Uitwisseling persoonsgegevens tussen Nederland, Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba

Transcriptie

1 De Colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten i.a.a. de Hoofden Burgerzaken Directie Burgerschap en Informatiebeleid Identiteit Turfmarkt 147 Den Haag Postbus EA Den Haag Contactpersoon Servicedesk BPR T Onderwerp Uitwisseling persoonsgegevens tussen Nederland, Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba Doelstelling Uitvoering van regelgeving Juridische grondslag Artikelen 2.5, 2.19, 2.21 en 3.12 van de Wet basisregistratie personen Relaties met andere circulaires - Ingangsdatum 6 januari 2014 n.v.t. Geldig tot 1. Algemeen Onderhavige circulaire betreft de vervanging van twee eerdere circulaires inzake de uitwisseling van persoonsgegevens tussen Nederland, Aruba, Curacao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba in verband met de inwerkingtreding van de Wet basisregistratie personen (de Wet BRP) op 6 januari Op 17 december 1998 is gestart met de uitwisseling van persoonsgegevens tussen de GBA en de basisadministraties persoonsgegevens in Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba (PIVA administraties). Sinds 1 september 2001 vindt deze uitwisseling structureel en geautomatiseerd plaats. In de Wet BRP is de juridische basis voor de gegevensuitwisseling tussen de basisregistratie personen (BRP) in het Europese deel van Nederland enerzijds en de genoemde basisadministraties anderzijds opgenomen in de artikelen 2.5, 2.19, 2.21 en De formulering van de artikelen is techniekonafhankelijk, hetgeen in overeenstemming is met de opzet van de deze nieuwe wet. Artikel 2.5 schrijft voor dat een persoon, komende uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius of Saba, dient te zijn uitgeschreven uit de PIVA administratie van het betreffende eiland voordat inschrijving in de BRP kan plaatsvinden. Artikel 2.19, dat regels bevat over de wijze waarop de inschrijving van personen in de BRP moet plaatsvinden, bepaalt in dat verband dat bij (hernieuwde) opneming in de BRP van een persoon, komende uit het Caribische deel van het Koninkrijk, artikel 2.5 van overeenkomstige toepassing is. Artikel 2.21 bepaalt dat een verhuisbericht wordt verstrekt aan degene die bij vertrek heeft aangegeven te gaan verblijven in het Caribische deel van het Koninkrijk. Artikel 3.12 biedt de mogelijkheid bij algemene maatregel van bestuur een regeling te treffen voor de Pagina 1 van 6

