J A A R B E R I C H T HET UTRECHTS ARCHIEF 2004

Transcriptie

1 J A A R B E R I C H T HET UTRECHTS ARCHIEF 2004 Mei 2005

2 Inhoudsopgave Inleiding 2 Bezoek De studiezalen 4 Toptien van Het Utrechts Archief 6 De Website 6 GenLias 8 Tentoonstellingen 9 Educatie Onderwijs 10 Cursussen en rondleidingen 12 Project 1000 jaar migranten 12 Fotodienst 13 Naamsbekendheid 14 Stichting Vrienden van Het Utrechts Archief 15 Historisch onderzoek 15 Inspectie en relatiebeheer Aanwinsten 16 Toegankelijk maken 17 Materieel beheer Restauratie 24 Verpakking 25 Depotbeheer 26 Reproductie 27 De organisatie 28 Enige financiële aspecten 28 De rekening op hoofdlijnen 29 De Balans 29

3 Inleiding Het jaar 2004 was voor Het Utrechts Archief een enerverend jaar met hoogtepunten maar ook dieptepunten. De heer drs. J.T.J. Jamar moest in november wegens een ernstige ziekte van het ene moment op het andere zijn functie van directeur neerleggen. Zijn werkzaamheden zijn tijdelijk overgenomen door ondergetekende. In 2005 zal definitief in zijn opvolging worden voorzien. In 2004 werd een projectleider aangesteld voor de archieflocatie aan de Hamburgerstraat. Het Utrechts Archief zal zich vestigen in de middeleeuwse delen van de voormalige rechtbank met een informatieruimte, een expositieruimte, een auditorium, een archiefwinkel en educatieve ruimtes. De kern zal worden gevormd door een expositie over de geschiedenis van de stad in relatie tot de regio. Het Utrechts Archief richt zich hier op genealogen, startende onderzoekers, cultuurhistorische toeristen en vooral op groepen uit het onderwijs. Omdat het gebouw aan de Alexander Numankade in gebruik blijft voor het raadplegen van originele archiefstukken, is in 2004 begonnen met de renovatie van de depottorens. Enkele kilometers archief werden tijdelijk in de depots van het Rijksarchief in Haarlem ondergebracht en waren daar ook op de studiezaal te raadplegen. Ondertussen gingen in de R- toren de werkzaamheden van stapel. Na het bijna eindeloze gesjouw met rolcontainers vol archiefdozen, het verplaatsen van zware ladenkasten, het afbreken en opbouwen van stellingen, het leggen van dekvloeren, het invoeren van stapels formulieren met plaatsingsgegevens en veel traplopen, is het tijd om naar de winst te kijken. Een nieuwe lift, een fraai charterdepot, één speciaal bibliotheekdepot in plaats van collecties op drie verschillende plaatsen, alle archieven van het stadsbestuur van Utrecht bij elkaar in één depot en een herschikking van de JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/2

4 veelgeraadpleegde archieven in het depot bij de studiezaal: de zweetdruppels waren niet voor niets! Recept voor het maken van zegelwas: 1 pond was 13 lot (1 lot is 16,66 gram) vermiljoen (kleurstof) 1 kwart pond witte pek (dennenhars) 4 lot terpentijnolie Eén van de hoogtepunten van het jaar was de toevoeging van de beeldbanken 'Utrecht en omgeving 1600-heden' en 'spoorwegen' aan de website. De beeldbanken blijken te voldoen aan een behoefte en droegen bij tot de enorme stijging van het aantal bezoekers van de website. Een ander hoogtepunt was de overdracht van de muziekbibliotheek van het Huis Amerongen. Aan de inventaris van deze muziekbibliotheek, die via de website van Het Utrechts Archief te raadplegen is, zijn enkele muziekfragmenten gekoppeld. De website is bij uitstek het medium waarmee Het Utrechts Archief de historisch geïnteresseerde kan 'voeden', maar ook het medium om de historische onderzoeker voor te bereiden op zijn onderzoek in de studiezaal van het archief. In het komende jaar zal de website in zijn geheel worden doorgelicht om nog beter op de wensen van de bezoeker in te spelen en het aantal databases zal verder worden uitgebreid. Hoopvol wordt naar het jaar 2005 uitgekeken: het jaar waarin de besluitvorming rond de vestiging van de front-office aan de Hamburgerstraat rond zal komen en de bouwvergunning daartoe zal worden aangevraagd. Er liggen grote kansen voor Het Utrechts Archief in het monumentale Museumkwartier. Mevrouw Mr. A.H. Brouwer-Korf Voorzitter bestuur van Het Utrechts Archief Mr. T. Nijenkamp Waarnemend directeur van Het Utrechts Archief Het bestuur: Mr. dr. V.A.M. van den Burg, Mevrouw W. t Hooft, J.H. Scheffer, Drs. J.G.F. Veldhuis JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/3

