STATUTEN Zoals vastgesteld op de ALV van 12 april 1995; herzien op de ALV van 30 januari 2013

Transcriptie

1

2 STATUTEN Zoals vastgesteld op de ALV van 12 april 1995; herzien op de ALV van 30 januari 2013 Art. 1 Naam en doel De vereniging draagt de naam Eerste Echte Levensliederen- en SmartlappenKoor, EELSK. Ze is gevestigd in Groningen en opgericht op 7 februari De vereniging stelt zich ten doel het zingen van levensliederen in de meest ruime zin. Ze tracht dit doel te bereiken door a. het houden van repetities b. het geven van concerten en uitvoeringen. Art. 2 Verenigingsjaar Het verenigingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus. Art. 3 Leden De vereniging bestaat uit ten hoogste 50 leden. Het bestuur houdt een register bij van de leden. Art. 4 Begunstigers Begunstigers zijn zij die de vereniging financieel ondersteunen. Begunstigers hebben geen andere rechten en plichten dan die welke hun bij of krachtens deze statuten of het huishoudelijk reglement zijn toegekend en opgelegd. Art. 5 Toelating Ieder die lid wenst te worden van de vereniging kan zich hiervoor opgeven. Het bestuur beslist over toetreding. Art. 6 Einde van het lidmaatschap Het lidmaatschap eindigt door: a. opzegging door het lid, b. overlijden van het lid, c. opzegging door het bestuur namens de vereniging. Dit kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan zijn verplichtingen krachtens statuten of huishoudelijk reglement te voldoen. Art. 7 Verplichtingen De leden zijn verplicht de repetities en uitvoeringen bij te wonen behoudens uitzonderingen zoals die in het huishoudelijk reglement zijn verwoord. De leden zijn verplicht tot het betalen van contributie. De hoogte hiervan wordt jaarlijks door de algemene vergadering vastgesteld. Art. 8 Bestuur Het bestuur bestaat uit minimaal 3 personen en max. 5 personen Het bestuur wordt door de algemene vergadering benoemd voor een zittingstermijn van -2-

3 twee jaar. Ieder lid kan zich kandideren voor een bestuursfunctie en zich daartoe melden bij de voorzitter. Ook kan het zittende bestuur op eigen initiatief leden vragen zich kandidaat te stellen De voorzitter wordt door de algemene vergadering in functie gekozen. Het bestuur benoemt uit zijn midden een secretaris en een penningmeester. Een bestuurslid kan meerdere functies bekleden. Het bestuur vergadert zo vaak als zij nodig acht. Van de besluiten wordt een besluitenlijst gemaakt die voor de leden openbaar is. Art. 9 Einde bestuurslidmaatschap Het bestuurslidmaatschap eindigt door: a. afloop zittingstermijn, b. bedanken voor de vereniging, c. schorsing of ontslag door de algemene vergadering, d. zelf ontslag te nemen middels een schriftelijke opzegging met een opzegtermijn van twee maanden. Bestuursleden zijn na afloop van hun zittingstermijn terstond herkiesbaar. Art. 10 Bestuurstaak Behoudens de beperkingen volgens de statuten en huishoudelijk reglement is het bestuur belast met het besturen van de vereniging. Indien het aantal bestuursleden beneden de drie is gedaald blijft het bestuur bevoegd. Het is echter verplicht binnen vier weken een algemene vergadering te beleggen waarin de voorziening in de open plaats(en) aan de orde komt. Het bestuur is bevoegd bepaalde taken uit te laten oefenen door een commissie. Voor het sluiten van overeenkomsten met derden die een financieel belang van 20% van de jaarlijkse begroting te boven gaan of anderszins een aanmerkelijk belang van de vereniging betreffen, behoeft het bestuur vooraf toestemming van de algemene vergadering. Art. 11 Algemene vergadering Minimaal eenmaal per jaar doch verder zo vaak het bestuur dan wel tien leden dit wensen wordt een algemene vergadering gehouden. De vergaderingen worden minstens twee weken van te voren schriftelijk aangekondigd. Besluitvorming geschiedt bij meerderheid van stemmen met dien verstande dat er tenminste 26 leden (de helft plus één) aanwezig dient te zijn. Bij het niet aanwezig zijn van het vereiste quorum organiseert het bestuur binnen een week een nieuwe vergadering. Tijdens deze vergadering kunnen ongeacht het aanwezige ledental besluiten worden genomen. -3-

