onderdelen inhoud en privacy. > Ter introductie Derde cyclus GBA-audit 2 Het inhoudelijk deel van de audit 3 Het procesmatige deel van de audit 4

Transcriptie

1 BPRkwaliteitsbrochure IN DIT NUMMER JUNI 2007 NR. 40 Ter introductie 1 Derde cyclus GBA-audit 2 Het inhoudelijk deel van de audit 3 Het procesmatige deel van de audit 4 Het privacydeel van de audit 4 Auditrapportage 5 Handreiking procesmatig deel GBA-audit 5 Toezicht College bescherming persoonsgegevens op de uitvoering van de (her)audit-gba 5 Vergoeding audit Gewijzigde Regeling periodieke audit GBA en Verdelingslijst gemeenten 6 Tijdig uitvoeren van de (her)audit GBA en tijdig toezenden van de managementsamenvatting en het controleverslag naar het agentschap BPR 7 Uitgangspunten bij de uitvoering van de inhoudelijke GBA-audit 8 Regeling bewaring GBA-bescheiden 16 Standpunt van het agentschap BPR naar aanleiding van vragen gemeenten 18 Initiële vulling SoFi-nummer 23 Onherstelbare fouten 24 Periodieke en éénmalige selecties/speciale acties 27 BPR Servicedesk, nieuw telefoonnummer 28 Ter introductie Op 1 juli van dit jaar start de nieuwe, 3e ronde voor de GBA-audit. Daarom is deze kwaliteitsbrochure geheel gewijd aan de GBA-audit en daarmee in het bijzonder interessant voor diegenen die betrokken zijn bij de uitvoering van de audit. De GBA-audit is vernieuwd op basis van de evaluatie die onder gemeenten is uitgevoerd. De drie onderdelen het inhoudelijke deel, het procesmatige deel en het privacydeel zijn in meer of mindere mate gewijzigd. Dit is in nauw overleg gebeurd met de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB). Ook de auditinstellingen die de resultaten van de processen en er zijn niet langer vragen opgenomen met betrekking tot onderwerpen die niet wezenlijk bijdragen aan de continuïteit, integriteit en exclusiviteit van de GBA. Ook is een nieuw onderdeel opgenomen voor de terugmeldvoorziening (TMV), die met de invoering van de GBA als basisregistratie tot stand komt. audit bij de gemeenten uitvoeren, zijn geraadpleegd. De digitale versie van de vragenlijsten voor het procesmatige deel kunt u eind juni a.s. De belangrijkste wijziging betreft het procesmatige deel van de audit. Deze wijziging bestaat er in de eerste plaats uit dat u als gemeente zelf meer verantwoordelijk wordt voor het procesmatige deel van de audit, via een zelfevaluatiemethode. Hiermee wordt de vinden op de website van BPR ( Hierover ontvangt u te zijner tijd nog nader bericht. Dit instrument is vergelijkbaar met dat van de zelfevaluatie reisdocumenten en er is een mogelijkheid tot benchmarken met andere gemeenten. gemeente nog meer betrokken bij dit onderdeel van de audit en is de audit niet alleen een controlemiddel voor het ministerie, maar vooral een kwaliteitsinstrument van de gemeente. De auditor beperkt zich tot het controleren van de juistheid van een aantal door de gemeente ingevulde antwoorden. Een tweede wijziging met betrekking tot het Op het procesmatige deel vindt een controle plaats door de auditinstelling. Deze controle heeft betrekking op een paar vragen en is vooral bedoeld om te bezien of u de vragenlijst goed heeft ingevuld. Van deze controle maakt de auditinstelling een apart rapport dat los staat van de rapportage van de procesmatige deel betreft de nieuwe vragenlijst. De vragen zijn specifieker gericht op de onderdelen inhoud en privacy. > BPR kwaliteitsbrochure is een periodiek uitgegeven door het agentschap BPR Het agentschap BPR is een onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

2 vervolg p.1 Het inhoudelijke deel waarin de persoonslijsten van gemeenten worden bekeken, heeft een paar wijzigingen ondergaan, die niet afdoen aan de opzet. Zo zijn meer documenten aangemerkt als brondocument. Tot nu toe betrof het met name de akten van de burgerlijke stand en rechterlijke uitspraken. Nu komen daar bijvoorbeeld ook de buitenlandse brondocumenten bij. De in de GBA opgenomen gegevens worden dus aan de hand van meer bronnen gecontroleerd. Dit komt de kwaliteit van de GBA ten goede. Het onderdeel privacy is op een paar kleine onderdelen aangepast. Zo is een vraag uit het privacydeel naar het procesmatige deel verhuisd. In dit traject wordt ook de verdere herziening van de audit GBA meegenomen. Verder is van belang dat het College bescherming persoonsgegevens strenger zal gaan toezien op het tijdig uitvoeren van de (her)audit door gemeenten. Ook hierover kunt u meer lezen in deze kwaliteitsbrochure. Tot slot en zeker niet onbelangrijk, vindt u in deze brochure informatie over hoe om te gaan met de zogenaamde onherstelbare fouten in het inhoudelijke deel van de audit. Dit is een steeds weer terugkerende vraag. Alle geldende regels worden hier op een rij gezet. Niet alle punten die bij de evaluatie van de tweede ronde audits zijn geconstateerd, zijn in deze wijziging van de regeling opgenomen. Dit komt omdat een aantal aanpassingen pas mogelijk is na wijziging van de Wet GBA of het Besluit GBA. Zoals wellicht bekend is, wordt deze wet- en regelgeving gewijzigd voor ondermeer de modernisering van de GBA. Ik hoop met deze brochure voldoende bij te dragen aan de door u uit te voeren audit en wens u daarbij succes. Guus Rutgers Directeur Agentschap BPR Derde cyclus GBA-audit Op 1 juli 2007 start de derde cyclus van de GBA-audit. De vernieuwing vloeit voort uit de evaluatie die na de tweede audit cyclus is uitgevoerd. De resultaten van die evaluatie zijn aanleiding geweest de Regeling periodieke audit GBA te wijzigen. De evaluatie wees uit dat de bestaande audit op een aantal onderdelen niet effectief genoeg is binnen de huidige GBA. Bovendien zou de audit in zijn huidige vorm minder toegesneden zijn op de ontwikkelingen in de gemoderniseerde GBA. Een algehele aanpassing van de audit is op dit moment echter nog niet mogelijk omdat de modernisering GBA nog gaande is. Daarom is ervoor gekozen dat de aanpassingen in de derde cyclus een opmaat dienen te zijn voor de toekomstige audit die past binnen de gemoderniseerde GBA. De belangrijkste wijziging die nu heeft plaatsgevonden betreft het procesmatige deel van de audit. Deze houdt in dat de vragenlijst is gewijzigd en daarnaast is dit onderdeel van de audit omgevormd tot een zelfevaluatie instrument. Ook het inhoudelijke deel en het privacydeel van de audit zijn gewijzigd, zij het minder vergaand dan het procesmatige deel. De wijziging van de Regeling periodieke audit GBA is gepubliceerd in Staatscourant 2007, nr. 43. In deze Kwaliteitsbrochure zal worden ingegaan op de belangrijkste wijzigingen in het inhoudelijke deel van de audit (waaronder de zogenaamde onherstelbare fouten ), het procesmatige deel en het privacydeel. De nieuwe verdelingslijst waarin wordt aangegeven in welke periode een gemeente de audit moet (laten) uitvoeren alsmede de circulaire betreffende de gewijzigde Regeling periodieke audit GBA, zijn als bijlage bij deze kwaliteitsbrochure opgenomen. 2 BPR kwaliteitsbrochure