2 verstrekking van gegevens aan de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens in een basisadministratie van een van de eilanden. Van deze mogelijkheid is gebruik gemaakt in artikel 43 van het Besluit basisregistratie persoonsgegevens (het Besluit BRP). De in de PIVA regelgevingen met het oog op de gegevensuitwisseling opgenomen voorzieningen worden niet gewijzigd als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet BRP. Deze circulaire vraagt uw aandacht voor enkele specifieke onderwerpen en daarmee samenhangende procedures, die gevolgd moeten worden. Deze procedures zijn uitvoeriger beschreven in de Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP). Zowel de gewijzigde wet- en regelgeving als de aangepaste HUP vindt u op de website van het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten ( In deze circulaire wordt u geadviseerd om, indien nodig, contact op te nemen met de ambtenaren van de Bureaus Burgerlijke Stand, Bevolking en Verkiezingen (BSBV's) op Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius of Saba of het Bureau Burgerlijke Stand en Bevolkingsregister (BSB) op Aruba. Omgekeerd zullen u ook vragen bereiken van ambtenaren van deze instanties. In verband hiermee wordt in bijlage I verwezen naar de zogeheten Wie is wie lijst die door het agentschap BPR wordt bijgehouden en maandelijks wordt verspreid. Op deze lijst staan onder meer de contactpersonen van de genoemde afdelingen in het Caribische deel van het Koninkrijk. 2. Aanleiding De Nederlandse regering heeft op 8 januari 1999 een bestuursakkoord gesloten met de autoriteiten van de toenmalige Nederlandse Antillen en Aruba inzake de uitwisseling van persoonsgegevens tussen de bevolkingsadministraties van het Koninkrijk. Dit akkoord is bij de staatkundige vernieuwing op 10 oktober 2010 van kracht gebleven en voor wat betreft het land de Nederlandse Antillen en de eilandsgebieden Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba overgegaan op de rechtsopvolgers, de landen Curaçao, Sint Maarten en Nederland. Het bestuursakkoord strekt ertoe de (elektronische) uitwisseling van persoonsgegevens tussen de bevolkingsadministraties van het Koninkrijk vorm te geven. In het bestuursakkoord is een aantal afspraken gemaakt met het oog op de bevordering van de kwaliteit van de in de basisadministraties opgenomen persoonsgegevens en ter voorkoming van zogenoemde dubbele inschrijvingen in de verschillende basisadministraties. Het uitgangspunt van de gegevensuitwisseling tussen de basisadministraties persoonsgegevens van het Koninkrijk is een eenduidige registratie van personen, opdat iemand niet tegelijkertijd in meerdere bevolkingsadministraties als ingezetene ingeschreven komt te staan. Een persoon kan wel tegelijkertijd als ingezetene ingeschreven staan in de BRP en als niet-ingezetene in een of meer PIVA administraties of als ingezetene ingeschreven staan in een PIVA basisadministratie persoonsgegevens en als niet-ingezetene in een of meer andere PIVA administraties en/of als nietingezetene in de BRP. Er is in dat geval geen sprake van een dubbele inschrijving van personen als ingezetene. 3. Inschrijving in de BRP van personen komende van Aruba, Curaçao, Sint Maarten of een van de openbare lichamen Overlegging verhuisbericht Op grond van artikel 2.5 van de Wet BRP dient vast te staan dat het vertrek van een persoon, komende vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten, of een van de openbare lichamen, voordat hij of zij in de BRP kan worden ingeschreven, in de betreffende PIVA administratie is verwerkt. Gemeenten dienen daarom voorafgaand aan de inschrijving of bij een latere, hernieuwde, aangifte van verblijf en adres van een persoon, komende uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten, of een van Pagina 2 van 6

3 de openbare lichamen, na te gaan of dat is gebeurd (artikel 2.19 Wet BRP). Beschikt de betrokkene over een zogenoemd verhuisbericht, dan mag worden aangenomen dat diens vertrek is geregistreerd en kan de inschrijvingsprocedure gestart worden. Heeft de desbetreffende persoon niet de beschikking over een verhuisbericht, dan dient de gemeente anderszins te achterhalen of het vertrek van betrokkene nog in de PIVA administratie moet worden verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld door middel van het stellen van nadere open vragen en door het grondig bekijken van relevante (identificerende) documenten zoals een paspoort (in verband met geboorteplaats en uitgifteautoriteit). Indien de betrokken persoon bevestigt dat hij of zij als ingezetene in een PIVA administratie is ingeschreven (geweest), of dat dit vermoeden ontstaat, en de betrokken persoon niet beschikt over een verhuisbericht, dient zijn vertrek zo nodig alsnog in de betreffende PIVA administratie verwerkt te worden. De gemeente zoekt daartoe contact met de betreffende ambtenaren in Aruba, Curaçao, Sint Maarten of het desbetreffende openbare lichaam. Tevens wordt in dat geval het A-nummer van die persoon opgevraagd (zie ook hierna). Wanneer blijkt dat het vertrek van betrokkene in de PIVA administratie is verwerkt of blijkt dat de betreffende persoon nimmer in een PIVA administratie was ingeschreven, kan de aangifte van verblijf en adres in de BRP worden verwerkt. Geautomatiseerde verstrekking uit een PIVA administratie aan de BRP De geautomatiseerde verstrekking van gegevens uit een PIVA administratie aan de BRP geschiedt met behulp van een daartoe door de minister van BZK beheerde technische voorziening, de zogenaamde PIVA-GBA Koppeling (PGK module). Indien een persoon bij zijn aangifte van vertrek uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten, of een van de openbare lichamen, aangeeft zich te gaan vestigen in een gemeente in Nederland, en dit vertrek in de PIVA administratie is geregistreerd, wordt uit deze administratie automatisch een elektronisch bericht met gegevens van betrokkene gestuurd naar de PGK module bij het agentschap BPR. Onderdeel van de PGK module is een bestand, waarin het bericht tijdelijk wordt opgeslagen voor eventuele raadpleging door de gemeente waar de betrokken persoon aangifte van verblijf en adres doet. Tegelijkertijd zendt het systeem de gegevens automatisch in een vrij bericht (Vb01-bericht) naar de gemeente waar de betrokkene heeft aangegeven zich te gaan vestigen. Dat is de gemeente die bij de afmeldingsprocedure in de PIVA administratie geregistreerd is als (toekomstige) verblijfplaats. Aangezien het bericht gezien moet worden als een bron voor het opnemen van gegevens in de BRP, dienen gemeenten dit bericht vijf jaar te bewaren conform bijlage 6 van de Regeling BRP. Het verdient de voorkeur het bericht in ieder geval in afgedrukte vorm te archiveren. Vanzelfsprekend kunnen de berichten ook elektronisch worden bewaard. Overnemen PIVA gegevens in de BRP Gemeenten dienen de gegevens die afkomstig zijn uit de PIVA administratie, hetzij via een bericht, hetzij anderszins, over te nemen in de BRP, tenzij er reden is te twijfelen aan de juistheid daarvan. Omdat binnen PIVA eenzelfde systematiek gehanteerd wordt ten aanzien van brongegevens als binnen de BRP, zijn de regels op basis waarvan de beoordeling van die gegevens in Aruba, Curaçao, Sint Maarten en de openbare lichamen heeft plaatsgevonden, dezelfde als of vergelijkbaar met de regels die een ambtenaar burgerzaken in het Europese deel van Nederland hanteert bij het beoordelen van brongegevens voor opneming in de BRP. Het via de PGK module ontvangen bericht met gegevens betreffende de in te schrijven persoon, dient dan ook te worden aangemerkt als een brondocument in de zin van artikel 2.8, tweede lid, onder d, van de Wet BRP. Een en ander is uitvoerig beschreven in procedure 7.21 van de HUP. Daar wordt ook ingegaan op de verplichting om, wanneer van toepassing, procedure M46 te volgen voordat een huwelijk wordt geregistreerd in de BRP. Wat betreft het overnemen van gegevens Pagina 3 van 6

