Vubis Smart. Introduktie Tijdschriftenmodule Handleiding

Transcriptie

1 Vubis Smart Introduktie. Handleiding Versie : december 2008

2 Colofon Infor meent dat de informatie in deze handleiding accuraat is op de datum van publicatie. Deze informatie is echter onderhevig aan wijzigingen en houdt geen enkele garantie in met betrekking tot de VubisSmart-software. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt, door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Infor. All rights reserved. No part of this publication may be published, stored in a retrieval system and/or be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm, or any other means without written permission from Infor. 2

3 Inhoudsopgave 1. AFO Tijdschriftenmodule setup Abonnement definities In te voeren gegevens abonnement Te corrigeren gegevens abonnement Te tonen gegevens abonnement Tijdschriften authority lijsten Verzendadres codes Chronologie codes Aflevering statuscodes Doornummeringscodes Nummeringscodes Diversen Abonnementen indexopbouw Patroon template codes AFO Gebruikersdefaults AFO Codes rappeltermijnen AFO Object Beheer Parameters AFO Paswoorden AFO 321 (111) - Invoeren van een abonnement Invoeren Algemene Gegevens Plaatskenmerk zoeken Invoeren van een Plaatskenmerk Invoeren van Afleveringen Verschijningspatroon Enkele voorbeelden van verschijningspatronen...29 A) Voorbeeld: Wekelijks...29 B )Voorbeeld: tweewekelijks...31 C ) Voorbeeld: tweewekelijks met ontvangstvertraging...32 D ) voorbeeld: twee maal per maand met variabel aantal afleveringen per maand...33 E ) Voorbeeld: twee maal per maand met afwijkende eerste aflevering...34 F )Voorbeeld: kwartaalblad...35 G ) kwartaalblad met doorlopende nummering...36 H ) Voorbeeld: jaarlijks supplement...37 I ) Voorbeeld: onregelmatig met voorspelling...38 J ) Voorbeeld: niet-voorspeld onregelmatig...39 K ) Voorbeeld: 3 e woensdag van de maand...40 L ) Voorbeeld: jaarlijks supplement met Romeinse nummering...41 M ) Voorbeeld: doorlopende nummering met kalenderwijziging

4 1. AFO Tijdschriftenmodule setup Deze AFO wordt gebruikt voor allerlei definities en instellingen. De abonnement definities plus de in te voeren/te verbeteren/te tonen gegevens zijn vergelijkbaar met soortgelijke definities voor leners (zoals in AFO 482) en exemplaren (zoals in AFO 469) Abonnement definities Met deze optie kunt u instellen welke velden u wilt gebruiken in uw abonnementsrecords, welke velden verplicht zijn en welke velden gekopieerd moeten worden naar een nieuw abonnement als u de kopieer optie gebruikt. Deze parameters worden eenmaal ingesteld en gelden voor het gehele systeem. Er is één hoofdveld, Algemeen, waarin 51 subvelden zitten. 4

5 De aparte velden kunnen in gebruik gezet worden. En men kan eventueel de verwoording van de velden aanpassen. Ook kan aangegeven worden of de velden verplicht zijn en/of gekopieerd mogen worden. 5

6 1.2. In te voeren gegevens abonnement Middels de drie menu opties (In te voeren gegevens abonnement, Te corrigeren gegevens abonnement, Te tonen gegevens abonnement) kunt u vastleggen welke velden aangeboden moeten worden bij het toevoegen, wijzigen en tonen van abonnementsgegevens. Deze parameters worden gedefinieerd voor elke instelling die de tijdschriftenmodule gebruikt. De opties welke hier getoond worden zijn bij de Algemene gegevens in gebruik gezet. Bij deze drie menu-opties kan nog een keer aangegeven worden of deze opties getoond moeten worden Te corrigeren gegevens abonnement Zie In te voeren gegevens Te tonen gegevens abonnement Zie In te voeren gegevens Tijdschriften authority lijsten Er zijn twee soorten authority lijsten. Deze lijsten kunnen op dezelfde manier gebruikt worden als afo 482 en afo 469. Lijsten welke aanpasbaar zijn door de bibliotheek en gebruikt worden voor informatieve doeleinden. Bijvoorbeeld: - abonnement formaat; of een abonnement electronisch of op papier is, of beiden - abonnement statistische categorie; - herkomst abonnement - materiaalsoort - type abonnement Lijsten welke niet aanpasbaar zijn door de bibliotheek. Van deze lijsten kunnen alleen de verwoordingen aangepast worden. Bijvoorbeeld: - chronologie codes datum formaat - chronologie codes gecombineerd jaar formaat - chronologie codes - typen - frequentie codes MARC21 6

