Good Governance: rol, functie en competenties van de RvT

Transcriptie

1 Good Governance: rol, functie en competenties van de RvT (vastgesteld in de vergadering van de RvT op 24 april 2008) Governance is niet een systeem, een optelsom van procedures en regelingen maar een manier van denken. (Lenssen) De code goed besturen wordt onderschreven maar - Governance is ook het stelsel voorbij = samenwerken in het publieke domein - Governance is netwerksturing in plaats van hiërarchie! Het model RvT/CvB komt uit het besef dat er een scheiding moet liggen tussen besturen en het houden van toezicht. Je moet af en toe buiten jezelf kunnen staan om te zien. De RvT moet zorgen voor die scherpte, het blijven bezien. Doen we de goede dingen, doen we de dingen goed? Niet om te beoordelen of veroordelen maar om de organisatie te ondersteunen en beter en scherper te kunnen besturen. Ieder lid van de RvT moet op deze wijze een bijdrage leveren aan de kwaliteit van SKOzoK. Algemeen uitgangspunt: De hedendaagse bestuurder van een maatschappelijke onderneming moet inzetten op ontwikkelingen waarbij er spraken is van veranderingen, een verschuiving van TOP down naar horizontale machtsverhoudingen. De kenmerken die daarbij horen: - herontwerp van organisatie, structuur en samenleven - transitie van organisatie van verticalisering naar horizontalisering - voorzien in verbinding en binding - zorg voor ruimte en commitment - exploreren van nieuwe rollen - verschuiven van beslissingsmacht / verantwoordelijkheden Principes die de hedendaagse bestuurder dan hanteert: - verscheidenheid als kwaliteit - tegengaan van institutionalisering - bevorderen van dynamiek - herdefiniëren van autonomie - check and balance tussen partijen realiseren - horizontaliseren en meervoudig publieke verankering (en verantwoording) Scherp maken van taken en verantwoordelijkheden RvT (zie ook statuten en reglement) In de statuten en het reglement op de RvT staan geen aanduidingen die betrekking hebben op het profiel en de kwaliteit van de leden. Er is één uitzondering: Statuten SKOzoK artikel 6 lid 3: Voorts wordt er bij de samenstelling van de Raad van Toezicht op gelet dat de leden door aanleg, persoonlijkheid en ervaring, beleving van

2 INRICHTING OPERATIONEEL BESTURINGSMODEL KADERS OM TE BESTUREN identiteiten de geschiktheid bezitten om in teamverband toezicht te houden en wordt in acht genomen hetgeen is bepaald in wet en regelgeving te dezer zake. Er wordt bij de samenstelling van de Raad geprobeerd een zodanige combinatie van leden te verkrijgen (getalsmatig) dat deze een afspiegeling zijn van de door de stichting bestuurde scholen naar richting, waarbij van de leden die in de Raad van Toezicht zitting hebben tenminste van iedere door de stichting bestuurde richtingen, ėėn lid participeert. Toezicht houden heeft te maken met zien. De vraag is waar je naar ziet en waar je wat van moet vinden vanuit de rol als RvT. De volgende punten zijn binnen SKOzoK gedefinieerd als het domein van de RvT: Het vaststellen van de visie en missie van de organisatie Het bepalen van de strategie die gehanteerd wordt Het vaststellen van de begroting Toezien op de realisatie in kwaliteit en financiën (opbrengsten) Benoemen/ontslaan van het CvB Het voeren van het gesprek met het CvB over relevante thema s (inspireren, klankbord