormgeving (kleurgebruik, lay out etc.) vastgelegd. Daarnaast bieden de templates verschillende functies aan bezoekers (bijvoorbeeld de mogelijkheid formulieren in te vullen en te verzenden). Voor content beheerders zijn op het moment de volgende templates beschikbaar: 1. Homepage, dit is de template waarmee de openingspagina van de website kan worden beheerd. Elke website heeft één homepage die bij de oplevering van de website beschikbaar is. Zie Appendix A voor een voorbeeld. 2. Sectie, onder de homepage is een website onderverdeeld in een aantal secties (overzichtspagina s) die bovenaan in de navigatie toegankelijk zijn voor bezoekers. Appendix B voor een voorbeeld. 3. Map, deze worden gebruikt voor het structureren en opslaan van webpagina s en zijn te vergelijken met mappen (folders) op een computer. Er is een belangrijk verschil: de map (folder) zelf kan ook content bevatten. Appendix B voor een voorbeeld. 4. Artikel, dit is de meest gebruikte template en wordt gebruikt voor het opslaan en presenteren van teksten al dan niet in combinatie met afbeeldingen, video s, links naar documenten etc. Appendix C voor een voorbeeld. 5. Nieuwsfolder, speciale folder voor het beheren van nieuwsartikelen. Elke website kan één nieuwssectie bevatten. Deze wordt tijdens het configureren van de website toegevoegd. In de praktijk is het niet nodig hieraan nog wijzigingen aan te brengen. Appendix D voor een voorbeeld. 6. Nieuwsartikel, dit is een variatie op de artikel template en wordt gebruikt voor het opslaan en beheren van nieuwsartikelen. Appendix E voor een voorbeeld. 7. Medewerkersfolder, speciale folder voor het opslaan en presenteren van een overzicht van medewerkers. 8. Medewerker, via deze template kunnen gegevens worden opgeslagen over een MMC medewerker zoals een pasfoto, naam, afdeling en functie. Appendix F voor een voorbeeld. MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 2

3 9. Documentfolder, speciale folder voor het beheren van documenten. Appendix J voor een voorbeeld. 10. Document, met deze template is het mogelijk bestanden te beheren zoals patiëntenfolders, presentaties etc. 11. Afbeelding, hiermee kunnen afbeeldingen in jpg, gif en png formaat worden beheerd en opgeslagen. 12. Contactformulier, hierme is het mogelijk een contactformulier op de website te plaatsen en te beheren. Appendix G voor een voorbeeld Aanpassen templates Alle content binnen een website is via de website zelf aan te passen zonder dat daar speciale software of technische kennis voor nodig is. Nadat een content beheerder is ingelogd kan deze net als een bezoeker door de website navigeren. Zodra een pagina aangepast moet worden kan binnen de website een speciale module worden geopend waarmee de content is aan te passen. Figuur 1 toont een scherm voor het aanpassen van een artikel. Het nieuwsartikel in het voorbeeld is opgebouwd uit een aantal onderdelen: Titel de titel van het nieuwsartikel Korte titel een optionele korte titel die gebruikt kan worden in de navigatie en overzichtspagina s Samenvatting samenvatting van het nieuwsartikel dat gebruikt kan worden in overzichten Body tekst de tekst van het nieuwsartikel Afbeelding een optionele afbeelding die bij het nieuwsartikel geplaatst kan worden Publicatie datum de datum en tijd waarop het nieuwsartikel voor bezoekers toegankelijk moet zijn. Vervaldatum de datum en tijd waarop het nieuwsartikel uit de site moet verdwijnen. Afhankelijk van het onderdeel zijn er verschillende typen invoervelden beschikbaar die ingevuld kunnen worden of waarmee een selectie kan worden gemaakt. Het scherm wordt afgesloten met drie knoppen: Publiceer sla aanpassingen op en maak deze beschikbaar voor bezoekers Concept bewaren bewaar aanpassingen maar maak deze (nog) niet toegankelijk voor bezoekers Annuleren verwijdert aanpassingen en ga terug naar site MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 3