7 - frequentie codes UNIMARC - publicatie regelmaat codes Voorbeeld van een authoritylijst welke door de bibliotheek zelf aan te passen is is Materiaalsoort. Men kan hier nieuwe materiaalsoorten invoeren of bij bestaande de verwoording aanpassen Verzendadres codes Verzendadres codes worden gedefinieerd binnen de tijdschriftenmodule. De verzendadres code is verplicht bij een abonnement en bepaalt de locatie waar afleveringen van een abonnement worden ontvangen. Wanneer u vijf ontvangstlocaties heeft voor uw tijdschriften, dient u ook vijf verzendadres codes te definiëren. Wanneer alle abonnementen centraal ontvangen worden, hoeft u maar een verzendadres code te definiëren. De verzendadres code ondersteunt het tegelijkertijd ontvangen van meervoudige abonnementen (dezelfde titel, verschillende plaatskenmerken). U kunt verzendadres codes toevoegen, wijzigen en verwijderen. Het is niet aan te raden codes te verwijderen die in gebruik zijn op het systeem Chronologie codes Chronologie codes worden gebruikt om te bepalen hoe de verschijningsdatum wordt getoond, bijvoorbeeld: dag van de week, 3 letters van de maand, seizoenen, jaar, gecombineerd jaar, kwartaal, enz. 7

8 1.8. Aflevering statuscodes Aflevering statuscodes worden gebruikt om de status van elke aflevering bij te houden en ze kunnen worden toegekend bij ontvangst van een aflevering. Wanneer een aflevering niet is ontvangen op het verwachte tijdstip kan deze handmatig gereclameerd worden door de status Gereclameerd toe te kennen. Andere voorbeelden van codes zijn: ontvangen, geretourneerd, naar binder, gebonden, ontbrekend, verwacht, nog niet gepubliceerd, enz. Deze codes worden ook gebruikt om het overzicht met bezitsinfo op te bouwen en om te definiëren wat er in de WebOpac getoond wordt. 8

9 Er zijn 22 aflevering status codes waarvan zes optionele, welke door door de bibliotheek gedefinieerd kunnen worden. U kunt deze velden gebruiken om statussen als Niet verschenen, In bewerking, enz. te definiëren. Er kunnen geen codes worden toegevoegd of verwijderd worden uit de lijst. U kunt alleen de details van een code wijzigen. Per status code zijn er vier opties welke aangevinkt kunnen worden. Display in OPAC onderdrukken Men kan dit aanvinken om bijvoorbeeld gereclameerde afleveringen niet te tonen in de WebOpac. Beschouw items als ontvangen in de Tijdschriftenmodule. Bij bijvoorbeeld de status Ontbrekend is het logisch dat het item niet als ontvangen beschouwd moet worden. Beschouw items als hiaten in Bezitsinfo displays. Bij bijvoorbeeld de status Geen ontvangst is het logisch dat het item als hiaat getoond wordt. Beschouw items als bezit in Bezitsinfo displays. Bij bijvoorbeeld de status Ontvangen is het logisch dat het item als bezit getoond wordt Doornummeringscodes Doornummeringscodes worden gebruikt om aan te geven of de nummering al dan niet doorloopt, wanneer de niveau nummering wijzigt. De opties zijn: doorlopend en herstart. 9

