HUISHOUDELIJK REGLEMENT - Oratorium Vereniging SoliAmersfoort

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT - Oratorium Vereniging SoliAmersfoort Zoals vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering d.d. 27 maart 2017 Het Oratoriumkoor SoliAmersfoort, hierna aan te duiden als het koor, is ondergebracht in een vereniging en staat als zodanig ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het koor beschikt over statuten en het nu volgende Huishoudelijk Reglement. Dit reglement fungeert als een set afspraken, waaraan het bestuur, de dirigent, de koorleden en medewerkers zich zo veel mogelijk moeten houden. Artikel 1 Doelstelling Het koor legt zich toe op het beoefenen en ten gehore brengen van (klassieke) koormuziek op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau. Daarbij wordt bovendien door het organiseren van diverse nevenactiviteiten veel aandacht geschonken aan goede onderlinge verhoudingen binnen het koor. Artikel 2 Repeteren Repetities Het koor repeteert gewoonlijk iedere maandagavond in Amersfoort, in de Martuskerk, van uur tot uur. Het bestuur doet tijdig opgave van wijzigingen hierin. Verplichtingen koorleden Van de koorleden wordt verwacht dat zij de repetities zo trouw mogelijk volgen. Afmelden dient te geschieden bij de door het bestuur daartoe aangewezen persoon. Verder worden koorleden geacht de per keer opgegeven stukken thuis te bestuderen c.q. in te studeren. Zo nodig wordt een studiedag georganiseerd waarvan de datum tijdig bekend gemaakt zal worden. Artikel 3 Leden en begunstigers Aanmelding en toelating Om (project-)lid te worden van de vereniging meldt men zich aan bij het bestuur. Het bestuur beslist conform de voorwaarden als omschreven in art. 7 van de statuten omtrent de verkrijging van het definitieve (project-)lidmaatschap van de vereniging. De beslissing hieromtrent wordt in overleg met de dirigent genomen na een proefperiode, waarvan een stemtest onderdeel is. Een proefperiode duurt maximaal één maand. Ter waarborging van de kwaliteit van het koor wordt ieder regelmatig (gemiddeld één maal in de drie á vier jaar) op zijn stemkwaliteit getest. De vormgeving van de stemtesten wordt door de dirigent bepaald. Projectleden Naast aspirantleden en vaste leden kent het koor projectleden. Projectleden worden als lid aangenomen voor de duur van een specifiek project tegen betaling van een door het bestuur per project vast te stellen bijdrage. Na afloop van het project kan dit lidmaatschap omgezet worden in een gewoon lidmaatschap, voor zover het bestuur dit wenselijk acht, gehoord hebbend de dirigent. Incidentele beëindiging (project-)lidmaatschap Het bestuur is bevoegd het (project-)lidmaatschap te beëindigen na herhaald verzuim en/of door de dirigent geconstateerd onvermogen. Het bestuur zal in voorkomende gevallen besluiten tot gehele restitutie van vooruit betaalde contributie. -1-

2 Sociale samenhang tussen de leden Dit aspect van de koordoelstelling wordt bevorderd met diverse kleinere en grotere informele en formele activiteiten, zoals een drankje en een hapje na de repetitie, de tweejaarlijkse koorreis en het tweejaarlijkse repetitieweekend. Door af en toe een Bonte avond te houden hebben leden de gelegenheid meer individueel artistieke prestaties neer te zetten in een laagdrempelige en sociale context. Begunstigers De vereniging kent begunstigers ( Vrienden ) die minimaal 50,00 per jaar bijdragen aan de vereniging als donatie. Zij krijgen als dank hiervoor een door het bestuur per concert te bepalen aantal zitplaatsreserveringen. Artikel 4 Koorkleding en attributen Het koor beschikt niet over eigen, specifieke koorkleding. Wel gelden voor concerten de volgende kledingvoorschriften: - Heren: zwart kostuum met wit overhemd en grijze vlinderstrik. Zwarte schoenen en sokken. - Dames: basis zwart met een zwarte stijlvolle lange of driekwart rok c.q. broek(rok), alsmede zwarte schoenen en kousen, in zijn algemeenheid te kenmerken als feestelijk zwart. - Per concert kunnen afspraken worden gemaakt over nadere kledingvoorschriften. - Tijdens een concert dient alle bladmuziek zwart gekaft te zijn, dan wel zwart van uiterlijk door gebruikmaking van een zwarte map. Artikel 5 De Dirigent en repetitor De dirigent wordt door het bestuur aangesteld aan de hand van een door het bestuur met de leden overeengekomen selectieprocedure. Het bestuur stelt in overleg met de dirigent