v z w O p W e g Markgravenstraat Herentals Tel. 014/ Fax 014/

Transcriptie

1 v z w O p W e g Markgravenstraat Herentals Tel. 014/ Fax 014/ info@vzwopweg.be Verslag cliëntenraad 9 mei 2017 Aanwezig: Marjan Puls, Lien Van de Vel, Jeroen Mertens, An Van Herck, Jaak Goetschalckx, Karen Gorts, Bianca Best, Mimi Bongers, Angelique Pelckmans, tolk Tinne Janssens Verontschuldigd: Peter Cloots Verslaggever: Isabelle Moons 1 Welkomstwoord door Marjan Marjan heet iedereen welkom en overloopt de agenda van vandaag. 2 Opvolging van vorig verslag van 21 februari 2017 Lien overloopt het verslag van vorige vergadering. Er zijn geen vragen of opmerkingen. Het verslag wordt goedgekeurd. 3 Mededelingen vanuit de organisatie Ontslag van 2 medewerkers - Tijdens vorige vergadering had Marjan al aangekondigd dat Femke ontslagen was. Zij is ondertussen helemaal uit dienst maar we merken dat zij cliënten van onze dienst blijft aanspreken. Hierdoor is er nog 1 andere cliënt bij ons vertrokken. We hebben ondertussen een advocaat genomen om ons te laten bijstaan en ondersteunen. Gelukkig is het terug rustig op de dienst en kunnen we weer ons werk doen zoals voordien. - Ook Shari is tijdens de maand maart vertrokken. Ze heeft haar cliënten tot op de laatste moment goed kunnen ondersteunen, maar ze was niet aanwezig op het afscheidsmoment dat we gepland hadden. Hierdoor heeft het team helaas geen afscheid van haar kunnen nemen. - Door deze ontslagen zijn we toch wel even in paniek geschoten. Door het vertrek van een aantal cliënten, dachten we dat onze dienst er niet goed voor stond en dat we misschien niet alle begeleiders konden houden. Marjan en Isabelle hebben heel veel rekenwerk gedaan en hebben gemerkt dat Marjan de afgelopen jaren altijd heel spaarzaam geweest is. Hierdoor heeft de dienst een reserve potje opgebouwd. En omdat er ook minder cliënten vertrokken zijn dan we gevreesd hadden, bleek uiteindelijk dat onze paniek niet nodig was. Dit was een geluk bij een ongeluk want daardoor kunnen we 2 nieuwe, deeltijdse collega s aanwerven! 1 collega kan starten vanaf 1 juni voor 38/40 en kan vanaf 1 juli in dienst blijven voor 25/40. De andere collega kan starten vanaf 1 juli, voor 25/40.

2 - Ondertussen heeft Liesbeth ons het fijne nieuws laten weten dat ze zwanger is! Maar jammer genoeg is zij daardoor onmiddellijk moeten stoppen met werken. Zij zal dus een lange tijd afwezig zijn en dat betekent dat we nog een 3 de nieuwe collega moeten aanwerven om haar te vervangen. - We zijn dus heel snel op zoek moeten gaan naar nieuwe collega s en er zijn duidelijk heel veel mensen die voor vzw OpWeg willen werken, want er zijn meer dan 50 reacties binnengekomen. Gisteren hebben we al hun sollicitatiebrieven bekeken en uit alle kandidaten hebben we 10 mensen gekozen die op dinsdag 16 mei op gesprek mogen komen. Er zitten heel veel interessante kandidaten bij en daarom hebben we afgesproken dat, als we er niet uit geraken welke 3 kandidaten we aannemen, we een tweede sollicitatieronde houden op 23 mei. Samenwerkingsverband - Tauzorg heeft heel hard gewerkt aan een nieuwe folder en deze is ondertussen af. In deze folder worden de 4 organisaties van het samenwerkingsverband vermeld (vzw Den Brand, vzw De Schakel, MPI Oosterlo en vzw OpWeg). Marjan heeft al een voorbeeldje bij van de folder, maar hij moet nog officieel uitgebracht worden. Marjan vermoedt dat de folder tegen de zomer verspreid kan worden. Van zodra ze uitgedeeld mogen worden, krijgen de leden van de cliëntenraad er alvast eentje. Met de nieuwe folder we maken duidelijk dat iedereen die ondersteuning nodig heeft, met eender welke vraag bij Tauzorg terecht kan. Marjan laat de nieuwe folder rondgaan. Iedereen is het er over eens dat het een mooie folder is en een mooi logo: heel kleurrijk en alle handen samen maakt duidelijk dat we samen onze krachten bundelen. - Marjan vertelt dat we de vorming die we organiseren voor de cliënten ook bekend gemaakt hebben aan de organisaties binnen de samenwerking. We willen hierdoor de kans geven aan de cliënten van de andere organisaties om deel te nemen aan onze vorming. Een aantal cliënten van vzw De Schakel waren heel enthousiast en hebben zich ingeschreven voor de vorming over angst en omgaan met conflicten. De kookworkshop is helaas geannuleerd moeten worden omwille van te weinig inschrijvingen. 