3 Het inhoudelijk deel van de audit Het aantal bescheiden dat ten behoeve van de audit als brondocument wordt aangemerkt, is uitgebreid. Toegevoegd zijn nagenoeg alle documenten die worden genoemd in de Regeling bewaring GBA-bescheiden (Stcrt. 2005, 175). Deze regeling bepaalt hoe lang documenten die zijn gebruikt voor de verwerking van GBA-gegevens dienen te worden bewaard. De documenten zijn namelijk van belang voor de controle of de gegevens op de persoonslijst terecht en juist zijn opgenomen. Verderop in deze kwaliteitsbrochure treft u de regeling aan. In de circulaire betreffende de gewijzigde Regeling periodieke audit GBA is verduidelijkt dat aan de auditor slechts die brondocumenten hoeven te worden overgelegd die bij de gemeente aanwezig dienen te zijn of waarvan alsnog een exemplaar kan worden verkregen. Dat brondocumenten bewaard moeten worden, volgt reeds uit de Archiefwet De bij de audit over te leggen documenten worden genoemd in artikel 1, tweede lid, van de Regeling periodieke audit GBA. In onderdeel c. van het genoemde artikellid wordt verwezen naar Bijlage 4 bij die regeling. Bijlage 4 Documenten als bedoeld in artikel 1, tweede lid, onder c, Regeling periodieke audit GBA Bescheiden gebruikt voor de eerste inschrijving van betrokkene in Nederland, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd Bescheiden gebruikt bij opname, wijzigen en corrigeren van gegevens betreffende naam, geboorte, geslacht en afstamming in alle categorieën van de persoonslijst, bescheiden gebruikt bij het verwijderen van historische oudergegevens en bescheiden waaruit de datum rechtsgeldigheid van genoemde gegevens blijkt, voor zover die bescheiden niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd Bescheiden betreffende het opnemen, wijzigen van gegevens inzake het aangaan of het ontbinden van huwelijk/geregistreerd partnerschap, voorzover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd Verklaring onder eed of belofte, als bedoeld in artikel 36, tweede lid van de Wet GBA Bescheiden betreffende het naamgebruik Bescheiden afkomstig van de Nederlandse burgerlijke stand Bescheiden afkomstig van het persoonsregister, het archiefregister en het elektronisch hulpregister (voor zover dit de persoonskaarten vervangt) Kennisgevingen afkomstig uit het curateleregister en het gezagsregister Bescheiden betreffende de opschorting van de persoonslijst (niet zijnde overlijden) Bescheiden betreffende opname of wijziging in de documentindicatie (tot moment van opheffen van de opschorting) Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging, de verlening en het verlies van het Nederlanderschap, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van bijzonder Nederlanderschap, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van een niet-nederlandse nationaliteit, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft Aangifte van (her)vestiging in Nederland, van adreswijziging (niet zijnde emigratie) en overige bescheiden betreffende het verblijf en het adres Bescheiden betreffende het aanwijzen van instellingen, bedoeld in artikel 67 van de Wet GBA Bescheiden betreffende het bezit van een buitenlands reisdocument, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft Bescheiden betreffende het opnemen of wijzigen van gegevens met betrekking tot Nederlandse reisdocumenten, voor zover deze gegevens niet in de reisdocumentenadministratie ingevolge de Paspoortwet worden opgenomen Bescheiden betreffende het Nederlands kiesrecht, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft Bescheiden betreffende het Europees kiesrecht, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft Verzoeken betreffende de toepassing van artikel 102 van de Wet GBA Bescheiden verband houdend met de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie (waaronder verzoeken betreffende het inzagerecht) Alle overige bescheiden verband houdend met de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie (onder meer onderzoeksdossiers, bescheiden betreffende een procedure ingevolge artikel 83 Wet GBA) BPR kwaliteitsbrochure 3

4 Het procesmatige deel van de audit De vragenlijst is gewijzigd. Vragen met betrekking tot onderwerpen die niet wezenlijk bijdragen aan de continuïteit, integriteit en het exclusieve karakter van de GBA zijn niet langer opgenomen. De vragenlijst met betrekking tot het procesmatige deel vult de gemeente zelf in. Vervolgens wordt de ingevulde vragenlijst, tezamen met recente afschriften van bepaalde documenten, aan de auditor aangeboden. Tot zover is dit gelijk aan de twee voorgaande auditcycli. De verdere uitvoering is wel gewijzigd. De auditor beperkt zich in deze derde cyclus in eerste instantie tot het controleren van de door de gemeente zelf gegeven antwoorden op een aantal (hoofd)vragen en eventuele vervolgvragen. Voorbeelden van (hoofd)vragen zijn de vragen 1.1.1, en Voorbeelden van vervolgvragen zijn de vragen , en Eén dag voordat de auditor de controle gaat uitvoeren informeert hij bij het agentschap BPR welke vragen hij moet controleren (de door de minister aangewezen vragen). In ieder geval worden 6 willekeurig geselecteerde (hoofd)vragen gecontroleerd. Indien daar aanleiding toe is, kunnen extra, bewust gekozen vragen ter nadere controle worden aangewezen. De controle bestaat er uit dat, indien bij een (aangewezen) vraag bijvoorbeeld ja is geantwoord, de auditor nagaat of het antwoord inderdaad ja is. De auditor bepaalt naar eigen inzicht wat het antwoord op de vraag moet zijn. Om te bereiken dat de vragenlijst correct wordt ingevuld, is een uitgebreide handreiking opgesteld. De beantwoording van de aangewezen vragen kan onjuist blijken te zijn. In dat geval wordt aangenomen dat de beantwoording van de niet gecontroleerde vragen (mogelijk) ook fouten bevat. Indien uit de controle blijkt dat één of meer (hoofd)vragen dan wel twee of meer vervolgvragen onjuist zijn beantwoord, moet de beantwoording van alle vragen worden gecontroleerd. Deze controle wordt ook door de auditinstelling uitgevoerd. U dient zelf vast te stellen of voor onderdelen van het procesmatige deel een heraudit nodig is. Dit doet u nadat de aangewezen vragen of, indien van toepassing, de gehele vragenlijst is gecontroleerd. U houdt bij het vaststellen van de noodzaak tot een heraudit rekening met de uitkomsten van de controle. De vragenlijst kan digitaal worden ingevuld via de website van het agentschap BPR ( BPR > GBA > Audit 3e cyclus > Vragenlijst procesmatige deel. In de digitale vragenlijst is ook de handreiking verwerkt. Daarnaast is er een functie waarmee direct inzichtelijk wordt voor welke onderdelen een heraudit noodzakelijk is. Ook is er de mogelijkheid om de behaalde resultaten te vergelijken met die van andere gemeenten (benchmarking). De auditinstelling maakt een afzonderlijk verslag van de controle van het procesmatige deel. Dit verslag moet als bijlage bij een brief van burgemeester en wethouders zo spoedig mogelijk naar het agentschap BPR worden gestuurd, met daarbij gevoegd een afschrift van de vragenlijst die ter controle aan de auditor is overgelegd. Indien naar aanleiding van de controle de beantwoording is aangepast, dient tevens een juist ingevulde vragenlijst te worden meegestuurd. Burgemeester en Wethouders delen in hun brief tevens aan het agentschap BPR mede voor welke onderdelen van het procesmatige deel een heraudit, door de auditinstelling, moet worden uitgevoerd. Het privacydeel van de audit Het privacydeel is op een paar kleine onderdelen aangepast. Zo is onder andere een vraag uit de vragenlijst overgeheveld naar de vragenlijst bij het procesmatige deel van de audit, omdat het daar meer op zijn plaats is. Daarnaast zijn er vragen tekstueel gewijzigd. 4 BPR kwaliteitsbrochure

