Readerprocedure. Collegejaar Doelgroep: Readercoördinatoren Docenten Canon. Auteur: Irmgard van Genderen

Transcriptie

1 Readerprocedure Collegejaar Doelgroep: Readercoördinatoren Docenten Canon Auteur: Irmgard van Genderen

2 INHOUDSOPGAVE 1. DE READERREGELING Lange overname Inlogcode melden lange overname Overname uit digitale (mediatheek) bronnen Digitale leeromgevingen Reader checklist VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN PARTIJEN Docent Reader coordinator Canon Copyshop DIVERSEN... 6 BIJLAGE 1 UITERSTE INLEVERDATA READERS... 7 BIJLAGE 2 READERCODERING EN DOMEINCODES... 8 BIJLAGE 3 HANDIGE TIPS BIJLAGE 4 REPRO OPDRACHTBON Verbeterpunten ten aanzien van readerprocedure : - Bewijsexemplaren van readers kunnen nu ook digitaal naar Stichting Pro worden gestuurd door deze te uploaden via hun portal. - Stichting Pro heeft via hun portal ook een woordenteller. U kunt het PDF-bestand uploaden en binnen ± 15 minuten ontvangt u het aantal getelde woorden per mail. - De repro/reader opdrachtbon is nu een invulbare pdf geworden. U hoeft m dus niet meer te printen en met de pen in te vullen. - Indien u de specificaties van de toestemmingsaanvraag en verlening meestuurt naar Canon, doen zij voortaan nog een extra controle om het risico op onverwachts hoge facturen te verkleinen. 2

3 1. De Readerregeling De HBO-raad is met het Nederlands Uitgeversverbond en Stichting PRO in 2010 een nieuwe afkoopregeling voor de korte gedeelten overeengekomen. De gemaakte afspraken zijn vastgelegd in een aangepast contract en de voorwaarden worden toegelicht en uitgewerkt in de 'voorwaarden bij de afkoopregeling'. Met deze aangepaste regeling maakt Stichting Pro het de onderwijsinstellingen nog gemakkelijker en worden de voorwaarden in een praktisch document gepresenteerd. De voorwaarden zijn te vinden op: Het gebruik van korte overnames is bij de HvA gedekt door deze afkoopregeling. Informatie over wat korte overnames zijn en overige informatie kunt u o.a. terugvinden in de voorwaarden en in de volgende F.A.Q.-lijst: Lange overname Voorafgaand aan publicatie vraagt de docent toestemming aan bij de Stichting Pro. Dit kan online via de portal van Stichting Pro door het invullen van een toestemmingsaanvraag. Zodra toestemming is verkregen, kan de reader worden gepubliceerd. Het aan u toegekende nummer van de toestemming vermeldt u ook in de bronvermelding van de reader. De benodigde bewijsexemplaren van elke readertitel kunt u digitaal uploaden via de portal na de toestemmingsaanvraag. Op de portal kunt u onder bewijsexemplaar uploaden zien van welke readertitels nog een bewijsexemplaar moet worden geupload. Onder nieuw bewijsexemplaar uploaden kunt u een reader met alleen korte overnames (geen toestemmingsaanvraag nodig) uploaden. Tenslotte ontvangt u een factuur conform de geldende tarieven. Canon verzorgt de Pro-administratie. De afhandeling van Pro-gelden verricht de HvA. Het online formulier (toestemmingsaanvraag) is te vinden op: De inlogcodes zijn te vinden in bijlage 2. De tarieven voor lange overnames zijn te vinden op: Inlogcode melden lange overname Voor elk domein binnen de HvA geeft het relatienummer in combinatie met een wachtwoord toegang tot de portal en het online formulier. Gebruik van de portal is verplicht. Aangevraagde toestemmingsverleningen worden direct aan het relatienummer van een domein gekoppeld (zie bijlage 2). Voor het invullen van de readergegevens gelden instructies zoals het vermelden van het readernummer (waarin de kostenplaats is verwerkt) als referentie. Dit om de plaatsing van facturen te bevorderen. Zie daarvoor ook bijlage 2 voor een voorbeeld. 1.3 Overname uit digitale (mediatheek) bronnen De HvA beschikt over digitale informatiebronnen. Deze databanken worden door de bibliotheken beschikbaar gesteld aan zowel medewerkers als studenten. De regels met betrekking tot korte en lange overnames zijn ook hier van toepassing. De licentie overeenkomsten van de HvA staan het niet toe dat informatie verkregen uit die digitale informatiebronnen zonder toestemming ter publicatie of reproductie wordt aangeboden. 3