10 Men kan hier nieuwe codes invoeren, maar het type is altijd doorlopend of herstart Nummeringscodes Nummeringscodes worden gebruikt om het formaat van de nummering op nummeringsniveau te bepalen. Voorbeelden van verschillende formaten zijn: numeriek, alfanumeriek, Romeinse cijfers en vrije tekst. Men kan hier nieuwe codes invoeren, maar het type is altijd alfabetisch, numeriek, Romeinse cijfers of vrije tekst Diversen Decentrale (lokatie-specifieke) layouts en printen van rappels toegestaan Men kan hier aangeven of men instellingsgebonden wilt printen of per locatie een aparte layout wilt gebruiken. De locatie wordt bepaald door de locatie in het plaatskenmerk bij het abonnement. Onderdruk reclameren voor indexen Men deze optie kan men aangeven dat er voor losse indexen geen rappel aangemaakt moet worden. Onderdruk reclameren voor supplementen Men deze optie kan men aangeven dat er voor supplementen geen rappel aangemaakt moet worden. 10

11 Wachtwoord(en) om verbod op verwijderen alle ontvangen afleveringen te doorbreken Men kan hier paswoorden opgeven welke gebruikt kunnen worden indien men er voor kiest om alle ontvangen afleveringen in 1x te schrappen Abonnementen indexopbouw Gebruik deze optie om alle abonnementen indexen voor uw systeem te herbouwen. Abonnementen indexen omvatten de Abonnementsnummer index, de Alternatieve Abonnementsnummer index en de index met leveranciersnummers (zowel op het niveau van abonnement als het niveau van bezitsinfo). Let op! Het herindexeren kan, afhankelijk van het aantal abonnementen, veel tijd in beslag nemen Patroon template codes Met deze optie kan men verschijningspatronen wijzigen of definiëren. Indien men er voor kiest om een bestaand verschijningspatroon te wijzigen dan krijgt men het volgende scherm. 11

12 Indien men er voor kiest om een nieuwe aan te maken dan verschijnt onderstaand scherm. Als hier de naam opgegeven is en men klikt op OK komt men in een volgend scherm. 12

13 13

14 2. AFO Gebruikersdefaults Voor elke gebruiker die toegang heeft tot AFO 311 (Ontvangen afleveringen) kan een aantal defaults ingesteld worden zodat het ontvangen van afleveringen geoptimaliseerd wordt. Nadat men AFO 368 gestart heeft verschijnt een overzichtsscherm, waar men de gebruikers voor AFO 311 kan toevoegen. Men kan hier andere gebruikers toevoegen of bij de bestaande gebruikers de instellingen aanpassen. Let op! Indien de bibliotheek gebruik maakt van ontvangen met barcodes moet de optie Vraag om additionele informatie aangevinkt worden. 14

15 3. AFO Codes rappeltermijnen Bij de codes voor rappeltermijnen is er nu ook een mogelijkheid om een termijn in te voeren voor afleveringen welke een derde ontbrekende rappel hebben gehad en nog niet ontvangen zijn. Als daar een aantal dagen ingevoerd wordt krijgt de aflevering automatisch de status Ontbrekend. Dit geldt niet voor afleveringen welke een stagnerende rappel hebben gehad. Indien dit niet ingevuld wordt wordt de term Ontbrekend niet getoond. 15

16 4. AFO Object Beheer Parameters In AFO 469 is een nieuwe menuoptie toegevoegd voor de meerdelige werken/tijdschriften. Dit kan gebruikt worden om defaults in te stellen voor het invoeren van bezitsinformatie. Indien men deze optie kiest verschijnt het volgende scherm. Men kan hier opgeven in welk formaat de labels getoond moeten worden. 16

17 5. AFO Paswoorden Hier is een nieuwe menu-optie toegevoegd voor het beheer van login-restricties tijdschriftenadministratie. Dit is gelijk aan het paswoordbeheer voor uitleen- en bestelmodules. 17

18 6. AFO 321 (111) - Invoeren van een abonnement Zodra men kiest voor deze afo verschijnt het standaard zoekscherm Invoeren Algemene Gegevens Men kan er voor kiezen om een abonnement te koppelen aan een bestaande beschrijving of een nieuwe beschrijving in te voeren. Let op!! Er kan geen abonnementen gekoppeld worden aan een type-1 beschrijving. 18

19 Als men een beschrijving op het scherm heeft moet er gekozen worden voor de optie Abonnement(en). Zodra er gekozen is voor deze optie verschijnt onderstaand scherm. 19

