Georganiseerd overleg Defensie

Transcriptie

1 Georganiseerd overleg Defensie Werkgroep Reorganisaties G.A. van Herpen-Bartlema inlichtingen Presentatie DBBS bijlage(n) REO/ briefnummer G.1.33 zaaknummer 26 januari 2015 verzenddatum Verslag van de vergadering van de extra werkgroep Reorganisaties van dinsdag 20 januari 2015 ( uur, Baljuw zaal, Centrum voor Arbeidsverhoudingen, Den Haag) Aanwezig: van de zijde van Defensie: E.H. Dekker, F.R.H. van de Hoef, J.P.Tack en R. Meeuwse, M. van de Ham, M. Delfgou (ap.2) R.O.L. Von Franquemont en H. van der Vaart (ap3); van de zijde van de centrales: L.H. Schipper, J.A.F. Stassen (AC), R.W. Schilperoort (ACOP), J.A. Kropf, (CCOOP), R. Bliek, (CMHF). van de zijde van het secretariaat: mw. G.A. van Herpen-Bartlema (CAOP). Agenda: 1. Opening en mededelingen. 2. Voortgang project DBBS en brief VBM (out)sourcing DBBS (REO/ ). 3. VRP Opheffen Transitie Management Organisatie (TMO) en brief VBM (zelfde onderwerp) (REO/ , -/ ). 4. Brief Stopzeten Business case Defensie aan 3W (REO/ ). 5. Rondvraag en sluiting. 1/8 Postbus 556, 2501 CN Den Haag Lange Voorhout 9, 2514 EA Den Haag T F [email protected] KvK

2 Agendapunt 1: Opening en mededelingen. Opening: De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder welkom. Mededelingen: Alvorens de onderwerpen op de agenda te bespreken, staat de voorzitter stil bij de stand van zaken van de beveiliging in de West, actiepunt 5 van het conceptverslag van de vorige vergadering. Over de stand van zaken is op 19 januari door de heer Kreeftmeijer een mail toegezonden (noot secretaris: mail is niet bekend bij het secretariaat). Spreker citeert uit die mail: Het toezicht op een adequaat beveiligingsniveau in de West zal voor de duur van 6 maanden (tot 18 juli 2015) preventief worden versterkt door het interventieteam MBPAR, ressorterend onder DBBO. Parallel daaraan wordt aan een structurele oplossing vormgegeven. In voorkomend geval zal een organisatiewijziging conform de URD-procedures worden gestart, teneinde de toezichtfunctie structureel te waarborgen. Op een vraag van de heer Schipper antwoordt de voorzitter dat bij een organisatiewijziging van mee dan vijf het URD gevolgd zal worden. De heer Kropf spreekt zijn verbazing uit over het feit dat de commandant van de DBBO eerder namens de voorzitter zelf - heeft aangegeven dat hij dit niet kon oplossen binnen de bestaande mogelijkheden. Deze oplossing hebben de centrales namelijk zelf voorgesteld. Een reactie van de voorzitter is volgens spreker niet nodig, maar hij hecht wel aan het vermelden van zijn opmerking in het verslag. Vervolgens verzoekt de heer Kropf om een toezegging dat er geen gat zal ontstaan tussen de tijdelijke oplossing voor 6 maanden en de structurele oplossing. En voorts dat de tijdelijke oplossing zo nodig zal worden verlengd tot er een structurele oplossing is gevonden. De voorzitter zegt dat toe. Agendapunt 2: Voortgang project DBBS en brief VBM (out)sourcing DBBS (REO/ ). De voorzitter memoreert dat de centrales op 4 november 2013 een brief hebben gezonden over het sourcingtraject. Over de stand van zaken van het project DBBS geeft de heer Delfgou een toelichting. Het is de bedoeling dat er één, defensie breed, systeem komt voor bewaking en beveiliging, met één centrale meldkamer op twee fysieke locaties. Eén van de locaties (Stroe) is al bekend. De heer Schilperoort vraagt of er aansluiting wordt gezocht bij de meldkamers die BZK gaat inrichten, waar alle meldkamers in Nederland aan