PROTOCOL FINANCIËLE VERANTWOORDING

Transcriptie

1 Pagina 1 van 7 BIJLAGE - PROTOCOL FINANCIËLE VERANTWOORDING Nadere uitwerking van artikel 10.3 en bijlage 1 (Notitie Coöperatie in Control) uit de Overeenkomst doordecentralisatie huisvesting voortgezet onderwijs Breda d.d. 15 december 2008

2 Pagina 2 van 7 1. Inleiding Dit protocol is een uitwerking van het bepaalde in artikel 10.3 van de Overeenkomst doordecentralisatie huisvesting voortgezet onderwijs Breda d.d. 15 december Deze overeenkomst is gesloten tussen de gemeente Breda, de Vereniging onderwijshuisvesting voortgezet onderwijs Breda en omstreken in coöperatief verband met uitsluiting van aansprakelijkheid (U.A.), de Stichting Katholiek Voortgezet Onderwijs Breda e.o., de Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs West-Brabant, de Stichting ROC West-Brabant en de Stichting Orion Lyceum (voorheen Stichting Magical Education). Dit protocol is als zodanig door alle Partijen gewaarmerkt en maakt als bijlage 5 onlosmakelijk onderdeel uit van de hiervoor genoemde overeenkomst. Bij mogelijke strijdigheid tussen het bepaalde in de hiervoor genoemde overeenkomst en dit protocol, prevaleert hetgeen in dit protocol is bepaald. In dit protocol worden aanvullende afspraken vastgelegd die de Gemeente, de Coöperatie en de Bevoegde Gezagen gemaakt hebben over de wijze waarop de Coöperatie informatie verstrekt en verantwoording aflegt over de besteding van haar middelen. Tevens zijn afspraken vastgelegd over de waarderingssystematiek van het vastgoed door de Coöperatie. In dit protocol zijn eveneens de verbetervoorstellen van de evaluatie doordecentralisatie onderwijshuisvesting voortgezet onderwijs van mei 2013 verwerkt. 2. Definities Afwikkelingskosten: De door de financier(s) van de Coöperatie bij de Coöperatie in rekening te brengen kosten wanneer de Gemeente ex artikel van de Overeenkomst de financiële verplichtingen van de Coöperatie betaalt danwel overneemt. Betalingsverplichting: De verplichting tot betaling door de gemeente die voortvloeit uit de artikelen 13.7 en van de Overeenkomst. Bevoegde Gezagen: De leden van de Coöperatie die allen als rechtspersoon belast zijn met de uitoefening van het bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1 van de Wet op het voortgezet onderwijs. BNG: N.V. Bank Nederlandse Gemeenten Business Case: De door de Gemeente op 2 juli 2013 via ontvangen Business Case Building Breda, meerjarenplanning III, v1e. Deze Business Case is aan dit Protocol gehecht en maakt hiervan onlosmakelijk onderdeel uit. De Business Case omvat de concrete uitwerkingen van de investeringsplannen zoals voor de eerste maal vastgelegd in het Strategisch Huisvestingplan. Coöperatie: De Vereniging onderwijshuisvesting voortgezet onderwijs Breda en omstreken in coöperatief verband met uitsluiting van aansprakelijkheid (U.A.), handelend onder de naam Building Breda. Gemeente: De gemeente Breda Jaarlijks Budget: Het in artikel 5.1 van de Overeenkomst bedoelde budget Notitie: De Notitie Coöperatie in Control van mei 2008 zoals opgenomen als Bijlage 1 bij de Overeenkomst.

