De concessie wordt toegekend na oproep tot mededingen in het gemeentelijk infoblad, op de gemeentelijke website.

Transcriptie

1 Gelegen Walleken, Denderleeuw De concessie wordt toegekend na oproep tot mededingen in het gemeentelijk infoblad, op de gemeentelijke website. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de meest voordelige offerte heeft ingediend, dit is wie de meeste punten heeft behaald rekening houdende met de gunningscriteria. Op straffe van nietigheid: - moet de kandidaat zijn offerte indienen in het Nederlands en vult hij het bijhorende inschrijvingsformulier correct in; - moet het inschrijvingsformulier en de bijhorende stukken ondertekend worden door de kandidaat of zijn gemachtigde; - zijn doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel op het inschrijvingsformulier, als op verplicht bij te voegen documenten niet toegelaten; - moet de prijs van de offerte opgegeven zijn in EURO; - moet een uittreksel uit het strafregister voor de natuurlijke personen of voor de rechtspersonen van een exemplaar van de statuten waaruit de machtiging van de ondertekenaar(s) blijkt worden toegevoegd. Indien de concessie toegewezen wordt aan een rechtspersoon zal deze de identiteit van de uitbater(s) moeten meedelen aan het gemeentebestuur. Voor het geval de uitbater geen voldoende morele waarborgen biedt of in het verleden blijk heeft gegeven van ernstige tekortkomingen op beroepsgebied, kan het gemeentebestuur zijn instemming weigeren. het gemeentebestuur kan bovendien het vertrek bevelen van personeelsleden die in dienst staan van de uitbater en tegen welke ernstige klachten zijn uitgebracht. Deze sancties raken in geen geval de verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur voor wat betreft de schadevergoedingen en intresten die het weggestuurd personeelslid zou kunnen eisen uit hoofde van werkcontractbreuk. De offerte opgesteld op papier wordt per brief of bode aan het gemeentebestuur overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven met de vermelding: OFFERTE Concessie tot uitbating van de cafetaria aan gemeentelijke sporthal André Ottoy, Walleken Bij verzending per post, wordt die gesloten omslag in een tweede omslag geschoven met opgave van het adres dat hieronder staat vermeld en met de vermelding: OFFERTE Concessie tot uitbating van de cafetaria aan gemeentelijke sporthal André Ottoy, Walleken Deze tweede omslag moet geadresseerd zijn aan: College van Burgemeester en schepenen A De Cockstraat Denderleeuw OFFERTE Concessie tot uitbating gemeentelijke sporthal André Ottoy, Walleken, 9470 Denderleeuw

2 Er is geen publieke opening van de offertes Bij de beoordeling van de inschrijving zal rekening gehouden worden met Maandelijkse instelprijs: 70 punten Visie op het totaalconcept in de sporthal: 30 punten Maandelijkse instelprijs: De punten voor dit criterium worden berekend volgens de regel van 3; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs Belangrijk: De minimuminstelprijs bedraagt 1500,00 euro per maand. Visie op het totaalconcept in de sporthal (schriftelijk /mondeling optioneel) De exploitant dient volgende zaken schriftelijk in: - Toelichting investeringsplan vernieuwing tapinstallatie, drankenkoeling en toog - Toelichting over de aangeboden dranken en snacks, de samenwerking met en tegemoetkoming naar de sportclubs, De exploitant schetst ook een duidelijk beeld van de manier waarop hij tegemoet zal komen aan de verschillende wensen van de sporthalgebruiker. - Toelichting ervaring uit gelijkaardige sectoren De gemeente behoudt zich het recht de exploitant uit te nodigen op een gesprek om bovenvermelde zaken toe te lichten en verder uitleg te vragen hoe hij de opdracht zal invullen. De beoordeling gebeurt op basis van onderstaande kwalitatieve beoordeling. Een gelijkwaardige beoordeling krijgt dezelfde score: - Uitstekend: er is op verschillende elementen een duidelijke meerwaarde in het voorstel aangetoond: 100% - Goed: het voorstel voldoet en heeft een meerwaarde aangetoond: 80% - Voldoende: het voorstel voldoet aan het gevraagde van het bestek zonder extra toegevoegde elementen: 60% - Zwak: het voorstel is ondermaats, sommige elementen voldoen maar er zijn nog tekorten vastgesteld in het voorstel: 40% - Zeer zwak: Slechts 1 element of minder voldoet aan het gevraagde en krijgt hiervoor de laagste score, tussen 0% en 20% Belangrijk: Minimumvereiste op dit criterium bedraagt 50% Het is uitdrukkelijk verstaan dat het college van burgemeester en schepenen zich het recht voorbehoudt: 1. De toewijzing niet te laten doorgaan en een nieuwe opdracht uit te schrijven indien geen geschikte kandidaat wordt gevonden; 2. De inschrijving van elke bieder, die niet voldoende morele en materiële waarborgen biedt, te weigeren;

3 3. Wanneer twee of meerdere bieders dezelfde quotering behalen, deze te verzoeken binnen de veertien dagen een nieuwe schriftelijke bieding met een hoger bedrag te doen. Blijft na deze tweede offerte de gelijkheid van prijs bestaan, dan zal overgegaan worden tot een loting om de rangschikking van de inschrijvingen te bepalen.