gekoppeld zullen worden. Volgens de heer Delfgou is dat afhankelijk van de taakstelling van de meldkamer. Zo hebben de meldkamers in Driebergen meer een operationele taak. De meldkamer van de Marechaussee zal, voor het operationele deel, aansluiten bij de landelijke meldkamer, maar voor bewaking en beveiliging bij DBBS. Er zal een nieuwe defensiepas worden geïntroduceerd. Als een pas wordt geblokkeerd dan geldt dat voor alle vestigingen, ook voor ministeries. Er wordt alleen op pasnummer geblokkeerd, zonder verdere informatie. Er bestaat een koppeling tussen de defensiepas en de Rijkspas. In het nieuwe systeem is het mogelijk dat medewerkers met een Rijkspas toegang hebben tot defensielocaties, mits zij daarvoor zijn geautoriseerd. De voorzitter concludeert dat nog moet worden bezien op welke manier de veiligheid kan worden gewaarborgd zonder de privacy geweld aan te doen. Maar volgens de heer Kropf moet het probleem niet worden gebagatelliseerd. Als het blokkeren van een defensiepas tot gevolg heeft dat de persoon in kwestie de rest van de eenheden buiten defensie niet meer kan bezoeken, dan wordt daarmee de wet overtreden. De voorzitter stelt voor eerst het totale traject toe te lichten alvorens op de verschillende aspecten in te gaan. 2/8

3 Op een vraag van de heer Schipper antwoordt de heer Delfgou dat er positief advies is uitgebracht door de mc DBBO en de CMC, in augustus 2011 en december Vervolgens is de voorbereidingsfase ingegaan. De heer Schipper merkt op dat hij in de stukken de aanwijzing van de SG mist. Volgens de heer Delfgou heeft er een sourcingsafweging plaatsgevonden in het trajectteam. Die heeft geresulteerd in een sourcingrapport DBBO en DBBS. De conclusie luidde dat dit vanwege de complexiteit en het risico niet in een keer kon worden uitbesteed. Voor deelsystemen bestonden die bezwaren niet. De heer Schipper concludeert dat het proces al heel ver is gevorderd. Hij vraagt zich af of het proces wel volgens de bestaande afspraken voor sourcing is verlopen. Op voorstel van de voorzitter wordt eerst de presentatie vervolgd. De aanbestedingsprocedure is gestart in juli 2014 en bestaat uit twee fasen. De eerste fase is inmiddels afgerond. In de laatste fase van het offertetraject zijn er nog drie leveranciers over. In de overgang van personeel naar de markt is voorzien, stelt de heer Delfgou. Hierop vraagt de heer Kropf zich af op welke wijze personeel overgaat naar de markt. De heer Van de Hoef licht toe dat het traject niet één omklapmoment kent. Er is sprake van een geleidelijke invoering. Voorts moet worden bezien op welke manier personeel overgaat naar de markt. Dat kan een getrapte overgang zijn, maar dat zal met de centrales worden besproken. Er is nog niet voorzien in de overgang. Hierop stelt de heer Kropf dat er geen ruimte kan zitten tussen wat door de vertegenwoordigers van Defensie in dit overleg wordt opgemerkt. De voorzitter heeft begrip voor dit signaal, maar stelt voor eerst de presentatie af te ronden. De heer Delfgou vervolgt, in antwoord op een vraag van de heer Schilperoort of de wensen van Defensie al kenbaar zijn gemaakt aan de markt, dat aan het SSU moet worden voldaan om mee te doen in de aanbesteding. De heer Schipper vraagt naar de scope van de reorganisatie. Volgens de heer Delfgou zijn bij het reorganisatieplan van DVD technisch beheerders betrokken. Het resultaat van die reorganisatie is het vertrekpunt geweest van dit traject. Die personen vallen binnen de scope van dit plan, inclusief