zijn, uitdagen, aanscherpen) Gevraagd en ongevraagd advies maar altijd met een scherpe blik op de scheiding tussen besturen en het houden van toezicht.. SWOT / ANALYSE ONDERWIJS FIT VISIE/MISSIE WAARDEN BESTURINGSFILOSOFIE DOMEIN RvT DOMEIN RvT STRATEGIE FIT CULTUUR & MANAGEMENT- STIJL FIT INRICHTING BESTURINGSMODEL - Reglement RvT - Reglement CvB - Directiestatuut HRM medewerkers VAN BINNEN NAAR BUITEN VAN BUITEN NAAR BINNEN ORGANISATIE SYSTEEM De informatie die een RvT nodig heeft om haar verantwoordelijkheid te kunnen waarmaken: o Strategische informatie (visie, missie en strategie) o Inzicht in doelen en ontwikkeling van de organisatie o Kennis van het systeem van bewaking van kwaliteit

3 o o o Inzichten in kwaliteit en kwaliteitsontwikkeling, resultaten van de organisatie Financiële cijfers Inzicht in belanghebbende ontwikkelingen en casuïstiek Modelprofiel raad van toezicht SKoZOK In onderstaand profiel worden de kerntaken van de raad van toezicht. In het laatste onderdeel van het profiel wordt expliciet aandacht geschonken aan de rol van de voorzitter. 1. Omgevingsschets SKoZOK is een onderwijsstichting voor primair onderwijs met als kerndoelstelling het leveren van kwalitatief eigentijds onderwijs. SKOzoK wil dit doen in samenhang en samenspraak met de omgeving waar de scholen staan. Een sterke maatschappelijke oriëntatie op de omgeving waarin kinderen opgroeien en daar een positieve bijdrage aan leveren maakt SKOzoK tot die organisatie die het verschil maakt. Het CvB bepaalt de koers en richting van de SKoZOK. De raad van toezicht ziet er op toe dat het CvB haar taken op een adequate manier uitvoert en kan uitvoeren. Een aantal belangrijke beleidsbeslissingen behoeft de goedkeuring van de raad van toezicht. De raad van toezicht ziet erop toe dat de belangen van alle betrokken partijen op een evenwichtige wijze in acht worden genomen. Belangrijke belanghebbende partijen zijn leerlingen, ouders, medewerkers van SKOzoK, de gemeenschap, gemeenten, overige koepels van scholen en andere kernpartners zoals opleidingen, peuterspeelzalen, kinderdagopvang en BSO. De RvT ziet erop toe dat de governance van SkoZOk op orde is. Het kritisch en onafhankelijk beoordelen van de zorgvuldigheid van het bestuurlijke besluitvormingsproces, waarbij de belangen van alle voornoemde partijen in acht worden genomen, is een belangrijke taak voor de RvT. Het bieden van transparantie en het afleggen van verantwoording door het CvB aan de RvT en belanghebbenden zijn van toenemend belang. 2. Kerntaken De raad van toezicht heeft een aantal kerntaken die zijn vastgelegd in de statuten en het reglement van de RvT. Onderstaand een vrije interpretatie van de kern van deze taken. 1. Benoemen, beoordelen, vaststellen van de arbeidsvoorwaarden, schorsen en ontslaan van het CvB. 2. Goedkeuren dan wel vaststellen van bepaalde beleidsmatige beslissingen, nauwlettend wordt in de gaten gehouden welke besluiten verankerd moeten worden in het overleg tussen RvT en CvB. 3. Toezicht houden op (het beleid van ) het CvB. Daarbij dient het CvB de door de RvT vastgestelde strategische uitgangspunten als houvast te hanteren. De beleidsuitvoering dient dan ook gevolgd/ gemonitord te worden of de uitvoering past binnen de gekozen strategie. Toezicht houden op de kwaliteit en de financiële stabiliteit van SKOzoK.

