Handleiding Verantwoording en accountantscontrole projecten Regionaal Groenprogramma Holland Rijnland

Transcriptie

1 Bijlage 2 Handleiding Verantwoording en accountantscontrole projecten Regionaal Groenprogramma Holland Rijnland Deze handleiding beschrijft hoe de verantwoording van projecten en de accountantscontrole plaats kan vinden. Op verzoek van gemeenten is de relevante informatie in één handleiding opgenomen. Het Regionaal Groenprogramma is gericht op de uitvoering van strategische groenprojecten van regionaal belang. De rol van Holland Rijnland hierin is het stimuleren en coördineren van de uitvoering van dit programma en het efficiënt en effectief beheren van de middelen die hiervoor beschikbaar zijn gesteld in het Regionaal Investeringsfonds. Om dit te realiseren is gekozen voor deze uitvoeringsstrategie met uitvoeringsovereenkomsten. Het Regionaal Groenprogramma wordt gefinancierd uit middelen van het Regionaal Investerings Fonds (RIF). Voor uitvoering van dit programma worden Uitvoeringsovereenkomsten per cluster afgesloten. Het uitgangspunt hierbij is dat de systematiek van verantwoording aansluit bij de afspraken die de betrokken Landschapstafels (clusters) gemaakt hebben voor de verantwoording van de gebiedsprogramma s. Het betreft de Landschapstafels Leidse Ommelanden en Duin en Bollenstreek. Deze handleiding kan de indruk wekken dat verantwoording en accountantscontrole een administratief ingewikkeld proces is. Uit de ervaring van de afgelopen jaren komt naar voren, dat criteria voor toekenning cofinanciering voor groenprojecten duidelijk zijn en dat controle relatief eenvoudig uitgevoerd kan worden. Verantwoording projecten De vereisten voor verantwoording zijn beschreven in de betrokken Uitvoeringsovereenkomsten en het Regionaal Groenprogramma De verantwoording omvat de volgende onderdelen: Inhoudelijke eindrapportage Opleveringsbewijs van het betrokken project Communicatie uitingen Financiële eindrapportage Accountantsverklaring In Bijlage 1 zijn de betrokken artikelen van de Uitvoeringsovereenkomsten opgenomen. Inhoudelijke eindrapportage Deze rapportage kan beknopt zijn. Het voldoet kort het beoogde doel van het project, de hiertoe gerealiseerde investeringen en het bereikte resultaat te beschrijven. Dit kan in een half A/4. Opleveringsbewijs Hiervoor is een proces verbaal van oplevering benodigd. Voor kleinere projecten < is geen proces verbaal van oplevering nodig. Hier voldoet een foto van het gerealiseerde project. De inhoudelijke verantwoording kan plaatsvinden op uitvoering en resultaat Communicatie/uitingen Voor de eindrapportage is een bewijs, dat voor het project aandacht is besteed aan medefinanciering door Holland Rijnland, noodzakelijk. Dit kan in de vorm van een persbericht, vermelding bij uitnodigingen, vermelding op het bouwbord etc. Financiële eindrapportage 1

2 Voor de eindverantwoording is een gecertificeerde lijst van facturen noodzakelijk. De facturen dienen betrekking te hebben op inrichtingskosten en te voldoen aan de Uitvoeringsstrategie (Bijlage 3 van deze handleiding). Inrichtingskosten zijn kosten die betrekking hebben op investeringen na vaststelling van het Definitief Ontwerp (Blz. 14 handleiding). In de financiële eindrapportage kunnen kosten voor meerwerk, grondverwerving en de accountantsverklaring opgenomen worden. De voorwaarden zijn opgenomen onder de definitie inrichtingskosten op blz. 14 van deze handleiding. Afspraken met gemeente Leiden De gemeente Leiden beschikt als enige gemeente over een eigen ingenieursdienst. De afspraak is gemaakt, dat werkzaamheden van de ingenieursdienst bij de realisatie van projecten in aanmerking kunnen komen voor financiering uit het Regionale Groenprogramma Deze afspraken zijn opgenomen in bijlage 2. Indien gemeenten zelf vergelijkbare ingenieursdiensten uitvoeren, komen deze in aanmerking voor cofinanciering vanuit het Regionaal Groenprogramma. Accountantscontrole Het benodigd zijn van een accountantsverklaring is afhankelijk van de omvang van het project. De voorwaarden voor financiële verantwoording zijn vastgelegd in de Uitvoeringsovereenkomsten. Voor de lopende Uitvoeringsovereenkomsten geldt, dat voor projecten > een accountantsverklaring vereist is. Opdrachtnemers met een contractwaarde hoger of gelijk aan dienen hun accountant opdracht te verstrekken om de verantwoording declaraties te controleren, te waarmerken en te voorzien van een controleverklaring. De accountant hanteert hierbij het accountantsprotocol zoals hieronder opgenomen. Voor projecten < geldt een inhoudelijke en financiële verantwoording. Het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland heeft op 14 december 2016 besloten, dat voor toekomstig af te sluiten Uitvoeringsovereenkomsten geldt: Voor projecten< euro, alleen inhoudelijke verantwoording op uitvoering en resultaat Voor projecten euro: financiële verantwoording op basis van een gecertificeerde lijst van facturen Voor projecten > euro een financiële verantwoording met accountantsverklaring Accountantsprotocol De accountantscontrole is gericht op het nagaan of de bestedingen voor een specifiek project rechtmatig zijn. Controlepunten voor de accountant zijn: Aanwezigheid proces verbaal oplevering. Aansluiting bij uitvoeringsovereenkomsten, de oorspronkelijke en de gewijzigde. Aansluiting bij uitvoeringsstrategie van het Regionaal Groenprogramma Gewaarmerkte lijst van gewaarmerkte facturen. Controle of facturen terecht zijn opgenomen op basis van bijlage 6 van het Regionaal Groenprogramma Hierbij aandacht dat promotie en eigen werk gemeente niet mag worden meegenomen. Facturen mogen alleen meegenomen worden vanaf besluitvorming over Definitief Ontwerp. Uitwerking aansluiting uitvoeringsstrategie Regionaal Groenprogramma Het Regionaal Groenprogramma gaat uit van een maximale medefinanciering van 25% van de inrichtingskosten, waarvan 10% besteed kan worden aan grondverwerving, als dit ook in de Subsidieregeling Landelijk Gebied van de provincie Zuid Holland is gesteld. Projecten die niet in aanmerking komen voor medefinanciering zijn: Projecten gekoppeld aan en als (wettelijke) compensatie voor woningbouw of infrastructuur, zoals de Rijnlandroute. 2

