PRODUCTIEHANDBOEK GIDS VOOR EXTERNE PRODUCTIEHUIZEN

Transcriptie

1 PRODUCTIEHANDBOEK GIDS VOOR EXTERNE PRODUCTIEHUIZEN Update: februari 2019

2 EPRO-CEL... 4 TOEGANGSBADGE... 5 HET DEPOT... 6 TOELEVERINGSDIENSTEN: REKWISIETEN KOSTUUMS - PRUIKEN... 8 ALGEMEEN VOOR ALLE UIT TE LENEN STUKKEN... 8 REKWISIETEN... 8 KOSTUUMS... 9 PRUIKEN WERKMATERIAAL EN UITZENDDRAGERS RICHTLIJNEN VOOR DE GENERIEKEN RICHTLIJNEN VOOR COPYRIGHT HOE ZIET EEN EINDGENERIEK EN ZIJN COPYRIGHT ER NORMAAL GEZIEN UIT? VERDERE SPECIFICATIES VOOR DE EXTERNE PRODUCTIEHUIZEN DE VERTAALAFDELING GESLOTEN ONDERTITELING OPEN ONDERTITELING ONDERTITELBELEID HET AFGEWERKTE PROGRAMMA DUUR VAN EEN PROGRAMMA TECHNISCHE VEREISTEN VAN EEN PROGRAMMA-FILE WANNEER EN HOE LEVEREN VAN EEN UITZENDING? LAATTIJDIGE AANLEVERING HET PROGRAMMA WERD GELEVERD, MAAR MOET WORDEN TERUGGEHAALD DE NETPLANNING HOE WERKT DE NETPLANNING? INHOUDELIJKE EN TECHNISCHE PROGRAMMAGEGEVENS (IPG TEG - IPO ) DE IPG OF HET DOCUMENT INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS DE TEG OF TECHNISCHE GEGEVENS VOOR UITZENDING DE IPO OF INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS VOOR ONLINE-MATERIAAL VRT COMMUNICATIE WAARVOOR KAN JE HIER TERECHT? WAT VERWACHT VRT COMMUNICATIE VAN HET PRODUCTIEHUIS? PROMOCEL

3 WAT MOET JE DOEN OM TRAILERING TE VERKRIJGEN OP EEN, KETNET OF CANVAS? AANLEVEREN VAN TRAILERS/TRAILERMATERIAAL/ VOLGENDE KEER VIA ASPERA HOSTING AUTEURSRECHTEN MELDINGSPLICHT VOORAF (bij Sabam) HOE EEN AANGIFTE INVULLEN? PRAKTISCHE RICHTLIJNEN INVULLEN AUTEURSRECHTEN VIDEO ON DEMAND (VOD) DIGITAAL HET TOESTEMMINGSFORMULIER EN HOE HET GEBRUIKEN BIJ TELEVISIEUITZENDINGEN INLEIDING SOORTEN TOESTEMMING WANNEER HEB JE EEN GETEKEND FORMULIER NODIG? CONCRETE GEVALLEN TOESTEMMINGSFORMULIER BESCHERMING MINDERJARIGEN (ALL ) HET MEDIADECREET ROUTING PRODUCTPLAATSING (PP) EN ANDERE VORMEN VAN COMMERCIELE COMMUNICATIE IN TELEVISIEPROGRAMMA S (co)producties in opdracht van de VRT DEEL I INLEIDING DEEL II VOORAF: DE BASISSET VAN REGELS DEEL III - RELEVANTE BEGRIPPEN DEEL IV - BEPALINGEN DIE GELDEN VOOR ELKE VORM VAN COMMERCIELE FINANCIERING DEEL V - PRODUCTPLAATSING DEEL VI - OFF SCREEN SPONSORING IN NATURA DEEL VII - PRULLEN IN TELEVISIEPROGRAMMA S (< 250 euro) DEEL VIII- EIGEN VRT-PRODUCTEN IN TELEVISIEPROGRAMMA S DEEL IX - MEDEWERKING VAN NIET-COMMERCIELE ENTITEITEN DEEL X - BESLUIT DEEL XI BOETEREGELING

4 EPRO-CEL De EPRO-cel geeft logistieke steun aan de productiehuizen. Bij de EPRO-cel kan je terecht met al je vragen omtrent de praktische uitwerking. Medewerkers van productiehuizen moeten voor alle contacten en activiteiten binnen de VRT eerst contact opnemen met de EPRO-cel. Contact Ketnet en Canvas Francis Theuns 02/ één Daisy Hofmans 02/ Adjunct aanbodverantwoordelijke ketnet: Nadine Bernard 02/ /

5 TOEGANGSBADGE Met een VRT-badge heb je vrije toegang tot het omroepcentrum. Medewerkers van productiehuizen (met een contract langer dan 2 maanden) kunnen een badge aanvragen. AANVRAAG VAN EEN NIEUWE BADGE Mail het aanvraagformulier VRT-badge voor productiehuizen naar epro@een.be, epro@ketnet.be, of epro@canvas.be Geldigheid van de badge: losse medewerkers productiehuis = duur van hun contract vaste medewerkers productiehuis = max. 1 jaar Voor de badge dient een waarborg van 25 betaald te worden. De badge moet persoonlijk afgehaald worden, want er wordt een foto gemaakt. VERLENGING Mail naar het gewenste epro-adres met de vermelding: naam badgenummer productiehuis nieuwe looptijd De EPRO-cel laat onmiddellijk de looptijd van de badge verlengen VERANDERING VAN PRODUCTIEHUIS Je kan je badge behouden, maar laat de EPRO-cel zeker weten naar welk productiehuis je gaat. De badge wordt onder het nieuwe productiehuis geactiveerd. VERLIES VAN BADGE Je kan een nieuwe badge laten aanmaken, mits betaling van 25 waarborg. EINDE CONTRACT / INLEVEREN BADGE Lever je badge weer in bij de VRT en je krijgt je 25 waarborg terugbetaald. BELANGRIJK Elke badge wordt gelinkt aan het productiehuis waarvoor het personeelslid werkt. Het productiehuis blijft steeds verantwoordelijk voor alle activiteiten die haar personeelsleden binnen de VRT uitvoeren. Bij misbruik wordt het productiehuis ter verantwoording geroepen. 5

6 HET DEPOT Het Depot is een database met gedigitaliseerd video-en audiomateriaal. In het Depot vind je alle uitgezonden bewaard materiaal, footage, rushes, fragmenten van externe archieven. Het is niet omdat het materiaal in het Depot beschikbaar is, dat het mag hergebruikt worden. (er zit ook veel materiaal in het Depot dat niet mag hergebruikt worden) Externe programmamakers kunnen alleen archief gebruiken wanneer dit in de productieovereenkomst vermeld werd. Het ontleende materiaal mag alleen gebruikt worden in het kader van deze overeenkomst. Gebruik van het materiaal voor programma s buiten de overeenkomst of voor persoonlijke doeleinden is niet toegelaten. HOE TOEGANG KRIJGEN TOT HET ARCHIEF? 1. Om opzoekingen in het depot te kunnen doen is een korte opleiding verplicht! Vraag tijdig inlichtingen bij de EPRO-cel want deze opleiding wordt slechts één keer per maand georganiseerd. In deze opleiding komt de rechtenproblematiek aan bod en deze zal je daarenboven ook veel tijd besparen tijdens je research. 2. Mail 5 weken vóór je het archief wenst te gebruiken je archief-aanvraag naar epro@een.be, epro@ketnet.be, of epro@canvas.be (afhankelijk van het uitzendnet van je programma) 3. Je krijgt pas toegang tot het archief na ondertekening van een verklaring over het archiefgebruik. 4. De EPRO-cel regelt je accountgegevens. Externe productiehuizen kopiëren van het Depot naar een externe harde schijf. Dit kan in originele kwaliteit of in browse versie. Het materiaal doorsturen is niet mogelijk. Het is belangrijk dat de researcher ook alle metadata van het materiaal oplijst. Bij export van edl (echter niet van een volledig programma) wordt de metadata automatisch gegenereerd. Hou deze zeker bij. RECHTEN VRT klaart geen rechten voor externe productiehuizen! Externe productiehuizen mogen alleen materiaal gebruiken als ze zelf de rechten klaren. 1. Gebruik van niet-uitgezonden materiaal is verboden! 2. De productiehuizen dienen alle beperkingen op het materiaal te respecteren. 3. Indien materiaal uit het archief in een andere context wordt gebruikt, mag deze niemand schaden. De toestemming voor hergebruik moet steeds verkregen worden. Ook bij materiaal dat 100% eigendom is van VRT. 4. De rechteninformatie die in het depot is opgenomen gold voor rechten op het moment van de eerste uitzending. VRT kan niet garanderen dat deze informatie nog van toepassing is voor uw huidig hergebruik in uw context. 5. Voor hergebruik moet altijd de bron worden geraadpleegd. 6

7 Het klaren van rechten, het respecteren van embargo s op het materiaal en het naleven van het deontologisch charter blijft de verantwoordelijkheid van de programmamaker en het productiehuis. De rechtenproblematiek komt ook in de opleiding aan bod! Het productiehuis blijft steeds verantwoordelijk voor alle activiteiten die haar personeelsleden binnen de VRT uitvoeren. Bij misbruik van het VRT-archief wordt het productiehuis ter verantwoording geroepen. Contacten bij het beeldarchief - 2F23 beeldarchief@vrt.be 02/ Linda De Leeuw 02/ Kopieerlokalen: Visielokalen: 2F29 2F31 2F30 2F26 Er zijn vier archiefkernen die hulp kunnen bieden bij zoekopdrachten in Het Depot. Televisie en Radio staan in voor het archiefmateriaal van één specifiek medium, de kernen Nieuws/Duiding en Sport werken crossmediaal over de grenzen van televisie en radio heen. Elke kern kan zowel telefonisch als via gecontacteerd worden. Radio radioarchief@vrt.be Nieuws/Duiding nieuwsarchief@vrt.be Televisie televisiearchief@vrt.be Sport sportarchief@vrt.be Van buitenshuis zijn de archiefkernen te bereiken op het algemeen nummer via een keuzemenu. Technische moeilijkheden? TEO 5030@vrt.be 5030 (8u 18u) 7

8 TOELEVERINGSDIENSTEN: REKWISIETEN KOSTUUMS - PRUIKEN ALGEMEEN VOOR ALLE UIT TE LENEN STUKKEN Indien vastgelegd in de productieovereenkomst kunnen rekwisieten, kostuums en pruiken worden uitgeleend volgens de gemaakte afspraken. Het uitgeleende materiaal mag enkel gebruikt worden voor het programma of project waarvoor het werd aangevraagd. Bij aanvang van de uitleenperiode neemt het productiehuis eerst contact op met de EPRO-cel. Die informeert vervolgens de algemene coördinator toeleveringen. Hierna behandelt elke afdeling op zich (hetzij rekwisieten, pruiken of kostuums) de verdere schriftelijke aanvragen. Inpakken, stapelen en transporteren van ontleende stukken is de verantwoordelijkheid van het productiehuis. REKWISIETEN De VRT beschikt over een rekwisietenmagazijn met inrichtingsmateriaal voor diverse sets zoals meubilair, decoratie en spelrekwisieten. Wanneer vastgelegd in de productieovereenkomst kan een productiehuis rekwisieten ontlenen. Volgende voorwerpen of taken behoren NIET tot rekwisieten: - Verbruiksmaterialen: cateringmateriaal, bevestigingsmateriaal, bureau-uitrusting, - Productiematerialen: schminkstoelen, -koffers en spiegels, tenten, rookmachines, walkies, zwarte doeken, inrichting productielokalen - Echte wapens - Inpakmateriaal; inpakken, stapelen en transporteren van ontleende rekwisieten. - Samenstelling en inrichten van sets gebeurt NIET door de VRT rekwisietenafdeling. Het productiehuis zorgt zelf voor een rekwisiteur en/of setdresser die de rekwisieten uitkiest en naar en van de set brengt - Het productiehuis is verantwoordelijk voor het correct vervoeren van de rekwisieten, m.a.w. zij zorgt zelf voor inpakmateriaal en transport opdat de rekwisieten zonder beschadiging kunnen worden getransporteerd. Speciale aandacht en attesten worden gevraagd voor het uitlenen van nepwapens, uniformen van ordediensten, uniformen van overheidsdiensten, die gebruikt worden op openbaren domeinen! Deze worden pas uitgeleend na voorlegging van een goedkeuringsattest van de plaatselijke ordediensten. In dit attest staat uitdrukkelijk plaats en datum van gebruik van de attributen vermeld. Dit materiaal dient ook getransporteerd te worden uit het zicht van publiek! Hoe rekwisieten ontlenen? Indien je rekwisieten nodig hebt neem je eerst contact met de EPRO-cel. Na bevestiging kan je zelf contact nemen met de dienst rekwisieten via mail: rekwisieten@vrt.be 8

