Stichting Eneco Tour Rhenen E. Tomassen Oktober 2015

Transcriptie

1 467 Stichting Eneco Tour Rhenen E. Tomassen Oktober 2015

2 Inhoudsopgave Inleiding Geschiedenis van de archiefvormer Het archief van de Stichting Eneco Tour Rhenen Aanwijzingen voor de gebruiker...3 Bijlage A Lijst met vernietigde bescheiden...6 Inventaris Organisatie Activiteiten Financiën Documentatie...6 Pag. 2 van 7

3 Inleiding Inleiding 1. Geschiedenis van de archiefvormer De Eneco Tour is een wielerronde die sinds 2005 jaarlijks wordt gereden in Nederland en België. De tour doet mee in de hoogste categorie internationaal professioneel wielrennen. De tournaam verwijst naar de hoofdsponsor van het evenement, energiebedrijf ENECO. In 2010 werd de Eneco Tour verreden van 17 tot en met 24 augustus. De tour startte in de straten van Steenwijk met een proloog en eindigde in Genk met een individuele tijdrit. Winnaar van het algemeen klassement werd de Duitser Tony Martin, gevolgd door de Nederlander Koos Moerenhout en de Noor Edvald Boasson Hagen. De eerste etappe kilometer lang - werd op 18 augustus gereden. De start vond plaats in het Overijsselse Steenwijk; de finish was op de Grebbeberg in de gemeente Rhenen. De Australische sprinter Robbie McEwen kwam in Rhenen als eerste over de streep. De Stichting Eneco Tour Rhenen 2010 werd in juni 2010 opgericht om de aankomst van de eerste etappe plaatselijk te organiseren. De akte van oprichting formuleert dit in de meest brede zin: '...het verwerven van fondsen voor de organisatie van de finish van de wielerronde "Enecotour 2010" in de gemeente Rhenen in de maand augustus tweeduizend tien en voorts al hetgeen met een en ander rechtsreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords'.([akte van oprichting, opgesteld door Notaris S.B.M. Elshof te Rhenen op 2 juni 2010, zie inv.nr. 1.]) De plaatselijke organisatie viel uiteen in twee zaken: 1. het verwerven van 'fondsen' waaronder subsidieaanvragen, sponsorgelden en leningen; 2. het zorg dragen voor plaatselijke vergunningen, toestemmingen, verkeersmaatregelen en voorzieningen voor de route en de finishplaats op de Grebbeberg. Nadat het evenement op 18 augustus plaatsvond, restte de financiële afwikkeling van het evenement. Een probleem vormde de omzetbelasting. De Belastingsdienst concludeerde in een boekenonderzoek dat de stichting weliswaar geen ondernemer is in de zin van de Wet op de Omzetbelasting 1968, maar toch omzetbelasting verschuldigd was door het afsluiten van sponsorcontracten met bedrijven.([rapport van het Boekenonderzoek door de Belastingsdienst d.d , zie inv. nr. 12.]) Hierdoor kwam zij in liquiditeitsproblemen. Pas in 2012 kon de kwestie met de Belastingsdienst worden opgelost. 2. Het archief van de Stichting Eneco Tour Rhenen 2010 Het archief van de Stichting Eneco Tour Rhenen 2010 werd bijgehouden door de (enige) secretaris en penningmeester Gerhard Wentink. Na afwikkeling van de kwestie met de Belastingsdienst, werd het archief in het najaar van 2013 aangeboden aan de gemeente Rhenen. Het archief telde bij overdracht 7 cm1. Het archief was op onderwerp geordend in plastic mapjes. Aan deze ordening is geen verandering aangebracht behoudens bij de inventarisnummers 8 en 9, die elk bestonden uit twee mapjes en samengevoegd zijn. De bewerking van het archief vond plaats in oktober De materiële staat van de stukken is goed; enkel plastic mapjes, nietjes en paperclips zijn eruit verwijderd. Het geheel is omgepakt in zuurvrije verpakking. De vernietigbare stukken, zie bijlage A, zijn opgenomen in de vernietigingsserie van de gemeente Rhenen. 3. Aanwijzingen voor de gebruiker Pag. 3 van 7

4 3. Aanwijzingen voor de gebruiker Alle stukken zijn openbaar. Stukken uit dit archief kunnen worden aangevraagd door vermelding van de naam van het archief en het archiefbeheersnummer tussen ronde haken: - Stichting Eneco Tour Rhenen 2010, (467); - het of (de) inventarisnummer(s) van de stukken. Pag. 4 van 7

5 Inventaris Inventaris 1. Organisatie 1 Akte van oprichting, N.B. met statuten 2 Stukken betreffende de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, Notulen van vergaderingen van het bestuur, Activiteiten 4 Stukken betreffende de opheffing, Lijst van afspraken met de Oorlogsgravenstichting inzake de finish op de Grebbeberg, N.B. bevat afschrift van een verzoekschrift aan de directie van Eneco Tour om filmbeelden te laten zien tijdens de televisieuitzending. 6 Overeenkomst tussen GOLAZO SPORTS en de Stichting over de samenwerking op de finishplaats op de Grebbeberg, N.B. GOLAZO SPORTS is de hoofdorganisator van de Eneco Tour. 7 Beschikkingen voor het organiseren van het evenement op de finishplaats op de Grebbeberg, Stukken betreffende de VIP-kaarten voor de tribunes op de finishplaats, Stukken betreffende de organisatie van het parcours door de gemeente Rhenen, Stukken betreffende de promotie van Rhenen voor de Eneco Tour 2010, Beschikkingen betreffende het verstrekken van subsidies aan de Stichting door de gemeente Rhenen en de provincie Utrecht, Pag. 5 van 7

6 3. Financiën 3. Financiën 12 Staten houdende overzichten van inkomsten en uitgaven over 2010 en 2011, Stukken betreffende het boekenonderzoek over het tijdvak 1 juli 2010 tot en met 31 december 2010 en onderliggende administratie door de Belastingdienst, Documentatie 14 Documentatie, Bijlage A Lijst met vernietigde bescheiden Nummer 1: Omschrijving: Ontvangen en verstuurde facturen, ; Grondslag vernietiging: Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 10 lid 3: bewaarplicht gedurende 7 jaar. Jaar van vernietiging: 2020 Nummer 2: Omschrijving: Overeenkomsten gesloten met ABN AMRO waaronder aanvragen tot een wereldpas, automatische incasso, internet bankieren en volmacht tot toegang tot de rekening, 2010; Grondslag vernietiging: Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 10 lid 3: bewaarplicht gedurende 7 jaar. Jaar van vernietiging: 2018 Nummer: 3: Omschrijving: Rekeningafschriften ABN AMRO, ; Grondslag vernietiging: Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 10 lid 3: bewaarplicht gedurende 7 jaar. Jaar van vernietiging: 2021 Pag. 6 van 7

7 Bijlage A Lijst met vernietigde bescheiden Pag. 7 van 7