DE 7 KENMERKEN VOOR SUCCESVOL TACTISCH UITBESTEDEN VAN IT

Transcriptie

1 Continuïteit in IT DE 7 KENMERKEN VOOR SUCCESVOL TACTISCH UITBESTEDEN VAN IT SPS whitepaper ZO PROFITEER JE HET MEEST VAN HET CLOUDMODEL VOOR IT-BEHEER

2 ZO PROFITEER JE HET MEEST VAN HET CLOUDMODEL VOOR IT-BEHEER 2

3 Continuïteit in IT Inhoud 05 : Inleiding 07 : Tactisch in plaats van strategisch uitbesteden 09 : Kenmerken van succesvol tactisch uitbesteden 11 : Vrijheid en in control blijven 3

4 4

5 Continuïteit in IT Inleiding Het is belangrijker dan ooit om snel op ontwikkelingen in te springen, tijdig nieuwe innovatieve producten of diensten uit te rollen en kostenefficiënt te werken. De IT-afdeling moet business-innovaties ondersteunen, maar tegelijkertijd ook de bestaande IT-omgevingen efficiënt draaiende houden. De winkel moet immers open blijven. Dat botst nogal eens. Daarnaast hebben we te maken met een krappe ITarbeidsmarkt, dus ook van die kant kan de IT-afdeling geen verlichting verwachten. Tactisch uitbesteden biedt een oplossing. In de ideale situatie kun je IT-medewerkers met specifieke kennis en ervaring snel en eenvoudig vrijmaken. Dan kunnen ze deelnemen aan innovatie- of rationalisatieprojecten, zonder dat dit gevolgen heeft voor de operationele omgevingen. Veel medewerkers willen niets liever, omdat dit de krenten uit de pap zijn. Als ze niet vrijgemaakt kunnen worden, bestaat zelfs het risico dat er onrust ontstaat en kostbaar en schaars personeel misschien overweegt om te vertrekken. Daarnaast zorgt meedraaien in projecten ervoor dat de eigen mensen op natuurlijke wijze kennis en ervaring opdoen, zodat nieuwe IT-omgevingen soepel in beheer genomen kunnen worden. Natuurlijk kun je medewerkers vrijspelen door extra mensen aan te nemen, al dan niet op basis van een tijdelijk contract. Maar het rekruteren van nieuwe mensen is vaak een moeizaam, langdurig en kostbaar proces. Bovendien is het in de huidige arbeidsmarktsituatie vrijwel kansloos, zeker als het gaat om tijdelijke contracten. Inhuren van medewerkers bij een detacheerder kan, maar dat is in veel gevallen niet kosteneffectief. 5

6 MEDEWERKERS VRIJMAKEN ZONDER DAT DIT NADELIGE GEVOLGEN HEEFT. 6

7 Continuïteit in IT Tactisch in plaats van strategisch uitbesteden Medewerkers voor korte of langere tijd vrijmaken, zonder dat dit nadelige gevolgen heeft voor bestaande IT-omgevingen, kan wel door werkzaamheden op een slimme manier uit te besteden. Maar uitbesteden heeft de naam dat je er strategische beslissingen voor moet nemen. Het idee bestaat dat je er voor een lange periode aan vastzit en dat het een langdurig traject is om tot een succesvolle uitbesteding te komen. Hoe fijn zou het dus zijn als je snel kunt beslissen om delen van je IT-landschap uit te besteden, waarna je die uitbesteding ook weer snel kunt opschalen, afschalen of zelfs intrekken op elk gewenst moment. No strings attached. Of je hebt capaciteit nodig voor een vernieuwingsproject van een jaar. Je weet nog niet waar het precies toe leidt, maar het moet snel worden opgepakt. Je hebt nú resources nodig, maar de beheerorganisatie heeft al genoeg aan zijn hoofd. Je wilt de volledig controle over het project behouden en als het stof is neergedaald wil je dat je eigen beheerorganisatie de nieuwe omgeving in beheer neemt. Dan wil je dus niet strategisch uitbesteden, maar is tactisch uitbesteden wel een goede oplossing. Dat is tactische uitbesteding. Anders dan bij strategische uitbesteding, wil je er niet lang en diep over nadenken. Het gaat niet om een fundamentele keuze voor de inrichting van het ITbeheer met alle organisatorische en juridische consequenties en randvoorwaarden. Zo hoeft de ondernemingsraad niet om toestemming gevraagd te worden, want er worden geen medewerkers ontslagen of overgeplaatst. Ze worden juist daar ingezet waar ze het meeste nut hebben voor het bedrijf en waar ze zelf ook het meest kunnen groeien. Een voorbeeld kan dat verduidelijken. Stel, je wilt een paar IT-beheerders drie maanden vrijspelen voor een project. Dan wil je geen strategische besluiten nemen voor de lange termijn. Je wilt alleen dat hun werk tijdelijk wordt overgenomen, zodat ze zich volledig met innovatie kunnen bezighouden. Dat is echt een tactische beslissing. Je wilt niet lang nadenken over tactisch uitbesteden. 7

