STICHTING PEELENMAASNET. Jaarverslag 2017

Transcriptie

1 STICHTING PEELENMAASNET Jaarverslag 2017 PeelenMaasNet kan terugkijken op een interessant en bijzonder jaar. Het is het eerste jaar waarin PeelenMaasNet startte als zelfstandige stichting en erfgoednet. De financiële positie van PeelenMaasNet werd geborgd door de honorering van de gemeentelijke subsidie voor de periode Hiertoe werden een uitvoeringsovereenkomst ondertekend en een meerjarenplan samengesteld. Drie speerpunten werden bij aanvang van het jaar geformuleerd: a. Kwaliteit van PeelenMaasnet vergroten b. Bestuur op een volwaardige grootte brengen en c. Vormgeven aan educatie. In onderhavig jaarverslag wordt aangegeven in hoeverre deze speerpunten in 2017 zijn gerealiseerd. Het interimbestuur slaagde erin het bestuur op sterkte te brengen en de bestuurstaken te verdelen. Het bleek geen sinecure het bestuur op een volledige sterkte van vijf bestuursleden te brengen. Dit is een ambitie voor het komende jaar. Het bestuur bestaat thans uit vier bestuursleden. De voorzittersrol werd vervuld door Peter Peeters, Herman van Megen fungeerde als secretaris, Jo Manders als penningmeester en Henk van Dijck als bestuurslid. Het bestuur kwam maandelijks in vergadering bijeen.

2 PeelenMaasNet kon rekenen op de ondersteuning van de gemeente Peel en Maas en de waarborg voor continuïteit van het erfgoednet door financiële en personele ondersteuning. Na de vorming van de stichting PeelenMaasNet fungeerde mevrouw Jacqueline Stienen (adviseur omgevingsontwikkeling), als adviseur en contactpersoon namens de gemeente. De Gemeentearchivaris Toos Wilms bleef nauw betrokken bij PeelenMaasNet vanuit de deelnemersrol en de heer Reinier Hubers (recordbeheerder bij de gemeente Peel en Maas) trad op als 2e applicatiebeheerder. Het applicatiebeheer werd daarmee belegd bij twee personen. Rob van t Padje fungeerde als 1e applicatiebeheerder voor het platform. Uitbreiding van deze functie blijft mede uit oogpunt van achtervang noodzakelijk. In 2017 slaagde PeelenMaasNet erin een vrijwilliger te trainen als beoogd 3e applicatiebeheerder. Er is het voornemen het applicatiebeheer verder op sterkte te brengen. Voorbereidingen voor mastercourses werden gestart om de kennis rond applicatiebeheer onder de vrijwilligers en deelnemers te verbreden Verder als zelfstandige stichting in 2017 Ook op het terrein van collectiebeheer, toegankelijkheid en gebruik van collecties werd de kennis bevorderd. Zo verzorgde de Gemeentearchivaris Toos Wilms voor PeelenMaasNet een presentatie over auteursrechten. Dit is een vraagstuk dat speelt bij de publicatie van fotomateriaal op PeelenMaasnet. Ten aanzien van de communicatie en promotieactiviteiten bleef Hilde Schiphouwer haar rol vervullen.

3 Organogram PeelenMaasNet Werkgroepen Bestuur Werkgroep Collecties PR Werkgroep Digitalisering Werkgroep Genealogie Werkgroep Educatie Bestuur PeelenMaasNet

