SamenLoop voor Hoop Heerhugowaard

Transcriptie

1 SamenLoop voor Hoop Heerhugowaard 2018 SamenLoop voor Hoop Heerhugowaard 6 en 7 oktober 2018 van uur tot uur Rosarium Park Dreef 8 (achter de Bolle Buik) Handboek voor Teamwerving en registratie Rekening nr.: Rabobank IBAN: NL 21RABO t.n.v. KWF Kankerbestrijding SamenLoop voor Hoop Heerhugowaard

2 Inhoudsopgaven: 1. Profiel commissielid Teamwerving en registratie... Blz Aanpak teamwerving.. Blz Tips voor teamwerving Blz Teamaanvoerders steunen en geldinzameling stimuleren Blz Suggesties om teamaanvoerders te motiveren.. Blz. 9.

3 1. Profiel Commissielid Teamwerving en registratie HEERHUGOWAARD 2O18 Waarom hebben we jou nodig? Zonder teams is er geen SamenLoop voor Hoop. Teamwerving is dan ook cruciaal. Doordat je een goede band opbouwt met de teamaanvoerders is SamenLoop voor Hoop iedere keer een groot succes. Wat zijn je taken? Actief teams werven in jouw omgeving in aanloop naar het evenement. Hiervoor schrijf je onder andere brieven, geef je presentaties en neem je telefonisch contact op met geïnteresseerden en benader je mensen in jouw netwerk, bij markten, in winkels etc. Met behulp van een SamenLoop Kraam. De commissieleden aanmoedigen tot en faciliteren bij het werven van teams. Zorgen dat alle teams zich inschrijven en dat ze alles hebben wat nodig is om zich op de Samen- Loop voor te bereiden. Registreren van alle teamgegevens Regelmatig organiseren van bijeenkomsten voor teamaanvoerders, evenals een geldinzamelingsavond (samen met het commissielid dat zich bezighoudt met financiën en administratie). Tijdens het evenement contact houden met de teams. Na het evenement contact houden met de teamaanvoerders, zodat ze een volgende keer weer meedoen. Vaardigheden Vindingrijk en creatief kunnen denken Netwerker Spreken in het openbaar Enthousiasme U kunt anderen motiveren, helpen en stimuleren. Hoeveel tijd kost het me? Je kunt meteen beginnen met het werven van teams. Een Half jaar voor de SamenLoop voor Hoop plan je een paar avonden om samen te komen met de teams en ligt je ze in over hoe het programma eruit komt te zien en wat de regels zijn ten aanzien van hun partytent. Je woont bovendien de commissievergaderingen bij. Je reageert op vragen van de teamaanvoerders en teamdeelnemers. Krijg ik hulp? Je maakt deel uit van een commissie. Het werven van teams is bij uitstek een taak van alle commissieleden. Als commissielid teams heb je een coördinerende rol. Je bent de voortrekker. Wat heb ik er zelf aan? Hoe meer teams er aan SamenLoop voor Hoop meedoen, hoe meer geld er wordt opgehaald voor KWF Kankerbestrijding. Omdat je de teams werft, speel je een grote rol bij het succes van het evenement. SamenLoop voor Hoop is bovendien een bijzonder leuk evenement en een uitgelezen kans om nieuwe contacten te maken en uw kwaliteiten te beproeven. Jouw netwerk in jouw woonplaats wordt enorm vergroot. Waar voer je je taken uit? Van alle commissieleden ben je degene die veruit het meest de straat op gaat. Een aantal taken met betrekking tot de teamwerving kun je thuis doen, zoals de potentiële teamaanvoerder mailen, schrijven of bellen. Onderschat echter niet het belang van persoonlijk contact met toekomstige en huidige teamaanvoerders. Je moet ze persoonlijk SamenLoop voor Hoop is een vrijwilligersevenement van KWF Kankerbestrijding.

