Canon Self Service Portal. Aan de slag. Een handleiding om u te helpen bij de online registratie en het gebruik van de Canon Self Service Portal

Transcriptie

1 Canon Self Service Portal Aan de slag Een handleiding om u te helpen bij de online registratie en het gebruik van de Canon Self Service Portal

2 Inleiding Deze handleiding is bestemd voor de medewerker die binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor het beheer van de producten en services van Canon. Als u deze persoon niet bent, maar graag meer wilt weten over de Self Service Portal, gaat u voor de contactgegevens van Canon naar de laatste pagina van deze handleiding. Inhoudsopgave Welkom bij de Canon Self Service Portal 3 Hoe kan ik mijzelf registreren? 3 Hoe stel ik mijn Canon Self Service-account in? 4 Waar begin ik? 5 Hoe beheer ik andere gebruikers binnen mijn organisatie? 6 Hoe beheer ik mijn accounts? 7 Hoe beheer ik de serviceverzoeken? 8 Hoe beheer ik mijn producten? 9 Hoe kan ik mijn producten groeperen? 10 Kennismanagement 11 Met wie neem ik contact op voor assistentie? 12 Verklarende woordenlijst Account manager Product manager Gebruikers Product Portal Contactpersoon binnen uw organisatie en verantwoordelijk voor het beheer van producten en services van Canon. Als account manager kunt u verantwoordelijkheden delegeren aan andere gebruikers, die tevens kunnen worden aangewezen als account managers voor uw organisatie. Iemand binnen uw organisatie met als taak zorg te dragen voor de service-activiteiten van een product (bijvoorbeeld het indienen van serviceverzoeken, invoeren van tellerstanden en het aanpassen van de locatie van het product). U en alle andere account/product managers die gerechtigd zijn de Canon Self Service Portal te gebruiken. Elke Canon-machine binnen uw organisatie waarvoor een servicecontract is afgesloten. De Canon Self Service website. Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 2

3 Welkom bij de Canon Self Service Portal Canon is voor haar relaties altijd op zoek naar manieren om de beleving van haar services te verbeteren en het leven gemakkelijker te maken. De Canon Self Service Portal is een veilige, gebruiksvriendelijke online service en geeft u op één centrale plaats rechtstreeks toegang tot belangrijke informatie over al uw Canon-producten en - services. Met deze portal stelt Canon u in staat uw accounts eenvoudig te beheren en moeiteloos uw serviceverzoeken in te dienen. Na een eenvoudige registratieprocedure heeft u op elk gewenst moment toegang tot de volgende services: Bekijken van individuele accounts of van al uw accounts en Canonproducten Op een centrale plaats alle informatie over uw Canon-producten, zodat u nooit meer hoeft te zoeken naar serienummers, enz.. Gebruikers toewijzen voor beheer van producten Delegeer de verantwoordelijkheid voor het beheer van uw Canon-producten in één of meerdere vestigingen om uw taak eenvoudiger en efficiënter te maken. Verzenden van meterstanden van uw Canon-producten* Zorg dat uw facturen nauwkeurig zijn door de tellerstanden van uw eigen Canonproducten te verzenden. Bijwerken van productlocaties en adresgegevens Beschik altijd over een volledig overzicht van waar uw Canon-producten zich bevinden, zodat u op elk gewenst moment met één druk op de knop een totaalbeeld heeft. Verstuur en bewaak de voortgang van serviceverzoeken Verstuur 24/7 een serviceverzoek met alle informatie die Canon nodig heeft om uw aanvraag zo efficiënt mogelijk af te handelen en volg online de status van uw verzoek. Hoe kan ik mijzelf registreren? Meer informatie over de Canon Self Service Portal treft u aan op en vervolgens kunt u zich registreren. Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 3

4 Tijdens de registratieprocedure wordt u gevraagd om gegevens in te voeren, zoals: Uw bedrijfsnaam Uw volledige naam Uw adres en telefoonnummer U ontvangt vervolgens een met uw eigen persoonlijke link om uw registratie te voltooien (houd voor ontvangst van deze bevestigingsmail rekening met een periode van 24 uur, dit is afhankelijk van werktijden). Zodra de bevestigingsmail is ontvangen, klikt u op de persoonlijke link. Volg daarna de instructies om uw gebruikersaccount te activeren. * Canon biedt ook oplossingen voor het automatisch vastleggen van tellerstanden. Neem voor meer informatie s.v.p. contact op met uw account representative. Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 4