8 8

9 Continuïteit in IT Kenmerken van succesvol tactisch uitbesteden Het tactisch uitbesteden moet dus zeker niet verward worden met het outtasken of outsourcen om strategische redenen. Het heeft dan ook zijn eigen spelregels en eisen. We zetten hier voor je op een rij waar je op moet letten, zodat je optimaal van tactisch uitbesteden kunt profiteren. Uitbesteden van delen Bij tactische uitbesteding is het essentieel dat je zelf kunt kiezen wat je uitbesteedt en wat je zelf blijft doen. Dit kan variëren van het uitbesteden van basic monitoring tot volledig beheer. Ook moet je vrij kunnen bepalen welk deel van de ITomgeving je wilt uitbesteden. Want juist door een bepaald gedeelte van de IT uit te besteden, kun je mensen met specifieke vaardigheden, kennis en ervaring vrijmaken voor projecten. Er mag dus niet de verplichting zijn om meteen alles maar uit te besteden. Dienstverlening op maat Merk op dat als je verschillende delen van je ITomgeving kunt uitbesteden, er ook verschillende eisen kunnen worden gesteld aan de service provider. Het is dus erg belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wat je van de service provider verwacht en welke activiteiten je zelf wilt blijven uitvoeren. Ook de SLA s moeten daarom op maat gemaakt kunnen worden, zodat jij weet wat je mag verwachten en de service provider weet wat hem te doen staat. Het laatste wat je wil is dat deze afspraken leiden tot conflicten, want je hebt wel wat anders aan je hoofd. zelf het ene deel van je IT-omgeving in beheer hebt, terwijl je het andere hebt uitbesteed. Schenk dus ook aandacht aan het raakvlak, daar waar de werkzaamheden elkaar raken. Het is belangrijk dat je op eenvoudige wijze kunt samenwerken in het beheer met de service provider. De communicatie moet eenvoudig, inhoudelijk juist en snel verlopen, zodat altijd direct duidelijk is wie issues oppakt, wat er moet gebeuren en wat de werkzaamheden waren die tot de oplossing hebben geleid. Gezamenlijk inzicht in data, bijvoorbeeld CMDB-data of ticketinformatie, helpt hierbij enorm. Gebruik dus een shared servicedesksysteem dat snel inzetbaar is en eenvoudig in het gebruik. Vrij op- en afschalen Je wilt vrij zijn om de dienstverlening tussentijds te wijzigen. Het moet dus mogelijk zijn om naar behoefte te kunnen op- en afschalen, of zelfs de dienstverlening tijdelijk even helemaal stil te zetten. Want stel dat een project eerder is afgerond, of vroegtijdig wordt afgebroken, dan wil je niet verplicht zijn voor lange tijd beheer af te nemen van de externe partij. Terugschalen moet kunnen zonder lastig gedoe, opzegtermijnen, of restricties van de kant van de service provider. Denk hier weer aan het cloudmodel. Bij de public cloud kan ook op elk gewenst moment de scope worden uitgebreid of ingekrompen. Er zijn geen opzegtermijnen, geen restricties maar wel directe gevolgen voor de kosten. Dit zou ook moeten gelden voor tactisch uitbesteden. Je moet op elk gewenst moment de dienstverlening op maat kunnen wijzigen. Technisch eenvoudig Het in beheer nemen van onderdelen van de IT-omgeving moet snel en vrijwel automatisch kunnen. Er moeten geen complexe technische handelingen bij komen kijken, en al helemaal geen kosten. Vergelijk dit met het cloud-model, daar worden ook geen kosten berekend voor het in gebruik nemen. Samenwerken Met tactisch uitbesteden is het mogelijk dat je Eenvoudige contracten Die vrijheid moet worden weerspiegeld in de contracten, die door jou als uitbestedende partij eenvoudig en vrij opzegbaar moeten zijn. Tactisch uitbesteden moet namelijk niet leiden tot een strakke verbintenis met rigide voorwaarden aan beide kanten. Natuurlijk moeten de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de service provider duidelijk worden vastgelegd. De afspraken zijn helder, maar ze staan in het licht van een vrij opzegbare verbintenis van Het in beheer nemen moet snel en automatisch kunnen. 9