3 Lopende projecten waarvoor financiering al is geregeld, zoals projecten uit de Overeenkomst Zuidvleugel Zichtbaar Groener of Ecologische hoofdstructuur Indien deze projecten worden uitgebreid om daarmee beter te voldoen aan de doelstellingen van het Regionaal Groenprogramma is medefinanciering vanuit het RIF bespreekbaar (Bijlage 3 uitvoeringsstrategie groen). Uitwerking hoofdpunten Procedure voor Uitvoeringsovereenkomsten Regionaal Groenprogramma In paragraaf 9 van Bijlage 6 van het Regionaal Groenprogramma zijn de financiële en juridische randvoorwaarden opgenomen. De medefinanciering vanuit Holland Rijnland bedraagt 25% van de inrichtingskosten. Onder inrichtingskosten vallen alle uitvoeringskosten, die worden gemaakt na vaststelling van het definitief ontwerp (DO) in college, gemeenteraad/gemeenteraden (Blz. 14 handleiding). Paragraaf 9 formuleert verder, onder welke voorwaarden meerwerk en grondverwerving in aanmerking komen voor cofinanciering. Indien aan de orde dient de accountantscontrole hier betrekking op te hebben. Lijst van bijlagen Bijlage 1: Voor verantwoording relevante artikelen Uitvoeringsovereenkomsten Bijlage 2: Afspraken gemeente Leiden inzet Ingenieursbureau Bijlage 3: Uitvoeringsstrategie Regionaal Groenprogramma Bijlage 4: Procedure voor Uitvoeringsovereenkomsten (bijlage 6 Regionaal Groenprogramma ) 3

4 Bijlage 1: Relevante Artikelen Uitvoeringsovereenkomst voor afronding en verantwoording van projecten Hoofdstuk 2: Doel van de uitvoeringsovereenkomst en taakverdeling Artikel 2.1 Doel Partijen stellen zich met het aangaan van deze uitvoeringsovereenkomst ten doel vast te stellen welke projecten zij in de periode zullen realiseren. Deze projecten maken deel uit van de door de gemeenten vastgestelde Gebiedsprogramma en Addenda. De uitvoering vindt plaats overeenkomstig de in deze uitvoeringsovereenkomst vastgelegde afspraken over financiering, voorbereiding, uitvoering, eigendom, beheer en onderhoud door partijen. Om daadwerkelijk te bereiken dat de projecten uit het Gebiedsprogramma s en Addenda worden gerealiseerd hebben partijen in deze overeenkomst de volgende afspraken vastgelegd: Artikel 2.2 Algemene afspraken en taakverdeling Afspraken met betrekking tot de voorbereiding, de uitvoering en het beheer en onderhoud, die in principe gelden voor alle projecten, tenzij anders bepaald in hoofdstuk 3 van deze uitvoeringsovereenkomst. 1. Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland: 1. Wijst een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van deze uitvoeringsovereenkomst onderhoudt met de andere partijen Kan ondersteuning bieden bij het verwerven van aanvullende financiering Levert terugkoppeling op het programma van eisen, definitief ontwerp, (concept)bestek en raming, aanbesteding, oplevering en overige mijlpalen van de projecten Stelt jaarlijks een voortgangsrapportage op voor alle Gebiedsprogramma s. 2. Is eindverantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen uit het Regionaal Groenprogramma. 3. Is verantwoordelijk voor het doelmatig en effectief inzetten van de bijdragen uit het Regionaal Investeringsfonds. 4. Stemt in met de Gebiedsprogramma s en projectbladen van de clusters. 5. Is medefinancier van de projecten en maatregelen in de Gebiedsprogramma s en Addenda. 6. Beoordeelt aan de hand van de toetsingsmatrix of uitvoering van maatregelen binnen vier jaar kan plaatsvinden (zie bijlage 1). 2. Clusters van gemeenten: 1. Wijzen een contactpersoon aan, die de contacten met de andere partijen onderhoudt over de uitvoering van deze uitvoeringsovereenkomst. Uitvoeringsovereenkomst Regionaal Groenprogramma maart 2015 Pagina 4 2. Zijn indiener van een gezamenlijk Addendum op het Gebiedsprogramma Stedelijke Agglomeratie met de projecten. 3. Wijzen uit hun midden een clustervertegenwoordiger aan, die zij machtigen/mandateren namens hen te handelen bij de ondertekening en uitvoering van deze uitvoeringsovereenkomst. 4. Voeren de regie tijdens de uitvoering van het Gebiedsprogramma en Addendum. 5. Wijzen per project uit het Gebiedsprogramma en Addendum een projectverantwoordelijke gemeente aan, de zogenaamde projecttrekker. 6. Dragen er zorg voor dat de respectievelijke projecttrekkers de diverse projecten uit het Gebiedsprogramma en Addendum uitvoeren. 7. Zijn verantwoordelijk voor informatievoorziening en terugkoppeling voortgang werkzaamheden aan Holland Rijnland. 4