20 De opties welke hier getoond worden zijn afhankelijk van de opties welke gedefinieerd zijn in AFO Plaatskenmerk zoeken Deze optie is alleen te gebruiken als er al plaatskenmerken gedefinieerd zijn. Er wordt dan een scherm getoond waarbij men kan kiezen voor een plaatskenmerk Invoeren van een Plaatskenmerk Bij een nieuwe titelbeschrijving moet men eerst een Plaatskenmerk invoeren. Klik op Toevoegen PK, het volgende scherm wordt getoond. 20

21 Hier voert men de benodigde gegevens in. Na het klikken op OK keert men automatisch terug naar het invoeren van de gegevens voor het abonnement. Het plaatskenmerk is dan gedefinieerd. Indien men een automatisch abonnementsnummer wilt hoeft men bij Abonnementsnummer niks in te voeren. Na het invoeren van de overige velden en het klikken op het OK verschijnt het volgende scherm. 21

22 Opties van het scherm Kies nummer (+) [*] Met deze optie kan men één van de vier delen selecteren. Kopiëren [K] Hiermee kan u de huidige gegevens kopiëren om een nieuw abonnement aan te maken Schrap Abonnement [S] Shrap het huidige abonnement Bezitsinformatie (+) [HS*] Selecteer een van de types bezitsinfo (afleveringen, Index of supplement) Bestelinformatie [O] Wanneer een bestelling ig gekoppeld aan het abonnement kan u me deze optie de details van een bestelling bekijken Ontvang aflevering [R] Met deze optie kan je onmiddellijk naar de ontvangstregistratie Ontvangstinformatie [RI] Toont een lijst met ontvgen, gereclameerde en verwachte afleveringen van dit abonnement Alternatieve abonnementsnummers [AS] U kan hier een alternatieve abonnementsnummer wijzigen Beheer circulatietransacties [CT] Toont de afleveringen die gecirculeerd hebben. Circulatielijst [RL] Toont de lijst van leners op de circulatielijst voor dit abonnement Invoeren van Afleveringen Om Afleveringen te kunnen invoeren moet men de regel 2 Afleveringen kiezen. Men krijgt dan het volgende scherm. Klik op Invoeren. Men krijgt dan onderstaand scherm. 22

23 Dit scherm is verdeeld in drie delen. Deel één Dit deel is alleen te gebruiken bij een bestaand abonnement. Men kan dan kiezen uit de bestaande Type bezitsinfo. Deel twee Indien er nog geen abonnement gedefinieerd is moet men hier een nieuw Type bezitsinfo maken. Men moet hier ook kiezen hoe de display in de WebOpac getoond moet worden. Deel drie Men kan hier informatie betreffende het abonnement invoeren. Zodra er op OK geklikt wordt verschijnt het volgende scherm. 23

24 Bij een nieuw abonnement moet je de volgende velden invullen bij wijzigen verschijningspatroon. Bij Chronologie moet je de labels en de chronologie code invullen en de frequentie opzetten. Als je dan op OKE klikt kom je bij 24

25 Verschijningspatroon Opties van het scherm boven aan in balk Selectie (+) Men kan één van de vier onderdelen selecteren om de gegevens van dat deel aan te passen. Schrappen Met deze optie kan men het gedefinieerde verschijningspatroon schrappen. Maak ongedaan Met deze optie kan men de veranderingen welke gedaan zijn sinds de laatste keer opslaan, terugdraaien. Toon beschrijving Met deze optie kan men de record editor [read only] bekijken. Kopieer verschijningspatroon Met deze optie kan men er voor kiezen om het gedefinieerde verschijningspatroon te kopiëren, zodat de origineel ingevoerde gegevens bestaan blijven. Opslaan als Template Met deze optie kan men er voor kiezen om het gedefinieerde patroon ook te laten gebruiken door andere gebruikers. Voorspellingen Met deze optie heeft men de mogelijk om de voorspelling aan te passen. Het scherm is in 4 delen ingedeeld. (aangeduid met pijlen) Deel een Type Bezitsinfo Hier heeft men o.a. de mogelijkheid om het leveranciersnummer, de nummering en de frequentie aan te passen. Deel twee Type Algemeen Hier heeft men dezelfde mogelijkheden als bij deel een. Deel drie Regelmaat Hier heeft men de mogelijkheid om de code en het patroon van de verschijning te wijzigen. 25