5 Hoe stel ik mijn Canon Self Serviceaccount in? U heeft de keuze uit twee rollen die u in de portal kunt instellen. Elk van deze rollen heeft een ander toegangsniveau: Account manager Een account manager heeft volledige administratieve rechten voor het beheer van producten en serviceverzoeken, waaronder het aanmaken van product managers in de organisatie en onderhouden van toegangsrechten voor gebruikers. Product manager Product managers zijn namens de account manager verantwoordelijk voor producten. Zij zijn in staat de gegevens van elk aan hen toegewezen product te bekijken en onderhouden, en kunnen via de portal ook serviceverzoeken indienen. Het is mogelijk om meerdere product managers toe te wijzen aan een product. De eerste gebruiker die wordt geregistreerd, dient altijd een account manager te zijn. Zodra deze is geregistreerd, kan de account manager andere account managers en product managers uitnodigen. Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 5

6 Waar begin ik? Zodra u zich heeft aangemeld, is dit het eerste scherm dat verschijnt. Via dit scherm heeft u toegang tot de meeste Self Service-functies. Andere functies zijn toegankelijk nadat eerst een product is geselecteerd (bijvoorbeeld voor invoer van tellerstanden). Wij adviseren u eerst te controleren of al uw Canon-producten goed staan vermeld. De Canon-helpdesk (zie pag. 9) kan u helpen met het bijwerken van uw lijst met Canonproducten en van de accountgegevens. Het hoofdmenu Via dit menu kunt u: Snelle links naar Canonwebpagina s Self-Service Home: teruggaan naar dit scherm Accounts: Een overzicht krijgen van enkele of alle producten, contracten en serviceverzoeken Products: Uw producten bekijken en beheren Activities dashboard: Serviceverzoeken invoeren of volgen Tellerstanden van een product invoeren Verzoek indienen een product te verhuizen Users: Mensen uitnodigen en beheren wie de portal mag gebruiken Your Self-Service Account: Instellingen wijzigen, zoals persoonlijke gegevens, beveiligingsvraag en e- mailadres voor berichten. Snelle links voor uitnodigen van: Account managers Product managers voor toegewezen producten Snelle links voor bekijken en zoeken naar al uw Canon-producten Snelle link voor het aanmaken van een nieuw serviceverzoek Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 6

7 Hoe beheer ik andere gebruikers binnen mijn organisatie? Op deze pagina kunt u zoeken naar gebruikers die actief zijn op de Canon Self Service Portal en ook de status van een gebruiker bekijken. U kunt daarnaast gebruikers schorsen of verwijderen die niet langer toegang hebben. HOE U HIER KOMT: KLIK IN HET HOOFDMENU OP USERS Zoeken naar een gebruiker: U kunt naar een actieve gebruiker zoeken door zijn/haar achternaam in te voeren. Collega(s) uitnodigen Nieuwe gebruikers (account/product managers) zijn hier vandaan eenvoudig uit te nodigen List Users by Status: Een gebruiker kan een van de onderstaande statussen hebben Active users Pending Er is een uitnodiging verzonden, maar de gebruiker heeft nog niet gereageerd Suspended Gebruiker heeft tijdelijk geen toegang tot de portal Actions U kunt een gebruiker van de portal snel verwijderen of schorsen Declined Iemand die een uitnodiging voor registratie bij de portal heeft ontvangen, maar deze niet heeft geaccepteerd Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 7

8 Hoe beheer in mijn accounts? De Account-pagina stelt u in staat alle Canon-accounts binnen uw organisatie te bekijken. Na het selecteren van een account treft u meer informatie aan, zoals de contracten, producten en serviceverzoeken die bij dat betreffende account horen. Voor elk account worden twee accountnummers getoond: Het Customer Account number is het accountnummer dat op uw Canon-contract, -factuur, - offerte of tenderdocumenten verschijnt. Het System Account number is het nummer waaronder u bij Canon Customer Services staat geregistreerd en is het accountnummer dat binnen de Canon Self Service Portal wordt getoond. Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 8

9 Hoe beheer ik de serviceverzoeken? Het Activities dashboard bevat rechtstreekse links naar de meest gebruikte functies. Vanaf hier kunt u nieuwe serviceverzoeken indienen, tellerstanden invoeren en verzoeken versturen om producten naar een nieuwe locatie te verhuizen. Het dashboard geeft u ook een compleet historisch overzicht van uw verzoeken voor service en verhuizingen. HOE U HIER KOMT: KLIK IN HET HOOFDMENU OP ACTIVITIES DASHBOARD Creëer een nieuw serviceverzoek Hier kunt u een nieuw serviceverzoek creëren voor een van uw producten. Dit product selecteert u in de lijst. Verzenden van een tellerstand Voer de nieuwe tellerstand van een product in. Creëren van een verhuisverzoek Vraag Canon een product voor u te verhuizen. Canon neemt vervolgens contact op over de volgende stappen voor het afronden van een verhuisverzoek. Stellen van een accountvraag Stel Canon een vraag die niet over een specifiek product gaat, maar bijvoorbeeld over facturatie. Service Requests Bekijk eerdere serviceverzoeken die via dit account zijn gedaan Filter Open/Closed Requests Hier kunt u kiezen of u alle openstaande serviceverzoeken of alle afgesloten serviceverzoeken wilt bekijken die voor dit account zijn gecreëerd. Hoe beheer ik mijn producten? De pagina met productgegevens toont u praktische informatie over uw producten, waaronder het Canon-serienummer (onze manier om uw producten te identificeren), wie binnen uw organisatie het product beheert en welke serviceverzoeken voor het product zijn ingediend. Door deze gegevens actueel te houden, zijn wij in staat snel te reageren op serviceverzoeken, zodat vragen binnen de kortst mogelijke tijd kunnen worden beantwoord. Via deze pagina kunt u ook een serviceverzoek indienen, Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 9

