Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het organisatieteam via of tel

Transcriptie

1 Deelnemershandboek

2 Beste deelnemer van SURFACE Campus 2018, In dit handboek vindt u meer informatie over de voorbereiding voor u als deelnemer. Zoals bestellingen, praktische informatie en diverse promotionele mogelijkheden waarvan u kunt profiteren indien u zich hiervoor aanmeldt. Lees alles aandachtig door voor een geslaagde deelname. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het organisatieteam via info@surfacecampus.nl of tel Veel succes met de voorbereiding van uw deelname! 2XPO B.V. Organisatie SURFACE Campus 2018 Jennie Elzinga Rob Lindenbergh Suzanne Munns Juul Janssen Manager 2XPO B.V. Accountmanager Projectcoördinator Campagne Manager Bezoekadres: Diezekade 2, 5222 AK s-hertogenbosch Postadres: Postbus 403, 5201 AK s-hertogenbosch Telefoon: Website: surfacecampus.nl Tijdens de beurs maakt de organisatie gebruik van het organisatiekantoor in Hal 7 en is te bereiken op telefoonnummer #surfacecampus Pagina 2 van 13

3 Inhoudsopgave deelnemershandboek 1. Praktische informatie Factsheet Contactgegevens organisatie en leveranciers Locatie: Brabanthallen s-hertogenbosch Deelnemen aan activiteiten ION Borghardt Award Expositie Trots op het Werk Themapleinen Netwerkavond Promotie Beeldmateriaal en logo s Promotie items Productnieuws Social media Adverteren in de beurscatalogus van Oppervlaktetechnieken/ vouwplattegrond Uitnodigingssysteem Bestellingen en aanvullende informatie Deelnemers- en parkeerkaarten Easy Units/Standaardstandbouw Los tapijt Schade aan easy units en/of ingehuurd tapijt Eigen standbouw Catering Informatie afvalpreventie Algemeen Reglement Pagina 3 van 13

4 1. Praktische informatie 1.1 Factsheet SURFACE Campus: dinsdag 13 tot en met donderdag 15 november 2018 Openingstijden bezoekers Dinsdag 13 november: Woensdag 14 november: Donderdag 15 november: Openingstijden exposanten (op vertoon van deelnemerskaart) uur uur uur Afbouwen Afbouwperiode eigen standbouw Donderdag 15 november uur Vrijdag 16 november uur Ontruimen easy units/standaard standbouw Donderdag 15 november uur Vrijdag 16 november uur Dinsdag 13 november: Woensdag 14 november: Donderdag 15 november Vrijdag 16 november uur uur uur uur Audiovisuele Middelen Wilt u AV gebruiken in uw stand? Vergeet dan niet uw vergunning via het webformulier aan te vragen! De organisatie moet hier vooraf toestemming voor verlenen. Opbouwen Opbouwperiode eigen standbouw Zaterdag 10 november uur Zondag 11 november uur Maandag 12 november uur Dinsdag 13 november uur Inrichten easy units/standaard standbouw Maandag 12 november uur Let op: Het is niet toegestaan objecten hoger dan 3 meter binnen 1 meter van aangrenzende stands te plaatsen. Vergeet niet uw goedkeuring voor eigen standbouw uiterlijk in te leveren via het webformulier. Openbaar vervoer Tijdens SURFACE Campus rijdt er een pendelbus van en naar het NS Centraal Station (voorzijde station) van uur. Social media #surfacecampus Locatie Brabanthallen s-hertogenbosch Hallen: Hal 7, Hal 3 en Hal 4 Adres: Diezekade 2, 5222 AK s-hertogenbosch Telnr: info@brabanthallen.nl Geen auto s in de hallen toegestaan Tijdens de opbouwen eventperiode zijn er geen auto s/vrachtwagens in de hallen toegestaan. Is het toch noodzakelijk voor uw standbouw om met een vrachtwagen/auto naar binnen te kunnen? Neem dan contact op via info@surfacecampus.nl om dit af te stemmen. De enige mogelijkheid hiervoor is zaterdag 10 november vóór uur. Pagina 4 van 13

