CUOS-Jaarverslag

Transcriptie

1 1 13 CUOS-Jaarverslag

2 Voorwoord Bestuursbeurzen Algemeen Uitkomst culturele en overige organisaties Uitkomst Studieverenigingen Activiteitensubsidie Algemeen Uitkomst Besluit Het FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan (FVOG) houdt op te bestaan. Na veel interne discussie en het niet kunnen vinden van een nieuw bestuur, waren zij genoodzaakt het FVOG na 31 jaar op te heffen. Gecommuniceerd is dat zij een eindafrekening sturen naar het CUOS, zodra deze beschikbaar is en niet gebruikte gelden terug naar het CUOS moeten. 6 Culturele organisaties Internationaliseringssubsidie Uitkomt Besluit Evaluatie Internationaliseringssubsidie B Campagnesubsidie Huisvesting Algemeen Verhuizing Muurstraat Toekomstvisie Toehoorderschap Algemeen Veranderingen Werkwijze Werkoverleg Besluitvormende Vergadering Brede Vergadering Koepeloverleg Privacy Financien

3 Voorwoord Geacht College van Bestuur, beste lezer, Voor u ligt het jaarverslag van het Centraal Uitvoeringsorgaan voor de Studentenorganisaties (CUOS) van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) over Dit jaarverslag is bedoeld om inzicht te geven in de taken en het beleid dat het CUOS afgelopen academisch jaar heeft uitgevoerd. Het verslag is ingedeeld op de vier instrumenten die het CUOS gebruikt voor de ondersteuning, zoals gespecificeerd in het Kader Ondersteuning Studentenorganisaties. Naast het uitvoeren van de taken zoals die worden genoemd in het CUOS-Reglement, noemden wij de volgende punten in ons jaarplan. Op alle punten wordt ingegaan in de hierop volgende hoofdstukken: 1. Herijken van de culturele en overige studentenorganisaties; 2. Coördineren met CUOS over de herijking van studieverenigingen; 3. Stimuleren van internationalisering van bestaande studentenorganisaties met het voor het eerst uitvoeren van de nieuwe Internationaliseringssubsidie B; 4. Internationale studentenorganisaties die in de opstartfase zijn ondersteunen met aanvragen van Internationaliseringssubsidies; 5. Opstellen van richtlijnen voor de Regeling Internationaliseringssubsidies; 6. Onderzoeken, in samenwerking met de RUG, of het wenselijk is de compartimentenverdeling van de bestuursbeursmaanden aan te passen; 7. Onderzoeken of de huidige beoordelingsmodellen voor het bepalen van de hoogte van de bestuursbeursmaanden nog houdbaar zijn; 8. Verbeteren van de zichtbaarheid van het CUOS en de communicatie met de studentenorganisaties; 9. Het verduidelijken en vereenvoudigen van aanvragen; 10. Studentenorganisaties ondersteunen bij het doorvoeren van organisatorische veranderingen. Wij willen graag specifiek Rutger Klein Nagelvoort, Arienne Dreijer, Betsy Pier, Leo Wenneger, Brenda Oosterhof-Helsloot, Grystje Hellinga, Jantje van der Veen en Marloes Siccama-van Loveren bedanken voor hun ondersteuning dit jaar. Met vriendelijke groeten, Juul Oosterhuis Christiaan Brinkhuis Nienke Oudenampsen Max Schwering Gerwin Tuin (Voorzitter) (Secretaris) (Portefeuillehouder Financiën) (Portefeuillehouder Huisvesting) (PR & Communicatie) 3 13