9 De rekwisieten dienen minimaal 2 dagen voor afhaling aangevraagd te worden. Geef per bestelling/mail zo veel mogelijk info door: - Naam productiehuis + adres + telefoon + BTW nummer - VRTnet + Titel van het programma + PO-nummer - Naam van de toeziend producer - Naam van de afhaler + functie + gsm + - Naam van de rekwisiteur en/of setdresser van het productiehuis + contactgegevens: gsm en - Wat je nodig hebt (zo veel mogelijk in detail + hoeveel stuks). Voeg eventueel een foto bij van wat je zoekt. - Waar je het materiaal gaat gebruiken + ev. vergunningen, toelatingen - Datum van afhalen + manier van transporteren - Datum van terugbrengen rekwisieten@vrt.be geeft je antwoord over beschikbaarheid van de rekwisieten, tijdstip van ophalen en terugbrengen van de uit te lenen stukken. Alle beschikbare rekwisieten worden uitgezocht, gefotografeerd en klaargezet tegen de afgesproken afhaaldatum. Per bestelling wordt een uitleen-bon opgemaakt. Een duplicaat (of duplicaten gegroepeerd per maand) wordt naar de aanbodverantwoordelijke en naar de EPRO-cel gestuurd. Diegene die de rekwisieten afhaalt tekent de uitleen-bon voor ontvangst en wordt op dat ogenblik verantwoordelijk gesteld voor het intact terugbrengen van de ontleende stukken! De uitgeleende stukken moeten in dezelfde staat teruggebracht worden. Bij terugkeer op de opgegeven datum, worden de rekwisieten gecontroleerd en terug ingecheckt. Kosten van ontbrekende, beschadigde of vervuilde rekwisieten worden aan het productiehuis gefactureerd. Het laatste saldo dat VRT aan het productiehuis verschuldigd is, wordt pas uitbetaald wanneer alle ontleende rekwisieten opnieuw werden ingecheckt en alle eventuele kosten werden vergoed. Afhalen en terugbrengen: 1R Contact rekwisieten@vrt.be KOSTUUMS De VRT beschikt over een kostuummagazijn met diverse genres kostuums, schoenen en accessoires. Wanneer vastgelegd in de productieovereenkomst kan een productiehuis kostuums, schoenen en accessoires ontlenen. 9

10 Volgende voorwerpen of taken behoren NIET tot kostuum: - Verbruiksmaterialen: naaimateriaal, stoffen, was- en strijkmateriaal, poetsgerief, kapstokken - Productiematerialen: strijkmachine, -tafels, paspoppen, passpiegels, kledingrekken,, kapstokken - Inpakmateriaal, inpakken, stapelen en transporteren van uitgeleende kledij. - Samenstelling van meer dan zes (6) silhouetten gebeurt NIET door het VRT-kostuumfonds. - Het productiehuis zorgt zelf voor een kledingadviseur, stylist of kleedster die de silhouetten samenstelt en uitkiest en naar en van de set brengt. Hoe kostuums ontlenen? Indien je kostuums nodig hebt neem je eerst contact op met de EPRO-cel. Zij mailt de toelating door naar hoofd toeleveringen, om een vast bepaald aantal silhouetten, zoals bepaald in de productieovereenkomst, te mogen afhalen. Nadien doe je zelf je bestelling via mail: kostuumfonds@vrt.be Kostuums dienen minimum 2 dagen voor afhaling aangevraagd te worden! Doe GEEN aanvragen voor meer dan zes silhouetten (=volledig pak van kop tot teen)! Vanaf 6 kostuums moet het productiehuis een styliste, adviseur of kleedster voorzien. Idem voor historische kostuums. Geef per bestelling/mail zo veel mogelijk info door: - Naam productiehuis + adres + telefoon + BTW nummer - VRTnet + Titel van het programma + PO-nummer - Naam van de toeziend producer - Naam van de afhaler + functie + gsm + - Naam van de kledingadviseur, stylist of kleedster PH + gsm + - Geef een juiste beschrijving (zo veel mogelijk in detail + hoeveel stuks). - Voeg de maten bij van de personen die de kleding zal dragen. Alle maten: lengte, breedte, schoenmaten, lichaamskenmerken - Voor man/vrouw/jongen/meisje + ouderdom - Stijlperiode van de kledij: hedendaags, historisch, carnavalesk? Kleur? - Voeg eventueel een detailfoto bij. GEEN filmpje. - Zal er een pasmoment zijn? Wanneer is dit gepland? - Waar je het materiaal gaat gebruiken + ev. vergunningen, toelatingen voor uniformen manier van transporteren - Datum van afhalen - Datum van terugbrengen kostuumfonds@vrt.be geeft je antwoord over beschikbaarheid van de kostuums/silhouetten, tijdstip van ophalen en terugbrengen van de uit te lenen stukken. Alle beschikbare kostuums worden uitgezocht, gefotografeerd en klaargezet tegen de afgesproken afhaaldatum. Per bestelling wordt een uitleen-bon opgemaakt. Een duplicaat (of duplicaten gegroepeerd per maand) wordt naar de toeziend producer en de EPRO-cel gestuurd. 10

11 Diegene die de rekwisieten afhaalt tekent de uitleen-bon voor ontvangst en wordt op dat ogenblik verantwoordelijk gesteld voor het intact terugbrengen van de ontleende stukken! Natte kostuums laten drogen vooraleer terug te brengen. NOOIT in plastiek zakken proppen! Kledij wordt met zorg behandeld, NIET versneden en NIET gekleurd! Bij terugkeer op de opgegeven datum, worden de rekwisieten binnengebracht zoals ze werden meegegeven: op kapstok, rek of met hoes. Beschadigingen worden gemeld. Bij terugkeer op de opgegeven datum worden de kostuums gecontroleerd en terug ingecheckt. Het productiehuis zal voor elk ontleend kostuum de kosten van de droogkuis en van de te herstellen stukken dragen. De factuur wordt door de VRT aan het productiehuis gestuurd. Kosten voor nieuwe aankoop van ontbrekende kostuums worden aan het productiehuis gefactureerd. Het laatste saldo dat VRT aan het productiehuis verschuldigd is, wordt pas uitbetaald wanneer alle ontleende kostuums/silhouetten opnieuw werden ingecheckt en alle eventuele kosten werden vergoed. Afhalen en terugbrengen: 2R Contact PRUIKEN De VRT beschikt over een pruikenvoorraad met diverse genres uit verschillende stijlperiodes. Ook snorren en baarden zijn hier aanwezig. Wanneer vastgelegd in de productieovereenkomst kan een productiehuis pruiken, snorren en baarden ontlenen. Voorwaarden voor het ontlenen: - Uitlenen van echte pruiken, snorren of baarden, dure of historische pruiken kan enkel wanneer er een VRT-schminkster bij de productie aanwezig is. - Uitlenen van fake, carnavaleske wegwerppruiken, - snorren, -baarden kan zonder assistentie, maar worden nadien door VRT opnieuw aangekocht en gefactureerd aan het productiehuis. Volgende voorwerpen of taken behoren NIET tot de pruiken: - Verbruiksmaterialen: bevestigingsmaterialen pruiken, snorren, baarden; schmink, afschminkmateriaal, tissues, handdoeken, haarspelden, special effects materiaal, tattoos.. - Productiematerialen: haardrogers, wastafels, schminkstoelen,- koffers, -spiegels, rolwagens - Transporteren van uitgeleende pruiken. Combinatie pruiken-kledij is meestal aan de orde. In dit geval zorgt de styliste of kledingadviseur/ kleedster voor de afstemming van kledij en pruiken. Het productiehuis zorgt zelf voor een 11

12 kledingadviseur, stylist of kleedster die de silhouetten samenstelt en uitkiest en van en naar de set brengt. Hoe pruiken ontlenen? Indien je pruiken nodig hebt neem je eerst contact op met de EPRO-cel. Zij mailt de toelating door naar hoofd toeleveringen, om een vast bepaald aantal pruiken overeenkomstig de productieovereenkomst - te mogen afhalen. Nadien doe je zelf je bestelling via mail: pruikenmakeup@vrt.be Pruiken dienen minimum 2 dagen voor afhaling aangevraagd te worden! Geef per bestelling/mail zo veel mogelijk info door: - Naam productiehuis + adres + telefoon + BTW nummer - VRTnet + Titel van het programma + PO-nummer - Naam van de producer - Naam van de afhaler + functie + gsm + - Naam van de kledingadviseur, stylist of kleedster + gsm + - Naam van de schminkster + gsm + - Geef een gedetailleerde beschrijving: kort, lang, gekruld, dot Bepaalde kleur? Voor man/vrouw/jongen/meisje + ouderdom - Hoofdomtrek specifieke lichaamskenmerken. Bril? Lenzen? - Beschrijving en referentiefoto (GEEN filmpje) van het personage scèneomschrijving waarin het gedraaid wordt. - Stijlperiode van de kledij: hedendaags, historisch, carnavalesk? Kleur? - Zal er een pasmoment zijn, bv. in combinatie met kledij? Wanneer is dit gepland? - Wat wil je ermee doen? Wordt het nat? - Datum van afhalen - Datum van terugbrengen pruikenmakeup@vrt.be geeft je antwoord over beschikbaarheid van de pruiken, snorren en baarden en tijdstip van ophalen en terugbrengen van de uit te lenen stukken. Alle beschikbare pruiken worden uitgezocht, gefotografeerd en klaargezet tegen de afgesproken afhaaldatum. Per bestelling wordt een uitleen-bon opgemaakt. Een duplicaat (of duplicaten gegroepeerd per maand) wordt naar de toeziend producer en de betreffende EPRO-cel gestuurd. Diegene die de pruiken afhaalt tekent de uitleen-bon voor ontvangst en wordt op dat ogenblik verantwoordelijk gesteld voor het intact terugbrengen van de ontleende stukken! Pruiken, snorren en baarden worden met de juiste materialen aangebracht en worden zorg NIET verknipt en NIET gekleurd! Bij terugkeer op de opgegeven datum, worden de pruiken binnengebracht zoals ze werden meegegeven: op piepschuimkop, in kist of doos. Beschadigingen worden gemeld. Het is VERBODEN om pruiken zelf te reinigen of te herstellen. Natte pruiken in een open ruimte laten drogen vooraleer in te pakken. Pruiken nooit in een zak proppen. Pruiken niet samen met kledij. Pruiken worden naar het make-upatelier teruggebracht 3R. 12