2 4 Overgang naar persoonsvolgende financiering (PVF) Nog enkele veranderingen - Tijdens de vorige vergadering heeft Marjan al heel veel verteld over de overstap naar de persoonsvolgende financiering. Voor de meeste cliënten verandert er niets aan hun ondersteuning. Deze cliënten zullen tegen 1 januari 2018 allemaal een nieuwe individuele dienstverleningsovereenkomst (IDO) krijgen. Normaal moest iedereen de nieuwe IDO al gekregen hebben tegen 1 april 2017, maar het VAPH kreeg alles niet rond tegen die datum en heeft daarom uitstel gegeven tot 1 januari De mensen die hun ondersteuning wilden veranderen, die moeten nu al een andere IDO krijgen. We hebben hier heel hard aan gewerkt en ondertussen hebben ze bijna allemaal hun nieuwe IDO gekregen. - Mimi vertelt dat het opnemen van het persoonsvolgend budget in cash een hele grote klus is. Er komt zo veel administratie en boekhouding bij kijken, dat ze niet anders kunnen dan een bijstandsorganisatie in te schakelen om hen hierbij te helpen. Maar deze vragen hiervoor best wel veel geld. Mimi zegt dat je alles heel goed moet noteren, dat je alle bonnetjes moet bijhouden en dat niet iedereen zomaar mag komen helpen. Om alles goed te laten verlopen, hebben ze zelfs een boekhouder moeten aannemen. Er komt zo veel werk bij kijken en er kruipt zo veel energie in, dat Mimi het echt geen luxe vindt. Marjan geeft aan dat wij op voorhand wisten dat alle administratie en boekhouding die bij het opnemen van het cash budget komt kijken, niet simpel is. Daarom dat wij al onze cliënten zo veel mogelijk adviseerden om hun ondersteuning via voucher in te kopen. Maar sommige ondersteuning kan je nu eenmaal alleen maar cash inkopen.

3 3 Charter collectieve rechten en plichten Het charter moest aangepast worden omwille van de invoering van de persoonsvolgende financiering. Omdat wijzigingen aan het charter altijd goedgekeurd moeten worden door de cliëntenraad, overloopt Marjan de dingen die gewijzigd zijn. - Overzicht ondersteuningsaanbod en doelgroep Omdat we vanuit Tauzorg een aanbod willen doen aan iedereen die een vraag naar ondersteuning stelt, werden de verwijzing naar Tauzorg en de namen van de partners (vzw Den Brand, vzw De Schakel en MPI Oosterlo) opgenomen in de tekst. - Begeleidingsafspraken - Tijdens verlof of ziekte van de begeleider, garanderen we dat we vervanging aanbieden voor minstens de helft van de ondersteuning en dit voor diegenen die dit willen en hier nood aan hebben. Bijvoorbeeld: als een cliënt 2 keer per week 2 uur ondersteuning krijgt en zijn begeleider wordt ziek, dan zorgen we er voor dat er 1 keer per week gedurende 2 uur een vervanger langs komt. We voorzien hiervoor bewust ruimte in het takenpakket van de begeleiders. - Als een begeleiding niet kan doorgaan, dan verwachten we dat je de dienst of de begeleider op tijd verwittigt. Als een begeleider 3x voor een gesloten deur staat, dan volgt er een gesprek met de teamcoach en de begeleider en wordt 1x de verplaatsingskost aangerekend. De cliënt ontvangt hiervoor een factuur. Bijkomend wordt er 1 uur begeleidingstijd aangerekend. Voor cliënten die hun ondersteuning inkopen via voucher, gaat dit 1 uur af van hun totale begeleidingstijd op jaarbasis. Voor