4 Art. 12 Statutenwijziging Deze statuten kunnen worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de statuten zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering bedraagt tenminste veertien dagen. Aan de leden moet het voorstel tot wijziging tenminste veertien dagen voor de vergadering ter kennis zijn gebracht. Het besluit tot statutenwijziging behoeft tenminste twee derden van de uitgebrachte stemmen. Art. 13 Jaarvergadering Eenmaal per jaar in september/oktober is er een algemene jaarvergadering. Tijdens deze vergadering presenteert het bestuur het jaarverslag, de jaarrekening en de begroting. De jaarrekening dient te zijn goedgekeurd door de kascommissie. Art. 14 Kascommissie De kascommissie bestaat uit minimaal twee leden, die ieder maximaal twee jaar aansluitend in de commissie zitting kunnen hebben. De kascommissie wordt jaarlijks door de algemene vergadering benoemd. Art. 15 Ontbinding De vereniging kan alleen worden ontbonden door een besluit van de Algemene Vergadering. Art. 16 Huishoudelijk reglement De Algemene Vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen. Hierin mogen geen bepalingen worden opgenomen die strijdig zijn met de statuten. ************* -4-

5 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Zoals vastgesteld op de ALV van 6 oktober 2004 en aangevuld/gewijzigd op de ALV van 30 januari 2013 Art 1 Repetities Art. 1.1 EELSK repeteert in principe een keer per week. Tijdstip, duur en plaats van de repetities worden door het bestuur vastgesteld. Het bestuur doet hierover mededeling aan de leden. Art 1.2 Elk lid verplicht zich ertoe de repetities bij te wonen. Kan een lid niet bij een repetitie aanwezig zijn, dan meldt hij zich vooraf af bij de stemgroepoudste. Art. 1.3 Voorziet een lid dat hij langere tijd afwezig zal zijn (ziekte, vakantie e.d ) dan geeft hij dit door aan de stemgroepoudste. Art 2 Stemgroepen, stemgroepoudsten en platformoverleg Art. 2.1 Het koor bestaat uit vier stemgroepen: 15 sopranen, 15 alten, 10 tenoren en 10 bassen. De dirigent beslist in welke stemgroep een lid zingt. Art. 2.2 Elke stemgroep heeft een stemgroepoudste. De stemgroepoudste vertegenwoordigt de stemgroep en houdt de presentie van de leden van de stemgroep bij repetities en optredens bij. Stemgroepoudsten worden jaarlijks bij aanvang van het verenigingsjaar door de stemgroep gekozen. Art. 2.3 Minstens twee maal per jaar nodigt het bestuur de stemgroepoudsten uit voor een gezamenlijk platformoverleg over het reilen en zeilen van de vereniging in alle aspecten. Art. 2.4 De verdere taakomschrijving van de stemgroepoudsten wordt op de jaarlijkse Algemene Vergadering vastgesteld. Art 3 Contributie Art. 3.1 De contributie voor EELSK wordt door de Algemene Vergadering in september/oktober (zie art. 13 van de Statuten) jaarlijks vastgesteld. Art. 3.2 De contributie, dan wel de eerste termijn, dient binnen één maand na vaststelling door de Algemene Vergadering voldaan te zijn. Bij in gebreke blijven kan een lid de toegang tot de repetities tijdelijk worden ontzegd, totdat de (eerste termijn van de) contributie is ontvangen. Zie verder het bepaalde in artikel 6 en 7 van de Statuten. Art. 3.3 Betaling in termijnen is desgewenst mogelijk. Hiervoor, en voor alle andere zaken betreffende de contributie, kan een lid contact opnemen met de penningmeester. Financiële kwesties worden vertrouwelijk behandeld. Art. 3.4 Indien het lidmaatschap aanvangt tijdens het verenigingsjaar is de contributie als volgt: Indien de deelname als bedoeld in art 5.2 onder b voor de eerste keer plaatsvindt in de maand september, oktober, november, december of januari is de volledige jaarcontributie verschuldigd; Indien dit in een andere maand is, is de helft van de jaarcontributie verschuldigd Art. 4 Nieuwe leden Art. 4.1 Personen die lid van EELSK willen worden kunnen zich aanmelden bij het -5-