13 Bij terugkeer op de opgegeven datum worden de pruiken gecontroleerd en terug ingecheckt. Het productiehuis zal voor elk ontleende pruik de kosten van de reiniging en van de te herstellen stukken dragen. De factuur wordt door de VRT aan het productiehuis gestuurd. Kosten voor nieuwe aankoop van ontbrekende pruiken worden aan het productiehuis doorgefactureerd. Carnavaleske/fake-wegwerppruiken worden nieuw aangekocht door VRT en gefactureerd aan het productiehuis. Het laatste saldo dat VRT aan het productiehuis verschuldigd is, wordt pas uitbetaald wanneer alle pruiken, snorren en baarden opnieuw werden ingecheckt en alle eventuele kosten werden vergoed. Contact 13

14 WERKMATERIAAL EN UITZENDDRAGERS Alle banden en andere soorten dragers, die door externe productiehuizen bij de VRT worden afgehaald, worden verkregen op uitleenbasis. Je kan op twee plaatsen materiaal verkrijgen. Bij het magazijn kan je terecht voor verschillende soorten dragers (HDcam, digitale Betacam, XDcam, DVCpro, DVD+R, DVD+RW) te gebruiken als werkmateriaal. Bij de epro-cel kan je terecht voor harde schijven. (maximaal 2 per productiehuis) Hoe bestel je vooropnamemateriaal? Je bestelt het opnamemateriaal per mail bij epro@een.be, epro@ketnet.be of epro@canvas.be De EPRO-cel laat je weten wanneer je het opnamemateriaal kan afhalen, afhankelijk van de voorraad en de nodige hoeveelheid. Op de afgesproken dag haal je het materiaal op in het Centraal Magazijn 0R22. Hoe lever je het vooropnamemateriaal weer terug binnen? Het terugbrengen van het vooropnamemateriaal wordt gelinkt aan het uitbetalen van de laatste schijf van de factuur. Enkel wanneer alle ontleend materiaal weer werd binnengeleverd zal de laatste schijf uitbetaald worden. Sorteer het materiaal dat je binnenbrengt volgens soort: gebruikt of ongebruikt. Verpak het in een rug-vriendelijke en draagbare verpakking. Dozen zijn steeds in het magazijn te verkrijgen. Maak een formulier met daarop: - Logo en/of naam van het productiehuis datum titel van het programma aantal en soort teruggebracht materiaal (1 programma per formulier) Je print dit in 3 exemplaren en neemt deze kopieën mee naar het magazijn. Laat het magazijn je formulieren ondertekenen. 1 ex. voor het magazijn / 1 ex. voor jezelf/ 1 ex. binnenbrengen bij de EPRO-cel, 8L23. Wanneer je materiaal wil behouden voor eigen archief dan moet het productiehuis hetzelfde materiaal aankopen en dat ter vervanging binnenbrengen. Qua tapes mogen de vervangbanden ALLEEN van MAXELL of van FUJI zijn. Contact Voorraadbeheer Centraal Magazijn - 0R22 Openingsuren: weekdagen en Centraalmagazijn-post@vrt.be Bert Destexhe bert.destexhe@vrt.be 02/ Luc Segers luc.segers@vrt.be 02/ Patrick Goessens patrick.goessens@vrt.be 02/

15 RICHTLIJNEN VOOR DE GENERIEKEN ALGEMEEN Een eindgeneriek is een ideaal zapmoment. De eindgeneriek moet zo beknopt mogelijk en moet verwerkt zijn in de beleving van het programma. Daarom worden er ook geen programmamakers vermeld in de eindgeneriek (behoudens uitzonderingen zie lager) De productiehuizen spreken ALTIJD af met hun aanbodverantwoordelijke hoe de eindgeneriek van een programma er zal uitzien. GENERIEK VOOR EEN EN CANVAS Vermeldingen blijven beperkt tot: Verplicht: - Copyright (Zie volgend hoofdstuk) o een programma van naam productiehuis voor logo net 2019 o deze copyright wordt door ons aangemaakt en kan je downloaden op volgende server: aring o Geen wit op zwart eindgeneriek zoals bij de meeste films, want dan wordt het een zapmoment. Facultatief, volgens afspraak: - Vermeldingen commerciële partners: o met dank aan.. : voor PP-sponsors die het programma financieel of materieel ondersteunen. (vastgelegd via een ruilovereenkomst) Nooit logo s of webadres - Vermeldingen niet-commerciële partners: o met medewerking van voor institutionele partners (overheidsdepartementen, ministeries, kabinetten, provincies, gemeenten, diensten voor city- of regionale marketing, overheidsbedrijven, een aantal culturele instellingen, liefdadigheidsorganisaties, ). Deze afspraak dient ook te worden vastgelegd via een overeenkomst. o met de steun van het Vlaams Audiovisueel Fonds (VAF): dient tekstueel vermeld te worden in begingeneriek, zonder logo en in eindgeneriek enkel met logo. o met de steun van de Tax Shelter maatregel van de Belgische Federale overheid, zonder logo. - eventuele contractuele afspraken: bv. Rechtenhouder bij aangekocht format Uitzonderingen: - documentaires/reportages/nieuws en sport: o naast een programma van kunnen maximaal 2 makers vermeld worden o bij bewerkingen kan de naam van 1 vertaler in het lettertype van de onderschriften vermeld worden - fictie: o Duur begingeneriek: maximal 60 seconden o Duur eindgeneriek: maximaal 45 seconden o Wie op de begingeneriek staat, komt niet op de eindgeneriek. Ook acteurs en regisseurs niet! 15

16 o NOOT: een naam mag dus in totaal maar één keer vermeld worden in de generieken. Er wordt enkel vermelding gemaakt van voornaam + naam, geen extra info - bv lid van een bepaalde groep Vermeldingen van medewerkers op eindgeneriek kan, als deze een wezenlijke bijdrage leveren aan de reeks: acteurs scenario story- en script editing script advise creative director regie productie extern advies en coördinatie: max. 2 namen muziek: de componist decorontwerp chef camera chef licht chef geluid chef opnameleiding chef kostuumadvies chef make-up GENERIEK VOOR KETNET Verplicht: - Ketnet-signature o Je kan de signature hier downloaden: stijlgids.ketnet.be (ze staat helemaal onderaan de pagina) Wachtwoord is Sav5z9XH o de grootte en positie behouden o binnen de 6 sec na begingeneriek gebruiken. Indien dit niet mogelijk is, overleggen met Nadine Bernard voor een andere oplossing o duurtijd is aanpasbaar volgens cutten maar graag min 2 sec in beeld houden o eerste toepassing ter goedkeuring laten checken door Nadine Bernard - Copyright: o een programma van naam productiehuis voor Ketnet 2019 o de copyright verschijnt op het laatste beeld van de aflevering, niet op een zwarte pancarte erachter Facultatief, volgens afspraak - vermeldingen commerciële partners: o Ketnet is reclame- en sponsorvrij. Commerciële sponsors zijn NOOIT toegestaan. - vermeldingen niet-commerciële partners: o met medewerking van : voor institutionele partners (overheidsdepartementen, ministeries, kabinetten, provincies, gemeenten, diensten voor city- of regionale marketing, overheidsbedrijven, een aantal culturele instellingen, liefdadigheidsorganisaties, ). Deze afspraak dient ook te worden vastgelegd via een overeenkomst. o met de steun van het Vlaams Audiovisueel Fonds (VAF): dient tekstueel vermeld te worden in begin- en/of eindgeneriek, zonder logo. 16

17 o met de steun van de Tax Shelter maatregel van de Belgische Federale overheid, zonder logo. - Fictie: o ook bij fictie bij voorkeur de standaard aftiteling met copyright gebruiken o mits goedkeuring mag een langere aftiteling, met max. lengte van 10 seconden o op de aftiteling enkel de namen van acteurs (voor zover ze niet in de begingeneriek vermeld werden), de regisseur, producer en scenarist o aftiteling wordt ALTIJD in combinatie met beeld weergegeven (split-screen, apart venster) 17

18 RICHTLIJNEN VOOR COPYRIGHT Hoe moet het copyright aan het einde van een programma vermeld worden? Als basis geldt dat het Ontwerpbureau VRT Grafiek de copyright-pancarte levert aan iedereen die erom vraagt, in de vorm van een Targa-file met embedded alpha. Standaard levert Grafiek elk jaar 676 pancartes, voor zowat elk gekend productiehuis, voor elk net, zowel in normale als in inverse vorm, en zowel in HD als in SD (met HD wordt HD-1080 bedoeld, HD-720 gebruikt VRT niet meer). HOE ZIET EEN EINDGENERIEK EN ZIJN COPYRIGHT ER NORMAAL GEZIEN UIT? Een standaard copyright staat in het font van het net zélf en staat centraal onderaan, OP een achtergrondbeeld (bewegend of freeze), dus NIET op zwart, en in de normale (witte) vorm. Dit is hiervan een voorbeeld: Hier volgen de algemene regels, die voor EEN, CANVAS en KETNET gelden: - Gewoonlijk wordt er een eindgeneriek gegeven (roll, crawl, pancartes) in de grafische look van het programma, inclusief alle sponsor- en commerciële vermeldingen. DAARNA (als aparte pancarte dus) wordt de copyright gegeven die in het font van het NET staat, zoals gezegd op een achtergrondbeeld (niet op zwart!). Een copyright staat gebruikelijk 4 à 5 seconden, waaronder de klank proper uitgefaded wordt, en daarna op zwart geknipt of een end-offile gegeven wordt. Dus geen eindeloze copyright op een freeze waaronder de klank gewoon doorloopt! - De copyright komt op het einde van het programma, NOOIT op de verwijzing naar volgende keer. De volgende keer dient apart aangeleverd te worden via de promo-cel. - Het is niet toegelaten om zelf allerhande vermeldingen bij te tikken op de copyright. 18

19 - Er mogen geen schaduwen of andere dingen zoals halo s of softborders rond de copyright gezet worden. Indien de pancarte niet goed leesbaar is, bvb omdat de achtergrond té helder is, moet de inverse versie van de pancarte gebruikt worden. (zie voorbeeld op de volgende bladzijde). - Een copyrightpancarte kan gewoon enkel het net en het jaartal vermelden, zonder andere toevoegingen. VRT TELEVISIE voor <net> wordt niet meer gebruikt. - Wat het jaar betreft, het is de datum (en het net) van EERSTE UITZENDING die telt. Bij heruitzendingen worden de copyrightpancartes dus NIET aangepast. Bij wijze van voorbeeld is hier een beeld met een inverse copyrightpancarte: Interne VRT-productiehuizen worden in 1 lijn vermeld (in hoofdletters) 19

20 Enkel VRT NIEUWS en VRT SPORT wordt nog gebruikt. Het vroegere productiehuis VRT TELEVISIE wordt niet meer vermeld, enkel het net en het jaartal. In de regel bóven de copyrightregel kan een intern VRT-productiehuis er nog extra tekst bijzetten, bvb eindredactie: xxx, of een website-url bvb Een website staat altijd in kleine letters en begint liefst met www, de website-url moet echter wel steeds de url zijn van het NET, met eventueel nog een toevoeging achter de slash /. mag dus NIET Het is NIET toegelaten meer dan 1 lijn tekst bóven de copyrightregel te zetten. In totaal staan er dus maximaal 2 lijnen tekst in een copyrightpancarte, nooit 3 of meer VERDERE SPECIFICATIES VOOR DE EXTERNE PRODUCTIEHUIZEN Bij de EXTERNE productiehuizen zijn er andere regels. -De eerste lijn van de copyrightpancarte is steeds volgens de vorm: een programma van <xxx> voor. -Op de tweede lijn staat de standaard copyright van het net zelf. -Alles steeds in het font van het net. -De naam van het extern productiehuis wordt geschreven in de vorm zoals gevraagd door het productiehuis zélf, maar de lengte van het geheel moet binnen de geldende regels van de safety blijven, té lange namen moeten ingekort worden: 20