4 Ook hier geldt dus dat u voor digitale lange overnames vooraf toestemming vraagt aan Stichting Pro, net als bij papieren gebruik. U verstrekt Stichting Pro een toegangscode om het digitale materiaal op de elektronische leeromgeving te kunnen controleren. Geen melding kan leiden tot boetes. 1.4 Digitale leeromgevingen De regels voor een hardcopy reader of een digitale reader zijn hetzelfde. Deze regels zijn echter van toepassing voor alle vormen waarbij auteursrechtelijk beschermd werk wordt overgenomen en wordt gedeeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inscannen van een hoofdstuk uit een lesboek en dit op DLWO of Blackboard plaatsen of het delen van artikelen via een elektronische leeromgeving. Ook voor deze vormen van publicatie dient vooraf toestemming te worden gevraagd aan Stichting Pro. Aangezien het domein op deze manier buiten Canon om informatie verspreidt en zowel Canon als het Bedrijfsbureau hier geen rol in spelen, ligt alle verantwoordelijkheid voor een goede afdracht aan Stichting Pro bij de domeinen zelf. 1.5 Reader checklist Zie hieronder een korte schematische weergave van het proces van samenstelling, eventuele melding en rapportage. 4

5 2. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN PARTIJEN 2.1 Docent De docent is verantwoordelijk voor de inhoud en samenstelling van de reader. De docent is ook verantwoordelijk voor het aanleveren van een correcte bronvermelding en (verplichte) toestemmingsverleningen voor lange overnames. De docent levert dit geheel in bij de readercoördinator van het domein. 2.2 Reader coordinator De readercoördinator controleert of de docent zich administratief aan de regels heeft gehouden en of de ingeleverde reader is voorzien van geprinte toestemmingsverleningen en een correcte bronvermelding. Indien gewenst kan de coördinator assisteren bij het melden van een lange overname via de site van de Stichting Pro. Digitale aanlevering wordt gestimuleerd en verhoogt de snelheid waarmee de reader in omloop kan worden gebracht. De readercoördinator heeft de verplichting dat de toegekende readernummers plus titels via een overzichtelijke readerlijst tijdig bekend worden bij de Canon Copyshops, de docenten en vooral ook de studenten. De readercoördinator levert de readers in bij de Canon Copyshops (op locatie, per mail of via de website) samen met de opdrachtbon (zie bijlage 4). Deze opdrachtbon is nu een invulbare pdf geworden, waardoor men m niet meer eerst hoeft te printen en met pen invult. Voor productie en opname in Weblisher is essentieel dat: o de readeropdrachtbon (bijlage 4) is ingevuld, o daarbij de volgende metadata bekend is: Domein, opleiding, studiejaar (2014/2015), studiefase (1, 2, 3, 4, 5, Minor), POD vermelding bij toestemmingsaanvraag o en dat de huisstijl van de HvA wordt nageleefd. 2.3 Canon Copyshop In nauwe samenwerking met de readercoördinatoren en de Centrale Repro zorgt de Canon Copyshop voor de tijdige productie van de readers. Door de Canon Copyshop worden de opdrachten van de readercoördinatoren in ontvangst genomen en op volledigheid gecontroleerd. De Copyshop controleert als uitvoerende instantie of het origineel is voorzien van het unieke readernummer en de verkoopperiode en of eventueel de Pro-formulieren aanwezig zijn. Indien aan een van deze criteria niet is voldaan, accepteert de Copyshop de opdracht niet en retourneert deze aan de verantwoordelijke readercoördinator. Belangrijk is dat alle opdrachten op tijd worden aangeleverd (Zie bijlage 1). De Canon Copyshop vult het betreffende deel op de readerbon in en zorgt ervoor dat de opdracht bij de Repro in productie wordt genomen. Van iedere reader wordt een tussenorigineel gemaakt en gearchiveerd voor eventuele bijdruk gedurende de op het voorblad aangegeven periode(n). De oplage (via weblisher verkochte eenheden) moet in de 1 e week van elk kwartaal aan de Stichting Pro worden doorgegeven door Canon via het afgesproken format in Excel. 5

