Agenda (REO/ )

Transcriptie

1 M. van Tyghem inlichtingen Bijlage(n) REO/ briefnummer G.1.33 zaaknummer 3 mei 2012 verzenddatum Verslag van de vergadering van de werkgroep Reorganisaties van 5 april 2012 (van tot uur in de Baljuwzaal van het Centrum voor Arbeidsverhoudingen CAOP - Lange Voorhout 13 te Den Haag). Aanwezig: van de zijde van Defensie: E.H. Dekker (voorzitter), E. Aarts (HDP), mw. J.G.M.T. Laval (BS); bij agendapunt 4: E. van Vught (ADD), mw. J. van Swieten (BS), B. de Vries, R. Duijnker (HDP); bij agendapunt 2: J.A. Allaart (SDDC); bij agendapunt 3: G.F. Sotthewes, D. van der Steene (HDP/ROND). van de zijde van de centrales: L.C. van der Hulst, J. Dirks (CCOOP), M.C.G. Klaassen, R.N.L. Segers (ACOP), L.H. Schipper, J.A.F. Stassen (AC), P.J.G. van Sprang (CMHF). van het secretariaat: M. van Tyghem. Agenda (REO/ ) 1. Opening en mededelingen. 2. Vaststelling verslag en actiepuntenlijst van de vergadering van 8 maart 2012 (REO/ ). 3. Presentatie nieuwe Begeleidings- en Bemiddelingsorganisatie (BBO). 4. Stand van zaken overgang Audit Dienst Defensie naar AuditDienst. 5. Brief AC over beleidsvoornemen Herinrichting Museaal Bestel Defensie (REO/ ). 6. Rondvraag en sluiting.

2 Agendapunt 1: Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering. In verband met de agenda van de heer Van Vught stelt hij voor om te beginnen met agendapunt 4. De centrales gaan hiermee akkoord. Agendapunt 4: Stand van zaken overgang Audit Dienst Defensie naar Auditdienst Rijk De voorzitter merkt op dat de reorganisatie van de Audit Dienst Defensie (ADD) en de overgang naar de Auditdienst Rijk (ADR) al vaker aan de orde zijn geweest in de werkgroep REO. De bedoeling is om in deze vergadering een korte schets te geven van deze processen, aandacht te besteden aan de betrokkenheid van de medezeggenschap en stil te staan bij de personele aspecten. Deze personele aspecten zullen ook nog aan de orde komen in de werkgroep AP, naar aanleiding van de brief AP/ De heer Van Vught is plaatsvervangend directeur van de ADD. Hij legt uit hoe de twee processen, het reorganisatietraject bij Defensie en het reorganisatietraject bij de rijksoverheid op dit moment lopen en wat de relatie is tussen beide trajecten. Het eerste traject is het traject bij de Rijksoverheid. In het kader van het Kabinetsbeleid is ervoor gekozen om tot één centrale auditdienst te komen, de ADR, waar alle auditdiensten van de departementen in zitten. De invoeringsdatum van de ADR was gepland voor 1 april 2012, maar dat is inmiddels 1 mei 2012 geworden. Op die datum zullen de auditdiensten van alle departementen worden samengevoegd tot één auditdienst Rijk, met uitzondering van de auditdienst van Defensie en de auditdienst van Veiligheid en Justitie (V&J). Deze auditdiensten gaan uiterlijk 1 april 2013 over. De auditdienst van Defensie gaat pas een jaar later over, vanwege de reorganisatie die daar nu loopt. De projectstructuur van de reorganisatie binnen de rijksoverheid is als volgt. De SG Financiën is opdrachtgever en straks ook eigenaar van de nieuwe ADR. Deze SG heeft een onafhankelijke projectleider aangewezen. Er is een stuurgroep onder leiding van een onafhankelijke voorzitter, waarin alle departementen vertegenwoordigd zijn. De vertegenwoordiger van defensiezijde is de SG, de heer Annink. Daarnaast is er een projectgroep waarin de directeuren van de auditdiensten zitten, dus ook de directeur ADD. Verder zijn er allerlei werkgroepen, waar ook telkens iemand van de ADD in zit. Dus, ondanks het feit dat Defensie pas een jaar later dan andere auditdiensten tot de ADR toetreedt, is Defensie wel helemaal betrokken bij deze rijksbrede reorganisatie. Voor de reorganisatie ADR is een Tijdelijke Ondernemingsraad (TOR) opgericht, waar ook de voorzitter van de MC ADD in zat. Op een gegeven moment heeft de SG Financiën een brief gestuurd aan alle SG en met het verzoek het overleg met de medezeggenschap te formaliseren en hem te mandateren dit overleg te voeren. Daar hebben alle SG en mee ingestemd, met uitzondering van de SG Defensie. Die heeft erop gewezen dat er rechtspositionele verschillen zijn tussen de medezeggenschap bij Defensie en de medezeggenschap bij andere departementen en geen mandaat gegeven. Er is wel afgesproken dat de medezeggenschap van Defensie als toehoorder in de TOR zit. De voorzitter van de MC van de ADD, inmiddels ook voorzitter van de TRMC auditfunctie Defensie, zit nu ook als toehoorder bij de TOR ADR. Er is ook een benoemingsprocedure afgesproken. Er worden tien auditdiensten samengevoegd. Daarvoor is een structuur afgesproken met één algemeen directeur en vijf directeuren. Inmiddels is 2/22

3 ook bekend hoe de portefeuilles zijn verdeeld. Een van de directeuren krijgt naast de auditfunctie Defensie ook het rijksbrede cluster IT in zijn pakket. De benoemingsprocedure van de directeuren loopt. De algemeen directeur en vier van de vijf directeuren zijn inmiddels benoemd. De benoeming van de directeuren verliep in twee rondes. In de eerste ronde kon iedereen van de ADD solliciteren en dus ook de directeur van de ADD. Uit deze ronde zijn drie directeuren gekozen. De directeur van de ADD was daar niet bij. Aan de tweede ronde konden ook rijksambtenaren deelnemen van buiten het auditveld. Uit deze ronde is de vierde directeur gekozen. Hoe de benoeming van de vijfde directeur zal verlopen, is spreker niet geheel duidelijk. Hij neemt aan dat vier directeuren voorlopig volstaan. Misschien wordt de benoeming van de vijfde directeur die de auditfunctie Defensie in zijn portefeuille krijgt nog wat uitgesteld, maar dat weet spreker niet. Het tweede niveau waar de benoemingsprocedure voor in gang is gezet, is het niveau van het clustermanagement. Dat is het niveau onder dat van de directeuren. Afgesproken is dat elk cluster 30 à 40 personeelsleden moet bevatten. Defensie gaat straks over met 120 personen. Dat betekent dat de defensieportefeuille uit vier clusters zal bestaan. Dat is ook zo aangegeven in de blauwdruk van de nieuwe ADR. Op dit moment loopt de benoemingsprocedure van alle clustermanagers, met uitzondering van die voor de vier clusters van Defensie. De SG van Defensie wil dat de managers van deze clusters pas worden benoemd als de auditfunctie Defensie overgaat naar de ADR. De medewerkers van de ADD en van de afdelingen Onderzoeken Interne Beheersing (OIB n) kunnen overigens wel al meedoen in de sollicitatierondes voor de overige clusters. Inmiddels heeft er ook een arbeidsvoorwaardenvergelijking plaatsgevonden van de auditdiensten. Omdat dit in werkgroepverband gebeurde heeft Defensie daar in eerste instantie aan meegedaan, maar bij het arbeidsvoorwaardenoverleg wordt Defensie nog buiten gehouden. Daar is inmiddels een overeenkomst over, maar niet met Defensie. De HDP en P&O van de Bestuursstaf zijn nu aan het bezien hoe ze dat traject straks gaan oplopen. Het tweede traject is het reorganisatietraject binnen Defensie. Als gevolg van de beleidsbrief en de startbrief wordt de ADD samengevoegd met de afdelingen OIB. Het formatieplafond is volgens de numerus fixus vastgesteld op 120 vte n. Deze reorganisatie moet op 31 december 2012 gerealiseerd zijn. De PSG is opdrachtgever; de directeur ADD opdrachtnemer en spreker projectleider. Bij deze reorganisatie wordt het URD-traject gevolgd. Omdat er OIB afdelingen van de defensieonderdelen bij de reorganisatie betrokken zijn, is er een TRMC opgericht en men is bezig met het opstellen van een concept-vrp. De bedoeling is dat, als de nieuwe organisatie er op 1 januari 2013 staat, die één op één overgaat naar de ADR, met alle 120 vte n die er dan deel vanuit maken. In principe geldt het functievolgerschap, behalve voor de directeur en de clustermanagers. Die gaan, als ze geen directeur of clustermanager worden bij de ADR wel mee naar de ADR, maar komen dan in een pool met andere functionarissen met schaal 17 t/m 15 en gaan andersoortige werkzaamheden verrichten. Uitgangspunt is dus dat alle 120 vte n van de nieuwe auditfunctie Defensie één op één overgaan naar de ADR. Van die 120 vte n is 30% militair. De bedoeling is dat ook zij straks meegaan naar de ADR, maar dan op detacheringsbasis. Daar moeten nog aparte afspraken voor worden gemaakt. Intussen probeert men wel al zo veel mogelijk aan te sluiten bij de organisatie van de ADR. In het concept-vrp wordt bijvoorbeeld ook al uitgegaan van vier clusters. Ook de bedrijfsvoering wordt zo veel mogelijk afgestemd op de bedrijfsvoering bij de ADR. De bedrijfsvoering van de ADR bestaat nu uit een kwaliteitsdeel en een bedrijfsvoeringsdeel. Deze tweedeling zal ook terug te vinden zijn in de inrichting van de bedrijfsvoering van de auditfunctie Defensie. 3/22