21 Maar dan zijn er natuurlijk ook nog de verschillende samenwerkingsverbanden Een coproductie tussen een extern productiehuis en het net zélf. Dit trekt heel hard op de vorige pancarte, maar we gebruiken het woord coproductie, en en : Qua lengte van tekst geeft deze vorm problemen als er twee productiehuizen zijn (met lange namen) die samenwerken. Als het 2 externe productiehuizen zijn, wordt de naam geschreven zoals oorspronkelijk gevraagd en in de gevraagde volgorde: 21

22 Je ziet dat het woord coproductie en programma door mekaar gebruikt kan worden. Bij een intern en extern productiehuis wordt altijd EERST het externe productiehuis gezet in de vorm zoals gevraagd, en DAN het intern productiehuis in hoofdletters: In dit geval kon een coproductie van er niet voor wegens de lengte. Dan worden gewoon de productiehuizen vermeld. Dit systeem wordt ook gebruikt als er 3 productiehuizen samenwerken. En dan de samenwerkingsverbanden tussen productiehuizen en andere instanties: 22

23 Tot zover de basisregels, maar voor één en canvas gelden er sinds September 2015 extra copyrightregels omdat de copyrights geanimeerd zijn. EXTRA COPYRIGHTREGELS VOOR EEN EN CANVAS De copyrightpancartes voor één en canvas bestaan nu uit 2 delen: Het eerste deel is de vaste still die als TGA met embedded alpha aangeleverd wordt, deze pancarte moet ingefaded worden gedurende 50 frames (2 seconden). Het tweede deel is de onderste regel die het animatielogo van het net bevat. Deze animatie wordt aangeleverd als een quicktime-file in TGA-codec met embedded alpha. DE START VAN DE FADE VAN DE FIXE PANCARTE (1e lijn tekst) EN DE START VAN DE ANIMATIE (2e lijn tekst) MOETEN GELIJK LIGGEN!!! Je zal zien dat de animatie iéts later start dan de fade, maar ze eindigen tegelijk. Het einde van de animatie staat lang genoeg om in te korten: 23

24 Ontwerpbureau VRT Grafiek levert elk jaar nieuwe quicktimes aan, in alle versies. De vaste TGA-pancartes veranderen enkel als de naam van het productiehuis verandert. Ook als er speciale samenwerkingsverbanden zijn maken wij een nieuwe fixe pancarte aan. WAAR KAN JE DE COPYRIGHTS VINDEN? URL voor het downloaden van de quicktime-animaties: Hierboven staan de standaard richtlijnen, de uitzonderingen bekijken we geval per geval. Contact Michel Andries 02/ (doorgeschakeld naar gsm) 24

25 DE VERTAALAFDELING We maken een onderscheid tussen gesloten en open ondertiteling. Het zijn de aanbodverantwoordelijken die beslissen welk programma open of gesloten ondertiteling krijgt op basis van hun beleid hierrond. Zij communiceren de beslissing per titel zowel naar de ondertiteldienst als naar de productie. GESLOTEN ONDERTITELING Gesloten ondertiteling van Nederlandstalige programma s, is actief op te roepen via pagina 888 van teletekst. Wanneer je programma minstens 5 werkdagen voor uitzending aan de VRT wordt geleverd, kan de dienst 888 nog tijdig de titels aanmaken en hoef je verder niets te doen. Bij late montage/levering is het wenselijk te bekijken of er niet voordien al een kopie van een deel van het programma (of een voorlopige versie) kan geleverd worden aan de 888-redactie. Neem steeds bij aanvang van een productie contact op met 888@vrt.be om de juiste afspraken te maken. Bezorg via mail het script en andere nuttige informatie (juiste schrijfwijze van namen), alsook de uitzendgegevens (IPG en TEG) aan 888@vrt.be Vergeet niet de dienst 888 dadelijk op de hoogte te brengen wanneer er nog ultieme wijzigingen aan het programma worden aangebracht. OPEN ONDERTITELING Open ondertiteling komt automatisch mee in beeld bij de uitzending. Hou er rekening mee dat ondertiteling ALTIJD onderaan in beeld wordt gezet. Wanneer open ondertiteling voorzien is, zet dan geen SVO s of andere grafiek onderaan in beeld die in conflict kan komen met de open ondertiteling. De ondertitels worden niet ingebrand op de video. Ondertitels lopen tijdens uitzending apart mee, gestuurd door de tijdscode. Het grote voordeel hiervan is dat er tot kort voor de uitzending aan de ondertitels gewerkt kan worden. Tenzij het anders wordt bepaald wordt de ondertiteling steeds gedaan door de vertaalafdeling van de VRT. Indien bij hoge uitzondering en met toelating van het NET een productiehuis toch zelf ondertitels maakt dan moeten deze ondertitels door de eindredactie van VRT worden nagelezen. De aangeleverde titels moeten voldoen aan de huisstijl en richtlijnen van de VRT. VRT gebruikt HelveticaNeue LT 67 MdCN 46' 25

26 Indien het externe productiehuis een ondertitelde kopie wenst van haar programma, dan bezorgen wij het ondertitelbestand in diverse formaten (890-formaat voor Scantitling Cavena, stl voor EBU). Het productiehuis maakt ZELF een ondertitelde kopie. De meeste studio s met ondertitelfaciliteiten kunnen dit 890-formaat lezen en weergeven. Afhankelijk van het gebruik worden de ondertitels kosteloos, dan wel tegen betaling bezorgd. We onderscheiden 4 categorieën van gebruik: promotie (kosteloos), effectieve commerciële transactie (tegen betaling), grondstof voor commerciële transactie (tegen betaling), pr-privégebruik (kosteloos). VRT kan de OT voor revisiedoeleinden (tekstredactie) overmaken aan het productiehuis. Dit gebeurt in onderling vertrouwen en het productiehuis verklaart op eer dat de ter beschikking gestelde OT niet voor andere doeleinden zal aangewend worden. De ter beschikking gestelde OT mag ook niet gearchiveerd worden door het productiehuis. VRT zorgt zelf voor archivering. Alle richtlijnen vind je terug in het kader vertaling & ondertiteling epro (of latere aanpassingen hieraan) ONDERTITELBELEID Ketnet: specifiek op basis van doelgroep. Op Ketnet is er geen open ondertiteling en wordt standaard T888 voorzien. Er is één belangrijke uitzondering: wanneer een programma daar uitzonderlijk bij gebaat is wegens gebruik van dialecten (bv. D5R) of gebrekkige audiokwaliteit (bv. Generatie K) Vuistregels voor één en Canvas Reality: standaard open ondertitelen (Zowel de individuele verstaanbaarheid als de snelle wissels tussen dialecten maken dat de kijker een extra inspanning moet doen om voldoende te kunnen volgen. Daarnaast zijn scènes met slechte achtergrondklank onvermijdelijk) De VO en/of presentaties in camera hoeven niet open ondertiteld te worden Reality is een breed genre, en daardoor zijn er ook gevallen waarbij de voorkeur ook kan zijn om enkel de vreemde talen/onverstaanbare/onbegrijpbare scenes te ondertitelen. Fictieseries: standaard open ondertitelen - Uitzondering: humor - Uitzondering: THUIS want zeer goede klank en algemeen goed verstaanbaar Studio-programma s, nieuws en duiding, consumentenprogramma s, live-programma s: niet standaard open ondertitelen (tenzij scenes met vreemde talen, moeilijk verstaanbaar of begrijpbaar) - Uitzondering: programma s met reality-inslag bv. Op straat, Dwars door Amerika In alle programma s blijven specifieke scenes open ondertiteld worden om volgende redenen: - Niet goed verstaanbaar (individueel of veel achtergrond) - Niet goed te begrijpen (dialect, vervormde stemmen) - Vreemde talen Dit zijn vuistregels. Afwijkingen en/of uitzonderingen zijn mogelijk. De aanbodverantwoordelijke is je aanspreekpunt bij onduidelijkheid of discussie over de gekozen vorm van ondertiteling. Overleg is mogelijk, maar de aanbodverantwoordelijke neemt de uiteindelijke beslissing. 26

27 Wat te doen om je programma te laten ondertitelen? Je stuurt een mail naar met zoveel mogelijk info. (productiehuis, verantwoordelijke personen, GSM- en telefoonnummers). Indien mogelijk geef je de vertaalafdeling ook een script op papier en minstens de juiste schrijfwijze van eigennamen en plaatsnamen die in het programma voorkomen. Contact Gesloten OT Giedo Ameele 02/ Margot De Palmeneire 02/ Open OT Gunter Saerens (leiding) 02/ Aster Lauwers 02/ Femke Van Overbeke 02/

28 HET AFGEWERKTE PROGRAMMA DUUR VAN EEN PROGRAMMA Al van bij de eerste besprekingen wordt de duur van het programma vastgelegd. Het is de taak van de producer van het productiehuis om erover te waken dat de afgesproken duur zo nauwkeurig mogelijk benaderd wordt. Er wordt met de aanbodverantwoordelijke een vaste duurtijd voor een reeks afgesproken. Deze moet voor alle afleveringen gerespecteerd worden, met het oog op een duidelijke afspraak met de kijker. Als er voor een bepaalde aflevering een afwijking van meer dan 1 minuut wenselijk is, is de toestemming van de aanbodverantwoordelijke nodig. TECHNISCHE VEREISTEN VAN EEN PROGRAMMA-FILE VRT verwacht een toelevering van alle afgewerkte programma s - In AVCI 100 OP1A MXF (VRT Gouden Standaard) - Voorzien van juiste Media ID en juiste meta-data - Gerewrapped met XF convertor OF gemaakt met Avid AS11 OF via Adobe Premiere IRT profile ARD_ZDF_HDF02b-1.1 Videofile HD: -.mxf - Video: AVC-I i50 - Gerewrapped met XF convertor of via Avid AS11 of via Adobe premiere IRT profile ARD_ZDF_HDF02b /9 full frame - Audio: 2 tot 16 channels audio (steeds even channels) Stereo - Kanalen: Audio ch 1&2 : Program Stereo op Links/Rechts - VERPLICHT! Audio ch 3&4 : audiodescriptie - Optioneel Audio ch 5&6 : International Sound - Optioneel Audio ch 7-16: audio voor andere diensten - Optioneel (af te spreken per productie) (in te vullen in Excel / in Notes in Aspera) - Niveau: Het programma dient afgemixt te zijn volgens richtlijn EBU R128: Integrated loudness van -23LUFS (gemiddeld, mag +/- 1 LUF afwijken) Maximum loudness range van 15 Maximum true peak level van -3dBTP - Start TC 10:00:00:00 - Start programma: start file - Einde programma: waar het programma van antenne gaat. - Geen extra zwart, geen fade-to-black, geen freeze! - Naamconventie file: TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf (Indien er geen afleveringstitel is, hoeft deze dus ook niet vermeld te worden) MAX 150 tekens, dus afkorten indien nodig - Naamconventie TRAILER file: TR_TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf (Indien er geen afleveringstitel is, hoeft deze dus ook niet vermeld te worden) MAX 150 tekens, dus afkorten indien nodig 28