4 Bestuursbeurzen Algemeen De grootste taak van het CUOS is het adviseren van het College over de organisaties die opgenomen moeten worden in Bijlage 1 van de Regeling Profileringsfonds Deel C op basis van beoordeling van aanvragen van organisaties voor (her)opname. De adviesstukken van het CUOS waren dit jaar al in maart 2018 afgerond, aangenomen door het College en mee ingestemd door de Universiteitsraad. Het huidig CUOS-bestuur behandelde de herijking van de culturele en overige organisaties en alle nieuwe aanvragen. Een afvaardiging van het CUOS-bestuur voerde de herijking van de studieverenigingen uit. Voor de uitvoering van de adviezen voor de herijking en de opname van organisaties in de Regeling Profileringsfonds heeft het CUOS ondersteuning gekregen van de afdelingen Strategie, Onderwijs en Onderzoek (SOO), Algemeen Bestuurlijke en Juridische Zaken (ABJZ) en Centrum voor Informatie Technologie (CIT) van het Bureau van de Universiteit en de afdelingen Studentenzaken en Financieel-Economische Zaken van de Hanzehogeschool. De Centrale Studentenadministratie (RUG) en Studenteninschrijving (HG) hebben voor het CUOS de ledenlijsten gecontroleerd. De samenwerking is naar de mening van het CUOS goed verlopen. Goede voorlichting is essentieel voor het voorspoedig verlopen van het beoordelingsproces. Daarom zijn zowel in juni (academisch jaar ) als in oktober (academisch jaar ) voorlichtingen gegeven aan de besturen van organisaties die in aanmerking kwamen voor herijking of opname in het Profileringsfonds. Herziening Kader Dit jaar is het Kader Ondersteuning Studentenorganisaties & Universitaire Organen geschreven, als vervanging van eenzelfde beleidsstuk uit Dit nieuwe stuk vormt de basis voor hoe de ondersteuning van studentenorganisaties vanuit de universiteit is vormgegeven. Met het schrijven van het document is ook de verdeling van het theoretische maximum van elke categorie organisaties opnieuw bepaald. Omdat dit niet alleen een beleidstechnische beslissing van het CUOS is, werd een Studenten Overleg- en Adviescommissie (SOA) samengesteld en is een uitkomst bereikt over een nieuwe verdeling. Meer informatie en toelichting is te vinden in het document zelf, maar de belangrijkste wijzigingen zijn: 1. De categorie studieverenigingen is verhoogd van 635 naar 750; 2. De categorie gezelligheidsverenigingen is verlaagd van 365 naar 315; 3. De categorie sportverenigingen is verlaagd van 410 naar 339. Het CUOS is zeer tevreden met het Kader en moedigt aan deze elk jaar bij te werken, vast te stellen en te publiceren, want voor organisaties zorgt het voor duidelijkheid in de complexiteit. Uitkomst culturele en overige organisaties Het CUOS heeft 21 organisaties beoordeeld die zowel al in de categorieën culturele en overige organisaties waren opgenomen als ook een aanvraag tot opname in het Profileringsfonds hebben gedaan. In het kort krijgen Groninger Debating Society Kalliope, Ganymedes en Lijst STERK geen beurs meer. Integrand, Honours College Social Association en Groninger Studenten Basketbal Vereniging De Groene Uilen zijn organisaties die nu wel een beurs krijgen. Groninger Studenten Toneel, Association des États Généraux des Étudiants de l Europe (AEGEE) en International Federation of Medical Students' Associations (IFMSA) zijn er met hun bestuursbeurs op vooruit gegaan. Twee organisaties verdienen nadere toelichting omdat een herziening van het advies betreffende deze organisaties heeft plaatsgevonden. AIESEC werd tot deze herijking door het CUOS 4 13

5 beschouwd als actief op het terrein bevordering internationale contacten. Daar Integrand, een qua inhoud en doelstelling gelijksoortige organisatie als AIESEC, vanaf dit jaar is opgenomen in het Profileringsfonds, heeft het CUOS besloten AIESEC onder belangenbehartiging te scharen, net zoals met Integrand is gebeurd. In het eerste advies was er sprake van dat AIESEC van 15 naar 10 maanden zou gaan omdat het CUOS onvoldoende kon beoordelen of een opslag gerechtvaardigd was. Miscommunicatie van beide kanten had echter tot deze situatie geleid, waarop AIESEC alsnog het cruciale, missende jaarverslag kon aanleveren. Op basis hiervan kon het CUOS toch nog een advies van 15 maanden vaststellen, maar wel voor een periode van 1 jaar. De andere organisatie is Studentenkoepel Levensbeschouwlijke Organisaties (SKLO). In het eerste advies kwam het CUOS tot de slotsom dat SKLO niet langer opgenomen zou mogen zijn in het Profileringsfonds omdat de organisatie te weinig activiteiten organiseert en er daardoor geen sprake was van een aanzienlijke bestuurs- en beheerslast. Op basis van een mondelinge overeenkomst enkele jaren geleden worden de activiteiten van de bij het SKLO aangesloten organisaties wél meegewogen in de beoordeling van het CUOS. De activiteiten die die organisaties ontplooien rechtvaardigen zodoende opname in het Profileringsfonds. Dat blijkt ook uit het feit dat er 4 werknemers (1,6 fte in totaal) in dienst zijn van het secretariaat van SKLO, die zowel het Algemeen Bestuur als het Dagelijks Bestuur ondersteunen in hun werkzaamheden. Desalniettemin kon het CUOS een opslag niet billijken omdat de omvang van en deelname aan het activiteitenaanbod van een aantal organisaties was afgenomen in de afgelopen 3 jaren. Uitkomst Studieverenigingen De herijking van de studieverenigingen werd dit academisch jaar gedaan door een afvaardiging van het voorgaande bestuur. Het betreft hier een uitzonderlijke situatie, want zowel vorig als dit academisch jaar is de categorie studieverenigingen herijkt. Tegelijkertijd met het maken van de nieuwe verdeling per categorie zijn de punten verdeeld voor de studieverenigingen. De uitkomst was een totaal aantal van 730 bbm, wat past binnen het maximum van 750. Aanbevolen wordt om eenzelfde situatie, waarin een categorie twee keer achter elkaar wordt herijkt, te allen tijde te voorkomen, want het leidde tot veel onduidelijkheid bij de organisaties. Toekomstige CUOS-besturen moeten vooruit kijken en een continue inschatting maken hoe het zit met de verdeling per categorie. 5 13

