Reglement kerstmarkt 12 & 13 december 2015

Transcriptie

1 Reglement kerstmarkt 12 & 13 december 2015 DEELNAME Een standhouder kan pas effectief deelnemen als in volgende zaken is voldaan: 1. Ingevuld deelnameformulier doorgezonden, uiterlijk tegen 23/11/ Vertegenwoordiging van de stand tijdens de laatste briefing op 30/11/2015 om 20.00u 3. Ondertekening van dit reglement, afgave tijdens de laatste briefing op 30/11/ Voldane betaling uiterlijk tegen 04/12/2015 Bij het bevestigen van de deelname en het toekennen van de standen wordt rekening gehouden met, in deze volgorde: 1. Het voldoen aan bovenstaande voorwaarden 2. Eerdere deelname 3. Datum van binnenkomst inschrijving 4. Aanbod VOORBEREIDING Elke standhouder dient het inschrijvingsformulier zo volledig mogelijk in te vullen en te bezorgen aan de organisatie. Er dient minstens één contactpersoon (verantwoordelijke stand) opgegeven te worden. UURREGELING 12 december: 10.00u Opbouw standen 13.00u Controle brandweer (1 verantwoordelijke verplicht aanwezig per stand) 13.30u Alle voertuigen dienen van de Kerstmarkt te zijn u Start Kerstmarkt 22.45u Stop verkoop voeding en drank 23.00u Einde Kerstmarkt, afbouw mag beginnen 23.15u Sluiten toiletten bibliotheek 23.15u Wagens worden onder toezicht van de organisatoren op het plein toegelaten.

2 UURREGELING 13 december: 09.00u Opbouw standen 10.30u Standen volledig klaar, gangpaden volledig vrij, 1 verantwoordelijke aanwezig op de stand 11.00u Start indoor Kerstmarkt 18.00u Einde Kerstmarkt, afbouw mag beginnen 19.30u Vrijgeven zaal, alle standen dienen volledig opgeruimd te zijn. De uurregeling dient strikt gerespecteerd te worden om een vlot verloop van de Kerstmarkt te garanderen. Standhouders die opruimen vóór het sluitingsuur van de Kerstmarkt, worden volgende edities NIET meer uitgenodigd. Zowel de organisatie als de politie zal toezicht houden op het respecteren van het einduur. Bij de tour van de brandweer om 13.00u dient de standverantwoordelijke aanwezig te zijn. LOCATIE 12 december. De kerstmarkt vindt plaats op het Plein van Verdraagzaamheid (Schoolstraat Zemst), op de parking voor de Semse, in de polyvalente ruimte van de bibliotheek en de Semse. 13 december. De Kerstmarkt vindt plaats in zaal Ontmoetingscentrum, Zemstsesteenweg 15 te Hofstade. MATERIAAL Materiaal dat door de organisatie gebruikt wordt ter inrichting van de Kerstmarkt (verlichting,,verdeelkasten, verlengdraden, slingers, vuurkorven, Kerstbomen), dient met de nodige voorzichtigheid behandeld te worden. Deze materialen mogen onder geen enkel beding meegenomen worden. Bij ontvreemding zal klacht wegens diefstal neergelegd worden bij de bevoegde instanties. Materiaal dat gehuurd wordt bij de organisatie, dient vóór 24.00u terugbezorgd aan de stand van de organisatie. STANDEN Vóór het opbouwen van de stand, wordt er gevraagd u aan te bieden bij de stand van de organisatie. Gelieve uw verlengkabel (25lm) en 3 vuilzakken van de gemeente Zemst mee te brengen. De organisatie zal uw vuilzakken en verlengkabel nummeren. Indien u geen vuilzakken bij hebt, kan u deze aanschaffen bij de organisatie. U kan het materiaal dat u opgaf om bij de organisatie te huren eveneens afhalen aan de stand van de organisatie. Er zal u ook, indien noodzakelijk, een brandblusapparaat worden meegegeven. Aan dit apparaat hangt eveneens het standnummer. Dit mag niet verwijderd worden. Tijdens het uitlenen is de standhouder verantwoordelijk voor het goede beheer van dit brandblusapparaat en de gehuurde materialen.

