To print or not to print

Transcriptie

1 To print or not to print Welke echte voordelen voor uw instelling? Joëlle Van Bambeke departement Afval & DO afdeling Informatie, Onderzoek, Afval en DO 1

2 Proefprojecten 25 instellingen Private of openbare sector Omvang (multinational, kleine of middelgrote onderneming) Niveau van informatisering Vak van de onderneming Onderneming met het «ecodynamische» label of kandidaat ervoor Doelstelling : strategie aangepast aan de verschillende «profielen» Vóór de interventie Gemiddelde Grote ondernemingen : Kleine ondernemingen : Middelgrote ondernemingen : fe A4/VTE/jaar = 54 kg 36 kg/pers/jaar 66 kg/pers/jaar 108 kg/pers/jaar Optimum klassieke onderneming: tot fe/vte/jaar = 30 kg/pers/jaar 2

3 Advies De individuele keuzes van het personeel veranderen Opleiding Sensibilisering De organisatorische keuzes van de instelling veranderen Virtualiseren van de interne procedures Rationaliseren van de verspreiding van externe info Automatisch parametreren De technologische middelen van de instellingen veranderen Aankoop van buroticamateriaal Aankoop van software Aankoop van verbruiksgoederen Krachtlijn 1 : opleiding en sensibilisering van het personeel Bijv.: Op basis van een document van 30 pagina s met lettertype Arial 12 Verkleinen in Arial 10 Veranderen in Times New Roman De marge instellen op 2 cm Een regelafstand van 10 pt instellen Recto/Verso 2 bladen per pagina 21 pagina s 20 pagina s 17 pagina s 16 pagina s 8 pagina s 4 pagina s 3

4 Krachtlijn 2 : wijzigingen in de organisatie Zich bevragen over procedures dienstnota s, pv s, persoverzichten bestelbons en facturen archivering, documentatie aanwijzer inkomende en uitgaande post Telewerk bevorderen Decentralisering van de diensten, 4

5 Krachtlijn 3 : aankoopbeleid nieuw materiaal Type van afdrukken relatieve kosten (papier + inkt) Printer multifunctioneel recto/verso 100 Printer multifunctioneel recto 121 Printer computerzaal 59 Fotokopieermachine departement 207 Laserprinter departement 194 Kleurenprinter inkjet 394 Laserfax 541 Inktjetfax 808 Krachtlijn 3 : aankoopbeleid nieuw materiaal R/V-kopieën maken aangepaste fotokopieermachine Individuele printer >< gemeenschappelijke printer Printer, fax, fotokopieermachone >< multifunctionele machine Flatscreen-PC s 5

6 Na de interventie Case met groot verbeteringspotentieel (11/25) Gemiddelde besparing van 21 tot 25 % 5000 fe 25 kg 250 besparing/pers/jaar Case met beperkt potentieel en reeds laag verbruik (10/25) Gemiddelde besparing van 15 % 1500 fe 7,5 kg 75 pers/jaar Case zonder investering in het project (4/25) Gemiddelde stijging van 15% Resultaten De 25 organisaties van het bestudeerde panel konden besparen : 18 % van het papierverbruik (gewogen gemiddelde) D.w.z. iets meer dan 75 ton papier D.w.z euro Potentieel op lange termijn (organisatorische maatregelen) Gemiddeld 30 % meer Voorbeeld : 5 jaar beperking van 70% 6

7 Een hotel Maatregelen individuele en structurele benadering Belang van de opleiding voor de gedragsveranderingen Versturen van post via (als mailbox) Beperkt aantal afdrukken van managementsrapporten naast de elektronische versie Automatische parametrering van de printers Winst 32 % minder papier besparing per jaar Informaticadienst Maatregelen individuele en structurele benadering Elektronische aankoopprocedure vs papieren houder Configuratie van de printers en beperking van het park Optimalisering van het informaticapark om het energieverbruik te beperken Winst 28% minder papier besparing per jaar 7

8 Commerciële dienst Maatregelen individuele en structurele benadering Kladpapier om in draft af te drukken Verspreiding via vs papier De papieren dossiers vervangen door elektronische dossiers «certipost» : elektronische facturatie Winst 38% minder papier besparing per jaar Administratie Maatregelen individuele en structurele benadering Rol van de opleiding Beter gebruik van Betere exploitatie van de server (delen van de dossiers) Configuratie van de printers Winst 26% minder papier besparing per jaar 8

9 Welke winst mogen we verwachten? Voor uw budget Ecodoeltreffend afdrukken = besparing van 5 cent/blad Rentabilisering van de burotica-investeringen Organisatie van plaats en doeltreffendheid Voor het leefmilieu Minder afval (patronen, te recycleren materiaal) Minder energie (voor de werking van de toestellen) Voor het imago van uw instelling 9