aangifte van de burger

Transcriptie

1 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 4 Procedures op basis van de schriftelijke aangifte van de burger Inhoudsopgave procedure 4.1 Eerste inschrijving: voornamelijk vestiging vanuit het buitenland 3 procedure 4.2 Vervolginschrijving: hervestiging vanuit het buitenland in de gemeente waar de burger al in de GBA is ingeschreven 57 procedure 4.3 Vervolginschrijving: hervestiging vanuit het buitenland in een andere gemeente dan die waar de burger in de GBA is ingeschreven 71 procedure 4.4 Vervolginschrijving: intergemeentelijke adreswijziging 87 procedure 4.5 Binnengemeentelijke adreswijziging 93 procedure 4.6 Vertrek naar het buitenland (emigratie) 97 procedure 4.7 Wijzigen naamgebruik 101 procedure 4.8 Wijzigen geheimhouding 105 Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 1

2 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 4 pagina 2 Handleiding Uitvoeringsprocedures

3 Procedure 4.1 Procedure 4.1 Situatieschets: Eerste inschrijving: voornamelijk vestiging vanuit het buitenland De burger doet aangifte om ingeschreven te worden in uw gemeente in verband met vestiging vanuit het buitenland. De aangifte van de burger dient binnen vijf dagen na aanvang van verblijf in Nederland schriftelijk te geschieden. Deze procedure is ook van toepassing voor personen die in Nederland zijn geboren, maar die niet op grond van het opmaken van een geboorteakte worden ingeschreven, omdat geen van de ouders als ingezetene in de gemeentelijke basisadministratie van een gemeente is inge- Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 3

4 Procedure 4.1 schreven. In dat geval worden er geen immigratie gegevens opgenomen in categorie 08 Verblijfplaats. Aanwijzigingen Voordat de burger kan worden ingeschreven, moeten eerst de volgende stappen worden doorlopen: 1. Vaststellen van de identiteit 2. Toetsen aan de criteria voor eerste inschrijving 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties 4. Verifiëren via de Beheervoorziening BSN (BV BSN) 5. Verifiëren van het adres Ad 1. Vaststellen van de identiteit De identiteit van de burger dient deugdelijk te worden vastgesteld. Dit geldt voor alle in te schrijven personen, zowel met de Nederlandse als met een vreemde nationaliteit. De wijze waarop de identiteit moet worden vastgesteld is niet voorgeschreven. Het college van burgemeester en wethouders heeft dus een zekere vrijheid in de wijze van vaststellen van de identiteit. Er moet een redelijke zekerheid worden verkregen dat de burger degene is voor wie hij zich uitgeeft. Het aangewezen middel om op deugdelijke wijze de identiteit vast te stellen, is een identiteitsdocument als bedoeld in de Wet op de identificatieplicht. Vreemdelingen zijn in het algemeen in het bezit van een reisdocument of een vreemdelingendocument (volgens de modellen behorende bij het Voorschrift Vreemdelingen 2000). Is er geen document aan de hand waarvan de identiteit kan worden vastgesteld en de identiteit kan ook niet op andere wijze worden vastgesteld, bijvoorbeeld door het stellen van vragen indien de persoon in Nederland is geboren of eerder in Nederland heeft ingeschreven gestaan, dan dient er een onderzoek naar de identiteit te worden gestart. Wanneer de identiteit niet kan worden vastgesteld, kan er geen inschrijving plaats vinden. Ad 2. Toetsen aan de criteria voor eerste inschrijving - Voor alle personen - ongeacht de nationaliteit - geldt dat de verwachte verblijfsduur tenminste 2/3 van een half jaar moet zijn (deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn). - Personen die korter in Nederland gaan verblijven, komen niet voor inschrijving in aanmerking. Het toegestane verblijfsrecht is een indicatie voor de duur van het verblijf. Voor personen met de Hoofdstuk 4 pagina 4 Handleiding Uitvoeringsprocedures