6 bestuur. Zij worden door het bestuur uitgenodigd een repetitie bij te wonen. Art. 4.2 Indien zij, na het bijwonen van een repetitie, te kennen geven lid te willen worden van EELSK, worden zij: a) in geval er een wachtlijst voor de stemgroep bestaat, op de wachtlijst geplaatst; b) in geval er een vacature bij een stemgroep is, uitgenodigd aan de volgende vier repetities deel te nemen, waarna het bestuur, na overleg met de stemgroepoudste, besluit tot al dan niet toelating als lid. Art. 4.3 Bij het beoordelen of iemand als lid wordt toegelaten gaat het er vooral om of we verwachten dat het nieuwe lid zich thuis zal voelen bij Eelsk en trouw de repetities zal bezoeken. Slechts in bijzondere situaties kunnen zangkwaliteiten ook een rol spelen. Als dat aan de orde is, vraagt het bestuur advies aan de dirigent. Art. 4.4 Nieuwe leden kunnen worden verplicht een introductiepakket aan te schaffen. Inhoud en prijs van het introductiepakket worden door het bestuur vastgesteld. Art. 5 Wachtlijst Art. 5.1 In geval het statutaire maximum aantal leden is bereikt, wordt een wachtlijst ingesteld. De wachtlijst wordt, per stemgroep, bijgehouden door het bestuur. Art. 5.2 In geval van een vacature bij een stemgroep, wordt bezien of invulling via de wachtlijst zou kunnen geschieden. Is dit het geval, dan wordt de betreffende persoon uitgenodigd als bedoeld in art. 4.2 onder b. Art. 6 Commissies Art.6.1 Naast de statutair ingestelde kascommissie, kan het bestuur ook andere commissies, met door het bestuur omschreven taken, instellen. Art. 6.2 De leden van commissies worden benoemd door het bestuur. Art. 6.3 De commissies stellen zelf, binnen de door het bestuur gestelde kaders, hun werkwijze vast. Art. 6.4 De commissies leggen verantwoording af aan het bestuur. Art. 6.5 Het bestuur kan besluiten commissies op te heffen. Art 7 Optredens Art. 7.1 Soorten optredens Een belangrijk doel van EELSK is het geven van concerten en uitvoeringen (artikel 1 van de Statuten). We onderscheiden drie soorten: 1) Eigen optredens; 2) Sociale optredens; 3) Commerciële optredens* Art. 7.2 Jaarprogramma Zo vroeg mogelijk in het zangseizoen stelt het bestuur het jaarprogrramma vast, in elk geval wat betreft de eigen optredens; en globaal wat betreft de andere optredens. Art. 7.3 Optredens op verzoek van derden Het bestuur besluit of een aanvraag wordt geaccepteerd. Voorwaarden zijn: a) dat tenminste 8 sopranen, 8 alten, 6 tenoren en 6 bassen zullen deelnemen aan het optreden b) dat er adequate (muzikale) begeleiding beschikbaar is Art. 7.4 Programmatische invulling Het bestuur beslist - na overleg met dirigent en pianist - over de programmatische invulling op hoofdlijnen van de optredens (thema, karakter, sfeer, ruimte voor solisten -6-