cliënten die hun ondersteuning via cash inkopen, wordt er 1 uur begeleiding via de factuur aangerekend. Na betaling van de factuur, wordt de teller terug op 0 gezet. En ook bij de start van een nieuw jaar, zetten we alle tellers weer op 0 zodat iedereen weer met een schone lei kan beginnen. Vraag Mimi: Zij zegt dat ze het momenteel op gezondheidsvlak moeilijk heeft waardoor ze veel slaapt en soms de bel niet hoort. Telt dit dan ook als een onwettige afwezigheid? Marjan geeft aan dat hier zeker rekening mee gehouden wordt. Het gaat echt over niet verwittigen en niet over per ongeluk vergeten ofzo. - Op 1 januari werd de kilometervergoeding ingevoerd voor verplaatsingen met de cliënt. Er was toen afgesproken om elke maand een factuur op te maken voor de gereden kilometers. Ondertussen blijkt dat het vaak over heel kleine bedragen gaat en sommige cliënten vinden het onnozel om hiervoor naar de bank gaan of hun computer op te zetten. Daarom werd er afgesproken dat kleine bedragen van enkele maanden opgeteld kunnen worden tot het een groter bedrag is en dat er pas na enkele maanden een factuur opgemaakt wordt. Iedere cliënt mag zelf kiezen of hij elke maand een factuur wil krijgen, of pas na enkele maanden. Dit is af te spreken met de begeleider. - Wet op de privacy - De ondersteuning van elke cliënt moet steeds worden uitgeschreven in een ondersteuningsplan. Met de invoering van de persoonsvolgende financiering, heeft de minister die naam veranderd naar handelingsplan. De minister heeft dit waarschijnlijk beslist omdat het ondersteuningsplan sinds de PVF een onderdeel is van de procedure om een persoonsvolgend budget aan te vragen. En 2 verschillende documenten die allebei dezelfde naam hebben, is erg verwarrend. Daarom wordt het document waarop de begeleider noteert welke ondersteuning jij wil en hoe jij hierbij geholpen wil worden, voortaan handelingsplan genoemd. Het opmaken van een handelingsplan is verplicht en is verbonden aan de individuele dienstverlenings-overeenkomst die elke cliënt moet afsluiten.

4 - Elke cliënt heeft recht op inzage in het cliëntdossier en dit in alle onderdelen van zijn dossier. Marjan vertelt dat we de voorbije periode geconfronteerd geweest zijn met de vraag van de cliënten die vertrokken zijn om hun dossier te kunnen krijgen en mee naar huis te mogen nemen. We hebben dit onderzocht en onze procedure blijkt te kloppen: we mogen het dossier van de cliënt niet zomaar meegeven, maar elke cliënt kan wel de vraag stellen om zijn dossier te komen inkijken op de dienst. - Klachtenprocedure In de procedure werden de gegevens van Mimi opgenomen als lid van de interne klachtencommissie. Mimi werd hiervoor verkozen door de cliëntenraad. - Aanpassingen aan het charter collectieve rechten en plichten Elke wijziging aan het charter moet voorgelegd worden aan de cliëntenraad. Daarna moet het charter officieel aangepast worden. Het aangepaste charter ligt ter inzage bij Marjan maar moet voortaan ook op de website geplaatst worden. Dit is verplicht. Je vindt het charter terug op het private luik van de website, waar iedereen een gebruikersnaam en wachtwoord voor heeft. - De naam charter collectieve rechten en plichten Het charter collectieve rechten en plichten wordt voortaan gewoon collectieve rechten en plichten genoemd. Deze collectieve rechten en plichten zijn een verplichte bijlage van de individuele dienstverleningsovereenkomst. Afspraak: iedereen gaat akkoord met de wijzigingen. De collectieve rechten en plichten worden goedgekeurd. 4 5 Informatie over de financiële middelen Marjan vertelt dat de dienst de voorbije maanden 1 gift heeft ontvangen van Campus De Vesten, een middelbare school in Herentals. Zij hebben ten voordele van onze dienst negerzoenen verkocht en hiermee zamelden ze 200 Euro in. Deze gift zal besteed worden aan de betaling van tolkuren, bijvoorbeeld om de tolk voor de cliëntenraad te betalen. 