Archief van de Kommissie Strategische Planning

Transcriptie

1 Archief van de Kommissie Strategische Planning G.P. Kuiper Algemene kenmerken Toegangsnummer: 5460 Periode: Archiefvormer (KSP) INLEIDING Instelling Op 17 november 1975 deelt het bureau voor Organisatie en Efficiency (O+E) aan de wethouder voor de Publieke Werken en de wethouder Gemeentebedrijven mede dat de Kommissie Strategische Planning (KSP) en de Kommissie Taktische Planning en Realisatie (KTPR) ingesteld zijn, teneinde te komen tot een verbeterde gang van zaken bij de coördinatie van werken in, aan of op de openbare weg. De KSP bevordert de coördinatie op het gebied van de meerjarenplanning met alle daarbij behorende facetten. Een belangrijk facet is het toepassen van nieuwe technieken. Daartoe is, op initiatief van de KSP, de werkgroep WAKLA voor de automatisering van kabels- en leidinggegevens opgericht. Bij besluit van 8 april 1980 krijgt de KSP toestemming van het College van Burgemeester en Wethouders om de werkgroep Automatisering Kabels- en Leidinggegevens Amsterdam (WAKLA) in te stellen. Samenstelling Aan de vergaderingen wordt deelgenomen door directieleden van Gemeentewaterleidingen (GWL), het Gemeentelijk Energiebedrijf (GEB), het Gemeentevervoerbedrijf (GVB), de dienst Publieke Werken (PW), later de dienst Openbare Werken (DOW), het bureau voor O+E en de Post-, Telegraaf- en Telefoonmaatschappij (PTT). Het voorzitterschap wordt per twee jaar vervuld door één van de directeuren. Er wordt in principe vier keer per jaar vergaderd. Versie september

2 Werkwijze en relaties met andere commissies voor de werken in de openbare ruimte Om het herhaaldelijk opbreken van de bestrating in hetzelfde straatgedeelte te voorkomen, worden de werkzaamheden van de diensten en bedrijven gecoördineerd. De verantwoordelijkheid voor die coördinatie wordt gedeeld door drie commissies, namelijk de Programmering Commissie Uitvoering Werken In De Openbare Ruimte (PROCUWO), de Coördinatie Commissie Uitvoering Werken in de Openbare weg (COCUWO) en de Uitvoeringsvergadering (UV). De Kommissie Taktische Planning en Realisatie (KTPR) is een commissie die zich bezighoudt met het bevorderen van de coördinatie, het opsporen van knelpunten, onder andere door het verbeteren van de informatie. De (KSP) heeft als opdracht de coördinatie op het gebied van de meerjarenplanning vorm te geven. De werkwijze en de relaties van de commissies die betrokken zijn bij de werken in de openbare ruimte tot 1990 (en waarvan de bescheiden tegelijkertijd met het archief van de dienst Openbare Werken (DOW) zijn overgedragen aan het Gemeentearchief Amsterdam), zijn als één geheel in deze en volgende paragrafen hiërarchisch beschreven. In de inventarissen van de voornoemde commissies zijn deze paragraaf en de paragrafen die beginnen met Werkwijze en relaties van met steeds dezelfde tekst opgenomen. Werkwijze en relaties van de Programmeringcommissie Uitvoering Werken in de Openbare Ruimte (PROCUWO, zie archiefnummer 5459) Voor de planvormings- of voorbereidingsfase van werken in de openbare ruimte is de PROCUWO ingesteld. De voorbereidingsfase is de fase waarin planvorming geïnitieerd wordt, de kredietaanvraag wordt opgesteld, rapportage naar het college van Burgemeester en Wethouders plaatsvindt en werktekeningen met een schaal van 1:200 worden gemaakt. Op de werktekeningen staan de geplande tracés voor diensten en bedrijven. In het overleg vindt het technische overleg en de inhoudelijke bespreking van projecten plaats. In de PROCUWOs (zie paragraaf Samenstelling PROCUWO in de inventaris 5459) worden