Canon Self-Service. Handleiding Aan de slag

Transcriptie

1 Canon Self-Service Handleiding Aan de slag Een handleiding die u helpt bij de registratie voor en het gebruik van de online Self-Service-portaal van Canon

2 Inleiding Deze handleiding is ontwikkeld voor de persoon binnen uw organisatie die verantwoordelijk is voor het beheer van de producten en services van Canon. Als u niet de desbetreffende persoon bent en u graag meer informatie wilt, gaat u naar de laatste pagina voor de contactgegevens van Canon. Inhoud Welkom bij Canon Self-Service 3 Hoe kan ik mij registreren? 3 Hoe stel ik een Canon Self-Service-account in? 4 Waar begin ik? 5 Hoe beheer ik andere gebruikers in mijn organisatie? 6 Hoe beheer ik mijn accounts? 7 Hoe beheer ik service aanvragen? 8 Hoe beheer ik mijn producten? 9 Hoe groepeer ik mijn producten? 10 Kennisbeheer 11 Met wie kan ik contact opnemen voor verdere ondersteuning? 12 Verklarende woordenlijst Accountbeheerder Productbeheerder Gebruikers Product Portaal de hoofdcontactpersoon binnen uw organisatie die de producten en services van Canon beheert. Als accountbeheerder kunt u uw verantwoordelijkheden delegeren naar andere gebruikers, die ook als accountbeheerders voor uw organisatie kunnen worden aangewezen. de aangewezen persoon in uw organisatie die verantwoordelijk is voor de serviceactiviteiten van een product (bijvoorbeeld het maken van serviceaanvragen, het opgeven van de tellerstanden en het bijwerken van de productlocatie). u en alle andere account-/productbeheerders die het recht hebben om Canon Self-Service te gebruiken. elk Canon-apparaat binnen uw organisatie waarvoor u een servicecontract hebt. de Canon Self-Service-website. Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 2

3 Welkom bij Canon Self-Service We zijn altijd op zoek naar manieren om de klanten van Canon een betere serviceervaring te bieden en het u nog makkelijker te maken. Canon Self-Service is een veilige, gebruiksvriendelijke online webservice die u onmiddellijk via één locatie toegang biedt tot al uw essentiële service- en productinformatie van Canon, zodat u moeiteloos uw accounts kunt beheren en serviceaanvragen kunt indienen. Na een eenvoudig registratieproces hebt u op elk gewenst moment toegang tot de volgende services: Enkele of al uw accounts en producten van Canon weergeven U kunt op één locatie alle informatie voor uw producten van Canon weergeven zodat u niet op zoek hoeft naar serienummers enzovoort. Gebruikers toewijzen voor het beheren van producten Om uw werk makkelijker en efficiënter te maken, kunt u de verantwoordelijkheid voor het beheer van uw Canon-producten delen met een of meer bedrijfslocaties. Tellerstanden voor uw producten indienen* Zorg ervoor dat uw facturen kloppen door zelf de tellerstanden voor uw Canonproducten in te dienen. Uw productlocatie en adresgegevens bijwerken Houd nauwkeurig bij waar uw Canon-producten zich bevinden, zodat u met één druk op een knop een goed overzicht hebt. Serviceaanvragen indienen en de voortgang van serviceaanvragen bijhouden U kunt 24 uur per dag en 7 dagen per week een serviceaanvraag indienen met alle informatie die Canon nodig heeft om uw aanvraag zo efficiënt mogelijk te verwerken en de status van de aanvraag online controleren. Hoe kan ik mij registreren? Ga naar voor meer informatie over Canon Self-Service - vervolgens kunt u zich registreren op U wordt gevraagd om onder andere de volgende gegevens op te geven: Uw bedrijfsnaam Uw volledige naam Uw adres en telefoonnummer U ontvangt vervolgens een bericht met daarin een persoonlijke koppeling om uw registratie te voltooien (het kan maximaal 24 uur duren voordat u een bevestigingsbericht ontvangt, afhankelijk van de openingstijden). Zodra u het bericht hebt ontvangen, klikt u op deze koppeling en volgt u de instructies om uw gebruikersaccount te activeren. Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 3

4 * Canon beschikt ook over geautomatiseerde oplossingen voor het lezen van de tellerstanden. Neem voor meer informatie contact op met uw accountvertegenwoordiger. Hoe stel ik een Canon Self-Serviceaccount in? U kunt twee typen rollen instellen in het portaal. Beide rollen hebben een ander toegangsniveau: Accountbeheerder De accountbeheerder beschikt over de volledige beheerdersrechten voor het beheren van producten en serviceaanvragen, inclusief het maken van productbeheerders in de organisatie en het onderhouden van de toegangsrechten voor gebruikers. Productbeheerder Productbeheerders zijn namens de accountbeheerder verantwoordelijk voor producten. Ze kunnen voor elk van hun producten de gegevens weergeven en onderhouden. Daarnaast kunnen ze serviceaanvragen via het portaal indienen. Er kunnen meerdere productbeheerders aan een product worden toegewezen. De eerste gebruiker die zich registreert, moet altijd een accountbeheerder zijn. Zodra de accountbeheerder zich heeft geregistreerd, kan deze andere account- en productbeheerders uitnodigen. Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 4