6 Activiteitensubsidie Algemeen Naast het adviseren over de bestuursbeurzen, besluit het CUOS elk jaar over welke organisatie hoeveel activiteitensubsidie krijgt. Duidelijke communicatie naar de organisaties, inachtname van de regels en richtlijnen en onderlinge controle binnen het CUOS-bestuur zijn hiervoor belangrijk. Uitkomst Besluit Samengevat is er ,92 euro verdeeld over 20 organisaties die een aanvraag hebben gedaan. De culturele organisatie A-Way Productions krijgt sinds dit jaar voor het eerst activiteitensubsidie. Verder zijn er de volgende noemenswaardige aanvragen of uitkomsten. Noemenswaardig was de aanvraag van Studentenkrant ( 1500 toegekend van de aangevraagde 3000), waarbij het CUOS besloot geen subsidie toe te kennen voor Representatiekosten. Deze kostenpost omvat consumpties bij de vergaderingen op kantoor en uitgaven voor de redactie wanneer zij geld nodig hebben om foto s en artikelen te produceren. Ook opvallend was de aanvraag van de Studentenorganisatie Groningen ( 2030 toegekend van de aangevraagde 3000), waarbij de stukken soms lastig te lezen waren en er grote verschillen zaten tussen begrote en gerealiseerde posten. Het CUOS heeft hen erop gewezen dat aangeleverde stukken meer informatie moeten bevatten en duidelijkheid moeten scheppen over welke post welke hoeveelheid heeft/krijgt en waarom. Het FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan (FVOG) houdt op te bestaan. Na veel interne discussie en het niet kunnen vinden van een nieuw bestuur, waren zij genoodzaakt het FVOG na 31 jaar op te heffen. Gecommuniceerd is dat zij een eindafrekening sturen naar het CUOS, zodra deze beschikbaar is en niet gebruikte gelden terug naar het CUOS moeten. De studentenvoorziening Erasmus Student Network (ESN) heeft ook een aanvraag ingediend voor verhoging van hun structurele activiteitensubsidie. Deze was al stapsgewijs verhoogd de afgelopen 3 jaren van naar in 2018, maar de argumentatie van ESN voor verdere verhoging was solide. Het CUOS zag drie redenen voor de verhoging: waargenomen en verwachte toename van deelname aan ESN-introductieweken en activiteiten als gevolg van de groeiende instroom van internationale studenten (1), verouderde hulpmiddelen zoals website, administratiesysteem en ticketshop (2) en onvermijdelijke verhoging van kosten van externe locaties voor beide introductieweken (3). Daarom is voor 2018 en aankomende jaren de hoogte vastgesteld op De studentenvoorziening Stichting KEI heeft een eenmalige verhoging van 5000,- gekregen dit jaar. Dit was nodig vanwege hoger uitvallende locatiekosten die normaal gedekt worden door de gemeente. Culturele organisaties Een grote verandering zit eraan te komen voor de culturele organisaties. Vanaf aankomend academisch jaar zullen zij geen aanvraag meer doen voor activiteitensubsidie bij het CUOS, maar bij direct bij de Usva. Vorig jaar is hier al over gesproken door de besturen van CUOS en Usva, maar dit jaar is het besloten en doorgezet. Ook heeft Usva met CUOS hier een reglement voor opgesteld dat uitgevoerd wordt door de Usva. De reden voor deze verandering is dat de Usva een beter zicht heeft op de culturele activiteiten van deze organisaties en deze veel beter kan controleren en onderling vergelijken. Usva zal een aanvraag voor 1 februari bij het CUOS indienen die alle culturele organisaties verantwoordt. 6 13