29 - Begeleidende Excel-file ENKEL BIJ LEVERING VIA HARDDISK: bevat alle gegevens die noodzakelijk zijn bij het ingesten van het afgewerkt programma met Aspera door VRT De excel-file draagt als naam de Media-ID van de desbetreffende video-file. Bij de levering van verschillende afgewerkte programma s op één harde schijf (telkens met de correcte naamconventie), wordt er per programma een aparte excel-file met meta-data meegestuurd. WANNEER EN HOE LEVEREN VAN EEN UITZENDING? Een uitzending dient ten laatste 5 werkdagen voor uitzending bij de VRT geleverd zijn. Eventuele afwijkingen kunnen enkel toegestaan worden na expliciet overleg. Het productiehuis krijgt van de VRT een Media-ID, die gekoppeld is aan één bepaalde uitzending. De Media ID is dé sleutel voor de hele opvolging tussen ons uitzendproces en ons archief. Het is daarom van het grootste belang dat de Media-ID correct gekoppeld wordt aan de afgewerkte videomontage. Die koppeling dient te gebeuren bij het uploaden van die afgewerkte uitzending naar het Depot. De EPRO-cel zal vooraleer de oplevering start, een lijst bezorgen met de juiste Media-ID s voor de lopende productie. HD uitzendingen worden geleverd via fiber/internet of op EXFAT geformatteerde schijven Aanlevering via fiber/internet Bestanden worden bij voorkeur aangeleverd via fiber/internet naar een ASPERA server van de VRT. Hiervoor dient het Productiehuis een ASPERA account aan te vragen. Aanvragen voor een ASPERA account worden via gestuurd naar: CIP@vrt.be Het afgewerkte programma in AVCI 100 OP1A MXF uploaden naar het Depot. Het productiehuis ontvangt een bevestigingsmail met het ID van het programma wanneer de transfer geslaagd is. Een gefaalde transfer wordt eveneens gemeld. Bij een gefaalde transfer dient het productiehuis maatregelen te nemen om aan de vooropgestelde specificaties te voldoen door een nieuwe file met andere versie op te sturen. Je mag bij het sturen met Aspera GEEN excel bijvoegen. Dit is enkel nodig voor het aanleveren met harde schijven. Dadelijk na de upload stuurt het productiehuis het correct ingevulde TEG-formulier door naar alle diensten welke vermeld staan op het formulier. Zo weet iedereen dat de uitzending beschikbaar is. Aanlevering op USB3 harde schijf Wanneer het Productiehuis verkiest om het programma via harde schijf aan te leveren kunnen door de VRT 2 harde schijven ter beschikking worden gesteld om uitwisseling toe te laten. Deze harde schijven zijn geformatteerd volgens de EXFAT standaard (Windows & Mac compatible). De harde schijven worden ter beschikking gesteld, en gemarkeerd per productiehuis. Het productiehuis is aansprakelijk voor eventuele beschadiging of verlies van de harde schijf. 29

30 Wanneer de uitzendingen op schijf worden geleverd moet op de doos van de schijf duidelijke info staan: - naam productiehuis naam contactpersoon telefoonnummer - titel programma - aantal afleveringen op de schijf + afleveringsnummers en evt. afleveringstitel - uitzenddata - duur van het programma De harde schijf bevat per aflevering van het programma steeds een MXF bestand (met de video) en een Excel bestand (met de meta-data). De naam van het MXF bestand is TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf De naam van het Excel bestand is TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.xls. Files op harde schijf moeten worden aangeboden in het CIP (3R005). Openingsuren: 7:00-22:30. De harde schijven dienen aan de VRT geleverd te worden ZONDER het kabeltje. De VRT zorgt zelf voor een kabeltje bij de ingest. Na het inladen kan de schijf terug meegenomen worden of op een later tijdstip terug opgehaald worden bij de dienst Externe Producties, 8L23. Diezelfde dag (zo snel mogelijk na het leveren van de schijf) stuurt het productiehuis het correct ingevulde TEG-formulier door naar alle diensten vermeld op het formulier. Zo weet iedereen dat de uitzending beschikbaar is. LAATTIJDIGE AANLEVERING In uitzonderlijke omstandigheden, wanneer voorzien in de productieovereenkomst of met toelating van de aanbodverantwoordelijke, kan een programma laattijdig worden aangeleverd (d.i. minder dan 5 werkdagen voor uitzending). In dit geval dient steeds in overleg bekeken te worden op welke manier er kan worden aangeleverd. Het productiehuis neemt hierover contact met de EPRO-cel. HET PROGRAMMA WERD GELEVERD, MAAR MOET WORDEN TERUGGEHAALD. Normaal moet een afgeleverde uitzending helemaal professioneel afgewerkt zijn. Wanneer er toch een probleem wordt vastgesteld NADAT zij reeds werd geleverd -in uitzonderlijk geval - geldt volgende procedure: - Het productiehuis neemt contact met de epro-cel. (epro@een.be of epro@canvas.be of epro@ketnet.be) 30

31 - Het productiehuis laat weten wat er aan de uitzending gewijzigd moet worden, (Media-ID en uitzenddatum vermelden) of de lengte van de uitzending zal veranderen EN of er voor de ondertiteling wat zal wijzigen (meer of minder tekst, andere TC) - Na reparatie levert het productiehuis de nieuwe versie met hetzelfde Media-ID. Dadelijk na levering: - aan alle diensten een gecorrigeerde versie van het TEG-formulier toezenden. Het TEGformulier is het signaal voor alle diensten dat de uitzending terug op VRT is. - In de begeleidende mail vermelden waarom er een nieuwe versie is. - De tijdcodes vermelden waarop er iets gewijzigd is. Contact Eindregie één 1G1 02/ regie@een.be 02/ Eindregie Canvas 1G1 02/ regie@canvas.be 02/ Eindregie Ketnet 1G1 02/ regie@ketnet.be CIP 3R005 02/ cip@vrt.be Dennis Lauwers 0476/ dennis.lauwers@vrt.be In het geval van inhoudelijke vragen en problemen kunnen jullie bij de coördinatoren van de EPROcel terecht. 31

32 DE NETPLANNING De netverantwoordelijken bepalen hoe een dag televisie op een bepaald net eruit zal zien. De netplanners zetten deze beslissingen om in een uitzendschema. Zij houden dit schema én de flows naar uitzendregie, mediaplanning, hosting, VOD, mediacenter, programmagids en web-redacties nauwlettend in het oog. HOE WERKT DE NETPLANNING? De netplanner voert op basis van het jaar- en/of seizoenschema de programma s in Whats On in. Per programma wordt een materiaal aangemaakt, waar indien beschikbaar meteen gegevens worden ingevoerd (programma en afleveringstitel (bij reeksen), generieke omschrijving, detailinhoud, productiehuis, aantal afleveringen, nummering, formaat (SD/HD), beschikbaar voor video on demand (VOD), product placement, netlogo s, opmerkingen voor uitzendregie. De netplanner zorgt voor een eerste detail update van de timing en vult titels en inhoudelijke gegevens van elk programma aan. Het weekschema dat zo ontstaat is de basis voor een eerste versie van programmaweek die vijf weken voor uitzending vrijgegeven wordt voor publicatie in de pers. De planner zal tot 1 dag voor uitzending deze inhoudelijke gegevens en de timing in het schema nauwgezet bijhouden. Elke wijziging wordt meegedeeld aan persdienst, webmasters, VAR, OT-diensten, hosting, trailerplanning, VRtnu e.v.a. Jouw IPG-formulier is de belangrijkste bron hiervoor, en moet dus rondg d worden 6 weken voor uitzending! Indien je al eerder over info beschikt, mag die zeker vroeger naar de netplanning worden doorg d. Hoe sneller de netplanning over info beschikt, hoe beter. Indien je 6 weken op voorhand niet over alle info beschikt, dan moet je toch een IPG rondmailen met wat al bekend is. Later kan je nog steeds meer detailgegevens doormailen aan netplanning en De EPRO-cel. Een tweede taak van de netplanner is het aanvullen van de technische parameters in Whats On (de software voor de uitzendplanning). Vanuit de netplanning worden o.a. exacte duur van het programma, beeldverhouding, studio of straalverbinding, rechtstreeks of opname en andere gegevens aan het programma gekoppeld. Naarmate deze gegevens ingevoerd zijn, start automatisch de flow naar de uitzendregie. Jouw TEG-formulier is hierbij de belangrijkste bron, en moet dus rondg d worden dadelijk nadat de uitzendfile werd opgeleverd. Elke wijziging aan de uitzendfile, NA het opleveren, moet onmiddellijk aan de toeziend productiemedewerkers en de netplanners gemeld worden. Indien nodig kunnen zij de flow blokkeren of opnieuw starten. Je stuurt ook steeds een nieuw TEG-formulier!! Contact Netplanning één: Inge Stassen inge.stassen@vrt.be KT-planning@een.be 02/

33 Netplanning Ketnet: Ludo Vos 02/ Netplanning Canvas: Jurgen Coninx 02/ Programmagids (alle netten): Pierre Van de Sompel 02/

34 INHOUDELIJKE EN TECHNISCHE PROGRAMMAGEGEVENS (IPG TEG - IPO ) Het invullen van de formulieren IPG, TEG en IPO lijkt soms een vervelende administratieve klus, maar is zeer belangrijk voor de verdere uitzendflow. Deze formulieren moeten dan ook volledig ingevuld en volgens de vastgelegde termijn doorg d worden! DE IPG OF HET DOCUMENT INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS Moet 6 weken voor uitzending opgemaakt en rondgestuurd worden. Deze gegevens dienen vooral voor de persdienst en andere informatieve kanalen. Het is in ieders belang dat de pers goed op tijd de juiste informatie krijgt. Vul daarom de korte inhoud zo gedetailleerd mogelijk in! (indien details nog niet mogelijk zijn, toch de IPG doorsturen! Later kan nog steeds een update rondg d worden) De programmaoverzichten met tijdschema s en korte inhoud van elke aflevering in de elektronische programmagidsen worden gestuurd vanuit de software van de netplanning. Alle wijzigingen en updates van het programma moeten dadelijk aan de EPRO-cel en de netplanners meegedeeld worden. Hoe invullen? Gelieve steeds van een blanco formulier te vertrekken om fouten te vermijden. Net: één, canvas of ketnet aanklikken Formulier is op: Kiezen tussen seizoens- en afl-niveau (Indien het programma een seizoen betreft waarbij de inhoudelijke gegevens niet veranderen mag er 1 formulier gemaakt worden voor het hele seizoen) datum uitzending: bv. 01/01/2013 Programma: Uitzendtitel: bv. Dagelijkse Kost HD: Ja of Neen invullen Afleveringstitel: bv. Soep van venkel Voorziene Duur: zoals in bestelling Rechtstreeks: Ja of neen aanklikken vanuit: van waar wordt het doorgestraald Product Placement: Ja/neen aanklikken indien sponsor in beeld komt Seizoensnr: bv. 5 Voor Ketnet NOOIT productplacement Afl.nummer: bv. 26 Media ID: De door VRT bezorgde Media ID, ter controle of deze overeenkomt met de bedoelde aflevering Kijkadvies: 12+ of 16+ aanklikken (bij programma s niet geschikt voor jonge kijkers, ook de bijkomende informatie aangeven rond categorieën! Extra uitleg zie hoofdstuk bescherming minderjarigen) Genre: De VRT gebruikt het DVB-systeem om een genreaanduiding mee te geven. De grote providers nemen dit over in hun EPG s. Kies eerst een hoofdgenre, en dan een desbetreffend genre uit de voorgestelde lijst. Het is niet mogelijk om een nieuw genre mee te geven, en de VRT behoudt zich het recht om het genre nog te wijzigen Open ondertiteling Ja of Neen invullen volgens gemaakte afspraak met de aanbodverantwoordelijke Indien Ja, dan verschijnen invulvakjes voor de te vertalen talen en het aantal minuten. Bij rechtstreekse programma s, ook aangeven of er rechtstreekse ondertiteling (ROT) nodig is. Steeds ook persoonlijk contact opnemen met vertaling@vrt.be voor de nodige afspraken Video On Demand (VOD) rechten gecleared (voor info mail naar VOD@vrt.be) Alle programma s dienen in principe beschikbaar te zijn voor VOD en voor herbekijken op een vrtwebsite. De juiste velden zijn default aangevinkt. Uitzonderingen kunnen enkel na overleg met de aanbodverantwoordelijke Inhoud 34