4 Tussen Gemeentebestuur Denderleeuw, vertegenwoordigd door: De heer Alberic Sergooris, burgemeester, en de heer Jimmy Geeraerts, secretaris wnd, optredend in uitvoering van de gemeenteraad van xx xx xxxx, hierna genoemd de concessiegever, enerzijds, en, wonende te, hierna genoemd de concessionaris, anderzijds is overeengekomen wat volgt: De overeenkomst heeft als voorwerp het verlenen van een concessie waarbij de cafetaria van de gemeentelijke sporthal ter beschikking gesteld wordt aan een natuurlijk persoon of rechtspersoon voor de uitbating van een horecazaak. Hieronder wordt verstaan: de exploitatie en de levering aan bezoekers van dranken en eetwaren. De sporthal is gelegen te 9470 Denderleeuw, Walleken 3. De sporthal beschikt over volgende sportaccomodaties (plan als bijlage): - grote sportzaal, opdeelbaar in 3 deelterreinen In zijn totaliteit wordt deze zaal gebruikt voor floorball, zaalvoetbal of basketbal. De 3 deelterreinen worden voornamelijk gebruikt voor volleybal, basketbal, badminton, omnisport, karate, - een polyvalente zaal. Deze zaal wordt voornamelijk voor gevechtssporten gebruikt (Jiu Jitsu, Mixed Combat, Tae Bo, ) - 3 squashboxen Het sportcomplex is gelegen in een sportomgeving met ondermeer een Finse piste, vertrek van mountainbikeroute, outdoor fitnesstoestellen en petanqueterreinen. Ook individuele sporters worden naar deze sportzaal toegetrokken. Rondom de sporthal zijn er ruim voldoende parkeerplaatsen voorzien. Cafetaria De cafetaria is gelegen op de eerste verdieping van de sporthal. De cafetaria is toegankelijk vanuit de inkomhal. De eerste verdieping is gemakkelijk bereikbaar via de trap of met de lift. Vanuit de cafetaria is er rechtstreekse inkijk in de sporthal. De cafetaria maakt verbinding met het terras (12 x 4 meter). Het terras is ook via een buitentrap rechtstreeks bereikbaar. De in concessie gegeven ruimte omvat: - de cafetaria (tot de glazen deur die toegang verleent naar de squashboxen. De squashboxen zijn via een aparte trap bereikbaar) - het buitenterras - de keuken - de trap - de dames- en herentoiletten op de eerste verdieping.

5 - Een deel van de ruimte voorraad als drankenberging Deze ruimte zijn op het plan als bijlage aangeduid. De toiletten op de 1 ste verdieping moeten tijdens de openingsuren van de cafetaria steeds worden open gesteld voor de bezoekers. Let wel, de lift van de sportzaal is gelegen tussen de keuken en sanitaire voorzieningen op de 1 ste verdieping en moet steeds beschikbaar zijn. De concessiehouder staat in voor het onderhoud van deze ruimten. De concessiehouder zal de in concessie gegeven ruimte met zorg beheren. De concessie wordt toegestaan voor een termijn van negen jaar jaar. Deze termijn vangt aan op 1 januari 2016 en eindigt van rechtswege, zonder dat enige opzeg vereist is op 31 december Zij kan niet stilzwijgend verlengd worden. Het binnenmeubilair (zijnde 20 tafels, 74 stoelen en 24 barkrukken, bankstel en tafelblad op barkrukhoogte tegen de muur) is en blijft eigendom van het gemeentebestuur. Deze werden aangekocht in De concessiehouder zal deze inboedel met zorg beheren. Indien er bijkomende tafels, stoelen en/of barkrukken nodig zijn (uitbreiding of vervanging), dient de concessionaris hiervoor in te staan. Deze moeten dan derwijze gekozen zijn dat zij waardig en aangepast zijn aan het doel en de omgeving der uitbating. Deze blijven eigendom van de concessionaris. De concessiehouder dient in te staan voor de vernieuwing van de toog, drankenkoeling en tapinstallatie met minstens: - vernieuwing taptechnische installatie met bij voorkeur vatenkoelkast onder de toog - vernieuwing drankenkoeling (frigo s) - vernieuwing schrijnwerk rondom frigo s en tapinstallatie - opsmuk vloer achter de toog door vernieuwing toplaag (antislip) De opsmuk van de huidige toog (passend bij het design van het tafelblad van het meubilair) is een pluspunt. De keuze en plaatsing van tooginrichting en toog moet derwijze gekozen zijn dat zij waardig en aangepast is aan het doel en de omgeving der uitbating. Buitenmeubilair De concessiehouder dient in te staan voor terrastafels en stoelen en dit met het oog op het aantrekkelijker maken van het terras en het opwaarderen ervan. De buitenruimte zal ten volle in zijn mogelijkheden worden benut. Het buitenmeubilair blijft eigendom van de concessionaris. De verlichtingsarmaturen (wandlampen) behoren tot de eigendom van het gemeentebestuur. De latere vervanging van de lampen is ten laste van de concessionaris. Bij de plaatsbeschrijving zal hiervan een inventaris worden opgemaakt.