7 en gasten enz). Art. 7.5 Presentatie Het bestuur beslist over de presentatie van het optreden en benoemt een preseantor. Presentator en dirigent bepalen in onderling overleg de gang van zaken bij het optreden. Art. 7.6 Repertoirekeuze en artistieke leiding De dirigent is eindverantwoordelijk voor de repertoirekeuze en heeft de artistieke leiding bij optredens. Art. 7.7 Organisatie De organisatie van de optredens wordt verzorgd door de commissie Optredens en uitvoeringen. Art. 7.8 Kledingvoorschriften Bij optredens gelden speciale kledingvoorschriften, die door het bestuur worden vastgesteld en bekendgemaakt. Het bestuur kan ook richtlijnen geven voor het gebruik en/of de kleur van een zangmap * Toelichting bij soorten optredens 1) Eigen optredens zijn door het koor zelf georganiseerde optredens (zoals de Eelskcafé s, kerstconcerten, deelname aan festivals e.d). We streven naar minstens twee eigen optredens per jaar. Het bestuur beslist per geval over financiën; uitgangspunt is dat de eigen optredens (minstens) kostenneutraal moeten zijn. 2) Sociale optredens zijn optredens in bejaardenhuizen, ziekenhuizen e.d.; op verzoek of door onszelf geinitieerd. We streven naar vier sociale optredens per jaar; in stad en provincie. We vragen een vergoeding voor de kosten voor dirigent en pianist; eventueel nemen we met minder (of niks) genoegen. 3) Commerciële optredens zijn optredens op verzoek van anderen, bij feesten, evenementen, enz. We doen het alleen als we het erg leuk vinden of commercieel interessant. Financieel moeten deze optredens wat opleveren. Art. 8 Mededelingen Voor het doen van mededelingen staan het bestuur (en de commissies) verschillende kanalen ter beschikking. Per geval beoordeelt het bestuur welk kanaal gekozen zal worden. Art 9 Verenigingsblad Art. 9.1 EELSK heeft een verenigingsblad genaamd LuidkEELSK'. Art. 9.2 De redactie van de LuidkEELSK wordt jaarlijks aan het begin van het verenigingsjaar door de Algemene Vergadering benoemd. Art. 9.3 De redactie van de LuidkEELSK bepaalt zelfstandig de inhoud van de LuidkEELSK. Art. 9.4 Het bestuur en de commissies kunnen via de LuidkEELSK mededelingen doen aan de leden. Art. 10 Website Art EELSK houdt een website in stand. De rechten op de domeinnaam berusten bij de vereniging. -7-

8 Art De redactie wordt jaarlijks aan het begin van het verenigingsjaar door het bestuur benoemd Art De redactie van de website bepaalt, in overleg met het bestuur, de vormgeving en inhoud van de website. Art. 11. Slotbepalingen Art In gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Art In gevallen waarin strikte toepassing van de reglementen van de vereniging zou leiden tot uitkomsten in strijd met de aard en/of goede gewoontes van het koor, is het bestuur gerechtigd afwijkend van de reglementen te besluiten. Art Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van 30 januari 2013 en vervangt het Huishoudelijk Reglement dat door de Algemene Vergadering van 6 oktober 2004 en daarvoor op 23 oktober 2002 werd vastgesteld. -8-

9 DE COMMISSIES EN HUN TAKEN HHR Art. 6 Commissies Art.6.1 Naast de statutair ingestelde kascommissie, kan het bestuur ook andere commissies, met door het bestuur omschreven taken, instellen. Art. 6.2 De leden van commissies worden benoemd door het bestuur. Art. 6.3 De commissies stellen zelf, binnen de door het bestuur gestelde kaders, hun werkwijze vast. Art. 6.4 De commissies leggen verantwoording af aan het bestuur. Art. 6.5 Het bestuur kan besluiten commissies op te heffen. Eelsk heeft de volgende commissies: Kascommissie Repertoirecommissie Commissie optredens en uitvoeringen De taken van de kascommissie zijn statutair bepaald. De taken van de andere twee commissies worden hieronder beschreven. -9-

10 Repertoirecommissie Taken 1) Opsporen en beoordelen van geschikte liedjes, passend bij het karakter van het koor en binnen de door het bestuur gestelde kaders. 2) De dirigent adviseren over het repertoire voor een optreden 3) Overige taken op verzoek van het bestuur Samenstelling De commissie bestaat uit minimaal vier koorleden, in beginsel uit elke stemgroep minstens één.* De leden van de commissie worden benoemd door het bestuur (HHR 6.2). Samenwerking met de dirigent De dirigent maakt geen deel uit van de commissie.** De commissie adviseert de dirigent, die per optreden beslist over het repertoire. *** Werkwijze De commissie bepaalt zelf haar werkwijze met dien verstande dat elke stemgroep slechts één stem heeft als er over een voorstel moet worden gestemd. Het voorstel is aangenomen als tenminste drie van de vier stemgroepen vóór hebben gestemd. Gezien het grote belang van de repertoirekeuze voor de identiteit van Eelsk is het van belang dat de commissie de overige koorleden tijdig uitnodigt suggesties en wensen kenbaar te maken en deze zorgvuldig beoordeelt. Toelichting * Omdat het belangrijk is dat alle stemgroepen inbreng hebben, is het zeer wenselijk dat elke stemgroep (minstens) één lid in de repertoirecommissie afvaardigt. ** Formeel maakt de dirigent geen deel uit van de repertoirecommissie. Dat kan ook niet, omdat de dirigent het laatste woord heeft over het repertoire. Uiteraard kan de repertoirecommissie wel overleggen met de dirigent, op de wijze die zij onderling overeenkomen. *** In hoeverre de dirigent behoefte heeft aan advies zal per optreden verschillen; daarom is het wenselijk dat commissie en dirigent de adviesvraag tijdig afstemmen. Verantwoording De repertoirecommissie legt verantwoording af aan het bestuur (HHR 6.4) -10-