5 Procedure 4.1 Nederlandse nationaliteit kan de duur van het verblijf alleen worden getoetst door het stellen van vragen. - Vreemdelingen moeten rechtmatig in Nederland verblijven. Een vreemdeling die niet rechtmatig in Nederland verblijft mag op grond van artikel 65, zevende lid, Wet GBA geen aangifte doen. Met rechtmatig verblijf worden alle vormen bedoeld die in de Vreemdelingenwet 2000 zijn opgenomen. De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) toetst of een vreemdeling rechtmatig in Nederland verblijft en geeft daarvan een bewijs af. De vreemdeling moet zich daarom altijd eerst bij een van de regioloketten van de IND melden. De toetsing voor de inschrijving in de GBA geschiedt dan ook aan de hand van een door de IND afgegeven document. Zo n document kan een vreemdelingendocument, een paspoort met een sticker of stempel of een verklaring van de IND zijn. Wanneer getwijfeld wordt aan de echtheid van dat document wordt met de IND contact opgenomen. - Let op: Voor personen komende vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba geldt een extra criterium. Zij moeten een verhuisbericht overleggen van de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens in de basisadministratie (PIVA) aldaar. Indien een persoon bij de aangifte geen verhuisbericht over legt en dat ook binnen een redelijke termijn daarna niet doet, wordt aan de aangifte geen gevolg gegeven. De gemeente past dan de procedure van artikel 83 Wet GBA toe. Echter, het college van burgemeester en wethouders kan van het voorgaande afwijken als blijkt, dat hij niet ingeschreven was in de PIVA of dat zijn vertrek wel daarin is aangetekend (art. 29a Wet GBA). Zie aanvullend procedure 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba). Ad 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties Er moet gecontroleerd worden of de burger zelf niet voor inschrijving in aanmerking komt of dat hij behoort tot een categorie van personen die niet voor inschrijving in aanmerking komen. Het gaat dan om: - personen (veelal diplomaten), voor zover men niet de Nederlandse nationaliteit bezit, die in verband met hun bijzondere verblijfsrechtelijke status door de Minister van Buitenlandse Zaken aangewezen zijn. Deze aanwijzing wordt van kracht vanaf het moment dat de aanwijzing door de gemeente ontvangen is. (artikel 32 Wet GBA); Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 5

6 Procedure NAVO-militairen, burgerpersoneel van de NAVO, hun echtgenoten of geregistreerde partners en inwonende minderjarige kinderen. Tot deze groep behoren niet a.) zij die de Nederlandse nationaliteit bezitten en b.) deels zij die staatloos zijn (artikel 33 Wet GBA en artikel 54 Besluit GBA); - vreemdelingen, die geen toelating hebben tot Nederland én verblijven in een opvangcentrum, gedurende de eerste zes maanden van verblijf in Nederland. Tot deze categorie behoren niet degenen van wie het verblijf in Nederland aanving door geboorte en van wie in Nederland een geboorteakte werd opgemaakt. (artikel 33 Wet GBA en artikel 55 Besluit GBA) Dit laatste betreft kinderen van asielzoekers die in Nederland worden geboren en verblijven in een opvangcentrum bij hun ouder(s) en die ouder(s) voldoen zelf niet aan de inschrijvingscriteria. Wanneer deze kinderen zelf wel voldoen aan de inschrijvingscriteria, worden zij ingeschreven op basis van aangifte van verblijf en adres door de ouder/verzorger of ambtshalve. Het brondocument is de geboorteakte. Vreemdelingen die geen toelating hebben tot Nederland en ook niet verblijven in een van de hiervoor omschreven centra voor grootschalige opvang, worden wel ingeschreven als zij aan de door de Wet GBA gestelde vereisten voor inschrijving voldoen. Zie hiervoor procedure 7.20 (Eerste inschrijving van (ex-)asielzoekers in de GBA). Ad 4. Verifiëren via de Beheervoorziening BSN (BV BSN) Vervolgens moet worden gecontroleerd of de burger al is ingeschreven in een gemeentelijke basisadministratie, of er door een andere gemeente al een inschrijvingsprocedure is gestart, of er al een burgerservicenummer is toegekend of dat er een SoFi-nummer van hem bekend is. Daartoe wordt via het netwerk een presentievraag (Bq11-bericht) gesteld aan de Beheervoorziening BSN (BV BSN). De presentievraag is ter voorkoming van het meervoudig toekennen van een burgerservicenummer aan en het dubbel inschrijven van dezelfde persoon. Na het stellen van de presentievraag moet het antwoord worden afgewacht voordat verdere stappen in verband met de inschrijving worden gezet. De presentievraag kan ook via zogenaamde webservices gesteld worden. Het antwoord komt dan langs dezelfde weg terug. Daarbij is de Hoofdstuk 4 pagina 6 Handleiding Uitvoeringsprocedures