6 De concessionaris zal volledig de inrichtingskosten, evenals verbruik van elektriciteit, gas, water van de in concessie gegeven lokalen dragen. De kosten voor verwarming-gas elektriciteit worden bepaald volgens onderstaande verdeelsleutel: elektriciteit: 90% sportzaal Ottoy/10% cafetaria gas: 79% sportzaal Ottoy/21% cafetaria water: 93 % sportzaal Ottoy/7% cafetaria De concessiehouder dient maandelijks, samen met de verschuldigde concessievergoeding bij wijze van voorschot het bedrag van 440 euro te storten berekend op het verbruik van Op het einde van elk jaar zal een definitieve afrekening gemaakt worden op basis van het werkelijke verbruik en zal het verschil in meerverbruik aangerekend worden en het mingebuik terugbetaald worden. De concessionaris verklaart de in concessie gegeven lokalen bezichtigd te hebben, ze goed te kennen om akkoord te gaan met de staat waarin ze zich bevinden en ze als zodanig te aanvaarden. Dit geldt ook voor de lift. De concessionaris verbindt er zich toe deze lokalen bij het einde van de overeenkomst minstens in dezelfde staat achter te laten, onverminderd de normale slijtage waarvoor de concessionaris niet aansprakelijk is. Bij de inwerkingtreding en bij het einde van deze overeenkomst zullen daarom, in aanwezigheid van beide partijen en op tegensprekelijke wijze, door het college van burgemeester en schepenen van Denderleeuw of zijn afgevaardigde een staat van bevinding (inclusief fotodossier) en een inventaris opgemaakt worden. Beide documenten zullen een integrerend bestanddeel uitmaken van deze overeenkomst. Alle schade zal door de concessionaris aan het gemeentebestuur dienen te worden vergoed. De concessiehouder is gehouden de herstellings- en onderhoudswerken zoals bepaald bij artikel 1754 van het Burgerlijk Wetboek uit te voeren. Schade aan muren, vensters, deuren en apparatuur in de gebouwen al dan niet veroorzaakt door derden moeten door de concessiehouder worden hersteld. Het is de concessionaris niet toegestaan infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of nieuwbouwwerken uit te voeren zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van het gemeentebestuur. Alle infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of nieuwbouwwerken door de concessionaris aangebracht, zijn bij het einde van deze overeenkomst van rechtswege verworven aan het gemeentebestuur in volle eigendom. Niettemin is aan het gemeentebestuur eveneens het recht voorbehouden om bij het einde van de overeenkomst het ongedaan maken van de aangebrachte veranderingen op kosten van de concessionaris te vorderen. In afwijking van deze bepalingen is het voor de partijen mogelijk voor elk afzonderlijk geval een bijzondere schriftelijke overeenkomst aan te gaan. Alle kosten die voortvloeien uit om het even welke verbouwing, aanpassing of uitbreiding van de in concessie gegeven goederen als uitvoering van om het even welke wettelijke, administratieve, beroepsmatige of andere voorschriften inzake hygiëne, openbare gezondheid, veiligheid of arbeidsveiligheid omwille van de aard van handel van de