een overeenkomst vast met daarin opgenomen rechten en plichten van de dirigent en de vereniging. Opzegging door het bestuur van deze overeenkomst behoeft de goedkeuring van de Algemene Leden Vergadering. De dirigent is belast met de muzikale leiding van het koor en als zodanig verantwoordelijk voor het artistieke peil en de prestaties. De keuze van het repertoire en het samenstellen van de programma s (inclusief de keuze van orkest en solisten) is eveneens de verantwoordelijkheid van de dirigent. De keuzes en de programmering worden door de dirigent voorbereid in overleg met de Artistieke Commissie, en door het bestuur vastgesteld. Het bestuur toetst de voorstellen daarbij vooral aan financiële haalbaarheid en praktische uitvoerbaarheid. De dirigent test de (nieuwe) leden in aanwezigheid van een door het bestuur aangewezen koorlid. Indien er sprake is van verschil van inzicht over de uitslag van de stemtest kan het bestuur op verzoek van betrokkene besluiten om de betreffende stemtest te laten herhalen in bijzijn van een onafhankelijke zangpedagoog. De dirigent plaatst de leden in een stemgroep. De dirigent kan, op verzoek en met instemming van het bestuur, bestuursvergaderingen bijwonen en het woord voeren. Hij heeft geen stemrecht. Repetitor Het koor beschikt over een door het bestuur aangestelde professionele repetitor, die de dirigent met muzikale begeleiding ondersteunt bij het repeteren. De repetitor is gebonden aan een tussen hem en het bestuur vastgestelde overeenkomst. -2-

3 Artikel 6 Comité van Aanbeveling Er fungeert een Comité van Aanbeveling ter promoting van het koor. Het bestuur benoemt op basis van persoonlijke benadering leden in het comité, die door hun goede naam en faam het koor naar buiten toe extra aanzien geven. Het comité wekt vertrouwen bij potentiële leden, relaties en publiek ten aanzien van de kwaliteit van het koor, waardoor de aantrekkelijkheid van het koor wordt vergroot. De leden van het comité kunnen tegelijkertijd een ambassadeursfunctie voor het koor vervullen. Bij concerten krijgen de leden van het Comité van Aanbeveling (+introducee) gratis en gereserveerde plaatsen. Artikel 7 Het Bestuur Het bestuur wordt door de Algemene Vergadering gekozen. De leden van het in de statuten genoemde Dagelijks Bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) worden in functie benoemd. Het bestuur telt minimaal vijf leden. a. Voorzitterschap en vicevoorzitterschap De ALV benoemt de voorzitter. Het bestuur kiest uit haar midden al dan niet een vicevoorzitter en legt deze keuze voor aan de ALV ter benoeming. Het is mogelijk dat het bestuur geen vicevoorzitter voordraagt, omdat vervanging van de voorzitter beschouwd wordt als een gemeenschappelijke en gedeelde verantwoordelijkheid van de overige bestuursleden De ALV dient in te stemmen met deze gedeelde taakuitoefening van het vicevoorzitterschap. b. Penningmeesterschap De penningmeester waakt over de financiën en is verantwoordelijk voor een correcte boekhouding alsmede voor zodanige aantekening van de vermogenstoestand van de vereniging, dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen worden gekend. De penningmeester draagt zorg voor het innen van de contributie en het betalen van de rekeningen. De penningmeester zorgt tevens voor het uitbetalen van de vergoeding van de dirigent, de repetitor en (professionele) medewerkers aan een concert en draagt, indien van toepassing, de daarvoor geldende belastingen af. Ook behoort tot diens verantwoordelijkheid de archivering van de door de wet verplichte stukken. De penningmeester hanteert ter bewaking van een correct verloop van de financiële huishouding van de vereniging een door het bestuur vastgesteld Financieel Toetsingskader, zo veel mogelijk ondergebracht in protocollen. Dit Toetsingskader heeft tenminste betrekking op: contributiebetaling, vergoeding van de dirigent en repetitor, beheer van de financiële reserves, beheer van verzekeringen, fondsenwerving, toezicht op commissies, omgaan met contant geld en declaratiemogelijkheden voor leden en bestuursleden. De penningmeester is ten allen tijde verplicht inzage te geven in de boekhouding aan de Financiële Controlecommissie ( Kascommissie ) Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. De penningmeester legt jaarlijks verantwoording af aan de leden voor het financieel verloop van het boekjaar met het daarbij behorende resultaat. Een deel van het eigen vermogen wordt aangemerkt als financiële reserve en mag niet voor de reguliere uitgaven worden aangesproken. De hoogte van deze vaste reserve kan jaarlijks door de Algemene Vergadering worden aangepast. -3-