6 WG Koeken&Co Vorige vergadering werd de opbrengst van de koekenverkoop meegedeeld en werd de verkoop geëvalueerd. De cliëntenraad stelde toen de vraag om de koekenverkoop terug vroeger te organiseren, vóór de start van de feestdagen. Antwoord WG: Lien heeft dit zo doorgegeven aan de werkgroep Koeken&Co en er werd rekening gehouden met de vraag van de cliëntenraad. Dit jaar zal de koekenverkoop terug doorgaan van september tot midden november. Het assortiment koeken en wafels blijft hetzelfde. - De werkgroep heeft beslist om de telling van de bestellingen en het klaarzetten van de bestellingen, door de werkgroep zelf te laten gebeuren. Zij vragen wel de hulp van de cliëntenraad bij het uitdelen van de bestellingen, door aanwezig te zijn op het moment van afhaling. Wie graag helpt, mag zich kandidaat stellen. Afspraak: Bianca, Mimi en Karen stellen zich kandidaat. Lien geeft dit door aan de werkgroep. Iemand van de werkgroep zal in het najaar contact met hen opnemen en de datum doorgeven waarop ze verwacht worden.

5 5 7 WG Music For Life In september zal de werkgroep Music For Life terug samenkomen om te bekijken of we dit jaar opnieuw een initiatief organiseren. Er werd alvast beslist dat we, indien we meedoen, dit niet meer zullen combineren met de koekenverkoop want dat was te ingewikkeld. Meer info volgt tijdens de cliëntenraad van september. 8 WG Eindejaarsfeestt De leden van de cliëntenraad hadden aangegeven dat ze graag willen helpen tijdens het eindejaarsfeest. Deze vraag werd bekeken binnen de werkgroep eindejaarsfeest. De werkgroep ziet zeker een taak weggelegd voor de cliëntenraad tijdens de receptie (mee uitschenken van drank en rondgaan met de hapjes). Er mogen ook altijd mensen helpen om op het einde van de avond mee op te ruimen. Afspraak: wie van de cliëntenraad graag wil helpen, kan dit volgende vergadering doorgeven. De werkgroep wil de organisatie van het eindejaarsfeest wel graag houden zoals het vorig jaar was. Er werd de voorbije jaren heel veel tijd en werk gestopt in het op punt stellen van de organisatie en ondertussen heeft de werkgroep een goede structuur gevonden, waardoor het vlot loopt en het eindejaarsfeest minder voorbereidingstijd vraagt. Mimi vult aan dat er vorig eindejaarsfeest toch wel wat klachten waren over het eten: te weinig eten en te weinig keuze. De traiteur had nochtans meer eten voorzien dan het vorige jaar, maar we merken dat er ontzettend veel gegeten wordt. Misschien is het een idee om dit jaar stokbrood te geven bij de soep of om een iets dikkere soep te maken. Afspraak: de ideeën worden door Lien meegenomen naar de werkgroep. 9 Variapunten Herentalse Raad voor Personen met een Handicap De Herentalse Raad is een adviesraad van de stad Herentals die 4x per jaar samenkomt. Zij geven advies aan de stad Herentals over alles rond mensen met een beperking: toegankelijkheid, activiteiten, en zij installeerden bijvoorbeeld het gebruik van Blue Assist in Herentals. De Herentalse Raad is nog op zoek naar mensen met een handicap die mee willen zetelen in de Raad. Het is een weg om je stem te laten horen en Marjan stelt daarom de vraag of er iemand interesse heeft om hier aan deel te nemen. - Jeroen vraagt of het mensen moeten zijn die ook in Herentals wonen. We vermoeden van wel. - Mimi heeft heel wat opmerkingen rond toegankelijkheid van horecazaken en parkeerplaatsen, de borduren om op de bus te stappen, - Bianca geeft aan dat de voetpaden vaak te smal zijn, laat staan dat je er met een rolstoel op moet te rijden. - Karen vindt dat Mimi een geschikte kandidaat zou zijn, omdat zij de ongemakken in de stad zelf ervaart tijdens verplaatsingen met Tine.

