Vergadering WVK 29/10/2014

Transcriptie

1 Vergadering WVK 29/10/2014 Aanwezig met stemrecht: Alyssa Boecksteyns (AW), Pieter Stroobant (CenEka), Veerle Van Lysebettens (DLK), Tolunay Malcikan (FLUX), Josephine-Charlotte Defrancq (FLYSE), Emile De Brabandere (IEEE), Chana (Kajira), Pieter De Pauw (KK), Anton De Vylder (MaCht), Gilles Vermeersch (MT), Sebastiaan Verrept (PKarus), Laura Kinget (Poutrix), Ben De Bondt (PRIME), Anne-Lore Van den Neucker (Sense), Jori Walrovens (VG), Marjorie Decleir (VVN), Stijn Seghers (Zeus WPI) Aanwezig zonder stemrecht: Talha Cavdarli (FLUX), Matias (Kajira), Hanne Sturtewagen (KK), Mathilde Questiaux (N-ZS), Heleen Steuperaert (PKarus), Ben Van Dooren (Poutrix), Jasmine Maes (PRIME), Ben De Graeve (Sense), Silke Eloy (VG), Alexander Fulco (VVN), Jeroen De Clerck (Zeus WPI), Feliciaan De Palmenaer (Zeus WPI), Lauren Aers (WVK-centraal) Verontschuldigd: / Afwezig: BeMSA, Capitant, Groene Kring BIOT Agenda Voorstelling WVK Mededelingen Sense Stand subsidies Verkiezing vice-voorzitter WVK-centraal Voorstelling WVK De voorzitter opent de eerste algemene vergadering van academiejaar met een voorstelling van WVK. WVK staat voor Werkgroepen en Verenigingen Konvent en omvat alle maatschappelijk en wetenschappelijk georiënteerde verenigingen die erkend zijn aan de UGent. Aan de UGent zijn alle verenigingen onderverdeeld in een konvent, waarvan WVK er één is, naast het FK, HK, SK, IK, KK en PFK. Als konvent organiseert het WVK zelf (in tegenstelling tot sommige andere konventen) geen eigen activiteiten, maar richt het zich volledig op het samenbrengen en verdedigen van de belangen van de maatschappelijke verenigingen en wetenschappelijke werkgroepen aan de UGent. De Algemene Vergadering van WVK komt ongeveer vier keer per academiejaar samen en de vergaderingen op zelf duren meestal niet lang. Aanwezigheid in de vergaderingen is verplicht in die zin dat bij meerdere afwezigheden de vereniging gesanctioneerd kan worden met verlies van stemrecht of een eventuele schorsing. 1

2 De voorzitter duidt ook wat de rol van WVK-centraal is binnen de UGent en stelt voor dat de verenigingen elkaar na de AV informeel wat beter leren kennen. Vorig academiejaar werd duidelijk dat er vraag bestaat naar een event of activiteit waarop de WVK-verenigingen elkaar beter leren kennen. De voorzitter legt uit hier wel aan tegemoet te willen komen, maar dat WVK-centraal niet over geld beschikt. Ze stelt voor om een werkgroep op te starten hierover en ideetjes voor dergelijke activiteiten zijn dus altijd welkom. Als er interesse is kan WVK ook een tentje delen op de 12-urenloop. Mededelingen Het verslag van de vorige AV werd reeds elektronisch goedgekeurd. Zoals vorige AV reeds meegedeeld volgt Joyce Albrecht Jochen Merlier op als studentenbeheerder. Ze kon niet aanwezig zijn, maar laat wel weten dat de verenigingen altijd bij haar terecht kunnen met vragen. De Therminal zal de komende jaren ook uitgebreid worden onder Home Fabiola. Daar zullen drie zalen gemaakt worden waar verenigingen activiteiten kunnen organiseren. De GSR heeft in september ook een UGent bar geopend, genaamd t Unief. Verenigingen hebben de mogelijkheid om hier een deel van af te huren (en er is ook een systeem opgezet waarmee verenigingen het café kunnen openhouden.) Er werd hierover ook reeds een officiële mail verspreid met praktische info. Vele verenigingen geven aan deze niet te hebben ontvangen, dus deze zal opnieuw verspreid worden. Cultour project: goedkopere cultuur voor verenigingen. Aanbod eerste semester werd via mail doorgestuurd, maar zal eveneens opnieuw verspreid worden. Het reglement voor de studentenverenigingen met betrekking tot erkenning werd deze zomer aangepast in de Vergadering der Konventsvoorzitters. Vanaf nu kan de VKV in bepaalde gevallen een bijkomend niet-bindend advies geven naast het advies van het konvent en de directeur van studentenactiviteiten. Dit advies kan geformuleerd worden in een aantal omstandigheden: o Op vraag van de kandidaat-vereniging o Als 1/2 de +1 leden van de AV van de VKV een advies wil formuleren o Als 1/3 e van de leden van het konvent waartoe de vereniging wenst toe te treden zich onthoudt of tegen verklaart bij het formuleren van een advies met betrekking tot de verenigbaarheid van de doelstellingen van de kandidaat-lidvereniging met de doelstellingen van het konvent. Dit niet-bindend advies moet in de VKV worden goedgekeurd met een 2/3 e meerderheid en de kandidaat-lidvereniging krijgt de kans zich te verdedigen op de VKV waarop het advies wordt geformuleerd. Asante heeft laten weten geen nieuw bestuur te kunnen vormen dit academiejaar. Zij krijgen een jaar de tijd om een bestuur te vormen alvorens zij hun erkenning kwijt raken. De openstaande subsidies van Asante zullen worden herverdeeld op de volgende vergadering. 2

