STUDIEZAAL REGLEMENT MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN NATIONAAL ARCHIEF SURINAME

Transcriptie

1 MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN NATIONAAL ARCHIEF SURINAME STUDIEZAAL REGLEMENT Nationaal Archief Suriname (NAS) Publieksdiensten/Studiezaal Mr. Jagernath Lachmonstraat 174 Tel.: toestel 106 (medewerkers Studiezaal) toestel 107 (Chef Studiezaal) Fax: Paramaribo-Suriname Januari 2013

2 WELKOM IN DE STUDIEZAAL In de studiezaal van het NAS kunt u terecht voor genealogisch en historisch onderzoek. Het raadplegen van materiaal is kosteloos. De studiezaal telt ongeveer veertig zitplaatsen. In dit reglement zijn de regels en instructies opgenomen, waaraan u zich als bezoeker zal moeten houden bij uw bezoek aan de studiezaal. Indien u nog andere vragen heeft, stelt U die gerust aan de medewerkers, wij zijn U graag van dienst! Als bezoeker van de studiezaal van het NAS, dient u zich bij het binnentreden aan de volgende huisregels te houden: 1. Iedere bezoeker die toegelaten wil worden tot de studiezaal, dient zich te registreren met een geldige legitimatiebewijs (ID kaart, paspoort, rijbewijs). U moet zich ook bij elk volgend bezoek inschrijven bij de balie van de studiezaal. 2. Tassen kunt u deponeren in een afsluitbaar kluisje bij de receptie. Gelieve vooraf alle benodigdheden mede te nemen. Een laptop mag, zonder tas, meegenomen worden naar de studiezaal. Indien uw laptop tas niet in het kluisje past, kunt u deze achterlaten bij de balie in de studiezaal. Het NAS aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, diefstal of beschadiging van in bewaring gegeven eigendommen. 3. Als bezoeker heeft u uitsluitend toegang tot de studiezaal, sanitaire voorzieningen en de kantine. De toiletten bevinden zich naast de kantine. Deze zijn alleen toegankelijk met de sleutel die in de bak op de balie ligt. Personen die slecht ter been zijn kunnen gebruik maken van het invalidentoilet. Deze bevindt zich eveneens naast de kantine. 4. Voor de toezicht en veiligheid bij de receptie en in de studiezaal, is videobewaking aanwezig. 5. U dient altijd de aanwijzingen van de studiezaalmedewerkers op te volgen. De medewerkers van de studiezaal zijn beschikbaar voor vragen, opmerkingen en uitleg. Zij bieden hulp bij het onderzoek. Het onderzoek dient echter zelf te worden verricht. 6. Voor de orde en rust in de studiezaal dient U uw mobiel op silent te doen. Gesprekken kunt U in de kantine of buiten het gebouw voeren. Gesprekken in de studiezaal zijn niet toegestaan. 7. Archiefonderzoek doen vergt tijd en concentratie. Een rustige omgeving is daarbij erg belangrijk. Het wordt daarom zeer op prijs gesteld als U hier rekening mee houdt tijdens uw verblijf in de studiezaal. 8. Voor alle publieksruimten geldt een rookverbod. Verder is het ten strengste verboden om te eten en te drinken in de studiezaal. Als U behoefte hieraan heeft kan dat in de kantine. 9. Voor een overzicht van de toegankelijke archieven en wat er bewaard wordt in het NAS, kunt u gebruik maken van het archievenoverzicht, de archief toegangen/inventarissen of zich wenden tot de studiezaal medewerkers. 10. Het gebruik van ballpoint of vulpen is niet toegestaan, dit om mogelijke beschadiging van de archiefstukken te voorkomen. Er zijn potloden beschikbaar in de studiezaal.