7 concessionaris zijn ten laste van de concessionaris. De in concessie gegeven cafetaria blijft uitsluitend bestemd om uit te baten als drankgelegenheid. De concessionaris kan onder geen enkel beding de bestemming wijzigen en verbindt er zich toe deze bestemming te eerbiedigen. De lokalen behorende tot de concessie mogen niet gebruikt worden voor bewoning of als slaapgelegenheid, noch is het de concessionaris toegestaan dieren te houden in de in concessiegegeven lokalen, zowel tijdens als buiten de openingsuren. Indien overeenkomstig de VLAREM-indelingslijst meldings- of vergunningsplichtige inrichtingen worden geëxploiteerd moet de concessionaris overeenkomstig de bepalingen van artikel 4 van het decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning en de artikelen 2, 1, en 5, van het besluit van de Vlaamse regering van 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning voorafgaand een melding indienen bij het college van burgemeester en schepenen of een vergunning bekomen. De kosten voor eventuele aanpassingswerken die voortvloeien uit bestaande of nieuwe wettelijke en/of reglementaire bepalingen en inzonder uit de naleving van de algemene, sectorale en bijzondere milieuvoorwaarden (VLAREM II en de vergunningsvoorwaarden) en de wettelijke en reglementaire brandweer- en veiligheidsvoorschriften zijn volledig ten laste van de concessionaris. De aanpassingswerken kunnen pas uitgevoerd worden na het verkrijgen van een voorafgaande schriftelijke toelating van het gemeentebestuur. Laatstgenoemde verplichting blijft ook van toepassing als het college van burgemeester en schepenen volgens de bepalingen van het VLAREM bevoegd is de milieuvergunning te verlenen of akte te nemen van de melding. Beide partijen erkennen dat: - deze overeenkomst geen handelshuurovereenkomst betreft; - deze overeenkomst geen concessieovereenkomst van bouwwerken betreft; - er bij de beëindiging van de overeenkomst geen uitwinnings- of andere vergoeding zal worden toegekend. De concessievergoeding bedraagt... EUR exclusief btw per jaar. De vergoeding moet door de concessionaris vóór de vijfde van iedere maand gestort worden op het rekeningnummer van het bestuur, met vermelding van begrotingsartikel , en "concessievergoeding cafetaria sportzaal Ottoy". Bij niet-tijdige betaling van de concessievergoeding brengt het achterstallige bedrag van rechtswege intresten voor een bedrag van de wettelijke intrestvoet, te rekenen vanaf de vervaldag van de termijn tot aan de dag van de betaling en dit zonder ingebrekestelling en onverminderd het recht van het bestuur om de gerechtelijke ontbinding van de concessie te vorderen. De concessievergoeding is automatisch en van rechtswege gebonden aan de index van de consumptieprijzen. De concessievergoeding is voor het eerst indexeerbaar op en vervolgens op van elk volgend jaar. De indexering wordt volgens de volgende formule berekend :

8 basisconcessievergoeding x nieuwe index nieuwe concessievergoeding = basisindex De basisconcessievergoeding is de concessievergoeding zoals deze volgens deze overeenkomst van toepassing is vanaf De nieuwe index is het indexcijfer van de maand voorafgaande aan de aanpassing. De basisindex is het indexcijfer van de maand voorafgaande aan de maand waarin de overeenkomst in werking treedt. De concessionaris moet zich ten opzichte van de potentiële gebruikers van de infrastructuur onthouden van enige vorm van discriminatie, uitsluiting, beperking of voorkeur om ideologische en filosofische redenen. Het is de concessionaris verboden deze concessie geheel of gedeeltelijk over te dragen, aan derden toe te vertrouwen of af te staan of het goed met enige hypotheek te bezwaren. Het is de concessionaris toegestaan een uitbater en/of personeel aan te werven staande onder zijn gezag en/of een zelfstandige uitbater aan te stellen. In dat geval moet het bestuur zijn instemming betuigen met de persoon/personen, die door de concessionaris hiervoor wordt/worden voorgesteld. De concessionaris zal borg staan voor het in dienst nemen van een voldoende aantal personeelsleden om de uitbating naar behoren te laten functioneren. Het personeel is ten zijne laste. De concessionaris kan gewezen worden op het in gebreke blijven van een personeelslid en hij is ertoe verplicht na overleg de nodige maatregelen te treffen. De cafetaria moet open zijn op volgende tijdstippen, gebaseerd op de openingsuren van de sporthal: TIJDENS HET SEIZOEN (Vanaf augustus tot en met april) MAANDAG: Vanaf uur tot uur DINSDAG: Vanaf uur tot uur WOENSDAG: Vanaf uur tot uur DONDERDAG: Vanaf uur tot uur VRIJDAG: Vanaf uur tot uur ZATERDAG: Openingsuren tussen uur en uur ZONDAG: Openingsuren vanaf uur tot ongeveer uur BUITEN HET SEIZOEN van mei tot juni De openingsuren worden in samenspraak met de sportfunctionaris en in functie van de zaalverhuur opgemaakt. Bij elke competitiewedstrijd in eender welke sportdiscipline in de sporthal, dient de cafetaria steeds open te zijn. Maand juli