5 1.2 Contactgegevens organisatie en leveranciers 2XPO B.V. Telefoonnummer Organisatie Financiële administratie (dhr. van Kaathoven) Debiteurenbeheer Leveranciers Telefoonnummer /website Brabanthallen s-hertogenbosch Internet Elektra Extra parkeerkaarten Standschoonmaak Water Catering Perslucht Heftruck Hoogwerker Opslag Holland Reklame en Standbouw Meubilair/promotie-items/ extra belettering/ logo s Marvel surf2018@databadge.net Voorregistratie/badge reader Ruud van Genugten ruudvangenugten@zonnet.nl Fotograaf Tophostess info@tophostess.nl Hostesses AON Nederland info@aon.nl Verzekering Taxi service Avitax info@avitax.nl Openbaar vervoer Overnachting hotel of vakantiepark Zie webshop Brabanthallen voor een overzicht van de mogelijkheden in de buurt. Pagina 5 van 13

6 1.3 Locatie: Brabanthallen s-hertogenbosch Pagina 6 van 13

7 2. Deelnemen aan activiteiten 2.1 ION Borghardt Award Het is dé erkenning op het gebied van innovatie en duurzaamheid: de ION Borghardt Award. Eens per twee jaar reikt het ministerie van Economische Zaken de aanmoedigingsprijs uit aan een bedrijf dat aantoont hoe nodig, mogelijk en/of noodzakelijk duurzaamheid en innovatie zijn in de oppervlaktebehandelende industrie. Voor meer informatie en deelname zie: Expositie Trots op het Werk Een belangrijke missie van SURFACE Campus is om oppervlaktetechnologie een gezicht te geven. We maken het zichtbaar, tastbaar. En laten zien waar de branche voor staat. Tijdens de expositie Trots op het Werk stellen vakgenoten bijzondere en alledaagse eindproducten tentoon die dankzij oppervlaktetechniek extra prestaties leveren. Een mooie gelegenheid om u te laten inspireren door noviteiten uit de praktijk. Heeft u zaken waarop u trots bent en die u graag aan collega s, maar ook aan (potentiële) klanten en overheid/bevoegd gezag wil laten zien, neem dan contact met ons op via het webformulier. 2.3 Themapleinen Bezoek de themapleinen om u te oriënteren op bepaalde onderwerpen, te ontdekken wat de beste investering is voor uw vraagstuk en demonstraties bij te wonen. Alles wat u wilt weten, geclusterd per thema. Ontmoet de experts, laat u inspireren en zet de volgende stap naar de ultieme oppervlaktebehandeling. Wilt u aan een van deze pleinen deelnemen, neem dan contact met ons op via het webformulier. 2.4 Netwerkavond Kom naar de sfeervolle en gezellige netwerkavond op dinsdag 13 november! Deuren open: uur. Afsluiting: uur. Ontmoet collega s, versterk uw relatie met bestaande klanten en maak nieuwe contacten in een ongedwongen, gezellige ambiance op de netwerkavond van SURFACE Campus! Met een uitgebreid buffet inclusief drankjes, livemuziek en een fantastische show. Dit is een besloten avond. U heeft alleen toegang met speciale badges. Deze op naam gestelde badges worden uitgereikt in de stand. Let op: het aantal plaatsen is beperkt. Iedere exposant heeft recht op 2 badges, subdeelnemers ontvangen 1 badge. U dient altijd aan te geven hoeveel badges u zou willen ontvangen via het webformulier. Hier kunt u ook extra kaarten bestellen. Pagina 7 van 13