4 Afgesproken is dat de reorganisatie auditfunctie Defensie apart wordt opgelopen, naast de reorganisatie van de Bestuursstaf zelf. De Bestuursstaf doet, in het kader van het Functiegebouw Defensie (FGD), een pilot met bredere functietyperingen. Om de auditfunctie Defensie zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de ADR wordt bij de inrichting van de nieuwe organisatie gebruik gemaakt van de functieprofielen van de ADR. In dat kader is het DienstenCentrum Formatieadvies (DCF) gevraagd om de bestaande Functie Informatie Formulieren (FIF n) te vergelijken met de overeenkomstige functieprofielen bij het Rijk. Deze vergelijking is gemaakt. Dat is de basis voor de functievergelijkingstabel in het concept-vrp. Met de TRMC wordt al overleg gevoerd op informele basis. Daarnaast is er een apart overleg met de hoofden van de OIB n. Het personeel wordt dus zo veel mogelijk bij de reorganisatie betrokken. Het personeel wordt ook betrokken bij alle activiteiten rond de ADR. Als er bijeenkomsten zijn van de ADR, dan worden daar niet alleen de medewerkers van de ADD voor uitgenodigd, maar ook alle medewerkers van de afdelingen OIB. Er zijn ook gezamenlijke bijeenkomsten. De bedoeling is om alle medewerkers van de toekomstige auditfunctie Defensie zo goed mogelijk over de situatie bij de ADR te informeren, zodat de overgang in april 2013 soepel kan verlopen. De heer Van der Hulst begrijpt dat er een concept-vrp reorganisatie auditfunctie Defensie wordt voorbereid. Het beleidsvoornemen hebben de centrales al gezien (noot secr :REO/ ). De totale formatie van de auditfunctie Defensie is bepaald op 120 vte n. Deze 120 vte n gaan één op één over naar de ADR; onder welke voorwaarden bespreken partijen later nog. Spreker wil graag weten uit hoeveel vte n het auditveld nu bestaat. De heer Van Vught zegt dat is uitgegaan van de formatie die stond in de DRP n. Dat waren 258 vte n. Volgens de laatste gegevens zijn er nu nog 211 vte n. Dat betekent, aldus de heer Van der Hulst, dat de personeelsleden werkzaam in het auditveld zullen worden aangewezen als knelpuntcategorie. Hij heeft daar in een ander forum ook al een lijst van gezien. De medewerkers zouden zich vanaf 1 mei 2012 kunnen aanmelden. Wat als medewerkers al eerder bekend maken dat ze weg willen? Hoe gaat Defensie daar dan mee om? De heer Van Vught merkt op dat er nu al medewerkers vertrekken. Sommige medewerkers krijgen een andere functie binnen Defensie; andere gaan naar buiten. Spreker hoopt de medewerkers zo snel mogelijk duidelijkheid te kunnen geven over hun positie. Hij wil voorkomen dat medewerkers vertrekken omdat ze denken dat er voor hen geen plek meer is in de organisatie, terwijl die plek er misschien nog wel is. De heer Van der Hulst wijst op de uitvoeringsprocedure. Als deze medewerkers per 1 mei 2012 op de lijst met knelpuntcategorieën worden gezet, dan hebben ze drie maanden de tijd om kenbaar te maken dat ze vrijwillig willen vertrekken met gebruikmaking van de instrumenten uit het SBK. Vervolgens moet daar een besluit over worden genomen. Dat kan een tijd duren, vooral als zich veel medewerkers hebben aangemeld. Kan dit proces niet worden versneld? De bedoeling van een knelpuntcategorie is om vrijwillige uitstroom te stimuleren. Die stimulering wordt minder naarmate de tijd verstrijkt. De heer Van Vught zegt dat men het personeelsverloop in het auditveld zo goed mogelijk probeert te volgen. Medewerkers die nu al weg willen, worden niet tegen gehouden. Spreker kan deze medewerkers echter nog niet toezeggen dat ze gebruik kunnen maken van de instrumenten uit het SBK. Daarvoor moet deze categorie personeelsleden eerst zijn aangemerkt als knelpuntcategorie. 4/22

5 De heer Van der Hulst stelt dat de heer Van Vught dit als managementtool zou kunnen gebruiken. Het gaat immers om een groep personeel waarvoor overtolligheid wordt voorzien. De heer Van Vught wijst erop dat voor de meeste medewerkers een opzegtermijn geldt van drie maanden. Indien medewerkers nu hun ontslag indienen en in hun ontslagaanvraag verzoeken om, als ze per 1 mei 2012 in een knelpuntcategorie zitten, gebruik te mogen maken van het bijbehorende instrumentarium, dan wil hij dat wel toestaan als hij daartoe bevoegd is. De voorzitter zegt dat in ieder geval gekeken zal worden of de procedure voor deze groep niet versneld kan worden uitgevoerd. De heer Van der Hulst vraagt wat er gebeurt met de medewerkers van de ondersteunende diensten. Moeten deze medewerkers niet ook het werk volgen? De heer Van Vught antwoordt dat er, net zoals in de huidige ADD, ook in de nieuwe organisatie een afdeling bedrijfsvoering is opgenomen. Daarin zitten, naast de kwaliteitszorg, ook medewerkers die PIOFAH-taken uitvoeren. Deze medewerkers maken deel uit van de 120 vte n. De medewerkers die op deze stoelen terechtkomen gaan op 1 april 2013 ook één op één mee naar het ministerie van Financiën. Het zou kunnen dat ze daar niet binnen de ADR worden geplaatst maar in een afdeling van het concern, maar ze hebben in ieder geval een plek. Dat is de toezegging die vanuit de ADR is gedaan. De heer Segers merkt op dat de OIB-tak bestaat uit verschillende vakgebieden. Dit is geen aparte functionaliteit en dus kan deze groep ook niet als knelpuntcategorie kan worden aangemerkt. Hoe gaat Defensie daarmee om? De heer Van Vught wijst erop dat dit een reorganisatie is van het auditveld, de ADD en de OIB n van de verschillende defensieonderdelen. Het is nog niet bekend bij welke OIB n de knelpunten terechtkomen. Gekeken is naar de bezetting van het hele auditveld (ADD en OIB n) en naar de numerus fixus en op basis daarvan is een voorstel ingediend voor de knelpuntcategorieën. Bij de nieuwe auditfunctie Defensie en bij de ADR wordt uitgegaan van breed inzetbare auditors. Er wordt dus niet, zoals bij sommige OIB n, een onderscheid gemaakt tussen een auditor personeelsbeheer en een auditor materieelbeheer. Desgevraagd door de heer Schipper bevestigt de heer Van Vught dat er ook medewerkers van de OIB n zullen behoren tot de knelpuntcategorie en dat deze medewerkers ook zijn meegenomen in de bezettingscijfers die hij eerder noemde. Het is een reorganisatie van de auditfunctie Defensie en dat is ruimer dan alleen de ADD. De heer Schipper stelt vast dat bij de inrichting van de nieuwe auditfunctie Defensie reeds gebruik wordt gemaakt van de functieprofielen van de ADR. Aan de ene kant kan hij dat wel voorstellen; de 120 vte n komen straks immers bij de ADR terecht. Aan de andere kant gaat het hier toch om een defensiereorganisatie waarbij de URD van toepassing is. Deze medewerkers gaan over van een ISTsituatie naar een SOLL-situatie binnen Defensie, maar indirect naar een SOLL-situatie van het Rijk. Spreker kan zich voorstellen dat daar een discrepantie tussen zit. De heer Van Vught zegt dat dit wel meevalt. In april 2011 is in de laatste reorganisatie van de ADD al enigszins voorgesorteerd op hoe het functiegebouw Rijk eruit zag. In het functiegebouw Rijk zijn de functieprofielen tamelijk generiek. Uit het formatieadvies van het DCF blijkt ook dat er vrij veel code 2-functies zijn. De afwijkingen zitten bij de leidinggevende functies en bij de militaire functies 5/22