5 Bezoek De studiezalen Het aantal bezoekers aan de studiezalen daalt, terwijl het aantal bezoekers aan de website stijgt. In 2004 was de verhouding studiezaalbezoekers tegenover virtuele bezoekers. Deze trend tekent zich al een aantal jaren af. In 2004 speelde bij het lagere bezoekersaantal mee, dat de depots werden verbouwd, waardoor telkens een deel van de archieven niet ter inzage was. Bovendien werd ongeveer drie kilometer archieven tijdelijk overgebracht naar het Rijksarchief in Haarlem. Dankzij een heldere communicatie werd de overlast van de verbouwing voor de bezoekers zo beperkt mogelijk gehouden. Er werd een speciale regeling getroffen met bezoekers die hun onderzoek binnen een bepaalde termijn moesten afronden. De archieven die in Haarlem waren opgeslagen, konden daar worden ingezien. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/4

6 Het was niet leuk om aan bezoekers te moeten vertellen dat zij bepaalde archieven niet kunnen aanvragen in verband met de renovatie van de depots. Vaak was de teleurstelling groot, maar er waren ook positieve reacties. Een bezoekster merkte op: 'Dat is jammer. Maar als je er twee maanden op moet wachte, is het des te spannender om de stukken dan in te kunnen zien'. De dienstverlening op de studiezalen is in 2004 verder gemoderniseerd en verbeterd. In 2004 is een electronisch bestelformulier voor reproducties in gebruik genomen. Er is één uniforme tarievenlijst voor de dienstverlening door de studiezalen en de Fotodienst ingevoerd. De grote belangstelling voor de microfiches met bouwtekeningen en tekeningen van de Nederlandse Spoorwegen noopte tot de aanschaf van een extra reader-printer. Bezoekerscijfers Openingsuren Bezoekerstotaal Nieuwe bezoekers Buitenlandse bezoekers Bezoeken totaal Aangevraagde stukken Aangevraagde stukken totaal Aangevraagd via Archeion Handmatig aangevraagd Bibliotheekwerken Externe uitleningen Aan archiefvormers en voor raadpleging elders Voor tentoonstellingen Schriftelijke inlichtingen/ JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/5

7 Toptien van Het Utrechts Archief Naam archief Toegang Aantal % 2003 uitleningen* 1 Notarissen provincie ,50 3 Utrecht 2 Dorpsgerechten , Hof van Utrecht ,02-4 Domkapittel , Kapittel Oudmunster ,52-6 NS Bedieningsvoorschriften ,47-7 NS Staatsspoorwegen , Kopieën en transcripties , NS Hollandse IJzeren Spoorwegmaatschappij 10 Stadsarchief , gerecht , ,74 - In de toptien zijn niet verwerkt: - De archieven van het Utrechtse stadsbestuur vanaf De bibliotheek. - Gedupliceerde archieven zoals de registers van de Burgerlijke Stand, Doop-, trouw- en begraafregisters, Memories van Successie, NS tekeningen, Bouwtekeningen en de collectie Beeldmateriaal. De website Het aantal bezoekers aan de website is in 2004 bijna verdubbeld naar De database met notariële akten van de stad Utrecht blijft een absolute topper. Opvallend is de populariteit van de rubriek onderzoekstips. Dit geeft aan dat bezoekers prijs stellen op informatie waardoor zij beter voorbereid zijn als zij Het Utrechts Archief bezoeken. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/6

8 Het hoogtepunt voor de website was de presentatie van de twee beeldbanken. De beeldbank 'Utrecht en omgeving 1600-heden' bevatte bij start foto's, prenten en tekeningen van de stad en de provincie Utrecht. De beeldbank 'spoorwegen' bevatte foto's van de Nederlandse Spoorwegen. Via een bestelmodule kunnen reproducties worden besteld. De beeldbanken behoren inmiddels tot de meest populaire onderdelen van de website. Als eerste Nederlandse archiefdienst plaatste Het Utrechts Archief gescande bouwtekeningen op de website. De voormalige gemeente Vleuten-De Meern kreeg de primeur met de bouwtekeningen uit de periode Nieuw op de website is de mogelijkheid om enkele fragmenten uit de muziekbibliotheek van het huis Amerongen te beluisteren. Als nieuwe rubriek werd het onderdeel 'webexposities' aan de website toegevoegd. Hierin zijn tentoonstellingen naar aanleiding van de wijkboeken en een tentoonstelling over de brieven van Belle van Zuylen uit het familiearchief Van Hardenbroek opgenomen. Raadpleging Het oudste stuk Aantal bezoekers Gemiddeld aantal bezoekers per dag Totaal aantal bekeken pagina s Gemiddeld aantal bekeken pagina s per dag Gemiddelde duur van bezoek sec. Archievenoverzicht Notariële akten stad Utrecht Fotodienst Monumenta van Van Buchel Zoeken Onderzoekstips Tijdbalk Lespakket gezondheidszorg (bronnen) Lespakket WO II Beeldbank Utrecht e.o Beeldbank spoorwegen JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/7