7 Daarnaast zal het vast bedrag van Usva verlaagd worden van naar Daarbovenop komt de losse aanvraag van Usva die variabel van vorm is, omdat dat afhangt van hoeveel organisatie bij de Usva aanvragen. Internationaliseringssubsidie Het CUOS heeft, in het kader van de internationalisering, wederom subsidie verstrekt aan verschillende internationale organisaties. Dit gebeurt aan de hand van de regeling Internationaliseringssubsidies. Gedurende het hele jaar konden internationale studentenorganisaties aanvraag doen voor Internationaliseringssubsidie A. Gebleken is dat er veel onduidelijkheid is bij deze internationale organisaties over de aanvraag hiervan. Het is dan ook van groot belang dat hier volgend academisch jaar vanaf begin van het jaar goed over gecommuniceerd wordt naar deze organisaties. Naast de al bestaande Internationaliseringssubsidie A is er dit jaar een nieuwe subsidie bij gekomen: Internationaliseringssubsidie B. Deze subsidie is gericht op al bestaande studentenorganisaties die inclusie of internationalisering in hun organisatie willen stimuleren. Voor deze nieuwe subsidie is een informatiebijeenkomst georganiseerd om alle studentenorganisaties op de hoogte te stellen van hoe deze aanvraag in werking gaat. Het CUOS heeft beoordeeld op de volgende punten: inhoud, doel, doelgroep en bereik, aanpak, PR-plan, hoogte en redelijkheid, mogelijkheid tot eigen inkomsten, verhouding verzoek en eigen begroting. Naast deze beoordelingscriteria werd er gekeken naar de diversiteit in het activiteitenaanbod, het draagvlak, de bijdrage aan de academische vorming, of het past binnen het beleid van de RUG en hoe het de integratie van internationale studenten zou bevorderen. Uitkomt Besluit AEGEE: 514,- Clio: 886,- Commotie: 245,- ESN: 500,- FVOG: 569,11 GSb: 880,0 GSMG Bragi: 1000,- IK: 150,- KEI: 1000,- Lugus: 1000,- Popkoor Estrellas: 117,- SIB: 916,- SOG: 220,91 VIP: 730,13 ZaZa: 975,- Totaal: 9.703,15 Evaluatie Internationaliseringssubsidie B Ondanks dat er in eerste instantie veel vragen waren over de nieuwe subsidie, viel het aantal aanvragen lichtelijk tegen. Het totaal aangevraagde bedrag bedroeg 9.703,15. Het CUOS is ervan overtuigd dat de aanvraag de komende jaren zal groeien omdat organisaties komende jaren beter rekening kunnen houden met deze subsidie en hier dan ook hun activiteiten op kunnen aanpassen. Daarnaast gaat het CUOS de aanvraag van deze subsidie de komende jaren meer stimuleren. 7 13

8 Campagnesubsidie Kandiaatsfracties van de Universiteitsraad kunnen campagnesubsidie ontvangen via het CUOS. Dit geld wordt dan beschikbaar gesteld voor de campagne van de kandiaatsfracties. Opvallend dit jaar was dat er behalve de twee oudere studentenpartijen SOG en Lijst Calimero, ook nieuwe aanvragen waren van de De Vrije Studenten en de One Man Gang. Huisvesting Algemeen Het beheren en controleren van huisvesting voor de organisaties is een kerntaak van het CUOS en specifiek voor de Portefeuillehouder Huisvesting. Op dit gebied was het een dynamisch jaar. Gedurende het jaar zijn veel dingen veranderd en aangescherpt. Zo zijn de openingstijden aangepast bij beide panden, is er strenger toegezien op het schoonmaken en schoonhouden van beide panden door de organisaties en is een intensievere samenwerking opgezet tussen de portefeuillehouder Huisvesting, de bodes en de facility manager Jaap van der Linde. Door de korte lijntjes is er onderling veel bereikt en wordt onderling teruggekeken op een goede en prettige samenwerking. Ook met de organisaties werd intensief contact onderhouden. Er is geprobeerd veel duidelijkheid te scheppen zodat iedereen, ook al was de boodschap niet altijd even prettig, wist waar hij/zij aan toe was en wat verwacht werd van hen en wat verwacht kon worden van het CUOS. Dit gebeurde via persoonlijk contact, maar ook door middel van centraal georganiseerde pandbijeenkomsten waarbij alle organisaties samen kwamen en zodoende goede afspraken konden worden gemaakt. Ook zijn de organisaties die in het pand aan de Oude Kijk in t Jatstraat (hierna: OKJ) gehuisvest waren verhuisd naar de Muurstraat. Hierover meer bij het volgende kopje. Verder heeft het CUOS dit jaar het huisvestingsmodel herzien. Dit was nodig omdat het model verouderd en omslachtig was. Het nieuwe model ziet veel meer toe op de twee kernelementen waarop beoordeeld moet worden: - Kan de organisatie niet zelf voorzien in een ruimte? - Heeft de organisatie behoefte aan huisvesting gefaciliteerd vanuit de RUG? Dit nieuwe model is reeds gebruikt bij de beoordeling dit jaar. Dat liep goed, maar wij raden onze opvolgers aan nog een keer kritisch te kijken naar het model. Ook is dit jaar kritisch gekeken naar de pandregels. Het huidige CUOS kwam hierbij tot de conclusie dat de huidige maatregelen die getroffen kunnen worden bij eventuele overtredingen te zwak zijn en te weinig effect zullen hebben. Hoewel het dit jaar, gelukkig, niet nodig was maatregelen op te leggen, wil het huidige CUOS toch een aantal wijzigingen voorstellen. Hierbij dient gedacht te worden aan een aanzienlijke verhoging van het maximale boetebedrag en een nieuwe maatregel in de vorm van een dwangsom. Deze veranderingen impliceren niet dat het huidige CUOS vindt dat zwaarder straffen noodzakelijk is. Het afgelopen jaar is vooral getracht problemen onderling eerst op te lossen en zo tot een oplossing te komen. Echter, het CUOS wil wel benadrukken dat wanneer eventuele problemen onderling niet opgelost kunnen worden, zwaardere maatregelen wel noodzakelijk zijn om zo doeltreffender te kunnen werken. Verhuizing Muurstraat Al langere tijd liggen er plannen voor een verhuizing van de studentenorganisaties naar de Muurstraat. Hier zijn plattegronden en indelingen voor gemaakt. De portefeuillehouder Huisvesting is in het eerste deel van het collegejaar bezig geweest met inzicht verkrijgen in de plannen en de stemming te peilen bij alle organisaties die nu huisvesting krijgen via het huisvesting. Hier werd bijzonder positief op gereageerd en vanuit de studentenorganisaties is dan ook een algemeen akkoord gegeven om deze verhuizing in gang te zetten, mocht het zo ver zijn. 8 13