6 van de OIB n. Dat laatste komt ook doordat er verschillen zitten tussen de FIF n van de OIB n. Met name de opbouw van het CZSK is toch iets anders dan bij de andere krijgsmachtdelen. Zoals het er nu naar uitziet krijgt 80% van de functies echter code 2 mee. De heer Schipper concludeert dat de meeste functies dus voor minder dan 20% afwijken van de functies bij het Rijk. De heer Van Vught zegt dat dit in ieder geval de uitkomst was van de vergelijking die het DCF heeft gemaakt. Daarbij is in eerste instantie gekeken naar de functies uit de familiegroep Audit bij de ADR. Het management en de bedrijfsvoering zijn buiten beschouwing gelaten. Desgevraagd door de heer Schipper bevestigt de heer Van Vught dat ook het grootste deel van de functies bij de OIB n een code 2 krijgt. De verwachting was dat de functies bij de ADD codes 1 en 2 zouden krijgen en de functies bij de OIB n codes 3 en 4, maar die verwachting is niet uitgekomen. Er zijn ook bij de ADD leidinggevende functies die code 4 krijgen en dat geldt ook voor een aantal militaire functies bij de ADD. Deze laatste functies worden door het DCF opnieuw bekeken. De heer Stassen heeft nog een vraag over het reorganisatietraject. Hij begrijpt dat de ADR op 1 mei 2012 van start gaat en dat deze reorganisatie begin volgend jaar zal worden geëvalueerd. Dat is ook het moment dat de auditfunctie Defensie naar de ADR overgaat. Stel dat uit de evaluatie ADR naar voren komt dat er iets aan de structuur van de auditfunctie Defensie moet veranderen. Hoe gaat men daar dan mee om? De heer Van Vught zegt de ontwikkelingen bij de ADR te blijven volgen. Als uit de evaluatie ADR naar voren komt dat er iets moet veranderen, dan zal men dat op dat moment naar bevind van zaken regelen. Voorlopig gaat men uit van de eigen reorganisatie Auditfunctie Defensie. Die moet op 1 januari 2013 zijn afgerond. Men probeert wel zo veel mogelijk aan te sluiten bij de ADR. Daar is overigens ook nog niet alles geregeld. Er wordt nog nagedacht over een managementcontrolsysteem en over het stroomlijnen van de controle-aanpak. Daar is Defensie bij betrokken. Het is al jaren zo dat de verschillende auditdiensten hun werkzaamheden zo veel mogelijk proberen te harmoniseren. Wat ook nog niet helder is, is wat er straks gebeurt op 1 mei 2012 als de nieuwe ADR functioneert. Hoe zullen de auditfunctie Defensie en de auditdienst Veiligheid & Justitie daar dan bij worden betrokken? Daar moeten nog nadere afspraken over worden gemaakt. Wat daarbij ook een rol speelt is wie de directeur wordt en of deze nu al wordt benoemd of een jaar later. Dat zijn vragen die nog open staan. Wat nu aan de orde is, is het reorganisatietraject auditfunctie Defensie. Op 1 januari 2013 wordt het DRP van kracht. De URD schrijft voor dat een reorganisatie na 1 jaar wordt geëvalueerd. Dat zal ook wel gebeuren. Alleen gaat de auditfunctie Defensie na drie maanden wel over naar Financiën. Ook daar zullen bij de overgang dus nog afspraken over moeten worden gemaakt. De heer Stassen begrijpt dat de TRMC auditfunctie Defensie toehoorder is bij de MC van de ADR en vice versa. Er is dus wel een koppeling als de reorganisatie ADR straks wordt geëvalueerd. De heer Van Vught zegt dat de voorzitter van de TRMC auditfunctie Defensie inderdaad bij het overleg zit van de TOR ADR. Verder is ook afgesproken dat de directeuren van de auditdiensten Defensie en V&J betrokken worden bij het MT-overleg van de ADR en als er werkgroepen komen om de reorganisatie ADR te evalueren, dan zal Defensie daar ook in participeren. Men blijft dus de reorganisatie ADR volgen. 6/22

7 De heer Stassen vraagt wat er gebeurt als de TOR ADR wordt opgeheven. Is dan geborgd dat de medezeggenschap van Defensie de ontwikkelingen bij de ADR kan blijven volgen? De heer Van Vught antwoordt dat dit is geborgd. Nadat de SG aangaf geen bevoegdheden te willen mandateren, heeft hij ervoor gezorgd dat de TRMC als toehoorder betrokken zou worden en overal mee kan praten. Tot nog toe gebeurt dat ook. Spreker heeft geen reden om aan te nemen dat dit straks niet meer het geval zal zijn. De heer Klaassen wil graag weten waarom de medezeggenschap van Defensie alleen toehoorder is en geen volwaardige gesprekspartner in het overleg. De heer Van Vught legt uit dat dit te maken heeft met het feit dat de SG de bevoegdheden niet heeft gemandateerd. Dat de medezeggenschap van Defensie formeel geen gelijkwaardige gesprekspartner is, wil echter niet zeggen dat ze geen enkele inbreng heeft. De TRMC auditfunctie Defensie is bij alle vergaderingen aanwezig en praat gewoon mee. Er wordt ook naar hen geluisterd. Het enige verschil is dat, als er een besluit wordt genomen waar ze het niet mee eens is, de TRMC dat moet aankaarten via de SG Defensie. Op de vraag van de heer Klaassen of de lijn naar de SG voor de medezeggenschap toegankelijk is, antwoordt de heer Van Vught bevestigend. De heer Schipper wijst erop dat er verschillen kunnen zitten tussen de arbeidsvoorwaarden bij Defensie en die bij de sector Rijk. Is al bekend of die verschillen er zijn? Is daar al een vergelijking van gemaakt? De heer Van Vught antwoordt dat de ADD in het voortraject een inventarisatie heeft gemaakt van de eigen arbeidsvoorwaarden, maar dat ze niet betrokken is geweest bij de eigenlijke vergelijking van arbeidsvoorwaarden. De ADD heeft dit onderwerp overgedragen aan de HDP. Die moet dit soort gesprekken straks gaan voeren. De heer Schipper vraagt wanneer partijen over die vergelijking van de arbeidsvoorwaarden gaan praten. In het beleidsvoornemen reorganisatie auditfunctie Defensie wordt aan de overgang naar de ADR gerefereerd. Straks krijgen de centrales het concept-vrp aangeboden. Dat is voor de centrales het moment om naar de algemene personele aspecten te kijken. De heer Van Vught merkt op dat de overgang naar de ADR geen deel uitmaakt van de reorganisatie waar hij projectleider van is. Het concept-vrp dat straks wordt aangeboden gaat over de situatie tot 1 januari Dat wil niet zeggen dat er niet al wordt nagedacht over het traject daarna. De HDP en P&O van de Bestuursstaf zijn daarmee bezig. Ze kennen de arbeidsvoorwaarden van Defensie en ze weten waarschijnlijk ook al wat de arbeidsvoorwaarden zijn van de nieuwe ADR. Nu moet nog worden bezien hoe dit traject zal worden opgelopen. Deze acties zijn dus al opgestart. Hetzelfde geldt voor de ontvlechting. De financiële ontvlechting van de andere auditdiensten heeft al plaatsgevonden. Defensie heeft meegelopen in het voortraject, maar heeft zich teruggetrokken bij de besluitvorming. Daar moeten dus nog nadere afspraken over worden gemaakt. Planning&Control van de Bestuursstaf is daarbij betrokken. De heer Schipper begrijpt dat het reorganisatietraject auditfunctie Defensie op 1 januari 2013 is afgerond. Dat is een mijlpaal. Hij kan zich voorstellen dat de centrales dan een plan voorgelegd krijgen voor de ontvlechting of de omhanging van deze organisatie van Defensie naar het Rijk. Partijen zullen daar op enig moment toch over moeten spreken. 7/22

8 De voorzitter merkt op dat de CMHF in zijn brief van 9 februari 2012 aan de werkgroep AP reeds aandacht heeft gevraagd voor de personele aspecten van de overgang (noot secr.:ap/ ). Defensie is daar druk mee bezig. Partijen zullen daar vóór 1 januari 2013 over spreken in de werkgroep AP. De heer Schipper vindt dat dit eigenlijk thuishoort in de werkgroep REO. Het auditveld Defensie wordt gereorganiseerd. Daarbij wordt het aantal vte n fors teruggebracht. Het is inderdaad jammer dat men zo laat is met het vaststellen van de knelpuntcategorieën. Straks komt er een VRP. Dan moeten medewerkers eigenlijk al keuzes maken. Dan is het handig om te weten waar men aan toe is. De medewerkers die tot die 120 vte n van de nieuwe auditfunctie Defensie behoren, weten zeker dat ze overgaan naar de ADR. Ook voor deze medewerkers is het echter goed om te weten wat dit arbeidsvoorwaardelijk betekent. De voorzitter zegt dat Defensie snel met voorstellen zal komen. Volgens hem hebben de betrokken medewerkers en de medezeggenschap zich ook al een beeld gevormd van de arbeidsvoorwaarden bij de sector Rijk. Defensie is bezig de verschillen in arbeidsvoorwaarden op een rij te zetten. Ze komt daar in de werkgroep AP op terug. De heer Schipper stelt dat partijen op enig moment toch overleg zullen moeten voeren over de algemene personele aspecten van de overgang. Formeel zou dat moeten bij de bespreking van het ontvlechtingsdocument maar spreker heeft er behoefte aan om dat eerder te doen, bijvoorbeeld bij de bespreking van het concept-vrp Reorganisatie auditfunctie Defensie. De overgang naar de ADR maakt weliswaar geen deel uit van dit VRP, maar is er wel aan gerelateerd. De heer Van Vught deelt mee dat Defensie ook betrokken is geweest bij de bespreking van de ontvlechtingsdocumenten van de andere auditdiensten. Men weet dus al hoe zo n document eruit moet zien. Er wordt ook al nagedacht over convenanten. Men is dus wel al bezig met de overgang naar de ADR. Als projectleider Reorganisatie auditfunctie Defensie staat spreker daar enigszins buiten, maar hij probeert de HDP en de Bestuursstaf wel te motiveren nu al actie te ondernemen. Het personeel wil niet alleen weten of ze tot de 120 vte n horen, maar ook of het aantrekkelijk is om bij de ADR te werken. Daarbij gaat het niet alleen om het financiële aspect, maar ook over de manier van werken. De medewerkers van de ADD zijn gewend om generiek te werken, maar de medewerkers van de OIB n niet. Voor deze medewerkers is dat een verandering. Het is goed om ze daar bijtijds over te informeren. De medewerkers van de ADD zijn ook beter op de hoogte van de arbeidsvoorwaarden bij het Rijk omdat ze in Den Haag werken. Voor een medewerker van de OIB die in Den Helder zit, is dat anders. De heer Schipper onderschrijft dat de HDP dit zo snel mogelijk moet oppakken. Agendapunt 2: Vaststelling verslag en actiepuntenlijst van de vergadering van 8 maart 2012 (REO/ ) Tekstueel Blz.5-1 ste alinea. In de 3 de zin. deze medewerkers vervangen door...medewerkers. Met deze wijziging wordt het verslag vastgesteld. Opmerkingen n.a.v. 8/22