3 Pagina 3 van 7 Overeenkomst: De Overeenkomst doordecentralisatie huisvesting voortgezet onderwijs Breda van 15 december Partijen: De Gemeente, de Bevoegde Gezagen en de Coöperatie gezamenlijk. Strategisch Huisvestingsplan: Het Strategisch Onderwijshuisvestingsplan 2008 zoals opgenomen als Bijlage 2 bij de Overeenkomst, ook wel aangeduid als het blauwe boekje. 3. Relatie met de Notitie Coöperatie in Control De Notitie bevat onderwerpen ten behoeve van de procedure tussen de Coöperatie en de Bevoegde Gezagen, maar ook onderdelen die de relatie tussen de Coöperatie en de Gemeente betreffen. Hoewel bij de volgende inhoudelijke aspecten in de Notitie voornamelijk wordt verwezen naar de procedurele relatie tussen Coöperatie en de Bevoegde Gezagen, zijn deze aspecten ook van belang voor de relatie op het gebied van informatievoorziening en verantwoording tussen de Coöperatie en de Gemeente: Het betreft de passages over: - strategisch huisvestingsplan (3.1) - meerjarenbegroting investeringen (3.1) en groot onderhoud (3.2) - jaarplan en jaarbegroting (3.3) - budgetbewaking (4) - jaarverslaggeving (5) - adequaat treasurybeleid/beheer financiële positie (6) - compliance en risico analyse (7) Om de hiervoor genoemde reden is het bepaalde in de hoofdstukken 3 tot en met 7 van de Notitie onverkort van toepassing ten aanzien van de informatieverstrekking en verantwoording door de Coöperatie aan de Gemeente. In aanvulling op het bepaalde in hoofdstuk 2 van de Notitie zullen Partijen de volgende acties uitvoeren: 3.1 Aanspreekpunt Partijen stellen vast welke functionaris binnen hun eigen organisatie eerste aanspreekpunt is ten behoeve van de onderlinge contacten, informatie-uitwisseling, overleg en verslaglegging. 3.2 Periodiek overleg Partijen voeren minimaal een keer per kwartaal periodiek overleg met elkaar. Partijen informeren elkaar wederzijds schriftelijk uiterlijk 2 weken voorafgaande aan het overleg over de onderwerpen met daarbij een toelichting. Naar aanleiding van het overleg wordt een actielijst opgesteld. Partijen zorgen bij toerbeurt voor agendering en verslaglegging. De voortgangsrapportage van de Coöperatie zoals omschreven in hoofdstuk 4 Budgetbewaking van de Notitie staat in het periodiek overleg steeds op de agenda. De Coöperatie geeft de Gemeente middels de voortgangsrapportage naast de in hoofdstuk 4 Budgetbewaking van de notitie genoemde punten, schriftelijk inzicht in: - de omvang van de uitstaande externe financieringen en de daarmee verband houdende omvang van de voor de Gemeente mogelijk geldende Betalingsverplichting; - het tempo van de uitvoering van de zorgplicht; - de mate waarin het jaarlijks budget wordt besteed aan de aflossing van de externe financieringen; - de borging van de financiële planning en control door het bestuur van de Coöperatie; - het verloop van het strategisch huisvestingsplan met afwijkingen ten opzichte van het oorspronkelijke plan, alsmede de ontwikkelingen ten aanzien van het Masterplan. Daarnaast staat één maal per jaar monitoring van de Business Case door Partijen op de agenda.

4 Pagina 4 van Jaarplan en Jaarbegroting In aanvulling op het bepaalde in paragraaf 3.3. van de Notitie stuurt de Coöperatie het Jaarplan en de Jaarbegroting aan de Gemeente toe. Dit geschiedt uiterlijk één maand voordat het bestuur van de Coöperatie deze stukken vaststelt. Vóór vaststelling geeft de Coöperatie desgewenst aan de Gemeente een mondelinge toelichting op de stukken. Vragen en opmerkingen worden door de Gemeente schriftelijk aan de Coöperatie gesteld c.q. kenbaar gemaakt. Een reactie daarop door de Coöperatie wordt eveneens schriftelijk terug gekoppeld. 3.4 Jaarlijkse verantwoording De jaarlijkse verantwoording door de Coöperatie dient vóór 1 juli schriftelijk plaats te vinden (artikel 10 van de Overeenkomst). Het bepaalde in hoofdstuk 5 (Jaarverslaggeving) van de Notitie is daarbij leidend voor de verantwoording. Daarnaast geeft de Coöperatie de Gemeente schriftelijke informatie en verantwoording over: - de voortgang van de investeringstrajecten uit het strategisch huisvestingsplan; - de ontwikkelingen ten aanzien van de profielen uit het Masterplan voortgezet onderwijs door de scholen; - het treasurybeleid en beheer financiële positie zoals door de Coöperatie is vastgelegd in het treasurystatuut; - een overzicht van de ontwikkelingen met betrekking tot regelgeving die voor de Coöperatie van belang is, in het bijzonder op het terrein van onderwijshuisvesting, alsmede een beschrijving van de gevolgen daarvan voor de Coöperatie. De Coöperatie geeft op verzoek van de Gemeente desgewenst een mondelinge toelichting op de verantwoording. De Coöperatie zal de Gemeente jaarlijks vóór 1 juli een staat toezenden waaruit de boekwaarde van het vastgoed in relatie tot de op dat moment uitstaande leningen blijkt. 3.5 Aflossen De Coöperatie zal de totale lening van maximaal 52,5 miljoen aflossen conform het bepaalde in de Business Case of zoveel sneller als mogelijk. 3.6 Afschrijven De Coöperatie zal lineair gaan afschrijven op de panden die zij bezit. De periode waarover de Coöperatie afschrijft, bedraagt veertig jaar of zoveel sneller als mogelijk, waarbij rekening wordt gehouden met vigerende wet- en regelgeving. De restwaarde van de panden is nihil. 4. Afspraken omtrent addendum Overeenkomst In artikel 13.7 van de Overeenkomst is opgenomen dat bij beëindiging van de Overeenkomst de Gemeente, als tegenprestatie voor het verkrijgen van het Economisch Eigendom, de waarde van het betrokken vastgoed en het overig vastgoed aan de Coöperatie vergoedt. De te vergoeden waarde is gelijk aan de op het moment van overdracht op grond van de voor de Coöperatie geldende regels voor de jaarverslaggeving te bepalen boekwaarde van het betrokken vastgoed en overig vastgoed. Daarnaast is in artikel van de Overeenkomst bepaald dat de Gemeente verplicht is, om bij nietnakoming door de Coöperatie van haar financiële verplichtingen jegens financiers, die financiële verplichtingen over te nemen, dan wel aan die financiers ten behoeve van de Coöperatie bevrijdend te betalen tot maximaal de op grond van artikel 13.7 van de Overeenkomst te bepalen waarde. Hierdoor is de Betalingsverplichting van de Gemeente gelijk aan de waarde van het betrokken vastgoed en overig vastgoed die de Gemeente aan de Coöperatie moet vergoeden bij het eindigen van de overeenkomst. Deze waarde is gelijk aan de op het moment van overdracht op grond van de voor de Coöperatie geldende regels voor de jaarverslaggeving te bepalen boekwaarde van het desbetreffende vastgoed.