3 11. Het is verder niet toegestaan in het ter beschikking gestelde materiaal aantekeningen te maken, vouwen te leggen of op andere wijze beschadigingen te veroorzaken, noch de volgorde van los aangetroffen stukken te wijzigen, schrijfpapier of arm op de stukken te leggen of op stukken te leunen. Het bevochtigen van de vinger bij omslaan is niet toegestaan. U mag verder geen archiefstukken of dozen op de grond neerzetten. (15) minuten. Er mogen niet meer dan 3 archiefdozen tegelijk worden aangevraagd. Als u nieuwe stukken wilt inzien, moet u de eerder aangevraagde stukken inleveren bij de balie. U kunt stukken aanvragen tot een kwartier vóór sluitingstijd van de studiezaal. 14. Als U klaar bent met het bestuderen van de stukken, kunt u ze op uw tafel laten staan. Indien U de stukken wilt laten reserveren voor de volgende dag, dient dat doorgegeven te worden bij de balie. Stukken kunnen maximaal voor twee (2) dagen worden gereserveerd. 15. In de studiezaal staan een aantal computers ter beschikking. Hierop zijn digitale bestanden van archieven, archiefinventarissen en een aantal databases te raadplegen. Op aanwijzing van de studiezaal medewerkers kunt u hiervan gebruik maken. 16. Het is niet toegestaan prive zaken in te voeren op de computers in de studiezaal. Ook het gebruik van een memory stick is niet toegestaan. De computers zijn uitsluitend ten behoeve van raadpleging van de digitale bestanden en de archiefinventarissen. (bron: Voorkomen is beter dan genezen) 12. Stukken kunt U aanvragen middels een aanvraagformulier bij de balie. Als bezoeker bent u persoonlijk aansprakelijk voor de aangevraagde stukken. Wij verwachten dat u uiterst voorzichtig bent bij het raadplegen van de stukken. 13. Het aantal aan te vragen archiefdozen of inventarisnummers is gesteld op drie (3) en de wachttijd hierbij is minimaal vijftien 17. De archiefstukken worden niet uitgeleend, wel worden er kopieën van gemaakt, door inschakeling van de studiezaal medewerkers. Bij een grote hoeveelheid fotokopieën kan levering op een andere tijdstip plaatsvinden. In dit geval bent U verplicht een voorschot te betalen. Een overzicht van de geldende tarieven vindt u in de studiezaal bij de balie. Betaling van kopieën kan alleen contant. Documenten die (zwaar) beschadigd zijn of waarop beperkende bepalingen rusten worden niet gekopieërd.

4 - Huwelijken/Echtscheidingen 75 jaar - Overlijden 50 jaar 18. Veel archivalia zijn vanwege de kwetsbaarheid verfilmd op microfiche of -film. Bezoekers zijn niet toegestaan zelf microfiches en/of -films uit de ladekast te pakken. Dit gebeurt door de studiezaal medewerker. 19. Er zijn bepaalde beperkingen voor het raadplegen van origineel archiefmateriaal, namelijk: - materiaal dat in slechte staat verkeert. - als het NAS bezig is met de inventarisatie van het archief. - materiaal dat bij overbrenging aan beperkende bepalingen is onderworpen. - als er een duplicaat (dubbel) of substituut (vervanger) aanwezig is (fiches, films, digitale bestanden). 20. Bezoekers mogen uitsluitend met toestemming van de studiezaal medewerker archiefstukken die openbaar zijn fotograferen/filmen. Bij gebruikmaking van afdrukken of foto s van archiefstukken ten behoeve van publicatie dient u een bronvermelding op te nemen. 21. Voor sommige archieven geldt een openbaarheidbeperking. U kunt deze alleen inzien met schriftelijke toestemming van de betreffende archiefvormer. Archieven die persoonsgegevens bevatten zijn raadpleegbaar met inachtneming van de openbaarheidsbeperkingen die door ons worden gehanteerd nl.: C.B.B.-archief met inachtneming van de volgende termijnen: - Geboorten/Erkenningen 100 jaar Het archief van het Hof van Justitie: Raadpleging alleen na schriftelijke toestemming verleend door de Griffier van het Hof van Justitie. Stukken uit het Notarieël archief: Kunnen pas gelicht worden na toestemming van de Notarieël archiefbewaarder. Het archief van Domeinkantoor: Inzage en raadpleging uitdrukkelijk na schriftelijke toestemming van het Hoofd van Domeinkantoor. 22. Naast archieven beschikt het NAS ook over een bibliotheek ter ondersteuning van uw onderzoek. De boeken kunnen aangevraagd worden bij de balie, echter worden deze niet uitgeleend. 23. Bij beschadiging van archieven, kan U de verdere toegang tot het archief worden ontzegd. 24. Indien u informatie uit het NAS verwerkt in een publicatie, stellen wij het op prijs als u een exemplaar ter beschikking stelt aan het Archief. 25. Studiezaal medewerkers mogen ten alle tijden, indien er daartoe redenen bestaan, uw schrijfblok, laptop en andere spullen controleren bij het verlaten van de studiezaal. 26. In bijzondere gevallen kan het NAS besluiten tot het sluiten van de studiezaal of de dienstverlening tijdens openingstijden te beperken.

5 27. Bent u het niet eens met een beslissing van een medewerker die voortvloeit uit dit reglement, dan kunt u bezwaar maken bij de Chef van de Studiezaal of de Nationale Archivaris van het NAS. 28. Voor nadere inlichtingen kunt u bellen naar de studiezaal van het NAS op het telefoonnummer Chef Studiezaal toestel 107 en studiezaal medewerkers: toestel 106. Fax nummer of per brief Mr. Jagernath Lachmonstraat no. 174 aan de Chef van de Studiezaal. Het Nationaal Archief verwacht van u dat u zich houdt aan de gegeven aanwijzingen, dit in het belang van de orde en/of veiligheid. Bij weigering kan u verdere toegang tot het Nationaal Archief worden ontzegd. Wij wensen U veel succes bij uw onderzoek! Openingstijden studiezaal: maandag, woensdag & donderdag u u. dinsdag u u. vrijdag u u. zaterdag u u.