4 c. Secretariaat De secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van bestuurs- en ledenvergaderingen en voor het vervaardigen van het jaarverslag. En verder is deze verantwoordelijk voor het voeren van de correspondentie namens en voor het bestuur en de vereniging. De secretaris is bestuurlijk tevens verantwoordelijk voor de registratie van de leden en de archivering van de door de wet verplichte stukken. Voor het registreren en administratief begeleiden van nieuwe leden en het bijhouden van veranderingen in NAW- gegevens en het ledenbestand fungeert een door het bestuur aangewezen Ledenadministratie met een door het bestuur vastgestelde werkwijze, ten einde vorm en inhoud te geven aan deze secretariële verantwoordelijkheid. Er wordt ook een bestand van oud-leden bijgehouden. d. Bestuursvergaderingen Bestuursbesluiten van zwaarwegende aard en/of met rechtsgevolgen worden genomen bij meerderheid van stemmen van de ter vergadering aanwezige leden met een vereist quorum van twee/derde van het bestuur. Bij staking van stemmen wordt het voorstel opnieuw ter tafel gebracht. Bij herhaalde staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. e. Breed koorberaad Om het bestuur te voorzien van ideeën en adviezen is er minimaal twee keer per jaar een Breed Koorberaad, waarvoor alle leden worden uitgenodigd die op één of andere manier zijn betrokken bij organisatorische of praktische werkzaamheden (veelal in commissies). In de bijeenkomsten worden ervaringen uitgewisseld, werkwijzen besproken en lijnen ontwikkeld voor de toekomst. Artikel 8 Commissies De vereniging kent diverse commissies van bijstand en advies ter ondersteuning van het bestuur bij ontwikkeling en uitvoering van het beleid en het regelen van de organisatie van de vereniging en haar activiteiten. De commissies worden door het bestuur ingesteld, met uitzondering van de Financiële Controlecommissie met als werknaam Kascommissie. Financiële Controlecommissie (Kascommissie) De Financiële Controlecommissie is een statutair verplichte commissie die door de Algemene Vergadering wordt ingesteld ter controle namens de leden en advisering van de leden over de financiële huishouding van de vereniging alsmede haar vermogenspositie. De leden van de commissie hebben te allen tijde toegang tot de financiële administratie ten einde zicht te kunnen houden op het monetair reilen en zeilen van de vereniging. Minimaal twee maal per jaar voert zij een kascontrole uit in het kader van haar opdracht tot verslaglegging van haar bevindingen aan de leden ter zake de jaarrekening en de balanspositie van de vereniging. Jaarlijks treedt één lid van de commissie af en is na een jaar herbenoembaar. Er zijn de volgende door het bestuur ingestelde commissies: a. Artistieke Commissie De Artistieke Commissie fungeert als klankbord voor de dirigent ten aanzien van de keuze van repertoire, programmering, kwaliteitsbeleid en uitvoeringsaspecten. Er wordt meerjarig gedacht in relatie tot muziekstijlen, speciale gelegenheden en kosten. Het vinden van solisten en orkesten, die passen bij de gekozen werken, is dan een aansluitende opdracht aan de commissie. De plannen worden aan het bestuur voorgelegd en met het bestuur -4-

5 besproken. Het bestuur stelt op basis van de uitkomsten van de bespreking het uiteindelijke programma vast. Vervolgens vindt een organisatorisch traject plaats van contractvorming met orkesten en solisten, dat door leden van de commissie wordt voorbereid, en vervolgens door het bestuur wordt geaccordeerd. Ook het verzorgen van de muziek, zoals koorpartijen, orkestpartijen en partituren behoort tot de taken van de commissie. b. Concert Commissie en Logistiek De Concert Commissie en Logistiek is verantwoordelijk voor een goed organisatorisch verloop van uitvoeringen van het koor. De commissie doet dit aan de hand van een Draaiboek dat in de loop der tijd is ontwikkeld en jaarlijks wordt aangevuld en bijgesteld. Binnen de commissie is een specifieke rol en taak weggelegd voor de koormeester. Koormeester De koormeester is belast met het bewaken en organiseren van de rituelen en gebruiken van het koor c.q. de gemaakte praktische afspraken bij uitvoeringen. Hij