5 Pagina 5 van 7 De Coöperatie heeft tot de vaststelling van dit protocol ter waardering van het vastgoed het actuele waardemodel gehanteerd. Hierdoor is de Betalingsverplichting van de Gemeente gekoppeld aan de actuele marktprijzen (in casu de WOZ-waarde) waardoor die Betalingsverplichting hoger kan zijn dan de investeringen die conform het strategisch huisvestingsplan zijn gedaan en de lening die de Coöperatie heeft bij de BNG. Als gevolg van de door de Coöperatie gehanteerde waarderingsgrondslag zijn er drie onbedoelde en ook ongewenste effecten ontstaan: 1. De omvang van de mogelijke Betalingsverplichting zijdens de Gemeente bedraagt niet een bedrag gelijk aan de uiteindelijk uitstaande financiering van EUR 52,5 miljoen te vermeerderen met de Afwikkelingskosten (zoals beoogd door partijen), maar mogelijk een bedrag van thans ruim EUR 64 miljoen. Dat is meer dan noodzakelijk voor de aflossing van de externe financiering. 2. In de situatie van beëindiging van de doordecentralisatie (zowel in het geval van een opzegging als bij een onverhoopt faillissement) verkrijgt de gemeente weliswaar de economische rechten ter zake het vastgoed en kunnen de externe financiers ook worden afgelost, maar kan de Coöperatie (c.q. de curator) aanspraak maken op een omvangrijk surplus (boekwaarde op basis van actuele waarde minus verplichtingen jegens de externe financier waaronder begrepen de Afwikkelingskosten). 3. Bij handhaving van de keuze voor het actuele waarde-model, kan een discussie met bijvoorbeeld een curator ontstaan over de vraag of zeker in het geval van extra investeringen sprake is van een Betalingsverplichting boven de financiële kaders. Dit bedrag is hoger dan noodzakelijk voor het aflossen van de uitstaande schulden en hoger dan uitgangspunt was bij het aangaan van de Overeenkomst, de gemaakte inschattingen in het Strategisch Huisvestingsplan en het thans voorziene investeringspad dat leidt tot de aangetrokken financieringen van maximaal EUR 52,5 miljoen. Partijen zullen gelet op de hiervoor genoemde ongewenste effecten vóór 27 september 2013 een addendum aan de Overeenkomst toevoegen met als doel dat de omvang van de gemeentelijke Betalingsverplichting richting zowel de Coöperatie als externe financiers c.q. de curator nooit hoger zal zijn dan het bedrag noodzakelijk voor het aflossen van de uitstaande schuld (inclusief de Afwikkelingskosten) met een maximum van EUR 52,5 miljoen te vermeerderen met de Afwikkelingskosten. Met een dergelijk addendum dient aldus te worden bereikt dat er nimmer op grond van artikel 13.7 danwel van de Overeenkomst een surplus bij de Coöperatie zal ontstaan dan wel blijven en dat externe financiers c.q. de curator geen aanspraak kunnen maken op meer middelen dan noodzakelijk voor het aflossen van de uitstaande schuld. 5. Uitgangspunten Met behoud van de huidige structuur en de bestaande juridische documentatie zoeken partijen in dit protocol voor wat betreft de in de jaarrekening te hanteren waarderingsgrondslag aansluiting bij de volgende uitgangspunten: 1. De Gemeente heeft voldoende grip op het vastgoed bij een einde van de doordecentralisatie (dat is ook in het belang van de continuïteit van het onderwijs en de voorziening in de onderwijshuisvesting) en kan in dat kader juridische zekerheden verkrijgen. 2. De Gemeente verplicht zich in "ruil" voor deze gewenste grip, in het geval van niet-nakoming door de Coöperatie, tot het als Gemeente (doen) aflossen van de op enig moment uitstaande schulden van de Coöperatie bij externe financiers tot maximaal de overeenkomstig artikel 13.7 van de Overeenkomst te bepalen waarde tot een maximumbedrag van EUR 52,5 miljoen te vermeerderen met de Afwikkelingskosten. 3. Indien de situatie zoals hiervoor bedoeld onder 2 zich voordoet, zal de Coöperatie de gemeente onverwijld informeren over de aan de financiers te betalen bedragen.