9 De maand juli is de vaste sluitingsperiode van de sporthal. Het is de concessionaris vrij om tijdens deze maand al dan niet open te zijn. Structurele wijzigingen inzake minimale openingsuren tijdens het seizoen kunnen enkel mits akkoord van beide partijen waarbij het gewijzigd uurrooster door beide partijen (concessionaris enerzijds en secretaris en burgemeester anderzijds) wordt ondertekend. Elke sluitingsperiode op losse, feest- en brugdagen gebeurt in afspraak met de sportfunctionaris. De reservaties bij de sportdienst zijn door de concessionaris te raadplegen bij de zaalwachters. De concessionaris zal tot waarborg van zijn verplichtingen binnen een maand na de inwerkingtreding van deze overeenkomst een bedrag van hetzij in speciën, hetzij een bankgarantie van indienen bij het bestuur. Het bestuur of zijn afgevaardigde is gerechtigd in geval van niet-uitvoering door de concessionaris van zijn verplichtingen, de verschuldigde bedragen te verhalen op de waarborgsom. De bankgarantie moet de verbintenis van de bank inhouden dat de bank de door de concessionaris verschuldigde bedragen ten belopen van.. op eenvoudig verzoek van het bestuur of zijn afgevaardigde aan het bestuur zal betalen, indien de concessionaris zijn verplichtingen niet nakomt. De concessionaris zal naargelang van het geval het in speciën gestelde bedrag of de gestelde bankgarantie terugkrijgen bij het einde van de overeenkomst voorzover hij al de in deze overeenkomst opgenomen verplichtingen is nagekomen. Alle en gelijk welke, huidige en toekomstige belastingen en taksen, inclusief de onroerende voorheffing, die door de staat, het gewest, de provincie, de gemeente of eventueel andere autoriteiten en instellingen geheven worden of zullen worden met betrekking tot de in concessie gegeven ruimten, hun bezetting of de activiteiten die er door de concessionaris worden uitgeoefend, zijn ten laste van de concessionaris. Door de concessionaris aan te gane verzekeringen Het bestuur verbindt er zich toe in zijn brandverzekeringspolis betreffende de in concessie gegeven goederen een afstand van verhaal op te nemen ten voordele van de concessionaris. Met een aparte facturering door de verzekeringsmaatschappij zal het bestuur deze kosten verhalen op de concessionaris. De concessionaris is verplicht het geheel van inboedel, materiaal en koopwaar van de in concessie gegeven goederen te laten verzekeren tegen brand. De concessionaris verbindt er zich toe zijn burgerlijke aansprakelijkheid jegens derden te verzekeren. Vermelde verzekeringen moeten uiterlijk worden aangegaan bij de inwerkingtreding van deze overeenkomst. De concessionaris verbindt er zich toe aan het bestuur binnen dertig dagen na de inwerkingtreding van deze overeenkomst het bewijs voor te leggen dat hij deze verzekeringen heeft aangegaan. Op ieder verzoek van het bestuur moet hij de polis en de kwijtschriften kunnen voorleggen.

10 Beide partijen erkennen : dat deze overeenkomst geen handelshuurovereenkomst betreft dat deze overeenkomst geen concessieovereenkomst van bouwwerken betreft dat er bij de beëindiging van de overeenkomst geen uitwinnings- of andere vergoeding zal worden toegekend. Het bestuur heeft steeds het recht eenzijdig, van rechtswege en zonder dat enige opzeg of schadeloosstelling vereist is, deze concessie te verbreken indien het openbaar belang dit zou eisen of indien de concessionaris in gebreke zou blijven de voorwaarden van deze concessie na te leven. Worden inzonderheid beschouwd als redenen tot verbreking van de overeenkomst : 1. niet-betaling van verschuldigde bedragen ( zowel concessievergoeding als voorgestelde investeringen) 2. slecht onderhoud van de goederen 3. faling/faillissement van de concessionaris of overlijden van de concessionaris 4. nalatigheid in de uitbating. Deze opsomming is niet limitatief. Eventuele kosten van zegels en registratie van deze overeenkomst zijn ten laste van de concessionaris. Opgemaakt in drie exemplaren waarvan elke partij erkent er één ontvangen te hebben. Het derde exemplaar is bestemd voor de registratie. Voor het bestuur De burgemeester, Voor de concessionaris De afgevaardigde-beheerder, De secretaris