35 Technisch: om in een excel-cel een volgende regel te beginnen, druk Alt + Enter. Indien er meer regels getikt zijn, dan zichtbaar: dubbelklik op het streepje links onder het regelnummer (nr36 in dit geval) Hier dubbelklikken We vragen een wervende tekst van max 140 karakters. Dit is een korte baseline van het programma of de afzonderlijke aflevering. Vb. van wervende tekst: Vandaag maakt Jeroen Meeus voor ons een lekker soepje van venkel. En we vragen een korte inhoud die liefst minder dan 600 karakters bevat Externe info medewerkers: (presentatie, acteurs, panel, ) enkel namen opgeven die door de pers mogen gebruikt worden. Interne info medewerkers: (panel, kandidaten, gasten, ) enkel namen opgeven die alleen intern en voor archivering mogen worden gebruikt. Gebruiksbeperking: aanvinken indien er restricties zijn voor hergebruik van fragmenten uit het programma VERANTWOORDELIJKEN Productiehuis producer regisseur assistent Vrt verantwoordelijke: Zoveel mogelijk info (= namen, adres productiehuis en gsm- of telefoonnummers) opgeven! Productieordernr.: is het programmanummer toegekend na contractopmaak (vragen bij de EPRO-cel) BELANGRIJK: Wanneer je de programmagegevens opslaat willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze naam dus steeds bij opslaan van het document. Voorziene vorm:ipg_uitzendtitel_s00xx_a00xx_afleveringstitel (afl. titel enkel indien ingevuld) BV: IPG_Premiejagers_S0001_A0026 Het correct benoemen van de IPG bestanden is belangrijk omdat de verschillende diensten natuurlijk zeer veel bestanden krijgen. Ze hebben niet de tijd om alle files te openen en de juiste gegevens te zoeken. Met een correcte benaming van het bestand zien ze dadelijk van welk programma de gegevens zijn. Deze IPG-gegevens moeten vervolgens 6 weken voor uitzending naar de volgende diensten verzonden worden: epg@vrt.be KT-planning@een.be of KT-planning@canvas.be of KT-planning@ketnet.be regie@een.be of regie@canvas.be of regie@ketnet.be epro@een.be of epro@canvas.be of epro@ketnet.be 888@vrt.be vertaling@vrt.be (enkel indien vertaling nodig is) Deze info is ook te vinden onderaan het document, en wordt afgeleid uit de gekozen gegevens. 35

36 DE TEG OF TECHNISCHE GEGEVENS VOOR UITZENDING Moet verstuurd worden, dadelijk NADAT de aflevering op VRT werd geleverd. De TEG-gegevens dienen om het programma tijdig en juist op antenne te krijgen, om het archief te organiseren en om de diensten te verwittigen dat de file op VRT is. Daarom is het belangrijk dat dit formulier correct is ingevuld met zoveel mogelijk informatie. Als het een seizoen betreft moet het telkens op dezelfde manier wordt ingevuld, met dezelfde afkortingen enz. Hoe invullen? Gelieve steeds van een blanco formulier te vertrekken om fouten te vermijden. Net: één, canvas of ketnet aanklikken datum uitzending: bv. 01/01/2015 Programma: Uitzendtitel: bv. DAGELIJKSE KOST HD: Ja of Neen invullen Afleveringstitel: Soep van venkel Seizoensnr: bv. 1 Afl. nummer: bv. 26 Rechtstreeks: Ja of neen bij ja: vanuit: vanwaar wordt het doorgestraald Duur: EXACTE DUUR!!! Product Placement: Ja of neen aanklikken Ketnet NOOIT productplacement Media ID: De door VRT bezorgde Media ID, ter controle of deze overeenkomt met de bedoelde aflevering Kijkadvies: 12+ of 16+ aanklikken (bij programma s niet geschikt voor jonge kijkers, ook de bijkomende informatie aangeven rond categorieën) Extra uitleg zie hoofdstuk bescherming minderjarigen) DRAGER INFORMATIE Wijze van oplevering: Kiezen voor Faspex of harde schijf Media ID: Dit is ons unieke identificatienummer in ons Media archief. Na bestelling wordt een lijst met Media ID s per aflevering gestuurd naar de productieverantwoordelijke van het externe productiehuis. Audio: Klanksporen 1 & 2 moeten de programma-klank weergeven. Deze worden standaard gebruikt bij uitzending. Klanksporen 3 & 4 zijn voorbehouden voor audiodescriptie. Indien geen audiodescriptie voorzien is (meestal dus), zijn deze klanksporen leeg Klanksporen 5 & 6 zijn voorbehouden voor internationale klank. Indien geen internationale klank voorzien is (meestal dus), zijn ook deze klanksporen leeg Alle volgende klanksporen zijn vrij te gebruiken, indien nuttig. Begin tijdscode: 10:00:00:00 Einde tijdscode: bv. 10:27:28:12 beeld: beschrijving van het eerste beeld beeld: beschrijving van laatste beeld (bv. tekst begingeneriek) (bv. zonsondergang + generiek) geluid: bv. muziek begingeneriek geluid: beschrijving geluid laatste beelden ONDERTITELING : Ja of Nee invullen volgens gemaakte afspraak met de aanbodverantwoordelijke Indien Ja, dan verschijnen invulvakjes voor de te vertalen talen en het aantal minuten. Bij rechtstreekse programma s, ook aangeven of er rechtstreekse ondertiteling (ROT) nodig is. Voor vertaling moet steeds op voorhand persoonlijk contact opgenomen worden met vertaling@vrt.be voor de nodige afspraken. 36

37 VIDEO ON DEMAND (VOD) rechten gecleared voor De vakjes zijn standaard aangevinkt voor gewone clearing door het productiehuis. Uitzonderingen moeten steeds overlegd worden met de aanbodverantwoordelijke Technische Opmerkingen Vermelden wanneer er iets speciaals met de band of de uitzending is. Bv. wanneer de eindregie een crawl in beeld moet laten lopen bij uitzending Informatie voor de kijkers adressen en telefoonnummers of info vermelden die de eindregie eventueel kan doorgeven aan kijkers die bellen Gebruiksbeperking: aanvinken indien er restricties zijn voor hergebruik van fragmenten uit het programma Technisch: om in een excel-cel een volgende regel te beginnen, druk Alt + Enter. Indien er meer regels getikt zijn, dan zichtbaar: dubbelklik op het streepje links onder de regelnummer. Hier dubbelklikken VERANTWOORDELIJKEN Productiehuis producer regisseur assistent Vrt verantwoordelijke: zoveel mogelijk info (= namen, adres productiehuis en telefoonnummers) opgeven! Productieordernr: is het programmanummer toegekend na contractopmaak (vragen bij de EPRO-cel) Opgemaakt door naam persoon die de gegevens invulde Datum: datum opmaak gegevens BELANGRIJK: Wanneer je de technische gegevens opslaat willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze steeds bij het opslaan van het document. Voorziene vorm: TEG_uitzendtitel_S00XX_Afleveringstitel (afl. titel enkel indien ingevuld) Bv.: TEG_Dagelijkse Kost_S0001_A0026 Wanneer je de file doorstuurt via Aspera willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze steeds bij het opslaan van het document. Depotreferentie: uitzendtitel_s000x_a000x_wpxxxxxxxx_afleveringstitel Het correct benoemen van de TEG bestanden is belangrijk omdat de verschillende diensten natuurlijk zeer veel bestanden krijgen. Ze hebben niet de tijd om alle files te openen en de juiste gegevens te zoeken. Met een correcte benaming van het bestand zien ze dadelijk van welk programma de gegevens zijn. Deze TEG gegevens moeten dadelijk NA levering van het uitzendmateriaal naar de volgende diensten verzonden worden: KT-planning@een.be of KT-planning@canvas.be of KT-planning@ketnet.be regie@een.be of regie@canvas.be of regie@ketnet.be 37

38 of of en (indien vertaling nodig is) Deze info is ook te vinden onderaan het document, en wordt afgeleid van het gekozen net. Deze standaarddocumenten zijn te verkrijgen bij: en DE IPO OF INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS VOOR ONLINE-MATERIAAL Voor toelevering van programma s die enkel voor de website bedoeld zijn, moet geen TEG en IPG verstuurd worden. De gegevens worden verzameld in één IPO-formulier en dient om het programma op de juiste website te krijgen en om het archief te organiseren. De IPO moet worden rondg d onmiddellijk nadat de aflevering op VRT werd afgeleverd. OPGELET: ook voor online-materiaal dienen auteursgegevens doorg d worden naar auteursrechten@vrt.be en epro@een.be (of epro@canvas.be of epro@ketnet.be) Hoe invullen? Gelieve steeds van een blanco formulier te vertrekken om fouten te vermijden. Voor website: Voor net: één, canvas of ketnet aanklikken Programma: uitzendtitel: bv. Fans of Flanders seizoensnr: bv.1 Duur: exacte duur Product placement: Ja of neen Afl nr: bv. 3 Voor Ketnet: nooit PP MediaID: de door VRT bezorgde media-id voor deze aflevering Genre: De VRT gebruikt het DVB-systeem om een genreaanduiding mee te geven. De grote providers nemen dit over in hun EPG s. Kies eerst een hoofdgenre, en dan een desbetreffend genre uit de voorgestelde lijst. Het is niet mogelijk om een nieuw genre mee te geven, en de VRT behoudt zich het recht om het genre nog te wijzigen. Kijkadvies: 12+ of 16+ aanklikken (bij programma s niet geschikt voor jonge kijkers, ook de bijkomende informatie aangeven rond categorieën! Extra uitleg zie hoofdstuk bescherming minderjarigen) Open ondertiteling: Ja of neen invullen volgens gemaakte afspraak met de aanbodverantwoordelijke Indien Ja, dan verschijnen invulvakjes voor de te vertalen talen en het aantal minuten. Steeds ook persoonlijk contact opnemen met vertaling@vrt.be voor de nodige afspraken Video On Demand (VOD) rechten gecleared (voor info mail naar VOD@vrt.be) Alle programma s dienen in principe beschikbaar te zijn voor VOD en voor herbekijken op een vrtwebsite. De juiste velden zijn default ingevuld. Uitzonderingen kunnen enkel na overleg met de aanbodverantwoordelijke Korte inhoud Technisch: om in een excel-cel een volgende regel te beginnen, druk Alt + Enter. Indien er meer regels getikt zijn, dan zichtbaar: dubbelklik op het streepje links onder het regelnummer (nr36 in dit geval) 38

39 Hier dubbelklikken En we vragen een korte inhoud die liefst minder dan 600 karakters bevat Interne info medewerkers: (panel, kandidaten, gasten, ) enkel namen opgeven die alleen intern en voor archivering mogen worden gebruikt. Gebruiksbeperking: aanvinken indien er restricties zijn voor hergebruik van fragmenten uit het programma VERANTWOORDELIJKEN Productiehuis producer regisseur assistent Vrt verantwoordelijke: Zoveel mogelijk info (= namen, adres productiehuis en gsm- of telefoonnummers) opgeven! Productieordernr.: is het programmanummer toegekend na contractopmaak (vragen bij de EPRO-cel) BELANGRIJK: Wanneer je de programmagegevens opslaat willen we dat het bestand telkens een duidelijke, en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze naam dus steeds bij opslaan van het document. Voorziene vorm: Bv: IPO_uitzendtitel_S00xx_A00xx_Afleveringstitel IPO_Fans of Flanders_S0001_A0026 Wanneer je de file doorstuurt via Aspera willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze steeds bij het opslaan van het document. Depotreferentie: uitzendtitel_s000x_a000x_wpxxxxxxxx_afleveringstitel Het correct benoemen van de IPO bestanden is belangrijk omdat de verschillende diensten natuurlijk zeer veel bestanden krijgen. Ze hebben niet de tijd om alle files te openen en de juiste gegevens te zoeken. Met een correcte benaming van het bestand zien ze dadelijk van welk programma de gegevens zijn. Deze IPO gegevens moeten dadelijk NA levering van het uitzendmateriaal naar de volgende diensten verzonden worden: KT-planning@een.be of KT-planning@canvas.be of KT-planning@ketnet.be epro@een.be of epro@canvas.be of epro@ketnet.be epg@vrt.be vrtnu@vrt.be vertaling@vrt.be (indien vertaling nodig is) 39