6 3. DIVERSEN Meervoudig gebruik van een reader Indien een reader voor meerdere blokken wordt gebruikt, of wordt ingezet voor meerdere opleidingen, of wordt ingezet voor een minoren traject, dan dient dit aan de readercoördinator te worden doorgegeven. In Weblisher kan dan worden aangegeven dat de reader ook voor een minor beschikbaar is. Hiermee wordt voorkomen dat voor 1 reader meerdere readercodes wordt uitgegeven. Aangepaste reader Indien de inhoud van een bestaande reader wordt gewijzigd dan geldt hiervoor dat er sprake is van een nieuwe reader. De docent dient aan te geven of de oude reader uit de handel genomen moet worden. Voor de aangepaste reader gelden dezelfde regels als voor een nieuwe reader. Eisen aan het voorblad van een reader verplicht gebruik readeromslag conform huisstijl op te maken via titel reader en publicatiedatum! melding readercode en relatienummer (zie bijlage 2) naam domein, opleiding en module/vak periode waarin de reader gebruikt wordt (bijv. blok 1,2 of 1,3) naam samensteller van de reader (de verantwoordelijke docent) Digitale verstrekking van readers Indien readers uitsluitend via intranet, internet, of via cd s worden verstrekt dient daarvan ook melding te worden gemaakt aan Stichting PRO. De melding is zelfs verplicht voor zowel readers met korte als lange overnames uit beschermd Nederlands- of buitenlands werk. Een exemplaar, inclusief de vereiste kerngegevens en eventuele toestemmingsverleningen, moet aan de Stichting PRO worden gezonden. Geen melding kan leiden tot inbreukfacturen. Inbreukfacturen Inbreuk- of boetefacturen worden op basis van het PR-nummer aan het desbetreffende domein gezonden. Het domein treedt zelf met Stichting Pro in overleg betreffende de legitimiteit van de factuur. Bezwaren op facturen kunnen inclusief een duidelijke motivatie naar pro@cedar.nl worden gestuurd. Opmaak van document voldoet niet Indien de kwaliteit van het aangeleverde origineel niet voldoet aan de eisen voor een goede reproductie of de huisstijl heeft Canon het recht de opdracht te weigeren en te retourneren aan de readercoördinator (zie bijlage 3 Handige Tips ). Afhandeling Pro Van alle readers zendt Canon binnen één maand na publicatiedatum een bewijsexemplaar naar Stichting Pro. Tevens zendt Canon een lijst met verkoopaantallen aan de Stichting Pro. Dit zowel voor de readers met lange als korte overnames. De HvA blijft contractpartner van Stichting Pro en zal bij eventuele inbreuken door Stichting Pro gefactureerd worden. Docent exemplaren Voor via Weblisher aangeboden readers kunnen docentenexemplaren aangevraagd worden. Voor het afhalen van de reader dient een formulier te worden verkregen bij het domein. Dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ingeleverd bij de Copyshop. De Copyshop zal een repro opdrachtformulier uitschrijven waarmee de bestelling van het docentexemplaar een feit is. De kosten zullen via doorbelasting aan het domein in rekening worden gebracht. De Copyshop verplicht zich hiermee tot levering van de reader. 6