9 Foto: vrijwilligers aan de koffie tijdens hun jaarlijkse uitje. Het Utrechts Archief draagt steeds meer bij aan andere websites en portals, zoals: - de website met gegevens uit de kadastrale archieven, waaraan Het Utrechts Archief ook ouder kaartmateriaal heeft gekoppeld. - een portal van de Utrechtse archiefdiensten. - de landelijke site voor archieven en toegangen. - de landelijke site voor genealogen. - het virtuele museum voor de provincie Utrecht. Genlias Genlias, de landelijke website voor genealogen, is één van de drukst bezochte Nederlandse websites. Het totaal aantal bezoekers bedroeg in 2004 ruim 1,6 miljoen. Het Utrechts Archief draagt hieraan bij dankzij de inzet van 48 vrijwilligers. Behalve alle huwelijken die tussen 1811 en 1922 in de stad Utrecht en in steden en dorpen in de provincie Utrecht werden gesloten, is nu ook 30% van alle overlijdensakten tussen 1811 en 1942, 15% van de geboorteakten uit de periode en 40% van de Memories van Successie op de website te vinden. In 2004 zochten bezoekers van Genlias specifiek gegevens over de provincie Utrecht. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/8

10 Tentoonstellingen Het Utrechts Archief stelde in 2004 in totaal 64 bruiklenen beschikbaar aan: Foto: Fragment uit één van Belles brieven. - Zeister Zendingsgenootschap van de Evangelische Broedergemeente in Zeist (EBG) - Aorta (Droomplannen voor het Domplein) - Gemeente Vollenhove (Weerzien met Vollenhoofs Erfgoed) - Het Palthe Huis in Oldenzaal (Hemelse geschriften) - Vestingmuseum in Naarden (Menno van Coehoorn) - Centraal Museum (Utrechts smedengilde) - Gemeente Wassenaar (acht eeuwen Wassenaar) Zelf stelde Het Utrechts Archief een fototentoonstelling samen over de wijk West ter gelegenheid van de aanbieding van het wijkboek op 14 mei. De tentoonstelling was te zien in buurtcafé Lombok. In de vitrines in de gang van Het Utrechts Archief zijn vanaf december reproducties te zien van onbekende teksten van Belle van Zuylen. Deze tentoonstelling ging van start bij het verschijnen van een artikel van Kees van Strien over deze teksten in het Jaarboek Oud-Utrecht. In 2005 wordt de 200-jarige sterfdag van Belle van Zuylen herdacht. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/9

11 Educatie Onderwijs Foto: Distributiebon uit de Tweede Wereldoorlog. Het project Museum voor de Klas is in 2004 voortgezet. De groepen 5 van 10 Utrechtse basisscholen kregen een archiefles op school en bezochten daarna het archief. Uit de evaluatie over het schooljaar bleek dat het bezoek aan het archiefdepot de kinderen het meest aanspreekt. Voor het schooljaar is het aantal deelnemende scholen gestegen naar 15. Omdat de subsidie is verlaagd, draagt Het Utrechts Archief nu zelf bij in de kosten van het inhuren van externe rondleiders en het vervaardigen van fotomateriaal. In 2004 introduceerde Het Utrechts Archief een digitaal lespakket over Utrecht en de Tweede Wereldoorlog. Dit lespakket is bedoeld voor de derde klas van HAVO en VWO. Het lespakket bevat 69 gescande foto's, affiches, spotprenten, distributiebonnen, illegale kranten, persoonsbewijzen, verordeningen van de bezetter en brieven over de stad Utrecht in de Tweede Wereldoorlog. Het onderwerp is verdeeld in vijf thema's: dagelijks leven, collaboratie, propaganda en censuur, jodenvervolging, verzet. Aan de hand van deze thema's kunnen leerlingen met behulp van de gescande bronnen en een aantal vragen thuis of op school zelfstandig onderzoek doen naar dit onderwerp. Het Utrechts Archief ontving voor het maken van dit lespakket een subsidie uit het actieprogramma cultuurbereik van de gemeente Utrecht. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/10

12 Studenten bezoeken het archief voor het vak Historisch Ambacht. De archiefmedewerker staat in de studiezaal met een groep studenten om zich heen. Bezoeker: 'Ik dacht eerst dat het een zangkoor was. Maar ze gingen niet zingen, dus het zal wel een rondleiding zijn.' Foto: studenten verlaten opgewekt en voorzien van de nodige informatie het archief. Ook het digitale lespakket over gezondheidszorg in Utrecht kwam in 2004 op de website. Dit lespakket is gebaseerd op stukken uit het archief van het Provinciaal Bestuur. Het is bedoeld voor de bovenbouw van HAVO en VWO. Leerlingen van het Oosterlichtcollege in Nieuwegein evalueerden het pakket. In 2004 werkte Mieke Heurneman in opdracht van Het Utrechts Archief aan een lespakket met als onderwerp vrouwengeschiedenis. Studenten van de Hogeschool Utrecht (School voor Journalistiek) en de Rijksuniversiteit Utrecht kregen in 2004 speciale rondleidingen als introductie op archiefonderzoek. Van allerlei verschillende onderwijsinstellingen namen in totaal 748 personen deel aan een rondleiding of een speciaal project voor het onderwijs. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/11