de negen burgers van technisch beheer van DVD. De heer Kropf merkt op dat de term in scope hem niet zo veel zegt. Pas wanneer er een VRP is kan spreker hier goed naar kijken. Hekwerken en aangewezen dedicated werkzaamheden worden dan buiten beschouwing gelaten. Ten aanzien van de stelling conform het SSU, wijst de heer Kropf op paragraaf 4.4 van dat SSU. Op grond daarvan moet er vóór een aanbesteding met de centrales worden overlegd. Op basis van dat overleg kunnen er met de minister andere afspraken worden gemaakt. De voorzitter bevestigt dat er met de centrales tijdig overleg moet worden gevoerd over P-aspecten. De heer Bliek merkt op dat de populatie die betrokken is in dit project ook militairen bevat. Zij gaan terug naar het CLAS. De vraag is wat er gebeurt met personeel dat is opgeleid voor een bepaald systeem dat verdwijnt. De heer Delfgou geeft aan dat dit een terecht punt is en dat het intern is besproken. Het CLAS heeft behoefte aan dit soort personeel en daarom valt het niet binnen de scope van de sourcing. Tot zover de presentatie van de heer Delfgou. De heer Schipper betreurt dat de centrales pas in deze fase worden geïnformeerd over dit traject, dat zich al in een vergevorderd stadium bevindt. De medezeggenschap heeft weliswaar advies gegeven over sourcing, maar dat is niet inhoudelijk. Het gaat de centrales met name om de procedurele aspecten. Het is 3/8

4 noodzakelijk een beeld te hebben van de organisatie en daarvoor moet eerst de doorontwikkeling van DBBO worden afgewacht. Het VRP DBBO zou ook een personeelsparagraaf over uitbesteden moeten bevatten. De centrales willen niet over de personeelsparagraaf en de consequenties voor het personeel spreken voordat er een reorganisatieplan is. Voor wat betreft het soucingtraject stelt spreker dat het niet de eerste keer is dat de centrales moeten constateren dat de medezeggenschap feitelijk geen rol heeft gespeeld. Hierbij wijst hij op SG aanwijzing 938. Spreker is niet bereid te spreken over een reorganisatie zolang niet duidelijk is welke functies het precies betreft. De heer Delfgou stelt in een reactie dat het hierboven gestelde juist is. Maar bij de start van het traject bestond het SSU nog niet. Het traject is naar zijn mening, ook formeel, keurig verlopen. De heer Schipper merkt op dat hij niet over de functies gaat, dat is aan de medezeggenschap en de commandant. Om een oordeel te kunnen vellen heeft hij wel een plan nodig om te zien welke functies het betreft. Hij heeft er grote moeite mee dat de medezeggenschap er niet bij is betrokken. De voorzitter zegt de opmerkingen zeer ter harte te zullen nemen. Volgens de heer Schilperoort is het van belang te weten wat de omvang is van een reorganisatie, zodat de centrales goede afspraken kunnen maken over het personeel. De heer Kropf sluit zich aan bij de opmerkingen die de heer Schipper heeft gemaakt. Voorts merkt hij op dat er per definitie met de centrales zou moeten worden gesproken over een sociaal plan, ook zonder dat er een SSU is. De voorzitter beaamt dat de afspraken uit het SSU en het URD in dit traject niet ten volle zijn gevolgd, omdat niet tijdig over de aanbesteding, personele aspecten en mogelijke maatwerkvoorzieningen is gesproken met de centrales. Voor wat betreft de implementatie van het SSU is sprake van een overgangsfase. Het is de bedoeling dat de centrales vroegtijdig worden geïnformeerd over dit soort trajecten en dat er afspraken worden gemaakt over de personeelsparagraaf. Defensie is druk doende