4 alles over het evenement vertellen en ze zo inspireren dat ze mee willen doen aan SamenLoop. Hoe meer contact, des te meer de teams voor de SamenLoop voor Hoop doen om van tevoren geld in te zamelen en hoe groter de betrokkenheid is van de teams om mee te helpen en denken.

5 2. Aanpak teamwerving Jij leidt de teamwerving, maar ook de andere commissieleden helpen mee met het werven van teams, ongeacht hun eigen taken. Maak ook gebruik van de teamaanvoerders en eregasten binnen de al bestaande teams, Hun verhaal is vast een inspiratiebron voor anderen. De teamaanvoerders zijn de spin van het evenement. Als u een goede band opbouwt met de teamaanvoerders, is het evenement niet alleen dit jaar een groot succes, maar ook de volgende jaren. Waar kunt u teams werven? Bedrijven Familie en vrienden Cafés en clubs Service clubs. Winkels, winkeliersverenigingen Scholen Instellingen/patiëntenverenigingen kankerpatiënten Inloophuis Religieuze instellingen Medische instellingen ziekenhuizen, klinieken, tandartspraktijken Sportverenigingen, hobbycentra, sportscholen Hotels Jeugdverenigingen Social media Gebruik Mapping. Waar zitten de mensen die de SamenLoop voor Hoop kennen en waar is het nog niet bekend, Maak gebruik van een kaart van Heerhugowaard en zet een stip waar de teams vandaan komen. Zo zie je waar de samenloop nog niet bekend is.

6 3. Tips voor teamwerving Blijf altijd vriendelijk. Kies persoonlijk contact boven digitaal contact Gebruik de SamenLoop voor Hoop-DvD en filmpjes via YouTube. Vertel jouw verhaal en motivatie Vraag een eregast om zijn/haar verhaal te vertellen Deel folders en flyers uit, hang posters op. Als iemand interesse toont, speel daar meteen op in. Zorg dat teams zo vroeg mogelijk inschrijven Inspireer de teams hoe zij geld kunnen werven Laat jouw team andere teams en eregasten werven. Stimuleer teamspirit, plezier en (een beetje) competitie tussen de teams. Communiceer, communiceer, communiceer en maak iedereen warm voor SamenLoop. Bedank de teams zo vaak mogelijk. Als je iemand kent bij een club of vereniging, vraag dan of je een keer langs mag komen. Ken je niemand, zorg dan dat het op de agenda komt en probeer iedereen te overtuigen van SamenLoop voor Hoop. Vertoon filmmateriaal. Biedt een aantal mogelijkheden. Als een organisatie geen team kan vormen, kunnen ze helpen met opbouwen en opruimen of voor eten zorgen. Misschien wil iemand wel deelnemen als eregast, een kaars van hoop aan iemand opdragen of onderdeel uitmaken van de kaarsenceremonie. Er is altijd iets te doen. Leden van clubs en verenigingen hebben vaak veel connecties in de gemeenschap. Deze categorie kan dan ook veel teams opleveren. Een mededelingenbord/clubblad of website/facebook van een club, vereniging, kerk, moskee of synagoge is bij uitstek geschikt om teamaanvoerders te werven. Stel voor een team samenstellen ter ere van iemand binnen hun gemeenschap die kanker heeft of heeft gehad