11 De Commissie Optredens en Uitvoeringen Taak Praktisch organiseren van de optredens die door het bestuur zijn vastgesteld, volgens de richtlijnen* en binnen de door het bestuur gestelde (financiële) kaders. Samenstelling De commissie bestaat uit minimaal drie koorleden. Bij bijzondere optredens kan het bestuur besluiten één of meer bestuursleden, de presentator en/of anderen aan de commissie toe te voegen. Werkwijze De commissie bepaalt zelf haar werkwijze. Bij het aangaan van financiële verplichtingen en het doen van uitgaven neemt de commissie de door het bestuur gestelde financiële kaders zorgvuldig in acht. Per optreden zorgt de commissie voor: één verantwoordelijke coördinator tijdens het optreden bij optredens buiten de stad: een vervoersplan een evaluatie met - indien aan de orde - verbeterpunten Samenwerking met de presentator, dirigent en pianist Een optreden kan alleen slagen als de praktische en artistieke organisatie goed op elkaar zijn afgestemd. De commissie voert tijdig overleg met presentator, dirigent, pianist en eventuele andere begeleiders, om zo goed mogelijk rekening te kunnen houden met hun wensen. De commissie zorgt er ook voor dat de artistieke en muzikale begeleiders goed en tijdig op de hoogte zijn van alles wat voor hen bij het optreden van belang kan zijn. Verantwoording De commissie legt verantwoording af aan het bestuur (HHR 6.4) Toelichting * Richtlijnen: gaan over piano, licht, podium, ontvangst, consumpties, inzingen, kleedkamer, enz. -11-

12 TAKEN STEMGROEPOUDSTEN HHR Art 2 Stemgroepen, stemgroepoudsten en platformoverleg Art. 2.1 Het koor bestaat uit vier stemgroepen: 15 sopranen, 15 alten, 10 tenoren en 10 bassen. De dirigent beslist in welke stemgroep een lid zingt. Art. 2.2 Elke stemgroep heeft een stemgroepoudste. De stemgroepoudste vertegenwoordigt de stemgroep en houdt de presentie van de leden van de stemgroep bij repetities en optredens bij. Stemgroepoudsten worden jaarlijks bij aanvang van het verenigingsjaar door de stemgroep gekozen. Art. 2.3 Minstens twee maal per jaar nodigt het bestuur de stemgroepoudsten uit voor een gezamenlijk platformoverleg over het reilen en zeilen van de vereniging in alle aspecten. Art. 2.4 De verdere taakomschrijving van de stemgroepoudsten wordt op de jaarlijkse Algemene Vergadering vastgesteld. Aanstelling Aan het begin van elk zangseizoen kiest elke stemgroep uit haar midden een stemgroepoudste en doet daarvan medededeling aan het bestuur Opdracht De stemgroepoudste is de schakel tussen het bestuur en leden van stemgroep Binnen stemgroep heeft de stemgroepoudste de rol van eerste onder zijn gelijken. De stemgroepoudste heeft op basis van een door het bestuur verstrekt mandaat de hieronder beschreven taken: * de belangrijkste taak van de stemgroepoudste is te zorgen voor een goede sfeer in stemgroep; * de stemgroepoudste besteedt speciaal aandacht aan nieuwe en zieke leden; * op verzoek van het bestuur verricht de stemgroepoudste organisatorische en coordinerende werkzaamheden (in de voorbereiding van optredens e.d.) * leden die verhinderd zijn de repetitie bij te wonen, melden zich af bij de stemgroepoudste; * bij opmerkelijk verzuim gaat de stemgroepoudste met het lid in gesprek en doet daarvan verslag aan het bestuur; * de stemgroepoudste neemt als vertegenwoordiger van zijn/haar stemgroep deel aan het Platform-overleg. -12-