5 Auditrapportage De auditrapportage heeft in het vervolg alleen betrekking op het inhoudelijke deel en het privacydeel van de audit. Van de controle van het procesmatige deel van de audit maakt de auditinstelling, zoals aangegeven, een afzonderlijk verslag. De verplichting om de managementsamenvatting van de auditrapportage zo spoedig mogelijk naar het agentschap BPR te sturen, blijft ongewijzigd. Handreiking procesmatige deel GBA-audit Voor het procesmatige deel van de GBA-audit is een handreiking gemaakt die in opdracht van het agentschap BPR en in samenwerking met de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) tot stand is gekomen. Het boekje is bestemd voor alle betrokkenen bij het procesmatige deel van de GBA-audit. Daarbij kan gedacht worden aan: de hoofden Burgerzaken of Publiekszaken, de applicatiebeheerders GBA, de informatiemanagers, de gebouwbeheerders, de facilitair managers en de auditinstellingen. De handreiking richt zich uitsluitend op het procesgedeelte van de audit. Het geeft uitleg alsmede een toelichting op de te behalen resultaten. Doel is om zoveel mogelijk discussies en interpretatieverschillen te voorkomen: eenvormige uitleg en begrip van het gewenste c.q. vereiste resultaat op een manier dat dit voor gemeenten haalbaar, uitvoerbaar en controleerbaar is. De handreiking is te downloaden van de website van het agentschap BPR ( BPR > GBA > Audit 3e cyclus > Handreiking procesdeel audit. Daarnaast is de handreiking verwerkt in de digitale versie van de vragenlijst van het procesmatige deel van de audit. Toezicht College bescherming persoonsgegevens op de uitvoering van de (her)audit-gba In het najaar van 2006 is het College bescherming persoonsgegevens (CBP) door het agentschap BPR benaderd om handhavend te gaan optreden ten aanzien van gemeenten die niet tijdig een (her)audit-gba hebben laten uitvoeren. Begin 2007 heeft het CBP hiermee een start gemaakt door aan een tweetal gemeenten kenbaar te maken dat het CBP voornemens was een last onder dwangsom op te leggen. Beide gemeenten hebben inmiddels (alsnog) aan hun verplichtingen voldaan. Tussen het agentschap BPR en het CBP zijn afspraken gemaakt over handhaving wanneer door de gemeenten niet tijdig aan de verplichtingen inzake het laten uitvoeren van een GBA-(her)audit is voldaan. De 3e cyclus start op 1 juli Na afloop van een kwartaal brengt het agentschap BPR het CBP op de hoogte van de gemeenten die niet tijdig de (her)audit-gba hebben laten uitvoeren. Het CBP zal zich vervolgens beraden of het een last onder dwangsom zal opleggen. Indien het CBP het voornemen heeft om een last onder dwangsom op te leggen, zal het College van Burgemeester en Wethouders uitgenodigd worden voor een hoorzitting. Tijdens de hoorzitting wordt het College van Burgemeester en Wethouders in de gelegenheid gesteld om zijn zienswijze naar voren te brengen. Een ander onderdeel van de afspraken tussen het agentschap BPR en het CBP is dat de namen van de nalatige gemeenten op de website van het CBP zullen worden gepubliceerd. Het CBP heeft op zijn website ( zijn doelstellingen voor 2007 kenbaar gemaakt. Eén van de doelen voor 2007 is dat het CBP handhavend zal optreden ten aanzien van gemeenten die nalatig zijn om een (her)audit-gba te laten uitvoeren. BPR kwaliteitsbrochure 5

6 Vergoeding audit 2007 Gemeenten ontvangen een normvergoeding voor de kosten die zij hebben gemaakt in het kader van de uitvoering van de GBA-audit. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het aantal inwoners. Een normvergoeding wordt uitbetaald zodra het agentschap BPR van het gemeentebestuur de managementsamenvatting van een uitgevoerde GBA-audit heeft ontvangen. De normvergoedingen worden jaarlijks geïndexeerd. Hiervoor wordt het eerste in een jaar door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) gepubliceerde voorlopige indexcijfer inzake de CAO-lonen per uur inclusief bijzondere beloningen voor de commerciële dienstverlening over het daaraan voorafgaande jaar gebruikt. De normvergoedingen van een jaar zijn slechts van toepassing voor de audits die voor het desbetreffende jaar zijn ingepland conform artikel 53a van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Dus als een gemeente volgens de verdelingslijst van de GBA-audit in 2007 de audit moet uitvoeren, dan wordt de van toepassing zijnde normvergoeding voor 2007 uitgekeerd, ook als de uitvoering bijvoorbeeld pas in 2008 plaatsvindt. Vergoeding GBA-audit voor 2007 Gemeenteklasse 1 (minder dan inwoners): 3.978,- Gemeenteklasse 2 ( tot inwoners): 5.416,- Gemeenteklasse 3 ( of meer inwoners): 6.855,- Gewijzigde Regeling periodieke audit GBA en verdelingslijst gemeenten De Regeling periodieke audit GBA alsmede de verdelingslijst treft u bij deze kwaliteitsbrochure als bijlagen aan. De gewijzigde Regeling periodieke audit GBA alsmede de definitieve Verdelingslijst zijn ook te raadplegen op de website van het agentschap BPR ( BPR > GBA > Audit 3e cyclus > BPR2007/U BPR kwaliteitsbrochure

7 Tijdig uitvoeren van de (her)audit GBA en tijdig toezenden van de managementsamenvatting en het controleverslag naar het agentschap BPR Aan zowel het uitvoeren van de (her)audit-gba als het verzenden van de managementsamenvatting en het controleverslag van het procesmatige deel zijn termijnen verbonden. Bijgaand worden de wettelijke verplichtingen nog eens onder uw aandacht gebracht. Toezenden van de managementsamenvatting en het controleverslag procesmatig deel van de (her)audit Op grond van artikel 120a, derde lid, Wet GBA moet de gemeente een afschrift van de managementsamenvatting van de auditrapportage en van het controleverslag aan de minister zenden. Artikel 21a van de Regeling periodieke audit GBA bepaalt dat uiterlijk 4 maanden nadat met de uitvoering van de audit begonnen is de auditrapportage wordt vastgesteld. Voor het controleverslag geldt hetzelfde. Binnen één maand na de datum van de vaststelling moet op grond van artikel 21, derde lid, van de Regeling een afschrift van de managementsamenvatting dan wel van het controleverslag naar het agentschap BPR worden gezonden. Dezelfde termijnen gelden ten aanzien van een heraudit (artikel 24, zesde lid). Voorbeeld De gemeente moet in het vierde kwartaal van 2007 een audit uitvoeren. Met de uitvoering daarvan wordt op 10 november 2007 begonnen. Het concept van de auditrapportage c.q. van het controleverslag moet uiterlijk op 10 januari 2008 aan de auditee worden voorgelegd. De vaststelling ervan moet uiterlijk op 10 maart 2008 zijn geschied. Het afschrift van de managementsamenvatting dan wel van het controleverslag moet vervolgens uiterlijk op 10 april 2008 naar het agentschap BPR gezonden worden. Uitvoeren van de GBA-heraudit Artikel 21a lid 4 van de Regeling periodieke audit GBA in samenhang met artikel 120a, vijfde lid, Wet GBA schrijft voor dat de termijn van één jaar waarbinnen de GBA-heraudit moet worden uitgevoerd, aanvangt op het moment dat de auditrapportage is vastgesteld, dan wel op het tijdstip dat deze ingevolge het derde lid uiterlijk had moeten zijn vastgesteld. Voorbeeld De gemeente heeft op 15 december 2007 een audit uitgevoerd. Volgens artikel 21a Regeling periodieke audit GBA moet uiterlijk op 15 april 2008 de auditrapportage zijn vastgesteld. Uiterlijk 15 mei 2008 moet een afschrift van de managementsamenvatting en het controleverslag naar BPR worden gezonden. Uit de rapportage blijkt dat op één of meer onderdelen een heraudit moet worden uitgevoerd. Met die heraudit moet vervolgens binnen één jaar vanaf de datum van de vaststelling van de rapportage maar uiterlijk op 14 april 2009 zijn begonnen. De rapportage van de heraudit moet dan uiterlijk op 14 augustus 2009 worden vastgesteld. Tenslotte moet een afschrift van de managementsamenvatting betreffende de heraudit uiterlijk 14 september 2009 naar het agentschap BPR worden gezonden. BPR kwaliteitsbrochure 7

