Notulen Algemene Ledenvergadering donderdag 18 januari 2018

Transcriptie

1 Ver. De Rotterdamse Montessorischool Essenburgsingel 25C 3021 AN Rotterdam Vereniging De Rotterdamse Montessorischool Essenburgsingel 25 c 3021 AN Rotterdam Notulen Algemene Ledenvergadering donderdag 18 januari Opening en vaststellen agenda De voorzitter start met de opmerking dat er enkele ouders onderwerpen hebben aangedragen voor de agenda van deze vergadering. In overleg is besloten dat de onderwerpen die betrekking hebben op heel specifieke leerling situaties, beter op een ander tijdstip en in een andere vorm besproken kunnen worden. Voor meer gemeenschappelijke thema s die ook door ouders benoemt zijn; zie ook punt 5, jaarplan) De agenda wordt verder zonder wijzigingen vastgesteld 2. Notulen ALV 29 juni 2017 De vraag is nog hoe de CvT zich verantwoordt / rapporteert; dit wordt gemist en zou beter op de website moeten of op de ALV besproken. De invulling en structuur van de CvT behoeft verheldering. Op de volgende ALV zal daar ruimte voor worden gemaakt. Er is behoefte om de saamhorigheid binnen de vereniging te vergroten. Bestuur, ouders, directie en team maken het samen. Laten we elkaar meer benutten. De structuur van de vereniging zou beter te vinden moeten zijn op de website. (bv financiële verslagen en diverse statutaire documenten). Dit behoeft verbetering. 3. Door-decentralisatie schoolgebouw Zowel juridisch als economisch zijn wij geen eigenaar van het pand. Maar als gebruiker zijn we wel verplicht het onderhoud op peil te houden. De rijksbijdrage die de school ontvangt voor het onderhoud van de gebouwen is bij lange na niet toereikend. Voor de middellange

2 termijn hebben we voldoende reservering opgebouwd maar op de lange termijn kunnen we de verantwoording niet nemen. We zijn dus blijvend met de gemeente in gesprek over het eigendom van het gebouw. De gemeente heeft inmiddels aangegeven dat zij bereid is om te kijken in welke mate ze extra middelen vrij kunnen maken. Daar is nog geen uitspraak over gedaan.valt er te zeggen wanneer we uitkomst verwachten? Voor het ontwikkelen van een visie op het gebouw gaat ouder Rob Out, met ervaring in vastgoed, met het bestuur meedenken. Ook Ivonne Bulthuis heeft ervaring met deze kwestie; haar expertise gaan we inzetten. Op korte termijn gaan we de opgebouwde reservering inzetten op schilderen en zonwering. Een mooi nieuwsfeit is dat na-facturaties aangaande onderhoudsrekeningen uit 2011/2012 van oorspronkelijk door de gemeente uiteindelijk zijn gereduceerd tot wat in lijn is met het bedrag dat wij hiervoor gereserveerd hadden. 4. Presentatie lesprogramma media wijsheid Klaartje Schungel van Social Media Wijs geeft een presentatie over de projectlessen gezond omgaan met sociale media. Deze projectlessen worden door de toehoorders als waardevol gezien; wellicht kunnen we het na deze pilot ook doortrekken naar de middenbouw en/of oudere kinderen inzetten bij deze lessen. Het onderdeel computional thinking / programmeren verdient ook aandacht. Hoe kan school een social media code oppakken? Graag voorstel daarvoor. 5. Highlights jaarplan 2018 Idee om hier een inleidende paragraaf op te nemen dat er een aantal zorgen zijn gedeeld, en dat bestuur zich beraadt op volgende stappen? Vervolgens overzicht als hieronder: communicatie, team, onderwijs, zorgleerlingen. Onder de aanwezigen is er behoefte iets meer te weten over de teamontwikkeling; wat zijn onze kwaliteiten? Waar ontbreekt er nog iets? Hoe koppel je de nieuwe inzichten terug? Miranda geeft een korte weergave van acties die in het kader van SPP (strategische personeelsplanning) zijn ingezet. Deze zijn gericht op het inzichtelijk maken van omvang en kwaliteiten zoals nu aanwezig zijn en in de toekomst nodig. (Zoals bijvoorbeeld: teamontwikkeldag, overzicht in- en uitstroom (denk aan pensioen), vertalen van missie en visie van de school in profiel, arbeidsmarktontwikkelingen en gevolgen voor werving en selectie.) Staking; voor onze school was deelname aan de landelijke stakingen met name ingegeven door saamhorigheid met de beroepsgroep. Daarnaast hebben wij ook te maken met vacatures die niet meer zo