5 8. Zullen na oplevering van alle projecten uit hun Gebiedsprogramma en Addendum schriftelijk aan de partijen verklaren de verplichtingen van deze uitvoeringsovereenkomst te hebben afgerond. 9. Verzorgen de communicatie richting betrokkenen en bewoners. 10. Dragen zorg voor financiering van derden, niet zijnde gemeenten, om aanleg van projecten mogelijk te maken. 11. Zorgen dat het eigendom, beheer en onderhoud na oplevering van projecten geregeld is. 3. Gemeente (niet zijnde de trekker van een project): 1. Sluit zich aan bij het programma van projecten. 2. Zorgt voor de juiste machtiging/mandatering van de clustervertegenwoordiger. 3. Zorgt voor de eigen financiële bijdrage zoals vastgelegd in het Gebiedsprogramma 4. Gemeente (zijnde de projecttrekker van een project): 1. Sluit zich aan bij het programma van projecten. 2. Zorgt voor de juiste machtiging/mandatering van de clustervertegenwoordiger. 3. Zorgt voor de financiële bijdrage zoals vastgelegd in het Gebiedsprogramma. 4. Is de uitvoerende partij van het project waarvan hij projecttrekker is. 5. Zal de voorbereiding, aanleg en nazorg van het project waarvan hij projecttrekker is uitvoeren. 6. Verzorgt de aanvragen van subsidies om aanleg van project mogelijk te maken. 7. Draagt zorg voor het opstellen van een programma van eisen van het project waarvan hij projecttrekker is. In het programma van eisen zijn de resultaten ten aanzien van een project beschreven. Ook worden hierin de kwaliteitscriteria gedefinieerd. 8. Is verantwoordelijk voor het correct doorlopen van voor de uitvoering van hun eigen projecten benodigde procedures voor vergunningen en ontheffingen (inclusief quick scan Flora & Faunawet en Habitatrichtlijn en provinciale Milieuverordening). 9. Draagt zorg voor de verwerving van, of overeenkomst over de gronden, die nodig zijn voor de uitvoering van de projecten. 10. Draagt verder, voor dat project, zorg voor de voorbereiding van het bestek, de aanbestedings en gunningprocedures, (begeleiden van) de uitvoering, de planologische procedures, de aanvraag van de benodigde vergunningen en ontheffingen, het melden van eventueel meerwerk en de financiële consequenties bij Holland Rijnland en de clustervertegenwoordiger. De gemeente zal deze stukken ter afstemming voorleggen aan het cluster. 11. Verzorgt de communicatie ten behoeve van dat project, waaronder verstaan kan worden: Plaatsing van een projectbord tijdens en informatiebord na afloop van de uitvoering. Leveren, plaatsen, onderhouden en verwijderen van het projectbord en leveren en plaatsen van het informatiebord zijn onderdeel van het bestek De voorlichting aan omwonenden en betrokkenen door middel van een persbericht bij de start en oplevering Periodieke nieuwsbrieven vallen niet onder de financierbare communicatie. Hoofdstuk 3 Clusterspecifieke afspraken 3.1 Voor projecten met een begroting van minder dan hoeft de gemeente, die de projecttrekker is, geen accountantsverklaring te verzorgen Hoofdstuk 4: Financiële bepalingen 4.1 Looptijd en reservering budgetten. De looptijd van deze uitvoeringsovereenkomst is 4 jaar, te rekenen vanaf de datum van ondertekening. Projecttrekkers moeten hun projecten binnen deze periode afronden. Gedurende deze periode blijven de budgetten zoals omschreven onder artikel 3.1 lid 1 en lid 2 gereserveerd. Hierna vallen de budgetten terug naar het algemene budget binnen de voorziening RIF, tenzij er nadere afspraken zijn vastgelegd conform artikel 5.1 lid Indexering inrichtingskosten en financiering. Er zal geen indexering van de inrichtingskosten worden toegepast. Holland Rijnland financiert: 25 procent van de inrichtingskosten. Holland Rijnland betaalt geen BTW aan projecten, die gemeenten uitvoeren. De bedragen bij 5

6 gemeentelijke projecten zijn in deze uitvoeringsovereenkomst exclusief BTW. Holland Rijnland financiert 25 procent mee van eventueel meer of bijwerk tot een maximum van 10 procent van de totale Inrichtingskosten. Meer en bijwerk valt niet onder de onvoorziene omstandigheden uit artikel 5.1 lid Bijdrage Holland Rijnland en betaling. Met het tekenen van deze Uitvoeringsovereenkomst gaat Holland Rijnland de juridische verplichting voor haar bijdrage uit het RIF aan. Holland Rijnland kan op verzoek van de projecttrekker voorfinancieren en bevoorschotten conform het afgesproken kasritme. 4.4 Verantwoordelijkheid overige kosten. De projecttrekker neemt de verantwoordelijkheid voor de in het kader van de voorbereiding en uitvoering van een project te maken kosten. Kosten waarover In deze uitvoeringsovereenkomst geen afspraken zijn gemaakt, zijn geheel voor rekening van de projecttrekker. De kosten die gemoeid zijn met het voeren van planologische en/of onteigeningsprocedures komen voor rekening van de partij, die voor het voeren van deze procedures en de daaruit voortkomende besluitvorming als gevolg van wettelijke voorschriften verantwoordelijk is. Hoofdstuk 5: Ontbindende voorwaarden, wijzigingen, geschillen en aansprakelijkheid Ernstige tekortkomingen in de nakoming aan de zijde van één van de partijen geeft de andere partijen het recht bij aangetekend schrijven de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden. Ontbinding kan pas plaatsvinden nadat de tekortschietende partij een redelijke termijn is gegund teneinde alsnog zijn verplichtingen na te komen Indien de omstandigheden waaronder de uitvoeringsovereenkomst is gesloten zich zodanig wijzigen, dat in redelijkheid niet meer van één of meerdere partijen kan worden gevergd dat de uitvoeringsovereenkomst ongewijzigd in stand blijft, treden partijen met elkaar in overleg om nadere afspraken te maken Partijen zullen deze overeenkomst ook per aangetekend schrijven geheel of gedeeltelijk ontbinden of wijzigen indien betrokken partijen geen financiële dekking kunnen vinden voor de geraamde kosten of zich andere onvoorziene omstandigheden voordoen Indien zich de in het derde lid bedoelde onvoorziene omstandigheden voordoen verplichten partijen zich op constructieve wijze met elkaar te overleggen en al het mogelijke te doen om de overeenkomst uit te voeren of hierover nadere afspraken met elkaar te maken; Indien het in het tweede en vierde lid bedoelde overleg tot overeenstemming leidt, zullen de bij dat overleg overeengekomen wijzigingen worden vastgelegd in een nader te sluiten overeenkomst. Deze afspraken kunnen ook invloed hebben op de looptijd en budgetreservering uit artikel 4.1. Artikel 5.2 Geschillenregeling en toepasselijk recht 1. Ieder geschil tussen partijen dat ontstaat in de uitvoering van deze overeenkomst zal, tenzij anders nader tussen partijen wordt overeengekomen, bij uitsluiting worden voorgelegd aan een daartoe bevoegde rechter; 2. Op deze Uitvoeringsovereenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Artikel 5.3 Aansprakelijkheid Het cluster vrijwaart Holland Rijnland van alle aansprakelijkheid voortvloeiende uit de uitvoering van de projecten en maatregelen. Partijen hebben zich adequaat verzekerd en zullen zich naar behoren verzekerd houden voor in ieder geval wettelijke aansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid. De projecttrekker draagt zorg dat door haar of door de aannemer een CAR verzekering met de gebruikelijke voorwaarden zal worden afgesloten. 6