6 6 - Bianca, Karen en Mimi zijn geïnteresseerd. Ze vragen zich af of de vergaderingen op een vaste dag doorgaan en of ze elkaar eventueel mogen afwisselen, in de vorm van een beurtrolsysteem. Ze zouden dan de zaken die besproken moeten worden aan elkaar kunnen doorgeven via mail en mogelijk ook ideeën of vragen vanuit de cliëntenraad kunnen meenemen naar de vergaderingen van de Herentalse Raad. Afspraak: Marjan zorgt er voor dat we een antwoord krijgen op deze vragen. s Lien heeft gemerkt dat ze weinig reactie krijgt van de cliëntenraad op mails die aan hen gestuurd worden en vraagt aan iedereen om zeker steeds zijn mail te checken. Het zou immers kunnen dat de leden van de cliëntenraad vragen krijgen van cliënten, die besproken moeten worden. Maar ook op mails die Lien of Françoise sturen, krijgen we graag een antwoord. Zo stuurde Lien de uitnodiging van deze vergadering via mail en kreeg ze maar enkele antwoorden terug. Hierdoor wist Lien niet of iedereen vandaag wel zou komen. Afspraak: we vragen aan de leden van de cliëntenraad om voortaan kort te reageren op mails. Prikbord website - De cliëntenraad had vorige vergadering gevraagd om een prikbord te maken op de website, maar dat is er al Als je inlogt, dan zie je links op het scherm een puntje prikbord. Wil je iets op het prikbord plaatsen, dan geeft je dit door aan jouw begeleider en dan komt het op het prikbord. - De cliëntenraad vond het Onderonsje leuker omdat het tastbaarder was. En sommigen vergeten ook hun gebruikersnaam en wachtwoord. Afspraak: wie zijn gebruikersnaam of wachtwoord niet meer kent, kan dit via de begeleider terug opvragen of rechtstreeks vragen aan Françoise. Kilometervergoeding - Er werd vorig jaar een werkgroep opgericht, waar ook enkele cliënten aan deelnamen, om het systeem van de kilometervergoeding uit te werken. Ondertussen ging de kilometervergoeding op 1 januari 2017 van start, maar is er verdeeldheid in het team over bepaalde afspraken. Vooral cliënten die zelf een auto hebben, vinden het vervelend dat ze met de begeleider moeten meerijden. Hierdoor gebeurt het dat zowel de cliënt als de begeleider elk apart en achter elkaar naar een afspraak rijden. Sommige cliënten verwachten nu ook dat de begeleider met hen meerijdt. Het team geraakt hier zelf niet uit. Elk apart rijden is wat gek, want dan worden er dubbele kosten gemaakt. Maar niet elke begeleider ziet het zitten om met elke cliënt mee te rijden. De werkgroep kwam hier nog over samen, maar er kon toen maar 1 cliënt aanwezig zijn. Daarom wordt het advies gevraagd van de cliëntenraad. - Uit de groep komen veel reacties. Sommigen vinden het net een zorg minder als de begeleider rijdt. Daarenboven moet de cliënt als hij met zijn eigen auto rijdt, toch ook brandstof betalen en onkosten want een auto vraagt onderhoud en deze verslijt. Anderzijds is het voor rolstoelgebruikers belangrijk dat de begeleider een auto heeft waar een rolstoel in past. Het openbaar vervoer kan ook een oplossing zijn, maar dit vraagt soms veel tijd en je geraakt niet overal even makkelijk.