om de processen in het SSU goed in te richten. Voor dit traject moet de personeelsparagraaf nog worden gemaakt, evenals het URD traject voor de doorontwikkeling DBBO. Later zal er nog overleg plaatsvinden met de centrales over eventuele aanvullende afspraken ten aanzien van het SSU, in combinatie met het URD-traject. De heer Kropf merkt op dat de centrales al eerder hebben verzocht om een update van de lopende sourcingtrajecten. Telkens is de reactie dat sprake is van een overgangsfase. Het SSU bestaat inmiddels al 18 maanden. De heer Schilperoort stelt dat de aanbesteding nog niet is afgerond. Daarom zou wat hem betreft pas op de plaats gemaakt moeten worden, omdat er nog een vervolg op kan komen. Voorts dient er ruimte te zijn voor het advies van de mc over de sourcing. De voorzitter geeft aan dat de uitkomsten van dit overleg en de gevolgen daarvan zullen worden besproken in de eigen organisatie. De heer Schipper stelt dat er telkens discussie is over de procedure rond sourcing. Het zou goed zijn als partijen met elkaar de procedure rond sourcing en de rol van de mc daarin gaan bespreken, zodat er duidelijkheid komt, ook voor de achterban. Er is een URD en ieder sourcingstraject moet beginnen met een BV en eindigen met een DRP. De voorzitter stelt vast dat het sourcingstraject ingewikkeld is en dat er veel actoren bij betrokken zijn. De opmerkingen van de centrales zal hij meenemen. De heer Stassen vraagt zich af of de situatie kan ontstaan die zich bij Mainframe voordoet, waarbij de infrastructuur al is overgedragen terwijl de P-kant nog niet is aangepast. De voorzitter zegt toe dat die situatie zich niet zal voordoen. Op een vraag van de heer Kropf, of het juist is dat het contract niet zal worden getekend voordat er overeenstemming is met de centrales, antwoordt de voorzitter dat hij goed heeft geluisterd naar de 4/8

5 centrales. Defensie zal bezien wat hun opmerkingen betekenen voor het URD-traject en het aanbestedingstraject. Voor de heer Bliek is er nog geen duidelijk antwoord gegeven op de vraag of de procedure wordt stilgelegd. De voorzitter stelt dat de uitkomsten van dit overleg zullen worden besproken. In de werkgroep REO van 3 februari komt Defensie hier op terug. Eén van de punten is de vraag over het aanbestedingstraject en het tekenen van contracten in relatie tot de personele aspecten. Hij kan nog geen antwoord geven op de vraag van de heer Kropf dat er geen contract getekend wordt voordat er overeenstemming is bereikt met de centrales. Op 3 februari a.s. hoopt hij met een passend antwoord te komen (pm). Agendapunt 3: VRP Opheffen Transitie Management Organisatie (TMO) en brief VBM (zelfde onderwerp) (REO/ , -/ ). De voorzitter memoreert dat de VBM op 11 december een brief heeft gestuurd over de omklapdatum per 1 januari Hij geeft het woord aan de heer Meeuwse voor een toelichting op het proces. Voorafgaand aan de toelichting merkt de heer Kropf op dat in dit geval is gekozen voor een afwijkende procedure. Het VRP is ingrijpend gewijzigd, zonder bijbehorende nota waarin de wijzigingen zijn aangegeven. Daardoor is het bijna ondoenlijk de bespreking van het VRP goed voor te bereiden. Voorafgaand aan de toelichting door de heer Meeuwse merkt de heer Stassen op dat de centrales het betreuren dat er bij dit dossier niet echt zorgvuldig is gehandeld. Tijdens de voorlichtingsbijeenkomsten voor de achterban is informatie verstrekt die strijdig is met datgene dat met de centrales is besproken. Dat heeft tot veel onrust