7 Bijlage 2 NADERE UITLEG FINANCIELE VERANTWOORDING VAN PROJECTEN GECOFINANCIERD VANUIT HET REGIONAAL INVESTERINGSFONDS Dit document is opgesteld door Holland Rijnland en gemeente Leiden en dient ter verduidelijking van de voorwaarden van het Regionaal Investeringsfonds en de financiële verantwoording van gecofinancierde projecten. Het document bevat antwoorden op veel gestelde vragen. 8 november 2016 Contactpersoon Holland Rijnland: Paul Duijvensz ( pduijvensz@hollandrijnland.nl ) 7

8 Onderwerp Knelpunt Nadere uitleg De voorwaarden zijn: 1. ROTIK opstellen incl. specificatie van urenraming en uurtarief van medewerkers Ingenieursbureau. 2. ROTIK wordt goedgekeurd door intern opdrachtgever en vastgelegd in JOIN. 3. Er dient sprake te zijn van een sluitende urenadministratie (dus zowel directe De voorwaarden voor cofinanciering uren, indirecte uren en verlof/ziekte worden verantwoord). Daarnaast dient het van uren eigen medewerkers lijken uurtarief waartegen de uren worden doorgeboekt te zijn onderbouwd met een niet aan te sluiten bij de praktijk in onderliggende berekening en beschrijving van de berekeningssystematiek. Leiden. Moet het Ingenieursbureau een interne factuur versturen? 4. Tenminste eenmaal per jaar monitoring van gerealiseerde uren versus geraamde Uren eigen Mondeling heeft Holland Rijnland uren. Er dient een procedure aanwezig te zijn die waarborgt dat geschreven uren medewerkers aangegeven dat Leiden ook kan door medewerkers worden gefiatteerd en daarna worden 'doorgeboekt' naar de Leiden aansluiten bij de sluitende juiste projectcodes (voor directe uren). urenregistratie, als de accountant het maar kan controleren. Kortom: verwarring en daarom een belangrijk 5. Na projectafronding wordt een eindrapportage door het Ingenieursbureau punt om overeenstemming over te opgesteld waarin gerealiseerde uren versus geraamde uren worden uiteengezet en krijgen. waarin inhoudelijk over de gerealiseerde uren verantwoording wordt afgelegd. Deze rapportage dient als 'interne afrekening' tussen opdrachtgever en IB, in aanvulling op de geschreven en doorgeboekte uren in TIM. Deze eindrapportage van het ingenieursbureau is voor Holland Rijnland voldoende ten behoeve van de (financiële) afronding van de gedeclareerde uren in een project. Holland Rijnland wijzigt de term 'factuur' in de uitvoeringsovereenkomsten in 'vastgestelde eindrapportage ingenieursbureau'. Co-financiering op meerwerk (max 10%): Holland Rijnland heeft in de De voorwaarden zijn: financieringsvoorwaarden bepaald 1. Extra werk of extra kosten voorafgaand aan de start uitvoering valt niet onder dat meerwerk tot max 10% definitie van meerwerk. Meerwerk zijn extra activiteiten tijdens de uitvoering die niet financierbaar is. In de praktijk is het voorzien waren tijdens het opstellen van het bestek. voor een accountant heel moeilijk Meerwerk controleerbaar of iets meerwerk of 2. Meerwerk is tot maximaal 10% van de kostenraming van het bestek bijwerk is. Hoe kan dit professioneler financierbaar, voor zover het kosten betreft die in bijlage 6 door Holland Rijnland als aangepakt worden, zodanig dat het 'financierbaar' zijn aangemerkt. voor beide partijen makkelijker en transparanter verloopt én uiteindelijk 3. De vergoeding van het meerwerk wordt in een opdrachtbevestiging vastgelegd. door de accountant goed te controleren is. Utilitair versus recreatief In sommige projecten is het lastig om werk met een utilitair doel administratief te splitsen van werk met een recreatief doel. Bij voorkeur facturen (en vooral de bestekken die daaraan ten grondslag liggen) en urenverantwoording administratief splitsen. Indien dit niet mogelijk of inefficiënt is, dan dient er o.b.v. een begroting een verdeelsleutel in de ROTIK opgenomen te worden. Holland Rijnland dient dan expliciet gevraagd te worden om deze verdeelsleutel goed te keuren door deze bij voorkeur expliciet te benoemen in de uitvoeringsovereenkomst of via een afzonderlijk schrijven als de uitvoeringsovereenkomst al gesloten is (bijv. als afstemming pas daarna mogelijk is). Deze verdeelsleutel zal dan gaan gelden voor de werkelijk gerealiseerde kosten van dat specifieke project. Het opstellen en afstemmen van de verdeelsleutel hoeft niet herhaald te worden aan het einde van het project wanneer de werkelijk gerealiseerde kosten bekend zijn. De drempel van is een afspraak in de uitvoeringsovereenkomst en is destijds bestuurlijk afgesproken. Hiervoor is gekozen met het oog op een zorgvuldige besteding en verantwoording van de gemeentelijke middelen. Daarnaast is er ook een verschil: de van Holland Rijnland gaat over de Accountantsverklaring is vereist voor 'projectkosten', terwijl de van de provincie gaat over de 'subsidie die de Drempel RIF-projecten met een begroting van provincie bijdraagt' (aangezien de bijdrage van pzh over het algemeen 50% is, gaat accountants of hoger, terwijl Provincie het om projectkosten van ). Inmiddels heeft het Dagelijks Bestuur verklaring en Rijk drempel van aanbevelingen vastgesteld voor het Regionaal Groenprogramma en het RIF in de provinciale subsidie hanteren. periode 2017 t/m Eén van deze aanbevelingen is om de drempel voor een verplichte accountsverklaring te verhogen van naar ,-. Indien het Algemeen Bestuur deze aanbeveling bekrachtigt, dan geldt de nieuwe drempel voor uitvoeringsovereenkomsten die na 1 januari 2017 zijn afgesloten. 8