9 In april bleek dat een deel van de organisaties al moest verhuizen naar de Muurstraat vanwege allerhande veranderingen in het Academiegebouw. De studentenorganisaties van de OKJ zijn allemaal naar de begane grond van de Muurstraat verhuisd. Door goede onderlinge samenwerking met de organisaties en de strakke planning van de heer Pottjewijd is de verhuizing, op een paar verwaarloosbaar kleine dingen na, goed verlopen. Er is getracht de organisaties zoveel mogelijk vergelijkbare ruimte terug te geven en dit is goed gelukt. Met de komst van de twee eenmansfracties in de Universiteitsraad zal nog een kleine wijziging doorgevoerd worden, maar ook dit is reeds opgevangen en kan uitgevoerd worden. Te zijner tijd zal gekeken moeten worden hoe de grote verhuizing precies gestalte moet krijgen. Echter, de komende portefeuillehouders Huisvesting weten dat het doorgang kan vinden door de akkoorden die zijn gegeven door de huidige bestuurders van de organisaties. Toekomstvisie Huisvesting zal altijd een lastige doch dynamische portefeuille blijven. Onze toekomstvisie is een pand waarin alle organisaties bij elkaar zitten en waar een leuke dynamiek bestaat tussen de verschillende organisaties en waar niet alleen gewerkt wordt, maar ook enige ontspanning gevonden kan worden. Dit in de vorm van ruimere kantinemogelijkheden, maar ook door meer centraal georganiseerde pauzeruimtes te creëren. Ook zien wij dat kantoren niet optimaal gebruikt worden. Dit is jammer omdat genoeg organisaties behoefte hebben aan een werkruimte, maar niet bij iedereen de nood hoog genoeg is om een ruimte te kunnen faciliteren vanuit de RUG. Het huidige CUOS vindt daarom dat de mogelijkheden van flexruimtes onderzocht moeten worden. Het afgelopen jaar heeft dat bijzonder goed gewerkt door de FVOG en de SOG een ruimte te laten delen. Vanaf komend collegejaar zullen ook de GSb en de Studentenkrant samen een ruimte delen om zo goed aan beider behoeften te kunnen voldoen. Zodoende worden meer ruimtes efficiënt gebruikt door meer organisaties. Momenteel zit het CUOS ook ruim in zijn reserves. Met de wetenschap in het achterhoofd dat blijven oppotten niet handig is, lijkt het ons dan een ook goed idee een deel daarvan te investeren in de huisvesting. Hierbij kan gedacht worden aan enkele verbouwingen, koffieautomaten/waterkoelers en betere beveiligingsmogelijkheden. Het bovenstaande kan eventueel uitgevoerd worden in overleg met de organisaties, maar de afgelopen jaren hebben uitgewezen dat de organisaties bovenstaande behoeften sowieso hebben. Zeker het installeren van centrale koffieautomaten zou helpen om het intensieve gebruik van eigen apparatuur op de eigen kantoren tegen te gaan. Momenteel gebeurt het nog te vaak dat het netwerk overlast raakt door alle apparatuur die gebruikt wordt. Toehoorderschap Algemeen Vier leden van het CUOS waren dit jaar toehoorder bij de algemene bestuursvergaderingen van de studentenvoorzieningen. Dit waren de ACLO, KEI, Usva en ESN. Elk van de leden, met uitzondering van de voorzitter, van het CUOS is verantwoordelijk voor het bijwonen van de vergaderingen van een van deze organisaties. Op deze manier zijn er korte lijnen tussen het CUOS en de studentenvoorzieningen, kan het CUOS makkelijk inspelen op ontwikkelingen binnen deze organisaties en is het voor het CUOS mogelijk om tijdig mededeling te doen van relevante onderwerpen. Vanuit de organisaties is ook aangeven dat aanwezigheid van het CUOS op prijs wordt gesteld. 9 13