7 Procedure 4.1 reactietijd van de BV BSN zeer kort. De procedure en de te gebruiken en te ontvangen gegevens zijn hierbij bijna gelijk aan die van de Bq11- Ba11-cyclus. Voor nadere gegevens betreffende deze cyclus zie HET Berichtenboek, Bijlage III bij het LO-GBA en voor de cyclus via webservices Bijlage E Beheervoorziening BSN bij het LO-GBA. Zie voorts de Handreiking BSN. In de presentievraag worden van de in te schrijven persoon verplicht de geslachtsnaam (rubriek 02.40), geboortedatum (rubriek 03.10) en geslachtsaanduiding (rubriek 04.10) opgenomen. Deze gegevens kunnen met een aantal andere gegevens worden aangevuld. Is een burgerservicenummer of een SoFi-nummer bekend, dan wordt dit verplicht meegezonden. Ook historische naamgegevens kunnen in de presentievraag worden opgenomen. Het gaat dan uitsluitend om de voornamen (rubriek ), de voorvoegsels geslachtsnaam (rubriek ) en de geslachtsnaam (rubriek ). De BV BSN raadpleegt vervolgens de GBA, de registratie van de Belastingdienst: Beheer Van Relaties (BVR) en zodra beschikbaar het Register Niet Ingezetenen (RNI). De BV BSN beantwoordt het Bq11-bericht met één van de volgende berichten: - Ba11-bericht: één of meer personen voldoen volledig of bijna aan de ingezonden set persoonsgegevens; (zie verder hierna); - Bf11-bericht: de twee mogelijke foutredenen geven aan dat er ofwel geen persoon gevonden is dan wel dat er teveel personen gevonden zijn die geheel of bijna voldoen aan de ingezonden set persoonsgegevens.(zie verder pagina 9). Let op. Het zoeken door de BV BSN geschiedt met behulp van een zogenaamd intelligente methode. Daarbij worden namen volgens bepaalde regels zoveel mogelijk gestandaardiseerd en wordt voor de geslachtsnaam (element 02.40) tevens bij de voornamen (element 02.10) gezocht. Bevat een geboortedatum slechts een geboortejaar, wordt standaard ook op de datums en gezocht. Daardoor kan het antwoord gegevens van meer personen bevatten dan verwacht wordt. Zie voor een uitgebreide tekst over dit intelligent zoeken de Handreiking BSN. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 7

8 Procedure 4.1 Van het Ba11-bericht zijn de overeenkomst en de status in de kop van het bericht van belang. 1. Overeenkomst. Bij elke in het Ba11-bericht opgenomen set gegevens behoort het gegeven overeenkomst. Daarmee wordt in een waarde van 4 cijfers de mate van overeenstemming aangegeven tussen de gegevens die naar de BV BSN gezonden zijn en de van die instantie retour ontvangen gegevens. Hoe hoger de waarde, hoe groter de mate van overeenkomst. De waarde 1000 geeft aan dat er geheel overeenstemming bestaat. 2. Status. Daarnaast behoort bij elke in het Ba11-bericht opgenomen set gegevens een status De waarde van de status bij elke set gegevens geeft de richting van de vervolgactie aan. De gemeente bepaalt onder meer aan de hand van de overeenkomst én de status of er een set gegevens ontvangen is die de persoon betreft over wie zij een aangifte heeft ontvangen. De status kan een van de volgende waarden hebben: C, D, F of N. Status C: persoon is ingeschreven in de gemeente code, waarbij de code die van de gemeente van inschrijving is. Status D: persoon wordt ingeschreven in de gemeente code ; waarbij de code die is van de gemeente waar een inschrijvingsprocedure betreffende die persoon loopt. Status F: persoon is niet ingeschreven in de GBA maar heeft wel een SoFi-nummer. Status N: persoon is niet ingeschreven in de GBA maar heeft wel een burgerservicenummer. Een set gegevens met status C bevat in ieder geval de rubrieken A-nummer, Burgerservicenummer, Geslachtsnaam, Geboortedatum en Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. De gemeente dient vervolgens procedure 4.2 of 4.3 uit deze handleiding uitvoeren. Een set gegevens met status D bevat in ieder geval de rubrieken Geslachtsnaam, Geboortedatum en Hoofdstuk 4 pagina 8 Handleiding Uitvoeringsprocedures

9 Procedure 4.1 Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. De gemeentecode bij deze status is de code van een andere gemeente. Met die gemeente moet contact worden opgenomen om na te gaan welke de werkelijke gemeente van inschrijving zou moeten zijn. Is dat de eigen gemeente, dan kan de onderhavige procedure worden voortgezet. De andere gemeente zal de inschrijvingsprocedure moeten beëindigen. In het omgekeerde geval zal de eigen inschrijvingsprocedure moeten worden beëindigd en zal de andere gemeente de inschrijvingsprocedure kunnen voortzetten. Een set gegevens met één van de statussen F of N bevat in ieder geval de rubrieken SoFi-nummer (status F ) resp. Burgerservicenummer (status N ), Geslachtsnaam, Geboortedatum en Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. Vervolgens dient volgens de onderhavige procedure een persoonslijst te worden aangelegd. Daarbij wordt het SoFi-nummer uit het bericht met de status F opgenomen als burgerservicenummer. Worden in een Ba11-bericht meerdere sets met gegevens getoond die betrekking kunnen hebben op de persoon in de aangifte, dan moet worden uitgezocht welke actie moet worden ondernomen. De werkelijke gemeente van (de toekomstige) inschrijving zal de onderhavige procedure moeten uitvoeren dan wel de procedure 4.2 of 4.3. De gemeente zal zo nodig contact moeten opnemen met de andere gemeente om een en ander te regelen. Worden meer sets gegevens gevonden die wijzen op een (voormalige) inschrijving in de GBA (sedert ), dan dient daarnaar een onderzoek plaats te vinden. Betreft het inderdaad meer geldige inschrijvingen van dezelfde persoon, dan zal eerst een van de procedures 7.8, 7.9 of 7.10 van deze handleiding gevolgd moeten worden. Ontvangt u van de Beheervoorziening BSN (BV BSN) een Bf11-bericht, dan geeft de foutreden ( P of G ) het vervolg van de procedure aan. De foutreden P duidt aan, dat er op basis van de toegezonden persoonsgegevens meer sets met persoonsgegevens gevonden zijn dan Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 9