geleid. De voorzitter zegt hiervoor begrip te hebben. Op voorstel van de voorzitter wordt het VRP paginagewijze besproken. - Pag. 3, paragraaf 2: Aangezien een aantal werkzaamheden nog niet is voltooid per 1 januari 2015, is besloten de lijnorganisatie te ondersteunen. Daarom wordt een aantal (21) functies uit de huidige DMO organisatie verlengd t/m 31 december. De heer Kropf voegt hieraan toe dat het feit dat er uitgestelde werkzaamheden zijn, de afspraak dat betrokkenen per direct beschikbaar zijn en niet gehouden worden aan hun plaatsing, onverlet laat. De heer Meeuwse bevestigt dit. - Pag. 6, paragraaf 6, laatste alinea: De heer Schipper vraagt of alle vacatures voor de ERPactiviteiten zijn gevuld. De heer Meeuwse geeft aan dat er contact is met de Landmacht en het CLAS over het vullen van vacatures door diegenen die daarvoor in aanmerking komen. - Pag. 6, paragraaf 7: de heer Meeuwse geeft aan dat het laatste deel van de tekst wellicht vragen oproept. Met de medezeggenschap is afgesproken dat medewerkers kunnen kiezen voor het SBK 2004 als dat voor hen gunstiger is. De heer Kropf bevestigt dat in het IO REO DMO is afgesproken dat er maatwerkafspraken gemaakt zouden worden in de DCOPI. Aangezien dit niet bij paragraaf 7 is vermeld, is het wel van belang dat het (in het verslag) op schrift staat. Besloten wordt de tekst van paragraaf 7 aan te passen op dit punt en een zin toe te voegen. - Op verzoek van de heer Kropf vervalt de 2e alinea op pagina 9. - Functievergelijkingstabel: op voorstel van de heer Stassen zal een kolom opmerkingen worden toegevoegd waarin de namen van de DTM-functies, met een datum, worden vermeld. De functie in regel 32 is gevuld, de overige functies IV-deskundige zijn leeg, wordt geantwoord op een vraag van de heer Stassen. Vervolgens merkt de heer Kropf ten aanzien van de DTM-functies op dat, als er één functie blijft bestaan, dat gebeurt op basis van afspiegeling. Betrokkene is daardoor automatisch degene die overgaat. Wellicht doet zich dit vaker voor. Volgens de heer Von Franquemont is sprake van identieke functies binnen verschillende ketens. Het is mogelijk dat bij de ene keten sprake is van 5/8

6 een vacature, terwijl de functie bij een andere keten is gevuld. Er zijn al vacatures voor DTMfuncties en er zullen er meer komen. Volgens de heer Kropf is het zaak dat één van de functies doorgaat, zodat wellicht sprake is van een 2- variant. Voor de O klopt dat, stelt de heer Bliek, maar het gaat nu om de P. Vervolgens wordt gediscussieerd over de wijze waarop het geconstateerde probleem kan worden opgelost. De voorzitter stelt een praktische oplossing voor. Nu het probleem is gesignaleerd kan de tabel ongewijzigd blijven. Als tijdens het BCO-traject, dat binnenkort wordt gestart, blijkt dat er toch problemen zijn dan kan worden gezocht naar een oplossing. De heer Kropf kan zich hier niet in vinden. Hij is niet bereid een O -afspraak in een P -aspect te toetsen. Vervolgens stelt de voorzitter voor er DTM-functies van te maken, maar het opnemen van functies in de soll-situatie is volgens de heer Tack niet juist. Hij stelt voor uit te gaan van functies uitgestelde reductie. Op het omklapmoment klapt een aantal functies dan niet om. Besloten wordt de functies 32 t/m 37, 76 en 77 de DTM-status te geven en de functievergelijkingstabel daarop aan te passen. De medezeggenschap zal worden geïnformeerd over de uitkomst van dit overleg. Geconcludeerd wordt dat het VRP zal worden aangepast zoals besproken en vervolgens