ondermeer de ruimtelijke inpassing en financiële consequenties van de ondergrondse infrastructuur in stedenbouwkundige plannen onderzocht. Het gaat daarbij om de ruimtelijke reservering voor kabels en leidingen en de bijbehorende bouwwerken, zoals transformatorruimten en rioolgemalen. De voorbereidingsfase wordt afgesloten met een uitvoeringsopdracht en de bijbehorende uitvoeringstekeningen. Het doel van de PROCUWO-Planvorming Algemeen (PPA, zie paragraaf Instelling PROCUWO in inventaris 5459) is: - Het bevorderen van wederzijdse informatieverschaffingen tussen betrokken partijen tijdens de planvormingfase; - Het beoordelen van de (ruimtelijke) consequenties bij stedenbouwkundige plannen, stedenbouwkundige maatregelen en infrastructurele plannen en dergelijke versus de ondergrondse infrastructuur met toebehoren; - Daarbij wordt de haalbaarheid van de plannen ook in zowel technisch als financieel opzicht nadrukkelijk in beschouwing genomen. In het overleg worden eveneens zaken van algemene aard betreffende de kabel- en leidingproblematiek besproken. Beoogd wordt om middels de PPA de kabel- en leidingproblematiek voor alle partijen op een gecoördineerde en efficiënte wijze in de stedenbouwkundige plannen te integreren. Door de binnengemeentelijke decentralisatie evenals de rayonering van de DOW is een belangrijk deel van de ontwikkeling van stedenbouwkundige plannen bij de stadsdelen komen te liggen en gaan vanaf eind jaren 80 steeds meer stadsdelen ook deel uit maken van het overleg. De PROCUWO stelt geen uitvoeringsplanning op (dit doet de COCUWO) en behandelt geen problemen in de uitvoeringsfase (dit geschiedt door de COCUWO voor de gecombineerde projecten en door de Uitvoeringsvergadering (UV) voor de eigen wensen projecten). Het technisch overleg dat in de PROCUWO wordt gepleegd, moet ervoor zorgdragen dat de projectgegevens die in de COCUWO-programma s zijn opgenomen zoveel mogelijk realiteitswaarde hebben. Werkwijze en relaties van de Coördinatiecommissie Uitvoering Werken in de Openbare Weg (COCUWO, zie archiefnummer 5442) De COCUWO is belast met het samenstellen van programma s voor werken in, aan of op de openbare weg voor het lopende jaar en tenminste de drie daaropvolgende jaren. Als basis dienen de door de PROCUWO opgestelde uitvoeringsopdrachten en -tekeningen en de gegevens van de hoofdafdeling Wegen van de dienst Publieke Werken, later Openbare Werken. Vervolgens worden deze programma s getoetst aan de financiële en de capacitatieve mogelijkheden van de Versie september 2019

3 participerende diensten en bedrijven, alsook aan de gegevens voortvloeiend uit het bilateraal overleg. Het resultaat van deze toetsing wordt vastgelegd in een programmavoorstel. Voor de bestuurlijke goedkeuring door de raad wordt het programmavoorstel achtereenvolgens behandeld in de Verkeerscommissie (door Werkgroep VI en door Stuurgroep II(1)) en de bestuurlijke Kerngroep, bestaande uit de betrokken wethouders. De werken stuurgroep behoren tot de Verkeerscommissie. Werkgroep VI is belast met tijdelijke verkeersmaatregelen en Stuurgroep II heeft als taken vormgeving en uitvoering van het verkeer- en vervoersbeleid. Parallel aan de behandeling in de Verkeerscommissie vindt ook behandeling plaats bij de commissie Coördinatie Stadsvernieuwing (CSV). In deze toetsingen worden de storingen afgewogen ten aanzien van de verkeerscirculatie en de bereikbaarheid van de stad. Bijstellingen van en verschuivingen in het tijdschema, voorzover deze de realisering van het gecombineerde jaarprogramma niet in gevaar brengen, zijn mogelijk. Het moet dan