4 over de vreemde nationaliteit, geldt dat bij een aangifte van verblijf en adres in de BRP geen gegevens worden opgenomen over een vreemde nationaliteit, indien de betrokken persoon (ook) beschikt over het Nederlanderschap. Overnemen van het A-nummer uit de PIVA administratie De A-nummers worden in Aruba, Curaçao, Sint Maarten en de openbare lichamen uit hetzelfde systeem beschikbaar gesteld door de minister van BZK als de A- nummers in de BRP. Bij de inschrijving van een persoon uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten, of een van de openbare lichamen, in de BRP (hetzij als ingezetene, hetzij als niet-ingezetene), dient dit nummer te worden overgenomen. Bij de inschrijving in de BRP van een persoon, komende uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten, of een van de openbare lichamen, wordt het A-nummer ontleend aan een mededeling daaromtrent van de verantwoordelijke voor de verwerking van dit gegeven in de desbetreffende PIVA administratie. Dit kan, in het geval het een inschrijving als ingezetene betreft, het bovengenoemde vrije bericht zijn, maar ook een rechtstreekse mededeling van de bevoegde ambtenaar van het BSBV of het BSB bij wie het A-nummer wordt opgevraagd, indien er bij inschrijving van betrokkene in de BRP geen bericht (meer) voorhanden is. Indien het een inschrijving als niet-ingezetene betreft, dient u het A-nummer van deze persoon op te vragen bij een BSBV of het BSB. Het A-nummer wordt dus nooit ontleend aan een verhuisbericht. In procedure 7.21 van de HUP wordt nader ingegaan op de harmonisatie van A-nummers. Melding van de inschrijving in de BRP aan de PGK module Na verwerking door de gemeente van de aangifte van verblijf en adres in de BRP van een persoon, komende uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten, of een van de openbare lichamen, wordt automatisch een Ag21-bericht gezonden aan de PGK module bij het agentschap BPR. Aan de hand van dit bericht worden de in het tijdelijke bestand van de PGK module aanwezige gegevens omtrent de voorgenomen vestiging van de betrokken persoon in Nederland, verwijderd en wordt door de PGK module aan het eiland van vertrek een PGK bericht gezonden, waarin de verwerking van de aangifte van verblijf en adres in de BRP wordt bevestigd. 4. Vertrek van een persoon naar Aruba, Curaçao, Sint Maarten, of een van de openbare lichamen Actualiseren persoonslijst In geval van vertrek naar Aruba, Curaçao, Sint Maarten, of een van de openbare lichamen, wordt u uitdrukkelijk verzocht het adres in Aruba, Curaçao, Sint Maarten of het openbaar lichaam waarnaar de persoon aangeeft te vertrekken, op de juiste wijze op de persoonslijst te verwerken. Dit is essentieel om een correcte automatische verwerking van de adresgegevens, die worden opgenomen in de conditionele verstrekking (Ag21-bericht) aan de PGK module, te kunnen waarborgen. Meer informatie vindt u in procedure 4.6 van de HUP. Verstrekking van een verhuisbericht Bij verhuizing naar Aruba, Curaçao, Sint Maarten, of een van de openbare lichamen wordt (kosteloos) een verhuisbericht aan betrokkene verstrekt (artikel 2.21, vijfde lid, Wet BRP). Het model verhuisbericht, dat is te vinden in bijlage 9 bij de Regeling basisregistratie persoonsgegevens, schrijft de gegevens voor die opgenomen moeten worden in het verhuisbericht. Het model verhuisbericht is aangepast aan het begrippenstelsel van de BRP. Verzoek om gegevensverstrekking In verband met de inschrijving van een persoon in een PIVA administratie die eerder in de BRP is ingeschreven, kan de verantwoordelijke voor de PIVA Pagina 4 van 6