26 Waaruit je de keuze krijgt om te bepalen hoe je het wilt. Neem nu bv 2 Maanden gebaseerd En dan kom je weer bij het volgend scherm Deel vier Volgende te verwachten Hier heeft men de mogelijkheid om de voorspelling aan te passen. Als men hier op klikt krijg je volgend scherm De startdatum staat initieel op de dag van vandaag en moet jij aanpassen. Je moet opletten dat je start met het volgende nummer dat je nog moet ontvangen en zet dan de nummering correct en de startdatum wanneer dat zou moeten binnen komen. Zo zullen je voorspellingen normaal correct verlopen 26

27 Nu kan u klikken op het icoontje om de nummers te voorspellen. En kan je met button bekijken of alles correct is. Nu kunnen we overgaan tot ontvangst van een tijdschrift Klik op en je komt op het ontvangstscherm Door te dubbelklikken op de lijn kan je de ontvangst registreren. Als je enkel de ontvangst van het tijdschrift wilt registreren zonder opgave van barcode klik je op OK. Indien je wel onmiddellijk met barcode wilt registeren dan klik je op F8 en kan je de barcode toevoegen 27

28 Door 2 maal te klikken op (escape) kan je terug gaan naar de hoofdbeschrijving en waar je eventueel later op plaatskenmerk de barcode gaat toevoegen van het vorige nummer als je er voor gekozen hebt om dit niet te doen bij de abonnementen. (Kwestie dat het laatste nummer nog niet kan worden uitgeleend maar dat toch reeds geregistreerd is als ontvangen zo dat er niet onnodig een rappel verstuurd wordt omdat dit misschien te laat zou zijn. Om de barcode toe te voegen in PK klik je op 3 en dan op de lijn met het plaatskenmerk om vervolgens tot dit scherm te komen Hier klik je op toevoegen/bekijken afleveringen en krijg je volgend pop-up scherm 28

29 Hier neem je *Afleveringen afleveringen en zie je welke nummers je al ontvangen hebt met de barcode en welke niet. Hier als voorbeeld neem je lijn 1 waar de ontvangst reeds is gebeurt in abonnementen en nu wil je ook dit exemplaar ter beschikking stellen in de uitleen door deze een barcode te geven door op lijn 1 te klikken Enkele voorbeelden van verschijningspatronen. A) Voorbeeld: Wekelijks Dit voorbeeld is van een tijdschrift dat elke dinsdag verschijnt. Er zijn 52 afleveringen per jaargang en 1 jaargang per kalenderjaar 29

30 30

31 B )Voorbeeld: tweewekelijks Dit voorbeeld is van een tijdschrift dat elke tweede woensdag verschijnt. Er zijn 26 afleveringen per jaargang en 1 jaargang per kalenderjaar. 31

32 C ) Voorbeeld: tweewekelijks met ontvangstvertraging Dit patroon is bijna hetzelfde als het tweewekelijkse voorbeeld. Het verschil is dat dit tijdschrift meestal een week na de verschijningsdatum op het omslag arriveert, daarom is de ontvangstvertraging 7 dagen. Een ontvangstvertraging moet worden gedefinieerd om dat de verwachte datum en publicatiedatum niet gelijk zijn. Het veld Ontvangstvertraging staat op het Voorspellingen scherm. Wanneer het veld Ontvangstvertraging is ingevuld, wijzigt de ingangsdatum met het aantal dagen van de ontvangstvertraging. 32

33 D ) voorbeeld: twee maal per maand met variabel aantal afleveringen per maand Dit voorbeeld illustreert een tijdschrift waarvan de afleveringen normaliter 2 keer per maand verschijnen. Maar in februari en mei is er een derde aflevering, terwijl er in maart niets verschijnt. Het Basis niveau is gezet op een niveau hoger (2) zodat de nummering aan het begin van elke maand opgehoogd wordt hoewel het aantal delen per maand variabel is. Omdat er in maart niets verschijnt zijn er 11 nr. s per jrg. 33