13 Cursussen en rondleidingen De Open Dag, 30 oktober 2004: Een bezoeker vertelde dat hij als betonvlechter in de jaren '60 van de twintigste eeuw had meegewerkt aan de bouw van het archief en dat hij toch eindelijk wel eens wilde kijken hoe het was geworden. Het bestaande cursusprogramma, met onder andere cursussen paleografie en genealogie voor beginners en gevorderden, is in 2004 voortgezet. Aan het cursusprogramma namen 115 personen deel. Nieuw was de workshop Boerderijonderzoek. Ook nieuw, en tevens een primeur, was de on-line cursus archiefonderzoek. Bezoekers kunnen zich zo in twintig minuten voorbereiden op een fysiek bezoek aan Het Utrechts Archief en het doen van onderzoek in originele archiefstukken. Voor de 'gewone' rondleiding was dit jaar veel belangstelling vanuit instanties die archief bij ons in bewaring hebben gegeven of zullen geven, zoals Huis Amerongen, studentenvereniging Unitas en de Samen-opwegkerk. De afdeling Utrecht van de Nederlandse Genealogische Vereniging kwam op bezoek met twee groepen cursisten. In mei kwam een grote groep archivarissen uit Tsjechië langs. In totaal namen 162 personen aan deze rondleidingen deel. Project 1000 jaar migranten In 2004 werd samen met het Centraal Museum een projectopzet gemaakt voor een vaste tentoonstelling, een reizende tentoonstelling, een publicatie en educatieve activiteiten rondom het thema '1000 jaar Utrechtse migranten'. Voor de twintigste eeuw zal hierbij de nadruk liggen op de levensverhalen van voormalige gastarbeiders van de Demka, de Utrechtse staalgieterij die van 1914 tot 1983 in Zuilen was gevestigd. In 2004 werden door studenten van de Universiteit Leiden onder leiding van dr. Marlou Schrover interviews met oud-werknemers van de Demka afgenomen. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/12

14 Fotodienst De Fotodienst kreeg in 2004 te maken met de gevolgen van de gemeentelijke bezuinigingen: ambtenaren grepen zelf naar de digitale camera. Maar kwaliteitsverschil en de mogelijkheid voor nabestellingen uit het fotoarchief brengen de klanten toch weer terug. De Fotodienst schafte in 2004 een groot formaat printer aan die gebruik maakt van gepigmenteerde UV-werende inkten. Hiermee kan ook op aquarelpapier en op linnen worden geprint. Een greep uit de verschillende opdrachten: het werkbezoek van minister De Graaf in februari, de première van 'Les Indes galantes' in de Stadsschouwburg, bijgewoond door H.M. de Koningin, de Nacht van de Poëzie en de viering van 112,5 jaar Huize Molenaar met oud-burgemeester Vonhoff. De Fotodienst maakte diverse reportages in het kader van de viering van 750 jaar gotische Dom. Voor het boek 'Hoge Dijken, Diepe Gronden. Land en water tussen Rotterdam en Gouda'. werden in opdracht van het Hoogheemraadschap Schieland meer dan 300 kaarten en archiefstukken gescand. De Fotodienst maakte traditiegetrouw de foto's voor de Monumentenkalender 2005, die in het teken van 'water' staat. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/13

15 De open dag, 30 oktober 2004: Een klein meisje dat op de restauratieafdeling geweest is, verklaart: 'Ze hebben daar allemaal vieze boeken.' Naamsbekendheid Het Utrechts Archief haalde in 2004 ongeveer honderdtwintig maal de krant of nieuwspagina s op internet. Daarnaast werd meegewerkt aan nog eens acht radio/tv-uitzendingen van lokale omroepen. De wijkboeken, de Sinterklaasverkoop, het cursusprogramma, de verbouwing van de lift en de depots, de toevoeging van de beeldbanken aan de website, de overdracht van de muziekbibliotheek van Huis Amerongen: er was nieuws genoeg. Er was veel aandacht voor de films. Het Utrechts Archief werkte mee aan de samenstelling van de filmcompilatie Terug naar de toekomst die op 18 januari tijdens de manifestatie De Slapeloze Nacht in Muziekcentrum Vredenburg werd vertoond. Ter gelegenheid van de toevoeging van de beeldbanken aan de website was in de maand oktober een powerpointpresentatie te zien in de etalage van boekhandel Broese aan de Stadhuisbrug. Het Utrechts Archief was aanwezig bij de cursusmarkt op 28 augustus in de Gemeentelijke Bibliotheek op de Stadshuisbrug en op de Open Monumentenmarkt op het Domplein tijdens Open Monumentendag. De Landelijke Archievendag op zaterdag 30 oktober werd door 218 personen bezocht. Deze Landelijke Archievendag was de start voor de Week van de Geschiedenis. Samen met het Erfgoedhuis Utrecht organiseerde Het Utrechts Archief tijdens deze week een fotowedstrijd en de verkiezing van de grootste Utrechter. De fotowedstrijd werd gewonnen door Martin Schoonman met een foto van een duif op een waterspuwer van de Domtoren. Tot grootste Utrechter werd Belle van Zuylen uitverkozen. Het Utrechts Archief werkte mee aan de speciale rubriek in het Utrechts Nieuwsblad ter gelegenheid van de Week van de Geschiedenis. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/14