9 Blz.7, 3 de alinea. De heer Stassen verwijst naar de passage waarin de heer De Natris vraagt of de administratieve omhanging van het personeel van het CDC naar de DMO al heeft plaatsgevonden. Het AC heeft van zijn achterban vernomen dat de brieven die met betrekking tot deze omhanging verstuurd zouden worden niet per 1 januari 2012 zijn verstuurd. Dat zou eerst uitgesteld worden tot april, vervolgens tot mei en het laatste bericht is dat men zou overwegen om dit jaar helemaal geen plaatsingsbrieven meer te versturen, maar om dat uit te stellen tot 2 januari Als dit klopt, dan zou het AC dat zeer betreuren want de rechtspositie van het personeel is op deze brieven gebaseerd. De voorzitter zegt van dat laatste bericht niet op de hoogte te zijn. Hij zal nagaan wat er aan de hand is en komt hier in de volgende vergadering op terug. Actiepuntenlijst 1. Actualisering URD De voorzitter zegt het commentaar van de centrales op het laatste voorstel van Defensie te hebben ontvangen. Hij zal de leden van het technisch werkverband binnenkort per informeren over de wijze waarop Defensie dit commentaar in de URD heeft verwerkt en ze tevens een procesvoorstel toesturen. Partijen hebben de intentie dit punt zo snel mogelijk af te ronden. Actiepunt aanhouden. 2. Externe bemiddeling personeel (BBO). Dit is agendapunt Beleidsvoornemens. Defensie blijft erop letten dat in alle beleidsvoornemens een passage is opgenomen over de betrokkenheid van de medezeggenschap in de studiefase. Actiepunt afvoeren. 4. Verplaatsing SDDC Capelle a/d IJssel Het AC maakte in de vorige vergadering melding van het gerucht dat de SDDC in november 2012 zou verhuizen. De heer Allaart legt uit dat dit niet meer is dan een gerucht. In het kantoorgebouw in Capelle aan den IJssel zitten verscheidene Amerikaanse organisaties. Eén van de commandanten van deze organisaties vroeg zich af of hij geld opzij moest zetten voor een verhuizing. Daarop kreeg hij van de commandant van het SDDC in Washington een brief met het advies om dat maar te doen, omdat Amerika mogelijkerwijze toch zou stoppen met een deel van de operaties in Nederland en men dan het kantoorgebouw in Capelle aan den IJssel zou verlaten. Daar is dat gerucht over een verhuizing in november 2012 op gebaseerd. Spreker is in het bezit van de brief van de commandant. Hij wil deze desgewenst ook aan de centrales overdragen. De brief is inmiddels ook overgedragen aan de MC van Capelle aan den IJssel. Ander nieuws is er nog steeds niet te melden. In het Algemeen Dagblad is een artikel verschenen waarin de wethouder Bouwen &Wonen van Rotterdam klaagt over het feit dat de Amerikanen niets van zich laten horen. De gemeente Rotterdam heeft een contract afgesloten met de Amerikanen en is van plan de Amerikanen daaraan te houden. In datzelfde artikel kwam ook de voorzitter van de MC van het SDDC aan het woord, die ook klaagde dat er nog steeds geen informatie beschikbaar is. Spreker vindt dit op den duur gênant. Het is binnenkort een jaar geleden dat hij het personeel heeft geïnformeerd dat de eenheid zou gaan verhuizen. Intussen blijft Defensie zo veel mogelijk druk uitoefenen om informatie te krijgen. Een probleem is dat de organisatie alle functies nog steeds hard nodig heeft. Er zijn op dit moment heel veel acties. Het is in een aantal secties erg druk. Spreker krijgt problemen als hij daar nu medewerkers laat 9/22

10 vertrekken. De regelingen die daarvoor zijn, worden door de Amerikanen op dit moment ook niet opengesteld. Defensie probeert de politiek nu zo ver te krijgen dat die hier vragen over gaat stellen. Zelf naar de Amerikaanse ambassade gaan, levert niet zo veel op. De heer Klaassen merkt op dat het inderdaad al een jaar geleden is dat partijen ter plekke zijn geweest om de situatie uit te leggen en toezeggingen te doen. Hij stelt voor om deze toezeggingen nu maar gewoon na te komen. Er is veel onrust gezaaid bij deze medewerkers. Dat is niet de schuld van Defensie, maar Defensie kan die onrust wel wegnemen door het personeel toe te zeggen dat het SBK 2004 voor hen van toepassing blijft, wat er ook gebeurt. Het kan nog lang duren voordat de Amerikanen duidelijkheid geven. Intussen wordt van deze mensen wel gevraagd dat ze hun werk blijven doen. De heer Allaart wijst erop dat de toekomst van het SDDC in Capelle aan den IJssel hoe dan ook ongewis is. De Amerikaanse minister van Defensie heeft heel wat reorganisatieplannen op stapel staan voor Europa. Zo zou de hele operationele setting in Duitsland met 50% worden gereduceerd. Dat kan ook gevolgen hebben voor het SDDC in Capelle aan den IJssel. Stel dat de Amerikanen besluiten om in Capelle aan den IJssel helemaal niets meer te doen en de bestaande activiteiten uit te laten faseren. Dat kunnen plannen zijn die tot ver in de toekomst strekken. Dan kan men moeilijk nog het SBK 2004 hanteren. De heer Stassen vindt dat er al meer dan genoeg aandacht voor dit onderwerp is gevraagd. Het AC heeft hier diverse brieven over geschreven. Er is druk uitgeoefend door de medezeggenschap. Het is onbegrijpelijk dat Defensie niet in staat is om door te dringen tot de hoogste autoriteiten in Amerika om daar informatie te verkrijgen. Het onderwerp staat nu al meer dan een half jaar op de agenda. Er ligt een besluit, maar vervolgens gebeurt er niets. Dat kan niet. Defensie heeft daar wel een verantwoordelijkheid in. Ze kan de medewerkers niet langer in onzekerheid laten. De werksfeer binnen deze eenheid wordt snel slechter. Het ziekteverzuim gaat toenemen. Als werkgever van het Nederlandse personeel moet Defensie haar verantwoordelijkheid nemen. Het is goed dat het HDE nogmaals komt uitleggen dat hij zijn uiterste best doet, maar dat volstaat niet. Als Defensie zelf niet in staat is om de informatie bij de Amerikanen los te krijgen, dan moet ze de minister vragen om dat via politieke lijnen te doen. Het AC heeft bij herhaling gevraagd om de instrumenten van het SBK 2004 proactief beschikbaar te stellen om het personeel de gelegenheid te geven elders een plek te zoeken. Omdat het werk gewoon doorgaat, blijkt men daar nu geen invulling aan te kunnen geven. Voor het personeel is dat niet meer te vatten. Aan de ene kant wordt hun gevraagd hun werk te blijven doen, aan de andere kant krijgen ze te horen dat het werk misschien ophoudt. Dat is te veel gevraagd. Spreker doet een dringende oproep aan Defensie om daar wat aan te doen. Als er op korte termijn niets gebeurt, dan zal het AC zich als vakorganisatie moeten gaan beraden over eventuele consequenties. De heer Allaart is het met het AC eens dat de situatie zorgelijk is. Het probleem is eigenlijk nog groter. Naast Nederlands defensiepersoneel werkt er bij de eenheid ook Amerikaans militair en burgerpersoneel. Dat personeel gaat de komende periode langzamerhand terug naar de Verenigde Staten. Het werk moet wel gedaan blijven worden. Dat betekent dat diegenen die achterblijven het steeds drukker krijgen. Het is niet zo dat Defensie als werkgever de zaak maar op zijn beloop laat. Dat lijkt zo, maar dat is niet waar. Er is ook veel beroering omdat achter deze kleine reorganisatie een veel groter bezuinigingsplan ligt waar het Amerikaanse Huis van Afgevaardigden en de senaat nog een beslissing over moeten nemen. Spreker veronderstelt dat, als daar eenmaal een beslissing over is genomen, de kwestie Capelle aan den IJssel heel snel geregeld zal zijn. 10/22