is tevens verantwoordelijk voor het gezicht van het koor in relatie tot de gemaakte afspraken over kleding, attributen e.d. en voor het ordentelijk opereren van het koor als eenheid van organisatie tijdens evenementen. De koorleden dienen de aanwijzingen van de koormeester in dit kader op te volgen. c. Commissie Contactpersonen Koor Er fungeert een Commissie Contactpersonen Koor bestaande uit minimaal één lid van elke stemgroep. Deze contactpersonen zijn het aanspreekpunt binnen de stemgroep met een luisterend oor voor wat er speelt. Zij ontvangen potentiële leden die kennis komen maken en zorgen ervoor dat een nieuwkomer soepel integreert in de stemgroep en het koor als geheel. De contactpersonen zijn tevens bedoeld om de wisselwerking tussen bestuur en koor gestalte te geven. Ze hebben een belangrijke signaalfunctie. d. PR commissie De PR commissie heeft als eerste taak het promoten van het koor in zijn algemeenheid ter vergroting van de naamsbekendheid en het aanzien. Vervolgens voert de commissie de PR voor alle grote evenementen waarvoor publiek geworven moet worden. Alle PR middelen en (sociale) media worden hiervoor aangewend met behulp van een door het bestuur toegekend budget. De inzet van de commissie is ook gericht op een zo groot mogelijke werving van publiek via alle individuele leden. Van elk lid wordt een actieve houding verwacht in het werven van publiek. e. Commissie Scratch Voor het organiseren van scratches als groots zangevenement wordt ad hoc een Commissie Scratch ingesteld die zorg draagt voor de organisatorische aspecten Een scratch is met name ook een promotie-activiteit voor het koor waartoe nauwe samenwerking met de PR commissie noodzakelijk is. f. Reiscommissie Deze commissie heeft als opdracht het tweejaarlijks organiseren van een buitenlandse reis voor het koor en in het tussenjaar een koorweekend. Om reden van efficiency en kostenbewustheid beschikt de commissie over een eigen bankrekening binnen de vereniging. De kosten van een reis c.q. weekend moeten geheel worden gedekt uit de bijdragen van de deelnemers. De commissie opereert volledig binnen het door het bestuur gestelde financierings- en organisatorisch kader en is daarbij rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het bestuur. De Reiscommissie legt haar geplande activiteiten met begroting vooraf ter goedkeuring voor aan het bestuur. -5-

6 De Reiscommissie maakt jaarlijks een financieel verslag voor de penningmeester als onderdeel van de jaarrekening. Het financieel resultaat van de commissie wordt door de penningmeester in de vorm van een saldo in de jaarrekening verwerkt en met het verslag als bijlage bij de jaarstukken naar de leden toe verantwoord. g. Commissie Lief en Leed De Commissie Lief en Leed heeft ten doel, indien de persoonlijke situatie daartoe aanleiding geeft, een koorlid blijk te geven namens het koor en het bestuur van hun medeleven bij aangename en minder aangename gebeurtenissen. Het bestuur hecht aan persoonlijke aandacht die veel kan betekenen voor leden. Het wordt gezien als een factor van betekenis voor de sociale cohesie van het koor. De commissie bestaat uit minstens één persoon, die waar nodig in overleg met het bestuur gepaste actie onderneemt naar een lid vanwege een bijzondere aangelegenheid, waarbij ook het koor als geheel betrokken kan worden. De contactpersonen kunnen hierbij een signaalfunctie vervullen. De leden worden geacht prudent om te gaan met vertrouwelijke informatie, die in dit verband wordt verkregen. h. Commissie Fondsenwerving Er is een Commissie Fondsenwerving die zich bezig houdt met het zoeken van mogelijke financieringsbronnen en het doen van aanvragen bij fondsen ter financiële ondersteuning van concerten van het koor. i. Archiefcommissie De Archief Commissie heeft tot taak het archiveren van waardevol materiaal dat betrekking heeft op het koor en de vereniging SoliAmersfoort in inhoudelijk en/of historisch opzicht. Het betreft hier zowel bestuurlijke stukken in de verantwoordingssfeer als koorstukken en uitingen in de muzikale en zangsfeer in de ruimste zin. De archivering vindt plaats aan de hand van een Archiveringsplan waardoor een geordende en overzichtelijke archivering wordt gevoerd, die borg staat voor een archief dat voor een ieder toegankelijk is. Het historisch archief van de vereniging berust in het Archief Eemland Artikel 9 PetitSoli De vereniging kent een kleinkoor