10 Procedure 4.1 er in een Ba11-bericht passen. De gemeente zal nogmaals een presentievraag moeten stellen waarbij meer of andere persoonsgegevens worden meegegeven. De foutreden G duidt aan, dat er op basis van de toegezonden persoonsgegevens geen persoon gevonden is die geheel of nagenoeg geheel aan die gegevens voldoet. Er kan dan een persoonslijst worden aangelegd. Let op. Relatie met Besluit bevolkingsboekhouding. Het volgende geldt vermoedelijk slechts voor een klein aantal gevallen. Het gaat dan om een persoon die vóór 1 oktober 1994 (het Omslagmoment ) in Nederland geboren is of (volgens opgave) vóór die datum in de persoonsregisters opgenomen was en waarvoor in de GBA en het register BVR van de Belastingdienst via de presentievraag geen gegevens gevonden zijn. Voor die persoon moet er - op grond van de toen geldende voorschriften van de bevolkingsboekhouding - een PK zijn aangelegd. - Is de persoon vervolgens vóór genoemde datum naar het buitenland vertrokken, dan is dat in het voormalige schakelregister bij het Bureau Vestigingsregister aangetekend. Is dit vertrek daarin het meest recente gegeven, dan behoort er een PK in het persoonskaartenarchief aanwezig te zijn. De gemeente kan dan een kopie van die PK bij het Bureau Vestigingsregister opvragen. - Is echter een vestiging het meest recente gegeven, dan zou er een inschrijving in de GBA aanwezig moeten zijn. Omdat die via de presentievraag niet gevonden is, zal naar die inschrijving een onderzoek moeten worden ingesteld. Het schakelregister geeft bij die4 vestiging aan in welke gemeente de opneming in het bevolkingsregister gebeurd is. Van daaruit kan de keten tot in de GBA gevolgd worden. - Is geen registratie in het schakelregister opgenomen, dan zal vanaf de geboortegemeente in Nederland de (papieren) verwijsketen moeten worden aflopen tot aan de inschrijving in de GBA. Stuit men uiteindelijk niet op een PK of een inschrijving in de GBA, dan kan na het doorlopen van stap 5 Verifiëren van het adres een PL worden aangelegd. Mocht er een inschrijving in een andere gemeente gevonden worden, wordt verder procedure 4.3. gevolgd. Hoofdstuk 4 pagina 10 Handleiding Uitvoeringsprocedures

11 Procedure 4.1 N.B. Aangezien de GBA-autorisatie van het Vestigingsregister (indicatie ) is ingetrokken, kan met betrekking tot het voorgaande niet meer via het GBA-netwerk contact met het Bureau Vestigingsregister worden gezocht. Een kopie-pk zal niet meer spontaan worden toegezonden. De gemeente zal dit op initiatief schriftelijk bij het Bureau moeten opvragen! Het adres daarvoor: Bureau Vestigingsregister, Postbus 12620, 2500 DL Den Haag Ad 5. Verifiëren van het adres Het adres waar de burger zich vestigt, moet een adres binnen de eigen gemeente zijn. Het criterium voor inschrijving met het opgegeven adres is of de burger daadwerkelijk aan dat adres woont (zie artikel 1 Wet GBA). Niet relevant is, of de persoon daar volgens een gemeentelijk of ander voorschrift wel of niet mag wonen of met dat adres mag worden ingeschreven. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan wonen in een recreatiewoning of een bedrijfsruimte. Zijn alle stappen doorlopen, dan wordt een persoonslijst aangelegd. Aanwijzingen Met een eerste inschrijving start de administratieve levensloop van een persoon binnen de GBA. In principe wordt aan de hand van de overgelegde brondocumenten de actuele stand opgenomen. In sommige situaties is de opbouw vanaf de geboorte mogelijk, echter niet noodzakelijk. Bij een opbouw vanaf de geboorte moet de historie aaneengesloten zijn, m.a.w. er mogen geen gaten in de levensloop ontstaan. Categorie 01 Persoon. 1. A-nummer. Bij het aanleggen van een PL wordt in de meeste gevallen een A-nummer opgenomen uit de voorraad A-nummers van de gemeente van inschrijving. Ten aanzien van personen die onder het PK-regime als vertrokken naar het buitenland van de persoonsregisters waren afgevoerd is er de voorkeur om het A-nummer van de kopie-pk over te nemen. Zie procedure (Eerste inschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba in de GBA) voor specifieke instructies m.b.t. het opnemen van het A-nummer uit PIVA. 2. Burgerservicenummer. Het burgerservicenummer in categorie 01 Persoon wordt bij een eerste inschrijving onmiddellijk na de inschrijving in de GBA (artikel 8, eerste lid, Wet algemene bepalingen Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 11