16 De open dag, 30 oktober 2004: Een mevrouw die tijdens de open dag op de restauratieafdeling heeft rondgekeken en uitleg heeft gekregen over het aanvezelen van papier, vindt het maar moeilijk te begrijpen. Als zij een mooi gerestaureerd boek te zien krijgt, vraagt zij: 'Maar u heeft toch ook nog wel het origineel?' Stichting vrienden van Het Utrechts Archief Het ledental van de Stichting Vrienden van Het Utrechts Archief bedroeg in december 2004 in totaal 159. Het bestuur heeft zich in dit jaar vooral ingezet voor het vergaren van fondsen voor De getekende stad. Utrecht in oude tekeningen Dit boek zal in 2005 op Open Monumentendag worden gepresenteerd. De jaarlijkse activiteit van de Vrienden bestond uit een exclusieve avondrondleiding door de Domkerk in het kader van het 750-jarig bestaan van de gotische Dom. De opkomst was groter dan verwacht: 45 personen meldden zich aan. Twee rondleiders lieten de Vrienden alle bijzondere plekjes van het oude gebouw zien. De Vrienden kregen speciaal bericht van de verbouwing, zodat zij het nieuws niet uit de pers hoefden te vernemen. Op de jaarlijkse Sinterklaasverkoop werden de Vrienden in de gelegenheid gesteld, voorafgaande aan de opening, een eerste keuze te maken. Vooral voor de tafels van de Fotodienst was veel belangstelling. Historisch onderzoek Het Utrechts Archief werkte in 2004 mee aan tal van publicaties. In dit jaar verschenen twee nieuwe wijkboeken: deel 3, over de wijk West (Lombok/Transvaal, Oog in Al/Halve Maan, Nieuw Engeland/Majellapark, Schepenbuurt en Lage Weide) en deel 4, over de wijk Zuidwest: Dichterswijk, Rivierenwijk, Transwijk en Kanaleneiland). In de reeks van Waanders verscheen het Fotoboek Utrecht met foto s uit de collectie beeldmateriaal van Het Utrechts Archief en teksten van Bettina van Santen. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/15

17 Wijkboek West: een aanrijding te zien tussen een tram en een bus op de hoek van de Vleutenseweg en de Catharijnesingel. Het tijdschrift Achter Utrechtse Gevels ging in 2004 van start als een samenwerkingsproject van uitgeverij Waanders en Het Utrechts Archief. Medewerkers van Het Utrechts Archief leverden bijdragen aan het deel Heuvelrug 1 in de serie Utrechtse Biografieën, aan het deel over Vleuten-De Meern in de reeks Kadastrale atlas van de provincie Utrecht en aan Met hand en hart. Zeven eeuwen smedengilde en Eloyengasthuis in Utrecht Inspectie en relatiebeheer Aanwinsten Archieven De verbouwing van de depots bracht de noodzaak met zich mee het aantal aanwinsten over 2004 te beperken. Overgebracht werden archieven van de burgerlijke stand over de periode en de archieven van de JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/16

18 arbeidsvoorziening Van de archieven van de notarissen over de periode en de archieven betreffende de gemeente Vianen werd de overbrenging uitgesteld. Ook de overbrenging van de archieven van de Centrale organen van de Nederlandse hervormde kerk 16 de -20 ste eeuw is uitgesteld. In totaal gaat het hierbij om 365 strekkende meter archief. De muziekbibliotheek van Huis Amerongen werd in 2004 formeel overgedragen. Andere aanwinsten waren onder andere: een aanvulling op het archief van het Metropolitaan kapittel van de Oudkatholieke kerk , een aanvulling op het archief van de Oud-katholieke parochie van St. Gertrudis 18 de -20 ste eeuw, het archief van de Utrechtse Schoolvereniging en het archief van de Vrijgemaakt-gereformeerde kerk Utrecht-Centrum Boeken en tijdschriften Het totaal aantal nieuwe boeken en tijdschriftabonnementen bedroeg 541. Behalve nieuwe uitgaven waren daar ook enkele oude en bijzondere boeken bij. Levensgeschiedenis en Gods wonderlijke leiding van Jansje Storm, gevonden op de Keizersgracht te Amsterdam 1834, en overleden te Utrecht den 10 Mei 1908 door W. Vermeer is het verhaal van de vondeling Jansje Storm. Jansje woonde een aantal jaren in huis bij de auteur van het boekje, voorganger bij de Christelijk Gereformeerde gemeente van Vianen. Ons werk aan de Grebbe door N.J.A. van Exel en Joh. Gerritsen Jr. bevat de ervaringen van de veldpredikers bij het 8 e en 19 e Regiment Infanterie in JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/17