onder de naam PetitSoli. Ter borging van zijn status aparte binnen de vereniging is dit een statutair ingesteld orgaan. De status aparte is gefundeerd op de waarde die het kleinkoor, zowel intern als extern vertegenwoordigt voor de vereniging. Petit Soli heeft een relatief grote autonomie passend bij een zelfstandig koor met een eigen geluid. De dirigent van het grootkoor is qualitate qua de dirigent van PetitSoli. PetitSoli heeft een eigen administratie en bankrekening, De resultaten worden jaarlijks bij de jaarrekening in een financieel overzicht verantwoord aan het bestuur van de vereniging, dat dit als bijlage bij de jaarrekening van de vereniging voor de leden voegt. De penningmeester saldeert het resultaat voor de verenigingsbalans. PetitSoli streeft naar een evenwicht tussen uitgaven en inkomsten. Toelating leden Alleen leden van SoliAmersfoort kunnen lid worden van PetitSoli. Men kan zich hiertoe als belangstellende aanmelden bij het bestuur van PetitSoli. Bij uitzondering kan met instemming van het bestuur en de dirigent, indien een stemgroep niet voldoende gevuld kan worden door leden van het grootkoor iemand bij wijze van projectlid worden toegelaten tot alleen het kleinkoor met de daaraan verbonden rechten en plichten. Toelating vindt plaats, indien de balans van stemmen in relatie tot de te zingen werken dit toelaat en na het succesvol doorlopen van een stemtest, die solo dient te worden ondergaan. De dirigent en een PetitSoli-bestuurslid nemen deze test af. -6-

7 Beëindiging lidmaatschap Het lidmaatschap van PetitSoli wordt automatisch beëindigd bij beëindiging van het lidmaatschap van het grootkoor dan wel bij afzonderlijk bedanken voor PetitSoli. Ook incidentele beëindiging is mogelijk vanwege het niet slagen voor de genoemde specifieke stemtest voor het kleinkoor. Verplichtingen Voor repetities gelden dezelfde verplichtingen als voor het grootkoor. Als kledingvoorschrift tijdens de concerten wordt de basiskleur zwart gehanteerd met eventueel nader te bepalen aanvullende voorschriften. De leden betalen een aparte contributie voor deelname aan het kleinkoor waarvan de hoogte jaarlijks door het bestuur van de vereniging op voorstel van de bestuurlijke leiding van PetitSoli, wordt vastgesteld. Bestuurlijke inrichting PetitSoli beschikt over een eigen bestuurlijke leiding waarvan de leden worden benoemd door het bestuur op voordracht van de leden van het kleinkoor. Eén bestuurslid van de vereniging heeft qualitate qua zitting in de bestuurlijke leiding. De bestuurlijke leiding van PetitSoli is voor al zijn daden en activiteiten rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het bestuur van de vereniging. Het bestuur van de vereniging is hiervoor verantwoordelijk naar de leden. Leden van de bestuurlijke leiding van PetitSoli hoeven geen actief lid te zijn van het kleinkoor. Het bestuur van de vereniging kan de leiding van het kleinkoor aanwijzingen geven met betrekking tot (de inhoud van) zijn activiteiten. Repertoire en programmering Het repertoire van PetitSoli wordt samengesteld door de dirigent in overleg met de bestuurlijke leiding van PetitSoli. De programmering van de uitvoeringen van het kleinkoor is in dezelfde handen. Het programma, inclusief financiering wordt in zijn geheel als plan ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur van de vereniging. Naast dat de uitvoeringen van het kleinkoor maximalisering van de muzikale satisfactie van de leden ten doel hebben, moeten zij in dienst staan van het grootkoor als partiële uiting van hoog niveau en als visitekaartje. Daarenboven zijn in het kader van de programmering de belangen van het kleinkoor te allen tijde ondergeschikt aan die van het grootkoor. Artikel 10 Wijzigingen Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden aangebracht op de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering. Voorstellen hiertoe, door bestuur of leden, moeten minstens veertien dagen voor de vergadering worden bekendgemaakt aan de leden. Besluiten dienaangaande worden genomen met gewone meerderheid van stemmen. Artikel 11 Slotbepaling In gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het bestuur, en legt hierover desgewenst verantwoording af aan de Algemene Leden Vergadering. Deze beslissingen mogen niet in strijd zijn met de statuten. Het Huishoudelijk Reglement treedt in werking onmiddellijk na goedkeuring door de Algemene Vergadering. -7-