9 Onderwerp Knelpunt Nadere uitleg Op de website van Holland Rijnland zijn in een specifieke bijlage de Alle voorwaarden van het RIF bundelen in één document inclusief voorwaarden van het RIF voor praktijkvoorbeelden. Holland Rijnland heeft tevens aangegeven dat n.a.v. de groenprojecten vermeld. In de tussenevaluatie van het Regionaal Groenprogramma (op dit moment rapport voor Voorwaarden praktijk komen we aanvullende 80% gereed) er naar verwachting in het AB van december 2016 een aanbeveling RIF voorwaarden tegen bijvoorbeeld m.b.t. gedaan zal worden om een accountantsprotocol op te stellen. De interne recreatieve en utilitaire kosten. Er is accountant heeft aangeboden om input te leveren voor het nieuwe behoefte aan één document waarin accountantsprotocol. de voorwaarden van het RIF gebundeld zijn. Holland Rijnland verlangt volledige inzage in financierbare facturen ongeacht de hoogte van de factuur. Omvang deel- Daarnaast wordt er ook een waarnemingen accountantsverklaring gevraagd. Kan gewerkt worden met een steekproef van subsidiabele facturen geselecteerd door bijv. interne of externe accountant? De voorwaarden zijn: indien een accountantsverklaring door een externe accountant is opgesteld, hoeft naast de accountantsverklaring geen facturenlijst ingediend te worden. Indien geen accountantsverklaring opgesteld is, dient een gedetailleerde facturenlijst ingediend te worden. Wijzigings- procedure Bij een projectwijziging was tot nu toe een brief van wethouder Leiden vereist. Dit creëert extra administratieve lasten en afstemming. Bestuurder van de betrokken gemeente kan zelf wijzigingsbrief aan DB Holland Rijnland sturen na overleg met de clustervertegenwoordiger (altijd cc van de brief aan clustervertegenwoordiger). Uitvoeringsgereed Dit jaar bleek een project dat in 2014 ingediend is bij het RIF, pas eind 2016 met de uitvoering te starten. Clusters kunnen elke 2 jaar een uitvoeringsovereenkomst sluiten met Holland Rijnland. Om wijzigingen in projecten na het sluiten van een uitvoeringsovereenkomst zoveel mogelijk te voorkomen, vraagt Holland Rijnland aan gemeenten om alleen projecten op te nemen die 'uitvoeringsgereed' zijn. Indien nodig kan Holland Rijnland vooruitlopend op vaststelling van een uitvoeringsovereenkomst een principebrief schrijven aan een gemeente, waarin Holland Rijnland aangeeft voornemens te zijn om in de eerst volgende uitvoeringsovereenkomst een bijdrage aan een project toe te kennen. Een dergelijke principebrief biedt voldoende zekerheid voor andere subsidieverstrekkers. 9