3 Het brandblusapparaat en de gehuurde materialen dienen direct na sluiting van de Kerstmarkt teruggebracht bij de organisatie (vóór 24.00u). Elke stand blijft binnen de afmetingen van de door de organisatie getekende en toegekende zone. In eerste instantie wordt er rekening gehouden met de voorste rooilijn. De standen worden op geen enkele wijze verankerd aan straatmeubilair, de muren van de gebouwen of het grondoppervlak van het plein. Er worden geen beschadigingen aangebracht aan de oorspronkelijke staat van het straatmeubilair, de muren van de gebouwen en het grondoppervlak van het plein. De standhouder dient (bij hevige wind) zelf gewichten/versteviging voor zijn kraam te voorzien. De uren van opbouw en afbouw dienen gerespecteerd. Standhouders die vóór het einde van de Kerstmarkt reeds opruimen, zullen volgende edities niet meer uitgenodigd worden. Er wordt gevraagd om de eerste 15 minuten van de afbouw de stand zo compact mogelijk te maken. Dit om het oprijden van de wagens om 23.15u te vergemakkelijken. Er wordt achtergrondmuziek voorzien door de organisatie. Op de standen wordt dus geen muziek gespeeld. Er mag geen reclame worden geplaatst om en rond de Kerstmarkt van firma s, vreemd aan de Kerstmarkt Zemst. Sponsors (volgens contract) en Commerciële standhouders mogen natuurlijk wel reclame maken voor hun eigen zaak. ELEKTRICITEIT OUTDOOR De organisatie voorziet elektriciteit voor elk kraampje. Het verbruik in uw kraam dient op voorhand gecommuniceerd te worden aan de organisatie, zij dienen hun goedkeuring te geven. (zie inschrijvingsformulier) De standhouder voorziet zelf in verlichting. Elke standhouder voorziet zelf een veilige verlengdraad van 25lm. Indien nodig, voorziet de standhouder ook reglementaire verdeeldozen. Bij regen of sneeuw mogen de verdeeldozen niet op de grond liggen. Elke stand zal binnen de 25lm een aansluitpunt vinden. De organisatie bepaalt waar de standhouders aansluiten. Kook- en bakplaten zijn enkel toegelaten op gas. Ook hier weer dient de fles achteraan buiten de tent geplaatst te worden. Microgolf, wafelijzer en andere elektrische benodigdheden, zie eerste regel van dit hoofdstuk. VERWARMING STANDEN OUTDOOR Verwarmen van uw stand is enkel toegelaten met gastoestellen. Uw gasfles dient achteraan buiten de tent geplaatst te worden, er dient een slangbreukventiel tussen de gasfles en de darm te zitten én de vervaldatum op uw gasdarm en gasfles moet nagekeken worden. Gasdarmen waarbij de vervaldatum niet meer zichtbaar is, worden beschouwd als onveilig en mogen derhalve NIET gebruikt worden. Toestellen op vaste brandstof (hout, mazout, andere) of op elektriciteit zijn niet toegelaten.