5 administratie verzoeken om gegevens over die persoon uit de BRP te verstrekken in verband met de bijhouding van gegevens over betrokkene. Deze verstrekking kan plaatsvinden op grond van het bepaalde in het tweede lid van artikel 43 van het Besluit BRP. De gegevens die ten hoogste verstrekt kunnen worden, zijn aangewezen in de tabel in bijlage 6 bij het Besluit BRP. De verantwoordelijke voor een PIVA administratie kan ook verzoeken om verstrekking van gegevens over een persoon die als niet-ingezetene is ingeschreven in de BRP. De gegevens die in dat geval ten hoogste verstrekt kunnen worden, zijn eveneens aangewezen in de tabel in bijlage 6 bij het Besluit BRP. Indien de verstrekking een ingezetene betreft of een niet-ingezetene die eerder ingezetene is geweest, kunnen meer gegevens worden verstrekt dan indien de verstrekking een niet-ingezetene betreft die niet eerder ingezetene is geweest. De mogelijkheid tot blokkering van verstrekkingen op verzoek van een ingeschrevene, bedoeld in artikel 3.21 van de Wet BRP, is niet van toepassing op verstrekkingen als bedoeld in artikel 3.12 van de Wet BRP. 5. Procedures in de HUP Nadere informatie over de te volgen procedures bij inschrijving en actualisering is opgenomen in de HUP, in de procedures 4.1, 4.2, 4.3, 4.6 en Overige aandachtspunten Voorts merk ik op dat u alle minderjarigen komend uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba, die zich zonder ouders melden bij de gemeente met het oog op inschrijving, na inschrijving dient te melden bij de Raad voor de Kinderbescherming. Voor het adres en telefoonnummer van de locatie van de Raad in uw regio, verwijs ik u naar de website De Raad gaat naar aanleiding van de melding na of in de beoogde tijdelijke voogdij dan wel anderszins in begeleiding van de minderjarige is voorzien. Een en ander is beschreven in bijlage 3, Werkwijze voogdijregeling minderjarigen uit het Caribische deel van het Koninkrijk, bij het Protocol Beschermingstaken van de Raad voor de Kinderbescherming van 30 januari Nadere informatie U kunt met nadere vragen over deze circulaire contact opnemen met het Contactcentrum van het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) op telefoonnummer De informatie is bovendien beschikbaar op de website De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, dr. R.H.A. Plasterk Pagina 5 van 6

6 Bijlage I Contactpersonen Aruba, Curaçao, Sint Maarten en de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba Het agentschap BPR stuurt maandelijks een geactualiseerde Wie is wie lijst rond aan de BRP-contactpersonen van de gemeenten. Deze lijst omvat ook de contactpersonen van de eilanden met hun contactgegevens. Pagina 6 van 6