7 Bijlage 1 Uiterste inleverdata readers Aanleveren readerlijsten met coderingen Voor heel studiejaar aan de Canon Copyshop: vrijdag 27 juni 2014 Blok 1: Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop: vrijdag 04 juli 2014 Readerlijsten uitdelen aan studenten: zomerreces gelijk met boekenlijst Start verkoop Weblisher maandag 18 augustus 2014 Start onderwijs blok 1: maandag 01 september 2014 Blok 2: Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop: vrijdag 19 september 2014 Readerlijsten uitdelen aan studenten: in de week van 06 okt oktober 2014 Start verkoop Weblisher maandag 20 oktober 2014 Start onderwijs blok 2 maandag 10 november 2014 Blok 3: Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop: vrijdag 05 december 2014 Readerlijsten uitdelen aan studenten: in de week van januari 2015 Start verkoop Weblisher maandag 12 januari 2015 Start onderwijs blok 3 maandag 02 februari 2015 Blok 4: Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop: vrijdag 20 februari 2015 Readerlijsten uitdelen aan studenten: in de week van 09 maart 13 maart 2015 Start verkoop Weblisher maandag 16 maart 2015 Start onderwijs blok 4 maandag 13 april 2015 Blok 5 (summer school): Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop: vrijdag 22 mei 2015 Readerlijsten uitdelen aan studenten: in de week van 15 juni 19 juni 2015 Start verkoop Weblisher maandag 22 juni 2015 Start onderwijs blok 5 maandag 20 juli 2015 Op bovenstaand schema zijn uitgezonderd de readers waarbij bijzondere nabewerkingen nodig zijn of die op speciaal papier en/of met kleurendruk moeten worden uitgevoerd. Hiervoor moet vooraf overleg met de Canon Copyshop worden gevoerd, omdat de productietijd langer is. Readercoderings-nummers inleveren De readercoördinator levert de te gebruiken readernummers in bij de Canon Copyshop op locatie. Dit geschiedt eind juni voor het volgende studiejaar. Niet alle opgegeven nummers hoeven daadwerkelijk gebruikt te worden, als maar een redelijke inschatting wordt gemaakt. Inleveren kan ook per mail. 7

8 Bijlage 2 Readercodering en Domeincodes De codering van alle readers op de Hogeschool geschiedt via een uniform systeem. Dit coderingssysteem is verplicht vanwege de Pro-controle op de betaling van auteursrechten. Op elke reader wordt een uniek nummer vermeld. Voor elke nieuwe reader dient de codering aangepast te worden aan het nieuwe studiejaar. Verklaring van het coderingssysteem Het coderingsnummer dient als volgt te worden samengesteld: PR De code heeft de volgende verklaring: PR : Relatienummer domein bij de Stichting Pro : Kostenplaats om kosten van lange overname op te kunnen factureren; ieder domein gebruikt zijn eigen kostenplaats. Het hier gebruikte nummer is slechts een voorbeeld. 14 : laatste twee cijfers jaar waarin het studiejaar (2014/2015) eindigt; 0001 : volgnummer van de reader van de opleiding/domein in het betreffende studiejaar. Het volgnummer van de reader In de code zijn de vier laatste cijfers beschikbaar om het volgnummer van de reader aan te geven. Zo krijgt elke readertitel een uniek volgnummer. Er dient een opvolgende reeks te worden aangehouden, bijvoorbeeld 0001 t/m 0170 of 0101 t/m 0150 en 0201 t/m Ongewijzigde bijdrukken in één studiejaar blijven hetzelfde nummer behouden. Gewijzigde drukken binnen één studiejaar krijgen een nieuw uniek volgnummer! Dit kan dus nooit een nabestelling zijn! Bij het jaarlijks opschonen van Weblisher worden alle readers met de oude jaarcode voorzien van de nieuwe jaarcode. (2013 wordt dan 2014). Bevat de reader een lange overname dan moet hiervoor opnieuw toestemming worden aangevraagd. Een toestemmingsverlening is maar één publicatie jaar geldig. Domeincode en wachtwoord PRCODE Domein Wachtwoord PR Bewegen, Sport en Voeding 8609 PR Economie en Management 5001 PR Gezondheid 8882 PR Maatschappij en Recht 5176 PR Media, Creatie en Informatie 4767 PR Onderwijs en Opvoeding 9467 PR Amsterdamse Hogeschool voor Techniek 3717 PR Archiefschool DMCI