8 3. Promotie 3.1 Beeldmateriaal en logo s U kunt met behulp van banners en logo s op bijvoorbeeld uw website, mailings en drukwerk laten zien deelnemer te zijn aan SURFACE Campus Dit draagt ongetwijfeld bij aan de positionering en het positieve imago van uw organisatie. Beeldmateriaal van SURFACE Campus 2018 kunt u vinden op de website onder het menu-item deelnemers. Ook promotiemateriaal van SURFACE Campus 2018 kunt u hier vinden. 3.2 Promotie items U kunt als deelnemer extra bezoekers op uw stand genereren. Hierdoor krijgt u op een voordelige manier meer exposure voor uw onderneming. Promotie items Prijzen (excl. BTW) Buitenobjecten, wagens, borden etc. bij de ingang buiten of in de 2.000,- aanlooproute vanaf de parkeerplaats. (Deze zijn verplicht onbemand maar kunnen met borden worden verwezen naar standruimte.) A0 Posters binnen in de aanlooproute naar de beurs met in principe de 750,- boodschap van de organisator, met onderbalk (15 cm) gesponsord door [deelnemer]. Vloerstickers Tarief op aanvraag Sponsoring borden plattegrond en programma (op diverse locaties in de 1.500,- hallen op panelen te zien), sponsoring met logo op het bord met verwijzing naar stand. Logo 5x10 cm. Logo op lanyards, toegangsbadges, koffiebekertjes, tassen. Tarief op aanvraag Advertorial op de website 499,- Digitale nieuwsbrief Advertorial in nieuwsbrief Banner in nieuwsbrief Sponsoring netwerkavond. Sponsoring terrassen en netwerkplekken op de beurs. 699,- 399,- Tarief op aanvraag Tarief op aanvraag Let op! Deze promotie items zijn beperkt beschikbaar dus wacht niet te lang met uw reactie. Opgeven kan via het webformulier. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de organisatie via info@surfacecampus.nl of Productnieuws Relevante media worden persoonlijk benaderd om redactioneel aandacht te besteden aan SURFACE Campus Hiervoor gebruikt SURFACE Campus met name nieuws van deelnemers zoals innovaties of een unieke best practice. Dit nieuws wordt ook op onze website geplaatst, zodat u extra onder de aandacht komt! Heeft u informatie die SURFACE Campus voor de media mag publiceren, stuur dan uw suggesties/item in via het webformulier. Pagina 8 van 13

9 3.4 Social media Twitter Twitter gebruiken we als centraal mededelingenbord. Het laatste nieuws, mededelingen en links naar relevante content worden via Twitter bekend gemaakt. U kunt zelf ook tweeten over SURFACE Campus Gebruik #surfacecampus om ervoor te zorgen dat geïnteresseerden in SURFACE Campus 2018 de berichten gemakkelijk kunnen vinden. Tweet mee op Twitter en zorg samen met SURFACE Campus 2018 voor een groter bereik. LinkedIn SURFACE CAMPUS Online netwerken beperken zich niet tot de beursdagen, maar zijn het hele jaar door actief. Ook via LinkedIn komt SURFACE Campus in contact met potentiële bezoekers. Deze LinkedIn-pagina SURFACE Campus is opgericht om onderlinge discussies op te starten over allerlei onderwerpen binnen de branche. 3.5 Adverteren in de beurscatalogus van Oppervlaktetechnieken/ vouwplattegrond Naast uw eigen activiteiten biedt de officiële beurscatalogus diverse mogelijkheden om uw aanwezigheid verder tot uiting te brengen. De bezoekers krijgen bij de ingang van de beurs de zeer uitgebreide beurscatalogus. De beurscatalogus wordt begin november al meegestuurd als bijlage bij de reguliere editie van het ION vakblad Oppervlaktetechnieken. De totale oplage zal daardoor minimaal exemplaren bedragen. Als u geen advertentie of uitgebreid profiel reserveert dan krijgt u vanzelf per bericht van Jetvertising B.V. over het aanleveren van het kosteloze profiel van 60 woorden in het deelnemersoverzicht. 3.6 Uitnodigingssysteem Voor SURFACE Campus 2018 maken wij gebruik van de online-registratieservice van Marvel, the Databadge Company. Met dit systeem kunt u uw relaties/prospects uitnodigen voor een gratis bezoek. Zo heeft u vooraf inzicht wie uw stand gaat bezoeken en kunt u hun komst voorbereiden. Hierdoor wordt uw stand beter bezocht wat ook weer nieuwe contacten aantrekt. Een half vol terras trekt altijd meer nieuw publiek dan een leeg terras. Hoeveel mensen moet u uitnodigen? Het liefst nodigt u zoveel mogelijk mensen uit (binnen de doelgroep en het concept van de beurs). Stelregel is dat minimaal 2 bezoekers/m 2 standruimte voorgeregistreerd moeten zijn als basis voor een succesvolle deelname. Daarvoor moet u dus actief bezoekers werven vóór aanvang van de beurs. Hoe werkt het? U ontvangt een met uw unieke registratielink en inloggegevens voor het beursdatingplatform. Op dit platform kunt u gemakkelijk relaties uitnodigen en vervolgens zien wie gebruik heeft gemaakt van de door u verstuurde uitnodigingen. Met deze bezoekersgegevens kunt u de gesprekken voorbereiden maar tegelijkertijd ook actie ondernemen naar de uitgenodigde relaties die zich nog niet hebben voorgeregistreerd. Gebruik uw unieke link op uw website(s), handtekening, sociale media of digitale nieuwsbrief zodat uw (potentiële) klanten en relaties zich eenvoudig voor een bezoek kunnen registreren. Promotiemateriaal van SURFACE Campus 2018 kunt u vinden op de website onder het menu-item deelnemers. Pagina 9 van 13