40 VRT COMMUNICATIE VRT Communicatie is het interne PR-bureau van de VRT. Het bewaakt en versterkt het imago van de VRT en zijn producten via goede relaties met de mediagebruikers, de pers en andere belangengroepen. Het ondersteunt het groepsgevoel binnen de omroep via doeltreffende interne communicatie. WAARVOOR KAN JE HIER TERECHT? a. relaties met de pers Volledig inhoudelijk en praktisch afstemmen van de perscommunicatie rond je programma: - waarom (niet) communiceren? - wanneer communiceren? - wat communiceren? - hoe communiceren? - wie communiceert? Een greep uit het aanbod - persberichten naar 300 perscontacten met verschillende specialisaties. - programma-informatie: extern verspreiden van programmakolommen van alle radio- en televisienetten. - Organiseren van persconferenties bij bijzondere gelegenheden + persvoorstelling programmering van het voorjaar en het najaar en dit voor alle netten. - plannen en organiseren van fotoshoots. Verspreiden van foto s en stills over onze programma s en presentatoren. - media-advies voor presentatoren en programmamakers via mediatrainingen (op maat), infosessies, enz. b. relaties met kijker en luisteraar VRT Communicatie onderhoudt en coördineert de persoonlijke contacten met de kijkers en de luisteraars. We communiceren actief antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ s) via een kennisbank op de websites van de netten, coördineren de concrete antwoorden op en telefoons en adviseren de programmamakers in hun omgang met de mediagebruiker. c. communicatie binnen de VRT VRT Communicatie beheert het intranet en het bedrijfsblad van de VRT. In uitzonderlijke gevallen kunnen productiehuizen van die media gebruik maken om snel binnen de VRT te informeren of een oproep naar alle VRT-medewerkers te lanceren. WAT VERWACHT VRT COMMUNICATIE VAN HET PRODUCTIEHUIS? a. relaties met de pers Geen persinitiatieven zonder overleg met VRT Communicatie. 40

41 Voor het beantwoorden van persvragen: overleggen met de betrokken woordvoerder (zie contactpersonen). Perslekken absoluut vermijden. Heel belangrijk: tijdig contact opnemen: - bij onverwachte vragen van de pers: onmiddellijk de betrokken woordvoerder contacteren voor overleg (zie contactpersonen). - bij het voorbereiden van persconferenties: de inhoud en uitwerking afstemmen en tijdig het gepaste materiaal (audio/video, brontekst van de programmamakers enz.) aanleveren. - bij het aanleveren van programma-info: uiterlijk 6 weken voor de start van het programma - bij het aanleveren van programma-inhouden en persteksten: bij voorkeur 4 weken voor uitzending; ten laatste 2 weken voor uitzending voor weekbladen; ten laatste 2 dagen voor kranten en websites; ten laatste 1 dag voor kranten, websites en EPG. - voor het inplannen van fotosessies. Zelf videostills maken en aanleveren. - In bijzondere gevallen zelf digitale foto s maken en aan Communicatie bezorgen - Bij problemen met vragen van kijkers, luisteraars of belangengroepen. b. relaties met kijker en luisteraar Actieve medewerking bij het opstellen en onderhouden van de veel gestelde vragen (FAQ ) op de websites van de betrokken VRT-netten. Actieve medewerking bij het beantwoorden van kijkersvragen via . De productiehuizen zijn verplicht de kijkers even goed te verzorgen als de VRT dit doet. ELKE van de kijker moet op een vriendelijke manier beantwoord worden. c. communicatie binnen de VRT VRT Communicatie contacteren om concreet af te spreken wanneer en hoe we binnen de VRT informeren en/of activeren. Contacten bij VRT Communicatie Foto s Canvas, Radio 1, Klara: Geert Van Hoeymissen geert.vanhoeymissen@vrt.be Foto s één, Radio 2, MNM, StuBru: Jenthe Nonneman jenthe.nonneman@vrt.be Woordvoerder aanbod radio, televisie en online: Hans Van Goethem hans.vangoethem@vrt.be Aanbod netten Eén: Lesley Hernalsteen lesley.hernalsteen@vrt.be Canvas, Radio 1, Klara: Anne Stroobants anne.stroobants@vrt.be Ketnet: Tine Plasmans tine.plasmans@vrt.be MNM, StuBru en Radio2: Yasmine Van der Borght yasmine.vanderboght@vrt.be Communicatiemanager en algemeen woordvoerder VRT: Bob Vermeir bob.vermeir@vrt.be Voor interviewaanvragen: interviews@vrt.be 41

42 PROMOCEL De promocel zorgt voor de on-air programmacommunicatie van de 3 netten. Ieder net heeft haar eigen promocel. De promocel van één en Canvas bestaat uit: autopromotie: trailerplanning, regie/productie/eindredactie van de trailers Hosting: stemmen + redactie De promocel van Ketnet bestaat enkel uit een dienst autopromotie. WAT MOET JE DOEN OM TRAILERING TE VERKRIJGEN OP EEN, KETNET OF CANVAS? Het Net bepaalt of een programma een spot krijgt of niet. Zodra je weet dat er een nieuw programma komt, neemt de producer van het programma contact op met de eindredacteur (van het respectievelijke net) van de promocel. In overleg wordt dan bepaald wie de trailers zal maken. De producer maakt de eerste afspraken over de trailers: lanceer- en programmatrailers, spots voor evenementen, Informeer de promocel correct: wie is er bij het productiehuis verantwoordelijk, waar is men te bereiken, gegevens, gsm-nummers Lever het beeldmateriaal tijdig en volgens afspraak aan. Voor promomateriaal (commercials, trailers, bumpers, ) geldt: Parameter Engelse notatie Meterindicatie Waarde Geïntegreerde luidheid3 Integrated Loudness I -23 LUFS Maximum signaalniveau Maximum True Peak Level dbtp -1 dbtp Maximum momentele luidheid Maximum Momentary Loudness M + 8 LU Korte termijn luidheid Maximum Short Term Loudness S Geen beperking Luidheidbereik Loudness Range LRA Geen beperking Opmerkingen: - het luidheidsbereik voor promomateriaal is nog niet gedefinieerd. Op basis van ervaringen in de praktijk kan dit in toekomstige versies van de aanlevervoorwaarden wijzigen. - Voor live promomateriaal geldt een marge van +/- 1 LU. Naamconventie voor TRAILERS: TR_TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf (Indien er geen afleveringstitel is, hoeft deze dus ook niet vermeld) De Promocel maakt de trailer De eindredacteur bespreekt het scenario met de programmamakers. De programmamakers leveren het gewenste materiaal digitaal aan. - Volgens afspraak op harde schijf of via Aspera. 42

43 - Volledige afleveringen en indien nodig extra ruw materiaal. Wanneer de trailer in studio werd opgenomen, noteer dan de TC van de beste take(s). - Visiemateriaal in lowres én HD-materiaal voor montage - geen gemixte klank, alleen gescheiden klanksporen - indien er een vreemde taal wordt gesproken de werkvertaling mee aanleveren - zonder grafiek: geen ondertiteling, geen SVO s, - Bezorg ook duidelijke info samen met het materiaal: o Naam van het programma o Datum uitzending van het programma o Contactpersoon GSM-nummer telefoonnummer- adres o TC van goeie takes Het productiehuis maakt de trailer Als programmamakers hun trailers zelf maken, krijgen ze van de desbetreffende eindredacteur bij de promocel een briefing naar inhoud, strategie en versies. De programmamakers bespreken het scenario met de eindredacteur. Maak duidelijke afspraken over de levering - Aangeleverde trailers zijn volledig klaar en afgemixt op -23 lufs. De Promocel zorgt voor de grafische afwerking en inlees met de net-stem. Afwijkingen worden op voorhand afgesproken met de eindredacteur van het desbetreffende net. - Alle trailers worden in HD en in 16/9 geleverd en uitgezonden. - Zorg ervoor dat er geen zwarte balken in de trailer zitten. - Zorg voor een duidelijk muzikaal begin en einde. Pas desnoods je beeldmontage aan om daarin te passen. Knip liever onderweg in de muziek dan op het begin of einde een slechte fade te maken. - Lever de muziekgegevens aan voor de aangifte van de auteursrechten via auteursrechtenpromocel@vrt.be of bij de contactpersoon. Let op aan het eind van de trailer - Visueel (= cross van eindbeeld naar de pancarte met uur/versie en pgm) - Er mag geen betekenisvolle actie, geen ondertiteling en geen quote in het laatste beeld zitten. - Het laatste beeld moet minstens 5 seconden zijn. - Auditief: alle duiding en extra uitleg moet afgerond zijn VOOR het eindbeeld start. - Indien er ook een radiocampagne is, ook een embedded AAF aanleveren met gescheiden audiosporen. - Hou, in overleg met de eindredacteur, rekening met de netwaarden en de styling van het net. AANLEVEREN VAN TRAILERS/TRAILERMATERIAAL/ VOLGENDE KEER VIA ASPERA Op voorhand wordt afgesproken of het materiaal via Aspera dan wel op harde schijf aan de Promocel wordt geleverd. Alle nuttig info mbt formaat is terug te vinden via Elke trailer moet apart doorgestuurd worden, ttz elke file krijgt een andere upload 43

44 Methode 1: Trailers aanleveren mét media ID 1. Ga naar faspex.vrt.be. 2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Heb je geen account (meer)? Vraag het dan even aan je contactpersoon. 3. Klik op New package. 4. Kies voor het profiel TV - trailers_depot_met media-id 5. Vul de verplichte velden in: a. Title : Geef je bestand een relevante naam zodat het meteen duidelijk is over welke trailer het gaat (programmatitel, afleveringsnummer of - titel, ) b. Media ID : Deze krijg je van je contactpersoon op VRT. Begint altijd met WT of WV. Heb je geen media ID? 1. Vraag er dan even naar bij je contactpersoon, 2. Of gebruik methode 2 om je file door te sturen. c. Channel : Selecteer in het dropdownmenu het kanaal waarop het programma wordt uitgezonden. d. Producer mail Dit veld is optioneel. Meerdere s scheiden met komma. e. Note : Dit veld is optioneel. 6. Voeg je file toe door op Browse for files te klikken of door hem naar de kartonnen doos te slepen. Eén file per media ID. File moet een.mxf zijn. 7. Klik op Send Package. Een automatische notificatie zal naar de promocel van één, canvas of ketnet worden gestuurd van zodra de upload compleet is. Belangrijk: Via deze methode mag je enkel files uploaden die voldoen aan de technische specificaties. Methode 2: Trailers of trailermateriaal aanleveren zonder media ID. 1. Ga naar faspex.vrt.be. 2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Heb je geen account (meer)? Vraag het dan even aan je contactpersoon. 3. Klik op New package. 4. Kies voor TV - trailers_materiaal_zonder media-id 44

45 5. Vul de nodige info in: a. Title : Geef het pakket een relevante naam zodat meteen duidelijk wordt over welk programma en welke aflevering het gaat. b. Channel : Selecteer in het dropdownmenu het kanaal waarop het programma wordt uitgezonden. c. Note : Dit veld is optioneel. 6. Selecteer bij Browse for files je bestand(en) of sleep ze naar de kartonnen doos. 7. Klik op Send Package. Een automatische notificatie zal naar de promocel van één, canvas of ketnet worden gestuurd van zodra de upload compleet is. HOSTING Indien je info over een programma kwijt wil via de stemmen van één of Canvas, neem dan contact op met de coördinator promocel van het betreffende net 45