4 4. Op hoofdlijnen beoordelen van de kwaliteit van het proces (plan, do, check, act) van de besluitvorming, beleidscyclus, beoordelen of de diverse beleiddocumenten in lijn zijn met de strategie. 5. Beoordelen van besluiten van het CvB met name op basis van consistentie en de belangenafweging 6. Gevraagd en ongevraagd adviseren van het CvB. Het gevraagd en ongevraagd adviseren van het CvB over de diverse beleidsaspecten. Tijdens, maar ook naast de formele bijeenkomsten met het CvB zal de RvT o.a. op basis van signalen die hem bereiken, het CvB kritisch en op een open wijze bevragen en adviseren. De RvT levert stof tot nadenken voor het CvB, met inachtneming van ieders rollen en verantwoordelijkheden. Het CvB voelt zich door de raad uitgedaagd en gesteund. 7. RvT formuleert de eigen informatiebehoeften. 8. Zij houden toezicht op het naleven van de wet, de statuten en de in- en externe regelgeving 9. Zij houden toezicht op de voorgestelde verbeteringen, het plan van aanpak, het tijdig en adequaat uitvoeren. 3. Basisvereisten Om de hiervoor geschetste kerntaken goed uit te kunnen voeren worden algemene en specifieke eisen gesteld aan de raad van toezicht als collectief, aan individuele leden en aan de voorzitter. I. Basisvereisten raad van toezicht als collectief: A. Algemeen: De raad van toezicht: 1. onderschrijft dat SKOzoK een belangrijke toegevoegde waarde heeft in het onderwijs voor het gebied waar zij in werkzaam is, maar zelfs daarbuiten. 2. heeft een onafhankelijke positiefkritische grondhouding ten opzichte van het CvB; 3. kijkt op hoofdlijnen en vanuit een breed perspectief (vanuit verschillende gezichtspunten van de diverse belanghebbende partijen) naar zaken die van belang zijn voor SKOzoK en is in staat om een evenwichtige afweging van de diverse belangen te maken; 4. heeft zicht op en respecteert de onderscheidende rol van het CvB; 5. heeft zicht op maatschappelijke ontwikkelingen; 6. voelt zich betrokken bij het wel en wee van het onderwijs; 7. heeft zicht op ontwikkelingen op het terrein van governance; 8. heeft zicht op de samenhang van de uitgezette koers van SKoZOK; 9. onderhoudt pro-actief een goede verstandhouding met het CvB teneinde ieders competentie/rol tot volle wasdom te laten komen; 10. is in staat om op een transparante wijze verantwoording af te leggen; 11. is kritisch met betrekking tot zijn eigen functioneren en evalueert jaarlijks het eigen functioneren. Voortdurende professionalisering is hierbij een uitgangspunt; 12. kijkt bij de samenstelling van de raad van toezicht in eerste instantie naar de benodigde kwaliteitseisen, en daarnaast naar een evenwichtige opbouw qua leeftijd, man/vrouw-verdeling;

5 B. Kennis en ervaring Ten aanzien van kennisvereisten geldt dat de raad van toezicht als collectief moet beschikken over deskundigheid op de volgende gebieden: strategie en organisatie ontwikkeling, leiding geven, algemeen management, onderwijs, financiën/ bedrijfseconomie, ICT, audit/control, juridische zaken en human resource management. Bij de samenstelling wordt hiermee rekening gehouden, teneinde een goede balans en voldoende complementariteit binnen het college te bewerkstelligen. Een gedegen deskundigheid van een individu op een specifiek terrein mag er overigens niet toe leiden dat deze persoon eigenaar wordt van dat specifieke terrein: alle leden van de raad van toezicht zijn verantwoordelijk voor de beoordeling en toetsing van alle beleidsterreinen. Bij voorkeur geldt dat meerdere leden van de raad van toezicht managementervaring hebben (gehad) in het bedrijfsleven of non-profitorganisaties. Daarnaast zijn zij bij voorkeur geworteld in de maatschappij. II. Basisvereisten individuele leden van de RvT A. Algemeen: Het lid van de RvT: 1. staat bekend als een betrouwbaar, integer en onafhankelijk persoon. 2. houdt zich aan de regelgeving ten aanzien van o.a. belangenverstrengeling en hoofd- en nevenfuncties; 3. is actief in het dagelijks leven en staat midden in de samenleving; heeft een visie op mens en samenleving en kan deze verwoorden 4. is bereid en in staat voldoende tijd voor de functie uit te trekken; 5. heeft minimaal een HBO opleidings-, denk- en werkniveau en is in staat complexe materie te analyseren en in deel-aspecten te ontleden; 6. neemt de verantwoordelijkheid om te voorzien in eigen informatiebehoefte; 7. heeft, in verband met digitale informatievoorziening, toegang tot internet; 8. onderschrijft het belang van een maximum zittingsduur (2X 4jaar); 9. is ambassadeur van SKOzoK. B. Kennis, ervaring, houding en gedrag: 1. beschikt over deskundigheid en ervaring op één of meer van de volgende gebieden: algemeen management en leiding geven, onderwijs, bedrijfseconomie/ financiën, ICT, audit/control, juridische zaken, vastgoed of HRM; 2. heeft basale kennis op het gebied van financiële bedrijfsvoering en processen; 3. is in staat zelfstandig en onafhankelijk een afgewogen oordeel te vormen over het totale beleid van SKOzoK; 4. is een teamspeler (is onafhankelijk maar zoekt wel verbinding met collega-rvt leden); 5. is niet angstig om te falen, een afwijkende mening te hebben, dóór te vragen of zijn nek uit te steken en houdt zich dus niet op de vlakte. Schroomt niet om bestaande werkwijzen ter discussie te stellen en vraagt om toelichting als zaken niet duidelijk zijn; 6. voelt zich thuis in de rol van toezichthouder; 7. heeft een positief-kritische houding naar het CvB; 8. staat open voor kritiek; 9. kijkt kritisch naar het eigen functioneren en dat van zijn collega-rvt leden.