8 Uitgangspunten bij de uitvoering van de inhoudelijke GBA-audit Uitgangspunten bijlage bij brief van 1 maart 1999, nr. BPR99/U58398 Hieronder staan de afwijkingen beschreven die bij de steekproefcontroles t.b.v. de toetreding van gemeenten op de GBA als zogenoemde uitgangspunten zijn gedefinieerd (bijlage bij brief d.d. 2 december 1992, nr. GBA 92/4835) en nog steeds van kracht zijn. Deze afwijkingen worden niet meegerekend bij de vaststelling van het resultaat van de inhoudelijke audit. Van deze afwijkingen hoeft ook geen melding te worden gedaan in de auditrapportage en de gemeenten zijn niet verplicht ze te corrigeren Akte-aanduiding Indicatie geheim Dit gegeven mocht worden geconverteerd. Het aktenummer mocht slechts worden opgenomen als de akte daadwerkelijk was geraadpleegd. Toentertijd is geconstateerd dat op persoonslijsten ook aktenummers zijn vermeld, terwijl die akten of de daarop betrekking hebbende kennisgevingen niet waren geraadpleegd (omdat deze zich in een andere gemeente bevonden). Dat is toegestaan Beschrijving document Ingeval van conversie van PK naar PL zijn de toegestane waarden PK en (in de categorieën 01 en 51 ook) PKA. Toentertijd zijn echter ook de waarden pk, Pk, Pka, PKa en pka geconstateerd. Formeel is dat niet juist. Omdat de informatie echter identiek is, zijn deze niet gedefinieerde waarden toegestaan. Datzelfde geldt voor de vermelding van documenten die in vak 1 van de persoonskaart zijn vermeld. Alle daarin voorkomende documentaanduidingen zijn toegestaan. 01/ Beschrijving document Persoon Toentertijd is geconstateerd dat gemeentebesturen er, in het kader van binnengemeentelijk gebruik, toe zijn overgegaan om op basis van een huwelijksakte de aanduiding naamsgebruik op te nemen of te wijzigen. Tot 1 oktober 1994 is elke tekst die een indicatie geeft van het document toegestaan. Toentertijd is geconstateerd dat de aanduiding geheim adres op de persoonskaart tijdens de conversie naar de persoonslijst is vertaald naar een van de 7 codes indicatie geheim. De juiste code zou echter pas vastgesteld kunnen worden nadat daarover de ingeschrevene is geraadpleegd. Die verplichting is echter niet opgelegd. 08/ Aangifte adreshouding In het LO is voorgeschreven dat bij conversie dit gegeven altijd gevuld moet worden met de waarde A. Toentertijd is echter geconstateerd dat in deze rubriek alle mogelijke, in het LO genoemde, waarden voorkomen. Op basis van de toen vigerende regelgeving was dat ook toegestaan. Om die reden zijn deze andere waarden toegestaan Straatnaam Indien een historische straatnaam conform de schrijfwijze op de Persoonskaart ( PK ) is geconverteerd kan de schrijfwijze afwijken van de BOCOnorm. Daardoor is er echter nauwelijks of geen informatie verloren gegaan omdat de conversie van historische adressen optioneel was maar wel conform de PK. Dit is daarom toegestaan Postcode Toentertijd is geconstateerd dat bij geconverteerde historische adressen geen postcode was opgenomen. Vaak betrof dat adressen in een andere gemeente waarbij de postcode niet automatisch kon worden ingevuld, adressen die niet meer 8 BPR kwaliteitsbrochure

9 bestonden dan wel adressen waaraan nooit een postcode was toegekend. Het ontbreken van een postcode bij geconverteerde historische adressen is daarom toegestaan. 09/ Kind nummer van het reisdocument de waarde C (óf Cv óf Cm ) is toegevoegd (e.e.a. in combinatie met rubriek ) Nummer Nederlands reisdocument Toentertijd is geconstateerd dat, o.a. door het automatisch leggen van relaties tussen ouders en kinderen, voor 1 juli 1995 op PL-en kindgegevens zijn opgenomen die niet voorkwamen op de PK-en. In de meeste gevallen betrof het de PL van een vrouw. Formeel ontbrak echter de grondslag voor het opnemen van die kindgegevens omdat tot 1 juli 1995 het LO daartoe geen voorschriften bevatte. Het vóór 1 juli 1995 geautomatiseerd, op basis van een relatielegging, toevoegen van de kindgegevens aan de PL is echter toegestaan. 11/ Beschrijving document Gezagsverhouding In deze rubriek moest het nummer worden vermeld zoals dat in vak 23 van de Persoonskaart (PK) was vastgelegd. Dat betekende in de meeste gevallen een aaneengeschakelde combinatie van hoofdletter(s) en cijfers. Toentertijd is geconstateerd dat op Persoonslijsten (PL-en) geen hoofd- doch kleine letters waren opgenomen, dat er een spatie was aangebracht tussen de letter(s) en de cijfers, dan wel dat er spaties tussen letters en cijfers onderling voorkwamen. Formeel is dat niet juist. Omdat echter het nummer eenduidig te herleiden is tot het nummer dat op de PK was vastgelegd, is dat toegestaan Autoriteit van afgifte Ingeval er sprake was van voogdij van rechtswege was tot 1 oktober 1994 elke tekst die een indicatie gaf van het document acceptabel Soort Nederlands reisdocument Ingeval van bijschrijving in het reisdocument van de vader of de moeder schreef het LO, versie 0 (inclusief de bijbehorende tabel d.d. 1 juli 1987) voor dat het soort reisdocument behoorde te worden vastgelegd als PN (nationaal paspoort). In de tabel van 1 oktober 1988 echter is bepaald dat de persoonskaartaantekeningen PasCv en PasCm behoorden te worden geconverteerd als RV respectievelijk RM. Aangezien de geldigheid van deze reisdocumenten per 1 oktober 1993 is verlopen is, voor wat betreft de vóór 1 oktober 1988 uitgevoerde conversies van reisdocumentgegevens, de vermelding PN toegestaan Nummer Nederlands reisdocument Omdat er vóór 1 oktober 1988 geen voorschriften in het LO, versie 0 waren opgenomen over de conversie van de zogenaamde collectieve paspoorten is toegestaan dat bij de vóór 1 oktober 1988 uitgevoerde conversies van die reisdocumenten aan het Toentertijd is geconstateerd dat de standaardwaarde.. in plaats van de waarde PK is geconverteerd. Aangezien de feitelijke betekenis van de standaardwaarde en PK in dit geval identiek is, is dit toegestaan Lengte houder Toentertijd is geconstateerd dat deze rubriek de waarde onbekend 000 bevatte. Omdat de feitelijke inhoud van het gegeven niet bekend was èn omdat dit gegeven niet nodig was om - indien noodzakelijk - de Persoonskaart (PK) bij te werken, is dit tot 1 oktober 1994 toegestaan Beschrijving document (i.c. buitenlands reisdocument) Primaire doel van dit gegeven is om te kunnen constateren of een buitenlands document is afgegeven. Voorgeschreven was dat bij conversie de omschrijving PK in deze rubriek moest worden opgenomen. Toentertijd is geconstateerd dat naast PK ook zijn vermeld: PK gevolgd door de landcode volgens tabel 34, alleen de landcode volgens tabel 34, PK gevolgd door 0000 en uitsluitend Al deze waarden zijn toegestaan. BPR kwaliteitsbrochure 9

10 Hieronder treft u een opsomming aan van de uitgangspunten die door het agentschap BPR gedurende de afgelopen jaren zijn ingenomen en waarvan publicatie heeft plaats gevonden in diverse kwaliteitsbrochures. Uitgangspunt gepubliceerd in Kwaliteitsbrochure 17, maart 1999 SoFi-nummer en ingangsdatum geldigheid (85.10) Welke ingangsdatum geldigheid moet worden opgenomen wanneer het SoFi-nummer op de Persoonslijst (PL) wordt geplaatst? In artikel 51 van de Wet GBA is bepaald dat de datum waarop het SoFi-nummer van kracht is geworden, de datum is waarop het SoFi-nummer op de PL is opgenomen. De waarden van de elementen Datum document, Ingangsdatum geldigheid en Datum opneming dienen als gevolg hiervan dan ook gelijk aan elkaar te zijn. Het SoFi-nummer wordt op basis van het Og01-bericht op de PL opgenomen. Bij een juiste verwerking van Og01-berichten is het resultaat op de PL goed. Vanuit kwaliteitskringen is gemeld dat in enkele gevallen bij opname van het SoFi-nummer een verkeerde datum in element is opgenomen. Deze wijkt af van de datum in de elementen en Dat is fout. De gemeenten met het GBA-systeem waarbij deze fout zich voor kan doen, zijn inmiddels door hun leverancier hierover geïnformeerd. De fout ontstaat als het ophalen van het Og01-bericht uit de mailbox en de verwerking ervan niet op dezelfde dag geschieden. Desbetreffende gemeenten dienen de documentatie van hun leverancier hierop na te lezen, zodat de fout voorkomen wordt. Vanaf 1 mei 1999 wordt een foutieve ingangsdatum geldigheid bij opname van het SoFi-nummer in de GBAaudit als afwijking aangemerkt. Indien de fout voor die tijd is ontstaan, wordt dat in de GBA-audit niet als afwijking aangemerkt. Reden daarvan is dat door correctie van de fout het verschil tussen enerzijds en en anderzijds alleen maar groter zou worden. In dat geval zou namelijk in de juiste datum worden opgenomen en in en de dag van vandaag c.q. de systeemdatum. Bovenstaande is uiteraard niet van toepassing, als het SoFi-nummer met behulp van de Initiële vulling SoFi-nummer is opgenomen. Uitgangspunt gepubliceerd in Kwaliteitsbrochure 18, juni 1999 Verwerking geboorteakte op PL De PL is aangelegd bij conversie. Het naamgebruik is ongelijk aan E, de ingangsdatum geldigheid is de standaardwaarde. Betrokkene overlegt nu een geboorteakte van hemzelf. De gegevens in de geboorteakte zijn gelijk aan die op de PL. Op welke wijze wordt de geboorteakte op de PL verwerkt? Wanneer de gegevens in de overgelegde geboorteakte identiek zijn aan de gegevens zoals deze op de PL zijn opgenomen in categorie 01 Persoon, is er geen aanleiding en dus geen verplichting de PL te actualiseren. Dit mag uiteraard wel, maar dan dient de verwerking op de PL zodanig te zijn dat er sprake is van een correcte opbouw van alle rechtsfeiten, vanaf de in element (51) opgenomen datum. De vraag wordt aan de hand van een voorbeeld behandeld. Alleen de te wijzigen elementen zijn in het voorbeeld weergegeven. In het voorbeeld wordt de groep document gevuld, omdat er sprake is van een buitenlandse geboorteakte. 10 BPR kwaliteitsbrochure