10 Veranderingen Vanaf aankomend jaar zal het CUOS niet meer officieel toehoorder zijn bij de Usva. De Usva is namelijk geen koepelorganisatie meer en zal daarom zal er geen lid van het CUOS meer aanwezig zijn bij de algemene bestuursvergaderingen van de Usva. Binnen het bestuur zal wel een eerste contactpersoon worden aangewezen. Werkwijze Om de taken van het CUOS goed uit te voeren, overlegt het CUOS in verschillende verbanden die hieronder zijn toegelicht. Daarnaast ontvangt het de nodige ondersteuning van het Bureau en werd het dit jaar met name bijgestaan door Rutger Klein Nagelvoort, Hoofd Onderwijs van de afdeling Onderwijs & Onderzoek, Arrienne Dreijer van de afdeling ABJZ, Leo Wenneger, Governance Officer. Werkoverleg Het CUOS heeft wekelijks een intern werkoverleg gehouden waarin alle lopende zaken werden besproken en de besluiten werden voorbereid. Deze werkoverleggen kennen een besloten karakter. Gezien het feit dat de meeste werkzaamheden van het CUOS in groepsverband werden uitgevoerd, dienen deze werkoverleggen als het ideale moment voor het verdelen en vormgeven van de taken van het CUOS. De ingekomen communicatie, aanvragen, en huisvestingszaken werden hier besproken. Daarna was het de plek om de stand van zaken en actuele zaken omtrent alle studentenorganisaties te bespreken. Besluitvormende Vergadering Naast het normale werkoverleg hebben er het afgelopen jaar een aantal besluitvormende vergaderingen plaatsgevonden. Hier werden besluiten die het CUOS maakt definitief gemaakt. Na het een besluitvormende vergadering is een besluit officieel en werd deze gepubliceerd op de website. Brede Vergadering Het CUOS heeft het afgelopen jaar tweemaal een Brede Vergadering georganiseerd. Hiervoor worden alle door het CUOS ondersteunde organisaties per uitgenodigd. Op de eerste vergadering zijn het jaarplan, nieuwe regelingen en de begroting van het CUOS besproken. Tevens werd een uitleg gegeven van veranderde zaken omtrent de huisvesting van deze organisaties. Op de tweede brede vergadering heeft het CUOS zijn advies ten aanzien van de verdeling van de bestuursbeurzen en zijn besluiten omtrent activiteitensubsidie, huisvesting en Internationaliseringssubsidie B besproken. Hierna heeft een bespreking van de pandregels plaatsgevonden. Opvallend was dat de brede vergadering niet druk bezocht wordt. Ook tijdens de vergaderingen werd er niet veel ingebracht. Kennismakingsgesprekken In de eerste twee maanden werden kennismakingsgesprekken gevoerd met alle culturele en overige organisaties, om hen uit te leggen hoe de herijking in zijn werk gaat. Daarnaast zijn er ook kennismakingsgesprekken geweest met alle studentenvoorzieningen, universiteitsraad partijen. Ook met organisaties waarvan het CUOS inschatte dat zij een aanvraag voor een bestuursbeurs gingen doen, werden uitgenodigd. Deze gesprekken zijn essentieel. Opvallend was en zal waarschijnlijk blijven hoe handig het is om goed contact te hebben met de besturen die herijkt worden, en hen er al vroeg op te wijzen dat er veel tijd gaat zitten in het aanleveren van de stukken die vereist zijn bij een herijking. Daarnaast was het een goede manier om veel andere bestuurders te leren kennen. De kennismakingsgesprekken hebben naar ons inzien geleid tot meer duidelijkheid bij organisaties over de taken van het CUOS en de mogelijkheden die de universiteit biedt aan studentenorganisaties. Bovendien vinden door het jaar heen ook (kennismakings)gesprekking plaats met niet-opgenomen organisaties of andere organisaties waarbij het goed is hen te informeren over relevante regelingen of toetsing