6 C. Gedragscompetenties: Om de gedragscompetenties in beeld te krijgen, is een overzicht ontwikkeld van de verschillende gedragscompetenties. Ten principale zijn de verschillende kwaliteiten op een zo hoog mogelijk niveau aanwezig (streefniveau 4) zie bijlage Conceptuele competenties RvT SKOzoK III. Basisvereisten voor de voorzitter van de RvT De voorzitter beschikt over de vereisten zoals beschreven in "basisvereisten individuele leden van de RvT". Daarnaast heeft de voorzitter een aantal specifieke taken met bijbehorende vereisten ten aanzien van kennis, vaardigheden en competenties. A. Specifieke taken van de voorzitter: 1. het opstellen van de agenda van de RvT en het afstemmen hiervan met de voorzitter van het CvB; 2. het leiden van de vergaderingen van de RvT; 3. het er op toezien dat alle leden van de RvT tijdig de juiste informatie ontvangen; 4. het voeren van functioneringsgesprekken met de individuele leden en het team RvT; 5. het, eventueel samen met één of meer leden van de RvT, voeren van beoordelingsgesprekken met het CvB: de inhoud van de beoordeling wordt afgestemd binnen de voltallige RvT; 6. het zorgen voor een goed samenspel tussen de leden van de RvT; 7. het onderhouden van structurele en regelmatige contacten met het CvB; 8. het zorg dragen voor transparantie en verantwoording over het functioneren van de RvT. B. Kennis, vaardigheden en competenties: 1. Om deze specifieke taken goed te kunnen uitoefenen beschikt de voorzitter over kennis en vaardigheden noodzakelijk voor het leiden van vergaderingen en het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Hij heeft goed zicht op kwaliteiten van de leden van RvT en het CvB en is in staat hen op een coachende wijze te voorzien van feedback. 2. De vele in- en externe contacten maken dat de voorzitter over zeer goede communicatieve eigenschappen moet beschikken. Een kritische en onafhankelijke houding, maar tegelijk ook openstaand voor een dialoog met alle belanghebbende partijen, met inachtneming van ieders rol, zijn kenmerkend voor zijn opstelling. 3. De voorzitter is een stimulerende factor in het college en in de relatie naar anderen. Hij zorgt ervoor dat de raad als een team functioneert en hij is een gezaghebbend persoon. Hij heeft impact en gezag. De voorzitter is als geen ander in staat de samenhang tussen de diverse beleidsaspecten te zien en daarnaar te handelen, rekening houdend met de belangen van alle belanghebbende partijen. Hij beschikt over levenservaring en wijsheid en heeft veel gevoel voor intermenselijke relaties. 4. Hij geeft in de vergaderingen van de RvT ruimte aan de overige leden, waardoor hij ervoor zorgt dat hun inbreng optimaal aan bod komt. Hij verliest hierbij de effectiviteit en efficiency niet uit het oog.