11 Als er sprake is van een Nederlandse akte dan wordt uiteraard de groep akte ingevuld. Bij de opbouw van de historie ontstaat het probleem dat van een aantal rechtsfeiten geen brondocumenten (meer) voorhanden zijn. Omdat in het voorbeeld ook de ingangsdatum geldigheid kan worden gevuld met de werkelijke waarde is er sprake van een correctie SoFi-nummer Aanduiding naamgebruik V Gemeente document Datum document Beschrijving document PK Ingangsdatum geldigheid Datum van opneming Het is van belang dat eerst alle bronnen verzameld worden om het definitieve resultaat te kunnen verwerken op de PL. In bovenstaand voorbeeld is het SoFi-nummer opgenomen door middel van de procedure Initiële Vulling SoFi-nummer. Wanneer nu de PL wordt gecorrigeerd en in element de geboortedatum (12 januari 1945) wordt opgenomen, dan wordt de historie vanaf dit moment opgebouwd op de PL. De volgende categorie wordt toegevoegd. Categorie SoFi-nummer (leeg, SoFi-nummer is n.l. pas op 30 september 1995 op de PL opgenomen) Aanduiding naamgebruik E (het naamgebruik ten tijde van de geboorte was n.l. E) Gemeente document De code van de eigen gemeente Datum document Datum heden Beschrijving document De aanbevolen afkorting, behorend bij het bron-document Ingangsdatum geldigheid Datum van opneming Datum heden (wijzigt altijd in de systeemdatum) De huidige actuele categorie (met in element de waarde PK) wordt daardoor historisch en tevens voorzien van de indicatie onjuist. Ten tijde van de conversie is naar gemeentelijk beleid het naamgebruik V opgenomen. Uit de inhoud van het oorspronkelijke element blijkt dat deze gegevens zijn opgenomen op 3 december Dit wordt in de PL verwerkt door de volgende categorie toe te voegen. Categorie SoFi-nummer (leeg, SoFi-nummer is n.l. pas op 30 september 1995 op de PL opgenomen) Aanduiding naamgebruik V Gemeente document De code van de eigen gemeente Datum document Datum heden Beschrijving document Gemeentelijk beleid conversie Ingangsdatum geldigheid (datum oorspronkelijke opname categorie Persoon) Datum van opneming Datum heden (wijzigt altijd in de systeemdatum) BPR kwaliteitsbrochure 11

12 Het volgende rechtsfeit betreft de opname van het SoFi-nummer als gevolg van de Initiële vulling. De nieuwe actuele categorie ziet er als volgt uit: Categorie SoFi-nummer Aanduiding naamgebruik V Gemeente document De code van de eigen gemeente Datum document Datum heden Beschrijving document Min van Fin Initiële Vulling Ingangsdatum geldigheid (de datum waarop het SoFi-nummer op de PL is opgenomen) Datum van opneming Datum heden (wijzigt altijd in de systeemdatum) In bovenstaande, specifieke situatie worden bij brondocument de omschrijvingen Gemeentelijk beleid conversie en Min van Fin Initiële Vulling gebruikt. Deze bronomschrijvingen worden voor de GBA-audit niet als afwijking aangemerkt, echter uitsluitend bij in het voorbeeld genoemde specifieke correcties! Uitgangspunt gepubliceerd in Kwaliteitsbrochure 19, november 1999 Initiële vulling SoFi-nummer [zie ook artikel Initiële vulling SoFi-nummer op pagina 23] Bij de Initiële vulling SoFi-nummer zijn ook in historische categorieën SoFi-nummers opgenomen. Is dit fout? De opname van SoFi-nummers in historische categorieën bij de initiële vulling (najaar 1995) is in strijd met de voorschriften; zie Logisch Ontwerp GBA, bijlage A. Bij de initiële vulling horen alleen de destijds actuele categorieën 01, 02, 03, 05 en 09 te zijn gevuld met het SoFi-nummer en niet ook de historische categorieën 51, 52, 53, 55 en 59. Om reden dat het om feitelijk juiste gegevens gaat en de correctie van ten onrechte opgenomen SoFi-nummers in historische categorieën lang niet altijd mogelijk zal zijn, worden deze bij de initiële vulling ten onrechte opgenomen SoFi-nummers niet als afwijking aangemerkt bij de GBA-audit. Uitgangspunt gepubliceerd in Kwaliteitsbrochure 20, mei 2000 Lengte houder reisdocument bij conversie Welke waarde was bij conversie toegestaan in rubriek Lengte houder? In de brief uitgangspunten bij de GBA-audit van 1 maart 1999 is aangegeven dat het tot 1 oktober 1994 is toegestaan dat in rubriek wel de standaardwaarde 000 is opgenomen, terwijl het geen conversie betreft. Het tegenovergestelde is ook toegestaan. Dat wil zeggen dat het tot 1 oktober 1994 is toegestaan dat in rubriek de werkelijke waarde is opgenomen, terwijl het wel een conversie betreft. Dit zal dan ook niet als afwijking bij de GBA-audit worden aangemerkt. 12 BPR kwaliteitsbrochure

13 Uitgangspunt gepubliceerd in Kwaliteitsbrochure 23, juli 2001 SoFi-nummer en datum document (82.20) Wet wordt tot 1 mei 1999 gedoogd dat in Datum document de opgenomen datum afwijkt van de datum die is opgenomen in Ingangsdatum geldigheid bij opneming van het SoFi-nummer Beschrijving document is dan gevuld met Melding Ministerie van Financiën. Bij de gerelateerden wordt deze actualisering ook doorgevoerd. Wanneer gebruik gemaakt wordt van dezelfde beschrijving in element Beschrijving document is ook daar de afwijking tussen Datum document en Ingangsdatum geldigheid te zien. Het is ook toegestaan om Beschrijving document te vullen met PL gerelateerde. Is de afwijking tussen die data in dat geval ook toegestaan? Ook op de persoonslijsten van gerelateerden wordt tot 1 mei 1999 gedoogd dat in de bovenbeschreven situatie een verkeerde datum in element Ingangsdatum geldigheid is opgenomen. (Ook indien element Beschrijving document is ingevuld met de omschrijving PL gerelateerde ). Voor meer informatie wordt verwezen naar Kwaliteitsbrochure 18 en 20. Uitgangspunt gepubliceerd in Kwaliteitsbrochure 24, maart 2002 Bevoegdheid afgifte reisdocument door Burgemeester van de woonplaats en registratie in de GBA, categorie 12 Reisdocument Uit de resultaten van het inhoudelijke gedeelte van de GBA-audit is onderstaande casus naar voren gekomen. De burger doet aangifte van zijn verhuizing van de gemeente A naar de gemeente B en vraagt bij de aangifte direct een reisdocument aan. De gemeente B geeft aan dat de aanvraag nog niet in behandeling kan worden genomen omdat de persoonslijst eerst uit de gemeente A moet worden opgevraagd. De burger neemt deze mededeling voor kennisgeving aan en gaat de volgende dag naar de gemeente A waar een reisdocument wordt aangevraagd en (tot 1 oktober 2001) ook direct wordt verstrekt. Bij ontvangst van de persoonslijst in de gemeente B blijkt het reisdocument te zijn afgegeven na de datum vertrek uit de gemeente A en vestiging in de gemeente B. Formeel gezien is de burgemeester van de gemeente A niet bevoegd een reisdocument te verstrekken aan een persoon die niet in de basisadministratie van die gemeente is ingeschreven. Vanuit de casus gezien is het probleem dat pas achteraf blijkt dat de burgemeester onbevoegd was. Regel is dat dit reisdocument niet wordt ingehouden op grond van het feit dat de burgemeester onbevoegd was tot het afgeven van het document. De constatering van zo n onbevoegde afgifte van het reisdocument wordt daarom niet als afwijking aangemerkt. Zoals is weergegeven in artikel 51 van de PUN (2001) is de situatie m.i.v. 1 oktober 2001 als volgt. Indien de aanvrager op het moment van de uitreiking van het reisdocument in de basisadministratie van een andere gemeente als ingezetene is ingeschreven, wordt het document uitgereikt in die gemeente. Het reisdocument wordt per aangetekende post verstuurd naar het hoofd burgerzaken van de gemeente waar de aanvrager inmiddels in de basisadministratie is ingeschreven. De burgemeester van de nieuwe gemeente gaat dan tot uitreiking van het reisdocument over met inachtneming van artikel 50 PUN. De op de uitreiking betrekking hebbende gegevens worden geregistreerd in de basisadministratie van zijn gemeente. Van de uitreiking van het reisdocument wordt met gebruikmaking van modelformulier C3 kennis gegeven aan de burgemeester van de gemeente waar de aanvraag in behandeling is genomen. De burgemeester die zo n kennisgeving ontvangt registreert de uitreiking van het reisdocument in het reisdocumentensta- BPR kwaliteitsbrochure 13