een gezamenlijk voorstel zijn van alle partners aan het bestuur. Op basis van aanwijsbare dringende redenen kunnen goedgekeurde werken geheel of gedeeltelijk uit een gecombineerd jaarprogramma ingeruild worden voor zogenaamde reserve-werken binnen het financiële en capacitatieve kader. Ook dit behoeft goedkeuring van het bestuur. Afspraken, gemaakt in het COCUWO-overleg, waren bindend voor de deelnemende diensten en bedrijven. De vertegenwoordigers dienden dan ook in principe op de vergaderingen aanwezig te zijn. Indien men zelf niet aanwezig kon zijn, diende men zoveel mogelijk zorg te dragen voor een vervanger. Was vervanging niet mogelijk, dan diende men aan de hand van de agenda op principiële punten vooraf bij de secretaris te reageren. Als dat niet mogelijk was, informeerde men uiterlijk binnen één week alsnog de secretaris of voorzitter over een principiële zaak. De secretaris diende er zorg voor te dragen een afwezige partner zo snel mogelijk van de gemaakte afspraken op de hoogte te stellen. Indien de COCUWO geen unaniem standpunt bereikte en de voorzitter van de COCUWO er niet in slaagde het probleem op te lossen door een gesprek met de leiding van de betreffende diensten, bedrijven of afdelingen, dan moest de voorzitter van de COCUWO ervoor zorgdragen dat de dienst Publieke Werken, vanaf 1980 Openbare Werken, aan de wethouder voor Publieke Werken en later voor Openbare Werken, rapporteerde met het doel een uitspraak van het College van Burgemeester en Wethouders uit te lokken. In deze rapportage werden de verschillende standpunten duidelijk aangegeven; de betreffende diensten, bedrijven of afdelingen ontvingen afschriften van deze rapportage. Bovenstaande procedure laat onverlet het recht van iedere partner om via de eigen lijn ook zelf aan de eigen wethouder te rapporteren. De directeur van de dienst Publieke Werken (vanaf 1980 Openbare Werken) zond het voorstel-programma aan het bestuur ter vaststelling. Het voorstel bevatte twee delen; de gecombineerde projecten en de eigen wensenprojecten. Gecombineerde projecten zijn de grotere infrastructurele werken en de eigen wensenprojecten zijn de werken van de bilaterale deelnemers. Voor 1978 bestaat er geen strikt onderscheid tussen gecombineerde werken en de eigen wensen werken. Naast de coördinerende functie die tot uitdrukking komt bij de programmas voor de gecombineerde werken, draagt de COCUWO ook zorg voor voortgangsbewaking van die projecten. Deze loopt vanaf de aanmelding van een project tot de start van de uitvoering van de gecombineerde werken in de openbare weg. Bij de uitvoering van de werkzaamheden krijgt de COCUWO ondersteuning van de hoofdafdeling Wegen en het Voortgangsoverleg Werkvoorbereiding (VW). Het VW is een hulporgaan van de COCUWO en moet ervoor zorgen dat problemen en verstoringen in de werkvoorbereiding die het gecombineerde programma zou kunnen verstoren, voorkomen worden. Versie september

4 Werkwijze en relaties van de Uitvoeringsvergadering (UV, zie archiefnummer 5462) De UV stelt exact de onderlinge volgorde en de tijdsduur van het aandeel van elke dienst of bedrijf in de uitvoering van het totale gecombineerde project vast. De UV bewaakt de uitvoering van de eigen wens projecten en rapporteert maandelijks aan de COCUWO bij gereedmeldingen of belangrijke afwijkingen van het programma. Werkwijze en relaties van de Kommissie Taktische Planning en Realisatie (KTPR, zie archiefnummer 5461) De KTPR onderzoekt de gehele coördinatieproblematiek bij de uitvoering van werken in de openbare ruimte, doet voorstellen tot verbetering daarvan en begeleidt