ECB E-TENDERING INSTUREN VAN EEN REACTIE IN EEN AANBESTEDINGSPROCEDURE ("RFx")

Transcriptie

1 DG Financiën ECB-ONBEPERKTE TOEGANG 8 november 2016 ECB E-TENDERING INSTUREN VAN EEN REACTIE IN EEN AANBESTEDINGSPROCEDURE ("RFx") Om in het kader van een aanbestedingsprocedure een reactie (bijv. uw (herziene) "Tender/Proposal", "Expression of Interest" of "Application") in te sturen via het elektronische inschrijvingssysteem van de ECB (SAP Sourcing), dient u de stappen hieronder te volgen. U kunt wijzigingen blijven aanbrengen totdat u uw definitieve reactie instuurt. Inhoud I. Technische tips 2 II. Ondersteuning 2 III. Overzicht aanbestedingen 2 IV. Toegang tot aanbestedingsdocumentatie 5 V. Uploaden van documenten 6 VI. Communicatie met de ECB 9 VII. Definitief insturen van documenten 10 Bladzijde 1 van 10

2 I. Technische tips Opent u niet meer dan één tab of venster in SAP Sourcing. U wordt dan automatisch uit de vorige tab of het vorige venster uitgelogd en u kunt dan uw werk verliezen. Gebruikt u niet de knoppen "Verversen" of "Terug" van uw browser. U wordt dan automatisch uitgelogd. Als u op "Save" klikt, geeft het systeem u een waarschuwing in rood als er informatie ontbreekt; als er niets ontbreekt slaat het systeem de ingevoerde gegevens op. U wordt aangeraden zo vaak als u wilt op "Save" te klikken. Als u op "Done" klikt worden de ingevoerde gegevens opgeslagen en wordt de gegevensinvoer afgesloten. II. Ondersteuning Als u vragen heeft of meer informatie wilt hebben, neemt u dan contact op met het ondersteuningsteam op sourcing.support@ecb.europa.eu, maandag t/m vrijdag, 08:30-17:30 Midden-Europese tijd. III. Overzicht aanbestedingen 1. Log in op het systeem met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Als u problemen heeft met het inloggen op het systeem, kijkt u dan naar de aanwijzingen die gegeven worden in ECB e-tendering Verandering van wachtwoord door leverancier. Bladzijde 2 van 10

3 2. Op de homepagina, klik op de RFx -tab. De term RFx ( Request For x ) heeft betrekking op een verzoek tot het insturen van een reactie aan de ECB in een aanbestedingsprocedure. 3. Klik op de RFx waarvoor u een inschrijving wilt insturen ( RFx Response ). De naam van een RFx is uit de volgende elementen opgebouwd: [Project ID]-[L voor het Lot [Perceel] en het cijfer van het Lot, indien van toepassing]-[r voor de Round [Ronde] en het cijfer van de Round]-[korte titel van de procedure]. De Round heeft betrekking op een nieuwe fase in de aanbestedingsprocedure, bijv. de indiening van een herziene inschrijving na onderhandelingen. Dit betekent dat er voor elke fase van een aanbestedingsprocedure (d.w.z. "Application", "Tendering" en "Negotiation") een aparte RFx wordt gepubliceerd in SAP Sourcing. Als, bijvoorbeeld, onderhandelingen deel uitmaken van een procedure, zal u middels een nieuwe RFx worden gevraagd uw herziene inschrijving in te sturen. U wordt per geïnformeerd als er voor u een nieuwe RFx beschikbaar is. Bladzijde 3 van 10

4 4. Klik op de Rfx Response -ID (unieke identificatie). Bladzijde 4 van 10

5 IV. Toegang tot aanbestedingsdocumentatie 1. Download de door de ECB geüploade bijlagen. a) Klik op Attachments. b) Selecteer de bestanden en klik op Download Selected Files. 2. De deadline voor het insturen van documenten staat aangegeven onder de Schedule -tab. De RFx sluit automatisch als de deadline is verstreken. Alleen RFx-reacties met de status "Firm" die vóór de deadline zijn ingestuurd kunnen door de ECB in aanmerking worden genomen. RFxreacties met de status "In Progress" die niet vóór de deadline zijn ingestuurd kunnen niet in aanmerking worden genomen. 3. Door de ECB verstrekte aanvullende informatie wordt getoond onder de Information -tab. Bladzijde 5 van 10

6 V. Uploaden van documenten 1. Het uploaden van documenten die aan de ECB dienen te worden toegestuurd. Mocht u problemen ervaren bij het uploaden, neemt u dan per contact op met het ondersteuningsteam: sourcing.support@ecb.europa.eu a) Klik op Attachments. b) Klik onder Rfx Response Attachments op Attach File(s). c) Browse naar de bestanden die moeten worden geüpload, klik dan op Open. Bladzijde 6 van 10

7 d) Voeg zo nodig een beschrijving aan de bestanden toe. e) Wanneer eenmaal alle bestanden zijn toegevoegd, klik op "OK" in de linkerbovenhoek. f) Wanneer alle documenten zijn geüpload, ga naar de "Questions"-tab en klik op "Attachment Confirmation". g) Beantwoord de vraag en klik dan op "Done". Bladzijde 7 van 10

8 Bladzijde 8 van 10

9 VI. Communicatie met de ECB Om met de ECB te communiceren, klik op "Discussions". Eventuele vragen worden door de ECB via dit kanaal beantwoord, niet per . Als u een vraag van technische aard heeft, stuurt u dan een aan sourcing.support@ecb.europa.eu en gebruikt u daarvoor niet het Discussions -forum. a) Wilt u een vraag of opmerking op het "Discussions"-forum plaatsen, klikt u dan op het desbetreffende onderwerp (bijv. "General Discussions"). b) Om een nieuw bericht te plaatsen, klik op New Message, vul een "Subject" en "Content" in, en klik dan op "OK". Bladzijde 9 van 10

10 VII. Definitief insturen van documenten 1. Om uw definitieve documenten aan de ECB toe te sturen, klik op Submit en klik vervolgens op Final Response. Nadat u uw reactie heeft ingestuurd kunt u daarin geen veranderingen meer aanbrengen. 2. Bevestig of u uw "Final Response" aan de ECB wilt toesturen. 3. Wanneer u deze eenmaal heeft ingestuurd, verandert de status ervan naar "Firm" (definitief). U ontvangt per een bevestiging; de aanwijzingen daarin dient u daarna op te volgen. 4. Om er zeker van te zijn dat u uw reactie correct heeft ingestuurd, gaat u weer terug naar uw RFxreactie in het elektronische inschrijvingssysteem van de ECB en controleert u dat de inhoud volledig is en met name dat alle bijlagen die u van plan was te uploaden ook allemaal zijn bijgevoegd. Wij adviseren u de volledige upload van uw definitieve RFx-reactie goed te documenteren, bijvoorbeeld door een screenshot te nemen van de lijst van bijlagen bij uw RFxreactie. In het geval dat er in de definitieve documenten die u heeft ingestuurd een fout zit, neemt u dan per e- mail contact op met het ondersteuningsteam: sourcing.support@ecb.europa.eu Bladzijde 10 van 10