14 tion en de reisdocumentenmodule, waarin de gegevens betreffende de aanvraag zijn vastgelegd. Bovenstaande heeft ook betrekking op bijschrijvingstickers. Uitgangspunt gepubliceerd in Kwaliteitsbrochure 25, oktober 2002 Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument In de gemeenten Roerdalen, Wormerland en De Bilt is in rubriek Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument een tijd lang een verkeerde waarde uit tabel 49 Autoriteit verstrekking Nederlands reisdocument opgenomen. In de rubriek Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument is de waarde BW+gemeentecode i.p.v. B+gemeentecode opgenomen. Indien op een PL een categorie 12 Reisdocument voorkomt, waarin de gegevens zijn opgenomen van een reisdocument dat is uitgegeven door de gemeente Roerdalen, Wormerland of De Bilt en waarbij in rubriek Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument respectievelijk de waarde BW1669, BW0880 of BW0310 wordt aangetroffen, wordt dit niet als een afwijking aangemerkt en wordt dit niet meegerekend bij de vaststelling van het resultaat van de inhoudelijke audit. De periode waarin dit heeft plaatsgevonden verschilt per gemeente en is hieronder gespecificeerd: Voor reisdocumenten uitgegeven in de gemeente Roerdalen geldt dat de waarde BW1669 in rubriek Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument wordt gedoogd als de datum in rubriek Datum uitgifte Nederlands reisdocument op of tussen en ligt. Voor reisdocumenten uitgegeven in de gemeente Wormerland geldt dat de waarde BW0880 in rubriek Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument wordt gedoogd als de datum in rubriek Datum uitgifte Nederlands reisdocument op of tussen en ligt. Voor reisdocumenten uitgegeven in de gemeente De Bilt geldt dat de waarde BW0310 in rubriek Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument wordt gedoogd als de datum in rubriek Datum uitgifte Nederlands reisdocument op of tussen en ligt. Dit geldt zowel voor reisdocumenten waarvan rubriek Aanduiding inhouding dan wel vermissing Nederlands reisdocument is gevuld met de waarde I (=ingehouden) of V (=vermist) of waarbij dit element leeg is. Uitgangspunt gepubliceerd in Kwaliteitsbrochure 28, november 2003 en 29, december 2003 Actualiseringsprocedure Vervallen verblijfstitel bij verkrijging van het Nederlanderschap Op 1 februari 2004 wordt het Logisch Ontwerp 3.2 van kracht. Eén van de wijzigingen betreft de toevoeging van de actualiseringsprocedure Vervallen verblijfstitel. Deze procedure houdt in dat bij het verkrijgen van de Nederlandse nationaliteit, een in categorie 10 Verblijfstitel opgenomen verblijfstitel historisch wordt en er een zgn. 'lege' actuele categorie 10 wordt opgenomen. Vooruitlopend op de invoering van het Logisch Ontwerp 3.2 is het toegestaan dat de actualiseringsprocedure Vervallen verblijfstitel bij verkrijging van het Nederlanderschap aldus wordt uitgevoerd. Dit heeft tot gevolg dat het in de GBA-audit niet als een afwijking zal worden aangemerkt indien deze nieuwe actualiseringsprocedure al is uitgevoerd. vervolg op pagina 15 > 14 BPR kwaliteitsbrochure

15 vervolg p.14 Uitgangspunt gepubliceerd in Kwaliteitsbrochure 35 (LO3.3 Special), augustus 2005 Eerste opname van een categorie op de PL Het LO schrijft voor dat bij de eerste opname van een categorie betreffende een gerelateerde op de PL aanvullend gegevens moeten worden opgenomen van het brondocument of de PL van die gerelateerde en dat dit leidt tot het aanleggen van uitsluitend één actuele categorie. In de praktijk is gebleken dat het LO niet voldoende duidelijk was in welke gevallen er sprake is van een eerste opname van een categorie. In het LO is nu duidelijker beschreven dat in alle situaties waarbij er sprake is van het opnemen van een relatie met een nieuwe persoon, er sprake is van een eerste opname van een categorie. Dat is uiteraard het geval bij het opnemen van de gegevens over een nieuwe gerelateerde in een nieuwe actuele categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind. Dit resulteert altijd in een nieuw stapeltje. Maar ook is dit het geval bij het opnemen van de gegevens over een nieuwe ouder in een categorie Ouder1 of Ouder2. Hierbij kan er sprake zijn van een nieuw stapeltje (namelijk als de PL nieuw wordt aangelegd), maar het kan ook zijn dat er een nieuwe ouder wordt opgenomen in een reeds bestaand stapeltje (dus op een reeds bestaande PL). Voorbeelden hiervan zijn: ingeval van een adoptie als de gegevens van de adoptief-ouder op de PL worden opgenomen; ingeval van onbekende ouder-gegevens als op enig moment de ouder(s) bekend wordt (worden) en deze ouder-gegevens op de PL worden opgenomen. Hierbij is er dus steeds sprake van een eerste opname van een categorie. In al deze situaties worden vanaf het brondocument of de PL van de gerelateerde de aanvullende gerelateerden-gegevens direct in diezelfde categorie opgenomen. Hierbij wordt in groep 81 (Akte) of 82 (Document) een beschrijving van de bron opgenomen waaruit de relatie is afgeleid. Consequenties voor de audit: Uit de praktijk blijkt dat gemeenten op verschillende manieren de huidige tekst in paragraaf Eerste opname van categorieën uit het LO hebben geïnterpreteerd bij de opname van gegevens van een nieuwe gerelateerde. I.p.v. de gegevens direct in één categorie vast te leggen, zijn de gegevens in twee categorieën vastgelegd. Een voorbeeld hiervan is ingeval onbekende oudergegevens op enig moment bekend worden: Dit werd door sommige gemeenten als volgt opgenomen: eerst de opname van een categorie waarbij de correctie wordt uitgevoerd en de bekend geworden gegevens van de gerelateerde worden opgenomen; daarna uitvoering van de procedure Aanvullen gerelateerdengegevens. Vóór 1 oktober 2005 zullen beide uitvoeringen worden gedoogd. Na 1 oktober 2005 is er nog maar één uitvoeringsprocedure geldig, namelijk die hiervoor is beschreven. BPR kwaliteitsbrochure 15