10 Voorafgaande de beurs zullen wij tweemaal een overzicht van uw registraties toesturen zodat u nog eens geattendeerd wordt op het resultaat van uw uitnodigingen. Als u print-uitnodigingskaarten wilt ontvangen neem dan contact met ons op via info@surfacevakbeurs.nl Leadgeneratie tijdens het event Exposanten die een promotiepakket hebben afgenomen kunnen tijdens SURFACE Campus 2018 gebruik maken van de LeadScanner app (incl. 3 activatiecodes). Hiermee kunt u met uw eigen smartphone of tablet badges van bezoekers scannen. U beschikt dan direct over alle gegevens van uw bezoeker. Deze gegevens zijn makkelijk te wijzigen, en u kunt aangeven welke follow-up nodig is door actiecodes en notities toe te voegen. Heeft u geen promotiepakket afgenomen maar wilt u wel tijdens de beurs leads scannen? Neem dan contact met ons op via info@surfacevakbeurs.nl Pagina 10 van 13

11 4. Bestellingen en aanvullende informatie Via het webformulier kunt u zaken bij 2XPO B.V. en haar leveranciers bestellen. In de webshop van de Brabanthallen kunt u zaken zoals elektra, water en catering bestellen. De inloggegevens hiervoor zijn gelijk aan de inloggegevens van het handboek. Zie hieronder welke items waar te bestellen zijn. Bekijk deze lijst goed, zodat u niets vergeet! Organisatie 2XPO B.V. (via webformulier website SURFACE Campus) Wat Expositie Trots op het Werk Themapleinen Netwerkavond Promotie items Productnieuws voor media/website Toestemming eigen standbouw Toestemming gebruik Audiovisuele Middelen Extra deelnemerskaarten, uitnodigingskaarten, standaardstandbouw, vloerbedekking, afsluitbare berging, extra wanden, duospots, meubilair Webshop Brabanthallen s-hertogenbosch (bereikbaar via , info@brabanthallen.nl) Wat Elektra, water en perslucht Tijdelijke opslagruimte en heftruck Rigging en verlichting Audiovisuele Middelen en pinapparatuur Bekabeld internet (2/2 MB of 4/4 MB) Catering en personeel Standschoonmaak en afval Wifi (KPN hotspot) Extra parkeerkaarten Deadline 2 november Deadline 4 november* 7 november* 7 november* 7 november* 4 november* 4 november* 7 november* 4 november* 11 november* *Data worden mogelijk nog aangepast. U ontvangt t.z.t. een herinneringsmail met de definitieve deadlines. Pagina 11 van 13