7 Bijlage 1: Conceptuele competenties RvT SKOzoK. Visie Afstand nemen van het gangbare 1 Verdiept zich in relevante informatie vanuit meerdere invalshoeken als hij / zij bezig is met de oordeelsvorming over een vraagstuk en neemt die informatie mee in de besluitvorming die hij / zij uiteindelijk kiest. denken en ontwikkelen en 2 Diverse geledingen vanuit de SKOzoK worden geconsulteerd bij het voorbereiden van een visie. toepassen van een visie. 3 Denkt niet meteen in de oplossing, maar legt eerst een vraagstuk uiteen op verschillende aspecten en brengt deze met elkaar in verband. Komt dan pas toe tot oordeelsvorming en laat zien dat er vanuit diverse invalshoeken naar het onderwerp is gekeken. 4 Overstijgt het concrete vraagstuk door compleet andere thema s met elkaar te verbinden en komt zo tot nieuwe oplossingsrichtingen en gebruikt de gevonden oplossingsrichtingen bij andere vraagstukken. Strategisch perspectief 1 Heeft zicht op de bedoelde en onbedoelde effecten op de langere termijn van besluiten / acties. Afstand nemen 2 Beschikt over een sterkte / zwakte analyse (interne factoren) van SKOzoK. van problemen en het leggen van 3 Heeft een gedegen inzicht op de kansen en bedreigingen (externe factoren) van SKOzoK dwarsverbanden binnen een bredere context 4 Geeft op basis van een analysemodel richting aan SKOzoK voor de middellange en lange termijn. Organisatiegebonden competenties. Coachen / klankbord 1 Ondersteunt het CvB bij het (h)erkennen van tekorten in hun vakbekwaamheid. Het helpen van de CvB om hun 2 Moedigt het CvB aan om hun sterke kanten in te zetten bij moeilijke opdrachten. denken en handelen te 3 Maakt voor het CvB relevante inschattingen voor de benodigde en beschikbare kennis en kunde. ontwikkelen 4 Stelt binnen de doelen van de organisatie met het CvB toekomstscenario s op. Initieert en bewaakt de voortgang van de scenario s en spreekt het CvB aan op de gemaakte afspraken. Omgevingssensitiviteit Is geïnformeerd over de omgeving en heeft 1 Toont tact, correctheid en begrip voor de andere partij en accepteert normen en waarden van anderen en is zich bewust van de eigen waarden en normen. Laat de andere partij in zijn waarde. zicht op normen en waarden, belangen en posities van anderen en 2 Leeft zich in in de andere partij, schat belangen en positie van anderen in en houdt rekening met de verhoudingen binnen SKOzoK en andere partijen. kan mee omgaan. Kan deze kennis vertalen en benutten voor het eigen handelen en dat van 3 Houdt rekening met de verhoudingen en posities van stakeholders en overige partijen en benadert daarbinnen de juiste personen of partij. Signaleert trends en weet deze te duiden voor het functioneren van SKOzoK. SKOzoK. 4 Is in staat om met verschillende normen en waarden van diverse partijen en stakeholders om te gaan; hanteert daarbij de juiste rol; schat complexe

8 situaties en besluitvormingsprocessen in; doorziet welke personen en belangen hierin een rol spelen en speelt daar op het juiste moment op in. Denkt en vat standpunten van leden van het CvB samen, mede op basis van een scherp inzicht in de koers Netwerken Ontwikkelt en 1 Besteedt aandacht aan de relatie met collega bestuursleden en relaties die relevant zijn voor SKOzoK bestendigt relaties, allianties 2 Legt en onderhoudt externe relaties met voor SKOzoK belangrijke personen. Informeert zich over de interne en externe ontwikkelingen. en coalities binnen en buiten 3 Zoekt actief naar samenwerking. Onderhoudt actief een voor SKOzoK relevant netwerk. SKOzoK en benut deze voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking. 4 Bouwt en onderhoudt een relevant netwerk met invloedrijke personen; herkent en bespreekt met de CvB mogelijke nieuwe samenwerkingsverbanden en ziet kansen voor SKOzoK. (inter)persoonlijke competenties. Uitluisteren Kruipt in de huid 1 Luistert naar de opbouw van de argumenten en overwegingen van de ander. Zegt wat hij / zij zelf denkt. van de ander en voelt en ervaart wat de intentie is van het verbale en het non-verbale gedrag. 