10 de zijde van de uitbestedende partij. Juridische haarkloverij moet vermeden worden. No cure, no pay Tactische uitbesteding is geen strategische beslissing en vraagt niet om langdurige onderzoeken. Maar dat neemt niet weg dat je de service provider op zijn blauwe ogen hoeft te geloven. Als de service provider overtuigd is van zijn kunnen en het volste vertrouwen heeft in een succesvolle samenwerking, dan zal hij niet weglopen voor een no cure no pay -afspraak, gebaseerd op klanttevredenheid en resultaatverplichting. 10

11 Continuïteit in IT Vrijheid en in control blijven Via tactisch uitbesteden kun je dus snel ruimte vrijmaken en medewerkers steeds de juiste dingen laten doen. Je bepaalt altijd zelf wat je wel en niet uitbesteedt. Je hebt alle vrijheid en kunt elk moment op- en afschalen, pauzeren, of stoppen. Tactisch uitbesteden kun je daardoor goed vergelijken met het afnemen van public clouddiensten. Het is IT-beheer as a service. Je creëert daardoor snel een oase van rust in de organisatie, waardoor je volledig in control blijft. Creeër een oase van rust. Blijf in control. Sinds 1994 helpt SPS honderden organisaties een oase van rust te vinden in de snel veranderende digitale wereld met haar managed services voor organisaties die het IT-beheer tijdelijk of structureel uitbesteden en met de Gensys software voor organisaties die zelf het IT-beheer willen doen. SPS zorgt voor grip op IT zodat er ruimte ontstaat voor innovatie. SPS richt zich vooral op IT-afdelingen van middelgrote tot grote organisaties en op service providers. 11

12 Continuïteit in IT Als innovatieve IT-organisatie met meer dan 20 jaar beheerexpertise bij meer dan 450 gerenommeerde klanten is SPS één van de belangrijkste spelers in de markt. SPS is de ontwikkelaar en leverancier van de Business en IT Service Management oplossing Gensys en aanbieder van de op Gensys gebaseerde RES-Q beheerdiensten en Cloudservices. Gensys Business en IT Service Management Software Gensys is de multi-tenant IT-beheersoftware voor proactief en voorspellend beheer. Met Gensys is de IT-infrastructuur continu beschikbaar, is volledig inzicht in en grip op de IT mogelijk, worden de IT-beheerprocessen efficiënt uitgevoerd en zijn de kosten voor het IT-beheer structureel lager. Een succesvolle en servicegerichte IT-organisatie, die aantoonbaar waarde toevoegt aan uw business, wordt gerealiseerd met behulp van Gensys. SPS Continuïteit in IT Buitenomweg BM Reeuwijk The Netherlands Telefoon +31(0) Fax +31(0) eux.sps.nl