34 E ) Voorbeeld: twee maal per maand met afwijkende eerste aflevering Dit patroon is hetzelfde als het vorige alleen is er een andere beginaflevering gekozen op het Voorspellingen scherm. Omdat we met de derde i.p.v. eerste aflevering van de maand beginnen, is de Sart voorspelling 3. Beiden worden gedefinieerd op het Voorspellingen scherm. 34

35 F )Voorbeeld: kwartaalblad Dit voorbeeld illustreert een tijdschrift dat 4 keer per jaar verschijnt, in februari, mei, augustus en november. De eerste aflevering komt in mei en begint dus niet aan de start van het kalenderjaar. Er is een speciale chronologie code K-apr gemaakt voor tijdschriften waarvan het eerste kwartaal april-juni is i.p.v. januari-maart. 35

36 G ) kwartaalblad met doorlopende nummering Dit voorbeeld is hetzelfde als het vorige, alleen loopt in dit geval de nummering door in plaats van opnieuw te beginnen bij een nieuwe jaargang. De Doornummeringscode is C maar het aantal delen is nog steeds 4, omdat die nummering elke vier delen opgehoogd moet worden. Het veld kalenderwijziging is op 5 gezet (vijfde maand) zodat er in mei opgehoogd wordt. 36

37 H ) Voorbeeld: jaarlijks supplement Dit voorbeeld illustreert een supplement dat jaarlijks in november verschijnt. Het is ongenummerd, dus is er geen nummering en chronologie. 37

38 I ) Voorbeeld: onregelmatig met voorspelling Dit voorbeeld illustreert een tijdschrift dat 5 afleveringen per jaar heeft die op willekeurige momenten verschijnen. U weet wel wat, maar niet wanneer. Geef de nummeringsniveaus aan en een periode van 73 (d.w.z. 365 : 5) dagen aan, zodat het systeem ongeveer kan voorspellen. Zorg ervoor dat u een lange rappelcyclus definieert, zodat niet te snel gereclameerd wordt voor afleveringen die te laat zijn. Omdat ook variabele aanduidingen gebruikt worden op het tweede niveau (december, winter, e.d.) gebruikt u hier de code VT (vrije tekst). Op het moment dat u een aflevering ontvangt kunt u hier de juiste naam ingeven. 38

39 J ) Voorbeeld: niet-voorspeld onregelmatig Dit voorbeeld illustreert een tijdschrift met een onbekend aantal afleveringen per jaar waarvan niet bekend is wanneer deze verschijnen. Zet automatisch voorspellen uit, geef tenminste afleveringen per jaargang op, omdat u niet weet hoeveel er zullen zijn en specificeer 365 dagen tussen afleveringen zodat het systeem het tijdschrift niet vergeet. 39

40 K ) Voorbeeld: 3 e woensdag van de maand Dit voorbeeld illustreert een tijdschrift dat op de derde woensdag van elke maand wordt gepubliceerd, behalve in juli en augustus. Dit past niet goed in een maand gebaseerde of dag gebaseerde regelmaat, dus gebruiken we in plaats daarvan een zelf gedefinieerd patroon. Voer met de kalender erbij alle voorspellingsdata in achter Data gepubliceerd (bijvoorbeeld voor 2005 zijn de geldige waarden 0119,0216,0316,0413,0518,0615,0921,1019,1116,1221). Zorg ervoor dat u deze titel zodanig markeert dat u weet dat u elk jaar zelf de nieuwe data moet invoeren. 40

41 L ) Voorbeeld: jaarlijks supplement met Romeinse nummering Dit voorbeeld illustreert een supplement dat jaarlijks in november verschijnt. Het is genummerd in Romeinse cijfers en heeft geen chronologie. 41

42 M ) Voorbeeld: doorlopende nummering met kalenderwijziging Dit voorbeeld illustreert een maandelijkse publicatie met 2 volumes per jaar. De aflevering zijn doorlopend genummerd en beginnen niet opnieuw bij een nieuw volume. De Doornummeringscode is C en het aantal delen staat op 6, omdat na 6 afleveringen de volume aanduiding opgehoogd moet worden. Om er voor te zorgen dat dit in juni en december gebeurt, staat het veld Kalenderwijziging op 06,12. Dit zorgt ervoor dat de nummering automatisch opgehoogd wordt wanneer voorspellingen voor deze maanden worden gedaan. 42

43 43