2 Kruipt in de huid van de ander om de zienswijze van de ander door zijn / haar hart, hoofd en handen te begrijpen. Stelt socratische vragen, vragen die concretiseerbaar zijn, conceptueel, eenvoudig, treffend en actualiseerbaar. De vraag moet voor alle partijen betekenisvol zijn. Men is in staat om vanuit de positie van de ander te luisteren, de woorden te herhalen, mee te denken en vanuit de ander verder te denken. Wacht met het ventileren van eigen meningen en gedachten. 3 Is in staat om te reageren door het stellen van een (socratische) vraag. De vraag is herleidbaar naar een casus die persoonlijk is, concreet, relevant, afgesloten en eenvoudig. De vraag wordt verhelderd en de andere partijen worden uitgenodigd tot de dialoog. Meningen, ideeën en praktische tips worden niet naar voren gebracht voordat de casus / het te nemen besluit vanuit verschillende invalshoeken is onderzocht. 4 Het te nemen besluit of het antwoord op de vraag is het resultaat van consensus; tijdens het gesprek worden er geen opmerkingen geplaatst die niet direct met de casus / het te nemen besluit te maken hebben. Luisteren Het tonen van 1 Luistert naar anderen. Is niet voortdurend zelf aan het woord, maar luistert ook naar wat een ander verwoord. aandacht en alertheid bij het luisteren 2 Vat opmerkingen van anderen samen. Na het luisteren worden de opmerkingen van de anderen samengevat en wordt op basis daarvan het gesprek vervolgd. 3 Let in een gesprek altijd op het non-verbale en het verbale gedrag van anderen. 4 Vraagt door naar informatie die gegevens en emoties toevoegen en plaats deze in een bredere context. Communiceren 1 Luistert en laat de ander uitspreken, toont belangstelling voor anderen.

9 Het helder en duidelijk presenteren en verwoorden van feiten, ideeën en meningen. 2 Formuleert tactvol, weet eigen opvattingen en meningen over te brengen, biedt gelegenheid aan een ander om mee te praten en te denken, stemt de woordkeuze en de opbouw van de argumenten af op de ander en het onderwerp. 3 Past de stijl van communiceren zowel verbaal als non-verbaal aan als de situatie daar om vraagt. Heeft de beschikking over verschillende communicatiestijlen en kan deze op de juiste manier en op het juiste moment toepassen. Formuleert helder, herkent tegenstellingen en speelt effectief in op (non)-verbale signalen. Brengt gevoelige onderwerpen naar voren en toont daarbij begrip voor de ander. 4 Beïnvloedt het gesprek en de sfeer door emoties te benoemen en houdt de relatie goed, luistert naar de ander en gaat in op de argumenten van de ander. Samen werken 1 Geeft de ander ruimte om voor zijn mening uit te komen. Samen met 2 Streeft gezamenlijke de doelen van SKOzoK na. anderen doelen bereiken. 3 Kent de zwakke en sterke punten van de andere leden van de RvT, respecteert de ander en zorgt ervoor dat het te besluit een resultaat is van de RvT als collectief; waarbij eigen opvattingen en meningen betrokken zijn bij de totstandkoming daarvan. 4 Is in staat om randvoorwaarden te creëren voor een goede samenwerking; kent de kwaliteiten van de anderen en meent actief deel aan het groepsproces. Samenwerken Bijdrage leveren 1 Biedt gevraagd en ongevraagd advies aan de CvB en of een lid van de RvT. Informeert de ander over eigen opvattingen,. aan een gezamenlijk 2 Geeft ruimte aan de ander om een mening, opvatting, etc te ventileren en doet zonodig concessies aan de eigen mening, opvatting, etc. resultaat, ook wanneer er niet direct een eigen 3 Zoekt actief naar samenwerking, stuurt op gemeenschappelijke belangen, spreekt helder en in eenduidige bewoordingen en zorgt ervoor dat de teamgeest wordt aangewakkerd. belang aanwezig is. 4 Zoekt actief naar mogelijkheden om groepsvorming / eilandencultuur binnen de RvT te voorkomen. Neemt genoegen met een plaats op de achtergrond waardoor anderen op de voorgrond kunnen treden. Betrekt alle leden van de RvT bij de besluitvorming en stimuleert een ieder tot het leveren van een bijdrage aan het te bereiken resultaat; houdt daarbij rekening met de kwaliteiten van de ander(en).