5 Waar begin ik? Dit is het eerste scherm dat wordt weergegeven zodra u zich hebt aangemeld. Via dit scherm hebt u toegang tot het merendeel van de Self-Service-functies. Ander functies (bijvoorbeeld het opgeven van de tellerstanden) zijn toegankelijk door eerst een product te selecteren. We adviseren u om eerst te controleren of alle producten worden vermeld. De helpdesk (zie pagina 9 voor meer informatie) kan u helpen met het bijwerken van uw lijst met producten en de accountgegevens. Het hoofdmenu Dit menu bevat de volgende opties: Snelkoppelingen naar webpagina's van Canon Self-Service Start: Hiermee keert u terug naar de startpagina. Accounts: Voor een overzicht van enkele of al uw producten, contracten en serviceaanvragen. Producten: Uw producten weergeven en beheren. Activiteiten dashboard: Serviceaanvragen invoeren of bijhouden. De tellerstanden voor een product invoeren. Een verplaatsingsverzoek voor product maken. Gebruikers: Personen uitnodigen en beheren met de Canon Self-Service-portaal. Uw Self-Service Account: Uw persoonlijke gegevens, beveiligingsvraag en instellingen voor e- mailmeldingen wijzigen. Snelkoppeling waarmee u personen kunt uitnodigen: Accountbeheerders Productbeheerders voor toegewezen producten Snelkoppeling waarmee u al uw producten kunt weergeven en zoeken Snelkoppeling waarmee u een nieuwe serviceaanvraag kunt maken Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 5

6 Hoe beheer ik andere gebruikers in mijn organisatie? Op deze pagina kunt u gebruikers zoeken die actief zijn op het Canon Self-Serviceportaal en de status van een gebruiker controleren. U kunt een gebruiker die geen toegang meer nodig heeft, ook deactiveren of verwijderen. HET TE VOLGEN PAD: KLIK IN HET MENU OP USERS Een gebruiker zoeken: U kunt een actieve gebruiker zoeken door de achternaam op te geven. Gebruikers uitnodigen Nieuwe gebruikers (account- /productbeheerders) kunnen vanaf deze locatie eenvoudig worden uitgenodigd Gebruikers weergegeven op basis van hun status: Een gebruiker kan een van de volgende statussen hebben: Actief In behandeling Er is een uitnodiging naar de gebruiker verzonden, maar hier is nog niet op gereageerd. Opgeschort Een gebruiker die tijdelijk geen toegang tot het portaal heeft. Acties U kunt een gebruiker van het portaal snel verwijderen of deactiveren. Afgewezen Iemand die een uitnodiging heeft ontvangen om zich aan te melden bij het Canon Self- Service-portaal maar die deze uitnodiging heeft afgewezen. Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 6

7 Hoe beheer ik mijn accounts? Op de accountpagina kunt u alle Canon-accounts bekijken die aan uw organisatie zijn gekoppeld. Wanneer u een account selecteert, kunt u meer informatie bekijken, zoals de contractregels, producten en serviceaanvragen in verband met het desbetreffende account. Voor elk account worden hieronder twee accountnummers weergegeven: Klant accountnummer is de accountreferentie die momenteel wordt weergegeven op uw contract, factuur, prijsopgave of offertedocumenten van Canon. Systeem accountnummer wordt gebruikt door de klantenservice van Canon om u te identificeren en is het accountnummer dat wordt weergegeven in Self-Service. Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 7

8 Hoe beheer ik serviceaanvragen? Het activiteitendashboard biedt u rechtstreekse koppelingen naar de meest gebruikte tools. Hier kunt u nieuwe serviceaanvragen maken, tellerstanden opgeven en verplaatstingsaanvragen indienen voor de verplaatsing van producten naar een nieuwe locatie. Daarnaast bevat de pagina de volledige historie van uw service- en verplaatsingsaanvragen. HET TE VOLGEN PAD: KLIK IN HET MENU OP ACTIVITEITEN Serviceaanvragen Hier kunt u een nieuwe serviceaanvraag maken voor een van uw producten die u in een lijst kunt selecteren. Afgelezen meterwaarden De bijgewerkte tellerstanden voor een product opgeven. Een product verplaatsen Canon vragen de locatie van een product te wijzigen. Canon zal contact met u opnemen en u adviseren over de volgende stappen om een verplaatstingsaanvraag te voltooien. Accountverzoek Canon een nietproductgerelatee rde vraag stellen over bijvoorbeeld de facturering. Serviceaanvragen De vorige serviceaanvragen bekijken die voor dit account zijn gemaakt. Filter voor Open/afgesloten aanvragen Hier kunt u aangeven of u alle open of alle afgesloten serviceaanvragen wilt weergeven die voor dit account zijn gemaakt. Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 8