10 Bijlage 3 Uitvoeringsstrategie Regionaal Groenprogramma De Uitvoeringsovereenkomst Holland Rijnland heeft geld beschikbaar gesteld in het Regionaal Investeringsfonds voor groen. Dit geld besteedt de regio aan gebiedsprogramma s die bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van dit Regionaal Groenprogramma Het dagelijks bestuur (DB) sluit namens het AB op basis van de doelstellingen van het Regionaal Groenprogramma uitvoeringsovereenkomsten met clustervertegenwoordigers voor de uitvoering van (deel ) gebiedsprogramma s. Clusters van gemeenten zijn verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van de gebiedsprogramma s en bijbehorende projecten. Een uitvoeringsovereenkomst heeft een looptijd van vier jaar. Indien nodig stelt het DB ongeveer elke twee jaar in samenwerking met het ambtelijk overleg Groen de volgende uitvoeringsovereenkomst op. De overeenkomsten overlappen elkaar hierdoor dakpansgewijs in de tijd, zodat de uitvoering ongehinderd door kan gaan. De omvang van de overeenkomst moet dusdanig zijn, dat de (deel )programma s inderdaad in het vierde jaar gerealiseerd zijn. Het cluster van gemeenten moet hierbij rekening houden met haar uitvoeringscapaciteit en de doorlooptijd van vergunning en subsidieaanvragen. Voor langlopende programma s 3) voorziet de overeenkomst in een korte terugblik en doorkijk naar de volgende periode. De procedure wordt verder uitgewerkt in bijlage 6. Als richtlijn gaan wij uit van een maximale medefinanciering vanuit het RIF van 25 procent van de inrichtingskosten, waarvan 10 procent kan worden besteed aan grondverwerving als dit ook in de Subsidieregeling Landelijk Gebied van de provincie Zuid Holland subsidiabel is gesteld. In Bijlage 6 is nader uitgewerkt welke kosten vanuit het RIF medefinanciering kunnen krijgen. Indien een cluster voor een programma vanwege bijzondere omstandigheden een bijdrage van meer dan 25% vraagt, zal hierover apart besluitvorming plaatsvinden in het DB. Wanneer een programma in aanmerking komt voor subsidie via de Subsidieregeling Landelijk gebied van de provincie Zuid Holland kan ten minste de helft van de subsidiabele kosten hiermee worden gefinancierd. In prioritair gebeid kan dit oplopen tot 75%. De subsidievoorwaarden van de provincie zijn hierbij leidend. De voorwaarden die Holland Rijnland stelt, zijn dat het programma dient bij te dragen aan de doelstellingen van het Regionaal Groenprogramma en dat het wordt gerealiseerd conform het voorstel binnen de aangegeven periode. Ook dient alle voortgangsinformatie verstrekt aan de betreffende subsidieverlener (veelal de provincie) ook ter beschikking te worden gesteld aan Holland Rijnland. Dit om dubbel werk zo veel mogelijk te voorkomen. Ook bij andere subsidies die 50% en meer bedragen, sluit Holland Rijnland aan bij de voorwaarden van deze subsidieverstrekker. Op basis van de uitvoeringsovereenkomst zegt het DB zijn regionale bijdrage toe voor realisatie van het (deel )programma. Onderdeel van de uitvoeringsovereenkomst is een toezegging van RIF gelden voor medefinanciering aan de programma s, inclusief betalingsafspraken. Het cluster is verantwoordelijk voor de uitvoering van het programma en bijbehorende projecten. Het cluster bepaalt welke gemeente de uitvoering op zich neemt of richt hiervoor een uitvoeringsorganisatie op. Aan het eind van de uitvoeringsovereenkomst wordt per cluster verantwoording afgelegd aan het dagelijks bestuur van Holland Rijnland over de behaalde resultaten. Indien het programma niet is gerealiseerd conform de afspraken in de uitvoeringsovereenkomst, gaat de regionale bijdrage terug naar de regio. Niet alle projecten komen in aanmerking voor medefinanciering vanuit het RIF. Niet in aanmerking komen: Projecten gekoppeld aan en als (wettelijke)compensatie voor woningbouw of infrastructuur, zoals de RijnlandRoute en RijnGouwelijn; Lopende projecten waarvoor financiering al is geregeld, zoals projecten uit de Overeenkomst Zuidvleugel Zichtbaar Groener of de Ecologische Hoofdstructuur. Wanneer deze projecten worden uitgebreid om daarmee beter de doelstellingen van het Regionaal Groenprogramma te halen, is medefinanciering vanuit het RIF voor deze uitbreiding wel bespreekbaar. 10

11 Bijlage 4: Procedure voor Uitvoeringsovereenkomsten, Bijlage 6 Regionaal Groenprogramma Het Regionaal Groenprogramma is gericht op de uitvoering van strategische groenprojecten van regionaal belang. De rol van Holland Rijnland hierin is het stimuleren en coördineren van de uitvoering van dit programma en het efficiënt en effectief beheren van de middelen die hiervoor beschikbaar zijn gesteld in het Regionaal Investeringsfonds. Om dit te realiseren is gekozen voor deze uitvoeringsstrategie met uitvoeringsovereenkomsten. Het dagelijks bestuur (DB) sluit namens het Algemeen Bestuur op basis van de doelstellingen van het Regionaal Groenprogramma uitvoeringsovereenkomsten met clustervertegenwoordigers voor de uitvoering van (deel )gebiedsprogramma s. Clusters van gemeenten zijn verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van de gebiedsprogramma s en bijbehorende projecten. Een uitvoeringsovereenkomst heeft een looptijd van vier jaar. Indien nodig stelt het DB ongeveer elke twee jaar in samenwerking met het ambtelijk overleg Groen de volgende uitvoeringsovereenkomst op. De overeenkomsten overlappen elkaar hierdoor dakpansgewijs in de tijd, zodat de uitvoering ongehinderd door kan gaan. De omvang van de overeenkomst moet dusdanig zijn dat de (deel )programma s inderdaad in het vierde jaar gerealiseerd zijn. Het cluster van gemeenten moet hierbij rekening houden met haar uitvoeringscapaciteit en de doorlooptijd van vergunning en subsidieaanvragen. De overeenkomst bevat een terugblik naar de voorgaande uitvoeringsovereenkomst(en) en een vooruitblik naar de volgende. Stappenplan van gebiedsprogramma naar uitvoeringsovereenkomst en realisatie 1 Clusters van gemeenten stellen gebiedsprogramma s op 2 Gemeenteraden stellen gebiedsprogramma vast en mandateren of machtigen een clustervertegenwoordiger 3 Clustervertegenwoordiger dient verzoek om cofinanciering in bij het DB van Holland Rijnland 4 Holland Rijnland toetst verzoek om cofinanciering 5 DB stelt uitvoeringsovereenkomst vast 6 DB en clustervertegenwoordigers ondertekenen uitvoeringsovereenkomst 7 Clusters voeren projecten/programma s uit 8 Clustervertegenwoordiger levert voortgangsinformatie en opleveringsverklaring aan 9 Holland Rijnland stelt financiële en juridische randvoorwaarden Hieronder wordt de procedure nader beschreven. 1 Clusters van gemeenten stellen gebiedsprogramma s op De gemeenten in een cluster zijn verantwoordelijk voor het opstellen van een gebiedsprogramma en het toetsen van de projecten die zij hierin willen opnemen aan de doelstellingen van het Regionaal Groenprogramma In de indicatieve projectenlijst van dit programma is voorlopig de volgende gebiedsindeling gehanteerd: Duin, Horst en Weide, Veenweide en Plassen, Duin en Bollenstreek en Aaneengesloten Stedelijke Agglomeratie. In het Regionaal Groenprogramma is nadrukkelijk ook ruimte voor clustering van gemeenten rond een thema of route. Hiervoor kunnen gemeenten in overleg met de regio ook een cluster vormen dat niet aansluit op de huidige geografisch bepaalde clusters. Het gebiedsprogramma bestaat in ieder geval uit doelstellingen, projecten en projectbladen. Vertaling doelstellingen Regionaal Groenprogramma op gebiedsniveau In een gebiedsprogramma worden de doelstellingen van het Regionaal Groenprogramma vertaald naar een specifiek gebied, waar mogelijk op het niveau van inrichtingselementen. Benoemen projecten waarmee doelstellingen worden gerealiseerd Een gebiedsprogramma bestaat uit meerdere projecten, die samen de integrale ontwikkeling van een gebied (bijvoorbeeld één polder) bereiken. Of samen de gehele regio dekken ten bate van een of meer doelen (bijvoorbeeld een netwerk of verbinding). De clusters vragen alleen cofinanciering aan voor projecten die voldoen aan de kaders van het Regionaal Groenprogramma Bij langdurige gebiedsprogramma s kan 11