19 Beeldmateriaal De belangrijkste aanwinsten voor de collectie Beeldmateriaal bestonden uit bewegend beeld. Het Utrechts Archief verwierf in 2004 vijf 8mm-films die in de jaren gemaakt werden door J.W.L. Adolfs in de dorpen Jutphaas, Loenen, Maarn, Vreeland en Vreeswijk plus een 16mm-film over de tegelfabriek Westraven in Utrecht, gemaakt in Een bijzondere aanwinst was ook het losbladige album met 59 foto s die in de jaren in de stad en de provincie Utrecht werden gemaakt door een Duitse militair. Hij beklom de Domtoren, wandelde door de stad en maakte een kano-tocht over de Kromme Rijn, kortom, hij gedroeg zich als een toerist die alleen de leuke dingen vastlegt. Toegankelijk maken Archieven Nieuwe inventarissen In 2004 kwamen de volgende inventarissen gereed: - de Christelijke Philantropische Inrichtingen te Doetinchem - het Hervormd Opleidingscentrum Ruimzicht te Doorn Deze inventarissen werden samengesteld door de heer Van Hoogstraten, één van de medewerkers die op vrijwillige basis bij Het Utrechts Archief werkzaam is. - Armenraad/Sociale Raad te Utrecht. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/18

20 Aanvullingen op de onderstaande archieven en collecties werden geïnventariseerd: - Collectie Utrechts Verzet - Rijkswaterstaat - Dienstencentrum Leeuwenberghgemeente te Utrecht - NV Utrechtse manege - Algemene Nederlandse Vrouwenvereniging Tesselschade-Arbeid Adelt (afdeling Zeist en omstreken) - NS Rapporten Het werk aan de grote inventarisatieprojecten, het archief van het gemeentebestuur Utrecht en het archief van het Kadaster Utrecht en Amersfoort, ging in 2004 door. De inventaris van het archief van het gemeentebestuur Utrecht zal in 2005 worden afgerond. In de reeks Toegangen van Het Utrechts Archief verscheen deel 6: Inventarissen van de archieven van kapittels en kloosters onder het bestuur van de Staten van Utrecht. Dit betreft de volgende kloosters: - Het Kapittel van de H. Drievuldigheid en St. Servaas in de St. Cunerakapel in het slot Ter Horst bij Rhenen. - Het Kapittel van memorieheren in de parochiekerk van St. Jan Evangelist te Montfoort. - Het Kartuizerklooster Nieuwlicht bij Utrecht. - Het Agnietenklooster te Rhenen. - Het St Maria Magdalenaklooster van de dominicanessen te Wijk bij Duurstede. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/19

21 De inventarisatie werd uitgevoerd door de heer Van Kalveen, één van de medewerkers die op vrijwillige basis bij Het Utrechts Archief werkzaam is. In 2004 is in totaal 830 strekkende meter archiefmateriaal ontsloten. Bouwtekeningen Vleuten-De Meern op de website Aangepaste inventarissen In de voorgaande jaren zijn 122 geïnventariseerde archieven opnieuw onder handen genomen om ze geschikt te maken voor het geautomatiseerd aanvragen van archiefstukken. Er zijn deelbeschrijvingen gemaakt, zodat iedere verpakkingseenheid een eigen nummer en een eigen beschrijving heeft. Dat had tot gevolg dat de inventarissen moesten worden aangepast. In 2004 kwamen 23 aangepaste inventarissen gereed en nog eens 24 inventarissen verkeren in de eindredactiefase. Van 17 archieven is de inventaris aangepast. Het ging daarbij om inventarissen die in de dienstverlening problemen gaven door bijvoorbeeld het ontbreken van een inleiding. Inventarissen op internet Het Utrechts Archief bereikte in 2004 een mijlpaal in de dienstverlening. De bouwvergunningen van de voormalige gemeente Vleuten-De Meern uit de periode met de bijbehorende tekeningen zijn vanaf oktober 2004 te raadplegen via de website. De inventaris van de Muziekbibliotheek van Huis Amerongen is voorzien van enkele muziekfragmenten. Bijna 500 inventarissen werden in 2004 gereed gemaakt voor plaatsing op de website. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/20