4 AANGEBODEN KOOPWAAR OUTDOOR De standhouders houden zich aan de producten die zij op hun inschrijvingsformulier invulden. Elke standhouder mag vrij frisdrank aanbieden. Dit wordt niet gezien als een productgroep. Het schenken van dranken in glas werd door de politie verboden. Gebruik dus plastic bekers. Het gebruik van borden, tassen en bestek is wel toegestaan. Voor flessen dient een waarborg van 15 euro te worden gevraagd. De politie van Zemst benadrukt dat een PV kan worden opgesteld bij het schenken van alcohol aan zichtbaar dronken personen. Bovendien benadrukken zij dat het verboden is om alcoholhoudende dranken te schenken aan -16 jarigen en sterke dranken aan -18 jarigen. AANGEBODEN KOOPWAAR INDOOR De standhouders houden zich aan de producten die zij op hun inschrijvingsformulier invulden. Het is de standhouders verboden om voeding of drank aan te bieden. Tenzij in gesloten geschenkverpakking. VEILIGHEID Het gebruik van kaarsen, fakkels, vuurpotten, vuurkorven oid is verboden. Enkel de vuurkorven van de organisatie worden geplaatst. De organisatie voorziet brandblusapparaten i.s.m. brandweer Vilvoorde. Deze zullen evenredig verdeeld worden over het aantal standen. Gelieve bijkomend minstens 1 autobrandblusser in uw kraam te nemen en op een zichtbare en gemakkelijk bereikbare plek te plaatsen. Gasflessen mogen uitsluitend achteraan buiten de tenten geplaatst worden. Nergens anders. Elke gasdarm dient een duidelijke vermelding te hebben van de vervaldatum. Vanzelfsprekend mag deze nog niet verstreken zijn. Elke gasinstallatie dient uitgerust te zijn met een slangbreukventiel of terugslagklep. De brandweer, politie en/of organisatie behouden zich het recht om materialen, installaties of standen te weigeren indien deze een risico inhouden voor deelnemers en/of bezoekers. PARKEERGELEGENHEID EN VERKEER 12 DECEMBER Tot 13.30u kunnen kraamhouders zich parkeren op de parkeerplaatsen achter het plein. Vanaf 13.30u wordt de parking afgesloten. Om 23.15u gaat de parking terug open. Alle standhouders ontvangen op zaterdag 14/12 een parkeerkaart (af te halen bij de organisatie). Er geldt eveneens een rijverbod (doorgaand verkeer) in de Schoolstraat, van 8.00u tem 24u. De kraamhouders zijn plaatselijk verkeer en mogen er laden en lossen van 10-13u en van 23-24u. PARKEERGELEGENHEID 13 DECEMBER Tot 10.30u kunnen kraamhouders zich parkeren op de parkeerplaatsen naast de zaal. Dit om materiaal snel binnen te brengen. Daarna worden alle wagens verplaatst naar de grote parking aan de Gasthuishofweg. Om 18.00u wordt de parking naast de zaal weer beschikbaar voor standhouders.

5 AFVAL OUTDOOR Elke standhouder is verplicht om 1 vuilzak van de gemeente Zemst te hangen aan zijn stand. Deze Zakken dienen na de Kerstmarkt meegenomen te worden en buiten geplaatst bij de vuilophaling. De gemeente Zemst voorziet afvaleilanden, deze staan uitsluitend ten dienste van de bezoekers. De gemeente Zemst voorziet ook een glasbak. Deze mag vanzelfsprekend door de standhouders gebruikt worden. Vol is echter vol, er worden dus geen lege flessen buiten de glasbak geplaatst. Ook niet in kartonnen dozen. Standhouders staan zelf in voor de afbraak van hun kraam. De gehele oppervlakte van de stand dient in zuivere staat afgeleverd te worden. AFVAL INDOOR Elke standhouder staat zelf in voor het opbergen en meenemen van eigen afval. Wanneer een stand vuil wordt achtergelaten, zal er een bedrag van 30,- gerekend worden. Bij niet betaling volgt uitsluiting van volgende Kerstmarkten. PROBLEMEN Bij praktische problemen tijdens de kerstmarkt kan je steeds de organisatie contacteren op het nummer Bij kleine tuchtproblemen kan je de toezichthoudende politiemensen aanspreken. Bij noodsituaties bel je het nummer 101. DEELNAME VOLGENDE EDITIES Om in de toekomst tot een nog aangenamere Kerstmarkt te komen, zullen alle deelnemende standhouders beoordeeld worden op verschillende punten. 1. Naleving reglementen KMZ 2. Aankleding stand 3. Aanbod 4. Inzet voor een sfeervolle en aangename Kerstmarkt Deze beoordeling zal de volgorde van deelname aan de Kerstmarkt Zemst 2016 bepalen. Dit zal de Kerstmarkt Zemst in het algemeen, en de vele deelnemers en bezoekers in het bijzonder ten goede komen.

6 AANSPRAKELIJKHEID De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor schade aan -, of diefstal van materialen of tenten. Het reglement van deze Kerstmarkt is opgesteld om een vlot en veilig verloop van het evenement te garanderen, zowel voor de standhouders, als voor de talrijke bezoekers. De organisatie rekent dan ook op de volledige medewerking van de standhouders en bezoekers. Inbreuken kunnen leiden tot een weigering van de stand op volgende edities van de Kerstmarkt Zemst. Hierin beslist de organisatie. In extremis kan zelfs beslist worden een stand per direct te sluiten. De politie zal streng toezien op het naleven van gemeentelijke- en verkeersreglementen, alsook het naleven van de wet op de dronkenschap en lawaaihinder. Een PV van de politie betekent dan ook uitsluiting voor volgende edities. Voor akkoord, Naam vereniging: Naam verantwoordelijke: Handtekening:......