9 Hoe beheer ik mijn producten? De pagina met productgegevens bevat bruikbare informatie over uw producten, waaronder het Canon-serienummer (op basis waarvan wij uw product kunnen identificeren), informatie over wie het desbetreffende product binnen uw organisatie beheert en alle informatie met betrekking tot eventuele serviceaanvragen. Als u deze informatie actueel houdt, kunnen wij de serviceaanvragen voor producten op een efficiënte manier verwerken, zodat uw verzoek zo snel mogelijk wordt behandeld. Via deze pagina kunt u ook serviceaanvragen maken, tellerstanden bijwerken, rechten bekijken, de configuratie weergeven en het kennisbeheersysteem voor producten benaderen. HET TE VOLGEN PAD: Klik in het menu op Producten en klik vervolgens op het serienummer van een product Alternatieve naam U kunt uw eigen namen gebruiken, zodat u de producten gemakkelijker herkent Locatie adres Dit is het adres dat bekend is bij Canon. Service engineers worden naar dit adres gestuurd. Als u het adres wilt corrigeren, klikt u op Change en selecteert u een nieuw adres in de lijst Plaats Dit is de locatie van de apparatuur, oftewel de etage of het kamernummer. Productbeheerders Hier kunt u zien wie dit product aanpast of beheert Een serviceaanvraag weergeven of maken Hier vindt u de serviceaanvragen voor dit product. Eventueel kunt u, als u ondersteuning van Canon nodig hebt voor dit product, hier een serviceaanvraag maken. De tellerstanden bekijken of opgeven Hier vindt u de meest recente tellerstanden die voor uw product zijn ingediend. U kunt hier ook nieuwe tellerstanden opgeven. Als er een emaintenance-contract voor dit product is, wordt dat hier aangegeven. Voor producten met emaintenance hoeven geen tellerstanden worden opgegeven. Rechten Hier kunt u uw servicedekking bekijken, zoals de responstijden. Configuratie Hier kunt u de componenten en de verwante activa van het product weergeven. Bijvoorbeeld hardware, software, oplossingen en accessoires, zoals papierladen. Informatie Er is een kennisbeheerdatabase beschikbaar via het portaal. U kunt de database doorzoeken en informatie weergeven die voor een specifiek product is gemaakt (zie pagina 11 voor meer informatie). Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 9

10 Hoe groepeer ik mijn producten? Een groep maken Om uw portfolio met producten op een effectievere wijze te beheren, kunnen product- of accountbeheerders producten in het portaal groeperen. Door de producten te groeperen, kunt u eenvoudiger grote printerparken beheren Klik in het navigatiemenu aan de linkerkant op 'Producten'. 2. Ga naar het tabblad Groepen beheren. Klik op 'Nieuwe groep maken' Geef een groepsnaam op zodat u en anderen de groep eenvoudig kunnen herkennen (bijvoorbeeld: Printerruimte oostvleugel) en klik op 'Volgende'. 3 Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 10

11 4. Selecteer de producten die u wilt groeperen en klik op 'Verzenden'. 4 Uw groep beheren In dit gedeelte hebt u de volledige controle over deze groep en kunt u de naam van een eerder gemaakte groep wijzigen, een groep verwijderen, producten verwijderen uit/toevoegen aan de groep en productbeheerder aan de groep toewijzen of uit de groep verwijderen. Kennisbeheer Om u te helpen bij het beheren van serviceaanvragen, is er een kennisbeheerdatabase beschikbaar via het portaal. U kunt deze database doorzoeken en informatie weergeven die voor een specifiek product is ontwikkeld. Met deze informatie kunt u zelf online een diagnose maken en snel oplossingen zoeken voor uw serviceaanvragen. 1. Selecteer 'Knowledge Center' in het navigatiemenu aan de linkerkant Selecteer het product waarvoor u informatie zoekt. 2 Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 11

12 U kunt artikelen onder drie verschillende koppen weergeven: FAQs and Knowledge article, Error codes en Troubleshooters. Als u op 'View more' klikt, wordt de volledige lijst met inhoud weergegeven die voor het desbetreffende product is gepubliceerd. 4. Klik op de koppeling 'Canon Download Centre' om software-updates, stuurprogramma's of handleidingen voor uw producten te zoeken. 5. U kunt ook kennis zoeken door een foutcode en/of een beschrijving in de zoekbalk op te geven. U kunt de talen waarin u wilt zoeken, uitbreiden door de selectievakjes naast de zoekknop in te schakelen (Engels is de standaardtaal voor alle inhoud in het knowledgecenter). In de zoekresultaten wordt een selectie van de aanbevolen inhoud weergegeven die het meest overeenkomt met de opgegeven beschrijving. Met wie kan ik contact opnemen voor verdere ondersteuning? Voor ondersteuning bij het gebruik van het portaal of voor algemene vragen bezoekt u de webkoppelingen voor informatie of registraties. Daarnaast kunt u bellen met het Canon Contact Centre: LAND: Canon Self-Service - Oktober 2012 Pagina 12