4 Figuur 1. Scherm voor het aanpassen van een nieuwsartikel. 2. 1BLogin De schermen voor het aanpassen van content zijn uitsluitend toegankelijk voor content editors met de juiste rechten die zijn ingelogd op de site. Hiervoor zijn door de webmaster een gebruikersnaam en wachtwoord verstrekt. Op deze manier kan worden voorkomen dat willekeurige bezoekers de inhoud van de website kunnen aanpassen. Let er op dat de gebruikersnaam en wachtwoord niet aan anderen bekend worden. Om in te loggen ga na de homepage van de website en voeg aan het einde van het webadres de tekst /user/login toe. Als voorbeeld om op de trainingswebsite in te kunnen loggen ga naar: MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 4

5 Figuur 2. Loginscherm De login pagina bestaat uit de volgende onderdelen: Gebruikersnaam: in dit veld dient de gebruikersnaam te worden ingevoerd. Wachtwoord: in dit veld dient het wachtwoord te worden ingevuld. Login knop: nadat de gebruikersnaam en het wachtwoord zijn ingevuld kan ingelogd worden door op deze knop te klikken. Aanmelden: hiermee kunnen nieuwe gebruikers zich aanmelden, echter deze functie is (nog) niet in gebruik binnen de MMC websites. Via de link wachtwoord vergeten kan een nieuw wachtwoord worden ingesteld. Hiervoor moet het adres worden ingevuld dat aan het gebruikersaccount is gekoppeld. 3. 2BTaakbalk beheerders: overzicht Nadat een content beheerder heeft ingelogd opent zich op de webpagina een taakbalk. Afhankelijk van de rechten van de beheerder en de locatie in de website geeft deze taakbalk toegang tot verschillende functies. De taakbalk kan worden open of dichtgeklapt door op de tekst Editor toolbar te klikken. Als de taakbalk is opengeklapt worden er een aantal secties zichtbaar waarin verschillende functies gegroepeerd zijn. 3.1 mijn taakbalk Deze sectie geeft toegang tot functies die betrekking hebben op de beheerder die is ingelogd. Achtereenvolgens zijn de volgende functies beschikbaar: 1. Verander gebruikers gegevens. MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 5

6 Indien op deze knop wordt geklikt opent een scherm waarin de volgende gegevens kunnen worden aangepast: Naam Achternaam Wachtwoord adres Handtekening, dit is een tekst die bij gebruikers gegevens getoond kan worden. Er wordt in de MMC website echter (nog) geen gebruik gemaakt van deze functie Afbeelding, hiermee kan een foto worden ge upload. In de huidige MMC websites wordt deze foto echter (nog) nergens getoond. Het is niet mogelijk de accountnaam aan te passen omdat deze in het systeem automatisch bij de door de beheerder gepubliceerde of aangepaste content wordt opgeslagen. 2. Verander het wachtwoord. Om veiligheidsredenen wordt aanbevolen dat een content beheerder minimaal twee maal per jaar zijn of haar wachtwoord verandert. Dit kan via verander gebruikersgegevens zoals onder het vorige punt vermeld. Deze functie vereenvoudigt het veranderen van een wachtwoord via een simpel scherm. Nadat op de knop geklikt is verschijnt een scherm met drie invulvelden: Oude wachtwoord Nieuwe wachtwoord Bevestig het nieuwe wachtwoord 3. Mijn concepten. Het is mogelijk aanpassingen op te slaan zonder dat de wijzigingen zichtbaar zijn voor bezoekers. Door op de knop mijn concepten te klikken wordt een overzicht getoond van concepten die door de beheerder zijn opgeslagen voor verdere bewerking. 4. Uitloggen. Door op deze knop te klikken wordt de beheerder uitgelogd. Dit is belangrijk als de computer waarop wordt gewerkt enige tijd onbeheerd wordt achtergelaten. Een ingelogde beheerder wordt ook uitgelogd als de web browser wordt afgesloten. 3.2 Beheer deze pagina De functies in deze sectie geven de mogelijkheid de geopende pagina aan te passen of te beheren. De knoppen van links naar rechts: MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 6