12 Procedure 4.1 burgerservicenummer) toegekend en ontleend aan de voorraad nummers van de gemeente van inschrijving of overgenomen van het SoFinummer in het presentieantwoord van de BV BSN. De categorie 06 Overlijden wordt bij een eerste inschrijving niet opgenomen, omdat overleden personen niet worden ingeschreven. Categorie 09 Kind wordt niet opgenomen op de PL van de ouder wanneer op het moment van eerste inschrijving van de ouder het kind én al is overleden én geen ingeschrevene is. Uitzondering hierop betreft de gegevens over kinderen die worden ontleend aan de van het Vestigingsregister ontvangen kopie-pk. Het kan dan ook een inmiddels overleden kind betreffen. De categorieën 10 Verblijfstitel, 11 Gezagsverhouding en 14 Afnemersindicatie worden nooit op basis van aangifte door de burger aangelegd. Ook een categorie 15 Aantekening wordt bij een eerste inschrijving op de PL niet aangelegd. Mochten uit documenten gegevens met betrekking tot andere categorieën blijken, dan in de hierna volgende procedurebeschrijving zijn opgenomen, dan moet daarvoor de betreffende procedure uit hoofdstuk 5 of 6 worden uitgevoerd. Let op! 1. De gemeente is verplicht de ingeschrevene binnen vier weken na de eerste inschrijving in de GBA een volledig leesbaar overzicht van zijn persoonslijst kosteloos toe te sturen. Bij minderjarigen jonger dan 16 jaar wordt dit overzicht aan de ouders, voogden of verzorgers toegezonden. Bij onder curatele gestelden krijgt de curator dit overzicht toegezonden 2. Indien de in te schrijven persoon na de inwerkingtreding van de Wet GBA in een andere Nederlandse gemeente is geboren dan de gemeente van eerste inschrijving, moeten er d.m.v. een Iv11-bericht Verwijsgegevens verwijsgegevens naar de geboortegemeente worden gezonden,. Dit komt voor wanneer geen van de ouders in Nederland is ingeschreven, maar het kind wel wordt ingeschreven. Gerelateerden Bij iedere inschrijving dient te worden nagegaan of er gerelateerden van de betrokkene in dezelfde basisadministratie staan ingeschreven. Ook het omgekeerde geldt, namelijk dat van alle overige in de gemeente ingeschreven personen wordt nagegaan of de nieuw in te schrijven persoon op de een of andere wijze gerelateerd is. Hoofdstuk 4 pagina 12 Handleiding Uitvoeringsprocedures

13 Procedure 4.1 Wanneer eenmaal is vastgesteld dat er gerelateerden zijn, worden de gerelateerdengegevens aangevuld. Het gaat hierbij om de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en/of 03 Geboorte uit categorie 01 Persoon die nog niet bij de gerelateerde in de categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind voorkomen. Nadat de gerelateerdengegevens zijn aangevuld, moet worden nagegaan of de persoon die in de basisadministratie wordt opgenomen, een kind is van een of meerdere reeds opgenomen personen. Daarnaast dient te worden onderzocht of een van de reeds ingeschrevenen een kind is van de persoon waarvoor deze procedure wordt uitgevoerd. In beide situaties worden de kindgegevens toegevoegd op de actuele persoonslijst(en) van de ouder(s) indien deze nog niet voorkomen. Verwijzingen Zie voor brondocumenten hoofdstuk 3 van deze handleiding en bijlage 5. Zie voor personen met een diplomatieke status en personen die behoren tot de categorie NAVO-militairen, procedure 6.4 (Ministerieel besluit/navo-militair). Voor gerelateerden, zie procedure 7.4 (Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens). Zie eveneens procedure 7.19 (Wijzigen van het burgerservicenummer), procedure 7.20 (Eerste inschrijving van (ex-)asielzoekers in de GBA), procedure 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba in de GBA) en procedure 7.22 (Geprivilegieerden). Zie tenslotte ook bijlage 3 (Vraag en Antwoord). In de hierna beschreven actualiseringprocedure zijn alle categorieën genoemd. Categorie 01 Persoon Actualiseren Categorie 01 persoon Identificatienummers A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Uit het bestand van beschikbare A-nummers wordt een A-nummer aan de persoon toegekend. Wanneer een persoon onder het Besluit bevolkingsboekhouding al ingeschreven Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 13