12 4.1 Deelnemers- en parkeerkaarten De deelnemers- en parkeerkaarten kunt u tijdens de opbouw ophalen bij de infobalie. De kaarten zijn op naam en tijdens de opbouw-, event- en afbouwperiode geldig. Staffel deelnemers- en parkeerkaarten Aantal m² Aantal kaarten t/m t/m t/m t/m 50 5 > 50 6 Extra deelnemers- en parkeerkaarten kunt u bestellen via het webformulier. 4.2 Easy Units/Standaard standbouw Standaard standbouw bestaat uit houtbouw met naadloos wit gestoffeerde wanden en een frieslijst in dezelfde kleur. Naamsvermelding op de frieslijst van max. 15 letters, tapijttegels kleur antraciet en verlichting middels duospots. Bergruimte en standmeubilair kunt u apart aanvragen via het webformulier. Aan de wanden kunnen geen materialen worden bevestigd. De eventuele kosten voor extra standbouw zullen na afloop van het event in rekening worden gebracht. Een toeslag van 10% met een minimum van 25,- wordt gehanteerd voor alle standbouw aanvragen die worden ingediend vanaf de eerste opbouwdag. 4.3 Los tapijt Let op! Indien u alleen vloerbedekking reserveert kunt u met de standopbouw pas opbouwen vanaf het tijdstip waarop deelnemers met een easy-unit de stand kunnen inrichten, zie hiervoor de praktische informatie. Een toeslag van 25,- excl. BTW per order wordt gehanteerd voor de tapijtaanvragen die worden ingediend vanaf de eerste opbouwdag en tijdens het event. Bovendien is dan alleen de kleur antraciet nog mogelijk. 4.4 Schade aan easy units en/of ingehuurd tapijt De standaard standbouw die via 2XPO B.V. is ingehuurd dient achtergelaten te worden zoals deze is opgeleverd. Indien schade bij de afbouw aan de wanden wordt geconstateerd wordt er per strekkende meter wand 25,- excl. BTW naast het normale huurtarief in rekening gebracht. Indien schade ontstaat aan de vloerbedekking wordt er per m² schadetegel 25,- excl. BTW naast het normale huurtarief in rekening gebracht. 4.5 Eigen standbouw Voor het ontwerp van eigen standbouw is goedkeuring van de organisatie vereist. Graag hiervoor het webformulier invullen. Scheidingswanden en constructieonderdelen mogen maximaal 300 cm hoog zijn, de standaard wanden zijn 250 cm hoog. Inclusief ondervloer bedraagt de hoogte van de stand maximaal 300 cm. De mogelijkheid bestaat tot dispensatie voor een grotere bouwhoogte dan 300 cm. Hogere standbouw dan 300 cm is alleen mogelijk na schriftelijke toestemming van de organisatie. Indien de afwerking en standbouw niet conform de eisen van de organisatoren is uitgevoerd zal de betreffende deelnemer dit zelf voor aanvang van de beurs herstellen. Pagina 12 van 13

13 De zijden aan de looppaden dienen transparant en toegankelijk te zijn, zodat de standruimte aan de overzijde voldoende licht en inkijk heeft. De plaatsing van drie standwanden is verplicht, tenzij de exposant een hoek-, kop-, of eilandstand is toegewezen. Hoek-, kop-, en eilandstands dienen als zodanig te worden ingericht. Gedurende de opbouwperiode deelt de organisatie standnummer-stickers uit aan de deelnemers met eigen standbouw. Gelieve deze zichtbaar aan te brengen op uw stand. 4.6 Catering Brabanthallen Catering wil graag bijdragen aan het succes van uw deelname. Om het succes te vergroten, bieden zij vele mogelijkheden om uw relaties culinair te verrassen. Uiteraard is standcatering gedurende het event ook mogelijk. Voor de mogelijkheden en het plaatsen van bestellingen kun u terecht bij de Brabanthallen Webshop. Opbouwdagen: Tijdens de opbouw van SURFACE Campus is er gratis koffie en thee te verkrijgen in de omloop bij de Kempenhal (hal 2). Dit wordt aangeboden door Brabanthallen Catering; * Op maandag 12 november is van tot uur en van tot uur de snackunit (in de omloop bij de Kempenhal Hal 2) geopend waar u tegen betaling terecht kunt voor diverse snacks en broodjes. Hier kunt u contant afrekenen of met pin betalen. * *Wijzigingen voorbehouden Eventdagen: Tijdens het event zijn de horecagelegenheden alle dagen geopend tijdens de beursuren. 4.7 Informatie afvalpreventie SURFACE Campus wil uiteraard het goede voorbeeld geven op het gebied van duurzaam ondernemen. Afval voorkomen is nog beter dan het op verantwoorde wijze scheiden en afvoeren van het afval. U bent zelf verantwoordelijk voor het door u geproduceerde afval tijdens de opbouw-, event- en afbouwdagen. Let daarbij op: Aanvragen afvalmiddelen via Brabanthallen Webshop; Verpakkingen gebruiken die hergebruikt kunnen worden; Milieuvriendelijke disposables gebruiken; Afval van de opbouw en afbouw zelf mee terug te nemen; Gedrukte documentatie alleen meegeven aan concreet geïnteresseerden. 4.8 Algemeen Reglement Het Algemeen Reglement is te downloaden via de SURFACE Campus website. Pagina 13 van 13