9 Invulinstructie bij 1. Readergegevens Titel : Titel van de Reader Digitaal :Nee (Digitale reader = Ja) POD Uw referentie Publicatiedatum : ja : Het readernummer van de HvA : 1 e dag van periode ingebruikname Bij alle readers die via weblisher worden verkocht dient bij POD JA te worden ingevuld. Achteraf worden per kwartaal de verkoopcijfers aan de Stichting Pro doorgegeven. Vul dus ook geen aantallen in! Indien om welke reden dan ook de reader niet via Weblisher wordt verkocht dient bij POD nee te worden ingevuld. Bij aantal/oplage is het dan verplicht de daadwerkelijke oplage te vermelden. Let wel dat dan in dit geval de aanvrager zelf verantwoordelijk is voor de complete afhandeling van de reader. Zowel qua verzending van het origineel als financieel. Omdat readers niet digitaal worden aangeboden aan studenten dient bij <Digitaal> Nee te worden ingevuld. 9

10 Bijlage 3 Handige tips Hoe telt Pro? Digitaal met OCR-software 100% controle (alle readers) Woordengrens tijdschrift: woorden Woordengrens niet-literair boek: woorden Grafieken, foto s e.d. 200 woorden per stuk ongeacht de grootte Lange overname: toestemming vooraf vereist Pro kijkt naar de overgenomen pagina s uit het origineel Verkleinen van 2 pagina s naar 1 pagina maakt niet uit Twee korte overnames uit 1 boek of 1 tijdschrift in dezelfde reader kunnen samen een lange overname zijn Twee korte overnames uit 1 boek of 1 tijdschrift in dezelfde course binnen een elektronische leeromgeving kunnen samen een lange overname zijn Tips voor het tellen Tel horizontaal het aantal woorden per regel (H) bijv. 20 Tel vertikaal het aantal regels op een pagina (V) bijv. 30 Tel het aantal pagina s (P) bijv. 40 Tel het aantal illustraties (I) bijv. 5 Reken maar uit: HxVxP = 20x30x40= woorden I= 5x200= 1000 Totaal= woorden Houdt rekening met witte halve pagina s Ook wat je niet gebruikt, maar wel mee kopieert wordt meegerekend bijvoorbeeld: o Voetnoten o Inhoudsopgaven o Onderschriften o Halve alinea s vorig hoofdstuk dat je hebt doorgestreept (gewoon niet mee kopiëren) Geen bronvermelding is boete, ook bij korte overnames!!!! Automatische woordenteller Stichting Pro heeft tevens een automatische woordenteller. Bij twijfel over het aantal woorden kunt u het PDF-bestand uploaden via hun portal en ontvangt u na ongeveer 15 minuten het aantal getelde woorden per mail. Vraag bij twijfel toestemming aan via het digitale aanvraagformulier op de portal. Dit voorkomt inbreukfacturen. Opmaak Diensten Canon Copyshop Advies over readeroriginelen en de verdere verwerking DTP mogelijkheid (opmaak, huisstijl, ontwerp enz.) Scannen van plaatjes en foto s Gedeeltes uit boeken kopiëren Kleurenafdrukken Kopiëren, printen en inbinden Beheer en opslag tussenorigineel readers Tips voor opmaak Houd de kaft duidelijk leesbaar en informatief Houd je aan de huisstijl van de HvA Gebruik duidelijke plaatjes en foto s Scan geplakte originelen Doorlopende duidelijke pagina nummering Vermeld altijd een bronvermelding Handige links pro@cedar.nl (voor het bestellen en opmaken van readerkaften) 10

11 Bijlage 4 Repro opdrachtbon (voorbeeld) 11

12 12