11 Koepeloverleg Dit jaar bracht de voorzitter van het CUOS eens per maand de voorzitters van de studentenvoorzieningen, Contractus, FVOG, GSb en vertegenwoordigers van de studentengeleding van de Universiteitsraad samen in het informele Koepeloverleg. Het CUOS merkte dat dit soms een nuttig overleg was, omdat tezamen een goed beeld kan worden opgemaakt hoe het met de studentenorganisaties gaat in Groningen en kennis gedeeld kan worden. Toch bleek later in het jaar dat het overbodig werd, aangezien het CUOS met de organisaties op vele andere momenten al sprak en er niets op de agenda stond. Het CUOS raadt aan het overleg door te zetten in de eerste paar maanden, maar daarna met de organisaties te kijken naar verdere invulling. Overigens is de term Koepeloverleg niet passend, want het is geen overleg tussen koepelorganisaties. Het betreft een overleg tussen de studentenorganisaties en universitaire organen die het meest verbonden zijn aan de RUG. De naam is daarom reglementair veranderd naar Topoverleg. Informatiebijeenkomsten Het afgelopen jaar is gebleken dat veel organisaties die opgenomen zijn of opgenomen willen worden in de Regeling Profileringsfonds, nog weinig weten van de regeling en de benodigde informatie die ze aan moeten leveren. Dit heeft een logische verklaring: organisaties worden eens in de drie jaar herijkt en bestuursleden van organisaties die herijkt worden, kunnen zich dus niet wenden tot hun directe voorgangers voor vragen. Zich wenden tot de voorgangers van drie jaar geleden is niet altijd logisch aangezien de regelingen in de tussentijd aangepast zijn. Dit is de reden dat er informatiebijeenkomsten worden georganiseerd om studentenorganisaties te informeren over de herijking. Naast de informatiebijeenkomst over de herijking heeft het CUOS het afgelopen jaar een extra informatiebijeenkomst gehouden over de nieuwe Internationaliseringssubsidie. Hier werd de nieuwe Internationaliseringssubsidie omschreven en werd de aanvraag van deze subsidie verder toegelicht. Privacy Gezien de privacy van studentenorganisaties wordt er bij het CUOS uiterst zorgvuldig omgegaan met informatie over deze organisaties. Ledenlijsten die aangeleverd worden voor de herijking worden na het benutten van de informatie verwijderd. Naast de ledenlijsten worden alle aangeleverde stukken niet aan derden gestuurd of laten zien maar enkel gebruikt voor hetgeen het bestemd is

12 Financien Inleiding: Het boekjaar van de universiteit loopt gelijk met het kalenderjaar, omdat het academische studiejaar van ondergeschikt belang is vergeleken met alle administratieve en ondersteunende diensten van de universiteit die geen zomerstop kennen. In die hoedanigheid loopt het boekjaar van het CUOS van 1 januari tot 31 december. Om die reden bevat dit verslag de financiële afrekening van het boekjaar Zie voor het resultaat van 2017, begroting en actualisatie van 2018 en begroting van 2019 bijlage 1. Inkomsten Om alle uitgaven van het CUOS te kunnen bekostigen voorziet het College in een Algemene bijdrage. Voor 2017 bedroeg dit ,-. In 2018 is er een prijsbijstelling die het bedrag met 2200,- verhoogt. Deze prijsbijstelling geldt ook voor de jaren Uitkomsten Het CUOS kent in haar uitgaven een onderscheid tussen de posten Algemeen, Subsidies en Huisvesting. De algemene uitgaven worden gedaan ten behoeve van het uitoefenen van de bestuurstaken. Dit zijn onder meer uitgaven voor beleid, overdracht, constitutie, repro en representatie. Onder subsidies vallen de Activiteiten subsidie, de Internationaliseringssubsidie A&B en de Campagnesubsidie. Onder de post Huisvesting vallen alle kosten die te maken hebben met de studentenorganisaties die gehuisvest worden in de Pelsterstraat en de Muurstraat. Het CUOS is financieel verantwoordelijk voor de servicelasten (gas, licht en water) van deze panden. Realisatie 2017 In het jaar 2017 is er 279,875 begroot voor Activiteitensubsidie. Het uitgekeerde bedrag lag een stuk lager, namelijk op De campagne subsidie viel dit jaar hoger uit dan begroot doordat Lijst Calimero in het boekjaar 2016 haar campagnesubsidie niet ontvangen had. Dit bedrag hebben zij in het volgende boekjaar pas gekregen. Ook de huisvestingskosten vielen beduidend lager uit dan begroot. Dit is meegenomen in de begroting van 2018 en Actualisatie 2018 Opvallend in de actualisatie van 2018 is het hoge bedrag uitgekeerd als activiteitensubsidie. Dit komt onder andere door een verhoging van het bedrag van ESN. Daarnaast zijn een groot aantal verenigingen in activiteiten gegroeid. Ook is er meer campagnesubsidie aangevraagd dan begroot, omdat er twee nieuwe partijen bij gekomen zijn in het jaar De Internationaliseringssubsidie B viel een stuk lager uit dan begroot. Qua extra uitgaven zit er voor de verhuizing naar de Muurstraat een voorziening voor eventuele kosten die hierbij komen kijken. Daarnaast vangt het CUOS het verschil in bestuursbeursmaanden op die categorie sport tekort komt, dit gaat om een bedrag van ongeveer ,-. Begroting Voor de begroting van 2019 zijn er een aantal dingen veranderd. De activiteitensubsidie is verhoogd naar omdat in het huidig jaar een verhoging van de activiteitensubsidie van ESN is vastgesteld. Het bedrag begroot voor USVA wordt verlaagd naar ,- zoals besproken onder activiteitensubsidie. Daarnaast is het begrote bedrag voor de campagnesubsidie verhoogd naar 5000,- aangezien er het afgelopen jaar een aantal partijen bij zijn gekomen. Het bedrag voor Internationaliseringssubsidie A blijft begroot op 3.500,-. Voor Internationaliseringssubsidie B staat een bedrag begroot van ,