14 Procedure 4.1 is geweest, is het aan te bevelen om het administratienummer te gebruiken dat vermeld staat op de bij het Bureau Vestigingsregister opgevraagde kopie-pk van betrokkene. Indien de persoon zich vestigt vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba, dienen de instructies uit procedure (Eerste inschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba in de GBA) m.b.t. het opnemen van het A-nummer te worden gevolgd Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Het burgerservicenummer wordt aan de persoon toegekend uit de voorraad nummers die bij de gemeente aanwezig is of overgenomen van het SoFi-nummer in het presentieantwoord van de BV BSN. Naam Voornamen De volledige voornamen van de persoon, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Indien de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Indien de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Hoofdstuk 4 pagina 14 Handleiding Uitvoeringsprocedures

15 Procedure 4.1 Indien de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte Geboortedatum Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling Geboorteplaats Dit gegeven moet worden ingevuld. Indien het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Indien het een buitenlandse gemeente betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zomogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen Geboorteland Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, indien het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 15

16 Procedure 4.1 Duitsland ligt. In een Nederlandse geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Geslacht Geslachtsaanduiding Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: M = man V = vrouw O = onbekend Naamgebruik Aanduiding naamgebruik Dit gegeven moet worden ingevuld. De op te nemen waarde bij eerste inschrijving is: E = eigen geslachtsnaam. Akte of Document Een persoon die gehuwd of gehuwd geweest is of geregistreerd partner of geregistreerd partner geweest is kan bij eerste inschrijving schriftelijk verzoeken om de waarde P (= geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner) of de waarde V (= geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner voor eigen geslachtsnaam) of de waarde N (= geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner na eigen geslachtsnaam) op te nemen. Dit verzoek wordt eerst verwerkt nadat een persoonslijst met E=eigen geslachtsnaam is aangelegd. In verband met het feit dat de persoonslijst de administratieve levensloop van een persoon weerspiegelt, wordt het verzoek pas verwerkt nadat er een persoonslijst is aangelegd. Dat betekent dat de actualisering vermeld in procedure 4.7 (Wijzigen naamgebruik) wordt uitgevoerd. Indien de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan dient dit een GBA-aktenummer te zijn. Is het geen aktenummer volgens de GBA-aktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Indien u de gegevens ontleent aan een ander brondocument, vult u groep 82 Document in. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Hoofdstuk 4 pagina 16 Handleiding Uitvoeringsprocedures

17 Procedure 4.1 Akte Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zonodig omnummeren. Zie bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Document Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de PL opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document (of de documenten) waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend. Geldigheid Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Indien er zich na de geboortedatum van de persoon geen wijzigingen meer hebben voorgedaan in de gegevens in deze categorie, wordt als ingangsdatum geldigheid de geboortedatum van de persoon ingevuld. Heeft er zich na de geboorte een nieuw rechtsfeit voorgedaan en dat rechtsfeit is in dat of een ander brondocument vermeld, dan is de ingangsdatum geldigheid de datum van het latere rechtsfeit. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, de datum huwelijk/aangaan geregistreerd partnerschap, datum naamswijziging, adoptiedatum, erkenningsdatum of indien geen ingangsdatum geldigheid is vast te stellen, de standaardwaarde. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 17

18 Procedure 4.1 Opneming Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Ouders De gegevens van de ouders worden in de categorieën 02 Ouder1 en 03 Ouder2 opgenomen. Door het opnemen van groep 04 Geslacht valt te onderscheiden of de ouder van het vrouwelijk geslacht (moeder) of mannelijk geslacht (vader) is. Het maakt geen verschil of de gegevens van de moeder of de vader in categorie 02 Ouder1 of categorie 03 Ouder2 worden opgenomen. Het is na adoptie mogelijk om twee ouders van gelijk geslacht te hebben. Er kan echter maar één categorie 02 Ouder1 worden opgenomen en één categorie 03 Ouder 2. Van adoptie door twee ouders van gelijk geslacht kan pas sprake zijn na een uitspraak van de rechter in Nederland. Tot de uitspraak wordt ervan uitgegaan dat de persoon een moeder en een vader heeft. Omdat bij een eerste inschrijving komende uit het buitenland de situatie van twee ouders van gelijk geslacht niet zo vaak zal voorkomen, wordt er in onderstaande beschrijving vanuit gegaan dat in categorie 02 Ouder1 de moedergegevens worden opgenomen en in categorie 03 Ouder2 de vadergegevens. Indien de situatie anders is, bepaalt de medewerker zelf welke oudergegevens in welke categorie worden opgenomen. Geadviseerd wordt binnen de gemeente zo mogelijk een vaste lijn te volgen. Categorie 02 Ouder1 Actualiseren Categorie 02 Ouder1 Moeder Er wordt in het Nederlands recht vanuit gegaan dat er bij geboorte juridisch gezien altijd een moeder is, tenzij er sprake is van een adoptie door twee ouders van gelijk geslacht. Indien vreemd recht wordt toegepast, is het mogelijk dat er juridisch gezien geen moeder is. De gegevens van de moeder kunnen (gedeeltelijk) onbekend zijn. Hoofdstuk 4 pagina 18 Handleiding Uitvoeringsprocedures