10 tellerstanden bijwerken, afspraken over responstijden bekijken, configuraties raadplegen en toegang krijgen tot het kennismanagementsysteem voor het product. HOE U HIER KOMT: Klik in het hoofdmenu op Products en klik daarna op het serial number (serienummer) van een product Alternative Names Om producten gemakkelijker te herkennen kunt u ze een eigen naam geven. Location Address Dit is het bij Canon bekende adres. Servicetechnici gaan naar dit adres. Om het adres te wijzigen, klikt u op Change en selecteert u in de lijst een nieuw adres. Location Dit is de locatie waar het product zich bevindt, bijvoorbeeld de etage of het kamernummer. Serviceverzoeken bekijken of creëren Hier treft u de serviceverzoeken voor dit product aan. Is voor dit Canon-product service nodig, dan kunt u hier ook een serviceverzoek creëren. Tellerstanden bekijken of invoeren Hier treft u de meest recente tellerstanden aan die voor dit product zijn verzonden. U kunt hier ook nieuwe tellerstanden invoeren. Als voor een product een emaintenance-contract is afgesloten, zal dit hier ook worden aangegeven. Voor een product met een emaintenance-contract is het niet nodig tellerstanden te verzenden. Product Managers Bekijk of wijzig wie dit product beheert. Entitlements (afspraken) Hier leest u welke afspraken zijn gemaakt, zoals bijvoorbeeld over responstijden. Configuration Geeft een overzicht van de componenten en accessoires die bij dit Canon-product horen. Bijvoorbeeld de hardware, software, specifieke oplossingen en accessoires als papiercassettes. Knowledge Binnen de portal heeft u de beschikking over een kennismanagementdatabase. U kunt daarin zoeken naar informatie die voor een specifiek product is opgeslagen (meer hierover op pag. 11). Hoe kan ik mijn producten groeperen? Een groep aanmaken Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 10

11 Om uw producten effectief te beheren, is het voor product managers of account managers mogelijk om producten binnen de portal te groeperen. Het groeperen van producten maakt het voor u gemakkelijker om grote printerparken te beheren Klik in het linker navigatievenster op Products. 2. Ga naar het tabblad Manage Groups. Klik op Create a New Group Voer voor de groep een naam in, zodat u en anderen weten om welke groep het gaat (bijvoorbeeld Printkamer linkervleugel) en klik vervolgens op Next. Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 11

12 4. Selecteer de producten die u wilt groeperen en klik op Submit. 4 Uw groep beheren Via dit gedeelte kunt u de groep een nieuwe naam geven, verwijderen, producten toevoegen of verwijderen uit de groep en product managers aan de groep toewijzen of verwijderen. Kennismanagement Om u te helpen met het beheer van serviceverzoeken heeft u binnen de gehele portal toegang tot een kennisbank. U kunt daarin zoeken naar informatie die voor een specifiek product is opgeslagen. Met deze informatie kunt u online zelfdiagnose uitvoeren en snel de juiste oplossingen voor uw serviceverzoeken aantreffen. 1. Selecteer in het linker navigatiescherm Knowledge Center Selecteer het product waarvoor u naar informatie wilt zoeken. 2 Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 12

13 U kunt onder drie hoofdstukken artikelen bekijken: FAQs & Knowledge, Error codes en Troubleshooters. Door op View More te klikken, krijgt u een volledig lijst met artikelen die voor het desbetreffende product beschikbaar zijn. 4. Klik voor software updates, stuurprogramma s of handleidingen voor uw producten op de link Canon Download Centre. 5. U kunt ook naar informatie zoeken door in de zoekbalk een foutcode en/of beschrijving in te voeren. U kunt het aantal talen uitbreiden waarin u wilt laten zoeken door de vakjes naast de zoekknop te selecteren. (Engels is de standaardtaal voor alle informatie in kennisbank). Bij zoekresultaten verschijnt een selectie van de aanbevolen artikelen die het best overeenkomen met de beschrijving die door u is ingevoerd. Met wie neem ik contact op voor assistentie? Ga voor assistentie bij het gebruik van de portal of voor algemene informatie s.v.p. naar de weblinks voor informatie en registratie of neem telefonisch contact op met het Canon Contact Centre: NEDERLAND: +31 (0) Canon Self Service Portal - Juni 2014 Versie P a g i n a 13