22 Indicering Notaris, de index op de notariële protocollen van de stad Utrecht uit de periode , bevatte op 31 december uittreksels van akten met de bijbehorende scans van de originele akten. In 2004 werden uittreksels gemaakt en gecontroleerd, uittreksels ingevoerd en akten gescand. Uittreksels van akten werden gedurende het jaar toegevoegd aan de database. Op 31 december 2004 waren nog eens uittreksels van akten in verschillende fasen van bewerking. GenLias: Genlias, de generale index op de registers van de burgerlijke stand, de memories van successie en de doop-, trouw- en begraafregisters, bevatte op 31 december 2004: - alle huwelijksakten van de provincie Utrecht in de periode overlijdensakten uit de periode van diverse plaatsen in de provincie Utrecht geboorteakten uit de periode van diverse plaatsen in de provincie Utrecht memories van successie van diverse plaatsen in de provincie Utrecht rooms-katholieke doopregistraties van de stad Utrecht In 2004 werden overlijdensakten ingevoerd en akten op juiste invoer gecontroleerd, geboorteakten ingevoerd en op juiste invoer gecontroleerd en memories van successie ingevoerd en op juiste invoer gecontroleerd. Alle invoerwerkzaamheden zijn uitgevoerd door een vast team van vrijwilligers, die elke week één dagdeel aanwezig zijn. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/21

23 Het aantal indexen groeit nog steeds. De vorderingen in 2004: - Resoluties Momboirkamer (SA II, inv.nr. 1386; totaal records). In 2004 voltooid na de invoer van de laatste records. - Besogneregisters Momboirkamer (SA II, inv.nr. 1385; totaal records). In 2004 voltooid na de invoer van de laatste records. - Bouwtekeningen Haarzuilens, Oudenrijn, Veldhuizen, Vleuten (totaal 1.470). In 2004 voltooid na de invoer van 700 records en de controle van records. Deze index is gemaakt voor de website. De volgende projecten werden in 2004 voortgezet: - Bedelingsregisters van de Nederlandse hervormde diaconie van Utrecht, (inv.nrs. 1-10, ; totaal records). In 2004 zijn records ingevoerd. - Controle nominatief, Volkstelling Utrecht 1813 (SA III, 613; totaal records). De invoer gereed, maar er moeten nog records op juiste invoer worden gecontroleerd. - Bijzondere registers (Bevolkingsregister Utrecht, inv.nrs ; totaal records). Ingevoerd records. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/22

24 De inventarisatie van het omvangrijke archief van het gemeentebestuur Utrecht is bijna voltooid! Werkgroep paleografie De werkgroep Latijnse paleografie heeft haar werkzaamheden afgesloten. De laatste transcripties betroffen charters uit de Stads- en Bewaarde archieven en brieven uit het familiearchief Booth. De transcripties van de charters zijn inmiddels op de studiezaal voor bezoekers in te zien. Bibliotheek Alle 541 nieuwe boeken en nieuwe tijdschriftabonnementen werden in 2004 beschreven. Ook 652 tijdschriftartikelen uit lopende series en 376 boeken en tijdschriften van de Stichting Spoor- en Tramwegverzamelingen werden beschreven. Uit de bibliotheek van het Zeister Zendingsgenootschap werden 767 titelbeschrijvingen geschikt gemaakt voor opname in de bibliotheekcatalogus VUBIS. De catalogus bevatte op 31 december 2004 in totaal titels. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/23

25 Beeldmateriaal In 2004 werden 5101 foto s beschreven. Daarbij waren foto s van de Fotodienst van Het Utrechts Archief, foto s van de Dienst Openbare Werken van de gemeente Utrecht, foto s van architectenbureau Op ten Noort Blijdenstein, foto s van F.J. Lem, foto s van rollend materieel uit de collectie De Pater en foto s en prentbriefkaarten van Driebergen- Rijsenburg en Wijk bij Duurstede. Daarnaast werden 1073 tekeningen en prenten opnieuw beschreven waardoor zij ook geschikt werden gemaakt voor opname in de Beeldbank 1600-heden. In totaal werden beschrijvingen ingevoerd voor de Beeldbank. De Beeldbanken heden en Spoorwegen bevatten op 31 december 2004 in totaal beschrijvingen. Materieel Beheer Restauratie De prioriteit voor materieel beheer ligt bij de behoefte van de bezoeker. In 2004 werden dertien inventarisnummers uit verschillende archieven op verzoek van bezoekers gerestaureerd. Daarnaast werden nog eens 2670 bladen uit negenentachtig inventarisnummers uit Stadsarchief I en II, uit de Bewaarde Archieven I en II, uit het archief van het Kapittel van de Dom en uit het archief van het dorpsgerecht van Jaarsveld gerestaureerd. Andere projecten waren: - 13 inventarisnummers ten behoeve van tentoonstellingen van derden - 19 inlijstingen van foto s ten behoeve van een eigen tentoonstelling - 27 bibliotheekbanden - 8 beelddocumenten - 28 beelddocumenten (nieuwe aanwinsten) JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/24