4 In 2017 bleef de overlegstructuur in de bestaande vorm gehandhaafd. Dat betekent dat er naast een bestuur twee werkgroepen actief bleven, een werkgroep Collecties en een werkgroep Digitalisering. De werkgroep Collecties voerde overleg met nieuwe deelnemers aan het erfgoednet. De werkgroep Digitalisering boog zich over de digitaliseringsvraagstukken en het gebruik van de soft- en hardware. Het bestuur gaf aan de voorkeur te geven aan een maandelijkse vergadering van beide werkgroepen. De werkgroep Collecties vergaderde maandelijks. De werkgroep Digitalisering heeft een korte periode ad hoc vergaderd al naar gelang er sprake was van agendapunten of uit te zetten acties. In 2017 werden voorbereidingen getroffen voor het instellen van een werkgroep Educatie. PeelenMaasNet hoopt deze werkgroep in het nieuwe jaar te kunnen installeren. PeelenMaasNet heeft immers naast een inhoudelijk beschikbaar stellen van erfgoedcollecties ook de kracht deze collecties voor educatie in te zetten en als product door te ontwikkelen. In dit kader werden de contacten met het Bouwens van der Boijecollege geïntensiveerd. De contacten dienen te leiden tot het instellen van de werkgroep. De erfgoedcollecties zijn in 2017 beheerd in de applicatie Memorix Major van de firma Picturae en via PeelenMaasNet beschikbaar gesteld aan het brede publiek. Na de vorming van de stichting werd de vigerende overeenkomst tussen de gemeente en Picturae opgezegd, contractueel gewijzigd en overgeschreven naar de stichting. Erfgoedoverleg 2017

5 Digitaal beheer en digitale opslag blijken kostbaar. Dat was de aanleiding om een onderzoek in te stellen om de kosten te reduceren. Reductie op de kosten kon worden gerealiseerd door gecomprimeerde opslag. Ook met een nadere verdeling van aangeboden collecties, aanbieden van nieuwe collecties en een duidelijke prioritering konden de kosten worden gespreid. In 2017 werd onderzocht of de applicatie Memorix Major ook kon fungeren voor de opslag en het beheer van het organisatiearchief van de stichting. Het onderzoek leidde nog niet tot een bevredigende en duurzame oplossing. De werkgroep Digitalisering vervaardigde enkele handleidingen voor het gebruik van de applicatie en de wijze waarop de collecties gestandaardiseerd kunnen worden ingevoerd. PeelenMaasNet nam deel aan het landelijk netwerkoverleg van gebruikers van de applicatie Memorix. De werkgroep Collecties droeg zorg voor een deelnemersinformatie en -overeenkomst. Aan de hand van deze documenten konden de afspraken met nieuwe deelnemers in een meer gestandaardiseerde vorm worden vastgelegd. Bij de vorming van de stichting werd de bestaande apparatuur in eigendom overgedragen aan de stichting voor de periode Aangezien het aantal deelnemers in 2017 gestaag groeide werd in extra hardware geïnvesteerd. Ten behoeve van de scanning van grotere formaten kocht het erfgoednet een A2-scanner en 1 laptop aan. De A2 scanner werd voornamelijk ingezet voor de digitalisering van krantencollecties. Daarnaast zijn 2 additionele laptops met 2 scanners aangekocht die voornamelijk gebruikt werden op decentrale locaties waar scanwerkzaamheden en bewerking van erfgoedcollecties plaatsvonden. Hiervoor werd een verzekering afgesloten. Een van de vrijwilligers PenMNet Het bestuur van PeelenMaasNet heeft het erfgoednet in 2017 actief gepromoot binnen de gemeente Peel en Maas. PeelenMaasNet probeert op die wijze de erfgoedcollecties onder de aandacht te brengen en anderzijds nieuwe deelnemers en vrijwilligers aan het net te binden. Het erfgoednet deed dit aan de hand van een promotietour langs de kernen, via nieuwsbrieven, perspublicaties en berichten op het webportal en Facebook. De nieuwsbrief werd maandelijks uitgebracht en rondgestuurd. Bijna wekelijks verscheen er een berichtje op facebook. Belangrijke momenten en resultaten zijn gedeeld in het weekblad. Via het webportal werden vragen van bezoekers beantwoord.