16 Regeling bewaring GBA-bescheiden Nogmaals wordt het in Kwaliteitsbrochure 36 van oktober 2005 gepubliceerde artikel Regeling bewaring GBA-bescheiden alsmede Categorieën van te bewaren bescheiden en bewaartermijnen onder uw aandacht gebracht. Betreft een regeling van de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties van 25 augustus 2005, nr. BPR2005/52846 (Stcrt. 2005, 175), houdende voorschriften omtrent de bewaring van geschriften en andere bescheiden in verband met de verwerking van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Regeling bewaring GBA-bescheiden). De Regeling bewaring GBA-bescheiden geeft uitvoering aan artikel 46 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Besluit GBA). In dat artikel wordt bepaald dat bij ministeriële regeling regels kunnen worden gesteld omtrent de bewaring van geschriften en andere bescheiden, ongeacht hun vorm, die zijn gebruikt in verband met de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke basisadministratie. In een als bijlage bij de regeling behorende lijst, die in dit artikel is opgenomen, zijn de geschriften en andere bescheiden opgesomd die gedurende de daarbij aangegeven termijn bewaard moeten worden. Het bewaren van de bescheiden is in de eerste plaats van belang voor een goede werking van het bedrijfsproces met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Aan de hand van de bewaarde bescheiden is het mogelijk om in de GBA opgenomen gegevens te controleren op eventuele fouten en deze gegevens zonodig te herstellen. Zodoende kan op operationeel niveau de kwaliteit van de GBA worden bewaakt. Uit het voorgaande vloeit voort dat de te bewaren bescheiden ook een belangrijke rol spelen bij de uitvoering van de periodieke GBA-audit. Deze driejaarlijkse audit, die door een externe auditinstelling wordt uitgevoerd, bevat naast een onderzoek naar het juist hanteren van de procedures en de naleving van de privacybepalingen, tevens een inhoudelijke controle op de juistheid van de in de GBA opgenomen gegevens. Voor dit laatste kan raadpleging van de in de lijst bedoelde bescheiden noodzakelijk zijn. Tenslotte is het bewaren van de bescheiden relevant in het kader van het toezicht op de uitvoering van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, dat wordt uitgeoefend door het College bescherming persoonsgegevens. Dit college kan in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij gemeenten zelfstandig onderzoek doen naar de juistheid van de gegevensverwerking in de gemeentelijke basisadministratie. In dat kader kan het college bescheiden als genoemd in de bijlage bij deze regeling opvragen. De in de hierna volgende lijst genoemde termijnen hebben uitsluitend betrekking op de bewaring van de bescheiden met het oog op het gebruik daarvan bij de uitvoering van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (WGBA). Daarnaast zijn er voor de onderhavige documenten ook bewaartermijnen ingevolge de Archiefwet Indien een gemeente (al dan niet via de VNG) een ontwerp-selectielijst van te bewaren documenten heeft vervaardigd, die door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is vastgesteld, gelden de daarin genoemde termijnen als archief-bewaartermijnen. De verhouding tussen beide soorten bewaartermijnen is als volgt. De geschriften en bescheiden die op de datum van inwerkingtreding van deze regeling aanwezig zijn en genoemd staan in de bij deze regeling behorende bijlage dienen ten minste gedurende de daarbij aangegeven termijn te worden bewaard, ook al geeft een eventueel vastgestelde archief-selectielijst kortere termijnen aan. De in de regeling genoemde en bij de gemeente aanwezige geschriften en bescheiden hoeven na het verloop van de in de bijlage genoemde termijn in beginsel niet meer te worden bewaard met het oog op de uitvoering van de Wet GBA. Indien echter in een archief-selectielijst langere bewaartermijnen zijn opgenomen, dan wel een dergelijke archief-selectielijst (nog) niet is vastgesteld, dienen deze documenten (onbeperkt) te worden bewaard overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet Gezien het bovenstaande blijkt het noodzakelijk te zijn om uitvoering te geven aan artikel 46 van het Besluit GBA. De regeling geeft geen specifieke regels met betrekking tot de wijze van bewaring. Op dit punt kan in algemene zin worden volstaan met de regeling in de Archiefwet Dit houdt in dat de bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard. Het betekent eveneens dat het in beginsel mogelijk is om de bescheiden desgewenst te bewaren in de vorm van een kopie op een elektronisch opslagmedium. In dat geval dient er te worden voldaan aan de voorschriften die zijn opgenomen in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt. 2001, 180) en de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stcrt. 2002, 43). 16 BPR kwaliteitsbrochure

17 Categorieën van te bewaren bescheiden en bewaartermijnen Bescheiden gebruikt voor de eerste inschrijving van betrokkene in Nederland, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd 110 jaar Bescheiden gebruikt bij opname, wijzigen en corrigeren van gegevens betreffende naam, geboorte, geslacht en afstamming in alle categorieën van de persoonslijst, bescheiden gebruikt bij het verwijderen van historische oudergegevens en bescheiden waaruit de datum rechtsgeldigheid van genoemde gegevens blijkt, voor zover die bescheiden niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd 110 jaar Bescheiden betreffende het opnemen, wijzigen van gegevens inzake het aangaan of het ontbinden van huwelijk/geregistreerd partnerschap, voorzover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd 110 jaar Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd 110 jaar Verklaring onder eed of belofte, als bedoeld in artikel 36, tweede lid van de Wet GBA Onbeperkt Bescheiden betreffende het aanwijzen van ambtenaren, bedoeld in artikel 36, tweede lid, onder e van de Wet GBA 5 jaar na het vervallen van de bevoegdheid Bescheiden betreffende het naamgebruik 5 jaar Bescheiden afkomstig van de Nederlandse burgerlijke stand 1 jaar Bescheiden afkomstig van het persoonsregister, het archiefregister en het elektronisch hulpregister (voor zover dit de persoonskaarten vervangt) 1 jaar Kennisgevingen afkomstig uit het curateleregister en het gezagsregister 1 jaar Bescheiden betreffende de opschorting van de persoonslijst (niet zijnde overlijden) 10 jaar Bescheiden betreffende opname of wijziging in de documentindicatie (tot moment van opheffen van de opschorting) 110 jaar Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging, de verlening en het verlies van het Nederlanderschap, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft 10 jaar Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van bijzonder Nederlanderschap, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft 10 jaar Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van een niet-nederlandse nationaliteit, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft 10 jaar Aangifte van (her)vestiging in Nederland, van adreswijziging (niet zijnde emigratie) en overige bescheiden betreffende het verblijf en het adres 5 jaar Bescheiden betreffende het aanwijzen van instellingen, bedoeld in artikel 67 van de Wet GBA 1 jaar na vervallen van de verplichting of opheffing van de instelling. BPR kwaliteitsbrochure 17

18 Bescheiden betreffende het bezit van een buitenlands reisdocument, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft 5 jaar Bescheiden betreffende het opnemen of wijzigen van gegevens met betrekking tot Nederlandse reisdocumenten, voor zover deze gegevens niet in de reisdocumenten-administratie ingevolge de Paspoortwet worden opgenomen 11 jaar Bescheiden betreffende het Nederlands kiesrecht, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft 1 jaar Bescheiden betreffende het Europees kiesrecht, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft 6 jaar Verzoeken betreffende de toepassing van artikel 102 van de Wet GBA 5 jaar Bescheiden verband houdend met de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie (waaronder verzoeken betreffende het inzagerecht 5 jaar Alle overige bescheiden verband houdend met de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie (onder meer onderzoeksdossiers, bescheiden betreffende een procedure ingevolge artikel 83 Wet GBA) 10 jaar Standpunten van het agentschap BPR naar aanleiding van vragen gemeenten (gepubliceerd in Kwaliteitsbrochure 36 van oktober 2005) Indicatie geheim bij ad hoc bevraging De kwaliteitskring van de gemeenten heeft in 2005 een aantal vragen door middel van notities aan het agentschap BPR voorgelegd. In de overleggen van de Denktank gemeenten voor de Modernisering GBA zijn deze notities besproken. Ook heeft het agentschap BPR de notities voor advies aan de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) voorgelegd. Het advies van de NVVB en de uitkomsten van de overleggen zijn mede gebruikt om een standpunt te kunnen bepalen. In de maanden voorafgaande aan de totstandkoming van Kwaliteitsbrochure 36 van oktober 2005 heeft een finale afstemming en verfijning van de standpunten plaatsgevonden. Hieronder volgt een uiteenzetting van de in voornoemde kwaliteitsbrochure gepubliceerde onderwerpen en de definitieve standpunten van het agentschap BPR. Vraagstelling Verzocht is om de bestaande wetgeving zodanig aan te passen dat de gemeenten de problemen met betrekking tot de registratie van het (brief)adres van bewoners van instellingen voor vrouwenopvang afdoende en eenduidig kunnen aanpakken. Standpunt BPR Sinds de invoering van het Logisch Ontwerp 3.0 wordt bij systematische verstrekkingen standaard de indicatie geheimhouding meeverstrekt als signaal aan die bestuursorganen om bij het verwerken van de persoonsgegevens, de toegekende geheimhoudingsindicatie te respecteren en daarmee te voldoen aan de eisen van zorgvuldigheid die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) stelt. De bestuursorganen zijn verder verplicht om bij ad hoc bevraging de rubriek Indicatie geheim mee op te 18 BPR kwaliteitsbrochure