11 De voorzitter zegt de zorgen die zijn geuit te delen. Ook Defensie wenst duidelijkheid te krijgen en te verschaffen, zodat er maatregelen genomen kunnen worden. Hij zal het signaal dat is gegeven nogmaals doorgeven aan de leiding en op het politieke niveau zodat langs die weg druk uitgeoefend kan worden om die gewenste duidelijkheid te verkrijgen. Hij komt hier in de volgende vergadering op terug. De heer Schipper vraagt zich af of dat genoeg is. Deze situatie duurt nu inderdaad al bijna een jaar. Tot nog toe is het personeel van het SDDC heel constructief geweest. Het AC heeft altijd goed met hen kunnen communiceren. Het is echter de vraag hoe lang dit nog zo door kan gaan. Het AC staat in elk geval volledig achter het personeel. Dat betekent dat, mocht het personeel tot een ander soort acties komen, het AC ze daar maximaal in zal ondersteunen. De voorzitter zegt dit standpunt te begrijpen. Ook Defensie staat volledig achter dit personeel. Dit is een heel vervelende situatie. Defensie zal nogmaals haar uiterste best doen om via het politieke kanaal zo veel druk uit te oefenen dat Nederland en Defensie de gewenste duidelijkheid krijgen. De heer Schipper stelt dat de minister zijn verantwoordelijkheid moet nemen. Volgens de heer Allaart doet de minister dat ook, maar zit het probleem aan Amerikaanse zijde. De voorzitter concludeert dat dit punt op de actiepuntenlijst blijft staan. Hij hoopt hier in de volgende vergadering echte duidelijkheid over te kunnen geven. 6. Compacte Rijksdienst Naar aanleiding van een vraag van de heer De Natris, deelt de voorzitter mee dat Defensie een strategie heeft ten aanzien van rijksbrede bedrijfsvoeringsontwikkelingen. De laatste versie van deze strategie is van maart Van de heer Klaassen heeft spreker inmiddels ook het Uitvoeringsprogramma compacte rijksdienst ontvangen. Dat gaat over het makkelijker maken van de overstap binnen het Rijk. Als ambtenaar binnen de sector Rijk krijgt men een aanstelling in algemene dienst. Daardoor kunnen ambtenaren overstappen van het ene ministerie naar het andere zonder dat hun aanstelling wordt gewijzigd. Dat wordt ondersteund door P-Direct. De administratieve ondersteuning blijkt echter nog onvoldoende te zijn. In de praktijk staan er nog steeds hekjes tussen de ministeries. Bovengenoemd programma is bedoeld om die administratieve ondersteuning vanuit P-Direct te verbeteren. Bij Defensie is dit ingevoerd voor de aanstelling van militairen met het Flexibel Personeelssysteem (FPS). Militairen krijgen een aanstelling binnen de krijgsmacht. Voor de burgers binnen Defensie geldt nog dat, als zij overstappen naar een ander ministerie, zij hun aanstelling binnen de sector Defensie moeten inruilen voor een aanstelling bij de algemene dienst bij het Rijk. Dan komt men daar in het systeem en dat betekent dat men daar dan moet solliciteren. De heer Klaassen komt terug op de essentie van zijn vraag. Waarom heeft Defensie niet aan het rijksbrede project deelgenomen? Hij begrijpt dat de burgerambtenaar bij Defensie nu nog steeds niet makkelijk over kan stappen naar een andere departement, omdat hij een ander soort aanstelling heeft. De voorzitter antwoordt dat de sector Defensie op dit moment nog steeds eigen overlegstelsels en rechtspositiestelsels heeft met een arbeidsvoorwaardenstelsel voor militairen en burgers. Daar is in 1992 ook voor gekozen. Het is niet ondenkbaar dat dit stelsel wordt gewijzigd, maar dan moet er wel beleid worden ontwikkeld voor de mobiliteit van burgerpersoneel van Defensie naar het Rijk en vice versa. Als dat beleid er is, dan dient men dit ook rechtpositioneel te ondersteunen en te zorgen voor een goede administratieve uitvoering. Dat laatste is waar het nu bij het Rijk aan schort. 11/22

12 Agendapunt 3: Presentatie nieuwe Begeleidings- en Bemiddelingsorganisatie (BBO) De voorzitter memoreert dat de centrales de behoefte hebben aangegeven om geïnformeerd te worden over het proces van externe bemiddeling, gerelateerd aan het nieuwe SBK. Daarbij is gevraagd om niet alleen aandacht te besteden aan de bedrijfsvoering, maar ook aan de positie van de medewerker in dit proces. Verder is informatie toegezegd over het gunningstraject en de nieuwe externe partner. De heer Van der Hulst wijst erop dat aanbestedingszaken niet thuishoren in de werkgroep REO. Waar de centrales in dit overleg over geïnformeerd willen worden is hoe deze BBO, die de centrales niet kennen, zich verhoudt tot het DC EBD en het personeel dat daar werkt. De voorzitter legt uit dat het de insteek is om de centrales op beide vlakken te informeren. Dit laat onverlet dat in de werkgroep AP wordt gesproken over alles wat te maken heeft met het SBK. De heer Sotthewes geeft samen met de heer Van der Steene een presentatie over: a) de status van de implementatie van het SBK 2012; b) de status van de inrichting van de begeleiding en bemiddeling en de informatievoorziening. De aanwezigen krijgen een uitdraai van de presentatie uitgereikt. Sheet 4 Status implementatie Pre-herplaatsingsfase: stimuleren vrijwillig vertrek De heer Segers informeert hoe ver men is met de rekenmodule. Hoewel geruime tijd geleden op intranet werd gemeld dat de rekenmodule er binnen twee weken zou zijn, is deze nog steeds niet beschikbaar. De heer Sotthewes antwoordt dat KPMG bezig is de rekenmodule te bouwen. Een complicerende factor daarbij is dat Defensie een rekenmodule wil waarin alle vangnetten zichtbaar zijn in de volgorde die het SBK kent. KPMG heeft de module een aantal keren aangeleverd, maar deze is telkens teruggestuurd omdat ze niet voldeed. Volgens afspraak komt KPMG deze week met een nieuwe versie en het streven is om de module eind volgende week op intranet te hebben staan. De heer De Vries vult hierbij aan dat in afwachting van het beschikbaar zijn van deze rekenmodule er een aantal rekenvoorbeelden van de meest gebruikelijke situaties zijn gemaakt. Sinds de knelpuntbrieven zijn verzonden, staan deze voorbeelden op intranet. Desgevraagd door de heer Schipper antwoordt de heer Sotthewes dat er inmiddels een Centrale ToetsingsCommissie (CTC) is vastgesteld. De formele aftrap zal een dezer dagen plaatsvinden. De heer Van Speijk gaat de commissie leiden en van de vier leden zullen er twee vanuit de centrales en twee vanuit de organisatie afkomstig zijn. Deze commissie zal ook voor de herplaatsingskandidaten gelden. De knelpuntcategorieën en de voorzieningen zijn gereed. De eerste tranche is gecommuniceerd. Daar zitten ongeveer functies in met een quotum van rond de Tot nog toe zijn er nog maar tien tot twintig aanmeldingen vanuit de eerste tranche. Deze eerste tranche loopt gewoon door. Vanmiddag is er over de tweede tranche met de centrales een akkoord bereikt. Volgende week hebben defensieonderdelen de gelegenheid om er intern over te communiceren en eind volgende week wordt het overzicht van de tweede tranche knelpuntcategorieën op intranet geplaatst. Remplaçantenfuncties zullen via de vacaturebank gepubliceerd worden. Deze functies worden in eerste instantie alleen opengesteld voor herplaatsingskandidaten. 12/22

13 De heer Klaassen vraagt of daar ook voorlichting over wordt gegeven aan het personeel. Er is namelijk een groot verschil tussen een remplaçant 2004 en een remplaçant Dat is niet iedereen duidelijk. De heer De Vries legt uit dat juist om die reden is voorgeschreven dat er vanuit P&O een gesprek dient plaats te vinden met de persoon die zich als remplaçant heeft geregistreerd, om toe te lichten onder welk SBK men als remplaçant geregistreerd staat en wat dit betekent. De heer Sotthewes bevestigt dat er een verschil is tussen remplaçant 2004 en remplaçant Remplaçant 2012 betekent bemiddeld worden van werk naar werk. Hij roept ook altijd op om dat goed uit te dragen. De heer Klaassen wijst erop dat, als iemand bemiddeld is naar ander werk en vervolgens in een WW-situatie terecht komt, er geen aanvulling komt tot 70% van het laatst genoten salaris. Dat is volgens hem de grootste valkuil in de nieuwe regeling. Met name op dat punt dient de voorlichting dan ook heel helder te zijn. De heer Sotthewes legt uit dat de voorlichting in eerste instantie bij de defensieonderdelen zelf ligt, met name bij P&O Advies. Ook deze medewerkers hadden nog veel vragen. Daarom zijn er sessies georganiseerd waarin vanuit alle defensieonderdelen P&O-adviseurs, loopbaanbegeleiders en medewerkers van het DC HR zijn bijgeschoold op SBK-gebied, onder het motto: train de trainer. Deze medewerkers dienen op hun beurt binnen het eigen defensieonderdeel P&O-Advies te trainen. De bedoeling is om dit soort sessies ook te gaan houden voor de bedrijfsvoering. De heer Stassen maakt melding van klachten die zijn binnengekomen, dat het DC HR na uur niet meer bereikbaar is wegens ondercapaciteit. De heer Sotthewes merkt op dat hij niet over de bedrijfsvoering binnen het DC HR gaat. Hij heeft alleen uitgelegd dat er training is gegeven aan de medewerkers van deze dienst die aan de helpdesk met vragen over het SBK worden geconfronteerd. De voorzitter meldt dat de openingstijden DC HR aan de orde zijn in de werkgroep AP, in het kader van de buitenlandsituatie. Dat de openingstijden teruggebracht zijn, is al langer bekend. In een brief aan de centrales is ook aangegeven dat de serviceverlening aan het personeel daardoor niet achteruit is gegaan. Wie het DC HR belt met een vraag, wordt nog steeds geholpen. Spreker heeft begrepen dat men nu via de interne bedrijfsvoering van het DC HR veel sneller in staat is om vragen adequaat te beantwoorden. De heer Van de Hulst merkt op dat dit de werkgroep REO is en niet de werkgroep AP. De heer Stassen zegt deze vraag gesteld te hebben in relatie tot het onderwerp dat in deze vergadering op de agenda staat. Hij zit niet in de werkgroep AP en stelt het zeer op prijs dat de voorzitter zijn vraag heeft beantwoord. De voorzitter vindt het ook tot zijn taak behoren ervoor te zorgen dat ieder over dezelfde informatie beschikt. De heer Segers heeft nog een vraag over de remplaçanten en het gebruik van de vacaturebank. Hij begrijpt dat wanneer iemand zich aanmeldt als remplaçant, diens functie in de vacaturebank komt. Hoe loopt dit proces dan verder? Moet een herplaatsingskandidaat dan zelf het initiatief nemen om op die functie te solliciteren of wordt dit meegenomen in een BCO? De heer De Vries noemt de remplaçantenbank een extra middel om voor de hele defensieorganisatie vraag en aanbod met elkaar in verbinding te brengen. De heer Sotthewes herhaalt dat herplaatsingskandidaten voorrang hebben. De vacaturebank staat op intranet. De bedoeling is om herplaatsingskandidaten met voorrang een telestick te gaan geven zodat vacaturebank en remplaçantenbank thuis via intranet voor hen toegankelijk zijn. 13/22