19 Procedure 4.1 Onderzoek aan de hand van het brondocument of de persoonslijst van de betreffende moeder in uw basisadministratie is opgenomen. Indien dit het geval is, moet groep 01 Identificatienummers en groep 03 Geboorte worden overgenomen van de persoonslijst van de moeder, ook als er geen geboortegegevens van de moeder op het brondocument zijn vermeld. Wanneer groep 03 Geboorte in categorie 01 Persoon op de persoonslijst van de moeder uitsluitend standaardwaarden bevat, dan wordt deze groep niet overgenomen. A. er is een moeder Er is juridisch gezien een moeder (dit geldt ook indien het kind een vondeling is). Identificatienummers A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het administratienummer van de moeder ontleent u aan haar persoonslijst. Indien de moeder is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het A- nummer van de moeder altijd bekend Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het burgerservicenummer van de moeder wordt ontleend aan haar persoonslijst. Indien de moeder is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam Voornamen De volledige voornamen van de moeder, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Indien de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Indien de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de moeder geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er spra- Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 19

20 Procedure 4.1 ke is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Indien het eerste deel van de geslachtsnaam niet voorkomt in tabel 36, maakt dit onderdeel uit van de geslachtsnaam Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de moeder waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Is de geslachtsnaam van de moeder onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Geboorte Geboortedatum Dit gegeven invullen indien het bekend is. Indien de persoonslijst van de moeder in de gemeente aanwezig is, dan wordt de geboortedatum ontleend aan haar persoonslijst. Indien de geboortedatum onbekend is, dan moet de rubriek toch worden ingevuld (middels een standaardwaarde) indien de geboorteplaats en/of het geboorteland bekend zijn. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van de moeder volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling Geboorteplaats Dit gegeven invullen indien het bekend is. Indien het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Indien het een buitenlandse gemeente betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Hoofdstuk 4 pagina 20 Handleiding Uitvoeringsprocedures

21 Procedure 4.1 Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zomogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Indien de persoonslijst van de moeder in de gemeente aanwezig is, wordt de geboorteplaats ontleend aan haar persoonslijst Geboorteland Dit gegeven invullen indien het bekend is. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Indien de persoonslijst van de moeder in de gemeente aanwezig is, dan wordt het geboorteland ontleend aan haar persoonslijst. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, indien het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd vaneen persoon die is geboren in Dortmund. Het land Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Duitsland ligt. In een in Nederland opgemaakte geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Indien het geboorteland onbekend is, dan moet de rubriek toch worden ingevuld (middels een standaardwaarde) indien de geboortedatum en/of geboorteplaats bekend zijn. Geslacht Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) indien het bekend is. In de hierboven beschreven procedure wordt de V opgenomen. Indien het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor. Familierechtelijke betrekking Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking tussen de persoon en de moeder is ingegaan. Dit is veelal de geboortedatum. Andere data zijn eveneens mogelijk zoals adoptiedatum. Wanneer de moedergegevens onbekend zijn of de datum niet kan worden bepaald, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 21

22 Procedure 4.1 Akte of Document Indien de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan dient dit een GBA-aktenummer te zijn. Is het geen aktenummer volgens de GBA-aktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Indien u de gegevens ontleent aan een ander brondocument, vult u groep 82 Document in. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte, waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt, is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zonodig omnummeren. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Document Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de PL opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt. Geldigheid Ingangsdatum geldigheid Hoofdstuk 4 pagina 22 Handleiding Uitvoeringsprocedures

23 Procedure 4.1 Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. De op te nemen waarde is afhankelijk van de datum van het laatste rechtsfeit. Heeft de persoon de moeder vanaf de geboorte, dan wordt de geboortedatum ingevuld. Heeft de moeder na de geboorte een andere naam gekregen, dan wordt hier de datum van het verkrijgen van de nieuwe naam van de moeder (= nieuw rechtsfeit) ingevuld. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, adoptiedatum of erkenningdatum. Is de datum onbekend, dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Opneming Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B. er is geen moeder Indien uit het brondocument blijkt dat er juridisch gezien geen moeder is, dan wordt dit vastgelegd door in deze categorie uitsluitend de groepen 81 Akte of 82 Document, 85 Geldigheid en 86 Opneming op te nemen ( lege categorie ). Hiervoor is gekozen om in de persoonslijst het onderscheid tot uitdrukking te kunnen brengen tussen de situatie dat er juridisch gezien geen moeder is en de situatie dat er wel een moeder is, maar de moedergegevens onbekend zijn. Document Gemeente document Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit blijkt dat er juridisch geen moeder is. Geldigheid Ingangsdatum geldigheid Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 23