26 - 673 charters werden ingeseald. Daarmee is het insealen van charters, een project waarmee 35 jaar geleden werd begonnen, definitief afgerond bladen uit 250 inventarisnummers uit de Collectie Beeldmateriaal van de Evangelische Broedergemeente Zeist De controle op de juistheid van de in ABS/Archeion opgenomen gegevens betreffende nietraadpleegbare inv.nrs. werd voortgezet. Een stagiair van de Reinwardt Academie rondde onder begeleiding van de vakspecialist de samenstelling af van een calamiteitenplan voor de archieven en collecties. Er werd een projectgroep ingesteld om op basis hiervan een concreet collectiehulpverleningsplan voor HUA op te stellen. Verder stelde de vakspecialist adviezen op over depotvloeren, verbouwing depots en opslag fotografisch materiaal. Verpakking Een opsomming van de werkzaamheden in 2004: m 1 archivalia werden voorlopig verpakt zodat zij in verband met de herinrichting van de depots transportabel waren m 1 archivalia werden definitief verpakt volgens de normen van het Deltaplan Cultuurbehoud, waaronder 690 m 1 van het archief van het gemeentebestuur van Utrecht , dat JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/25

27 vanwege de omvang (1200 m 1 ) bewerkt wordt door enkele tijdelijke projectmedewerkers m 1 niet-gemelinexte charters van het Domkapittel werden herverpakt in standaarddozen bouwtekeningen werden in zuurvrije dozen verpakt m 1 bevolkingskaarten werden in daarvoor bestemde dozen verpakt. Depotbeheer De acht depots van de R-toren werden voorzien van een nieuwe metalen dekvloer ter vervanging van de ondeugdelijk gebleken coating. Tevens werden twee depots ingericht met verrijdbare stellingen, waardoor de beschikbare ruimte optimaal kan worden benut. Hierdoor moesten alle archieven en collecties tijdelijk worden verplaatst, deels ook naar archiefbewaarplaatsen elders. Aan het einde van het verslagjaar waren zeven van de acht depots weer volledig ingericht. De hangende charters van zowel rijk als gemeente, die verschillende ophangmethoden kennen, werden in deels gekoppelde, aangepaste standaard-stellingen geplaatst. Dankzij speciale legborden die doorschuiven verhinderen, konden ook de bibliotheekwerken in de standaard-stellingen worden geplaatst. De plannen voor de inrichting van de te verbouwen G-toren werden afgerond. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/26

28 Reproductie De volgende bestanden werden verfilmd/gescand: - Het project verfilming huwelijkse bijlagen van de gemeenten in de provincie Utrecht werd voortgezet. Van slechts een deel van deze bijlagen waren microfiches van kwalitatief voldoende niveau beschikbaar. De financiering is als volgt geregeld: 1/3 voor de provincie Utrecht, 1/3 voor de betreffende gemeente en 1/3 voor HUA. De bijlagen van de volgende (huidige) gemeenten werden (deels) verfilmd: Amerongen, Baarn, Bunnik, Driebergen-Rijsenburg, Eemnes, Houten, Leusden, Nieuwegein en Wijk bij Duurstede. De gemeente ontvangt een duplicaat. - Utrechts Nieuwsblad, jaargang Momboirkamer: besogneregisters, ; resoluties, ; comparantenregisters, ; verzoekschriften, Registers van de Burgerlijke stand: Tienhoven, ; geboorten Overlangbroek, Nederlangbroek en Hardenbroek, 1811; overlijdensakten Overlangbroek en Nederlangbroek, Memorieboeken van het St. Nicolaasklooster, het St. Ceciliaklooster en het Kartuizerklooster Nieuwlicht te Utrecht. De scanning werd bekostigd door het NIWI te Amsterdam. JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/27

29 De organisatie Onderdelen Gerealiseerde uren 2004/2003 Formatief Niet-formatief Aantal % Aantal % % % Beleid en algemeen management Management ,5% Ondernemingsraad ,6% ,1% Personeelszaken ,1% 882 P.R ,3% Totaal ,5% ,1% Middelen Administratie ,9% 5 Facilitair beheer ,6% ,0% Automatisering ,8% ,1% Totaal ,3% ,1% Beheer Inspectie,Acquisitie en materieel beheer ,3% ,2% Inventarisatie en indicering ,2% ,8% Bibliotheek en Beeldmateriaal ,4% ,1% Historisch onderzoek en publicaties ,6% Totaal ,5% ,0% Publiek Studiezalen ,5% ,6% Educatie ,3% Fotodienst ,0% ,6% Totaal ,8% ,2% Overige uren Opleiding ,1% ,1% Indirekte uren ,9% ,9% Verbouwing/verhuizing ,0% ,6% Totaal ,0% ,7% Totaal gewerkte uren ,0% ,0% JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/28

30 Enige financiële aspecten De rekening 2004 op hoofdlijnen Exploitatie ( x ) Begroting Realisatie Verschil Baten Bijdrage Gemeente/Rijk Subsidie/projecten Overig Totaal baten Directe lasten Personeelskosten Activiteiten Projecten Overige Indirecte lasten Middelen Reserve / voorzieningen Afschrijvingen Totaal lasten Resultaat 2004 voordeel De balans ( x ) Actief 31 dec dec 2003 Materiële vaste activa Kortlopende voderingen Voorraden Liquide mid9delen Nadelig saldo Totaal Passief Eigen vermogen Voorzieningen Kortlopende schulden Voordelig saldo Totaal JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/29