3 Amnesty kreeg vorig jaar deze termijn van een jaar om een nieuw bestuur te vinden en zal nog laten weten of dit lukt of niet voor de 31 e oktober. (dd. 5/11/2014 heeft Amnesty geen bestuur gevonden met als gevolg het verlies van erkenning) De GSR organiseert op 5 november een fakkeltocht tegen de onderfinanciering van het onderwijs. Verenigingen kunnen tentjes bezetten en rondjes lopen met de fakkel. De GSR stuurde hier reeds een mail over rond. Enkele belangrijke deadlines o 31 oktober 2014: inlichtingenformulier en bankenformulier bij DSA o 1 december 2014: subsidie deadline DSA (dd. 5/11: subsidie-deadline ligt op 28 november) Het is best om alles wat mogelijk is al sneller in te dienen om problemen op de dag zelf te voorkomen. Ook de subsidies correct indienen: met plakband bonnetje vast maken en niet op beide kanten van papier kleven finale herverdeling binnen WVK zal eind november plaatsvinden Belangrijk voor subsidies: Moet aangekondigd zijn bij de kalender van de DSA (ook belangrijk voor verzekering) Wijziging bij sprekersformulier: spreker moet dit zelf invullen en moet bewijs van vervoer kunnen voorleggen (bv ticket NMBS of zo) Eventuele uitzonderingen moeten aangevraagd worden bij de DSA o 31 januari 2015: jaarverslag bij DSA zowel in papier als elektronisch minstens 10 activiteiten laattijdig indienen leidt tot schorsing van vereniging o 9 februari: financieel verslag voor WVK template staat op website WVK, met uitleg in pdf toelichting bij stoppen mag subsidieverdeling wordt hierop gebaseerd dit verslag is niet verplicht (in tegenstelling tot andere deadlines), maar niet indienen heeft als gevolg dat enkel de basissubsidie (bepaald percentage van totaal subsidiebedrag, gedeeld door aantal verenigingen) o voor 15 mei: al iets van subsidies indienen bij de DSA Sense Op de vorige AV van afgelopen academiejaar werd de erkenning van Sense besproken. Wij hebben toen besloten om hen een negatief advies te geven voor erkenning in het WVK. 3

4 De directeur van studentenvoorzieningen heeft hen echter wel een positief advies gegeven. In het geval van twee tegenstrijdige adviezen wordt over het dossier een uitspraak gedaan in de sociale raad van de UGent. De voorzitter van WVK-centraal vertegenwoordigde daar de standpunten van de AV van WVK. Daar kreeg de erkenningsaanvraag van Sense een positief advies om de gemotiveerde beslissing van Marc Bracke te bekrachtigen. Vervolgens werd aan het bestuurscollege gevraagd om een definitieve beslissing te formuleren over het erkenningsdossier, waarin Sense officieel erkend werd. Sense wordt dus vanaf dit academiejaar als een aan de UGent-erkende vereniging beschouwd en heeft dus ook dezelfde rechten en plichten als alle andere erkende verenigingen. WVK heeft de gewoonte nieuw erkende verenigingen een kleine subsidie toe te kennen uit WVK-centraal om het jaar waarin ze erkend werden door te komen. Deze subsidie bedroeg in het verleden 200 euro. Na enkele toelichtingen over het dossier van Sense stemt de AV over het uitkeren van 200 euro subsidies uit de reservepot van WVK-centraal aan Sense. Stemmen voor: 14 Stemmen tegen: 0 Onthouding: 3 goedgekeurd Herverdeling subsidies WVK Elke vereniging krijgt de kans om een inschatting te geven van de subsidies voor 2014 die ze nog nodig zouden hebben of over zouden hebben. Dit zal meegenomen worden om een subsidie-herverdeling (van 2014) op te stellen voor volgende vergadering. De overblijvende subsidies van Asante en WVK-centraal zullen dan ook herverdeeld worden. Verkiezing vice-voorzitter WVK-centraal De algemene vergadering van WVK verkiest normaal gezien op het einde van het academiejaar een nieuw bestuur voor WVK-centraal. Op de AV van 6 mei werd echter enkel een voorzitter verkozen bij gebrek aan kandidaten voor de functie van vice-voorzitter. Omdat WVK-centraal statutair gezien een vice nodig heeft, worden bij uitzondering verkiezingen voor deze functie georganiseerd bij het begin van het academiejaar. Er werd één kandidatuur ontvangen voor de functie van vice-voorzitter. Feliciaan De Palmenaer stelt zichzelf voor en motiveert waarom hij de functie van vice-voorzitter van WVK-centraal op zich wil nemen. Hij is secretaris bij Zeus WPI en studeert computerwetenschappen. Na de voorstelling van de kandidaat en enkele vragen vanuit de AV verlaat de kandidaat de ruimte. Na een interne discussie wordt overgegaan tot een stemming. Stemmen voor: 15 4

5 Stemmen tegen: Onthouding: 3 Hierbij werd Feliciaan De Palmenaer verkozen als vice-voorzitter van WVK-centraal voor