13 In de jaren krimpt de Internationaliseringssubsidie B met 5000,- per jaar. Dit omdat het CUOS verwacht dat de internationalisering tegen die tijd vergroot is en hier dan minder geld voor nodig is. De verwachte reservestand aan het eind van 2022 is begroot op ,- wat neer komt op ongeveer 12% van het begrotingstotaal

14 CUOS Realisatie 2017 Inkomsten Begroting 2017 Realisatie 2017 Bijdrage College van Bestuur Algemene Bijdrage Verwachte Algemene Bijdrage Inkomsten Totaal Uitgaven Begroting 2017 Realisatie 2017 Algemeen Beleidskosten Overdrachtskosten Constitutieborrel Cadeaus Representatiekosten 100 Reproductiekosten CUOS-Koepel 250 Overige kosten 75 Activiteitensubsidies Stichting ACLO AEGEE-Groningen Stichting A.I.E.S.E.C. -Groningen - G.S.M.G. Bragi Stichting ESN Groningen Literair Dispuut Flanor C.S.G. "Gica" G.D.S. Kalliopé Faculteitsvereniging Overlegorgaan Groningen Stichting Groninger Studenten Cabaret Stichting Groninger Studenten Toneel Stichting SKLO Groninger Studentenbond Stichting Groninger Studentenkrant Stichting Integrand Groningen - Stichting KEI Lijst Calimero 800 G.S.O. Mira SIB-Groningen Studenten Organisatie Groningen Cultureel Studentencentrum Usva Campagnesubsidies Lijst Calimero Democratische Academie Groningen Studenten Organisatie Groningen Internationaliseringssubsidies asc gisa ViSOG 45 Huisvesting Servicekosten Schoonmaakkosten Afval Onderhoudskosten Telefoonkosten Bureaukosten Electronica (computers en toebehoren) Externe huisvestingskosten Overig 658 Borg - - Uitgaven Totaal Resultaat Reserve Exploitatieresultaat Reserve

15 CUOS Actualisatie 2018 Inkomsten Begroting 2018 Actualisatie 2018 Bijdrage College van Bestuur Algemene Bijdrage Verwachte Algemene Bijdrage Prijsbijstelling Inkomsten Totaal Uitgaven Begroting 2018 Actualisatie 2018 Algemeen Beleidskosten Overdrachtskosten Constitutieborrel Cadeaus Representatiekosten Reproductiekosten CUOS-Koepel Overige kosten Activiteitensubsidies Stichting ACLO Aegee A-Way Production CSG Gica Stichting ESN Groningen FVOG GDS Kalliope 800 GSb GSCF GSMG Bragi GSO Mira GST Stichting KEI LD Flanor SIB SKLO SOG Studentenkrant TEIMUN Cultureel Studentencentrum Usva Nog te verdelen subsidies Campagnesubsidies Studenten Organisatie Groningen Lijst Calimero De Vrije Student 981 One Man Gang 840 Democratische Academie Groningen Subsidie International Grants Regulation A ViSOG PPI-G Subsidie International Grant Regulation B AEGEE 514 Clio 886 Commotie 245 ESN 500 FVOG 569 GSb 880 GSMG Bragi IK 150 KEI Lugus Popkoor Estrellas 117 SIB 916 SOG 221 VIP 730 ZAZA 975 Huisvesting Servicekosten Schoonmaakkosten Afval Telefoonkosten Electronica (computers en toebehoren) Externe huisvestingskosten Overig 500,00 Extra uitgaven Voorziening organisaties panden Introductieweek Internationals ESN ESN Nationaal Platformoverleg Stichting KEI Eenmalige verhoging act.sub Eenmalige opvang cat. sport Uitgaven Totaal Resultaat Reserve Exploitatieresultaat Reserve

16 CUOS Begroting Inkomsten Begr Begr Begr Begr Bijdrage College van Bestuur Algemene Bijdrage Prijsbijstelling Inkomsten Totaal Uitgaven Begr Begr Begr Begr Algemeen Beleidskosten Overdrachtskosten Constitutieborrel Cadeaus Representatiekosten Reproductiekosten Bureaukosten Activiteitensubsidies Stichting ACLO Stichting ESN Groningen Stichting KEI USVA Nog te verdelen subsidies Campagnesubsidies Internationaliseringssubsidie A Internationaliseringssubsidie B Huisvesting Servicekosten Schoonmaakkosten Afval Telefoonkosten Electronica Externe huisvestingskosten Overig Uitgaven Totaal Resultaat Reserve Exploitatieresultaat Reserve