wordt omgezet in een DRP. Daarna kan het BCO-traject worden gestart. Agendapunt 4: Brief Stopzetten Business case Defensie aan 3W (REO/ ) Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de reguliere vergadering van 3 februari Het VRP FBD komt dan ook aan de orde, meldt de voorzitter. Agendapunt 5: Rondvraag en sluiting Cyber Commando De heer Bliek herinnert aan de vragen die hij heeft gesteld over de functie van commandant. Daar heeft hij tot op heden nog geen antwoord op gekregen. De voorzitter geeft aan dat er hard wordt gewerkt om het reorganisatietraject af te ronden. VRP Permanente militaire presentie op Sint Maarten De heer Stassen vraagt naar de stand van zaken van dit VRP dat op 19 november 2014 (REO/ ) is aangeboden aan de werkgroep REO. De voorzitter zegt toe dit uit te zoeken (pm). DRP DVD De heer Schipper merkt op dat het tijdschema in het DRP DVD niet is aangepast. De voorzitter zegt toe dit uit te zoeken. Niets meer aan de orde zijnde sluit hij de vergadering om uur. 6/8

7 Actiepuntenlijst bij het verslag van het overleg 20 januari Nr.: Onderwerp: Korte omschrijving acties: Actie Voortgang/ opmerkingen 1. VRP RIO CZMCARIB , blz.3, ap.2 - Evaluatie werkorganisatie agenderen voor dec. - VRP agenderen - communicatie personeelsleden verbeteren (gevolgen niet doorgaan werkorganisatie); - Signaal afgeven dat evaluatie door 4 partijen moet worden ondertekend. 2. VRP DTD VRP EGB VRP TGB , ap.2, bz.3 3. F 100 Motorenonderhoud , ap.2, blz.3 4. Sourcingtraject DVOW , ap.2, blz.3 5. DBBO , ap.2,blz.3, , ap.2blz.5, - aandacht voor de interim-periode van het personeel in het medische functiegebied gedurende de reorganisatietrajecten - presentatie svz reorganisatieplannen agenderen voor december bespreken in vergadering REO in aanwezigheid van DMO en CLSK: - beleidsvoornemen reorganisatie F 100 Motorenonderhoud (indien gereed) - evaluatierapport PPS F 100 (REO/ ) - zorgpunten centrales aangaande personele aspecten opnemen in een brief en die aan de orde stellen in de werkgroep AP - concept beleidsvoornemen aan werkgroep REO voorleggen - verantwoordelijkheid voor bewakingstaken met C DBBO bespreken. - structurele oplossing voor een adequaat beveiligingsniveau in de West bewerkstelligen en centrales hierover per en vervolgens per brief informeren 6. Rijksbreed 3W-traject Brief (REO/ ) met reden voor stopzetting agenderen, voor de vergadering van februari Is in januari niet aan de orde gekomen. 7. MIVD ,ap.2, blz.3 8 Toepassing regelgeving , ap.2, blz , ap.2, blz. 2 onderzoek naar de duur van veiligheidsonderzoeken Z.s.m. In een wg. AFR bespreken Voorzitter AFR hierover informeren 9 DASH ,ap.1, blz.2, , blz DCC , ap. 2, blz , ap.2, blz Mainframe , ap.2, blz.2 - werk en rusttijden handhaven - geen nadelige gevolgen van keuring door lokale arts - Agenderen voor bespreking in de AFR - Bespreken registratieprocedure Geven van uitsluitsel over de positie van de commandant en plaatsvervanger in het VRP DCC. Laten agenderen voor bespreking in de AP. 7/8

8 12. VRP Herinrichting Vastgoed Beveiliging , ap.3, blz DBBS , ap.2, blz.5 Agendavoorstel start BCO Vervolgoverleg agenderen voor Nader ingaan op vraag over aanbestedingstraject en het tekenen van contracten in relatie tot de personele aspecten. - Vraag antwoorden over tekenen contract i.r.t. overeenstemming centrales. 14. VRP Permanente militaire presentie op Sint Maarten (REO/ ) , ap.5, blz DRP-DVD , ap 5, blz. 6 Voortgang VRP nagaan. Nagaan waarom tijdschema niet is aangepast 8/8