12 het cluster werken met deelprogramma s die in verschillende uitvoeringsovereenkomsten komen. Het cluster geeft in het gebiedsprogramma aan welke doelstellingen zij realiseren met de projecten en welke lacunes zij hierbij signaleren. Wanneer een bepaalde doelstelling niet gerealiseerd kan worden, geeft het cluster aan of het nodig is hiervoor in de toekomst een project te ontwikkelen. Volledig ingevulde projectbladen (zie bijlage 5) Als onderdeel van het gebiedsprogramma vult het cluster voor de projecten waarvoor het co financiering aanvraagt, de projectbladen volledig in. Hierdoor bevat het gebiedsprogramma per project een realistische kostenraming en een specifieke toekenning van verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld projectuitvoerder). Op projectniveau stemt de gemeente de inhoudelijke plannen af met buurgemeenten, hoogheemraadschap, particulieren en maatschappelijke organisaties. Voor de financiering van de gebiedsprogramma s zoekt het cluster van gemeenten actief (en aantoonbaar) naar cofinanciers en subsidiebronnen. Holland Rijnland kan hierbij ondersteunen. De (beoogde) bijdrageverdeling vanuit partners en subsidies wordt onderdeel van de uitvoeringsovereenkomst. 2 Gemeenteraden stellen gebiedsprogramma vast en mandateren of machtigen een clustervertegenwoordiger De gebiedsprogramma s worden vastgesteld in de diverse gemeenteraden in verband met de financiële consequenties voor de eigen gemeente, draagvlak en het toezeggen van formatie. Wanneer alle gemeenteraden op één na een gebiedsprogramma hebben vastgesteld, kan nog steeds een verzoek om cofinanciering worden gedaan bij de regio op basis van het gebiedsprogramma. Cofinanciering kan dan alleen worden aangevraagd en toegekend voor projecten van gemeenten waarvan de raad het gebiedsprogramma wel heeft vastgesteld. Een cluster van gemeenten wijst een clustervertegenwoordiger aan. De gemeenten mandateren of machtigen (afhankelijk van de eigen gemeentelijke regelgeving) deze clustervertegenwoordiger om namens hen de uitvoeringsovereenkomsten te tekenen. Deze vaandeldrager is programma eigenaar en dus verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en monitoren van het gebiedsprogramma. De gemeenten in het cluster kiezen een bestuurder uit hun midden of de directeur van een gemeentelijke ontwikkelingsmaatschappij als clustervertegenwoordiger en mandateren of machtigen deze om ze te vertegenwoordigen. 3 Clustervertegenwoordiger dient verzoek om cofinanciering in bij DB Holland Rijnland De clustervertegenwoordiger dient bij het DB van Holland Rijnland een verzoek in voor co financiering van een of enkele uitvoeringsgerede projecten. Onderdeel van dit verzoek is een door de raden vastgesteld gebiedsprogramma met bijbehorende projectbladen. Andere natuurlijke of rechtspersonen kunnen geen programma s aanmelden bij de regio. 4 Holland Rijnland toetst verzoek om cofinanciering Holland Rijnland beoordeelt in samenwerking met het ambtelijk overleg Groen het verzoek om cofinanciering aan de doelstellingen en criteria van dit Regionaal Groenprogramma voor opname in een uitvoeringsovereenkomst. Getoetst wordt of het verzoek voldoet aan de kaders van het Regionaal Groenprogramma , zoals: Is het project van strategisch regionaal belang en levert het dus een aanzienlijke bijdrage aan het realiseren van de doelstellingen van het Regionaal Groenprogramma ? Is het project uitvoeringsgereed? Een project is uitvoeringsgereed als alle gegevens van het projectblad bekend zijn en op alle volgende vragen het antwoord ja, niet van toepassing, of toezegging/overeenkomst op papier is: - Is er bestuurlijk draagvlak? - Is de financiering geregeld en zijn beoogde subsidies/medefinanciering bekend? - Is de grond in eigendom of is verwerving binnen een jaar mogelijk? - Is het eigendom, beheer en onderhoud na uitvoering geregeld? - Is de planologie geregeld? 12