7 1. Pas de huidige pagina aan: Hiermee is het mogelijk de inhoud van de huidige pagina aan te passen. Nadat op deze knop is geklikt opent een formulier zoals weergegeven in figuur 1. Afhankelijk van de soort pagina zullen hier een of meerder invulvelden of selectie menu s beschikbaar zijn. Nadat deze zijn ingevuld heeft de content beheerder 3 opties: Publiceer sla aanpassingen op en maak deze beschikbaar voor bezoekers. Concept bewaren bewaar aanpassingen maar maak deze (nog) niet toegankelijk voor bezoekers. Annuleren verwijdert aanpassingen en ga terug naar site. 2. Pagina verplaatsen naar een andere locatie binnen de website. Indien de structuur van de website moet worden aangepast is het niet nodig alle webpagina s op de nieuwe locatie opnieuw in te voeren. Bestaande webpagina s kunnen met behulp van deze functie verplaatst worden binnen de website. 3. Pagina verwijderen. Hiermee wordt de huidige pagina uit de website verwijderd. Het is mogelijk de pagina in een prullenbak te plaatsen of geheel uit het systeem te verwijderen. 4. Pagina op meerdere locaties publiceren. Het komt regelmatig voor dat een pagina op meerdere locaties binnen een website gepubliceerd dient te worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de pagina voor verschillende doelgroepen interessant is. Het is mogelijk de pagina s dan los van elkaar in te voeren en onderhouden. Naast het dubbele werk heeft dit als nadeel dat lastig is bij te houden op welke locaties een pagina staat. Na een aantal aanpassingen bestaat de kans dat de pagina s die oorspronkelijk identiek waren in verschillende versies binnen de website voor bezoekers beschikbaar zijn. Om dit te voorkomen kan een pagina op meerdere locaties worden gepubliceerd. Hierbij komt de oorspronkelijke webpagina voor bezoekers op meerdere plaatsen beschikbaar. Indien de content beheerder de oorspronkelijke pagina aanpast zullen de aanpassingen automatisch ook op de overige locaties beschikbaar komen. 5. De volgorde van de onderliggende pagina s beheren. Hiermee is het mogelijk de standaard volgorde van onderliggende pagina s naar eigen inzicht aan te passen. Nadat de volgorde is aangepast door de titel naar de juiste positie te slepen kan de gewenste volgorde worden opgeslagen door in de sectie Volgorde objecten op de knop opslaan te klikken. 3.3 Creëer hier Met de functies in deze sectie is het mogelijk nieuwe webpagina s binnen de site aan te maken. Afhankelijk van de locatie binnen de site geeft het keuzemenu toegang tot verschillende typen content zoals besproken in paragraaf 1.1. MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 7

8 3.4. Volgorde onderliggende items Met de functies in deze sectie is het mogelijk de volgorde van webpagina s binnen een onderdeel van de website te bepalen. Er zijn verschillende manieren om de webpagina s te sorteren: Sorteren op het type content. Toon bijvoorbeeld eerst de artikelen en dan de mappen. Sorteer de webpagina s op de datum waarop deze voor het laatst zijn aangepast. Sorteer de webpagina s op naam. Sorteer de webpagina s op de datum waarop deze gepubliceerd werden. Dit hoeft niet per se de datum te zijn waarop de webpagina s voor het laatst werden aangepast. Sorteer de webpagina s op een zelf te bepalen wijze (via punt 5 in paragraaf 3.2). Naast de keuze voor de sorteermethode is een tweede selectiemenu beschikbaar waarin kan worden aangegeven of de webpagina s oplopend of aflopend moeten worden gesorteerd (bijvoorbeeld a z of z a) Algemene beheerfuncties 1. Beheer van website banners. Banners zijn tekst en/of afbeeldingsblokken die aan de linkerzijde onder het navigatieblok getoond worden. Via de knop beheer website banners is het mogelijk nieuwe banners aan te maken of toe te voegen in de website. Banners die in de website worden toegevoegd worden in alle pagina s binnen de website getoond en kunnen daardoor informatie extra onder de aandacht brengen. Denk bijvoorbeeld aan een vacature of een geplande bijeenkomst. 2. Bewerk website instellingen. Via deze functie kunnen instellingen die voor de gehele website van toepassing zijn worden beheerd. Deze instellingen zijn geconfigureerd op het moment dat de website is opgeleverd. Foutieve instellingen kunnen er toe leiden dat de website niet meer beschikbaar is voor bezoekers. Het wordt daarom aanbevolen eventuele wijzigingen uitsluitend in overleg met de MMC webmasters door te voeren. MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 8