de realisering van de goedgekeurde voorstellen. De commissie beperkt zich tot kwesties van algemeen beleid en legt zich voornamelijk toe op het scheppen van een organisatorisch kader. Dit ten behoeve van het verbeteren van het proces van de onderlinge afstemming. De KTPR constateert in 1977 dat de COCUWO zo gegroeid is, dat vergaderingen niet meer efficiënt kunnen verlopen en het overlegorgaan niet meer effectief kan werken. In het rapport Voortgang van de programmering 1978, 1979, 1980 in de COCUWO concludeert de KTPR dat de Kern-COCUWO goed functioneert. Behandeling van concrete zaken zijn tot dan toe in de bestaande overlegstructuren PROCUWO, COCUWO en UV gebleven. Ten opzichte van de COCUWO is bepaald dat de KTPR de coördinatie moet bevorderen en hiervoor een organisatorisch kader moet scheppen, terwijl de COCUWO het belangrijkste stuurorgaan blijft, waar het daadwerkelijke coördinatieoverleg plaats vindt. Voorzover de werkzaamheden van beide commissies dezelfde onderwerpen betreffen worden deze zo veel mogelijk op elkaar afgestemd. Na 1982 is de KTPR niet meer actief geweest. Als gevolg van de geringe hardheid van de COCUWO-programma s is door de secretarie-afdeling Ruimtelijke Ordening, Grondzaken en Openbare Werken (RGO) begin 1984 de notitie Realisatie van werken in de openbare weg opgesteld. Naar aanleiding van de notitie met verbeteringsvoorstellen en de bespreking ervan in de (KSP), is besloten de KTPR opnieuw te laten functioneren met een aangepaste taakomschrijving en samenstelling. De herziene taken zijn: - Het sturen en bewaken van het gehele proces van voorbereiding en realisatie van werken in, aan of op de openbare weg. Een belangrijke doelstelling daarbij is een dusdanige coördinatie en afstemming te bewerkstelligen bij de realisatie van werken in, aan of op de openbare weg, dat een zo goed mogelijke verkeersafwikkeling gewaarborgd is en het zogenaamde zandbakeffect zoveel mogelijk vermeden wordt. - Het analyseren van gezamenlijk gesignaleerde fouten in het gehele proces en het eventueel aanbrengen van verbeteringen daarin. - Het indien nodig aanpassen van bestaande procedures of instellen van nieuwe procedures, nodig voor het beter sturen en bewaken van de onderlinge afstemming van de werken. - Het bespreken en vaststellen van de COCUWO-programma s, alvorens deze ter goedkeuring voorgelegd worden aan de Stuurgroep II. - Het (doen) oplossen van problemen (knelpunten) bij het uitvoeren van werken in/aan/op de openbare weg. - Het adviseren van de Stuurgroep II wanneer uitvoering volgens de vastgestelde planning niet mogelijk is. - Het al of niet op verzoek adviseren van de Stuurgroep II over alle zaken betreffende het realiseren van werken in/aan/op de openbare weg. - De bewaking of de wijze van financiering van werken in/aan/op de openbare weg geregeld is. - De bewaking of de wijze van opdrachtverstrekking en afrekening van werken in/aan/op de openbare weg tussen diensten en bedrijven geregeld is. - Het na het opheffen van de Werkgroep Algemene Directie Voering (WADV) begeleiden van de afdeling Algemene Directie Voering, vooral ten aanzien van het vaststellen welke werken uitgevoerd zullen worden. Deze taakopdracht is op 6 maart 1985 door de KTPR akkoord bevonden. De vergaderfrequentie van de commissie is vier keer per jaar. De KTPR rapporteert aan Stuurgroep II, de stuurgroep beoordeelt of nader overleg tussen meerdere wethouders noodzakelijk is en, of de rapportage in het College van Burgemeester en Wethouders gebracht dient te worden. Een afschrift van de rapportages aan de Stuurgroep II wordt gelijktijdig ter informatie gestuurd naar de KSP Versie september 2019