3 makkelijk op te vullen zijn. We moeten als school een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven. Hoe houden we mensen? We profileren ons op nascholingsgebied, coaching etc. Hoe gaan we om met stagiaires, kunnen zij een aantrekkelijke vergoeding in het vooruitzicht worden gesteld? De mogelijkheid van betaalde LIO s is onderzocht. Onze financiële middelen zijn toereikend om een dergelijke overeenkomst te sluiten. Maar ook LIO s zijn schaars. Bij de werving van de nieuwe directeur zullen we rekenschap nemen van ontwikkelingen op onderwijsgebied en onderwijsbeleid. Overigens wordt er een werving- en selectiebureau aangetrokken om het wervingsproces te begeleiden, waar middelen voor zijn gereserveerd in de begroting. Het inspectierapport 2017, de aanbevelingen en de daaruit voortvloeiende aanpak zijn niet terug gezien op de ALV. Er worden zorgen gedeeld. [deze zin naar boven halen in inleidende paragraaf?] Over onderwijs lijkt er te weinig beleid. Hoe kunnen we dat goed bespreken? In werkgroepen? Met team / ouders / schoolleiding? Bijzondere ALV (om besluiten te kunnen nemen)? Wat is er al wel en blijkt niet zichtbaar? Waar liggen ontwikkelpunten? Wat moet beter? Voorstel: er worden gesprekken met team, ouders, bestuur georganiseerd, wellicht als opmaat naar een extra ALV met onderwerp onderwijs. Er is behoefte om het contact met andere ouders kleinschaliger te maken. Een oplossing hiervoor is nog niet concreet gevonden. De suggestie wordt gedaan dat de school meer kennis van buiten haalt, andere scholen bevragen. 6. Begroting 2018 Toelichting door penningmeester Rogier van Beijeren Zie bijlage. De CvT ziet dat het met het dossier gebouw goed gaat. Wel is de vraag hoe het jaarplan meer leidend zou kunnen zijn; hoe zien we de plannen van het bestuur vertaald in de begroting? We hebben een aantal zaken opgenomen waarin we komend jaar willen investeren om onze doelen te bereiken: zonwering, schilderwerk en opknappen van lerarenkamer. Reserves: een risico-analyse uit 2015 maakt dat we ong aan reserve zouden moeten hebben om tegenslagen op te kunnen vangen. Dit is in orde. Vaststellen begroting De CvT adviseert de ALV in te stemmen met de begroting.(zie bijlage) De ALV stelt de begroting 2018 vast. Vaststellen accountant De ALV stelt de accountant DRV vast

4 Vaststellen MJB De ALV stelt de meerjarenbegroting vast 7. Wisseling lid Commissie van Toezicht Het voorstel om Esther Scholten te benoemen als 3 e lid in de Commissie van Toezicht wordt met algemene stemmen aangenomen. Hiermee nemen we definitief afscheid van Koen Gommers. Welkom Esther! 8. Rondvraag V: nieuwe wet op privacy gaat in mei van start, zijn we daarmee bezig? A: daar zijn we mee bezig via de RABS V: alle vergaderstukken zouden tijdig en compleet moeten zijn. A: er wordt verbetering toegezegd. V: het project hoogbegaafde kinderen; wat kunnen we verwachten? Er is geen communicatie over. A: leerkrachten vullen aan het begin van het schooljaar een QuickScan in, waarna de werkgroep meer en hoogbegaafdheid geselecteerde leerlingen door toetst. Leerlingen en ouders vullen een vragenlijst in. Aan de hand van de verzamelde gegevens wordt het kind in een groepje ingedeeld en begeleid. V: er is een uitgegaan over grensoverschrijdend gedrag, mn in de bovenbouw. Daar is meer over te zeggen dan in deze is aangekaart. Kan dit onderwerp ook in een extra bijeenkomst besproken worden? A: ja, dit verzoek wordt vastgelegd V: er zijn meer subsidie-bronnen die we kunnen aanboren A: dank voor de tip en fijn dat dhr Henny wil meedenken daarover V: Uit het inspectierapport blijkt dat de school goed omgaat met kinderen die gemiddeld scoren, maar dat voor leerlingen die daarboven of daaronder scoren de begeleiding middelmatig is. Hoe zijn de onderwijsontwikkelingen; ook voor kinderen met een achterstand? Wat is het beleid? Hoe pakt dat uit in de praktijk? A: het bestuur neemt de zorgen serieus en we bezinnen ons op een vorm om deze vragen te bespreken met team en ouders. V aan de aanwezigen: wat maakt dat er nu zoveel mensen aanwezig zijn? A: inhoudelijke zaken zijn zeer van belang. Er bestaan zorgen over de onderwijskwaliteit. Een visie op onderwijs en de consequenties daarvan in de praktijk worden gemist. V: is een overkapping voor de fietsen op het onderbouwplein een idee? A: dank voor de suggestie 9. Sluiting om 23.00