9 3.6. Beheer van metagegevens Het is mogelijk aan een website aanvullende gegevens te koppelen die niet zichtbaar zijn voor bezoekers maar wel met de webpagina worden meegestuurd. Deze gegevens kunnen er o.a. toe bijdragen dat de betreffende pagina beter vindbaar is in zoekmachines. De afdeling Marketing Klantrelaties en Communicatie binnen het MMC kan ondersteuning bieden bij het verkrijgen van een goede positionering binnen zoekmachines. title, eigenlijk is dit geen echte metatag, de tekst die hier wordt ingevoerd is de titel van de website zoals die in de balk bovenin de browser verschijnt. description, deze tag geeft informatie over wat er in de MMC website te vinden is en in welke taal deze beschrijving is. Deze metatag telt vanwege vroeger misbruik nauwelijks mee in de weging, maar is wèl zeer relevant, omdat de informatie die hier staat bij zoekmachines onder de zoekresultaten wordt getoond. author, deze tag geeft aan wie de pagina heeft gemaakt. Copyright, deze tag geeft copyright informatie over de website. keywords, deze tag geeft zoektermen weer waarop zoekmachines de pagina zouden kunnen indexeren. Wordt echter bij veel zoekmachines genegeerd vanwege veelvuldig misbruik. Daarnaast is het mogelijk aanvullende zelf te definiëren metagegevens mee te sturen. Het gebruik hiervan valt echter buiten de scope van deze handleiding Label management Met behulp van labels is het mogelijk pagina s met eenzelfde onderwerp binnen de MMC websites aan elkaar te koppelen zonder dat content beheerders op de hoogte hoeven te zijn van het bestaan van pagina s met hetzelfde onderwerp. Doel hiervan is om webpagina s met verwante onderwerpen eenvoudig toegankelijk te maken voor bezoekers. Bijvoorbeeld knie. Webpagina s met het onderwerp knie kunnen beschikbaar zijn in reumatologie, orthopedie, radiologies, sportgeneeskunde, Met behulp van het label knie is het mogelijk al deze pagina s automatisch aan elkaar te koppelen. Technisch is deze functie beschikbaar. Er wordt echter nog gewerkt aan een lijst met relevante sleutelwoorden. Zodra deze beschikbaar is kan deze functie in alle MMC websites worden toegepast. MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 9

10 3.8. Media bibliotheek De mediabibliotheek wordt gebruikt voor het opslaan van afbeeldingen, documenten, patiëntenfolders, video s etc. Deze kunnen worden hergebruikt in verschillende webpagina s. Standaard bevatten website specifieke folders binnen de media bibliotheek de volgende subfolders: Frontpagebanners, deze folder bevat de grote afbeelding die op de homepage van een website wordt getoond. Artikelafbeeldingen, deze folder bevat afbeeldingen die bij artikelen getoond kunnen worden. Documenten, deze folder bevat documenten die als download via de website voor bezoekers beschikbaar kunnen worden gesteld. Artikelbanners, deze folder bevat de afbeeldingen die bij artikelen links boven op het scherm worden getoond. Als een artikel door een bezoeker wordt geopend wordt een willekeurige afbeelding uit deze folder getoond. Nieuwsafbeeldingen, deze folder bevat afbeeldingen die bij nieuwsartikelen getoond worden. Folderbanners, deze folder bevat afbeeldingen die bij folder (overzichtspagina s) links boven worden getoond. Als een overzichtspagina door een bezoeker wordt geopend wordt een willekeurige afbeelding uit deze folder getoond. Spotlights, deze folder bevat afbeeldingen die als kleine afbeeldingen (spotlights) in overzichtspagina s en op de homepage van een website worden getoond. Met behulp van deze afbeeldingen (spotlights) is het mogelijk onderwerpen binnen de website extra onder de aandacht te brengen. Door op de knop Media bibliotheek te klikken kan een content beheerder door de mediabibliotheek bladeren. Het is mogelijk om in de gewenste folder nieuwe afbeeldingen toe te voegen. MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 10

11 3BAppendix A. Homepage versie 1.1 MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 11

12 4BAppendix B. Overzichtspagina versie 1.1 MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 12

13 5BAppendix C. Artikelpagina versie 1.1 MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 13

14 6BAppendix D. Nieuwsoverzicht versie 1.1 MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 14

15 7BAppendix E. Nieuwsartikel versie 1.1 MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 15

16 8BAppendix F. Medewerker detailpagina versie 1.1 MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 16

17 9BAppendix G. Standaard contactformulier versie 1.1 MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 17

18 10BAantekeningen MMC web gebruikershandleiding basis content management taken pagina 18