7 We doen een rondje om ieder zijn mening te horen. - Jaak, Karen, Bianca en Mimi delen dezelfde mening: de begeleider rijdt altijd met de auto en de cliënt rijdt met hem mee. - Jeroen en Angelique vinden dat de keuze bij de cliënt moet liggen. De cliënt moet zelf kunnen beslissen of hij zelf met de auto rijdt, of met de begeleider meerijdt. Besluit: iedereen is het er over eens dat een begeleider niet meerijdt met een cliënt. En als de cliënt er op staat om apart te rijden, dan moet hij de kilometers betalen van de begeleider die ook met zijn eigen auto rijdt. Afspraak: Marjan geeft dit advies door aan de werkgroep. De cliënt van de werkgroep die vorige vergadering wel aanwezig was, deelt de mening van Jaak, Karen, Bianca en Mimi dat de begeleider steeds met de auto rijdt en de cliënt met hem meerijdt. Workshops Karen wil graag knutselworkshops organiseren voor de cliënten vanuit de cliëntenraad om bijvoorbeeld spulletjes te maken die verkocht kunnen worden op de kerstmarkt. Karen wil de workshops gratis organiseren, met de hulp van haar mama. De mama van Karen is erg creatief en heeft ervaring met het geven van workshops aan groepen. Zij is bereid om tijdens de workshop uitleg te geven, om voor te doen hoe er gewerkt moet worden en om te helpen tijdens de workshop. Het materiaal dat gebruikt wordt, is wel te betalen, maar helemaal niet duur. Bovendien mag iedereen ook eigen materiaal meebrengen van thuis, dat nodig is voor het knutselwerk. - De cliëntenraad vindt dit een tof idee. Misschien kunnen de knutselwerkjes ook aangeboden worden via een standje dat gezet wordt als de koeken van de koekenverkoop worden afgehaald? - De cliëntenraad vindt het belangrijk om een maximum aantal deelnemers te bepalen en met inschrijvingen te werken. De cliëntenraad stelt voor dat Karen de workshop organiseert en dat zij Karen ondersteunen. Marjan geeft aan dat de dienst hier helemaal achter kan staan en de organisatie bij de cliëntenraad wil houden. - Omdat de vergaderzaal van vzw OpWeg te klein is, wordt er best uitgekeken naar een zaaltje. Bianca werkt als vrijwilliger bij De Cirkel en wil vragen of dit zaaltje gebruikt mag worden. Zij stelt wel voor om eerst bij de cliënten te bevragen of er interesse is voor deze activiteit, vooraleer iets op poten te zetten. Afspraak: het voorstel van de knutselworkshops wordt meegenomen naar de werkgroep Music for Life. We weten nu immers nog niet of we terug een stand zullen zetten op de kerstmarkt van Herentals. Via het prikbord op de website zal er gepolst worden naar de interesse voor de workshop. 7 Vragen en opmerkingen doorgegeven door de cliënten Er zijn geen vragen of opmerkingen binnengekomen. Wijziging contactgegevens vertegenwoordigers Er zijn geen wijzigingen. Datum volgende cliëntenraad De volgende cliëntenraden gaan door op dinsdag 26 september 17 en op dinsdag 5 december 17.

8 8 Om eens over na te denken We herinneren je eraan dat je contact kan opnemen met een vertegenwoordiger als je een vraag of opmerking hebt over de werking van de dienst. De vertegenwoordiger vertelt deze vraag of opmerking tijdens de volgende cliëntenraad. Heb je al eens nagedacht of je vragen of opmerkingen hebt over dit verslag? Want ook dat mag je doorgeven aan een vertegenwoordiger. Hieronder kan je alvast enkele vragen terugvinden om eens over na te denken. Natuurlijk mogen er ook andere opmerkingen doorgegeven worden. Heb je nog vragen over de veranderingen binnen onze organisatie? Heb je nog vragen over de overgang naar PVF? Heb je nog vragen over ons samenwerkingsverband? Heb je nog opmerkingen of nieuwe ideeën over de koekenverkoop? Heb je nog opmerkingen of nieuwe ideeën over Music For Life? Heb je nog opmerkingen of nieuwe ideeën over het eindejaarsfeest? Heb je nog opmerkingen of nieuwe ideeën over de website? Heb je nog vragen over de kilometervergoeding?