14 De heer Segers noemt de situatie waarin er tien herplaatsingskandidaten zijn die voor de functie van een remplaçant zouden kunnen opteren. Wat als slechts één van hen zich daadwerkelijk voor de functie aanmeldt en de andere negen dit vergeten? Krijgt die ene dan automatisch de functie? De heer De Vries antwoordt dat het principe is: wie het eerst komt, het eerst maalt. De essentie van de vacaturebank in zijn normale gebruik is dat een functie een aantal weken vacant staat. Als er binnen deze termijn meerdere herplaatsingskandidaten naar één remplaçantenfunctie opteren, dan zal men deze herplaatsingskandidaten tegen elkaar moeten gaan afwegen. De heer Segers vindt dat er een automatische melding naar herplaatsingskandidaten zou moeten gaan, dat er een vacature is. De heer Sotthewes benadrukt dat samen met herplaatsingkandidaten naar ander werk wordt gezocht, maar dat deze medewerkers ook zelf de plicht hebben om daar actief mee bezig te zijn. Een van de plekken waar men als herplaatsingskandidaat moet gaan kijken is de vacaturebank want die wordt steeds vernieuwd, niet alleen met functies van remplaçanten, maar ook met reguliere vacatures. De heer Schipper vindt het op zich prima om via een vacaturebank de remplaçanten in beeld te brengen. Medewerkers die solliciteren naar aanleiding van reorganisaties, worden nu vaak nog afgewezen omdat niet bekend is dat iemand anders ruimte zou willen maken. Hij is het er echter niet mee eens dat alle functies van remplaçanten zonder meer in de vacaturebank geplaatst worden. Dat geldt niet voor medewerkers die op basis van artikel 116, lid 3 a van het BARD remplaçant willen worden. De heer Van der Hulst verlaat de vergadering, omdat hij vindt dat het in deze werkgroep dient te gaan over de inrichting van de organisatie en niet over de toepassing van het SBK. Dat hoort in de werkgroep AP thuis. De heer Van Sprang zegt, los van de presentatie als zodanig, ook vraagtekens te zetten bij hoe het overleg tot nu toe verloopt. De voorzitter stelt voor om dan nu in hoog tempo verder te gaan met de presentatie. De heer Van Sprang meent dat daarmee geen recht wordt gedaan aan de presentatie en degenen die deze presentatie verzorgen. De heer Schipper noemt het helder dat het in deze werkgroep om de O-kant gaat en niet over het SBK. De opmerking die hij daarover in dit verband heeft gemaakt, is louter ingegeven uit doelmatigheidsoverwegingen. Het is evident dat de centrales interesse hebben in hoe de BBO tot stand is gekomen en waar die op dit moment staat. De voorzitter wijst op de afspraak om de centrales te informeren over de aspecten rond de overgang en externe bemiddeling. Spreker stelt voor de presentatie te vervolgen, maar wel met het verzoek om daarbij gericht te zijn op de informatievoorziening rond het traject en niet de rechtspositionele uitvoering van het SBK aan de orde te stellen. Dat hoort strikt genomen in de werkgroep AP thuis. Sheet 6 BBO De heer Sotthewes memoreert dat bij zijn vorige bezoek aan de werkgroep REO op 1 december 2011 is gesproken over de EBD-organisatie. Toen was de reorganisatie van de EBD uitgevoerd in het kader van de reorganisatie CDC Toekomstvast. Waar de centrales toen om hebben gevraagd, is gebeurd. Er is met alle betrokken medewerkers individueel gesproken over hun mogelijkheden. Het merendeel heeft toch gekozen voor een traject dat men zelf al voor ogen had en een aantal medewerkers is meegegaan naar de nieuwe EBD-organisatie. 14/22

15 Zowel de medewerkers uit Enschede als diegenen die vanuit Den Haag zijn overgekomen, zijn nu in Utrecht gehuisvest. Er is bewust voor gekozen voortaan te spreken over de BBO-organisatie, omdat men nu gezamenlijk een taak uit te voeren heeft en als team moet gaan opereren. Die organisatie staat nu, al zijn nog niet alle functies gevuld. Aangezien de EBD-organisatie was gebouwd voor een stabiele organisatie zonder grote reorganisatieprocessen en grote aantallen herplaatsingskandidaten, zal er extra capaciteit bij moeten om de komende jaren goede invulling te geven aan het uitvoeren van het SBK en medewerkers door maatwerk goed te bemiddelen. De heer Schipper merkt op dat Defensie naast het SBK ook nog een FPS heeft. Aan de O-kant is er ook nog steeds een EBD-organisatie. Wat is daar nog van over? De heer Sotthewes legt uit dat organiek de formatie van de EBD-organisatie nog steeds bestaat en is ondergebracht bij het CDC. Aan die formatie is nu een aantal projectstoelen toegevoegd. Dat geheel wordt de BBO genoemd omdat men geen onderscheid wil maken tussen projectorganisatie en EBDorganisatie. De BBO moet één organisatie zijn die naast het SBK 2012, ook het SBK 2004 en het FPS uitvoert. Het projectgedeelte van deze eenheid zal in ieder geval bestaan voor de duur van het gehele reorganisatietraject, dat is volgens de planning tot ergens in Met het CDC is de afspraak gemaakt dat de EBD, die nu formeel onder het CDC hangt, en de projectstoelen die in de projectorganisatie ROND zitten, beide door één en dezelfde persoon worden aangestuurd. De heer Schipper vindt dit een onduidelijke constructie, die moeilijk is uit te leggen aan de achterban. De heer Sotthewes benadrukt dat, juist om te voorkomen dat het voor de achterban onduidelijk wordt, ervoor is gekozen om één naam uit te dragen. De BBO is één organisatie met één telefoonnummer, die zowel de trajecten met betrekking tot het SBK 2004, het SBK 2012 als het FPS verzorgt. De heer Schipper blijft dit een onduidelijke constructie vinden. Waar hij voor pleit is om een heldere organisatie te bouwen die goed is ingebed en een duidelijke taak heeft. De heer Sotthewes zegt bereid te zijn om de werkgroep REO nog een nota toe te sturen waarin de O-kant nader wordt toegelicht. De communicatie naar de medewerkers zal in ieder geval helder zijn. Zij moeten weten wat de BBO-organisatie is en wat ze ervan kunnen verwachten. Sheet 7 Externe partner Desgevraagd door de heer Stassen bevestigt de heer Sotthewes dat er één nieuwe externe partner komt. Dit is een consortium. De aansturing van deze partner zal plaatsvinden door de BBO. Daarbij zal heel nadrukkelijk op kwaliteit worden gestuurd. Binnen de BBO-organisatie zal een klachtensysteem worden ingericht, waar medewerkers terecht kunnen met klachten over die externe partij. De BBO zal ook regelmatig gesprekken voeren met de externe partij om te bezien of aan de kwaliteitseisen wordt voldaan. Als aan het einde van de SBK-periode ontslag aan de orde is, betekent dit voor de defensieorganisatie niet dat daarmee ook een einde komt aan de verplichtingen. De bemiddelingsfase gaat dan gewoon door en ook dat is begrepen in het contract met de externe partij. De dossiers van de medewerkers die in bemiddeling zijn bij de huidige externe partners worden niet overgedragen, maar worden nog door de huidige externe partners afgehandeld. Sheet 8 Informatievoorziening Met betrekking tot de informatievoorziening in algemene zin, geeft de heer Van der Steene een korte toelichting. 15/22