6 PeelenMaasNet startte in 2017 een promotietour. Het bestuur bracht het platform o.a. onder de aandacht van de Seniorenraad. Dit resulteerde in een promotiemiddag voor de KBO-Panningen. Ook aan Meijel werd een bezoek gebracht. Hier werden diverse verenigingen geïnformeerd over het doel en de betekenis van het erfgoednet. Een presentatie tijdens het erfgoedoverleg in het Huis van de gemeente droeg ertoe bij PeelenMaasnNet meer naamsbekendheid te geven en te promoten. Promotie KBO Panningen 2017 Ook met de dorpsraden van Kessel en Egchel en de Historische Werkgroep Grashoek werd contact opgenomen. Het dorpsoverleg Blauw Blood nam contact op met de stichting waarna een promotiemoment werd georganiseerd om daarmee op verenigingsniveau interesse te kweken voor PeelenMaasNet. Een bezoek aan RooyNet leverde nieuwe inspiratie op ook op het terrein van promotieactiviteiten en aantrekken van nieuwe vrijwilligers. Het erfgoednet werd tevens gepromoot in een publicatie toegevoegd aan de Nestor. Promotie te Meijel 2017

7 Er volgde een evaluatie van de promotietour. E.e.a. leidde tot nieuwe vrijwilligers en deelnemers maar het algehele beeld was dat er nog sprake was van een verdeelde belangstelling voor het erfgoednet. Het bestuur sprak de wens uit de tour verder te professionaliseren. Een van de ideeën die ter tafel werd gebracht was het vervaardigen van een promotiefilmpje. Een eerste opzetje werd gebruikt tijdens de presentatie van PeelenMaasNet bij de uitreiking van de Gemeentelijke Cultuurprijs Uitreiking aanmoedigingsprijs PenMNet 2017 PeelenMaasNet stelde zich kandidaat voor de Geschiedenis Onlineprijs. Mensen waren uitgenodigd hun stem op het erfgoednet uit te brengen. Daarnaast werd de stichting voorgedragen voor de Gemeentelijke Cultuurprijs. PeelenMaasNet werd beloond met de stimuleringsprijs en de 2e plaats bij de publieksprijs. Deelname aan de Rabo Clubkasactie bracht voor de stichting 74 euro op. Ook slaagde PeelenMaasNet er in 2017 in de samenwerking met de bibliotheek te intensiveren. Het initiatief van de bibliotheek in het kader van de maand van de geschiedenis (thema Geluk) werd ondersteund. Het onderwerp van de tentoonstelling was Transit Antwerpia. PeelenMaasNet vervaardigde een digitale presentatie geluk van de vreemdeling in PeelenMaas. Verder werden in samenwerking met de bibliotheek de voorbereidingen getroffen voor de opzet van een genealogiecafé in de openbare bibliotheek te Panningen. Deze plannen krijgen in 2018 meer vorm.

8 PeelenMaasNet gaf aan open te staan voor het initiatief tot de vorming van een Historisch Erfgoed Centrum waarin PeelenMaasNet gepositioneerd zou kunnen worden en mogelijk versterkt. Het kan de ontwikkeling stimuleren van een bundeling van historische kennis en informatie binnen de gemeente. Sprake is nochthans van een verkenning waarbij geen duidelijke besluitvorming heeft plaatsgevonden. PeelenMaasNet organiseerde in de zomer van 2017 een vrijwilligersdag in Helden. Er werd een bezoek gebracht aan de Onderse schans en de vleermuizenkelder. Cep Smeets en het IVN verzorgden de presentatie. Tevens werd PeelenMaasNet geïnformeerd over de opzet van een educatief programma voor de basisscholen rond de betekenis en de geschiedenis van de schans. Aanhaking met PeelenMaasNet in het kader van de verdere ontwikkeling van een educatief programma behoort tot de mogelijkheid. Het jaar werd afgesloten met een eindejaarsbijeenkomst voor alle vrijwilligers in de Gallery.

9 Kerncijfers Omschrijving Deelnemers Aantal Gemeente Peel en Maas Dorpsoverleg Meijel Heemkudevereniging Helden HWG de Borcht Baarlo Historische Werkgroep De Brede SV Panningen Collectie Frits Wijnen Jack Jacobs Kunstroute Peel en Maas Kessel Heemkundevereniging Medelo Website bezoeken in 2017 gemiddeld 117 bezoeken per dag unieke bezoekers die gemiddeld 4 min. op de website verbleven. Facebook volgers 275 berichten 78 Foto s Documenten 3007 Periodieken (gescande pagina s) Objecten 423 Persoonsgegevens (Akten Burgerlijke stand en Bevolkingsregisters) Webexposities 4 Webvideo s 11 Nieuwsbrieven 6

10