13 - Zijn de vergunningen verleend of is medewerking aan vergunningverlening toegezegd? 5 DB stelt uitvoeringsovereenkomst vast Een uitvoeringsovereenkomst in het Regionaal Groenprogramma heeft de status van projectovereenkomst conform artikel 1 i van de Beheersverordening RIF. Nadat getoetst is of (delen van) een verzoek om cofinanciering voldoen aan de criteria van het Regionaal Groenprogramma , wordt een uitvoeringsovereenkomst opgesteld. Het DB stelt deze uitvoeringsovereenkomst vast conform artikel 8 lid 5 van de Beheersverordening RIF. Voor de inhoud van de uitvoeringsovereenkomst wordt aangesloten op artikel 9 lid 2 van de Beheersverordening RIF. In dit artikel is voor de infrastructuurprojecten (ex artikel 2 lid 1 a tot en met c) aangegeven dat deze overeenkomst de verstrekking van de financiële bijdrage regelt, waaronder begrepen de wijze van berekening van de bijdrage, de maximaal te verstrekken bijdrage, de bevoorschotting, uitbetaling, verrekening en verantwoordingsverplichtingen. De overeenkomst legt de verplichting op tot uitvoering van (enkele) projecten uit het gebiedsprogramma en beschrijft zo nauwkeurig mogelijk de activiteiten die in dat verband moeten worden uitgevoerd, de termijnen waarbinnen de activiteiten moeten zijn verricht en dat de gevolgen van overschrijding van die termijnen te allen tijde voor rekening van de clustervertegenwoordiger komen. 6 DB en clustervertegenwoordigers ondertekenen uitvoeringsovereenkomst Het DB sluit op basis van de gebiedsprogramma s een uitvoeringsovereenkomst met alle clustervertegenwoordigers die een verzoek om cofinanciering hebben ingediend. De uitvoeringsovereenkomsten hebben een looptijd van vier jaar. Aan het eind van deze periode moeten de projecten conform de afspraken zijn gerealiseerd. 7 Clusters voeren projecten/ programma s uit Het cluster van gemeenten is verantwoordelijk voor de uitvoering van het gebiedsprogramma en bijbehorende projecten. Het cluster kan de daadwerkelijke uitvoering bij een individuele gemeente of gemeentelijke ontwikkelingsmaatschappij neerleggen. Deze kan voor de uitvoering indien gewenst opdracht verlenen aan of samenwerken met derden, zoals hoogheemraadschappen, particulieren (met name agrariërs) en/of verenigingen en stichtingen met doelstellingen die aansluiten op de doelstellingen van dit Regionaal Groenprogramma. Overeenkomsten van gemeenten met derden over uitvoering moeten voldoen aan de Europese richtlijnen over staatsteun. 8 Clustervertegenwoordiger levert voortgangsinformatie en opleveringsverklaring aan De clustervertegenwoordiger informeert Holland Rijnland jaarlijks over de voortgang van het project. Informatie aan andere subsidieverstrekkers (zoals voortgangsrapportage, opleveringsverklaring en accountantsverklaring) wordt ook aan Holland Rijnland verstrekt. De uitvoeringsovereenkomst heeft een looptijd van vier jaar, waarna de clustervertegenwoordiger aan het DB aantoont dat de projecten conform afspraak zijn gerealiseerd. Wanneer een project niet conform de afspraken is gerealiseerd, wordt het geld teruggestort aan de regio. 9 Holland Rijnland stelt financiële en juridische randvoorwaarden Op basis van de uitvoeringsovereenkomst reserveert het dagelijks bestuur de regionale bijdrage voor vier jaar. Met deze regionale bijdragetoezegging gaat Holland Rijnland de juridische verplichting van de bijdrage aan. De risico s voor meerwerk boven 10 procent van de bestekskosten liggen bij het cluster van gemeenten. Voorschot Bij de besteding van de RIF gelden sluit Holland Rijnland aan bij de voorwaarden van andere subsidieverstrekkende instanties. De belangrijkste hiervan is de subsidie in het kader van de gebiedsprogramma s van de provincie Zuid Holland.. Definitie inrichtingskosten 13

14 Als richtlijn gaan wij uit van een maximale medefinanciering vanuit Holland Rijnland van 25 procent van de inrichtingskosten. Als grondverwerving in de Subsidieregeling Landelijk Gebied van de provincie Zuid Holland subsidiabel is gesteld, financiert Holland Rijnland hieraan mee. De subsidiabele grondverwervingskosten mogen maximaal 10 procent van de totale projectkosten bedragen. Hierdoor bereikt de regio een uiteindelijke investering van ten minste 80 miljoen in het landelijk gebied van Holland Rijnland. De eigen bijdrage in de vorm van voorbereiding, menskracht en/of middelen garandeert het draagvlak voor het programma. Onder inrichtingskosten vallen alle uitvoeringskosten die worden gemaakt na vaststelling van het definitief ontwerp (DO) in gemeenteraad/gemeenteraden, zoals de volgende zaken: - bestek opstellen (indien uitbesteed) - leges en bijkomende kosten voor vergunnings en/of ontheffingsaanvragen - ingenieursdiensten (indien uitbesteed) - inhuur archeologische, ecologische en milieu technische begeleiding tijdens het werk - uitvoering van de maatregelen, inclusief aan en afvoer materieel en materiaal, tijdelijke voorzieningen nodig voor de uitvoering en aanschaf materiaal (aannemerskosten) - meer en bijwerk tot een maximum van 10 procent van de bestekskosten - eventueel de kosten van kavelruil en grondverwerving tot een maximum van 10 procent van de totale projectkosten - eventueel de kosten van een accountantsverklaring Overige grondverwerving, onderzoek en schetsontwerp, kosten eigen gemeentepersoneel en activiteiten voor promotie en pr vallen dus niet onder de inrichtingskosten. 14