19 vragen. Dit is nog eens onder de aandacht van afnemers gebracht in Kwaliteitsbrochure 33 (februari 2005). Derhalve is er geen aanleiding om de autorisatietabelregels aan te passen conform het verzoek. De indicatie geheim wordt, indien geautoriseerd voor het verkrijgen van gegevens van persoonslijsten waarop deze indicatie voorkomt, te allen tijde meeverstrekt. Dit punt wordt tevens meegenomen bij het project Controle bij afnemers. aan de Kamer met de laatste stand van zaken over het onderwerp eerwraak. In de brief wordt ook kort verwezen naar deze circulaire. Slachtoffers van eerwraak komen voor een belangrijk deel in opvanghuizen terecht; de circulaire is derhalve juist ook voor deze groep van belang. Bewaring GBA-bescheiden Registratie briefadres van bewoners van instellingen voor vrouwenopvang Vraagstelling Verzocht is om de bestaande wetgeving zodanig aan te passen dat de gemeenten de problemen met betrekking tot de registratie van het (brief)adres van bewoners van instellingen voor vrouwenopvang afdoende en eenduidig kunnen aanpakken. Standpunt BPR Het agentschap BPR heeft een circulaire opgesteld en rondgestuurd betreffende de registratie briefadres van bewoners van instellingen voor vrouwenopvang. Deze circulaire is besproken met de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB), Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de Federatie Opvang en het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). De circulaire (BPR2005/U56970 van 17 mei 2005) gaat nader in op de wettelijke mogelijkheden van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (WGBA) met betrekking tot inschrijven op een briefadres en de mogelijkheid tot geheimhouding van het adresgegeven. Daarnaast wordt specifiek aandacht besteed aan de mogelijkheid die bewoners van opvanghuizen hebben om in de gemeentelijke basisadministratie (GBA) een briefadres te kiezen bij een gemeente of aan het kantoor van een opvanghuis. Bij deze mogelijkheden wordt steeds het belang benadrukt dat de geschriften van de overheid de op het briefadres ingeschreven persoon daadwerkelijk bereiken. Dit is noodzakelijk om de GBA te laten voldoen aan zijn primaire doelstelling als informatiesysteem van de overheid. De circulaire heeft aan actualiteit gewonnen door de discussie in de Tweede Kamer over huiselijk geweld en eerwraak (kamerstukken en 29203). De Ministers Donner en Verdonk hebben begin juni 2005 een brief gestuurd Vraagstelling Indien bij de inhoudelijke audit een vastgestelde vernietigingslijst wordt overgelegd zouden de gemeenten gevrijwaard moeten zijn van het overleggen van de op deze lijst voorkomende brondocumenten (vanzelfsprekend rekening houdend met de vastgestelde vernietigingstermijn). Tevens werd aangedrongen op een voor alle gemeenten eenduidige regeling. Standpunt BPR Die gevallen waarbij gemeenten voordat de Regeling bewaring GBA-bescheiden in werking is getreden brondocumenten hebben vernietigd op basis van zelf opgestelde selectielijsten, mits het brondocument is vernietigd op grond van een selectielijst die door het College van Burgemeester en Wethouders (B&W) als zorghouder in de zin van artikel 30 Archiefwet 1995 en conform het bepaalde in artikel 5 van die wet is opgesteld, worden niet fout gerekend bij de audit. In Staatscourant nummer 175 van 9 september 2005 is de Regeling bewaring GBA-bescheiden bekendgemaakt en in werking getreden. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de wens om te komen tot een voor alle gemeenten eenduidige regeling. Deze regeling geeft uitvoering aan artikel 46 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. In dat artikel wordt bepaald dat bij ministeriële regeling regels kunnen worden gesteld omtrent de bewaring van geschriften en andere bescheiden, ongeacht hun vorm, die zijn gebruikt in verband met de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke basisadministratie. In de bij de regeling als bijlage opgenomen lijst zijn de geschriften en andere bescheiden opgesomd die gedurende de daarbij aangegeven termijn bewaard moeten worden. In de toelichting bij de regeling is onder meer opgenomen hoe de verhouding is tussen de bewaartermijnen BPR kwaliteitsbrochure 19

20 genoemd in de Archiefwet 1995 en de Archief-selectielijst enerzijds en de onderhavige Regeling bewaring GBA-bescheiden anderzijds. Tevens wordt in de toelichting ingegaan op de wijze van bewaring van de bescheiden. Daarbij is vermeld dat de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt. 2001, 180) en de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stcrt. 2002, 43) van overeenkomstige toepassing zijn. De in de lijst genoemde termijnen hebben uitsluitend betrekking op de bewaring van de bescheiden met het oog op het gebruik daarvan bij de uitvoering van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (WGBA). De termijnen gaan in vanaf het moment van het ontstaan van het document. Daarnaast zijn er voor de onderhavige documenten ook bewaartermijnen ingevolge de Archiefwet Indien een gemeente (al dan niet via de VNG) een ontwerp-selectielijst van te bewaren documenten heeft vervaardigd, die door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is vastgesteld, gelden de daarin genoemde termijnen als archief-bewaartermijnen. De verhouding tussen beide soorten bewaartermijnen is als volgt. De geschriften en bescheiden die op de datum van inwerkingtreding van deze regeling aanwezig zijn en genoemd staan in de bij deze regeling behorende bijlage dienen tenminste gedurende de daarbij aangegeven termijn te worden bewaard, ook al geeft een eventueel vastgestelde archief-selectielijst kortere termijnen aan. De in de regeling genoemde en bij de gemeente aanwezige geschriften en bescheiden hoeven na het verloop van de in de bijlage genoemde termijn in beginsel niet meer te worden bewaard met het oog op de uitvoering van de WGBA. Indien echter in een archief-selectielijst langere bewaartermijnen zijn opgenomen, dan wel een dergelijke archief-selectielijst (nog) niet is vastgesteld, dienen deze documenten (onbeperkt) te worden bewaard overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet De regeling geeft geen specifieke regels met betrekking tot de wijze van bewaring. Op dit punt kan in algemene zin worden volstaan met de regeling in de Archiefwet Dit houdt in dat de bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard. Het betekent eveneens dat het in beginsel mogelijk is om de bescheiden desgewenst te bewaren in de vorm van een kopie op een elektronisch opslagmedium. In dat geval dient er te worden voldaan aan de voorschriften die zijn opgenomen in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt. 2001, 180) en de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stcrt. 2002, 43). Verblijfstitel Vraagstelling Ten eerste is verzocht is om bij het Ministerie van Justitie aan te dringen op uitvoering van de synchronisatie m.b.t. de verblijfstitels van tenminste 1998 tot en met heden. Ten tweede is verzocht om categorie 10/60 Verblijfstitel als gedoogpunt op te nemen bij de inhoudelijke GBA-audit. Ten derde is verzocht om middels de autorisatietabel er voor te zorgen dat na herstel van een onterecht opgenomen Nederlanderschap de afnemersindicatie m.b.t. vreemdelingen weer automatisch wordt geplaatst. Standpunt BPR Het agentschap BPR onderschrijft de noodzaak tot verbetering van de titellevering. Het agentschap BPR voert nog steeds periodiek overleg met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) over de verblijfstitels. De IND heeft geconstateerd dat zij haar zaken niet op orde had en heeft dit ook erkend. Derhalve heeft in september 2005 nogmaals een synchronisatie plaatsgevonden. Het is niet mogelijk categorie 60 Verblijfstitel te synchroniseren. Wel zal categorie 10 Verblijfstitel, bij gebleken gebreken, gesynchroniseerd worden. Het agentschap BPR kan de rol van de IND niet overnemen, wel kan het agentschap de IND blijven aanspreken om zo tot een betere kwaliteit van de gegevens te komen. De gegevens die in categorie 10 Verblijfstitel automatisch worden aangeleverd, zijn niet de verantwoordelijkheid van de gemeente. Gemeenten kunnen derhalve niet worden aangesproken op bijvoorbeeld identieke data geldigheid, zonder dat een categorie onjuist is verklaard en niet worden aangesproken op niet afgeronde onderzoeken in historische categorieën. Bij de voorbereiding voor de wijziging in het Logisch Ontwerp 3.2, waarbij actualiseren van de categorie Verblijfstitel na verkrijging van het Nederlanderschap is geïntroduceerd, is serieus onderzocht of en zo ja welke mogelijkheden konden worden geboden indien ten onrechte de Nederlandse nationaliteit is 20 BPR kwaliteitsbrochure