5 Werkwijze en relaties van de (KSP) In de overlegstructuur voor de coördinatie van werken in de openbare ruimte verleent de KSP ondersteuning aan de KTPR. De doelstellingen van de KSP zijn: - Het vergelijken en het afstemmen van de lange termijn beleidsvoornemens; - Het uitwisselen van gedachten over organisatorische- en bestuurlijke ontwikkelingen op de lange termijn; - Het uitwisselen van gedachten over wat er op de lange termijn in de gemeente Amsterdam gerealiseerd zal worden, met name gericht op wat er gebouwd gaat worden, de daarbij behorende financieel-economische aspecten, de inrichting van de openbare ruimten en de eventueel daarbij te gebruiken nieuwe technieken. Verantwoording van de bewerking Gegevens met betrekking tot de oorspronkelijke omvang, de opbouw van het archief en eventuele vernietiging van bescheiden zijn door het ontbreken van documentatie niet goed meer te achterhalen. De omvang bedraagt 0,5 meter1. Noot (1) Stuurgroep II is per 20 maart 1979 de opvolger van de stuurgroep VOV (Vrije banen Openbaar Vervoer). Het secretariaat, tot dan toe verzorgd door de hoofdafdeling Wegen van de dienst Publieke Werken, wordt verplaatst naar de secretarieafdeling Verkeer en Vervoer. Gelijktijdig wordt de BCCV (Bestuurlijke Coördinatie Commissie voor het Verkeersbeleid) opgeheven. De veranderingen zijn het directe gevolg van het eerste Verkeerscirculatieplan Amsterdam, vastgesteld door de raad op 22 november Mede door het verkeerscirculatieplan, de jaarprogrammas en meerjarenplanningen voor de werken in de openbare ruimte van de COCUWO is een gestructureerd overlegkader onmisbaar. Inventaris - Stukken van algemene aard 1 Verslagen van de vergaderingen van de KSP omslag 2-8 Agenda s, bijlagen en verslagen van de vergaderingen van de KSP omslagen Versie september

6 Stukken over afzonderlijke onderwerpen 9 Instelling van de werkgroep Automatisering Kabels- en Leidinggegevens Amsterdam (WAKLA) stuk 10 Verslagen van de vergaderingen van de werkgroep Automatisering Kabels- en Leidinggegevens Amsterdam (WAKLA) omslag 11 Interim- en eindrapportages van de werkgroep Automatisering Kabels- en Leidinggegevens Amsterdam (WAKLA) omslag 12 Voorstellen voor de opbouw van een centrale digitale topografische kaart met demonstratie en kredietaanvraag omslag 13 Rapportage Kabel- en leidingontsluiting, experiment MAP I door J. Rijkhoff van de Dienst Ruimtelijke Ordening (DRO) met reacties omslag 14 Advies over het rapport Onderzoek beheersorganisatie grafisch vastgoed van de Computer Management Group (CMG) en voorstel over de uitbreiding van de stuurgroep Vastgoedsysteem omslag 15 Beleidsnota Grafisch verzamelbestand kabels- en leidingen voor grootstedelijke toepassingen door de Computer Management Group (CMG) stuk 16 Behandeling en reacties van de KSP op het rapport Koördinatie werken in de openbare weg van het Bureau voor Organisatie en Effiency en de rapportages van de Werkgroep Algemene Directievoering (WADV) omslag 17 Besprekingen over de kaderstelling van de bestuurlijke Kerngroep Coördinatie Uitvoering Werken in de Openbare Weg omslag 18 Vaststelling van de taakomschrijving van de stuk 19 Definiëring van het begrip tekorten openbaar vervoer in het kader van de financiering van openbaar vervoerprojecten omslag 20 Besprekingen over de financiering van openbaar vervoerprojecten omslag 21 Voorstellen en reacties van de KSP op de bijdrageregeling Verkeer- en Vervoerzieningenherziening, met instelling van de werkgroep Herziening besluit B&W omslag Versie september 2019