16 De heer Stassen vraagt hoe de centrales inzage kunnen krijgen in de Q&A s (veel voorkomende vragen en antwoorden). Er zijn wel voorzieningen getroffen om de centrales tot het intranet van Defensie toe te laten, maar die voorzieningen werken in de praktijk niet. Het lijkt de voorzitter inderdaad nuttig dat deze Q&A s ook ter beschikking komen van centrales. Dan krijgt het personeel in ieder geval dezelfde antwoorden. Afgesproken wordt dat de heer Sotthewes de actuele versies van de Q&A s via de voorzitter aan de centrales zal aanbieden. De heer Stassen begrijpt dat het de intentie is om de herplaatsingskandidaat aan het begin van het traject te voorzien van een telestick. Hoe zal Defensie dat doen? Naar hij begrepen heeft, is er op dit moment een wachtlijst van zo n achthonderd mensen voor de telestick. De heer Sotthewes antwoordt dat men eraan gaat werken dat herplaatsingskandidaten prioriteit krijgen. De heer Van der Steene zegt dat het ook de bedoeling is om de herplaatsingskandidaat op de verschillende momenten in het proces schriftelijk maar vooral ook mondeling te informeren over wat hem te wachten staat. dan wel bevestiging daarvan te geven. Ook de P&O-adviseur is, zij het als tweede lijn, in principe aanspreekpunt waar medewerkers met hun vragen terecht kunnen. De voorzitter stelt vast dat de hoofdelementen van wat op de actiepuntenlijst stond, aan bod zijn gekomen. Gezien de nog te behandelen agendapunten, stelt spreker voor om het resterende deel van de presentatie door te schuiven naar een volgende vergadering. Aldus wordt besloten. De heer Sotthewes verwijst nog naar de telefoonnummers die op de laatste sheet staan vermeld. Mochten de centrales tussentijds signalen krijgen dat zaken niet goed lopen of vragen hebben, dan is het verzoek daarover telefonisch contact op te nemen. De voorzitter dankt de heren Sotthewes en Van der Steene voor hun presentatie. De heren Sotthewes, Van der Steene en De Vries verlaten de vergadering. Agendapunt 5: Brief AC over het Beleidsvoornemen Herinrichting Museaal Bestel Defensie (REO/ ) De voorzitter geeft aan dat mevrouw Laval over dit agendapunt een en ander zal toelichten. Aanleiding is de brief van het AC van 22 maart 2012 (REO/ ). Deze brief is een reactie op het beleidsvoornemen Herinrichting Museaal Bestel Defensie (REO/ ) en raakt twee aspecten: de betrokkenheid van de medezeggenschap en de vraag welk SBK van toepassing is. De heer Schipper herinnert zich dat mevrouw Laval in 2006 in de werkgroep TVO REO een presentatie heeft gegeven over dit onderwerp. De centrales hebben het beleidsvoornemen pas zeer onlangs ontvangen. Daar is dus heel lang over gedaan. Dat was voor het AC ook een van de redenen om een brief te schrijven. Normaal gesproken reageert het AC niet op een beleidsvoornemen, maar wacht de verdere uitwerking in het reorganisatieplan af. In dit geval wilde het AC echter op voorhand duidelijkheid krijgen over welk SBK er bij de reorganisatie van de musea van toepassing is. Verder wil het AC weten hoe de medezeggenschap bij dit project is betrokken. Mevrouw Laval legt uit waarom een en ander zo lang heeft geduurd. In 2006 is het besluit genomen om de zes defensiemusea onder te brengen in een stichting. In 2008 is spreekster met dit project begonnen en in december 2008 heeft ze een presentatie gehouden in de werkgroep TVO REO. 16/22

17 Begin 2009 werd in het kader van de BVM-maatregelen echter een enorme korting opgelegd. Daardoor werd het realiseren van de huisvesting van het Legermuseum en het Militaire Luchtvaart Museum in Soesterberg onzeker. Besloten werd om het veranderingstraject pas in te zetten als zeker was dat de huisvesting van deze twee musea zou worden gerealiseerd. In augustus 2010 gaf de toenmalige minister toestemming om de huisvesting te gaan aanbesteden en toen is het reorganisatietraject weer ter hand genomen. In oktober 2010 is een beleidsvoornemen opgesteld. Dat is door het Departementaal Beraad goedgekeurd. Het moest alleen nog door de SG worden vastgesteld. Dat dit uiteindelijk pas in 2012 gebeurde, komt doordat een van de partijen die aan de nieuwe stichting moest deelnemen, de KMar, daar aanvankelijk niet zo positief tegenover stond. Het heeft nog tot eind 2011 geduurd voordat de KMar zover was. Spreekster stond toen voor de keuze om het beleidsvoornemen eind 2011 te laten ondertekenen waardoor het SBK 2004 van toepassing zou zijn, of te wachten tot 2012 waardoor het SBK 2012 van toepassing zou zijn. Ze heeft daar uitvoerig over gesproken met de TRMC in oprichting. Daar zaten vertegenwoordigers in van het defensiepersoneel van alle betrokken organisatieonderdelen. Alleen het Legermuseum was hier niet bij betrokken omdat dit een eigen stichting is met een eigen OR. In december 2011 is de FVNO uitgenodigd om het verschil uit te komen leggen tussen beide SBK s. De keuze was echter aan de vertegenwoordigers van de musea en die hebben gekozen voor het SBK Daarom is het beleidsvoornemen pas in 2012 aan de SG voorgelegd. In januari 2012 heeft de SG het beleidsvoornemen ondertekend en daarna is het van kracht geworden. Vervolgens heeft spreekster de MC s het advies voorgelegd voor een TRMC. De MC s zijn met de vorming van een TRMC akkoord gegaan en hebben aangegeven wie er zitting in zouden nemen. Het eerste overleg met de TRMC vindt plaats op 10 april Het is een wat bijzondere TRMC. Als toehoorders zitten bij: een vertegenwoordiger van de OR van het Legermuseum en een vertegenwoordiger van de Stichting Museum der Koninklijke Marechaussee. Samen met de HDP, het Legermuseum en het Marechausseemuseum zal spreekster proberen om in deze bijzondere TRMC soortgelijke rechten te creëren voor alle medewerkers. Het beleidsvoornemen ging nog uit van een reorganisatie. Inmiddels is met de HDP vastgesteld dat het niet om een reorganisatie gaat, maar om sourcing. Defensie besteedt immers al haar museale taken in één keer uit. Hoewel dit wat verandert aan de vorm van de medezeggenschap, is besloten om toch het normale reorganisatietraject te doorlopen omdat dit zorgvuldig is en de TRMC hiermee zo intensief mogelijk bij de veranderingen betrokken kan worden. Bij sourcing komen alle museale defensiefuncties te vervallen (code 4) en worden de medewerkers in feite herplaatsingskandidaat. De heer Schipper merkt op dat de centrales nog steeds uitgaan van het beleidsvoornemen. Daarin is sprake van een URD-traject en dus van een reorganisatie. Op de inhoud van het beleidsvoornemen wil spreker niet ingaan, wel op de aspecten medezeggenschap en SBK. Mevrouw Laval geeft aan dat er met de medezeggenschap uitvoerig is gesproken over welk SBK er van toepassing zou moeten zijn. Spreker weet niet hoe die gesprekken precies zijn verlopen, maar wijst erop dat partijen in het kader van het nieuwe SBK een overgangsbeleid hebben afgesproken, waarin staat in welk geval het SBK 2012 van toepassing is en in welk geval het SBK Er is ook een grijs gebied. Dat laatste is volgens spreker hier het geval. Het besluit over de Herinrichting dateert van In de BVM-maatregel waar mevrouw Laval aan refereert is sprake van het SBK Daarom is het AC van mening dat voor deze, wat spreker nog steeds reorganisatie noemt, het SBK 2004 aan de orde is. 17/22