5 Bijlagen: - presentielijst - toelichting penningmeester op begroting 2018 / meerjaren begroting - advies van CvT

6

7 Begroting 2018 Staat van baten en lasten Rijksbijdragen stijgen a.g.v. hoger leerlingenaantal (+2) en de hogere vergoeding per leerling Overige overheidsbijdragen bestaan uit gemeentelijke subsidies Leren loont Overige baten bestaan uit leerlinggebonden kosten en contributie gelijk aan 2017 Personele lasten stijgen a.g.v. CAO-aanpassingen en een hogere pensioenpremie en verwacht ouderschapsverlof in 2018 Hogere afschrijvingen door investeringen in 2017 en geplande investeringen 2018 Huisvestingslasten stabiel De leerlinggebonden kosten stijgen vnl door de hogere kn mbt de werkweek +5K en verwachte wervingskosten nieuwe directeur 10k Meerjaren begrotig Rijksbijdragen stijgen door akkoorden Overige overheidsbijdragen dalen ivmonzekerheid continuering gemeentelijke subsidies Overige baten geindexeerd met 0,5 % Personele lastengeindexeerd. Nog speelruimte komende jaren Afschrijvingen dalen doordat nog niet alle investeringen zijn gepland voor de toekomstige jaren Huisvestingslasten worden geindexeerd Overige lasten bevatten voor 2019 nog 5 K wervingskosten, daarna niet meer en blijven daardoor stabiel.

8 Adviezen Commissie van Toezicht Rotterdamse Montessoribasisschool met betrekking tot het Jaarplan en begroting 2018 Januari 2018 De commissie van toezicht (CvT) is ingesteld tijdens de ALV van 19 mei 2011, om invulling te geven aan een wettelijke verplichting. De CvT heeft verscheidene formele taken en bevoegdheden, waaronder het goedkeuren van jaarplannen, begrotingen, jaarrekeningen en -verslagen. In bredere zin geeft de CvT het bestuur gevraagd en ongevraagd advies, vanuit een onafhankelijke rol. De CvT heeft kennis genomen van het door bestuur en directie opgestelde Jaarplan, Meerjarenbegroting en Begroting 2018 met bijbehorende memo en de dialoog daarover gevoerd met het bestuur. De CvT verleent bij deze de volgens de reglementen vereiste goedkeuring. De CvT geeft de ALV een positief advies ten aanzien van vaststelling van het Jaarplan en Begroting De CvT concludeert dat het bestuur voortgang boekt in het dossier doordecentralisatie onderwijshuisvesting. Het bestuur draagt zorg dat in overleg met de gemeente Rotterdam de onderhoudskosten, zowel voor het binnenonderhoud als voor het buitenonderhoud, meer voorspelbaar zijn en dat een deel van de voorziene kosten uit de MOP door de gemeente Rotterdam worden vergoed. Daarnaast heeft de CvT met het bestuur gesproken over het jaarplan en stilgestaan bij de vraag hoe dit jaarplan meer als communicatiedocument kan worden gebruikt, zodat meer inzicht ontstaat bij de leden over de kwalitatieve ontwikkeling van de school. Carola Roos Erik van Raaij Koen Gommers