6 Pagina 6 van 7 4. Het geactualiseerde investeringspad ter uitvoering van het strategisch huisvestingsplan 2008 zoals omschreven in de Business Case leidt tot financiering door derden ter hoogte van maximaal 52,5 mln. Als gevolg hiervan worden de financiële kaders van het Strategisch Huisvestingsplan zoals bedoeld in artikel 13.7 van de Overeenkomst door Partijen vastgesteld op 52,5 mln. te vermeerderen met de Afwikkelingskosten. 5. De Coöperatie heeft bij de BNG een 1e tranche financiering van 35 mln. en sluit een 2e af van 17,5 mln. bij de BNG. Daarmee bedraagt de totale uitstaande externe financiering 52,5 mln. te vermeerderen met de Afwikkelingskosten. 6. Met voornoemde externe financiering kunnen alle investeringen op basis van het geactualiseerde investeringspad worden gedaan en kan het Strategisch Huisvestingsplan in zijn geheel door de Coöperatie worden uitgevoerd. De Coöperatie is op grond van artikel 13.7 van de Overeenkomst verplicht om de financieringen die redelijkerwijs niet passen binnen de financiële kaders van het Strategisch Huisvestingsplan ter goedkeuring voor te leggen aan de Gemeente. De Coöperatie zal behoudens in bijzondere, onvoorziene omstandigheden tot het einde van de looptijd van het Strategisch Huisvestingsplan geen nieuwe financieringsverzoeken bij de Gemeente indienen. 7. Het Jaarlijkse Budget wordt door de Coöperatie aangewend om de externe financiering af te kunnen lossen en om aan de betalingsverplichtingen voortvloeiende uit de door BNG verstrekte financieringen te voldoen. 8. De Coöperatie treedt in overleg met de Gemeente omtrent investeringen die niet passen binnen het geactualiseerde investeringspad. Voor dergelijke investeringen is de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gemeente vereist. 9. Door Partijen is beoogd om de omvang van de Betalingsverplichting aan de zijde van de Gemeente gelijk te laten zijn aan de uitstaande externe financiering en de Afwikkelingskosten. Mocht er desondanks in de situatie van beëindiging van de doordecentralisatie sprake zijn van een surplus aan de zijde van de Coöperatie na het voldoen van de waarde van het vastgoed door de Gemeente zoals bedoeld in artikel 13.7 van de Overeenkomst en na het voldoen van de financiële verplichtingen van de Coöperatie jegens haar financiers, verplicht de Coöperatie zich om dit surplus, voor zover dit is opgebouwd uit het Jaarlijks Budget, binnen twee weken na een daartoe verstrekkend verzoek aan de Gemeente te betalen. 6. Wijzigingen en aanvullingen van dit protocol Partijen bepalen jaarlijks (in het eerste periodiek overleg van een kalenderjaar) gezamenlijk of dit protocol aanvulling of wijziging behoeft, bijvoorbeeld in verband met wijziging of aanvullende wet- en regelgeving op het terrein van financiële verantwoording en toezicht. De aanvullingen en/of wijzigingen zijn alleen van kracht indien deze door de Gemeente, de Coöperatie, de Stichting Katholiek Voortgezet Onderwijs voor Breda e.o., de Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs West-Brabant, de Stichting ROC West-Brabant en de Stichting Orion Lyceum zijn ondertekend. Aldus vastgesteld en ondertekend in zesvoud op 16 september 2013 te Breda, Gemeente Breda Mevrouw S. Boelema, Wethouder van Onderwijs Vereniging onderwijshuisvesting voorgezet onderwijs Breda en omstreken in coöperatief verband met uitsluiting van aansprakelijkheid (U.A.) De heer M. Hoefeijzers, Directeur

7 Pagina 7 van 7 Stichting Katholiek Voortgezet Onderwijs Breda e.o. De heer C.M. Clarijs, Voorzitter College van Bestuur Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs West-Brabant De heer R. Martinot, Voorzitter College van Bestuur Stichting ROC West-Brabant De heer A. Kastelein, Voorzitter Raad van Bestuur Stichting Orion Lyceum (voorheen Stichting Magical Education) De heer A.M.P. Kloet, Voorzitter bestuur