7 4. Teamaanvoerders steunen en geldinzameling stimuleren. Als je een team hebt geworven, is het belangrijk dat ze zich zo snel mogelijk inschrijven en beginnen met geld inzamelen. Het teamaanvoerderpakket en de vergaderingen van teamaanvoerders zijn hierbij erg belangrijk. Het geld wordt van tevoren bijeengebracht door middel van donaties, verkoop van Wenslichten en andere inzamelingsacties van de teams en individuen. Laat de teamaanvoerders nadenken over een thema voor hun team en over hoe ze (eventuele) aanmoedigingsprijzen kunnen winnen. Spoor de teamaanvoerders aan om geregeld bij elkaar te komen (zo n drie tot vijf keer voor het evenement). Dit is de kans voor jou om hen te motiveren. De vergaderingen voor teamaanvoerders zijn ook bij uitstek geschikt om het geld bijeen te brengen dat tot dan toe is ingezameld, zodat tijdens de geldinzamelingavond en SamenLoop niet te veel geld in omloop is. De donatie-enveloppen van de teamaanvoerders en teamleden zijn hier speciaal voor bedoeld. Om ervoor te zorgen dat het geld op de goede plaats terechtkomt, is het handig om samen te werken met het commissielid dat zich bezighoudt met de registratie & boekhouding. Organiseer teamcaptain avonden. Organiseer teamcaptain momenten tijdens de SamenLoop. Het teamaanvoerderpakket Stel een informatiepakket samen voor de teamaanvoerder. Hierin zit alles wat de teamaanvoerder en de teamleden nodig hebben om geld in te zamelen en zich voor te bereiden op SamenLoop voor Hoop. Bijvoorbeeld voor de teamaanvoerder: handleiding voor teamaanvoerders donatie-envelop een donatiebox per team folders, brochures (indien beschikbaar) Bijvoorbeeld voor elk teamlid: handleiding teamleden donatie-envelop folder SamenLoop Belangrijk Het inschrijfgeld bedraagt 15 per teamlid. Dit bedrag staat vast en men ontvangt hiervoor na de inschrijving van het gehele team het speciale SamenLoop voor Hoop T-shirt. Van elk teamlid wordt verwacht dat ze zoveel mogelijk geld ophalen, de ervaring bij eerdere SamenLopen leert dat zonder al te veel moeite elk teamlid minimaal 100 euro of meer weet op te halen. (inclusief het inschrijfgeld).het SamenLoop voor Hoop T-shirt is uniek en ook verkrijgbaar tijdens het evenement. Inschrijfformulieren zijn te verkrijgen via de organisatie of via de website. De handleiding voor teamaanvoerders bevat ook de richtlijnen over jeugdteams. Teamleden doen op eigen risico mee. Via het inschrijfformulier worden zij hiervan op de hoogte gesteld.

8 Stimuleren Moedig teamleden aan om de Wenslichten te verkopen. Dit is een makkelijke manier om de 100 te halen. Dit levert vaak meer op dan gewone donaties. Vraag alle teamleden om iedereen die ze kennen een donatie te vragen. Neem de handleiding voor teamaanvoerders door. Let vooral op de tips die erin staan. Tijdens de vergaderingen met de teamaanvoerders wisselt u informatie uit over Informatie over de SamenLoop, waar SamenLoop voor staat. Het werk van KWF Kankerbestrijding, evenals informatie over de ziekte zelf. Tips om geld in te zamelen. Deel de successen met elkaar. Laat teams aan het woord. Belastingvoordeel De SamenLoop voor Hoop bankrekening staat op naam van KWF Kankerbestrijding. Omdat KWF Kankerbestrijding de ANBI status heeft, komen alle giften die op deze rekening gedaan worden onder voorwaarden in aanmerking voor belastingaftrek, zowel voor particulieren als bedrijven. De afschrijving van de rekening van de gever is hiervoor in principe voldoende fiscaal bewijs. Particulieren en bedrijven die teamleden sponsoren kunnen hun bijdrage aftrekken bij de belastingaangifte. 5. Suggesties om teamaanvoerders te motiveren De teamaanvoerders zijn de SamenLoop-organisatoren van de toekomst! Geef een vroege vogels -presentje aan elke teamaanvoerder die het inschrijfformulier en het inschrijfgeld voor een bepaalde datum inlevert. Geef de teamaanvoerder die de meeste teamleden of andere teams werft een prijs. Geef elke teamaanvoerder iets als teken van dank. Vergeet niet om de teamaanvoerders na het evenement te bedanken. Geef een slot/ bedankfeest.