24 Procedure 4.1 Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als datum wordt ingevuld de datum vanaf wanneer de persoon geen moeder heeft. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum of indien onbekend de standaardwaarde. Opneming Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 03 Ouder2 Actualiseren Categorie 03 Ouder2 Vader Uit de brondocumenten moet blijken of er juridisch gezien wel of geen vader is. Indien er juridisch gezien een vader is, kunnen de gegevens geheel of gedeeltelijk onbekend zijn. Onderzoek aan de hand van het brondocument of de persoonslijst van de betreffende vader in uw basisadministratie is opgenomen. Indien dit het geval is, moet groep 01 Identificatienummers en groep 03 Geboorte worden overgenomen van de persoonslijst van de vader, ook als er geen geboortegegevens van de vader op het brondocument zijn vermeld. Wanneer groep 03 Geboorte in categorie 01 Persoon op de persoonslijst van de vader uitsluitend standaardwaarden bevat, dan wordt deze groep niet overgenomen. A. er is een vader Identificatienummers A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het administratienummer van de vader ontleent u aan zijn persoonslijst. Indien de vader is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het A-nummer van de vader altijd bekend. Hoofdstuk 4 pagina 24 Handleiding Uitvoeringsprocedures

25 Procedure Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het burgerservicenummer van de vader wordt ontleend aan zijn persoonslijst. Indien de vader is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend Naam Voornamen De volledige voornamen van de vader, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Indien de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Indien de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de vader geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Indien het eerste deel van de geslachtsnaam niet voorkomt in tabel 36, maakt dit onderdeel uit van de geslachtsnaam Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de vader waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 25

26 Procedure 4.1 Is de geslachtsnaam van de vader onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Geboorte Geboortedatum Dit gegeven invullen indien het bekend is. Indien de geboortedatum niet uit het brondocument blijkt, maar de persoonslijst van de vader is aanwezig in de gemeente, dan wordt de geboortedatum ontleend aan zijn persoonslijst. Indien de geboortedatum onbekend is, dan moet de rubriek toch (middels een standaardwaarde) worden ingevuld indien de geboorteplaats en/of het geboorteland bekend zijn. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van de vader volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling Geboorteplaats Dit gegeven invullen indien het bekend is. Indien het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Indien het een buitenlandse gemeente betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zomogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Indien de persoonslijst van de vader in de gemeente aanwezig is, wordt de geboorteplaats ontleend aan zijn persoonslijst Geboorteland Dit gegeven invullen indien het bekend is. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Indien de persoonslijst van de vader in de gemeente aanwezig is, dan wordt het geboorteland ontleend aan zijn persoonslijst. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, indien het land niet expliciet in het Brondocument is ver- Hoofdstuk 4 pagina 26 Handleiding Uitvoeringsprocedures

27 Procedure 4.1 meld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Duitsland ligt. In een Nederlandse geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Indien het geboorteland onbekend is, dan moet de rubriek toch worden ingevuld (middels een standaardwaarde) indien de geboortedatum en/of de geboorteplaats bekend zijn. Geslacht Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) indien het bekend is. In de hierboven beschreven procedure wordt de M opgenomen. Indien het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor. Familierechtelijke betrekking Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking tussen de persoon en de vader is ingegaan. Dit is veelal de geboortedatum. Andere data zijn eveneens mogelijk zoals adoptiedatum, erkenningdatum of standaardwaarde. Wanneer de vadergegevens onbekend zijn of de datum kan niet worden bepaald, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen. Akte of Document Indien de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan dient dit een GBA-aktenummer te zijn. Is het geen aktenummer volgens de GBA-aktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Indien u de gegevens ontleent aan een ander brondocument, vult u groep 82 Document in. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte, waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt, is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 4 pagina 27

28 Procedure Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zonodig omnummeren. Zie ook Bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Document Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de PL opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt. Geldigheid Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. De op te nemen waarde is afhankelijk van de datum van het laatste rechtsfeit. Heeft de persoon de vader vanaf de geboorte, dan wordt de geboortedatum ingevuld. Heeft de vader na de geboorte een andere naam gekregen, dan wordt hier de datum van het verkrijgen van de nieuwe naam van de vader (= nieuw rechtsfeit) ingevuld. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, adoptiedatum of erkenningdatum. Is de datum onbekend, dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Opneming Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Hoofdstuk 4 pagina 28 Handleiding Uitvoeringsprocedures