46 Contacten bij de promocel coördinator één Maaike De Wit aanleveren materiaal Hannah Verscheure coördinator Canvas Ulf Istas aanleveren materiaal Fien Dehaen coördinator Ketnet Greet Van Hoye eindredacteur ketnet Nele Termont aanleveren materiaal Katrien Cremers 46

47 AUTEURSRECHTEN Veel medewerkers verwarren auteursrechten met uitzendrechten. Zelfs wanneer men zegt dat een programma zogenaamd rechtenvrij is, dan nog moeten de gegevens in verband met de auteursrechten ingediend worden bij de cel Auteursrechten. Daar worden ze verzameld en aan de diverse beheersvennootschappen bezorgd. Auteursrechten worden enkel betaald als een programma effectief uitgezonden werd. MELDINGSPLICHT VOORAF (bij Sabam) Er geldt een aparte meldingsplicht voor het gebruik van bestaande muziek in begin- en eindgenerieken en het gebruik van themamuziek in programma s. Er dient minstens 1 maand vóór uitzending toestemming gevraagd worden bij Sabam voor het gebruik van bestaande muziek in generieken en als themamuziek. Deze meldingsplicht geldt niet voor muziek gecomponeerd in opdracht en voor library muziek. Sabam kan een aanvraag weigeren, maar dan enkel op basis van de morele rechten van de auteur. Kortom, Sabam of haar leden kunnen geen bijkomende vergoeding eisen voor het toestaan van het gebruik van de muziek. Deze overeenkomst slaat zowel op de programma s die VRT zelf produceert als op de programma s die in haar opdracht door productiehuizen worden geproduceerd alsook (weliswaar onder voorwaarden) bepaalde coproducties. HOE EEN AANGIFTE INVULLEN? Voor ELK programma of aflevering moeten de auteursrechten opgemaakt worden. De aangifte van de auteursrechten moet TEN LAATSTE 14 dagen na uitzending doorgestuurd worden. Een blanco formulier kan via mail aangevraagd worden bij de EPRO-cel. Bij het invullen van het formulier niets aan de lay-out wijzigen en NIET copy/pasten, maar de gegevens correct in de vakjes typen. Indien de formulieren niet correct worden ingevuld komen er fouten in het systeem en is het formulier niet meer compatibel met dat van onze dienst auteursrechten. PRAKTISCHE RICHTLIJNEN INVULLEN AUTEURSRECHTEN OPBOUW Het copyrightformulier wordt ingevuld (opgebouwd) volgens dezelfde structuur als het programma. Dus eerst begingeneriek, dan onderdelen (reportage/documentaire/aankoop/quizgedeelte ) van het programma, eventueel tussengeneriek(en) en tenslotte eindgeneriek. Bij elk onderdeel eventuele medewerkers, muziek, foto s ed. vermelden. HET INVULLEN VAN DE KOLOMMEN We kennen 5 programmaonderdelen: Generiek documentaire fictie reportage zonder specificatie. Alleen deze 5 onderdelen (aan te duiden in aard ) kleuren blauw en moeten enkel worden voorzien van een volgnummer, titel van het programmaonderdeel en duur. 47

48 Aard: *Voorzien van een volgnummer: GEN (generiek) DOC (documentaire) FIC (fictie) REP (reportage) Te gebruiken voor begingeneriek, eindgeneriek, bumpers, jingles en tussengenerieken. Bij begingeneriek en eindgeneriek met zelfde muziek mag de duurtijd worden opgeteld. Generiek steeds onderscheiden van het programma! Bij eigen documentaire. Ook bij aankoop waarbij generiek en/of inleiding eigen aan VRT zijn. Indien aankoop: bij programmaonderdeel naam van de documentaire zetten. Fictiereeksen zoals Thuis, Witse, Albert II, Flikken Maastricht Bij reportage, documentaire ZS (zonder specificatie) Om onderscheid te maken tussen begingeneriek en start van programma dat nadien enkel uit een quizgedeelte bestaat of louter praatprogramma met enkel filmfragmenten (archief) of een programma met enkel muziek ed. *Zonder een volgnummer: FF (filmfragment) Filmfragment of beeldfragment uit archief B (background muziek) Achtergrondmuziek, tapijtje, sonorisatie. (uitvoerder is niet in beeld) F (foreground muziek) Live, playback, concert, (uitvoerder is zichtbaar in beeld) PK (beeldende kunst) Beeldende kunsten, plastische kunsten, grafiek PHO (foto s) LI (literatuur, gedicht) Literaire werken: voorgedragen of gelezen of getoond MED (medewerkers) VC (videoclip) PRO (promo) PUB (publiciteit) Scenarist, regisseur (producers & redacteurs: vermelden als scenarist) Enkel te gebruiken bij een echte videoclip geleverd door een muziekfirma Promotietrailer voor eigen programma Enkel voor publiciteit VAR (Var-spotjes) Titel van het programmaonderdeel: Enkel in te vullen bij blauwe lijnen. NIET in te vullen bij de grijze lijnen. Titel van het werk: Altijd in te vullen bij witte lijnen. Indien de titel niet gekend is, dan een beknopte omschrijving geven. 48

49 Wanneer er speciale muziek voor het programma werd gemaakt (begin- en eindgeneriek en/of jingles) moeten die steeds opgegeven worden met de titel van het werk zoals de componist dit werk bij de auteursvereniging heeft neergelegd. Indien er geen muziek gebruikt werd, geen muziek gebruikt invullen. Duur: Verplicht in te vullen bij de blauwe lijnen. Duurtijden invullen van muziek, reportages, archief, foto s, beeldende kunsten en videoclips. Niet in te vullen bij MED. OPGELET: duur slechts 1 keer invullen per gebruikt werk binnen dat onderdeel (dus enkel bij componist en niet herhalen bij uitvoerder) Duurtijden ingeven als 00:00:00 (uren:minuten:seconden) Naam van de rechthebbende: Bij beeldfragment Indien uit ons archief: VRT Indien aangekocht: naam van de rechthebbende firma: bv.nos, ARD, Universal Bij B Bij F Bij PK Bij MED Bij PHO Bij LI Eerst de naam van de componist vermelden, op volgende lijn naam uitvoerder. Verschillende personen met zelfde hoedanigheid bij voorkeur op aparte lijnen. Indien op dezelfde lijn, de namen onderscheiden door een komma. idem Naam graficus Naam beeldende kunstenaar Officiële naam van regisseur en scenarist Naam fotograaf Bij het tonen van een cover van een boek in het kader van een literair programma: uitgeverij vermelden en indien mogelijk de gegevens van de foto en/of grafiek die op de kaft staan. Hoedanigheid van de rechthebbende: Bij B zowel componist als uitvoerder zijn op een APARTE lijn te vermelden! Bij F Bij PHO Idem fotograaf Referentie/bron: Bij B of F PH FF Muziekuitgeverij + CD nummer bv. EMI (dus NOOIT I-tunes ) naam van krant, magazine + datum of titel van boek + uitgeverij programma waar fragment uitkomt + afleveringsnummer of titel + datum (en nooit gewoon VRT-archief ) 49

50 % (enkel voor VRT): In te vullen bij medewerkers volgens afspraken die door de PRODUCENT en de medewerkers zijn gemaakt. Het oorspronkelijke document met handtekeningen wordt door de productie bijgehouden. MAAR er moet wel een gescande versie naar de auteursvereniging en naar gestuurd worden. VRT? (enkel voor VRT): Enkel JA invullen wanneer de medewerker VRT-personeel is ten tijde van de productie. Info: Hier kan men ook aangeven dat rechten geklaard zijn. Hier kan men eventueel vermelden dat het personeelslid niet meer in dienst is of ondertussen op rust. HANDIGE WEETJES *Om snel van de ene kolom naar de andere kolom te gaan kan je gebruik maken van de pijltjes (NIET van de TAB). *formulier indienen 14 dagen NA uitzending *titel van het werk komt best overeen met de benaming die de graficus/fotograaf ed. doorgaven aan Sabam, anders vinden zij de gegevens niet terug. FAQ VERDEELSLEUTEL (enkel voor VRT) De producent bepaalt de verdeling van de percentages. Dit omdat de meeste producers ook een inhoudelijke bijdrage leveren en dan worden zij betrokken partij. Wat gebeurt er met ondertekende verdeelsleutel? (enkel voor VRT) Het formulier van de verdeelsleutel mét handtekeningen moet worden ingescand en doorg d naar de auteursvereniging en naar RECHTHEBBENDEN (enkel voor VRT) Regisseur, reporter, redacteur, inhoudelijke producer, graficus worden op de formulieren vertaald naar regisseur, scenarist en beeldend kunstenaar. Indien andere medewerkers belangrijke inhoudelijke bijdrage leveren, kunnen deze ook als rechthebbenden worden opgegeven, in overleg met de producent. Naargelang de bijdrage worden deze personen opgegeven als regisseur of scenarist. Medewerker niet aangesloten (enkel voor VRT) Of de medewerker al dan niet aangesloten is, heeft voor het invullen van het formulier geen belang. Dus de medewerker altijd vermelden met het percentage dat hem toegekend werd (indien deze medewerker niet vermeld zou worden, kloppen de percentages niet meer). TRAILERS De muziek van trailers moet ALTIJD opgegeven worden. Indien muziek uit de reeks wordt gebruikt, moet dit vermeld worden als muziek uit de reeks. Het is een coëfficiënt van de muziek van het programma zelf en wordt gewoon pro rata afgerekend. 50

51 ONLINE-MATERIAAL Voor online-materiaal gelden dezelfde regels als voor ieder ander programma. De auteursrechten moeten worden aangegeven ten laatste 14 dagen na levering van het programma. Contact Véronique Neefs 02/

52 VIDEO ON DEMAND (VOD) De catalogi van mediadistributeurs (Telenet, Belgacom, KPN, ) evolueren op korte termijn naar een sterke visuele gebruikerstoepassing waarin VOD files steeds meer als een image worden aangeboden. Voor het vod-team is het niet evident om telkens een sprekend beeld in de juiste look & feel te vinden, dat bovendien moet voldoen aan kwaliteitsnormen en ingedekt is qua rechten. De kans is groot dat deze images al bestaan en bij VRT verspreid zitten (aankoop, persdienst, grafische dienst, autopromotie, productiehuizen zelf ) of op eenvoudige vraag kunnen aangeleverd worden. VOD wil dit materiaal dan ook verzamelen om imagebeheer en automatisering te vergemakkelijken. Van het productiehuis wordt gevraagd om bij opstart van een nieuw programma (en telkens bij een nieuw seizoen) 2 representatieve visuals door te mailen naar VOD. Opgelet: 1 poster en 1 landscape per seizoen/jaargang volstaat. Specificaties van de VOD visuals: portrait-formaat (designposter en eventuele resize hiervan) Inhoudelijke specificaties voor bronimage Technische specificaties detailposter In volgorde van voorkeur: Design: Portrait (7x10) images dvd cover, affiche minimum resolutie W665 x H950 programmatitel representatieve (herkenbare) image van hoofdpersonage/decor Bronimage in JPG, liefst in zo groot opletten personages : aan te passen bij mogelijk formaat versturen naar wissels of wijzigingen vod@vrt.be, omwille van dringende Hou onderaan rekening met plaats voor inhaalbeweging. logo (OG of NG) (Info ivm beeldbank volgt later) Landscape formaat (nodebanner en eventuele resize hiervan) Inhoudelijke specificaties voor bronimage Technische specificaties nodebanner In lijn van detailposter Design: Landscape 16/9 met voorkeur voor titel (logo) of minimum resolutie W944 x H531 herkenbaar onderdeel uit decor Hierop komt geen OG /NG logo Bronimage in JPG, liefst in zo groot mogelijk formaat versturen naar vod@vrt.be, omwille van dringende inhaalbeweging. (Info over de beeldbank volgt later) 52