18 Mevrouw Laval benadrukt nogmaals dat het de vertegenwoordigers van de musea zelf zijn die in december de keuze voor het SBK 2012 hebben gemaakt. Op basis van de uitleg van de FVNO is een inschatting gemaakt van waar de pijn zou zitten binnen de organisaties. In eerste instantie dacht men dat dit vooral bij de oudere medewerkers zou zijn en voor die groep is het oude SBK gunstiger. Bij nader inzien bleek de pijn echter vooral bij de jongere medewerkers te zitten en dan is het SBK 2012 gunstiger. Dat is de afweging die is gemaakt. De voorzitter vraagt zich af of het wel zo verstandig is om de keuze voor het SBK te bepalen in overleg met de medezeggenschap. Het gaat om een rechtspositionele regeling waar individuele medewerkers zich op kunnen beroepen. Daarom is het wellicht beter om gewoon aan te sluiten bij het overgangsbeleid zoals dat in het SBK 2012 is afgesproken. De heer Stassen herinnert zich een ander traject waarin ook niet duidelijk was welk SBK van toepassing moest zijn. Daar is toen afgesproken dat in de BCO maatwerk geleverd zou worden. Aangezien het niet over zulke grote aantallen gaat, zou men hier wellicht voor een soortgelijk pad kunnen kiezen. De voorzitter stelt vast dat er sprake is van een dilemma. Aan de ene kant is dit een traject met een lange voorgeschiedenis. Op grond daarvan zou men verwachten dat het oude SBK van toepassing moet zijn. Aan de andere ligt er een beleidsvoornemen van 2012 en volgens de regels van het overgangsbeleid is dan het nieuwe SBK van toepassing. In dit geval is er echter sprake van een grijs gebied, een soort overgangssituatie, en dan is de suggestie van de heer Stassen wellicht ook een mogelijkheid. De heer Schipper meent dat outsourcing al eerder aan de orde was voor het facilitair personeel van de musea, althans voor het facilitair personeel van het Militaire Luchtvaart Museum. Is het nu zo dat het overige defensiepersoneel dat in de musea werkzaam is bij Defensie blijft, of heeft Defensie nu besloten om alle musea compleet te gaan outsourcen? Mevrouw Laval antwoordt dat in 2006 al is besloten om alle musea met hun personeel onder te brengen in een stichting buiten Defensie. De heer Klaassen begrijpt dat alle medewerkers van de musea mee overgaan naar de nieuwe stichting, behalve de facilitaire medewerkers van het Militaire Luchtvaart Museum. Wat gebeurt er met deze medewerkers? Mevrouw Laval legt uit dat het consortium dat het nieuwe Defensiemuseum gaat bouwen en exploiteren deze medewerkers moet overnemen. Dat is in outputspecificatie voor het consortium ook meegenomen. Het is ook bekend dat er een loonsuppletie moet zijn. Dat staat in het SBK. De heer Klaassen gaat ervan uit dat er wel meer algemene personele aspecten en aspecten in het kader van de financiële rechtspositie een rol zullen gaan spelen. Dit is een outsourcingtraject. Daar zitten aspecten aan vast, die niet in het SBK zijn geregeld. Daar zullen de centrales een aanvullend sociaal statuut voor willen afspreken. Mevrouw Laval deelt mee dat in de aanbesteding is opgenomen dat het consortium het beleidskader sourcing voor 100% moeten overnemen. Dit beleidskader is dus volledig van toepassing voor het facilitair personeel dat naar het consortium gaat. De voorzitter merkt op dat het beleidskader sourcing, naast algemene uitgangspunten, ook de optie biedt om via een sociaal statuut aanvullende afspraken te maken. 18/22

19 De heer Schipper merkt op dat dit in elk geval een aspect is dat zal moeten worden meegenomen in het vervolgtraject. Hoe dit vervolgtraject eruit gaat zien, is hem nog niet helemaal duidelijk. Volgens het beleidsvoornemen wordt de URD-procedure gevolgd. Dat betekent dat men voor de onderdelen die nog bij Defensie zitten toch een soort reorganisatieplan zal moeten doorlopen. Mevrouw Laval antwoordt dat ze de URD-procedure ook zal volgen. Dit lijkt haar ook het meest zorgvuldig. Op de vraag van de heer Stassen of de defensiemedewerkers ook verplicht zijn om mee te gaan naar de externe partij, antwoordt mevrouw Laval dat dit niet het geval is. Ze laat aan de hand van een sheet de procedure zien. Bij sourcing komen de functies van de museummedewerkers bij Defensie te vervallen. Dan zijn er twee mogelijkheden. Als de medewerkers niet mee willen naar de stichting dan worden ze herplaatsingskandidaat en is het SBK van toepassing. Als de medewerkers wél meewillen, dan komen ze in de stichting met een sociaal statuut. Omdat in die stichting ook medewerkers van het Legermuseum en het Marechausseemuseum instromen, kunnen er voor bepaalde functies te veel medewerkers zijn. De vraag is dan welke criteria men gaat hanteren om te bepalen wie er mag blijven. Bij een reorganisatieprocedure wordt gekeken naar leeftijd, aantal dienstjaren en dergelijke. Bij sourcing moet iedereen solliciteren en wordt er geplaatst op basis van kwaliteit. De heer Stassen merkt op dat bij andere kleinschalige trajecten ook weleens is gekozen voor detachering. Mevrouw Laval wijst erop dat er wel een nieuwe organisatie moet worden opgezet. Daarom wil ze niet alles via detacheringen regelen. De heer Schipper vindt dat nu in ieder geval goed moeten worden afgesproken hoe dit traject verder gaat. Hij stelt voor om het beleidsvoornemen te actualiseren. Als besloten is dat dit geen gewone reorganisatie is, maar een sourcing reorganisatie, dan wil spreker dat graag terugzien in het beleidsvoornemen. Dat zou dan eerst moeten gebeuren. Op de kwestie van het SBK kunnen partijen later terug komen. De heer Stassen vraagt in hoeverre de medezeggenschap betrokken is bij het opstellen van het beleidsvoornemen. Mevrouw Laval antwoordt dat ze de medezeggenschap volledig bij de studiefase heeft betrokken. Bij sourcing wordt de medezeggenschap vaak ook al bij de sourcingstoets betrokken, maar in dit geval was het besluit om uit te besteden al in 2006 genomen. De heer Schipper ziet dat ook is besloten om een aantal musea op hun plek te laten. Vanuit personeelsoogpunt is dat goed. Dan hoeven er minder medewerkers verplaatst te worden. Mevrouw Laval bevestigt dat de musea in Buren, Den Helder en Rotterdam blijven waar ze zijn. Ze verwacht ook niet dat er op dat gebied veel problemen zullen zijn. Als die zich voordoen, dan zal dat waarschijnlijk bij het Legermuseum zijn, want daar zitten de meeste medewerkers. De voorzitter stelt voor om in de volgende vergadering terug te komen op het verloop van dit traject, met name op het punt van het SBK. In overleg met alle betrokkenen zal worden bekeken of het oude SBK, het nieuwe SBK of een maatwerkconstructie wordt toegepast. Spreker hoopt daar de volgende keer meer informatie over te kunnen geven. Over de inrichting van een sociaal statuut zullen partijen overleg voeren in de werkgroep AP. In de werkgroep REO zal hij de centrales informeren over de stand van zaken. Verder moet deze gang van zaken ook duidelijk beschreven staan in het VRP. 19/22

20 De heer Schipper lijkt het belangrijk om met elkaar vast te stellen of het nu over een reorganisatie of over sourcing gaat. Dat zijn twee verschillende dingen. De voorzitter legt uit dat het om een sourcingtraject gaat en wel een vrij complex sourcingtraject. Daarom pleit hij voor een pragmatische aanpak. Belangrijk is wel dat het proces dat gevolgd gaat worden helder beschreven staat in een VRP. De werkgroep REO zal via de actiepuntenlijst over de stand van zaken worden geïnformeerd. Mevrouw Laval legt uit dat ze bezig is met het maken van een concept-vrp. Alhoewel het een sourcingtraject is, worden dus toch de stappen van de URD doorlopen. De heer Schipper geeft aan dit een goede zaak te vinden. Door het URD-traject te volgen wordt de medezeggenschap in elk geval goed betrokken. Bovendien moet men toch beeld krijgen van welke functies in de nieuwe stichting terugkomen en welke niet. Het maken van een concept-vrp is dus zeker nuttig. Ook de heer Klaassen vindt dat men juist handelt door toch het URD-traject te volgen en een VRP te maken. Er is sprake van een reorganisatie als er meer dan vijf functies veranderen. Dat is hier volgens hem het geval. Mevrouw Laval beaamt dit. Ze wijst ook nog eens op de bijzonderheid van de situatie. Bij een normaal sourcingtraject is er een overnemende partij. Dat is in dit geval echter de nieuwe stichting en die is er nog niet. Tot slot deelt mevrouw Laval mee dat de centrales van harte welkom zijn bij de ondertekening van het bouwcontract en de presentatie van het project op 8 mei Ze zal de uitnodigingen hiervoor versturen. Partijen danken mevrouw Laval voor haar uiteenzetting en wensen haar veel succes. Agendapunt 6: Rondvraag en sluiting Maandbrief van het DCIOD over de reorganisatie NATO Command Structure De heer Segers wijst erop dat de reorganisatie NATO Command Structure een reorganisatie is van vóór In zijn optiek zou daar dan ook het SBK 2004 op van toepassing moeten zijn. Dat is voorheen ook altijd zo gecommuniceerd. In deze maandbrief staat echter dat het SBK 2012 van toepassing is. Volgens de heer Aarts is het nog maar de vraag of er in dit geval sprake is van een reorganisatie. Het zou ook om buitenlandplaatsingen kunnen gaan. Defensie is dit nog aan het uitzoeken. De voorzitter stelt voor om dit toe te voegen aan de actiepuntenlijst en hier de volgende keer op terug te komen. Aldus wordt besloten. Sluiting lokatie Paresto te Schinnen De heer Schipper vraagt aandacht voor het feit dat vanuit de Bestuursstaf eenzijdig is besloten om de kantine in Schinnen te sluiten, zonder hierbij de medezeggenschap te betrekken. De voorzitter zegt uit te zoeken wat er precies is gebeurd en waarom de medezeggenschap hier niet bij is betrokken. De IST van het LCW De heer Stassen vraagt of het juist is dat, als er gereorganiseerd wordt, het vastgestelde DRP van de voorgaande reorganisatie de IST is voor de nieuwe reorganisatie. Hij vraagt dat omdat er bij de reorganisatie van het LCW onduidelijkheid is over de beginsituatie. Er worden verschillende lijsten gehanteerd. Tussen die lijsten zit een verschil van 50 vte n. 20/22